開龍IT2021使用手冊

1.開龍IT2021使用手冊

系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置能夠操縱很多功能的使用，有些參數(shù)需要配合使用,請認真熟悉相應(yīng)的邏輯，請不要隨意設(shè)置。

1.1系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置

【目錄位置】『菜單』)R系統(tǒng)管理H-R系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定』

1.1.1可銷數(shù)定義

可銷數(shù)可自定義公式，“訂貨數(shù)”、“借入數(shù)”、“借出數(shù)”為可選項，開單時當(dāng)銷售數(shù)不夠時，系統(tǒng)自動攔截提示。

1.1.2系統(tǒng)管理

(1)客戶端硬件綁定

加強使用軟件的安全性，對每臺需要登陸到軟件里的終端電腦進行硬件綁定，啟用此功能后則要求每臺終端都務(wù)

必進行注冊申請通過后才能夠使用軟件。

(2)消息系統(tǒng)

通過系統(tǒng)發(fā)內(nèi)部離線消息，方便內(nèi)部交流，并能夠進行回復(fù)。

(3)系統(tǒng)打印

以固定的格式打印各類單據(jù)，打印格式客戶不能修改。

1.1.3庫房管理設(shè)定

(1)設(shè)置系列號

入庫與出庫都需要掃描系列號.啟用該功能后，還需要對商品類別及商品明細設(shè)置系列號功能。

(2)商品圖片管理

對應(yīng)商品插入圖片，使其更形象。

1.1.4銷售開單操縱

(1)欠款額度操縱

給客戶設(shè)置欠款額度，假如超過欠款額度，且沒有超額欠款權(quán)限就不能開銷售單。

(2)帳期操縱

給客戶設(shè)定帳期,假如客戶有超過帳期的銷售業(yè)務(wù).程序會鎖定該客戶,假如沒有超期欠款權(quán)限就不能開銷售單。

(3)應(yīng)收預(yù)警

根據(jù)開銷售單指定的截止付款期與出庫日期相減即得出此單的超期天數(shù)，可設(shè)置自動提醒的天數(shù),加快應(yīng)收款

回收，并對每位業(yè)務(wù)員給予登陸提示。

(4)銷售開單操縱

當(dāng)開單數(shù)量超過可銷數(shù)時，則開出庫單時則會被禁止.這里是按出庫庫房進行操縱的，而不是總可銷數(shù)。

(5)保修期管理

給商品設(shè)定保修期,可在開銷售單時自動跟出相應(yīng)的保修期。

(6)周期消費

根據(jù)銷售開單時指定的產(chǎn)品使用周期(天)自動提醒業(yè)務(wù)員做定期的回訪銷售。

1.1.5模塊設(shè)定

(1)借入業(yè)務(wù)：商品借入、商品還出、借入轉(zhuǎn)進貨等業(yè)務(wù)。

(2)借出業(yè)務(wù)：商品借出、商品還回、借出轉(zhuǎn)銷售等業(yè)務(wù)。

1.1.6部門查詢操縱

假如開啟“部門查詢操縱則能夠?qū)崿F(xiàn)進貨、銷售、收入、費用等按部門查詢操縱，開啟此功能后只默認查詢

自己的單據(jù)，部門經(jīng)理權(quán)限能啕查詢本部門的。

1.1.7價格操縱

(1)銷售限價功能

通過最低銷售限價，能夠操縱最低銷售價格，并可按此價格進行考核。

(2)訂貨時輸入銷售限價

只適合單限價模式，不適合多級限價模式(多級限價功能需要向開龍公司單獨定制)。

1.1.8發(fā)票管理

(I)默認開票：即開單時所有商品都默認選擇開票。

(2)選擇發(fā)票：操縱開單過程中是否能夠選擇發(fā)票,默認該功能自動開啟。

(3)只查詢發(fā)票：單據(jù)查詢時只查詢含票的單據(jù)。

1.1.9財務(wù)設(shè)定

(1)自動合帳功能：

應(yīng)收應(yīng)付在默認的情況下是自動合帳的，假如需要應(yīng)收應(yīng)付分開，取消自動合帳功能便可。建議不使用自動合

帳功能。

1.1.10職員查詢操縱

(1)同意職員查詢自己業(yè)績：

這里是指查詢本人的銷售業(yè)績，假如沒有使用限價功能，所查詢出的就是利潤。

(2)同意職員開單查詢業(yè)績：

這里是指開銷售單時查詢業(yè)績，假如沒有使用限價功能，所查詢出的就是利潤。

1.1.11開單操縱

(1)每頁記錄數(shù)：

指單據(jù)每頁的最多記錄數(shù)，請輸入大于0的整數(shù)，不輸入數(shù)值表示不操縱。

(2)截止查詢?nèi)掌冢?/p>

設(shè)置截止查詢?nèi)掌?，則只能查詢此日期以后的單據(jù)，在此日期往常的數(shù)據(jù)將無法查詢。

1.2系統(tǒng)參數(shù)管理

【目錄位置】『菜單』->R系統(tǒng)管理》9R系統(tǒng)參數(shù)管理)]

1.2.1有關(guān)參數(shù)

(1)新建客戶默認禁止欠款

此功開啟后則新建立的客戶不同意欠款銷售。

(2)銷售開單時超帳期預(yù)警

銷售開單時假如當(dāng)前單位有超帳期的單據(jù)則會自動彈出預(yù)警信息。

(3)設(shè)置超期天數(shù)

設(shè)置默認查詢幾天內(nèi)的超帳期單據(jù)。

(4)開單時默認檢查數(shù)據(jù)

此功能開啟后，開單時所選商品的開單數(shù)量大于庫存數(shù)或者價格低于限價則自動提醒。

(5)立即打印出庫單

開啟此功能則收款臺收款后自動彈出打印出庫單窗口。

(6)入庫單、出庫單不同意作廢

開啟此功能則入庫單、出庫單不同意任何人作廢。

1.2.2單據(jù)打印說明

該功能是能夠?qū)崿F(xiàn)單據(jù)的自定義說明打印，該信息將打印在每一張單據(jù)底部。目前實現(xiàn)的單據(jù)有：

①出庫單

②入庫單

⑤進貨訂單

1.2.3訂單發(fā)貨信息

自定義訂單中的全面信息，最多8000個字符。

1.3付款方式定義

付款方式的定義對銷售開單、銷售收款有操縱作用，銷售開單選擇欠款方式時則與信用操縱有關(guān)。非欠款銷售時,

收款臺務(wù)必收款后才能記賬。

1.4組裝單模板定義

注意商品類別調(diào)整時，可能會影響到模板，目前系統(tǒng)只提供一個標(biāo)準(zhǔn)模板。

2.系統(tǒng)保護

開龍系統(tǒng)在正常使用的情況下，幾乎不需要人工干預(yù).偶爾需要對數(shù)據(jù)庫進行保護處理。

2.1數(shù)據(jù)庫日期

開龍系統(tǒng)的日期是根據(jù)服務(wù)器的時鐘，因此服務(wù)器的時鐘是非常重要的.服務(wù)器的日期出問題,可能就會影響到

開龍系統(tǒng)的日期，為了防止意外的服務(wù)器日期錯誤，開龍系統(tǒng)提供了日期嚴格保護功能，當(dāng)日期變化超過兩天時，需

要確認服務(wù)器日期后再進入系統(tǒng)，當(dāng)日期變化超過四天時.需要有系統(tǒng)管理權(quán)限的人確認才能登陸到系統(tǒng)中。

2.2系統(tǒng)數(shù)據(jù)保護

由于在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，可能會產(chǎn)生一些非法的數(shù)據(jù)，使用數(shù)據(jù)庫保護功能可自動進行修復(fù)。這里提示您不必經(jīng)常人

為地進行保護。

2.2.1數(shù)據(jù)庫保護

要緊保護數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性與一致性，比如：職員信息放在兩個表中，該程序會檢查并處理有關(guān)的一致性。

2.2.2庫存數(shù)量修正

能夠修改財務(wù)庫存數(shù)與可銷數(shù)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)可銷數(shù)不對時.能夠保護一下。

2.2.3成本及利潤修正

假如您設(shè)定了折合稅率，請使用該功能修正銷售成本，您不需要經(jīng)常運行該程序，而只有在成本核算出現(xiàn)誤差時,

才考慮使用。

2.2.4計算歷史價格

入庫與出庫的歷史價格是冗余的，運行該保護后，會分析并記錄商品的最近進銷價格，對下次進貨與銷售起到參

考作用。

2.3系統(tǒng)日志查詢

用戶在軟件上的各項操作都會自動生成曰志，以便系統(tǒng)管理員查看。日志不能隨便刪除，需有系統(tǒng)管理權(quán)限才能

刪除。

2.4開龍消息管理

在正常情況下，自己發(fā)送的消息由自己來保護，假如有系統(tǒng)管理權(quán)限，則能夠管理所有的消息包含刪除。

2.5往來帳（不平）重建

開龍系統(tǒng)的應(yīng)收應(yīng)付管理中,應(yīng)收款或者應(yīng)付款務(wù)必與明細相等,假如發(fā)現(xiàn)不平，則說明總額與明細至少有一個

是錯誤的，該程序會自動計算出所有往來帳不平的單位。

【目錄位置】R系統(tǒng)管理1個（（往來帳（不平）重建1

代碼也］安登找匡］|［￡］退出以1J

|圍重新計寸|業(yè)務(wù)日期2006-08-23▼回建應(yīng)收帳］］@應(yīng)付建帳|昌打印［日］

往來單位簡稱類型往來應(yīng)收次額應(yīng)付款歇應(yīng)付無噂田應(yīng)收無明細期日期建應(yīng)收建應(yīng)付上

客尸

香島超越2006-01-03X

客產(chǎn)

正值信2006-06-16X

客戶

春島東升2006-08-30X

客戶

東方華辰X

客戶

大唐世紀

客戶2006-09-27X

東之杰2007-01-15X

法南天伯X

廣州七喜X4

北京雙盛永佳2004-09-14X4

北京蠡佳成2003-11-21XJ

北京樂爾2003-04-30X4

北京嘉華客商Xx，

深圳世紀博能客商X

J|3(+12-091XF

深圳中舟客商X

300J螂機Ixr

杳島恒悅客戶4

香島海西客商,2006-09-11XV

客商4■2006-07-05X4

合計47209,87069,490

說明：表格中顯示的為往來帳不平或皮收應(yīng)付未建賬的往來單位？

往來帳不平需要將電腦帳與實際帳進行對比確認，然后把正確的進行重新建帳。

2.6往來單位建帳解除

【目錄位置】R系統(tǒng)管理79R往來單位建帳解除U

器往來單位建賅解除二"

代碼①w河查找回［◎皮建媽收［收縣建應(yīng)付出?/退出［七?

單位簡稱類應(yīng)收款應(yīng)付款?日期?皮收建賬?應(yīng)付建賬?，

I客SU戶I

?15部隊￥0.00￥0.00

二部客戶

31A￥0.00￥0.00

二客戶

43mA￥0.00￥0.00

二娜客戶

74A￥0.00￥0.002000-03-07

部門

一MP部￥0.00￥0.00

客戶

阿羅西￥0.00￥0.002000-03-05

客戶

愛心世界￥0.00￥0.002000-03-17

客戶

安達科海*800.00￥0.00

客戶

安達李文￥0.00￥0.002000-03-17

客戶

奧拖電子￥0.00￥0.002000-03-08

客戶

八大關(guān)科技￥0.00￥0.00

客尸

百年科貿(mào)￥0.00￥0.002000-03-07

客尸

百信科技￥0.00￥0.002000-03-17

客尸

妾麗金，昌片￥0.00￥0.002001-04-05

客尸

北方科技￥202.00￥0.00

客尸

北方科經(jīng)偉￥0.00￥0.00

客尸

北海兵器￥0.00￥0.00

客尸

北海飛機

客尸￥0.00￥0.002000-03-07

北海貿(mào)易處

客商￥0.00￥0.002000-03-07

北京安達

客商￥0.00￥0.002000-03-07

北京博立￥0.00￥0.00

J合計868：1,416,152.501,047,539.00

期初往來建帳結(jié)束后假如發(fā)現(xiàn)期初建帳有誤，則能夠進行反建帳，再重新建帳。如上圖：選定要重新建帳的單位

后，點擊【反建應(yīng)收】或者【反建應(yīng)付】按鈕即解除該單位的建帳狀態(tài)。

2.7隔日結(jié)算單反沖

【目錄位置】R系統(tǒng)管理1今［(隔日結(jié)算單反沖I

想結(jié)算單反沖廿又一

日期從?03-01▼到2000-03-10▼［圜單位①］］▼|叫品蹣?［I［］退出區(qū)

|0結(jié)算單反沖他］,

編號|轉(zhuǎn)算日期|往來單位|結(jié)苴美組|銷售金領(lǐng)|入府金領(lǐng)|收入金頷|費用金領(lǐng)|收款金顏|付款金額|說明

?5982000-03-10北京揚州科技客戶建照

二5992000-03-10北京中關(guān)討客戶建賬

二6002000-03-10海敏五1111*800：001|

二6012000-03-10海大錢成北客戶建賑

二6022000-03-10海洋任明客戶建聰

二6032000-03-10濟南務(wù)業(yè)客尸建賬

二604200CHJ3-10黃東客尸建賬￥-450.0010,490.00

二6052000-03-10金星科技客戶建賬

二6062000-03-10朗科通訊設(shè)備公司客戶建賬

_6072000-03-10力安公司客戶建賬

二608200L03-10馬波客戶建珠￥975.00￥2,015.00

二6092000-03-10春島立平客戶建咪

J6102000-03-10深圳力邦公司客戶建詠

|單據(jù)編號|單嘉類出|日期I原單金額|銷售金領(lǐng)|人座金頓|收入金額|費用金額|收款金額|付款金額|結(jié)算余顏|

結(jié)算單通常是在當(dāng)日能夠反沖的，假如隔日反沖就需要更高級的權(quán)限。

2.8系統(tǒng)安全

為保護系統(tǒng)數(shù)據(jù)不被他人非法查看或者泄露，開龍系統(tǒng)提供三方面的保護措施：

(|)改變數(shù)據(jù)的傳輸端口，由開龍軟件與客戶來協(xié)商更換。

(2)設(shè)置職員登陸日期：能夠給用戶自定義登陸日期范圍.超過日期范圍，不能登錄系統(tǒng)。

2.9歷史數(shù)據(jù)刪除

I目錄位置】［(系統(tǒng)管理B9［(歷史數(shù)據(jù)刪除］

開龍的數(shù)據(jù)庫是逐步累加的，數(shù)據(jù)庫也會越來越大，能夠考慮不定期刪除，或者者在剛開始時有大量的試驗數(shù)據(jù)

需要刪除，這些都會用到“歷史數(shù)據(jù)刪除”程序?qū)?shù)據(jù)進行部分刪除。

然!!除歷史數(shù)髭nx

I單數(shù)I起殆日期I截止日期I|、/退出區(qū)】)

|2142000-02-012000-03-09

刪除相關(guān)數(shù)據(jù)

762000-02-142000-02-29

9382000-02-012000-03-09部除單據(jù)至2003-05-19▼副除進銷單據(jù)|

172000-01-052000-03-03

刪除歷史帳至2003-05-19▼［口冊賒歷逑|

182000-02-172000-03-05

16152000-01-012000-03-08刪除過程表至2003-05-19▼［皿膾過程表

2012000-01-022000-03-09

刪除商品編碼至2003-05-19▼副除商品編碼J

72000-03-172000-03-26

4972000-03-072000-03-10

冊滁單位資料至2003-05-19▼1孑理院單位資司

322000-03-072000-03-10

明賒個人資料至2003-05-19▼副除行■資料］

啼財務(wù)科目至2003-05-19▼r孑副除財務(wù)科目］

刪除消息信息至2003-05-19▼|守刪除消息|

；刪除應(yīng)用程序;i潛空中間表］

(1)刪除歷史單據(jù)

刪除各類單據(jù)中的數(shù)據(jù)，在左面的上部分顯示的表單數(shù)據(jù)。

未結(jié)算單據(jù)不能刪除，在未建賬的情況下，能夠刪除中間單據(jù)。

(2)刪除過程單據(jù)

刪除各類賬目中記錄的數(shù)據(jù)，要緊是庫存商品帳與往來帳，在左面的下部分顯示的是賬目表數(shù)據(jù)。

能夠考慮與表單同步刪除(有關(guān)的日期)。

(3)刪除商品資料

刪除未使用的商品資料，通常不需要。

(4)刪除單位資料

刪除未使用的往來單位資料，通常不需要。

(5)刪除個人資料

刪除未使用的個人資料，通常不需要。

(6)刪除財務(wù)科目

刪除未使用的財務(wù)科目資料，通常不需要。

(7)刪除消息信息

刪除過時的消息，能啕節(jié)約一定的空間。

(8)刪除應(yīng)用程序

開龍的應(yīng)用程序能夠通過數(shù)據(jù)庫進行更新且非常方便。

假如長時間不需要更新時,刪除它可節(jié)約大約20M的數(shù)據(jù)庫空間。

(9)清空中間表

開龍的所有開單及修改過程是通過第三方的輸入表完成的，這些表中記錄了大量相應(yīng)的操作過程，但同時也占用

了大量的數(shù)據(jù)庫空間，清空中間輸入表則可節(jié)約大量的數(shù)據(jù)庫空間，提高數(shù)據(jù)庫運行效率。

3.組織機構(gòu)

內(nèi)部的各類信息由具有系統(tǒng)管理權(quán)限的人管理。

【目錄位置】『菜單』)K組織機構(gòu)X今R…1

3.1本單位信息

公司的地址、電話信息會打印在單據(jù)上。

3.2部門設(shè)置及撤銷

部門的設(shè)置：直接增加部門的名稱就能夠了。部門的名稱盡可能簡化，不要太長。

部門的改名：直接改名就能夠,改名后請使用數(shù)據(jù)庫保護功能保護一下數(shù)據(jù)庫。

部門的刪除：部門在沒有引用的情況下，能夠直接刪除。

部門的凍結(jié)：假如部門已經(jīng)引用,就不能刪除了，只能考慮凍結(jié)。

部門的調(diào)整：假如部門名稱變化了，選擇直接改名就能夠了。也能夠把現(xiàn)在的部門凍結(jié)，再增加一個新部門。

3.3職員設(shè)置及撤銷

職員的增加：指定所屬部門直接增加就能夠了，假如有權(quán)限能夠指定此職員為操作員，只有指定為操作員后才能

夠?qū)Υ寺殕T設(shè)置權(quán)限，如下圖:

器職員錄入

編號I

職員姓名是占為探tLR

所層部門三星部

職位

聯(lián)系方式

喏俁存一”|c放棄工】

提示信息<>

職員的改名：直接改名就能夠了。

職員的刪除：職員在沒有引用的情況下，能夠直接刪除。

職員的凍結(jié)：假如職員已經(jīng)引用，就不能刪除了，只能進行凍結(jié)，凍結(jié)后與此職員有關(guān)的單據(jù)就查詢不到了，將

來要進行查詢與此職員有關(guān)的單據(jù)，則務(wù)必進行解凍。

3.4區(qū)域設(shè)置

為便于以后銷售數(shù)據(jù)的分析，開龍系統(tǒng)的單位資料中提供了地區(qū)、省、市、區(qū)多級設(shè)置，滿足客戶的細化管理。

4.權(quán)限管理

4.1模塊權(quán)限

【目錄位置】『菜單』今［(超級用戶1?R職員基本權(quán)限1

也就是所說的基本權(quán)限設(shè)置，操縱什么模塊能夠操作，設(shè)置方法比較簡單，通常用于崗位權(quán)限設(shè)定。

權(quán)限設(shè)定分為三個部分：系統(tǒng)管理權(quán)限、業(yè)務(wù)權(quán)限、級別權(quán)限。

4.1.1系統(tǒng)管理權(quán)限

代碼I㈤普我■|IIn退出里］

3E本權(quán)即日系統(tǒng)音理)業(yè)務(wù)物II|"別權(quán)PR|

M

lfwy

r沖

，

廣

管

E

lymf

m

l:二;

M

設(shè)

［說明：拿由丁格頭可實出?序用電8)io果電理工看面拄制,在&府第店權(quán)彈時,財力總店權(quán)用

(1)超級用戶：擁有此權(quán)限則能夠給其它人設(shè)置各類權(quán)限。

(2)系統(tǒng)保護：進行系統(tǒng)保護、數(shù)據(jù)處理等有關(guān)操作。

(3)期初業(yè)務(wù)：能夠使用期初業(yè)務(wù)。

(4)基本資料：能夠設(shè)定商品大類、商品類別、商品編碼、客戶、客商、個人等基本資料的錄入。

(5)設(shè)定用戶名：在未設(shè)定的情況下，使用真實姓名，假如設(shè)定登錄用戶名，真名能夠隱藏。

按K清除口令》后,能夠清除該用戶的口令。

(6)設(shè)置登錄日期：登錄的時間范圍，可用于臨時授權(quán)。

(7)設(shè)置登錄時間：操縱工作時間外使用軟件。

(8)消息管理：是否能夠使用消息功能，系統(tǒng)功能開啟后生效。

4.1.2業(yè)務(wù)權(quán)限

標(biāo)準(zhǔn)版的業(yè)務(wù)權(quán)限只針對總店進行設(shè)置權(quán)限，如下:

(1)進貨業(yè)務(wù)

訂貨業(yè)務(wù)、調(diào)貨業(yè)務(wù)、內(nèi)部入庫等業(yè)務(wù)，即采購貨物的權(quán)限。

(2)銷售業(yè)務(wù)

正常的銷售開單業(yè)務(wù)，內(nèi)部出庫業(yè)務(wù)單獨設(shè)置權(quán)限，用