第一章 電算化會計基礎(chǔ)

第一章會計電算化概述

第一節(jié)會計電算化的根本概念一、會計電算化的定義會計電算化的概念有廣義和狹義之分。狹義的會計電算化，是指以電子計算機(以下簡稱計算機)為主體的當代電子信息技術(shù)在會計任務中的運用;廣義的會計電算化，是指與實現(xiàn)會計任務電算化有關(guān)的一切任務，包括會計電算化軟件的開發(fā)和運用，會計電算化人才的培訓，會計電算化的宏觀規(guī)劃，會計電算化的制度建立，會計電算化軟件市場的培育與開展等?！惨弧硵?shù)據(jù)與信息的概念1、數(shù)據(jù)是用來記錄客觀事物的性質(zhì)、形狀和持征的符號，除各種數(shù)值數(shù)據(jù)以外，還包括有字符、聲音及圖畫、影像等非數(shù)值數(shù)據(jù)。2、信息是經(jīng)過加工處置后有用的數(shù)據(jù)，是數(shù)據(jù)按一定的目的，采用一定的方法加工處置后的結(jié)果，可用符號、文字、數(shù)字、圖表等方式來反映，以提示事物的本質(zhì)。第一節(jié)會計電算化的根本概念二、數(shù)據(jù)(Data)和信息(Information)1、會計數(shù)據(jù)是記錄下來的經(jīng)濟現(xiàn)實，它是產(chǎn)生會計信息的源泉。在會計任務中。各種原始資料，原始憑證及記賬憑證等都屬于會計數(shù)據(jù)。2、會計信息是經(jīng)過一系列專門的會計核算方法，對會計數(shù)據(jù)加工或處置后提供應經(jīng)濟管理所需求的各項會計資料，包括資產(chǎn)、負債、一切者權(quán)益信息，收入、費用、利潤信息，以及能以貨幣表現(xiàn)的其它各種信息及未來信息?！捕硶嫈?shù)據(jù)與會計信息信息與數(shù)據(jù)的關(guān)系數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)處置系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息管理者決策者會計數(shù)據(jù)與會計信息的關(guān)系會計信息是經(jīng)過對會計數(shù)據(jù)的處置而產(chǎn)生的，會計數(shù)據(jù)也只需按一定的要求或需求進展加工或處置，才干成為滿足管理需求的會計信息。但是會計信息具有相對性，有的會計數(shù)據(jù)對某些管理者來說是會計信息，對另一些管理者來說那么需求在此根底上進一步加工處置，才干變成會計信息的會計數(shù)據(jù)。加工處置會計數(shù)據(jù)會計信息會計數(shù)據(jù)加工處置會計數(shù)據(jù)會計信息系統(tǒng)的概念是由一系列彼此聯(lián)絡的部分為實現(xiàn)某種特定的目的而建立起來的一個整體。系統(tǒng)的特性1、整體性一個系統(tǒng)由兩個或兩個以上的要素組成，一切要素的集合構(gòu)成了一個有機的整體；2、目的性任何一個系統(tǒng)的發(fā)生和開展都具有很強的目的性，這種目的性在某些系統(tǒng)中又表達出多重性；三、系統(tǒng)3、關(guān)聯(lián)性即一個系統(tǒng)中各要素間存在著親密的聯(lián)絡，這種聯(lián)絡決議了整個系統(tǒng)的機制；4、層次性一個系統(tǒng)必然地包含在一個更大的系統(tǒng)內(nèi)，這個更大的系統(tǒng)普通稱為“環(huán)境〞，一個系統(tǒng)內(nèi)部的要素本身也能夠是一個個小的系統(tǒng)，這些小系統(tǒng)普通稱為“子系統(tǒng)〞。系統(tǒng)的分類

－－－根據(jù)自動化程度

自動系統(tǒng)系統(tǒng)中大部分任務都是由機器自動完成人工系統(tǒng)系統(tǒng)中大部分任務都是由人工完成基于計算機的系統(tǒng)系統(tǒng)中大部分任務都是由計算機自動完成四、信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)是指基于計算機和各種軟件技術(shù)的，容各種關(guān)聯(lián)實際和管理方法，以信息為處置對象，進展信息的搜集、傳送、存儲、加工，并在必要時向運用者提供信息的人—機相結(jié)合的系統(tǒng)。信息系統(tǒng)的根本功能：數(shù)據(jù)的搜集和輸入信息的存儲信息的加工信息的輸出信息系統(tǒng)的分類“電子數(shù)據(jù)處置系統(tǒng)〞(EDPS)“管理信息系統(tǒng)〞(MIS)“決策支持系統(tǒng)〞(DSS)“總裁信息系統(tǒng)〞(EIS)“專家系統(tǒng)〞(ES)“國際電子商貿(mào)系統(tǒng)〞(IEBPS)“辦公自動化系統(tǒng)〞(OA)五、會計信息系統(tǒng)會計信息系統(tǒng)：是管理信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，是專門用于企事業(yè)單位處置睬計業(yè)務。搜集、存儲、傳輸和加工各種會計數(shù)據(jù)；輸出會計信息，并將其反響給各有關(guān)部門，為企業(yè)的運營活動和決策活動提供協(xié)助；為投資人、債務人、政府部門提供財務信息的系統(tǒng)?！惨弧硶嬓畔⑾到y(tǒng)的開展手工會計信息系統(tǒng)階段是指財會人員以紙、筆、算盤等為工具，實現(xiàn)對會計數(shù)據(jù)的記錄、計算，分類、匯總，并編制會計報表，這一階段歷史漫長，直至今天，仍有很多企業(yè)停留在手工階段。1、手工會計信息系統(tǒng)階段從數(shù)據(jù)處置技術(shù)上看，會計信息系統(tǒng)的開展可以分為三個階段：手工會計信息系統(tǒng)階段、機械會計信息系統(tǒng)階段、計算時機計信息系統(tǒng)階段。19世紀末、20世紀初，隨著科學管理實際與實務的開展和運用，會計更加遭到注重，出現(xiàn)了相應的改良，對會計數(shù)據(jù)處置提出了更高的要求，因此，不得不用機械化核算替代手工操作。財會人員借助穿孔機、卡片分類機、機械式計算機、機械制表機等機械設(shè)備實現(xiàn)會計信息的記錄、計算、分類、匯總和編表任務。但是，在計算機出現(xiàn)后很快消逝，國外只需少數(shù)大型企業(yè)在會計中運用過機械安裝。我同幾乎沒有閱歷這一階段。2、機械會計信息系統(tǒng)階段采用計算機進展會計信息處置后，會計數(shù)據(jù)的主要處置過程全部由計算機系統(tǒng)自動完成，如數(shù)據(jù)檢驗、分類、記賬、算賬、編制會計報表等，并能準確、高效地完成義務。計算時機計信息系統(tǒng)的產(chǎn)生和廣泛運用，使寬廣的會計人員從繁瑣的勞動中解脫出來，有更多的精神和時間深化了解會計準那么，利用會計數(shù)據(jù)來進展事前預測、事中控制和事后分析，進一步強化分析和管理任務。3、計算時機計信息系統(tǒng)階段計算時機計信息系統(tǒng)又可分為以下幾個階段EDP〔電子數(shù)據(jù)處置〕階段會計管理信息系統(tǒng)階段基于互聯(lián)網(wǎng)會計信息系統(tǒng)階段六、會計信息系統(tǒng)的根本組成以計算機為主要信息處置手段的會計信息系統(tǒng)，通常稱之為計算時機計信息系統(tǒng)，是一個人機相結(jié)合的系統(tǒng)，該系統(tǒng)由人員、計算機硬件、計算機軟件和會計規(guī)范等根本要素組成。1、計算機硬件組成計算機的硬件是指計算機系統(tǒng)的一切物理部件，包括：主機及外部設(shè)備。主機包括：運算和指揮的中央處置器〔CPU〕和擔任存儲信息的內(nèi)部存儲設(shè)備組成。外部設(shè)備主要包括：數(shù)據(jù)的輸入設(shè)備〔如鍵盤、鼠標、光電掃描儀、條碼掃描儀等〕,計算機的外部存儲設(shè)備〔硬盤、軟盤、光盤等〕,處置結(jié)果的輸出設(shè)備〔如顯示器、打印機等〕。對于電算化網(wǎng)絡系統(tǒng)還應包括：網(wǎng)絡效力器、任務站、網(wǎng)卡和電纜線等。假設(shè)需求遠程數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)遞，還需求配備：線路及調(diào)制解調(diào)器〔Modem〕等專門的設(shè)備。2、計算機軟件計算機軟件是指系統(tǒng)軟件和運用軟件。系統(tǒng)軟件保證會計信息系統(tǒng)可以正常運轉(zhuǎn)的根底軟件：操作系統(tǒng)MS-DOSWindow2000等會計軟件是以會計制度為根據(jù)，以計算機及其運用技術(shù)為技術(shù)根底，以會計實際和會計方法為中心，以會計數(shù)據(jù)為處置對象，以提供會計信息為目的，將計算機技術(shù)運用于會計任務的軟件系統(tǒng)。會計軟件的分類〔1〕按軟件適用范圍劃分可分為通用會計軟件和定點開發(fā)會計軟件。通用會計軟件是指在某一范圍內(nèi)普遍適用的會計軟件，通常又分為適用于各行各業(yè)的全通用會計軟件和適用于某一行業(yè)的行業(yè)通用會計軟件。定點開發(fā)會計軟件也叫公用會計軟件，是指僅適用于處置個別單位會計業(yè)務的會計軟件?！?〕按軟件提供方式劃分可分為商品化會計軟件和非商品化會計軟件。商品化會計軟件是指為銷售而開發(fā)的會計軟件；具有通用性強、初始化任務量大、系統(tǒng)龐大、對硬軟件環(huán)境的要求高等特點。非商品化會計軟件那么是用戶為滿足本人業(yè)務處置的需求而開發(fā)的會計軟件，或由業(yè)務主管部門開發(fā)后提供應下屬單位運用的會計軟件。〔3〕按提供信息的層次劃分可分為核算型會計軟件和管理型會計軟件?！?〕按軟件適用的規(guī)?；?qū)哟蝿澐挚煞譃椴块T級會計軟件、企業(yè)級會計軟件和集團級會計軟件。部門級會計軟件。主要是指從會計部門一方面需求的角度開發(fā)構(gòu)成的會計軟件。企業(yè)級會計軟件。軟件的開發(fā)設(shè)計面對企業(yè)全方位整合財務會計信息的需求。集團級會計軟件。在到達企業(yè)級會計軟件系統(tǒng)目的的根底上，還特別強調(diào)協(xié)助集團化企業(yè)建立完善的全面方案預算管理體系，對集團資金實施一致調(diào)配、管理以及對資金運作進展集中監(jiān)控，并建立集團內(nèi)全面的本錢費用管理體系和全面、完好、及時、靈敏的財務分析、財務評價和財務預測體系。商品化會計軟件的選擇采用商品化會計軟件的優(yōu)點：是見效快、本錢低、平安可靠、維護有保證。缺陷：一是不能全部滿足運用單位的各種核算與管理要求，二是對會計人員業(yè)務素質(zhì)要求較高。用戶單位在購買時應從以下各方面進展比較：〔1〕軟件功能〔2〕本單位會計業(yè)務的特點〔3〕軟件的技術(shù)性能〔4〕售后效力質(zhì)量〔5〕費用電算化會計軟件的獲得方式：〔1〕在電算化會計系統(tǒng)建立初期，或會計業(yè)務比較簡單的企事業(yè)單位：可思索選擇商品化會計軟件。〔2〕大中型企事業(yè)單位：或業(yè)務核算與管理普通有其特殊要求的單位：可定點開發(fā)公用會計軟件。〔3〕普通大中型企事業(yè)單位：可結(jié)合通用會計軟件來定點開發(fā)部分配套的模塊。3、人員人員是指計算時機計信息系統(tǒng)的運用人員和管理人員。包括：會計主管、開發(fā)人員、系統(tǒng)維護人員、憑證錄入人員、憑證審核人員、會計檔案保管人員等。電算化會計人員配置和預備會計部門的任務崗位可分為根本會計崗位和電算化會計崗位1．根本會計崗位。根本會計崗位可分為會計主管、會計核算、出納、稽核、會計檔案管理等任務崗位。

2.電算化會計崗位。電算化會計崗位是指直接納理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的任務崗位。可設(shè)立以下一些專業(yè)崗位：〔1〕電算化系統(tǒng)主管〔2〕數(shù)據(jù)錄入〔3〕憑證審核〔4〕電算化系統(tǒng)維護〔5〕數(shù)據(jù)分析〔6〕會計檔案保管

電算化人員的崗前培訓主要有以下幾種方式第一種是由財政部組織開展的初級、中級和高級電算化會計培訓。培訓對象是在職的會計人員。第二種是由軟件公司提供的針對所購買的會計軟件的培訓。凡購買商品化會計軟件，軟件公司普通都會對用戶進展義務培訓第三種是根據(jù)開展電算化任務的需求，由單位自行組織的電算化會計培訓。4、會計規(guī)范會計規(guī)范是指保證計算時機計信息系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)的各種制度和控制程序〔1〕崗位責任制崗位職責是對各崗位任務職能和權(quán)限所做的規(guī)定，普通包括兩部分內(nèi)容：一是一切崗位都應該遵守的普通性規(guī)定；二是每個崗位根據(jù)操作內(nèi)容與操作權(quán)限而必需遵照的規(guī)定。對于①系統(tǒng)管理員崗位職責；②軟件操作〔錄入〕員崗位職責；③數(shù)據(jù)審核員崗位職責；④系統(tǒng)維護員崗位職責，教必需建立相應的崗位責任制度?！?)電算化會計操作管理制度“規(guī)程〞條款如：①未經(jīng)電算化培訓或培訓考核不合格者不能直接操作計算機軟件。②嚴厲執(zhí)行操作人員權(quán)限管理制度。操作員密碼可以由系統(tǒng)管理員或者會計主管進展初始設(shè)定，但只能由操作員本人修正。等等(3)電算化會計硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度①計算機硬件系統(tǒng)管理制度②系統(tǒng)維護制度〔軟件管理制度〕(4)電算化會計檔案管理制度①計算機系統(tǒng)輸出的各種書面方式的會計憑證、賬簿、報表等。②外存儲器等磁性介質(zhì)上存儲的會計數(shù)據(jù)。③會計信息系統(tǒng)開發(fā)和運用的全部文檔資料及軟件作為會計檔案保管，其保管期限應同<會計檔案管理方法>中規(guī)定的相應會計數(shù)據(jù)保管期限一致。七、電算化會計信息系統(tǒng)總體構(gòu)造決策支持系統(tǒng)會計管理系統(tǒng)會計核算系統(tǒng)從會計電算化的開展過程來看，可了解為會計電算化任務開展的三個根本的階段，即：會計核算電算化、會計管理電算化、會計決策電算化三個階段。1、會計核算電算化主要包括：設(shè)置會計科目、填制會計憑證、登記會計賬簿、進展本錢計算、編制會計報表等。2、會計管理電算化主要包括：進展會計預測、編制財務方案、進展會計控制、開展會計分析。3、會計決策電算化會計決策電算化是會計電算化的最高階段，在這個階段由會計輔助決策支持軟件來完成決策任務。該軟件根據(jù)會計預測的結(jié)果，對產(chǎn)品銷售和定價、消費、本錢、資金和企業(yè)運營方向等內(nèi)容進展決策，并輸出決策結(jié)果。計算時機計信息系統(tǒng)的劃分會計信息系統(tǒng)的總體構(gòu)造是指一個完好的會計軟件由哪幾個子系統(tǒng)組成，每個子系統(tǒng)完成哪些功能，以及各子系統(tǒng)之間的相互關(guān)系等。一個會計電算化信息系統(tǒng)通常由多個子系統(tǒng)組成，每個子系統(tǒng)各自處置特定部分的會計信息，同時各子系統(tǒng)間又經(jīng)過信息傳送和核對相互作用、相互依賴，構(gòu)成一個完好的會計信息系統(tǒng)。會計電算化信息系統(tǒng)的劃分帶有明顯的行業(yè)特點，行業(yè)不同子系統(tǒng)的劃分亦不完全一樣。電算化會計核算系統(tǒng)賬務處置系統(tǒng)銷售核算系統(tǒng)報表匯總系統(tǒng)財務分析系統(tǒng)往來核算系統(tǒng)本錢核算系統(tǒng)存貨核算系統(tǒng)固定資產(chǎn)系統(tǒng)工資核算系統(tǒng)工業(yè)企業(yè)模塊的劃分方法：每一系統(tǒng)的主要功能〔1〕賬務處置系統(tǒng)。賬務處置系統(tǒng)是核算系統(tǒng)的中心與根底，主要包括憑證數(shù)據(jù)輸入、憑證登賬、轉(zhuǎn)賬、結(jié)賬等任務。〔2〕往來核算系統(tǒng)。主要用來核算企業(yè)單位發(fā)生的應收、應付款項及其歸還情況?！?〕工資核算系統(tǒng)。主要是正確計算每個職工的工資，計提職工福利費，并正確地將工資費用進展分類匯總，以便計入到有關(guān)產(chǎn)廢品本錢中去?！?〕固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)。是完成固定資產(chǎn)的卡片管理、增減變動管理、折舊的計提、以及自動轉(zhuǎn)賬等?！?〕存貨核算系統(tǒng)。是完成資料、包裝物、低值易耗品等的收、發(fā)、存和資料采購本錢明細分類核算。每一系統(tǒng)的主要功能〔6〕本錢核算系統(tǒng)。是正確核算各項費用的支出和產(chǎn)廢品本錢的計算?！?〕銷售核算系統(tǒng)。是擔任產(chǎn)廢品入庫、發(fā)出和結(jié)存的核算，以及營業(yè)收入、應交稅金、利潤、營業(yè)外收入、營業(yè)外支出和利潤分配等核算?！?〕報表匯總系統(tǒng)。是完成系統(tǒng)內(nèi)的各種內(nèi)外