【制度范本】公司信息化系統(tǒng) (OA、釘釘)辦公管理使用制度

一、目的為保證公司信息化系統(tǒng)使用的規(guī)范性，建立以O(shè)A、釘釘系統(tǒng)為基礎(chǔ)的辦公流程管理，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于公司員工利用OA、釘釘辦公的各個環(huán)節(jié)。三、組織職責信息系統(tǒng)的運行中，公司各部門各負其責，協(xié)同配合。職責如下：1、系統(tǒng)管理員是公司辦公自動化系統(tǒng)的歸口管理人員。主要職責為：(1)負責制定系統(tǒng)規(guī)章制度；(2)負責系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計、修改；(3)負責系統(tǒng)各部門工作流程設(shè)計的審核；(4)負責設(shè)置、監(jiān)管系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；(5)負責監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；(6)負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；(7)協(xié)助組織操作培訓；(8)負責系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督；(9)負責對系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進行定期檢查；(10)負責對系統(tǒng)內(nèi)的信息按照公司保密要求進行定期檢查、監(jiān)督；2、系統(tǒng)管理員負責系統(tǒng)的建設(shè)、維護和服務(wù)支撐工作，負責服務(wù)器的管理維護和日常運行。主要職責為：(1)負責系統(tǒng)軟件的開發(fā)升級管理；(2)負責制定系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；(3)負責公司人員的培訓和技術(shù)指導工作；(4)負責服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務(wù)器安全運行；(5)負責系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理；3、人力行政中心負責為辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機構(gòu)設(shè)置，提供辦公系統(tǒng)中用戶的流動信息。主要職責為：(1)負責現(xiàn)有用戶的審核；(2)負責提供用戶注銷信息給系統(tǒng)管理員。(3)架構(gòu)變更時，負責提供公司架構(gòu)(調(diào)整)信息。4、其他部門主要職責為：(1)負責制定本部門系統(tǒng)相應(yīng)管理制度；(2)負責本部門工作流程的定制、文件夾的建立以及本部門系統(tǒng)終端的日常維護、人員培訓等技術(shù)支持工作；(3)負責本部門參與系統(tǒng)人員權(quán)限變更；負責處理系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾屬性和內(nèi)容的變更工作；(4)本部門流程、表單修改；(5)負責根據(jù)本部門工作需要，提出優(yōu)化需求。四、重點工作內(nèi)容規(guī)章制度1、新增賬號：部門負責人將人員信息(姓名、崗位)提供系統(tǒng)管理員(以實際需求使用時間為節(jié)點),系統(tǒng)管理員進行賬戶增項。2、注銷賬號：相關(guān)部門人員將離職、交接情況申報釘釘，人力行政中心根據(jù)實際情況對接系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員進行賬號注銷。3、崗位變更：人員崗位變更信息由人力行政中心將調(diào)崗信息給與系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員根據(jù)實際進行調(diào)崗及流程變更。4、部門架構(gòu)：各部門架構(gòu)統(tǒng)一由人力行政中心進行頒布，系統(tǒng)管理員根據(jù)實際進行架構(gòu)調(diào)整。5、表單查詢權(quán)限：用戶檔案與查詢表單的權(quán)限，需部門負責人同意后簽字，同時重要表單(合同檔案，生產(chǎn)任務(wù)檔案、排產(chǎn)委托查詢；發(fā)貨申請查詢，合同回款查詢、合同執(zhí)行進度表、合同回款進度表等)需系統(tǒng)主管副總簽字。系統(tǒng)管理員進行權(quán)限的調(diào)整。6、表單、流程搭建與修改：使用部門對本部門流程的搭建與修改，需征得本部門負責人的同意，在整改表單與流程上簽字。重要流程修改需征得部門總監(jiān)級別以上領(lǐng)導同意后進行修改。五、登陸規(guī)范、責任及信息發(fā)送時間1、系統(tǒng)正式運行后，系統(tǒng)所有用戶，至少在每個工作日上午、中午上班后的一個小時內(nèi)，下午下班前一個小時內(nèi)分別進入系統(tǒng)瀏覽，其他時間根據(jù)任務(wù)彈出時間進行處理，流程審批節(jié)點不得超過1個工作日。為保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時傳送，最好能長期登陸系統(tǒng)辦公。2、員工提交各審批前，需嚴格審核自己所填項目及數(shù)據(jù)是否準確，若因個人填報錯誤、漏寫等原因而產(chǎn)生的一切后果由填報人負責。員工提交審批后，自己有義務(wù)對所提報的事項進行跟蹤處理，直至審批完成，方可進行下一步工作。(特殊或緊急情況可通過通訊方式或直接找相關(guān)領(lǐng)導督促其處理)3、若因相關(guān)領(lǐng)導未及時審批而造成的工作延誤，因此所造成的損失由相關(guān)人員負責(如提報人提醒過，由審批人負全責；如提報人未提醒，審批人負80%的責任，提報人負20%的責任)4、系統(tǒng)用戶必須建立個人密鑰(初始密碼及時更改),填寫個人信息，保護好個人登陸密碼，并定期更換。如暫停辦公需及時注銷或退出系統(tǒng)，以免他人介入工作環(huán)境。5、公司每位員工有保證系統(tǒng)正常運行的義務(wù)。同時鼓勵員工對系統(tǒng)的建設(shè)提出意見和建議。6、為及時收到平臺任務(wù)，所有用戶需下載移動辦公APP(消息提醒打開)。六、安全保密1、所有用戶應(yīng)嚴格遵守公司的相關(guān)規(guī)定。2、系統(tǒng)的所有用戶，不得利用信息系統(tǒng)從事危害公司和員工利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。3、系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。4、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓外部人員查看系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。5、發(fā)生泄密的情況，將按內(nèi)容追究相關(guān)人員法律責任。七、應(yīng)急措施應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。1、對公司制度、考核、檔案等有價值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應(yīng)進行備份，以避免信息丟失；2、需要進行歸檔管理的資料、信息由版主指定相關(guān)人員進行備份；3、管理員對信息系統(tǒng)要及時進行維護管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進行一次系統(tǒng)清理，對服務(wù)器進行安全防護。八、其它要求1、鼓勵全體員工對信息系統(tǒng)的維護管理提出建議；2、發(fā)生急辦或重大信息，除在系統(tǒng)上發(fā)布外，還應(yīng)及時采用其它通訊方式進行溝通，傳遞。九、附則1、為了保障系統(tǒng)