企業(yè)合同管理研究

企業(yè)合同管理研究

楊鈺瑩摘要：合同是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的載體，健全的合同管理對(duì)企業(yè)至關(guān)重要，隨著中國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同管理逐漸受到更多企業(yè)的重視。本文在內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上探討了合同管理體系建立的四個(gè)層次，以過程控制和風(fēng)險(xiǎn)管理為導(dǎo)向梳理了合同管理的流程及其風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，構(gòu)建了企業(yè)合同管理基本框架，并結(jié)合騰訊與老干媽廣告合同糾紛案例詳細(xì)分析，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。關(guān)鍵詞：合同管理;過程控制;風(fēng)險(xiǎn)管理1.合同的概念合同泛指公司與其他法人、組織或自然人之間，為明確雙方權(quán)力和義務(wù)關(guān)系而訂立的具有法律效率的各類合同、協(xié)議及其他設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的法律文件。合同是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的載體，是企業(yè)內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)多樣化的今天，合同管理體系的設(shè)計(jì)越來越引起企業(yè)的重視。2.合同管理基本框架構(gòu)建本文認(rèn)為，合同管理體系的建立可分為“制度”、“體制”、“途徑”以及“人”這四個(gè)層次。其中，制度指國(guó)家和地方的法律法規(guī)以及企業(yè)內(nèi)部關(guān)于合同控制的規(guī)章制度，宏觀層面上，合同管理應(yīng)在遵守相關(guān)法律法規(guī)的前提下進(jìn)行;微觀層面上，合同管理是內(nèi)部控制的重要組成部分，要受到企業(yè)內(nèi)控制度的影響?！巴緩健眲t是指系統(tǒng)運(yùn)作時(shí)信息傳遞，控制手段的實(shí)現(xiàn)方式，如企業(yè)的ERP系統(tǒng);“人”則是系統(tǒng)中制度、管理流程及崗位責(zé)權(quán)的具體執(zhí)行者。如何結(jié)合企業(yè)自身制度建立合同管理體系是合同管理的關(guān)鍵。本文認(rèn)為合同管理體系的建立應(yīng)以過程控制和風(fēng)險(xiǎn)管理為導(dǎo)向。過程控制主要強(qiáng)調(diào)合同管理是貫穿事前、事中、事后的動(dòng)態(tài)管理活動(dòng)，其具體表現(xiàn)是構(gòu)建合同管理流程系統(tǒng);風(fēng)險(xiǎn)管理是指以合同管理風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向規(guī)劃合同管理流程。合同管理流程及其主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，具體如表1所示：根據(jù)以上流程，設(shè)計(jì)具體風(fēng)險(xiǎn)控制措施，由相關(guān)部門共同執(zhí)行。如在合同前期調(diào)查階段，為避免合同主體風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部和法務(wù)部應(yīng)進(jìn)行盡職調(diào)查，了解合同簽訂人身份、合同主體資信狀況、經(jīng)營(yíng)狀況、履約情況等基礎(chǔ)情況。在合同談判階段主要確定合同內(nèi)容、核心條款、關(guān)鍵細(xì)節(jié)，由業(yè)務(wù)部與對(duì)方進(jìn)行業(yè)務(wù)談判，法務(wù)部提供法律咨詢與建議，避免合同法律風(fēng)險(xiǎn);對(duì)于涉及較高專業(yè)技術(shù)的合同，技術(shù)部門也應(yīng)參與談判，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家。合同談判是合同管理的關(guān)鍵流程，應(yīng)由業(yè)務(wù)部、法務(wù)部等多部門共同參與，規(guī)避可能造成企業(yè)利益損失的風(fēng)險(xiǎn)。在合同文本擬定階段，主要規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，合同的起草應(yīng)由業(yè)務(wù)部、法務(wù)部共同完成。合同審核階段主要審核合同的合法性、經(jīng)濟(jì)性、可行性，應(yīng)組織財(cái)會(huì)部、業(yè)務(wù)部、法務(wù)部進(jìn)行審核。合同簽署階段應(yīng)按照規(guī)定權(quán)限與對(duì)方簽訂合同，避免越權(quán)簽訂合同和合同印章濫用風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，為避免合同簽訂方假造公章簽訂合同，可采用面簽、全程錄像等方式簽訂合同，簽署完成后法務(wù)部應(yīng)鑒別對(duì)方合同印章的真實(shí)有效性。后續(xù)合同履行時(shí)，也應(yīng)保持全程關(guān)注，對(duì)合同變更、中止、解除等情況及時(shí)交涉處理，合理解決合同糾紛等。合同結(jié)算階段，財(cái)務(wù)部應(yīng)按合同條款及其履行狀況付款，及時(shí)催收到期賬款。為更好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，企業(yè)還應(yīng)形成風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制的建立主要考慮各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)對(duì)合同管理流程的影響以及企業(yè)管理層、專家對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的重視程度這兩方面的因素。評(píng)估合同管理風(fēng)險(xiǎn)對(duì)合同管理流程的影響，如圖1所示：由圖1可知，有的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)直接影響合同流程;有的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)通過另外的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)間接影響合同流程;有的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)影響多個(gè)流程。直接影響流程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)危害程度大于間接影響流程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn);輻射面廣的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)危害程度大于輻射面窄的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。具體應(yīng)從風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率和危害程度兩個(gè)維度測(cè)評(píng)合同風(fēng)險(xiǎn)，并將其分類。對(duì)于辨識(shí)出的合同管理風(fēng)險(xiǎn)，向企業(yè)管理層和專家發(fā)放調(diào)查問卷，獲取各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的發(fā)生頻率;同時(shí)將風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)對(duì)合同管理流程的影響程度及影響范圍和企業(yè)管理層及專家對(duì)各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的重視程度結(jié)合起來評(píng)估其危害程度。選取企業(yè)發(fā)生頻率最高的5個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和危害程度最高的5個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，根據(jù)調(diào)查問卷對(duì)每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的量化結(jié)果，繪制出以風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率和危害程度為兩軸的散點(diǎn)圖，再根據(jù)組間距離最小原則進(jìn)行樣本聚類，將風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)歸為五類。第一類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率小、危害程度小;第二類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率稍高，危害程度小;第三類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率稍高，危害稍大;第四類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生頻率低，危害程度大;第五類風(fēng)險(xiǎn)頻率高并且危害大。對(duì)于三、四、五類關(guān)鍵性風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)特別重視，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制措施，防范其危害。3.案例背景深圳市騰訊計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有限公司（股票代碼00700，以下簡(jiǎn)稱騰訊）成立于1998年11月，2004年在香港聯(lián)交所上市，是中國(guó)最大的互聯(lián)網(wǎng)綜合服務(wù)提供商之一。2020年6月29日，深圳市南山區(qū)人民法院發(fā)布一則民事裁定書，系騰訊向法院提出財(cái)產(chǎn)保全申請(qǐng)，請(qǐng)求查封、凍結(jié)被告貴陽(yáng)南明老干媽風(fēng)味食品有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱老干媽）名下財(cái)產(chǎn)。騰訊稱與老干媽于2019年3月簽訂了一份《聯(lián)合市場(chǎng)推廣合作協(xié)議》，涉及1624.06萬元廣告費(fèi)，但老干媽方面長(zhǎng)期拖欠廣告款，騰訊催告無果，被迫依法起訴。對(duì)此，老干媽方面稱未與騰訊簽署過任何協(xié)議，已向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。7月1日，貴陽(yáng)市公安局雙龍分局發(fā)布通報(bào)，該通報(bào)表明，犯罪嫌疑人曹某、劉某利、鄭某君偽造老干媽公司印章，冒充老干媽市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)部經(jīng)理與騰訊簽訂合作協(xié)議。7月10日，騰訊向法院申請(qǐng)撤回財(cái)產(chǎn)保全申請(qǐng)及本案訴訟，并向老干媽致歉。4.案例分析該案最終定性為行騙者偽造公章與騰訊簽訂虛假?gòu)V告合同，但究其根本，其問題實(shí)質(zhì)并非在于公章真假，而是騰訊內(nèi)部存在一定的合同管理漏洞，為行騙者提供了可乘之機(jī)，本文從合同管理流程及其風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)對(duì)該案例展開討論。4.1合同前期調(diào)查該流程的主要風(fēng)險(xiǎn)是合同主體風(fēng)險(xiǎn)，即在簽訂合同前對(duì)合同簽訂對(duì)象進(jìn)行主體資格審查不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)建立完善的主體資格審查制度，審查方式包括但不限于：審查對(duì)方相應(yīng)證件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、開戶行信息等，確定其身份真實(shí)性;對(duì)被調(diào)查方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，實(shí)地了解其經(jīng)營(yíng)狀況;與被調(diào)查方的供應(yīng)商、開戶銀行等溝通，了解其商業(yè)信譽(yù)等。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)建立合作商管理體系，對(duì)其商業(yè)合作伙伴按照資信狀況、履約情況等進(jìn)行信用等級(jí)分類。對(duì)于信用良好、信任度高的合作對(duì)象可適當(dāng)放寬主體資格審查力度，對(duì)于信用較差的合作對(duì)象嚴(yán)格執(zhí)行審查流程;對(duì)于新客戶，應(yīng)謹(jǐn)慎考慮將其納入合作商管理名單，對(duì)其執(zhí)行最嚴(yán)格的審查流程。在該案例中，老干媽與騰訊未有過商業(yè)合作，屬于新客戶，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行最嚴(yán)格的審查流程，審查程序至少應(yīng)包括個(gè)人資料審查、企業(yè)信息審查、財(cái)務(wù)狀況審查及實(shí)地調(diào)查。由于案例公開信息有限，無從得知騰訊在合同簽訂前具體進(jìn)行了何種程度的審查，但根據(jù)老干媽的信息披露，行騙三人與老干媽不存在任何關(guān)系，由此反推出騰訊很可能未進(jìn)行實(shí)地調(diào)查等審查流程，在主體資格審查方面有所缺失。此外，老干媽為非上市企業(yè)，其信息披露程度有限，且在此之前罕有廣告營(yíng)銷，同時(shí)也并未設(shè)立專門的廣告宣傳部門，審查中信息不對(duì)稱現(xiàn)象較為明顯，合同主體審查風(fēng)險(xiǎn)較大，對(duì)此騰訊更應(yīng)執(zhí)行嚴(yán)格的審查制度，以應(yīng)對(duì)該風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。4.2合同審核與合同簽署從合同流程風(fēng)險(xiǎn)鏈?zhǔn)疽鈭D可知，未鑒別對(duì)方合同印章真實(shí)性這一風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)同時(shí)影響了合同審核與合同簽署這兩個(gè)流程，影響重大，企業(yè)應(yīng)予以重視。理論上可通過工商局核對(duì)印章，公對(duì)公賬戶隨機(jī)打款等方式鑒別對(duì)方合同印章的真實(shí)性，但這也無法完全規(guī)避虛假印章的風(fēng)險(xiǎn);實(shí)務(wù)中，對(duì)于合同簽訂量大的企業(yè)，鑒別公章真?zhèn)我泊嬖谝欢ɡщy。因此從偽造印章的實(shí)質(zhì)來看，還應(yīng)從嚴(yán)格合同主體資格審查入手，結(jié)合相應(yīng)的公章鑒別措施，才能更全面地控制該風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。該案例中，騰訊與老干媽首次開展業(yè)務(wù)合作，應(yīng)在合同簽訂前進(jìn)行盡職調(diào)查，核實(shí)合同簽訂人員身份、老干媽營(yíng)業(yè)狀況及其官方聯(lián)系方式和溝通渠道等相關(guān)信息;合同簽訂和審核時(shí)應(yīng)鑒別對(duì)方合同印章真實(shí)性，如可向老干媽方面去函求證。同時(shí)，首次和對(duì)方合作應(yīng)對(duì)其采取嚴(yán)格的授信政策，要求相應(yīng)的預(yù)付款，但從案件披露來看，騰訊并未要求對(duì)方支付預(yù)付款，致使其未能及時(shí)識(shí)別出該業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。4.3合同履行騰訊在合同履行流程中也存在一定管理漏洞，其中至少涉及三個(gè)主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：一是未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的情況;二是未能就可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的情況采取有效措施;三是合同糾紛處理不當(dāng)，導(dǎo)致企業(yè)形象受損。在合同履行過程中，騰訊與對(duì)方進(jìn)行了深度合作，如在QQ飛車手游和電競(jìng)比賽中植入老干媽廣告，推出聯(lián)名辣醬限量禮盒等。開展上述廣告活動(dòng)需要對(duì)方提供大量資料進(jìn)行廣告設(shè)計(jì)，同時(shí)涉及雙方多人對(duì)接、多部門配合等問題，在該過程中騰訊未察覺任何可疑之處，存在未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損的可能性。此外，騰訊多次催款，老干媽方面卻表示未曾收到催款信函，表明騰訊一直按照行騙方預(yù)留的聯(lián)系方式與對(duì)方溝通，在催告無果的情況下也并未懷疑對(duì)方。最終騰訊直接起訴老干媽，并非通過正確有效的聯(lián)系方式與老干媽方面溝通，未能就導(dǎo)致企業(yè)利益受損的情況采取有效措施，這亦是對(duì)該合同糾紛的處理不當(dāng)，使其企業(yè)形象受到了負(fù)面影響。5.結(jié)語從建立合同管理流程的“制度”層次來看，騰訊作為成熟的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，應(yīng)當(dāng)具備相對(duì)成熟的合同管理流程，但其中可能仍存在尚未完善的漏洞;從合同管理流程“人”的層次來看，也可能騰訊建立了完善的合同管理流程，但在合同執(zhí)行中有所偏差，相關(guān)人員并未嚴(yán)格執(zhí)行合同管理流程制度，導(dǎo)致關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)未得到控制。由于該案例信息披露有限，無從得知騰訊具體屬于何種情況，但無論是制度不健全還是制度執(zhí)行不嚴(yán)格，均反映出其在合同管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制和過程控制方面有所缺漏。綜上，建立完善的合同管理系統(tǒng)，過程控制和風(fēng)險(xiǎn)管理是必不可少的。其次，任何制度的有效性都是在能被嚴(yán)格執(zhí)行的條件下實(shí)現(xiàn)的，因此對(duì)合同管理流程、制度的嚴(yán)格執(zhí)行也是企業(yè)合同管理系