Excel在財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)管理中的應(yīng)用(二)

工程二Ｅｘｃｅｌ公式與函數(shù)12義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式義務(wù)二Ｅｘｃｅｌ函數(shù)前往義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式一、Ｅｘｃｅｌ公式概述在中文Ｅｘｃｅｌ２００７中，“公式〞是在單元格中執(zhí)行計(jì)算的方程式，如一個(gè)執(zhí)行數(shù)學(xué)計(jì)算的加、減就是一種簡單的公式。比如在對(duì)工資的操作中，對(duì)任務(wù)額的總計(jì)就運(yùn)用了這樣的公式，此時(shí)假設(shè)單擊顯示工資額總計(jì)的單元格Ｄ９，當(dāng)它處于選定形狀，“編輯欄〞中就會(huì)顯示所運(yùn)用的公式，如圖２－２所示。這里，Ｄ９單元格中的公式“＝ＳＵＭ〔Ｄ３：Ｄ９〕〞所要計(jì)算的是單元格Ｄ３～Ｄ９中各數(shù)值的和，其值將顯示在Ｄ１０單元格中。假想象要在別的單元格中也顯示該值，而且還想讓Ｅｘｃｅｌ２００７自動(dòng)計(jì)算它，那么就單擊那個(gè)單元格，接著在該單元格中輸入這個(gè)公式。下一頁前往義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式二、Ｅｘｃｅｌ公式的操作公式中元素的構(gòu)造或次序決議了最終的計(jì)算結(jié)果。在Ｅｘｃｅｌ中，運(yùn)用公式普通都遵照特定的語法或次序，在輸入過程中，通常以“＝〞開場，再輸入公式中的各個(gè)運(yùn)算元素，每個(gè)元素可以是改動(dòng)或不改動(dòng)的數(shù)值、單元格或援用單元格區(qū)域、稱號(hào)或任務(wù)函數(shù)，這些參與運(yùn)算的元素都是經(jīng)過運(yùn)算符隔開的?！惨弧彻街谐Ｓ玫倪\(yùn)算符在Ｅｘｃｅｌ中運(yùn)算符分為四類：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和援用運(yùn)算符，詳細(xì)運(yùn)算符如表２－１所示。上一頁下一頁前往義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式〔１〕算數(shù)運(yùn)算符用于完成根本的數(shù)學(xué)運(yùn)算，如加法、減法和乘法，銜接數(shù)字和產(chǎn)生數(shù)字結(jié)果等?！玻病潮容^運(yùn)算符用于比較兩個(gè)值，結(jié)果將是一個(gè)邏輯值，即不是Ｔｒｕｅ〔真〕就是ｆａｌｓｅ〔假〕。與其他的計(jì)算機(jī)程序文語類似，這類運(yùn)算符還用于按條件進(jìn)展下一步運(yùn)算?！玻场澄谋具\(yùn)算符實(shí)踐上就是一個(gè)文本串聯(lián)符———＆，用于參與或銜接一個(gè)或更多字符串來產(chǎn)生一大段文本。如“Ｎｏｒｔｈ〞＆“ｗｉｎｄ〞，結(jié)果將是“Ｎｏｒｔｈｗｉｎｄ〞?！玻础吃眠\(yùn)算符可以將單元格區(qū)域合并起來進(jìn)展運(yùn)算，如表２－２所示。上一頁下一頁前往義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式〔二〕公式的輸入選定要輸入公式的單元格，通常以輸入“＝〞開場，闡明此時(shí)單元格輸入的內(nèi)容是公式，再輸入公式的內(nèi)容，按【Ｅｎｔｅｒ】鍵完成輸入。詳細(xì)經(jīng)過創(chuàng)建某公司的運(yùn)營情況來創(chuàng)建一張電子報(bào)表，并運(yùn)用計(jì)算公式作一些統(tǒng)計(jì)，請(qǐng)按以下步驟進(jìn)展操作。步驟一，翻開工程二任務(wù)簿，單擊屏幕左下角處的“ｓｈｅｅｔ２〞標(biāo)簽，然后在Ａ１單元格中開場書寫：“北京分公司本月收支一覽表〞字樣，并設(shè)置好字體與字號(hào)〔字的大小尺寸〕，如圖２－３所示。上一頁下一頁前往義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式步驟二，在Ｂ２、Ｃ２、Ｄ２、Ｅ２單元格中分別輸入“收入／月〞、“支出／日〞、“員工工資〞、“盈利〞欄目稱號(hào)，如圖２－４所示。接著分別在Ａ３、Ａ４、Ａ５、Ａ６單元格中輸入“第一營業(yè)部〞、“第二營業(yè)部〞、“第三營業(yè)部〞、“總結(jié)余〞工程名。建立好了該分公司本月的報(bào)表后，還要填入數(shù)據(jù)資料，如表２－３所示。這些數(shù)據(jù)可以按前面所述的方法直接在表中輸入，如圖２－５所示。下面的操作將創(chuàng)建一些公式來自動(dòng)生成“盈利〞與“總結(jié)余〞欄中的數(shù)據(jù)，以后無論什么時(shí)候，只需公式有變動(dòng)，單元格里的內(nèi)容也會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生變化。步驟四，單擊Ｅ３單元格，選定它后單擊編輯框，輸入：“＝Ｂ３－Ｃ３?３０〞。上一頁下一頁前往義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式提示：公式中以等號(hào)開頭，公式內(nèi)容緊跟在后面。假設(shè)輸入了一個(gè)錯(cuò)誤的公式，按下【Ｅｎｔｅｒ】鍵后，屏幕上將顯示一條出錯(cuò)信息，訊問處置方式，并讓選擇能否經(jīng)過一個(gè)導(dǎo)游來處置問題。一旦輸入正確的公式，單元格中就會(huì)顯示相應(yīng)的數(shù)字，如圖２－５所示。以后，各營業(yè)部的盈利數(shù)字就會(huì)自動(dòng)計(jì)算并顯示出來，如圖２－６所示。步驟六，選定Ｅ６單元格，并在編輯欄中輸入公式：“＝Ｅ３＋Ｅ４＋Ｅ５〞，如圖２－７所示?！踩尺\(yùn)用計(jì)算公式在Ｅｘｃｅｌ２００７中，時(shí)常用到的計(jì)算與公式例如如下。１計(jì)算收支平衡上一頁下一頁前往義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式假設(shè)要在中文Ｅｘｃｅｌ２００７中創(chuàng)建支票登記簿來記錄銀行買賣，那么作為電子表格的一部分，就能創(chuàng)建公式來計(jì)算收支平衡。三、單元格的援用援用的作用是標(biāo)識(shí)任務(wù)表中的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所運(yùn)用數(shù)據(jù)的位置。經(jīng)過援用，可以在公式中運(yùn)用任務(wù)表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個(gè)公式中運(yùn)用同一個(gè)單元格的數(shù)值，還可以援用同一個(gè)任務(wù)簿中不同任務(wù)表上的單元格和其他任務(wù)簿中的數(shù)據(jù)。援用不同任務(wù)簿中的單元格稱為鏈接。上一頁下一頁前往義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式１選擇公式中援用的單元格例如如圖２－７所示。２創(chuàng)建包含援用的公式單元格當(dāng)創(chuàng)建包含援用的公式時(shí)，公式和單元格中的數(shù)據(jù)就聯(lián)絡(luò)到一同，公式的計(jì)算值取決于援用單元格中的值。當(dāng)單元格中的值發(fā)生變化時(shí)，公式的計(jì)算值也隨之發(fā)生變化。Ｅｘｃｅｌ中的援用分為相對(duì)援用、絕對(duì)援用和混合援用?！玻薄诚鄬?duì)援用。直接用列表和行號(hào)表示單元格。在默許情況下，新公式運(yùn)用相對(duì)援用，在相對(duì)援用中，假設(shè)公式所在單元格的位置發(fā)生改動(dòng)，援用也隨之改動(dòng)，假設(shè)多行或多列地復(fù)制公式，援用會(huì)自動(dòng)調(diào)整。詳細(xì)例如如圖２－８和圖２－９所示。上一頁下一頁前往義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式〔２〕絕對(duì)援用。絕對(duì)地址那么為Ｅｘｃｅｌ某些單元格在任務(wù)表格中確實(shí)切位置。絕對(duì)地址的表示方法為“＄Ａ＄２〞、“＄Ｈ＄８〞等，用行、列地址加“＄〞作為名字。例如，第４列第１０行的單元格的絕對(duì)地址為“＄Ｄ＄１０〞；第２列第２行到第８列第１２行的單元區(qū)域的絕對(duì)地址為“＄Ｂ＄２：＄Ｈ＄１２〞。詳細(xì)例如如圖２－１０和圖２－１１所示?！玻场郴旌显?。混合援用是指需求固定某行援用而改動(dòng)列援用，或固定某列援用而改動(dòng)行援用，如＄Ｂ８、Ｂ＄７?；旌显镁C合了相對(duì)與絕對(duì)援用的效果。例如，Ｅ４單元格中用了混合援用，公式為：Ｅ４＝Ｅ＄１＋＄Ｅ２＋Ｅ＄３，將該公式復(fù)制到Ｆ５，那么Ｆ５單元格中的公式為：Ｆ５＝Ｆ＄１＋＄Ｅ２＋Ｆ＄３。詳細(xì)例如如圖２－１２和２－１３所示。上一頁下一頁前往義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式〔４〕同一任務(wù)簿中的單元格援用。在同一任務(wù)簿中，不同任務(wù)表中的單元格或單元格區(qū)域可以相互援用，這種援用稱為三維援用。三維援用單元格的普通表示方法為“任務(wù)表標(biāo)簽！單元格〞，如圖２－１４所示?！玻怠巢煌蝿?wù)簿間單元格的援用。在當(dāng)前任務(wù)表中還可以援用其他任務(wù)簿中的單元格或區(qū)域的數(shù)據(jù)或公式。首先翻開要援用單元格所在的任務(wù)簿及目的任務(wù)簿。在目的任務(wù)簿中輸入“＝〞，然后單擊要援用的任務(wù)簿的單元格即可完成計(jì)算。四、公式中的錯(cuò)誤與審核１公式前往的錯(cuò)誤值在公式或函數(shù)的運(yùn)用過程中，有時(shí)會(huì)由于公式或函數(shù)的設(shè)置以及人為要素呵斥單元格中出現(xiàn)錯(cuò)誤信息。當(dāng)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，Ｅｘｃｅｌ會(huì)給出一些提示，以協(xié)助用戶找出錯(cuò)誤的緣由。上一頁下一頁前往義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式２公式審核Ｅｘｃｅｌ提供了公式審核功能，運(yùn)用戶可以跟蹤公式的援用或從屬單元格，也可以檢查公式中的錯(cuò)誤，如圖２－１５所示。假設(shè)一個(gè)或多個(gè)任務(wù)表的不同單元格設(shè)置了公式，要想查看其內(nèi)容和計(jì)算結(jié)果，必需在不同單元格或任務(wù)表中轉(zhuǎn)換。因此，Ｅｘｃｅｌ２００７添加了一個(gè)名為監(jiān)視窗口的工具，它能將另一任務(wù)表內(nèi)與編輯內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)，開啟成一個(gè)可挪動(dòng)的小窗口，假設(shè)更改現(xiàn)有的任務(wù)表內(nèi)容，監(jiān)視窗口中的關(guān)聯(lián)內(nèi)容也會(huì)隨之更改，如圖２－１６所示。３檢查公式錯(cuò)誤Ｅｘｃｅｌ２００７會(huì)自動(dòng)對(duì)輸入的公式進(jìn)展檢查，假設(shè)發(fā)生錯(cuò)誤，在單元格的左上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小三角，如圖２－１７所示。上一頁下一頁前往義務(wù)一Ｅｘｃｅｌ公式選中含有錯(cuò)誤的單元格，還會(huì)出現(xiàn)按鈕，單擊該按鈕，會(huì)翻開一個(gè)快捷菜單，其中提供理處理此錯(cuò)誤的方法，如圖２－１８所示。此時(shí)假設(shè)要檢查公式里的錯(cuò)誤，可單擊“公式審核〞工具欄上的“錯(cuò)誤檢查〞按鈕。上一頁前往義務(wù)二Ｅｘｃｅｌ函數(shù)一、函數(shù)的定義與分類函數(shù)由Ｅｘｃｅｌ２００７內(nèi)置的、完成特點(diǎn)計(jì)算的公式組成。每個(gè)函數(shù)都由等號(hào)“＝〞、函數(shù)名和變量組成。其中，等號(hào)“＝〞后面跟著函數(shù)，函數(shù)名表示將執(zhí)行的操作，變量表示函數(shù)將作用的值的單元格地址，通常是一個(gè)單元格區(qū)域，也可以是更為復(fù)雜的內(nèi)容。普通情況下，可以在單元格中輸入函數(shù)，也可以運(yùn)用函數(shù)導(dǎo)游插入函數(shù)。在Ｅｘｃｅｌ中，函數(shù)實(shí)踐上就是定義好的公式，系統(tǒng)提供了大量現(xiàn)成的函數(shù)，可供用戶參考運(yùn)用。這些函數(shù)運(yùn)算可以滿足各種日常辦公、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)和各種報(bào)表等所需求的計(jì)算。在Ｅｘｃｅｌ中的函數(shù)可以分為：常用函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、日期和時(shí)間函數(shù)、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、查找與援用函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、文本函數(shù)、邏輯函數(shù)和信息函數(shù)等，如表２－４所示。下一頁前往義務(wù)二Ｅｘｃｅｌ函數(shù)二、函數(shù)的運(yùn)用１函數(shù)的輸入在Ｅｘｃｅｌ中，函數(shù)的創(chuàng)建方法有兩種：一種是直接在單元格中輸入函數(shù)的內(nèi)容，這種方法需求用戶對(duì)函數(shù)有足夠的了解；另一種方法是運(yùn)用“公式〞→“插入函數(shù)〞命令，這種方法比較簡單，它不需求對(duì)函數(shù)進(jìn)展全面的了解，而是以提供函數(shù)供用戶選擇的方式進(jìn)展創(chuàng)建。下面對(duì)這兩種方法分別引見。〔１〕直接輸入。假設(shè)用戶對(duì)某一函數(shù)比較熟習(xí)，并且了解該函數(shù)的各個(gè)參數(shù)，就可以經(jīng)過直接輸入將函數(shù)輸入到公式中來。用戶需求先選擇輸入函數(shù)公式的單元格，以等號(hào)“＝〞開頭，然后輸入函數(shù)的各個(gè)參數(shù)即可。在單元格Ｃ４中輸入求積函數(shù)，用來求出Ａ２和Ｂ２單元格數(shù)值的積。選中單元格Ｃ４，輸入公式“＝Ａ２?Ｂ２〞，如圖２－１９所示。上一頁下一頁前往義務(wù)二Ｅｘｃｅｌ函數(shù)〔２〕插入函數(shù)。當(dāng)用戶不能確定函數(shù)的拼寫時(shí)，那么可以運(yùn)用插入函數(shù)方法來插入函數(shù)，這種方法不需求用戶輸入，直接插入函數(shù)即可。插入函數(shù)是經(jīng)過函數(shù)指南來完成輸入的，其操作方法如下：首先，選擇需求插入函數(shù)的單元格。其次，選擇“公式〞菜單中“插入函數(shù)〞命令，或單擊編輯欄上的“插入函數(shù)〞圖標(biāo)，彈出如圖２－２０所示的“插入函數(shù)〞對(duì)話框。最后，單擊“確定〞按鈕，即可彈出“函數(shù)參數(shù)〞對(duì)話框，如圖２－２１所示，在此對(duì)話框中要求用戶選擇函數(shù)的參數(shù)。選擇好函數(shù)參數(shù)后，單擊“確定〞按鈕，在單元格內(nèi)就會(huì)顯示計(jì)算結(jié)果。上一頁下一頁前往義務(wù)二Ｅｘｃｅｌ函數(shù)Ｅｘｃｅｌ提供了３００多種函數(shù)，涉及數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、資金預(yù)算等各方面，功能比較齊全，可以進(jìn)展各種復(fù)雜計(jì)算、檢索和數(shù)據(jù)處置。利用Ｅｘｃｅｌ提供的大量財(cái)務(wù)函數(shù)進(jìn)展數(shù)據(jù)的運(yùn)算，將使數(shù)據(jù)的運(yùn)算操作更加簡便。在運(yùn)用這些函數(shù)時(shí)，用戶只需求在“函數(shù)參數(shù)〞對(duì)話框中輸入相關(guān)的參數(shù)即可。這不僅提高了任務(wù)效率，還能加深用戶對(duì)函數(shù)的認(rèn)識(shí)，為以后的任務(wù)提供便利。上一頁前往圖２－１××公司員工信息表前往圖２－２在“編輯欄〞中觀看計(jì)算公式前往表２－１運(yùn)算符前往表２－２援用運(yùn)算符前往圖２－３輸入新的報(bào)表標(biāo)題前往圖２－４輸入縱、橫欄目與標(biāo)題名前往表２－３填入的數(shù)據(jù)資料前往圖２－５顯示第一營業(yè)部的盈利值前往圖２－６自動(dòng)計(jì)算各營業(yè)部的盈利值前往圖２－７自動(dòng)計(jì)算并顯示“總結(jié)余〞前往圖２－８相對(duì)援用〔一〕前往圖２－９相對(duì)援用〔二〕前往圖２－１０絕對(duì)援用〔一〕前往