部門會議運(yùn)營模式及運(yùn)營流程宣導(dǎo)

2012年10月10日部門會議運(yùn)營模式及運(yùn)營流程宣導(dǎo)新職場視頻會議室概況部門會議運(yùn)營現(xiàn)狀1、系統(tǒng)上預(yù)定的會議信息不準(zhǔn)確：要求會管系統(tǒng)預(yù)定信息準(zhǔn)確、透明，會議信息若有變更請及時(shí)在系統(tǒng)上修改，以方便大家查詢、預(yù)定。會議室的使用要求嚴(yán)格以會管系統(tǒng)預(yù)定信息為準(zhǔn)，共同遵守會議室使用規(guī)則。

2、會議室內(nèi)公共資源浪費(fèi)嚴(yán)重：會議設(shè)備屬于貴重物品，請大家愛護(hù)公共設(shè)備資源，使用完畢后及時(shí)關(guān)閉相關(guān)設(shè)備。如：投影、電視、視頻主機(jī)。

部門會議運(yùn)營模式1、本地多媒體會議，由部門會議召集人或指定人員負(fù)責(zé)操作。使用時(shí)務(wù)必愛護(hù)會議室公共設(shè)備資源，使用后物歸原位，無損壞。

2、視頻會議簡單操作，如：會前開啟相關(guān)設(shè)備，會中簡單操作，會后整理線纜關(guān)閉相關(guān)設(shè)備等,由部門會議召集人或指定人員負(fù)責(zé)。使用時(shí)務(wù)必愛護(hù)會議室公共設(shè)備資源，使用后物歸原位，無損壞。

3、會議預(yù)定統(tǒng)一以會管預(yù)定平臺為準(zhǔn)，要求預(yù)定信息準(zhǔn)確、透明。

部門會議運(yùn)營流程（本地多媒體會議）本地多媒體會議的定義需要播放電腦文件并顯示在顯示系統(tǒng)上的本地會議。本地多媒體會議的預(yù)定1、“會議召集人”進(jìn)會議管理系統(tǒng)“會議預(yù)約”界面“預(yù)約本地會議”。2、為提高會議室利用率，請盡量選擇非高清會議室預(yù)定本地多媒體會議。本地多媒體會議的簡易操作指引

1、會前由會議召集人或指定人員負(fù)責(zé)開啟顯示系統(tǒng)，開啟主機(jī)電腦。2、會后由會議召集人或指定人員負(fù)責(zé)關(guān)閉主機(jī)電腦，關(guān)閉顯示系統(tǒng)，并確保會議室設(shè)備正常無損壞。3、頭幾次會議會前操作有困難的可隨時(shí)聯(lián)系視頻管理員協(xié)助。部門會議運(yùn)營流程（本地多媒體會議）華平視頻會議的定義兩個(gè)或兩個(gè)以上不同會議室，通過華平軟件系統(tǒng)，將音視頻互相傳送，達(dá)到即時(shí)且互動(dòng)的溝通。華平視頻會議的預(yù)定1、“會議召集人”進(jìn)會議管理系統(tǒng)“會議預(yù)約”界面“預(yù)約視頻會議”，會議類型“華平會議”。2、所有參會機(jī)構(gòu)的會議室請一并預(yù)定。3、為提高會議室利用率，請盡量選擇華平會議室預(yù)定華平會議。部門會議運(yùn)營流程（華平視頻會議）

華平視頻會議的簡易操作指引

1、華平會議預(yù)定成功后，會議召集人在向參會人員發(fā)送參會通知郵件的同時(shí)請將會議通知郵件提前1-2天發(fā)送至視頻管理員處。2、視頻管理員接到會議通知后，將創(chuàng)建華平會議室，并通知到參會機(jī)構(gòu)管理員周知。3、會前30分鐘由會議召集人開啟顯示系統(tǒng)，開啟主機(jī)電腦；并聯(lián)系視頻管理員登陸華平客戶端調(diào)試系統(tǒng)。（頭幾次會議，會前操作有困難的可隨時(shí)聯(lián)系視頻管理員協(xié)助。）4、會中若有任何異常無法解決請致電視頻管理員處協(xié)助。5、會后由會議召集人負(fù)責(zé)退出華平客戶端，關(guān)閉主機(jī)電腦，關(guān)閉顯示系統(tǒng)，并確保會議室設(shè)備正常無損壞。部門會議運(yùn)營流程（華平視頻會議）

高清視頻會議的定義兩個(gè)或兩個(gè)以上不同會議室，通過POLYCOM硬件系統(tǒng)，將音視頻互相傳送，達(dá)到即時(shí)且互動(dòng)的溝通。高清視頻會議的預(yù)定1、“會議召集人”進(jìn)會議管理系統(tǒng)“會議預(yù)約”界面“預(yù)約視頻會議”，會議類型“高清會議”。2、所有參會機(jī)構(gòu)的會議室請一并預(yù)定。3、請多預(yù)定至少30分鐘的會前系統(tǒng)調(diào)試時(shí)間。如：9：30正式開始的會議，請預(yù)定開始時(shí)間為9：00部門會議運(yùn)營流程（高清視頻會議）

高清視頻會議的簡易操作指引1、高清會議預(yù)定成功后，會議召集人在向參會人員發(fā)送參會通知郵件的同時(shí)請將會議通知郵件提前1-2天發(fā)送至視頻管理員處。2、視頻管理員接到會議通知后，將通知參會機(jī)構(gòu)管理員周知。3、會前40分鐘由會議召集人開啟顯示系統(tǒng)，開啟主機(jī)電腦及POLYCOM高清終端，并聯(lián)系視頻管理員進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試。（頭幾次會議,會前操作有困難的可隨時(shí)聯(lián)系視頻管理員協(xié)助。）4、系統(tǒng)會在您預(yù)定的開始時(shí)間準(zhǔn)時(shí)呼叫連接。5、會中簡單操作如：不發(fā)言時(shí)話筒及時(shí)關(guān)閉、播放停放雙流、使用遙控器調(diào)整鏡頭變焦等。會中若有任何異常請致電視頻管理員處協(xié)助。