印章管理制度

印章管理制度一、目的為了保證印章使用的合法性、嚴肅性和可靠性，有效地維護企業(yè)利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本制度。二、職責劃分1、印章必須由專人管理，并嚴格執(zhí)行印章管理制度。2、印章使用時須謹慎，每次用印均要履行審批手續(xù)，并進行登記。3、印章使用完畢后要放入保險柜鎖好，確保印章的安全，防止印章被盜或丟失。4、印章管理人員要對印章使用后果負責。三、工作流程（一）印章分類1、公司印章：公司公章、公司合同專用章、公司財務專用章；2、法定代表人名章；3、公司發(fā)票專用章、銷售合同專用章、稅務代碼章等專項用途章。（二）印章的刻制：1、公司印章刻制均須報公司最高職能部門最終批準，由機要室人員憑有效證件到公安機關指定單位辦理刻制手續(xù)；2、公司印章的規(guī)格、材質(zhì)、格式等應符合國家有關規(guī)定；3、公司印章刻制完畢應由機要人員親自上門領取，不得經(jīng)過他人之手；4、行政類印章由部門提出申請，相關領導批準，機要室刻制，部門專人保管使用。如：圖書保管章、停車證及飯卡用章等。（三）印章的監(jiān)管集團及各分公司機要室全面負責公司的銷售合同專用章等其他印章管理工作，負責印章的刻制、回收并監(jiān)督印章的保管和使用。（四）印章的保管1、公司各類印章均由機要室保管，其中包括：公司公章、合同專用章、財務專用章、銀行預留印鑒人名章、發(fā)票專用章、銷售合同專用章、稅務代碼章等專項用途章、法定代表人名章。2、印章保管必須安全可靠，公司印章要放在保險柜內(nèi)。印章使用時，要隨用隨拿，用后歸位，嚴禁隨意放置。3、機要室對公司印章的刻制、移交、變更、回收、作廢等進行控制。4、印章保管人必須妥善保管印章，不得隨意轉(zhuǎn)交他人；因?qū)绮罨螂x職等原因確需轉(zhuǎn)交他人保管的，應辦理印章移交手續(xù)。（五）印章的使用1、印章的使用范圍（1）公司公章的使用范圍：以企業(yè)名義對內(nèi)的發(fā)文、通知、生產(chǎn)工程計劃等日常事務文書；對上級的請示、報告、各種統(tǒng)計報表（月報、季報、年報）等事務文書；對外的證明、函、介紹信以及經(jīng)營方面需要的證件等。（2）合同專用章：以公司名義簽署合同、協(xié)議時使用。（3）財務專用章：由財務管理部簽署支票及辦理銀行有關業(yè)務時使用。（4）發(fā)票專用章、銷售合同專用章由相關部門對外開具發(fā)票或簽訂銷售合同時使用。（5）法定代表人名章：由財務管理部出具銀行票據(jù)時或?qū)ν夂炇鸷贤f(xié)議時使用，通常與公司相關印章同時使用。2、各類印章按集團的有效權(quán)責審批流程規(guī)定使用。印章保管人應按以下程序謹慎使用印章:（1）公司公章、合同專用章、財務專用章、發(fā)票專用章、法定代表人名章及其他所有印章：審閱、了解用印內(nèi)容；查看用印審批表；0A上傳附件需與用印件相符。（2）使用印章時，保管人應對蓋印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關，發(fā)現(xiàn)問題及時請示領導，妥善解決。（3）嚴禁在空白的信箋、介紹信及任何空白紙張上用印。（4）蓋章時要認真且用力均勻，蓋出的印章應端正、清晰、美觀、便于識別，防止蓋歪或顛倒。（5）帶有存根的介紹信、證明信或公函等要蓋兩處印章，一處蓋在落款處，一處蓋在連接線上。（6）在合同、協(xié)議書上蓋章時，要在落款處、騎縫處和修改處蓋章。（7）凡是在公司落款處加蓋印章的，要端正蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下不壓成文日期。沒有公司落款的，要壓成文日期。（8）除保管人外，其他人員不得將印章帶離公司。保管人因工作需要必須將印章帶出公司的，應妥善攜帶，防止遺失或被盜。（六）印章的傳遞1、本條款適用于印章異地互換使用。2、印章傳遞必須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接收人、監(jiān)交人、移交時間等信息。3、嚴禁在手續(xù)不全的情況下，把印章傳遞出去。4、要跟蹤印章的使用情況，不得轉(zhuǎn)借他人。5、建立印章傳遞的登記記錄，及時催促歸還印章。6、如發(fā)現(xiàn)傳遞過程中印章有異?；騺G失，保護現(xiàn)場立即報告上級。必要時報警。7、外借印章，需經(jīng)公司最高職能部門批準，機要室備案，必要時委派機要人員持印章隨行。8、公司的主管領導對印章的傳遞有絕對的決定權(quán)。（七）印章的停止使用：1、公司名稱改變；2、有關部門通知改變印章圖樣；3、印章?lián)p壞；4、印章遺失或被竊，聲明作廢。（八）印章的封存或銷毀印章停用后，保管人應將印章封存或銷毀。印章銷毀須經(jīng)相關領導批準后由兩名以上的人員進行銷毀。（九）印章遺失或被竊后的處理規(guī)定印章遺失或被竊后，必須立即向主管領導及相關領導報告，由行政部負責印章的掛失公告，機要室負責印章的重新刻制、保管。四、考核標準1、未按本制度要求使用、保管印章，造成丟失或者盜用印章的，公司視情節(jié)輕重對責任者處以罰款直至追究法律責任。2、除機要人員的其他員工不得私自辦理印章刻制，對偽造印章或使用偽造印章者，要依照國家有關法規(guī)查處。如發(fā)現(xiàn)偽造印章或使用偽造印章者，應及時向公安機關舉報，企業(yè)同時與其解除勞動合同并不負責補償解除勞動合同的經(jīng)濟補償。3、員工個人文件申請用印的，要按審批用途使用，如作他用并給企業(yè)造成損失的，按經(jīng)濟損失進行賠償，直至承擔相應法律責任。4、員工利用岀差之便傳遞機要人員包裝密封的物品時，