安全技術(shù)檔案管理制度

第頁(yè)共頁(yè)安全技術(shù)檔案管理制度目錄一、總則二、檔案管理1.檔案的定義與分類2.檔案的保管與利用3.檔案的安全管理三、檔案管理責(zé)任制1.安全技術(shù)檔案管理部門的職責(zé)2.各部門的檔案管理職責(zé)3.檔案管理人員的職責(zé)四、檔案的采集與整理1.檔案的采集2.檔案的整理五、檔案的利用與公開1.檔案的利用權(quán)限2.檔案的利用方式3.檔案的公開六、檔案的借閱與歸還1.檔案的借閱手續(xù)2.檔案的歸還要求3.檔案的借閱與歸還的監(jiān)督七、檔案的銷毀與轉(zhuǎn)移1.檔案的銷毀2.檔案的轉(zhuǎn)移八、附則一、總則為加強(qiáng)對(duì)安全技術(shù)事項(xiàng)的檔案管理，保護(hù)和有效利用技術(shù)檔案，落實(shí)安全責(zé)任，制定本制度。本制度適用于所有涉及安全技術(shù)的部門和人員，包括但不限于技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)制造、檢驗(yàn)檢測(cè)等相關(guān)部門。二、檔案管理1.檔案的定義與分類(1)檔案是記錄、保存、反映和證明事物、活動(dòng)、領(lǐng)域或個(gè)人的文件、卷宗、書籍、磁盤、磁帶、碟片、膠片、圖片、聲音、視頻等載體形式的資料。檔案包括技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)文件、檢測(cè)報(bào)告等。(2)按照安全性質(zhì)和用途，檔案分為內(nèi)部檔案和外部檔案。內(nèi)部檔案是公司內(nèi)部使用的檔案，外部檔案是與外部單位交流合作需要提供的檔案。2.檔案的保管與利用(1)檔案的保管1）檔案應(yīng)放置在專用的密封柜、柜子或保險(xiǎn)庫(kù)中，保證其安全。2）檔案室應(yīng)設(shè)有防火、防水、防潮等設(shè)備，定期維護(hù)和檢查。3）入庫(kù)檔案應(yīng)登記并分配具體位置，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查，保證檔案的完整和安全。(2)檔案的利用1）檔案的利用應(yīng)在有關(guān)人員的指導(dǎo)下進(jìn)行，并記錄檔案利用情況。2）檔案的利用應(yīng)符合安全技術(shù)檔案管理制度的規(guī)定，不得私自外借、私自復(fù)制檔案。3）如有需要復(fù)制檔案的，應(yīng)事先經(jīng)過批準(zhǔn)，并采取措施保證復(fù)制件的安全和保密。3.檔案的安全管理(1)檔案室應(yīng)配備封閉式的視頻監(jiān)控設(shè)備，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況。(2)檔案室應(yīng)門窗牢固，防止入侵盜竊、灰塵、防鼠害等。(3)嚴(yán)禁在檔案室開展任何與檔案無(wú)關(guān)的活動(dòng)，如有需要，應(yīng)事先得到批準(zhǔn)。(4)檔案的引進(jìn)外庫(kù)、移送外庫(kù)或外借外托的，必須經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)，由相關(guān)人員負(fù)責(zé)監(jiān)督和管理。三、檔案管理責(zé)任制1.技術(shù)檔案管理部門的職責(zé)(1)負(fù)責(zé)制定安全技術(shù)檔案管理制度及規(guī)范，組織實(shí)施技術(shù)檔案管理工作。(2)組織和開展安全技術(shù)檔案的采集、整理、編制、歸檔、利用、借閱、銷毀等工作。(3)對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。(4)組織制作安全技術(shù)檔案的備份，并定期核對(duì)備份的完整性。2.各部門的檔案管理職責(zé)(1)各部門應(yīng)建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和人員，進(jìn)行檔案管理工作。(2)確定部門檔案管理聯(lián)系人，負(fù)責(zé)檔案的采集、整理、編制和存檔工作。(3)制定部門檔案管理制度，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求。3.檔案管理人員的職責(zé)(1)負(fù)責(zé)執(zhí)行檔案管理制度，保證檔案的安全、完整和利用的合理性。(2)協(xié)助上級(jí)單位和相關(guān)部門對(duì)檔案進(jìn)行采集、整理、編制和歸檔工作。(3)參與安全技術(shù)檔案的利用、借閱、銷毀等工作。(4)定期進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提升檔案管理水平。四、檔案的采集與整理1.檔案的采集(1)檔案的采集應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保采集到真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的資料。(2)采集過程中應(yīng)注意保密，防止泄露重要信息。(3)采集人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)，能夠準(zhǔn)確理解和把握所采集信息的意義和價(jià)值。2.檔案的整理(1)檔案的整理應(yīng)按照相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，保證檔案的條理清晰和易于查閱。(2)檔案的命名應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，以方便管理。(3)檔案的整理過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和安全性，防止遺失或損壞。五、檔案的利用與公開1.檔案的利用權(quán)限(1)檔案的利用權(quán)限分為一般利用權(quán)限和特殊利用權(quán)限。1）一般利用權(quán)限：內(nèi)部人員可以根據(jù)工作需要使用檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)工作，但需經(jīng)過相關(guān)部門的審批。2）特殊利用權(quán)限：涉及秘密、保密的檔案，需經(jīng)過相關(guān)部門的特殊審批才能使用。2.檔案的利用方式(1)檔案的利用可以采取查閱、復(fù)制、提取等方式進(jìn)行。(2)檔案的利用必須記錄利用的日期、目的、方式等信息，并簽署相關(guān)責(zé)任人的審批意見。3.檔案的公開(1)檔案的公開應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，符合公司的規(guī)章制度。(2)檔案的公開應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門的審批，并進(jìn)行公示。六、檔案的借閱與歸還1.檔案的借閱手續(xù)(1)借閱人需提供借閱申請(qǐng)書，并注明借閱的目的和期限。(2)檔案管理人員在確認(rèn)借閱人身份后，辦理借閱手續(xù)，并出具借閱證明。2.檔案的歸還要求(1)借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿后及時(shí)歸還檔案。(2)借閱人歸還檔案前應(yīng)經(jīng)過檔案管理人員的核對(duì)，確保檔案的完整。3.檔案的借閱與歸還的監(jiān)督(1)檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱人的身份進(jìn)行核實(shí)，并做好借閱登記。(2)對(duì)于長(zhǎng)期借閱的檔案，應(yīng)進(jìn)行定期核實(shí)，防止滯留不歸還。七、檔案的銷毀與轉(zhuǎn)移1.檔案的銷毀(1)檔案的銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保檔案的安全性和保密性。(2)檔案的銷毀要有相關(guān)報(bào)批手續(xù)，并有專人負(fù)責(zé)執(zhí)行，同時(shí)做好銷毀記錄。2.檔案的轉(zhuǎn)移(1)檔案