辦公室實(shí)務(wù)（第2版）課件 項(xiàng)目三 辦公室時(shí)間管理

項(xiàng)目三辦公室時(shí)間管理能制定各類時(shí)間表能合理分配精力，能積極、建設(shè)性地進(jìn)行時(shí)間管理，有效利用時(shí)間，提高工作效率能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握有效管理時(shí)間的方法知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)體會(huì)老一輩科學(xué)家勇于創(chuàng)新、不斷進(jìn)取、無私的精神

任務(wù)一時(shí)間管理任務(wù)描述

劉一大學(xué)畢業(yè)后應(yīng)聘到一家小型私企，她一向勤奮也肯吃苦，工作上非常努力。但她每天都手忙腳亂，到很晚才能休息，一堆一堆的事情似乎永遠(yuǎn)也做不完。這令她

感到前所未有的疲憊。周末加班后，她在MSN上向自己的一個(gè)在外企同樣做秘書的同學(xué)趙玉訴說自己這一段時(shí)期的狀態(tài)。趙玉說:“其實(shí)主要是時(shí)間沒利用好。這樣吧，你把你下一周要做的事都列出來，我們一塊兒安排一下。”劉一決心要把自己的整個(gè)狀態(tài)扭轉(zhuǎn)過來。回到家中，便把堆積著的事情全部列出，并做了一個(gè)安排發(fā)給了趙玉。下一周的5天中她要做的事情如下。

(1)有兩張訂貨單上還有細(xì)節(jié)問題，須要溝通后廠子才能繼續(xù)生產(chǎn)。(2)下周該發(fā)員工的工資了，95個(gè)工人的工資單還沒核對(duì)，大概需要4個(gè)小時(shí)。(3)眼鏡框不小心壓歪，還勉強(qiáng)能戴，但看東西很別扭。(4)一直沒回家，有一個(gè)多月沒和父母聯(lián)系了。(5)明天上午9點(diǎn)到11點(diǎn)是公司例會(huì)。(6)周三晚上戀人出差回來，定好晚上在住所為其接風(fēng)，但吃的用的東西都還沒有準(zhǔn)備。(7)每月一期的公司簡報(bào)還差一點(diǎn)兒，要在周五之前完成，大概需要2個(gè)小時(shí)。(8)朋友推薦了一份兼職，需要在周三或周四晚上七點(diǎn)之前去面試，估計(jì)要花1個(gè)小時(shí)。任務(wù)描述

(9)上司負(fù)責(zé)的一個(gè)工地項(xiàng)目要在明天下午6點(diǎn)鐘開一個(gè)臨時(shí)會(huì)議，需要參加。(10)一位很久沒聯(lián)系的朋友正好得了兩張音樂會(huì)的票，周二或周三晚上的，邀

請(qǐng)自己一起去聽，7點(diǎn)開始，全場需要一個(gè)半小時(shí)。(11)下周六要參加會(huì)計(jì)考試，至少需要用13個(gè)小時(shí)突擊一下，只能利用業(yè)余時(shí)間。(12)上司留下一張便條，要自己盡快與他見面。(13)明晚有個(gè)公司聚餐。(14)有個(gè)廣州客戶周一下午4點(diǎn)鐘到，須要去機(jī)場迎接，并為其安排食宿。(15)明晚有個(gè)自己特別想看的電視節(jié)目，8點(diǎn)到9點(diǎn)半。(16)上司周五出差，須要為其買好飛機(jī)票。(17)住所的一個(gè)房間里的頂燈壞了。(18)身上的錢不多了，須要取錢。(19)上司出差須要隨身攜帶一份發(fā)言稿，完成這份發(fā)言稿大概需要2個(gè)小時(shí)。(20)會(huì)計(jì)周三前要到銀行辦理一筆支付款項(xiàng)。因工作需要，要求本人陪同前去，最近的銀行來去也要1小時(shí)。注:每天上班時(shí)間為8—12點(diǎn),13—18點(diǎn)(含往來交通時(shí)間，中午有1小時(shí)休息）。時(shí)間管理概述秘書時(shí)間管理方法一二理論知識(shí)一、

時(shí)間管理概述1.時(shí)間管理的概念在同樣時(shí)間耗費(fèi)的情況下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制。1）決定時(shí)間的耗費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，選定目標(biāo)，制定規(guī)劃。2）用分割與集中的方法來增加自由時(shí)間，使時(shí)間耗費(fèi)日趨合理。3）診斷自己時(shí)間的耗費(fèi)情況，找出非工作性時(shí)間和浪費(fèi)的時(shí)間，并盡量消除之。4）應(yīng)用現(xiàn)代系統(tǒng)論、控制論的方法定量使用時(shí)間，以提高工作時(shí)間的有效性。5）對(duì)工作時(shí)間的不合理安排進(jìn)行控制。二、

秘書時(shí)間管理方法2.時(shí)間管理與管理者的成敗

成功者的特點(diǎn)精于安排時(shí)間，時(shí)間浪費(fèi)少到

善于限定自身的工作范圍二、

秘書時(shí)間管理方法3.時(shí)間的分類時(shí)間的分類

可控性

不可控性二、

秘書時(shí)間管理方法4.時(shí)間管理的一般原則1）用精力最佳時(shí)間干最重要的工作2）消費(fèi)時(shí)間要計(jì)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化3）保持時(shí)間上的彈性4）反省浪費(fèi)的時(shí)間5）保持時(shí)間利用的相對(duì)連續(xù)性6）一般工作“案例化”，固定工作“標(biāo)準(zhǔn)化”7）嚴(yán)禁事必親躬8）堅(jiān)持從現(xiàn)在做起的信念9）保留自我時(shí)間管理的最低批量時(shí)間二、

秘書時(shí)間管理方法1.ABC時(shí)間管理分類法做法：先依據(jù)系統(tǒng)原理，把自己的工作組成一個(gè)有機(jī)的整體，然后分析每項(xiàng)工作在系統(tǒng)中的作用。

ABC時(shí)間管理分類特點(diǎn)分類比例特征管理要點(diǎn)時(shí)

間

分

配A類占總工作數(shù)量的20%～30%；每天1～3件（1）最重要：具有本質(zhì)上的重要性（2）最迫切：具有時(shí)間上的迫切性（3）有后果重點(diǎn)管理：（1）必須做好。（2）現(xiàn)在必須做好。（3）親自去做好占總工作時(shí)間的60%～80%B類占總工作數(shù)量的30%～40%；每天5件以內(nèi)（1）重要（2）一般迫切（3）無大的后果一般管理：最好自己去做，也可授權(quán)別人去辦理。占總工作時(shí)間的20%～40%C類占總工作數(shù)量的40%～50%；每天8件以內(nèi)（1）無關(guān)緊要（2）不迫切（3）影響小或無后果不管理：可以忘掉不占用工作時(shí)間二、

秘書時(shí)間管理方法2.時(shí)間表編制法1）根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期2）收集并列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)3）發(fā)現(xiàn)活動(dòng)有矛盾，主動(dòng)與負(fù)責(zé)人協(xié)商，調(diào)整4）按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰5）繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列項(xiàng)目6）用簡明文字將信息填入表格，包括內(nèi)容、地點(diǎn)二、

秘書時(shí)間管理方法2.時(shí)間表分類時(shí)間表分類

年度時(shí)間表

季度時(shí)間表

月時(shí)間表

周時(shí)間表二、

秘書時(shí)間管理方法3.編制時(shí)間表注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)

一目了然

留有余地

跟蹤標(biāo)注處理結(jié)果

對(duì)實(shí)施者進(jìn)行指導(dǎo)任務(wù)實(shí)施

時(shí)間星期一星期二星期三星期四星期五8：009：0010：0011：00……任務(wù)實(shí)施

能為上司和自己一天的活動(dòng)作出合理安排，能合理編制工作日志，提高工作效率能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握工作日志的填寫方法和填寫內(nèi)容，以及工作日志的變化與調(diào)整了解秘書工作的內(nèi)容知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)明確秘書要善于接受別人的批評(píng)，并在今后的工作中加以改進(jìn)

任務(wù)二編制工作日志任務(wù)描述

某公司CEO2009年3月12日有以下工作：同規(guī)劃總監(jiān)、技術(shù)部討論網(wǎng)站的特色設(shè)計(jì)問題；接受新聞?dòng)浾卟稍L；與國外風(fēng)險(xiǎn)投資基金談判（具體時(shí)間由我方訂）；與XP公司總經(jīng)理洽談（具體時(shí)間由我方訂）；召開公司高層會(huì)議，分析競爭對(duì)手情況并制定網(wǎng)站的下一步規(guī)劃；批復(fù)文件。該CEO每天一上班首先習(xí)慣上網(wǎng)瀏覽國內(nèi)外新聞，午餐在12:30進(jìn)行，然后午休半小時(shí)，13:30開始工作，一般在18:00下班。張紅是該公司CEO秘書，剛參加工作不久，她為上司編制好工作日志后送交給CEO。其編制的工作日志內(nèi)容如下：CEO工作日志

2009年3月12日星期四公司CEO看過之后，皺著眉頭說：“這就是你編制的工作日志？”張紅很不安，意識(shí)到自己的工作可能出了差錯(cuò)。請(qǐng)幫助張紅為上司編制一份工作日志。時(shí)

間工

作

內(nèi)

容8:00～9:30與國外風(fēng)險(xiǎn)投資基金談判9:30～10:50與XP公司總經(jīng)理洽談項(xiàng)目合作事宜11:50～12:20接受新聞?dòng)浾卟稍L12:30～13:00午餐13:00～14:10召開公司高層會(huì)議，分析競爭對(duì)手情況并制定網(wǎng)站的下一步規(guī)劃14:10～15:10批復(fù)文件15:10～16:00在網(wǎng)上簡單瀏覽國內(nèi)外重大新聞16:00～17:30同規(guī)劃總監(jiān)、技術(shù)部討論網(wǎng)站的特色設(shè)計(jì)問題18:00～下班工作日志的填寫方法工作日志填寫內(nèi)容

工作日志變化與調(diào)整一二三理論知識(shí)四

工作日志編制總體要求日志管理注意事項(xiàng)五一、

工作日志填寫方法1.手工填寫的工作日志填寫方法了解上司工作和活動(dòng)的信息，填入兩本日志中提前在自己日志上標(biāo)出當(dāng)日應(yīng)完成的工作填寫的信息要清楚、整潔填寫的信息要完整一、

工作日志填寫方法1.手工填寫的工作日志填寫方法上司日志變時(shí)應(yīng)更改自己的日志填寫的信息要準(zhǔn)確清楚標(biāo)出為上司有關(guān)活動(dòng)應(yīng)做的各項(xiàng)準(zhǔn)備協(xié)助或提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃一、工作日志填寫方法2.電子工作日志填寫內(nèi)容與手工填寫的工作日志內(nèi)容相同二、

工作日志填寫內(nèi)容1.上司工作日志填寫內(nèi)容填寫內(nèi)容

單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)

在單位內(nèi)部接待的來訪者

在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等

上司個(gè)人的安排

上司私人的信息二、

工作日志填寫內(nèi)容2.秘書工作日志填寫內(nèi)容填寫內(nèi)容上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜

上司交辦的工作

自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)等三、

處理工作日志變化與調(diào)整變化與調(diào)整注意事項(xiàng)

活動(dòng)之間留有10分鐘左右的間隔

調(diào)整項(xiàng)目遵循輕重緩急的原則

變更后做好善后工作

再次檢查工作日志是否更新四、

工作日志編制的總體要求總體要求

統(tǒng)籌兼顧

規(guī)范合理

效率原則

分清輕重

酌留余地

征得同意五、

日志管理注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)

了解上司工作作風(fēng)和生活習(xí)慣及時(shí)更新日志妥善保管上司日志保持日志整潔養(yǎng)成早晚核對(duì)信息的習(xí)慣合理安排時(shí)間任務(wù)實(shí)施

熟練把握約會(huì)安排的技巧和注意事項(xiàng)能夠把約會(huì)工作安排妥當(dāng)，完成領(lǐng)導(dǎo)的基本意圖和工作目標(biāo)能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠了解和掌握約會(huì)安排的原則、方法知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)正確掌控自己的情緒，能換位思考，采取正確方式處理問題

任務(wù)三約會(huì)安排任務(wù)描述

小文剛畢業(yè)就在某家公司擔(dān)任秘書。她工作勤奮，上進(jìn)心強(qiáng)，可因?yàn)楣ぷ鹘?jīng)驗(yàn)少，在處理某些問題時(shí)，難免顯得不夠老練。星期一上午，上司告訴秘書小文，他想約請(qǐng)A公司的研發(fā)部主管B商談關(guān)于聯(lián)合開發(fā)研制某種新產(chǎn)品的問題，讓秘書小文代他去約請(qǐng)對(duì)方。小文接到任務(wù)后，迅速去處理。約會(huì)的事情很順利，時(shí)間定在本周五上午?？傻诙欤瑢?duì)方的秘書突然打來了一個(gè)電話：“主管B最近要出差，不知會(huì)談的時(shí)間能不能提前一點(diǎn)？定在明天上午可以嗎？”聽了這話后，小文心想：我可不能做主。擱下話筒就往經(jīng)理辦公室跑，可經(jīng)理的回話是：“不行，因?yàn)槊魈焐衔缬袀€(gè)重要會(huì)議要參加。問問他們，明天下午方便嗎？”接到經(jīng)理指示后，小文給對(duì)方秘書去電話答復(fù)說：“對(duì)不起，明天上午不行。下午方便嗎？”可對(duì)方秘書立即答復(fù)：“不行。因?yàn)榻?jīng)理已與別人約好了?！庇谑菍?duì)方建議后天上午。不用說，小文不得不又往經(jīng)理辦公室跑一趟。就這樣經(jīng)過幾回折騰，最后終于將時(shí)間安排在后天的下午。秘書小文為什么需要接二連三地向經(jīng)理請(qǐng)示才能確認(rèn)下來，而對(duì)方的秘書卻連問經(jīng)理也不問？請(qǐng)幫助秘書小文做好約會(huì)安排。約會(huì)安排的原則約會(huì)安排的方法約會(huì)變更一二三理論知識(shí)一、

約會(huì)安排的原則

安排的原則

配合上司的時(shí)間表

要區(qū)分輕、重、緩、急

留有彈性，不太緊或太松

協(xié)助上司搜集有關(guān)信息

約會(huì)的內(nèi)容要適當(dāng)保密

注意提醒上司準(zhǔn)時(shí)赴約

要做到內(nèi)外兼顧二、

約會(huì)安排的方法1.約會(huì)時(shí)間安排的技巧安排的技巧

不在上司出差回來當(dāng)天安排約會(huì)盡量不在星期一上午或星期五的下午，以及節(jié)假日前后的日子里安排約會(huì)不在周末假日或?qū)Ψ叫菹⑷瞻才偶s會(huì)

不在臨近下班時(shí)安排約會(huì)

如約見安排在上午，時(shí)間應(yīng)在早上上班后半小時(shí)左右二、

約會(huì)安排的方法2.細(xì)節(jié)問題考慮全1）及早備妥約會(huì)所需資料，并請(qǐng)上司過目2）安排約會(huì)時(shí)，要向?qū)Ψ秸f明約會(huì)的事宜得到上司的同意3）為上司安排外面的約會(huì)，在他離開辦公室前，應(yīng)打電話再次確認(rèn)4）了解每一位與自己上司有約會(huì)的人的信息5）通過電話聯(lián)系的約會(huì)，在打電話當(dāng)天，應(yīng)寫一封信證實(shí)電話聯(lián)系內(nèi)容，并留副本，永久性存檔，事情辦理情況應(yīng)以便條形式寫給上司留存?zhèn)洳?）特別重要約會(huì)，在約會(huì)前，與對(duì)方聯(lián)絡(luò)。隨時(shí)提醒上司準(zhǔn)時(shí)赴約7）下班前將第二天的約會(huì)事項(xiàng)填進(jìn)小卡片，一張送交上司，一張交給司機(jī)，一張自己保存，以供提醒二、

約會(huì)安排的方法3.約會(huì)日程表的妙用約會(huì)日程表編制方法1）上司告訴你，他安排了約會(huì)2）如果是你通過電話或者親自安排約會(huì)，須得到上司確認(rèn)3）與另一方約會(huì)的具體時(shí)間，如時(shí)間已定，須通知詢問的人4）當(dāng)上司與某客戶討論時(shí)，如讓你安排下一次與對(duì)方約會(huì)的時(shí)間，安排后確保對(duì)方收到書面或口頭的通知5）與上司通過信件暫定的約會(huì)，須用鉛筆