第十章會(huì)計(jì)檔案

第十章會(huì)計(jì)檔案本章主要引見了五方面的內(nèi)容：〔1〕會(huì)計(jì)檔案的概念和內(nèi)容；〔2〕會(huì)計(jì)檔案歸檔；〔3〕會(huì)計(jì)檔案的保管期限；〔4〕會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制和交接；〔5〕會(huì)計(jì)檔案的銷毀本章屬于非重點(diǎn)章,06.07.08三年試卷中所占分值各為6分、7分、7分。第一節(jié)會(huì)計(jì)檔案的概念和內(nèi)容一、會(huì)計(jì)檔案的概念

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。二、內(nèi)容

1.會(huì)計(jì)憑證類。包括自制原始憑證、外來原始憑證、匯總原始憑證、記賬憑證、記賬憑證匯總表、其他會(huì)計(jì)憑證等。

2.會(huì)計(jì)賬簿類。包括總分類賬，明細(xì)分類賬，現(xiàn)金、銀行存款日記賬，固定資產(chǎn)卡片及各種輔助登記備查賬簿等。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告類。包括月報(bào)、季報(bào)、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。

4.其他會(huì)計(jì)核算資料。如銀行存款余額調(diào)理表、銀行對(duì)賬單、經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料。

【例1】以下會(huì)計(jì)資料中不屬于會(huì)計(jì)檔案的是〔〕A現(xiàn)金日記賬B總賬C銷貨合同D購(gòu)貨發(fā)票答案：C第二節(jié)會(huì)計(jì)檔案的歸檔

1、會(huì)計(jì)檔案的整理立卷

各單位每年構(gòu)成的會(huì)計(jì)資料，年度終了后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，擔(dān)任整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。2.當(dāng)年構(gòu)成的會(huì)計(jì)檔案，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年。期滿后，移交奔單位的檔案部門保管；未設(shè)檔案部門的，該當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管3.移交時(shí)，個(gè)別需求拆封重新整理的，該當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)及經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。【例2】各單位每年構(gòu)成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由〔〕擔(dān)任整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。A會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)B檔案部門C人事部門D指定專人答案：A第三節(jié)會(huì)計(jì)檔案的保管期限

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。永久檔案即長(zhǎng)期保管，不可以銷毀的檔案。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年等五檔〔留意：沒有20年這個(gè)檔次〕。這里所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

教材P176“企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表〞〔重點(diǎn)〕，“財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表〞〔了解〕。

企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限1.需永久保管的有：年度財(cái)務(wù)報(bào)告〔決算〕〔包括文字分析〕、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)2.需保管25年的有：現(xiàn)金和銀行存款日記賬3.需保管15年的有：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)4.需保管5年的有：銀行存款余額調(diào)理表、銀行對(duì)賬單、固定資產(chǎn)卡片應(yīng)在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年5.需保管3年的有：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告〔包括文字分析〕

【例3】會(huì)計(jì)檔案的保管期限從〔〕算起。Ａ?xí)?jì)年度終了后第一天Ｂ審計(jì)報(bào)告之日Ｃ移交檔案管理機(jī)構(gòu)之日Ｄ會(huì)計(jì)資料的整理裝訂之日答案：Ａ【例４】原始憑證和記賬憑證的保管期限為〔〕Ａ.１５年Ｂ.２５Ｃ.３年Ｄ.１０年答案：Ａ【例５】定期保管期限分為〔〕Ａ.３、10、20、30、40年5種Ｂ.1、5、10、15、20年5種Ｃ.3、5、10、15、20年5種Ｄ.3、5、10、15、25年5種答案：C

第四節(jié)會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制一、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制1.會(huì)計(jì)檔案為本單位提供查閱利用，不得借出，如有特殊需求，經(jīng)本單位擔(dān)任人同意，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。

2.查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在案卷中涂畫、拆散原卷冊(cè)，也不得抽換。

二、會(huì)計(jì)檔案的交接〔新增〕1、單位終止的，應(yīng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)富一切者代管或移交有關(guān)檔案館保管；2、單位分立〔1〕分立后原單位存續(xù)的，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由分別后的存續(xù)方一致保管；(2)分立后原單位解散的經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交有關(guān)檔案館保管。未結(jié)清的原始憑證，該當(dāng)單獨(dú)抽出保管。3、單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，該當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制。未結(jié)清的原始憑證，該當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保管。4、單位合并〔1〕單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由合并后的單位一致保管；〔2〕合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍由原各單位保管。5、單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方該當(dāng)辦理睬計(jì)檔案交接手續(xù)。6、個(gè)人之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，雙方應(yīng)按照移交清冊(cè)內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位擔(dān)任人擔(dān)任監(jiān)交，交接終了后，交接雙方和監(jiān)交人該當(dāng)在移交清冊(cè)上簽名或蓋章。7、我國(guó)境內(nèi)一切單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境。第五節(jié)會(huì)計(jì)檔案的銷毀會(huì)計(jì)檔案銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的重要內(nèi)容，必需嚴(yán)厲規(guī)范，有序進(jìn)展。

對(duì)保管期滿，需求銷毀的會(huì)計(jì)檔案，普通按以下程序進(jìn)展。

〔1〕由保管會(huì)計(jì)檔案的機(jī)構(gòu)或人員提出銷毀意見，編制<會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)>。

〔2〕單位擔(dān)任人審核后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽署意見。

〔3〕會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)按規(guī)定指派人員監(jiān)銷。對(duì)于普通企事業(yè)單位，由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷；國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)由同級(jí)財(cái)政、審計(jì)部門派員監(jiān)銷；財(cái)政部門的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷?！?〕會(huì)計(jì)檔案銷毀前，監(jiān)銷人員要按照清冊(cè)所列的內(nèi)容，對(duì)要銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)展清點(diǎn)核對(duì)。

〔5〕會(huì)計(jì)檔案銷毀后，監(jiān)銷人員該當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并及時(shí)將監(jiān)銷情況向本單位擔(dān)任人報(bào)告。

留意：保管期滿但未結(jié)清的債務(wù)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)結(jié)束時(shí)為止。

正在建立期間的建立單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，應(yīng)由單位檔案部門永久保管。

【例6】保管期滿，不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案有〔〕

A.未結(jié)清的債務(wù)債務(wù)原始憑證B.正在建立期間的建立單位的有關(guān)檔案C.超越保管期限但尚未報(bào)廢的固定資產(chǎn)購(gòu)買憑證D.銀行存款余額調(diào)理表答案：ABC【例7】按照<會(huì)計(jì)檔案管理方法>的規(guī)定，以下說法中正確的有〔〕A.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為3年、5年、10年、20年、25年5種B