《秘書文檔管理》思考與實訓(xùn)習(xí)題及答案 －第2章

《秘書文檔管理》習(xí)題參考答案第二章想一想第37頁：1.小張啟封文件應(yīng)認真查閱信封上的標(biāo)識，以免誤拆秘書沒有閱讀權(quán)限的機密件。如果文件封套上沒有任何標(biāo)識，拆封后發(fā)現(xiàn)文件普密混裝，則應(yīng)將保密文件單獨暫存，在收文登記單上做好詳細記錄并及時向辦公室負責(zé)人匯報。2.辨別清楚該文件是錯發(fā)還是僅僅與普通文件混裝。如屬于錯發(fā)，要重新封裝，盡快退回發(fā)文單位，并說明原因。如果是本單位應(yīng)收文件，則應(yīng)按保密文件的辦法處理該文，同時告知發(fā)文單位，提醒對方是否還有類似情況并注意改進。3.小張不必顧慮退回文件會帶來“麻煩”，及時提醒和采取保密措施，是秘書人員應(yīng)盡的職責(zé)，也是對發(fā)文單位負責(zé)。發(fā)文單位更應(yīng)該從此事中從吸取教訓(xùn)，嚴格發(fā)文制度，做好文件核發(fā)階段的封裝檢查工作，造成嚴重后果的必須依據(jù)制度追究當(dāng)事人責(zé)任，避免并杜絕此類事情發(fā)生。第47頁：1.正確。沈小姐的收件工作每一個細節(jié)都做到了：正確分揀歸類，拆封不損毀文件，及時處理職權(quán)內(nèi)函件，盡到了秘書職責(zé)，其工作認真、細致、嫻熟。2.因為少了一份附件，沈小姐不知內(nèi)情，不宜自行處理，這封信有可能與總經(jīng)理的私務(wù)有關(guān)。3．手寫信函是對客戶的尊敬，以示誠意。第56頁：文件是否有歸檔價值，取決于該文件是否屬于歸檔范圍。文件為復(fù)印件，只要符合歸檔范圍，同樣可以歸檔。一般而言，主辦單位原件歸檔，協(xié)辦單位復(fù)印件可以不歸檔；兩個以上單位聯(lián)合辦文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。第62頁：重要的批復(fù)文件失蹤，是該公司文秘人員沒有嚴格執(zhí)行文件清退制度，違反文件整理歸檔要求，未認真履行檔案移交手續(xù)的結(jié)果。文件清退是文件整理歸檔的重要前提，是對失去現(xiàn)行效用但還有利用價值的文件做妥善處理，以保護文件及其相關(guān)機關(guān)單位的權(quán)益。沒有及時清退的文件在文件整理歸檔階段也同樣能發(fā)現(xiàn)問題，案例中批復(fù)和請示應(yīng)該放在同一案卷內(nèi)。不符合歸檔整理要求的案卷不能移交，移交和接收案卷的雙方應(yīng)做好必要檢查。以上措施如果都嚴格執(zhí)行到位，這樣的錯誤是完全可以避免的。思考與實訓(xùn)1.行文制度是指文件在收文辦理和發(fā)文辦理過程中必須遵循的準(zhǔn)則和規(guī)定。包括行文關(guān)系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則等具體內(nèi)容和要求。2.行文方式主要有逐級行文、越級行文、多級行文、普發(fā)行文、聯(lián)合行文、平行行文。每種行文方式的規(guī)定如下：（1）逐級行文。逐級行文指有隸屬關(guān)系的直接上、下級機關(guān)單位或部門之間逐級向上或逐級向下傳遞文件的方式。逐級行文是最基本的行文方式，各級機關(guān)單位和部門在正常情況下都應(yīng)當(dāng)采用逐級行文方式行文。（2）越級行文。是指越過直接上級向間接上級或更高級別的上級主送文件，或是越過直接下級向間接下級或更低級別的下級主送文件的行文方式。越級行文只有在非正常情況下、不能采用逐級行文方式時方可使用，如自然災(zāi)害、重大事故、公共事件等。越級行文還可以用于以下特殊情況：一是向直接上級多次請示但始終未得到答復(fù)或解決的問題；二是與直接上級有爭議，久拖不決而又務(wù)必解決的問題；三是對直接上級的舉報；四是不涉及直接上級職權(quán)范圍而與間接上級的職能有關(guān)的事項等。越級行文要特別慎重?！稐l例》第十四條規(guī)定“一般不得越級行文”?！稐l例》第十四條又同時規(guī)定，越級行文“應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)”。（3）多級行文。多級行文是將文件主送直接下級和間接下級。向下多級行文時，主送機關(guān)單位的寫法，是將直接下級排在前，間接下級排在后；同級之間用“、”分開，不同級或不同系統(tǒng)的用“，”分開。向上多級行文時，《條例》第十五條第一款規(guī)定：“原則上主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)?！保?）普發(fā)行文。是將文件直接下達給各基層組織和群眾的行文方式。普發(fā)的文件除發(fā)文機關(guān)少量保存外，不再另外行文?！稐l例》第三十一條規(guī)定：“經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力?！保?）聯(lián)合行文。是指兩個或兩個以上的機關(guān)單位對涉及各自職權(quán)范圍的事務(wù)以聯(lián)合的名義向下級或向上級發(fā)文的行文方式。《條例》第十七條規(guī)定：“同級黨政機關(guān)、黨政機關(guān)與其他同級機關(guān)必要時可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。”（6）平行行文。是指沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)單位和部門之間以平行文種直接收、發(fā)文件的行文方式。除“函”以外，“意見”也可以平行方式在非隸屬機關(guān)單位和部門之間行用。3.隨意越級行文，一則會打亂正常的上下級關(guān)系；二則因為違反行文規(guī)則而會被間接上級退回，更貽誤工作時機；三則還可能造成上下級之間不必要的誤會?！稐l例》第十四條規(guī)定，越級行文“應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)”，這樣做的目的就是要保持上下級之間信息暢通，維護正常的工作關(guān)系。4.《條例》第十五條第六款規(guī)定，“受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向一個上級機關(guān)行文，必要時抄送另一上級機關(guān)?！薄稐l例》第十六條第五款規(guī)定，“上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時抄送該下級機關(guān)的另一個上級機關(guān)?！笔茈p重領(lǐng)導(dǎo)的下級向上級行文時應(yīng)分別明確主送和抄送對象，主送與抄送對象要根據(jù)行文目的和送文對象的職權(quán)范圍來確定，不能簡單照搬黨政順序硬性規(guī)定。兩個上級領(lǐng)導(dǎo)同一下級，在職權(quán)上有分工，職責(zé)上也有各自范圍。向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的上級、下級機關(guān)行文，必要時抄送另一上級機關(guān)，這樣做的目的，一是為了保證領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)之間的溝通聯(lián)系，協(xié)同做好領(lǐng)導(dǎo)工作，二是為了工作中互相通氣、協(xié)調(diào)一致，防止出現(xiàn)不必要的誤解和矛盾。5.文件起草后要經(jīng)過審核方能交給領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。《條例》規(guī)定：“公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機關(guān)辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：（１）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。（２）內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。（３）涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。（４）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。（５）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。6.文件在內(nèi)部正確有效的傳遞方向應(yīng)當(dāng)是“縱向”傳遞，而不應(yīng)是“橫向”傳遞?！翱v向”傳遞可使秘書部門控制文件辦理流程，通過每一個辦理流程的登記，文件辦到哪一個環(huán)節(jié)、辦理到什么程度，秘書部門都了如指掌，并能隨時調(diào)整文件辦理方向和進程，而“橫向”傳遞使得文件行走未處于秘書部門的控制之下，秘書人員不清楚文件辦到了哪一步，由誰在辦，辦得如何?！笆Э亍钡奈募苡锌赡芤蚰承┤藛T的不負責(zé)任而導(dǎo)致不知所蹤，也使得文件在“辦理時限”和“安全保密”上失控，使“急件”辦成“慢件”而耽誤工作，文件保密也難以保障。7.中國××保險有限公司某分公司依據(jù)總公司要求，在公司內(nèi)部發(fā)出開展工作活動的通知，該通知從無到有并發(fā)出的過程屬于內(nèi)部文件辦理，其中至少需要經(jīng)過起草、審核、簽發(fā)、復(fù)核、印制和核發(fā)這幾個程序，具體如下：場景一（1）交擬。分公司經(jīng)理將劉秘書叫到辦公室，向其做擬寫文件的口頭交代。經(jīng)理將發(fā)文目的意義、主要內(nèi)容、發(fā)文對象、發(fā)文依據(jù)、具體要求等等向劉秘書人員逐一交代，劉秘書逐項認真記錄。（2）起草?；氐睫k公室，劉秘書著手撰擬草稿。此文件為布置工作，應(yīng)按工作通知的體例撰寫（標(biāo)題可擬寫為《中國××保險有限公司某分公司關(guān)于開展“夯實基礎(chǔ)、提升品質(zhì)”主題活動的通知》，（以下簡稱《通知》，內(nèi)容略）。初稿完成后，劉秘書在公司統(tǒng)一印制的《發(fā)文稿紙》（按公司辦文流程設(shè)計《發(fā)文稿紙》）“草擬”一欄內(nèi)填寫自己的姓名和完成日期場景二（3）審核。劉秘書將草擬的《通知》和《發(fā)文稿紙》夾在一起，送至辦公室主任，請主任審核。辦公室主任對文稿是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)經(jīng)理意圖，是否從公司實際出發(fā)，措施和要求是否切實可行，是否內(nèi)容簡潔，主題突出、觀點鮮明、結(jié)構(gòu)嚴謹、表述準(zhǔn)確、文字精練、文種正確、格式規(guī)范等方面做了全面審核。辦公室主任指出文稿中個別地方表述不妥以及標(biāo)點錯誤等問題，交代劉秘書修改。另外又關(guān)照劉秘書《發(fā)文稿紙》的經(jīng)過各個流程時均需用黑色水筆填寫。劉秘書修改后交辦公室主任再次過目，主任確認無誤后，在《發(fā)文稿紙》的“審核”一欄簽署姓名和日期，發(fā)還劉秘書。（4）簽發(fā)。劉秘書將《通知》和《發(fā)文稿紙》一起呈送經(jīng)理。經(jīng)理審閱文稿后沒有提出異議，即在《發(fā)文稿紙》的“簽發(fā)欄”寫上“同意”（或相關(guān)意見），簽署姓名，填寫簽發(fā)日期（年、月、日）。經(jīng)理使用黑色水筆簽發(fā)。場景三（5）復(fù)核（復(fù)審）。劉秘書在《通知》正式印發(fā)前對審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復(fù)核。先檢查辦公室主任的審核、經(jīng)理的簽發(fā)手續(xù)是否準(zhǔn)確無誤，是否都填寫了《發(fā)文稿紙》并做簽字。檢查無誤后，再次對審查文件的內(nèi)容、文種、格式是否準(zhǔn)確規(guī)范等進行復(fù)核。復(fù)核（復(fù)審）完畢，劉秘書在《發(fā)文稿紙》的“復(fù)核”一欄簽署姓名和日期。（6）登記。劉秘書根據(jù)公司文件編號順序給《通知》編“發(fā)文字號”（注意發(fā)文字號的結(jié)構(gòu)），將發(fā)文字號填寫于《發(fā)文稿紙》的“編號”欄目中。（7）印制。劉秘書在《發(fā)文稿紙》的“印制份數(shù)”欄中填寫了“30份”，在“印制完成日期”欄目中填寫了第二天的日期，然后將《通知》文稿連同《發(fā)文稿紙》一起拿到文印室，交給文印員小郭，并口頭關(guān)照一番。小郭看了《發(fā)文稿紙》的簽署欄，確認《通知》文稿為定稿后，又將《通知》從文字內(nèi)容到文件格式做了一遍檢查，沒有發(fā)現(xiàn)任何內(nèi)在質(zhì)量問題，然后開始印制文件。印制文件的設(shè)備可以自動裝訂，小郭先印制了一份文件，對文件的排版、頁數(shù)、裝訂等情況做了全面的外在質(zhì)量檢查，沒有發(fā)現(xiàn)問題，然后正式印制全部文件。文件印制結(jié)束，小郭在《發(fā)文稿紙》“印制人”和“印制日期”兩個欄目分別簽字和填寫年