XX集團公司交運管理制度

XX集團公司交運管理制度1交運安排及理貨

2成品交運

3「成品交運單」窗體流程及管制

4「發(fā)票」窗體流程及管制

5計算機無法打印「成品交運單」之處理

6交運資料異常之處理

7客戶自運

8成品補收差價

9交運單回聯(lián)之控制

10運費計算及匯付處理 11運費計算及匯付處理

1交運安排及理貨成品部門應每日打印「成品交運單」（附表三十四）或次日擬交運之「交運預定表」，據(jù)以連絡承運車行開立「派車單」，調(diào)派車輛入廠裝運。已實施「貨源資料傳送」計算機作業(yè)之成品，成品部門每日應將擬交運之貨源資料，透過計算機自動傳送承運車行，據(jù)以開立「派車單」，調(diào)派車輛入廠裝運。為提高成品出貨時效及正確性，承運車行派車入廠裝運前需先行理貨之成品，成品部門應將「交運預定表」、「成品交運單」交理貨人員理貨。2成品交運可由計算機自動打印「成品交運單」之成品，成品部門應每日激活「自動開單」計算機作業(yè)，由計算機依設(shè)定之開單條件，打印「成品交運單」一式三聯(lián)，憑以發(fā)貨。需輸入「交運指示」資料后再打印「成品交運單」之成品，成品部門應依「交運預定表」輸入相關(guān)交運資料后，由計算機打印「成品交運單」一式三聯(lián)，憑以發(fā)貨。以槽車裝運出廠并以出廠過磅凈重作為交運量之成品，成品部門應依「交運預定表」輸入相關(guān)交運資料及開立「提貨單」，待成品裝妥并至廠門過磅后，于廠門計算機打印「成品交運單」一式三聯(lián)，憑以出廠。成品部門應確保交運憑證正確、完整，經(jīng)承運人于「成品交運單」之「承運人」字段簽章，并經(jīng)廠門警衛(wèi)查核無誤后，簽章放行出廠。成品經(jīng)廠門警衛(wèi)查核若有異常發(fā)生(例如：磅差異常)時，廠門警衛(wèi)應即通知成品部門處理，經(jīng)成品部門分析可放行并由部門主管以書面核簽后，廠門警衛(wèi)始可放行。3「成品交運單」窗體流程及管制計算機打印之「成品交運單」為一式三聯(lián)，以人工開單者為一式四聯(lián)，第一聯(lián)為成品部門自存聯(lián)(白色)，第二聯(lián)為客戶簽收回聯(lián)(紅色)，第三聯(lián)為客戶聯(lián)(黃色)，人工開單之第四聯(lián)為會計聯(lián)(綠色)?！赋善方贿\單」由成品部門開立者，經(jīng)承運人簽章后，第一聯(lián)由成品部門依序存盤備查(客戶自運時第二聯(lián)應同時留存)，第二、三聯(lián)交承運人經(jīng)廠門警衛(wèi)核簽后，憑以出廠，由承運人隨成品送交客戶簽收；第二聯(lián)經(jīng)客戶簽收后，由承運車行攜回送成品部門據(jù)以核銷運費，第三聯(lián)由客戶留存。「成品交運單」由廠門警衛(wèi)開立者，經(jīng)承運人及廠門警衛(wèi)簽章后，第一聯(lián)由廠門警衛(wèi)暫存(客戶自運時第二聯(lián)應同時留存)，并于翌日匯送成品部門，第二、三聯(lián)流程同3(2)規(guī)定?！赋善方贿\單」以人工開單者，需依下述作業(yè)方式管制：A.「成品交運單」統(tǒng)一由會計部門負責印制，成品部門依需要量以「事務用品領(lǐng)用單」辦理領(lǐng)用；「成品交運單」應有預印之流水號，供會計部門管制單據(jù)之使用情形。B.「成品交運單」應經(jīng)成品課長(XX、塑化公司應經(jīng)倉儲主管)核簽后，始得出廠。成品部門應將主管簽名式送廠門警衛(wèi)，警衛(wèi)人員應確實核對主管簽名與留存之簽名式相符后，始予放行。C.「成品交運單」前三聯(lián)流程同計算機打印之成品交運單，第四聯(lián)于成品出廠時，由廠門警衛(wèi)暫存，翌日轉(zhuǎn)會計部門憑以管制成品部門補立帳。D.成品部門應于計算機恢復正常后，補入交運資料并打印計算機聯(lián)之「成品交運單」，第一聯(lián)并人工開立之「成品交運單」第一聯(lián)歸檔備查，第二聯(lián)并客戶簽收回聯(lián)作為運費核銷之依據(jù)，第三聯(lián)送會計部門銷案。E.會計部門接到警衛(wèi)收轉(zhuǎn)之人工「成品交運單」第四聯(lián)后，應管制成品部門于人工單出廠后第三日前完成交運資料補入(遇月底日時，應于月底日補入，不得跨月)，逾期應以書面跟催成品部門處理；會計部門接到成品部門補立帳之計算機交運單，應審核計算機單與人工單資料需正確一致，始可銷案歸檔?！赋善方贿\單」有效出廠期限之規(guī)定：A.「成品交運單」逾列表日十天交運出廠者，應經(jīng)成品課長或倉儲主管核簽后，始得憑以出廠；并管制出廠期限為列表日至次月十日(含)前有效，逾上述規(guī)定期限，不得憑以出廠(已發(fā)函呈準可延后出廠之成品，依函文規(guī)定處理)。B.針對「成品交運單」逾列表日十天延遲交運之案件，成品主管應依實際狀況檢討改善，以確保交運時效。4「發(fā)票」窗體流程及管制成品部門于「成品交運單」開單后，需依規(guī)定自計算機打印「發(fā)票」（附表三十五）一式二聯(lián)(客戶扣抵聯(lián)及收執(zhí)聯(lián))，除指定直接寄送客戶外，其余交由承運人隨成品送客戶收執(zhí)登帳。「發(fā)票」開立后，存根聯(lián)由計算機自動轉(zhuǎn)入光盤供會計部門存查。外銷訂單屬零稅率者，依稅法規(guī)定得免開立「發(fā)票」。5計算機無法打印「成品交運單」之處理遇停電、計算機故障或電傳作業(yè)異常等無法打印「成品交運單」時，成品部門應即洽請營業(yè)部門提供需緊急交運之訂單資料，避免延誤交期。營業(yè)部門接到成品部門無法使用計算機辦理交運作業(yè)之通知時，應將急于交運之訂單資料匯總呈營業(yè)處長核簽后（屬交運管制或超授信者，需先依規(guī)定呈準），傳真成品部門憑以用人工開單辦理交運。成品部門接獲經(jīng)營業(yè)部門主管核簽可交運之訂單資料后，需依3(4)辦理交運。6交運資料異常之處理「成品交運單」及「發(fā)票」資料異常需作廢時，成品部門需于原「成品交運單」上注明原因，呈部門主管核簽后始得輸入計算機?！赋善方贿\單」需以整張為單位作廢，不論是否出廠，由成品部門于「成品交運單」各聯(lián)均加蓋上「作廢章」，第一聯(lián)由成品部門歸檔備查，第二、三聯(lián)送會計部門，由會計部門依「作廢單據(jù)查核清單」內(nèi)容查核銷案后，再將第二聯(lián)寄回成品部門歸檔。當月份開立之「成品交運單」及「發(fā)票」資料異常需作廢時，成品部門需于月底日前處理完成；未于當月份作廢而需于跨月作廢時，成品部門需以書面通知會計部門，并依下列方式處理：A.「發(fā)票」尚未向稅捐稽征機關(guān)申報者，經(jīng)會計部門同意后，成品部門始可輸入計算機，將「成品交運單」及「發(fā)票」依6(2)規(guī)定作廢。B.「發(fā)票」已向稅捐稽征機關(guān)申報者，原「成品交運單」及「發(fā)票」不得作廢，經(jīng)會計部門同意辦理取消或申退營業(yè)稅時，成品部門需依「成品收貨作業(yè)」程序，以空退方式辦理(收貨原因代號以「CV」注明)。C.計算機作業(yè)有規(guī)定「發(fā)票」不得隔月作廢之成品，比照6(3)B之規(guī)定辦理。「成品交運單」及「發(fā)票」需作廢重開時，成品部門應通知有關(guān)部門更正相關(guān)檔案資料后，依成品交運開單作業(yè)程序，重新開立「成品交運單」及「發(fā)票」。相關(guān)作廢程序比照6(2)之規(guī)定辦理，但若無法收回原「成品交運單」二、三聯(lián)時，則改以原「成品交運單」第一聯(lián)復印件并同重開之二、三聯(lián)(須蓋不得出廠章)送會計核銷。7客戶自運

客戶要求自運時，需經(jīng)營業(yè)部門確認及同意后，成品部門始得辦理交運事宜。成品裝妥并經(jīng)承運人于「成品交運單」簽收完整后，依3款規(guī)定辦理。8成品補收差價

成品銷售后需補收差價時，營業(yè)部門應通知成品部門開立「發(fā)票」一式二聯(lián)，并依4規(guī)定辦理。9交運單回聯(lián)之控制成品交運后應收回交運單客戶簽收回聯(lián)，以做為收貨之債權(quán)憑證，因此，回聯(lián)之客戶簽收欄內(nèi)須加蓋客戶收貨章為原則，如無法加蓋收貨章時，則以簽名代替，若有下列情形者，應即由營業(yè)人員或承運車行轉(zhuǎn)請客戶補簽。A.未蓋「收貨章」及簽名者。B.簽收回聯(lián)逾期未回收者需管制跟催收回，如因故無法收回者，成品部門應要求承運車行切結(jié)，以確保債權(quán)。如在運輸中發(fā)生短交或破損時，應要求客戶在簽收回聯(lián)上簽注異常狀況，并即由成品部門查明處理。為督促承運車行在規(guī)定期限內(nèi)將成品送達客戶，成品部門可就簽收回聯(lián)上客戶實際收貨日期與交運單開單日期(或出廠日期)比較，依遲延日數(shù)罰扣運費。10運費計算及匯付處理由計算機依據(jù)各成品交運單承載重量、交貨地點及運費基準建文件資料，自動計算運費?，F(xiàn)行運費支付采「先付后審」方式處理，每旬由計算機就成品部門已辦理提運之交運資料，及經(jīng)會計審核入文件之運費調(diào)整資料，整理出當旬應付運費，并打印「運費明細表」（附表三十六），由計算機將運費自動匯付予承運車行。成品部門應核對「運費明細表」之車行、運費金額是否正確，并應即通知承運車行依「運費明細表」金額開立「發(fā)票」及檢附成品交運單簽收回聯(lián)，送成品部門辦理運費報銷。成品部門收到承運車行檢附之運費核銷資料，應查核簽收回聯(lián)簽收內(nèi)容是否完整及張數(shù)是否正確，如有異常應即反應承運車行處理后，再送會計部門辦理運費核銷作業(yè)。

11以柜代倉為提升外銷交運時效，由營業(yè)及出口相關(guān)部門依呈準之國內(nèi)港口貨柜場或海外保稅倉洽借空柜，將預定出口之成品裝柜出廠運至國內(nèi)港口貨柜場或海外保稅倉，俟與客戶洽妥訂單后，直接辦理報關(guān)交運，以縮短交運時程，其相關(guān)料帳管理依下列方式辦理。庫存管制：A.營業(yè)與成品倉儲部門應隨時注意其庫存情形，可依以柜代倉專用庫存查詢屏幕查詢庫存資料。B.銷售出貨時，須依先進先出原則辦理，并注意個別庫位之存放期限，俾避免倉租費用支出。國內(nèi)港口貨柜場管理：A.移庫時，憑「成品交運單(廠間庫位移轉(zhuǎn))」辦理出廠，移庫運費依10規(guī)定辦理。B.銷售時，依一般外銷報價、銷售確認書(S/C)、訂單輸入、裝運資料輸入、選船、報關(guān)出口方式辦理，并將出貨資料輸入計算機，供計算機自動查核屆預定結(jié)關(guān)日后轉(zhuǎn)立銷售收入與應收帳款帳項。海外保稅倉管理：A.移庫時：a.憑「成品交運單(廠間庫位移轉(zhuǎn))」辦理出廠，移庫運費依10規(guī)定辦理。b.打印「裝運通知單」辦理出口相關(guān)事宜。c.會計部門需辦理零稅率申報與外銷費用暫估，營業(yè)部門辦理相關(guān)出口費用申請與支付。d.因尚未銷