基于B2B 業(yè)務(wù)商品采購內(nèi)部審計的難點與對策

引言隨著B2B業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，直銷企業(yè)僅供應(yīng)自有產(chǎn)品無法完全滿足客戶需求，外購商品的比重逐步增大。同時，商品采購中的問題頻繁暴露，企業(yè)管理者愈來愈重視商品采購內(nèi)部審計。開展商品采購審計有利于企業(yè)管控采購成本、糾正采購差錯，預(yù)防采購舞弊行為等效果。本文以一般B2B企業(yè)為例，研究商品內(nèi)部審計實施的難點與對策，以幫助企業(yè)有效開展商品采購內(nèi)部審計。一、背景（一）案例簡介D公司直銷業(yè)務(wù)自2011年開始創(chuàng)建，并成立了直銷事業(yè)部。D公司服務(wù)于大型政企單位并為其提供專業(yè)的供應(yīng)解決方案。在政府采購與大型企業(yè)的直采渠道上建立了完備的B2B商城，涵蓋D公司自有的5000個產(chǎn)品與相關(guān)聯(lián)的近50000種優(yōu)質(zhì)商品。隨著D公司直銷業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，銷售規(guī)模的不斷擴大，辦公物資B2B發(fā)展戰(zhàn)略逐漸確定為D公司的主戰(zhàn)略。D公司對B2B商城、SAP系統(tǒng)、WMS倉庫管理系統(tǒng)等多個管理系統(tǒng)聯(lián)合，支撐整個B2B業(yè)務(wù)運行?；贒公司目前B2B業(yè)務(wù)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，外采產(chǎn)品與自有產(chǎn)品的銷售額比例為10：1。商品采購就是為達成客戶需求，保證多品牌多類別的商品供應(yīng)，從而進行采購需求計劃、供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購過程管理等一系列職能活動。B2B業(yè)務(wù)商品采購與一般采購有很大區(qū)別，涉及的品牌多，品類廣，產(chǎn)品延展性大，跨品類產(chǎn)品關(guān)聯(lián)性弱，受客戶需求影響大。除少數(shù)熱門商品外很難在幾家供應(yīng)商進行集中和大規(guī)模采購，周期性備貨困難，需要實時進行采購備貨。（二）商品采購組織體系與相關(guān)內(nèi)部控制1.采購管理部組織結(jié)構(gòu)商品采購的職能主要為制定商品采購計劃、供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購過程管理以及采購監(jiān)督。依據(jù)不同的職責(zé)與權(quán)限，D公司在商品采購管理部下設(shè)計劃管理科、采購管理科、區(qū)域采購管理科與價格監(jiān)管科。在此組織結(jié)構(gòu)中，計劃管理科的職責(zé)就是根據(jù)市場價格波動及客戶需求，進行策略性備貨。采購管理科負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)與管理，以及采購作業(yè)流程進行規(guī)范及管理。區(qū)域采購管理科負責(zé)全國直銷分公司采購部工作的協(xié)助、規(guī)范、監(jiān)管。價格監(jiān)管科負責(zé)采購價格的審查，按品類價格管理規(guī)范周期性進行比價、議價。2.不相容職務(wù)相分離控制整個采購業(yè)務(wù)活動中，對請購與審批、采購合同訂立與審批、采購與驗收、付款審批與付款執(zhí)行、采購與相關(guān)會計記錄實現(xiàn)不相容崗位相分離，形成相互制約的工作機制。目前工作中，對供應(yīng)商詢源、洽談、詢價、與供應(yīng)商確認等關(guān)鍵的崗位未完全實現(xiàn)分離。3.會計系統(tǒng)控制商品采購的全過程：采購需求計劃——采購訂單確認——商品驗收入庫——供應(yīng)商對賬付款，均在OA平臺、SAP以及WMS中完成。已維護的供應(yīng)商采購訂單直接在SAP中生成，新開發(fā)的供應(yīng)商由采購員在OA發(fā)起采購合同審批后生成采購訂單，商品交付后由倉庫賬務(wù)員在WMS進行收貨入庫，確認收貨后專人負責(zé)與供應(yīng)商對賬，最后采購員發(fā)起商品采購付款申請，經(jīng)SAP對賬成功與財務(wù)審批后自動付款并自動生成會計憑證。（三）商品采購管理缺陷1.價格管控不到位采購的價格管控，包括實際采購價是否按照合同價格執(zhí)行，采購?fù)素泝r檢查。將商品實際采購價格與合同價格進行對比，發(fā)現(xiàn)采購價格高于合同價格的情況。其原因為供應(yīng)商價格數(shù)據(jù)維護滯后或采購員在作業(yè)時未按照系統(tǒng)維護供應(yīng)商價格清單進行采購。將商品的退貨價格與原采購單價進行對比，發(fā)現(xiàn)退貨單價低于前期采購單價的情況（不屬于折價退貨情形），即“高采低退”，其原因為采購員未查詢該物料采購價格記錄或人為錄單錯誤造成（見表1）。表1商品采購價格與合同價審查2.風(fēng)險商品難監(jiān)管風(fēng)險商品是指易出假貨，跨供應(yīng)商經(jīng)營范圍商品。風(fēng)險商品采購難監(jiān)管體現(xiàn)在風(fēng)險商品庫存有限、交期緊張而無法滿足客戶需求時，采購員在非指定供應(yīng)商處進行大批量采購，或在指定供應(yīng)商采購跨品類商品。當獲得客戶項目型訂單或者客戶突發(fā)性需求訂單時，現(xiàn)有商品的庫存以及已有供應(yīng)商的可采購量在時效性上無法達到客戶要求。采購員即通過本地市場尋找供應(yīng)商采購現(xiàn)貨，而該供應(yīng)商不在已有供應(yīng)商名錄內(nèi)；或者向A品牌供應(yīng)商采購B品牌商品，此類采購方式，在商品質(zhì)量及售后服務(wù)等方面存在非常大的隱患。3.采購信息共享與安全保障不足采購信息共享是指將有效的采購信息、供應(yīng)商信息傳遞到每一個采購組。如共享供應(yīng)商所供物料的可供貨量，多家供應(yīng)商的最低價以及預(yù)估送貨時效等關(guān)鍵信息，既節(jié)約采購工作量又節(jié)約采購成本。若某一地區(qū)客戶需求涉及多個品類很多個物料，相應(yīng)的采購組根據(jù)客戶需求制定采購計劃確定不同供應(yīng)商并完成一系列的交付。當其他地區(qū)客戶也有相同或類似需求時，通過信息的共享，可以減少采購計劃制定、選擇供應(yīng)商、確定采購價格等一系列重復(fù)的工作。信息共享面臨的問題在于信息安全。供應(yīng)商物料供應(yīng)量、價格等敏感信息在傳遞過程中易出現(xiàn)泄露，并且難以監(jiān)控和追溯責(zé)任人。二、商品采購內(nèi)部審計問題與難點（一）采購詢價、比價流于形式就內(nèi)部審計而言，采購數(shù)據(jù)量非常大，且詢價商品的選擇上沒有直接、具體的標準，很大程度上依賴審計人員的經(jīng)驗以及職業(yè)判斷。在不了解商品屬性、特征、規(guī)格參數(shù)的基礎(chǔ)上，僅憑采購價格作為選擇依據(jù)則很可能無法選出異常的商品進場詢價。詢價與比價的供應(yīng)商通常建立在已有供應(yīng)商的基礎(chǔ)上，審計人員自己尋找供應(yīng)商進行詢價、比價的能力較弱，且很難表現(xiàn)出真實的采購意圖，通常很難獲得真實且有效的供應(yīng)商報價。因此，詢價的結(jié)果易流于形式。（二）供應(yīng)商采購配額難判斷當一個采購組在多個供應(yīng)商處采購?fù)簧唐窌r，選取一特定的期間，對采購的配比進行審查。審計發(fā)現(xiàn)存在采購配比不合理情況，即采購單價高的供應(yīng)商采購的份額大，而單價低的供應(yīng)商采購份額小。在同等情況下，采購的資源應(yīng)當傾向于單價低的供應(yīng)商。采購配比審計的缺陷在于，審計員無法評估供應(yīng)商的可供貨量，未全面考慮除采購價格以外的因素（如產(chǎn)品交期、服務(wù)水平）。采購配比的結(jié)果能夠幫助審計員識別異常的采購數(shù)據(jù)，但無法做出實質(zhì)性判斷（見表2）。表2采購配比審查（三）采購人員舞弊難以發(fā)現(xiàn)常見采購人員舞弊行為有利用其職務(wù)在供應(yīng)商準入、供應(yīng)商選擇、確認商品采購價格等環(huán)節(jié)為個人謀取經(jīng)濟利益；泄露公司信息（如采購價格，供應(yīng)商信息）給競爭對手等方式牟取經(jīng)濟利益。因舞弊常需要與第三方串通，舞弊方式方法隱蔽，存在大額現(xiàn)金往來等特征，內(nèi)部審計人員難以發(fā)現(xiàn)舞弊行為。如采購員收取供應(yīng)商回扣、現(xiàn)金紅包等，將不符合標準的供應(yīng)商準入，采購假冒偽劣商品。這種個人利益凌駕于公司利益之上的特別風(fēng)險，若不強化監(jiān)管，會對企業(yè)造成巨大的負面影響。（四）內(nèi)部審計人員素質(zhì)不高，未能深入采購業(yè)務(wù)審計從D公司目前內(nèi)部審計人員的結(jié)構(gòu)來看，除部門負責(zé)人及業(yè)務(wù)骨干外，內(nèi)審人員呈現(xiàn)年輕化特點，多數(shù)處于學(xué)生過渡于職業(yè)人的階段，審計敏銳度不高。面對實際采購業(yè)務(wù)活動，在供應(yīng)商現(xiàn)場詢價、關(guān)鍵崗位人員溝通等方面劣勢明顯。內(nèi)部審計人員應(yīng)當深入了解采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的缺陷及薄弱環(huán)節(jié)。尤其是供應(yīng)商準入、采購商品供應(yīng)商選擇這些采購業(yè)務(wù)活動的前端。因內(nèi)部審計人員社會經(jīng)驗欠缺，職業(yè)判斷不足，以及采購業(yè)務(wù)活動的靈活性與復(fù)雜性等因素，導(dǎo)致內(nèi)部審計人員未能深入采購業(yè)務(wù)審計。三、解決思路與對策（一）采購價格信息化采購價格的信息化，可以為價格審計提供信息支持。面對大量的、多樣的、類似的采購數(shù)據(jù)，審計人員需要進行數(shù)據(jù)處理和分析。通過信息化，將商品實際采購價與該供應(yīng)商的合同價自動進行對比，也可以將同一期間內(nèi)商品在不同的采購組、不同供應(yīng)商間進行采購單價對比，自動輸出價格異常采購數(shù)據(jù)。建立價格信息系統(tǒng)，提供多平臺、多供應(yīng)商的商品價格信息，并且對價格信息定期更新，保證價格的時效性。方便審計人員獲取各種商品的價格動態(tài)，從而有選擇地對采購價格異常的商品進行檢查。既提高了審計的科學(xué)性與效率，也為日常采購詢價、比價提供了數(shù)據(jù)支撐。（二）對供應(yīng)商準入、持續(xù)評估審計供應(yīng)商準入與持續(xù)評估審計可以從供應(yīng)商關(guān)系、供應(yīng)商資質(zhì)、供應(yīng)商考核評價等方面切入。1.供應(yīng)商關(guān)系審查供應(yīng)商準入環(huán)節(jié)，查詢供應(yīng)商法人或股東信息，與公司名冊中的人員信息進行比對，初步判斷是否有公司在職人員的親屬為供應(yīng)商的情況，也可以通過簡易調(diào)查方式核實供應(yīng)商與洽談、審核、核準人員的關(guān)系情況。2.供應(yīng)商資質(zhì)審查供應(yīng)商資質(zhì)是指供應(yīng)商代理資格，以及產(chǎn)品授權(quán)。不具備代理資格、廠商授權(quán)的供應(yīng)商，無法判斷其進貨渠道及產(chǎn)品質(zhì)量。內(nèi)部審計人員可以直接預(yù)約上門檢查供應(yīng)商授權(quán)，檢查供應(yīng)商授權(quán)的文件。必要時，可以要求供應(yīng)商提供進貨發(fā)票，現(xiàn)場查看供應(yīng)商倉庫等形式評估供應(yīng)商的資質(zhì)。3.供應(yīng)商持續(xù)評估審查供應(yīng)商考核從質(zhì)量、交期、服務(wù)、價格四個維度設(shè)置不同指標和權(quán)重對其進行評價。針對考核評估的內(nèi)容審查采購員是否按照已設(shè)定的指標以及得分標準進行打分評價，是否存在人為幫助供應(yīng)商得分行為，關(guān)注得分較低的供應(yīng)商仍合作的原因。4.取消合作供應(yīng)商再合作審查取消合作的供應(yīng)商，因不符合公司供應(yīng)商要求，或違背商業(yè)合作原則而停止合作。當發(fā)現(xiàn)有采購組對已取消合作的供應(yīng)商繼續(xù)進行下單采購時，審計人員應(yīng)重點關(guān)注取消合作的供應(yīng)商再次準入、合作的情況。重點關(guān)注洽談、審核、核準人員是否違反制度流程操作現(xiàn)象，并通過調(diào)查核實供應(yīng)商與洽談、審核、核準人員的關(guān)系情況。（三）舉報投訴制度與舉報人保護制度建立舉報投訴制度，并將投訴的方式及途徑傳達至全體員工、供應(yīng)商、客戶。明確舉報投訴處理程序，包括舉報受理處理、舉報立項調(diào)查、舉報人保護和溝通、舉報獎勵和處罰以及舉報事項結(jié)案。了解舉報人員的心理，內(nèi)部員工舉報可能體現(xiàn)對管理者的厭惡，或?qū)ξ璞仔袨榈牡种?；外部供?yīng)商舉報可能因自身被取消合作，或者公司在同類其他供應(yīng)商進行更高規(guī)模采購。了解舉報人員心理，引導(dǎo)其幫助內(nèi)部審計獲得重要的審計證據(jù)。（四）加強人才培養(yǎng)，提高內(nèi)部審計人員素質(zhì)提升內(nèi)部審計人員素質(zhì)是強化工作質(zhì)量、提升工作效率、發(fā)現(xiàn)采購缺陷的關(guān)鍵。企業(yè)可通過增設(shè)員工培訓(xùn)、制定員工激勵機制、人才梯隊建設(shè)等方式提升內(nèi)部審計隊伍的素質(zhì)?？梢栽谀瓿踔贫ㄈ昱嘤?xùn)計劃，也可以不定期進行典型審計案例分享與探討；制定與審計成效掛鉤的績效考核制度，如審計人員的獎金與發(fā)現(xiàn)采購違規(guī)損失金額掛鉤，可以激勵內(nèi)部審計人員充分發(fā)揮主觀能動性；完善人才梯隊建設(shè)，根據(jù)審計人員的專業(yè)能力或管理能力設(shè)置不同的成長通道。四、審計建議與問題整改（一）規(guī)范采購操作流程，健全規(guī)章制度建立規(guī)范的采購操作流程和一系列的規(guī)章制度，保證采購過程統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、高效運轉(zhuǎn)。如直銷分公司采購部日常采購工作依照《分公司直銷采購作業(yè)規(guī)定》執(zhí)行，只有建立相關(guān)規(guī)章制度，才能使內(nèi)部審計有據(jù)可依。（二）審計案例宣導(dǎo)與廉潔文化建設(shè)工作中，對發(fā)現(xiàn)采購人員收受回扣、職務(wù)侵占等違規(guī)行為，以書面或者視頻會議的形式，向全體采購人員進行宣導(dǎo)，起到警示作用。重視廉潔文化建設(shè)，營造誠信守法、廉潔自律、陽光向上的團隊文化。結(jié)語隨著B2B業(yè)務(wù)的增長，產(chǎn)品品類的不斷增加，商品采購需求將不斷擴展，如何通過內(nèi)部控制與內(nèi)部審計以達到差錯糾弊、風(fēng)險預(yù)警目