秘書文檔管理課件

文書處理第一節(jié)行文制度二、行文方式與行文規(guī)則

一、行文關系與行文方向AB一、行文關系與行文方向行文關系是收、發(fā)文機關之間因文件往來而形成的某種關系，它是根據(jù)每個機關單位之間所屬的組織關系及其職權(quán)范圍來確定的。行文關系包括：隸屬關系非隸屬關系第一節(jié)行文制度行文關系同一系統(tǒng)的上下級機關之間構(gòu)成的領導與被領導的關系隸屬關系同一系統(tǒng)的上下級部門之間構(gòu)成的指導與被指導的關系領導關系指導關系

A

C

D

B

A

B

C

D第一節(jié)行文制度非隸屬關系平等協(xié)商關系同一系統(tǒng)或不同系統(tǒng)的同級機關、部門之間不同系統(tǒng)（跨系統(tǒng)）的非同級機關、部門之間ABCDAAABBBCCCDDD第一節(jié)行文制度外部流通內(nèi)部文件（內(nèi)部流通）自制文件收來文件（收文）外發(fā)文件（發(fā)文）行文方向指由于機關單位或部門之間具有不同的行文關系而使文件在各機關單位和部門之間出現(xiàn)的不同走向。行文方向既有機關單位或部門外部之間的文件來往方向，也有機關單位內(nèi)部之間的文件傳遞方向。第一節(jié)行文制度行文方向上級機關（部門）發(fā)文給下級機關（部門）下行方向上行方向下級機關（部門)送文給上級機關(部門）平行方向無隸屬關系的機關（部門)之間的文件往來第一節(jié)行文制度想一想哪些文種只能下行？哪些文種只能上行？哪些文種只能平行？哪些文種可以下行和平行？哪些文種可以下行、上行和平行？哪些文種無行文方向？第一節(jié)行文制度行文方式即根據(jù)行文目的、行文權(quán)限和行文關系而行用的某種行文形式。二、行文方式及行文規(guī)則行文的具體表現(xiàn)形式即文件的“主送機關”和“抄送機關”。這份文件抄送××單位這份文件主送××單位第一節(jié)行文制度

指上級向直接下級主送文件，下級收文后根據(jù)要求再向其直接下級主送文件；或是下級向直接上級主送文件，上級收文后根據(jù)需要再向其直接上級主送文件的行文方式，即逐級下達或逐級上傳文件。

逐級行文是最基本的行文方式BCA逐級行文表示向上主送表示向下主送第一節(jié)行文制度

指越過直接上級向間接上級或更高級別的上級主送文件；或是越過直接下級向間接下級或更低級別的下級主送文件的行文方式。BCA越級行文表示向上抄送表示向下抄送越級行文一般應將文件抄送被越過的直接上級第一節(jié)行文制度突發(fā)性緊急情況，如自然災害、重大事故、社會事件等向直接上級多次請示但始終未得到答復或解決與直接上級有爭議，久拖不決而又務必解決對直接上級的舉報、揭發(fā)不涉及直接上級的職權(quán)范圍而與間接上級的職能有關的事項間接上級領導直接向基層單位了解情況，下級直接向間接上級匯報工作、答復詢問等。想一想：哪些情況下可以越級行文？第一節(jié)行文制度

指將文件同時主送直接下級和間接下級，或是下級同時主送直接上級和間接上級的行文方式。BCA多級行文同時向下多級行文

同時第一節(jié)行文制度直接下級排在前，間接下級排在后；同級機關之間用“、”分開；不同級機關之間用“，”分開；【例】各區(qū)、縣人民政府，市政府各委、辦、局：主送機關如包括所有各級別單位，則用概括性的寫法?！纠烤謱俑鲉挝唬菏袑俑鞲咝＃褐魉蜋C關的排列第一節(jié)行文制度向上多級行文

不同于越級行文，須將兩個上級機關并列主送，且將直接上級排在前，間接上級排在后，中間用“并報”連接。

【例】上海市人民政府并報國務院：

第一節(jié)行文制度

又稱為“直達基層組織和群眾的行文”

。一般借助媒體或以宣講、登報、張貼等形式廣為傳達。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等的效力”媒體ADEFCB普發(fā)行文第一節(jié)行文制度即兩個或兩個以上的機關或部門對涉及各自職權(quán)范圍的事務以共同的名義聯(lián)合向下或向上發(fā)文的行文方式。聯(lián)合行文必須是同級機關或部門共同行文。聯(lián)合行文時主辦機關排列在前。聯(lián)合上報文件由主辦機關蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的文件，發(fā)文機關均須蓋印章。甲AC丙乙B聯(lián)合行文第一節(jié)行文制度

即沒有隸屬關系的機關之間用平行文種直接收、發(fā)文件的行文方式。ADBC直接行文第一節(jié)行文制度行文規(guī)則即行文時必須遵守的規(guī)定與準則。正確理解并執(zhí)行行文規(guī)則的意義：可以保證各級各類機關單位和部門、社會組織職能、職權(quán)的獨立性?？梢猿浞职l(fā)揮黨政機關、社會組織各自的組織功能?？梢愿玫亻_展文書處理工作?？梢约訌娚鐣O(jiān)督，完善行政管理體制。

第一節(jié)行文制度第一節(jié)行文制度想一想：以下情況該遵循哪些行文規(guī)則？這份文件需要發(fā)嗎？部門有權(quán)發(fā)文件嗎？這份文件該抄送嗎?這份文件能直接報送給領導嗎？第二節(jié)文書辦理二、文書辦理的方法和要求

一、文書辦理流程AB第二節(jié)文書辦理一、文書辦理流程

文書辦理流程即對制發(fā)和收到的文件以銜接有序的程序進行辦理的過程。相對獨立相互銜接環(huán)環(huán)相扣排列有序內(nèi)容特定各具功能特點：簽收承辦整理、立卷、歸檔或銷毀平時歸卷分發(fā)登記用印校對復核編號簽發(fā)或會簽審核草擬拆封登記分辦擬辦審核批辦傳閱繕印傳遞催辦查辦留注會稿收文辦理流程發(fā)文辦理流程文書辦理流程圖第二節(jié)文書辦理由辦公室內(nèi)收發(fā)（文秘）人員對外收發(fā)送來的文件啟封并做進一步檢查清點

二、文書辦理的方法和要求（重點掌握）收文辦理簽收對收到的文件進行初步分類、檢查清點并簽名確認拆封第二節(jié)文書辦理收、發(fā)文登記的形式和方法依單位規(guī)模的不同而有所不同。從形式上說通常有簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。登記對文件基本要素項目和內(nèi)容作一定形式的記錄收文登記發(fā)文登記第二節(jié)文書辦理

簿冊式簿冊式形式簡單，適用于文件數(shù)量不多的小型單位收文登記簿收文號來文日期收文單位來文標題來文字號密級緩急份數(shù)承辦單位簽收人復文字號歸卷日期存檔號備注第二節(jié)文書辦理聯(lián)單式來文機關來文字號密級文件標題份數(shù)時限附件承辦單位簽收人復文字號清退情況歸卷日期歸入卷號文件登記單No.

第一聯(lián)：裝訂為總收文簿聯(lián)單式有“兩聯(lián)單”、“三聯(lián)單”、“四聯(lián)單”，每一聯(lián)各有用處，適用于文件數(shù)量較多的大型單位第二節(jié)文書辦理來文機關來文字號密級文件標題份數(shù)時限分送記錄文件分送單No.

第二聯(lián)：隨文分送運轉(zhuǎn)第二節(jié)文書辦理文件處理單來文機關來文字號密級文件標題份數(shù)時限擬辦意見批辦意見處理結(jié)果歸卷日期歸入卷號No.

卡片式卡片式為單張表格，適用于文件數(shù)量不多不少的單位第三聯(lián)：隨文運轉(zhuǎn)處理第二節(jié)文書辦理文秘人員根據(jù)來文內(nèi)容和要求將文件分別送達各個辦文對象分辦分辦過程也體現(xiàn)了文秘人員工作性質(zhì)和地位的特殊第二節(jié)文書辦理即按照文件辦理要求對文件從內(nèi)容到形式進行審查核對

審核收文審核發(fā)文審核發(fā)文復核第二節(jié)文書辦理傳閱有關人員在工作職責范圍內(nèi)傳遞閱讀文件傳閱文件須填寫“文件傳閱單”并有一定傳閱范圍第二節(jié)文書辦理對文件辦理提出最終意見和要求擬辦批辦對文件辦理提出初步的處理意見

體現(xiàn)了文秘部門的參謀職能體現(xiàn)了領導人的最終決策權(quán)第二節(jié)文書辦理貫徹落實文件精神和要求，按領導批示執(zhí)行具體工作任務，辦理有關事宜等。承辦秘書人員領導人員業(yè)務人員第二節(jié)文書辦理聯(lián)合行文時，發(fā)文的主辦單位與協(xié)辦單位就文稿草擬、修改等進行會商。發(fā)文辦理草擬文件的起草擬稿會稿第二節(jié)文書辦理是單一發(fā)文時由單位主要負責人對需要發(fā)出的文件在發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄中簽署意見、職務、姓名和日期，以批準文件印制發(fā)出。簽發(fā)或會簽是聯(lián)合行文時由協(xié)辦單位主要負責人對需要發(fā)出的文件在發(fā)文稿紙的會簽欄中簽署意見、職務、姓名和日期，以同意文件發(fā)出。第二節(jié)文書辦理編號編發(fā)文字號、份號等號碼繕印將印制的文本清樣與定稿從內(nèi)容到形式做全面對照檢查校對根據(jù)文件定稿謄清或印制文件第二節(jié)文書辦理用印在文件正本落款處蓋發(fā)文單位公章，以示文件正式生效即發(fā)文登記。是在文件發(fā)出之前對文件的主要內(nèi)容和基本要素的記錄，以便對發(fā)出文件進行統(tǒng)計、核查等管理登記發(fā)文登記的形式主要為簿冊式。又分內(nèi)收發(fā)使用的《發(fā)文登記簿》、內(nèi)收發(fā)對外收發(fā)使用的《送文登記簿》、外收發(fā)使用的《發(fā)文登記簿》三種第二節(jié)文書辦理文件分發(fā)由文秘部門承擔，包括書寫封面、裝入文件、封套封口、發(fā)送文件等一系列工作。分發(fā)對印制完畢需要發(fā)出的文件按分發(fā)的范圍做分封和發(fā)送第二節(jié)文書辦理文件正確有效的傳遞方向應當是“縱向”傳遞而非“橫向”傳遞輔助程序傳遞文件在各個辦理流程之間的交接文件內(nèi)部傳遞方式√×第二節(jié)文書辦理文件的外部傳遞郵政機要電子傳遞普通郵件傳遞機要文件文件交換站機要通訊員電傳網(wǎng)絡傳真文件需復制方能存檔傳遞機密文件須加密且不可傳遞絕密文件傳遞方式第二節(jié)文書辦理催辦文件辦理過程中如有拖延、遲滯等非正常情況，文秘部門即以一定方式催促有關部門或人員在規(guī)定時限內(nèi)按時完成文件辦理工作。詢復清退針對文件辦理結(jié)果進行催詢對留散于非文秘部門的文件催繳，以利文件的歸卷書面催辦電話催辦口頭催辦會議催辦第二節(jié)文書辦理對收文和發(fā)文辦理的情況和結(jié)果在“文件處理簿（單）”上作簡要說明查辦多次催辦無果，經(jīng)向領導匯報后由領導責成文秘部門核查辦理，以確認問題癥結(jié)并做必要處理。留注注辦注發(fā)第二節(jié)文書辦理文件的日常歸卷管理及后續(xù)的整理（立卷）歸檔或銷毀工作終結(jié)程序第二節(jié)文書辦理第三節(jié)文書管理B二、文書管理原則

一、文書管理職責CA三、文書管理制度D四、文書管理方法一、文書管理職責各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關公文處理工作的領導和檢查。各級行政機關的辦公廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。各級行政機關的辦公廳（室）應當設立秘書部門或者配備專職人員負責公文處理工作。公文應當由秘書部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀；秘書部門應當建立健全本機關公文處理的有關制度。第三節(jié)文書管理統(tǒng)一管理原則有序管理原則安全管理原則高效管理原則二、文書管理原則第三節(jié)文書管理想一想：以下工作有何要求？使用文書保管文書銷毀文書三、文書管理制度第三節(jié)文書管理第三節(jié)文書管理內(nèi)部文件辦理內(nèi)部文件保管

內(nèi)部文件利用四、文書管理方法內(nèi)部文件管理文件清退文件歸卷

文件利用

文件復制

文件銷毀日常文件管理發(fā)文辦理：草擬、審核、簽發(fā)、復核、編號、繕印、校對、蓋印、分發(fā)收文辦理：簽收、登記、傳閱、承辦內(nèi)部文件辦理想一想：內(nèi)部文件的辦理與外部文件的辦理有何不同？第三節(jié)文書管理辦理完畢及時歸卷，與外部文件分別存放。按照文件分類方法，放入各文件夾暫存，待文件歸檔時再統(tǒng)一整理（立卷）。日常工作中使用的不重要、重復性、沒有保存價值的應及時清理、銷毀。內(nèi)部文件保管第三節(jié)文書管理內(nèi)部文件利用秘書部門利用提供領導提供部門編發(fā)資料第三節(jié)文書管理想一想：不同文件如何分別清退？文件歸卷該怎么做？文件利用有哪些方式？文件復制有啥規(guī)定？文件銷毀有何要求？Text第一節(jié)行文制度文件的整理與歸檔第一節(jié)文件整理與歸檔工作概述CBA二、文件整理與歸檔工作的意義

三、文件整理工作的原則

一、文件整理與歸檔的概念和內(nèi)容

一、文件整理與歸檔的概念和內(nèi)容

人第一節(jié)文件整理與歸檔工作概述文件的整理與歸檔，就是依據(jù)歸檔制度的要求，將處于零亂狀態(tài)的文件材料，經(jīng)過分類、組合、排列、編目等，組成有序體系后向檔案部門移交的工作過程。

（一）概念一、整理工作的概念和內(nèi)容（二）內(nèi)容整理工作的內(nèi)容整理工作性質(zhì)系統(tǒng)化工作基本編目整理的環(huán)節(jié)和程序分類組件（卷）排列編號編目等第一節(jié)文件整理與歸檔工作概述二、文件整理與歸檔工作的意義1.文件整理是檔案整理的前提2.文件整理是文檔管理的重要基本建設3.文件整理是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎4.文件整理歸檔是把分散的文件集中保存的重要手段5.歸檔是文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標志第一節(jié)文件整理與歸檔工作概述三、文件整理工作的原則

(一）充分利用原有基礎

（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系

（三）便于保管和利用充分尊重和沿用已有的整理基礎充分研究和利用原來整理的成果來源方面的聯(lián)系

時間方面的聯(lián)系

內(nèi)容方面的聯(lián)系

形式方面的聯(lián)系是文檔整理工作的基本出發(fā)點和最終要求第一節(jié)文件整理與歸檔工作概述第二節(jié)文件整理歸檔的范圍A機關單位B企業(yè)組織歸檔依據(jù)國家檔案局10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》

《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》國家檔案局13號令《機關檔案管理辦法》機關企業(yè)第二節(jié)文件整理與歸檔的范圍一、機關文件整理歸檔的范圍

（重點是文書類）1.本機關的文件2.上級機關的文件3.下級機關的文件4.同級或不相隸屬機關來文本機關形成的文件是歸檔的重點。第二節(jié)文件整理與歸檔的范圍二、企業(yè)文件整理歸檔的范圍

企業(yè)文件整理歸檔的范圍，是指本企業(yè)在社會活動中形成和使用的、反映本企業(yè)主。本企業(yè)形成的文件是整理歸檔的重點，企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料應列入歸檔范圍。。第二節(jié)文件整理與歸檔的范圍第三節(jié)文件的分類ACD一、文件分類概述

四、分類方案的編制

三、復式分類法的選擇第三節(jié)文件的分類B二、分類的一般方法（一）分類的概念文件與檔案的分類，就是把立檔單位所形成的文件與檔案，按照來源、時間、內(nèi)容和形式上的聯(lián)系，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機的體系。一、文件分類概述第三節(jié)文件的分類（二）分類的意義1.分類是保持文件檔案有機聯(lián)系的重要舉措。

2.分類是后續(xù)整理環(huán)節(jié)有序開展的基本前提。

3.分類的優(yōu)化可為檔案的全面管理創(chuàng)造有利條件。

一、文件分類概述第三節(jié)文件的分類（三）分類的基本要求1.分類方法要從文件的形成特點和規(guī)律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。2.分類應當具有思想性、客觀性、科學性、邏輯性、實用性要求。一、文件分類概述第三節(jié)文件的分類二、分類的一般方法１.時間分類法２.來源分類法3.內(nèi)容分類法4.形式分類法5.保管期限分類法第三節(jié)文件的分類1.時間分類法按文件的產(chǎn)生時間分類。分年度分類法和時期分類法。采用年度分類法簡便易行，成為最常見、運用最廣泛的一種分類方法。采用年度分類法，關鍵是要將文件所屬年度準確歸入相應的類內(nèi)。二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類1.時間分類法（1）跨年度文件的處理第一，跨年度收發(fā)文和內(nèi)部文件的處理。如果是收文則以收到的年度為準；發(fā)文則以文件簽發(fā)的年度為準；內(nèi)部文件以定稿時間為準。第二，跨年度的來往文件，放入關系最密切的年度。如跨年度的請示與批復、來文與復文，放在批復和復文年度；沒有復文的，放在請示年度。第三，文件的形成年度與文件內(nèi)容涉及的年度不一致，則以文件內(nèi)容針對的年度為準。例如：跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，一般放在會議開幕年度；跨年度處理的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。第四，幾份文件作為一件時,“件”的年度歸屬以排在最前面的文件的日期為準。二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類1.時間分類法（2）專門年度文件的處理有些專業(yè)單位根據(jù)自身工作的特點，不按自然年度來計算，而是另有起止日期，稱為專業(yè)年度。進行文件整理時，立檔單位可將這兩種年度的文件有規(guī)律地結(jié)合起來。如，教育部門在教學活動中形成的教學計劃、教學大綱、課程表等文件都是按學年計算，從每年9月1日至次年的8月31日為一個教學年度，按專門年度進行分類；而其他一些管理活動中形成的文件，仍按一般年度分類。二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類1.時間分類法試分析判斷以下歸檔文件所屬的年度（1）2015年形成的《××單位2016—2020年工作規(guī)劃》（2）2018年形成的《2019年××機關工作總結(jié)》（3）2004年8月28日通過，2005年4月1日起實行的《電子簽名法》定稿、存本（4）某單位一個房地產(chǎn)糾紛案件材料（2017～2019年）（5）某公司召開2018年度職工代表大會材料，2018年12月28日開幕，2019年1月3日閉幕二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類2.來源分類法即按檔案文件形成、產(chǎn)生的組織機構(gòu)或個人的界限來分類。（1）組織機構(gòu)分類法（2）作者分類法。

（3）通訊者分類法。根據(jù)立檔單位的內(nèi)部機構(gòu)設類和歸類，一個機構(gòu)設置一個類，機構(gòu)名稱就是類名。即簽署、制發(fā)文件的組織或個人來分類。按立檔單位有來往通訊關系的機構(gòu)或個人分類，其中收文按作者分類，發(fā)文存本和原稿按收件者分類。二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類3.內(nèi)容分類法（1）問題分類法（2）實物分類法。（3）地理分類法。按照文件內(nèi)容所說明的問題對檔案文件劃分類別。如石油、煤炭、糧食、木材等。如華北、西南、山東、江西、牡丹江等。二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類4.形式分類法二、文件的一般方法01按文件種類分類。02按載體形態(tài)分類。03按形狀規(guī)格分類。第三節(jié)文件的分類5.保管期限分類法文書檔案保管期限分類根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）兩種不同的保管期限分開。二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類小結(jié)在以上分類中，各級機構(gòu)歸檔文件整理普遍采用的分類方法有：年度分類法組織機構(gòu)分類法（問題分類法）保管期限分類法

二、文件的一般方法第三節(jié)文件的分類三、復式分類法的選擇在實際工作中，單純采用一種分類方法是比較少的，多是兩種方法甚至是三種方法分級結(jié)合使用。歸檔文件整理的復式分類法：（1）保管期限—年度分類法。（2）保管期限—年度—問題分類法。（3）保管期限—年度—機構(gòu)分類法。（4）問題—年度—保管期限分類法。（5）年度—保管期限分類法。與此類似還有機構(gòu)——年度——保管期限分類法，機構(gòu)——保管期限——年度分類法等等。第三節(jié)文件的分類想一想：某局使用“年度—機構(gòu)—保管期限”進行文件分類，但同時又單獨設計了“統(tǒng)計報表類”，將本局編報的各類人員、工資等基本數(shù)據(jù)報表等歸檔文件歸入其中，這種做法是否正確？第三節(jié)文件的分類想一想：2.某縣糧食局xx年文書檔案分類大綱一、局長室二、秘書股三、人事股四、財會股五、購銷股六、儲運股……參考答案：這個大綱采用年度—組織機構(gòu)分類法編制。設“局長室”類不妥。局長室是局長辦公的處所，不是局內(nèi)部組織機構(gòu)。文書檔案一般不按辦公地點分類。此外，同位類同時采用地點分類和機構(gòu)分類，標準不一。局領導工作中形成的文件，應歸“秘書股”類。秘書股是局綜合辦事機構(gòu)，局領導和局里許多文件，都經(jīng)過秘書股擬寫和承辦。

第三節(jié)文件的分類四、分類方案的編制分類方案亦稱立卷類目、歸卷條目、案卷條目，是根據(jù)本單位工作的職能活動以及一些輔助性活動的情況，預先編制的整個單位文件分類歸類的條目體系，主要為立卷組卷提供指導。立卷類目結(jié)構(gòu)一般由類別、條款和條款順序號組成。（1）類。即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱。（2）目。即條目、條款，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標題。（3）號。即類和條目的順序編號或簡稱條款號，給一類、一個條目編一個號。第三節(jié)文件的分類某機關單位的立卷類目示例黨委辦公室1會議1-1黨委會、黨政聯(lián)席會會議記錄、紀要、決議、決定——永久1-2以黨委召開的會議、總支書記會會議記錄紀要、決議——永久1-3領導班子民主生活會會議記錄、匯報材料——永久……2綜合管理2-1上級及本單位黨委指示、規(guī)定、通知、職責、制度——長期2-2黨委工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)—永久2-3黨委大事記——永久……3秘書工作3-1黨委辦公室來往公函、請示、報告、通知、批復——長期3-2黨群系統(tǒng)起用印信、印模等材料——永久……第三節(jié)文件的分類企業(yè)檔案分類方案企業(yè)檔案分類方案與機關單位分類方案略有差異，根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設置了一二級類目及每個類目的基本范圍。第三節(jié)文件的分類

工業(yè)企業(yè)檔案分類表第三節(jié)文件的分類第四節(jié)歸檔文件的整理《歸檔文件整理規(guī)則》概述A歸檔文件整理的方法與步驟B一、《歸檔文件整理規(guī)則》概述2015年11月，國家檔案局發(fā)布了檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》。1.

范圍2.規(guī)范性引用文件3.

術語和定義4.整理原則5.

一般要求6.

紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架7.

歸檔電子文件的整理要求

第四節(jié)歸檔文件的整理二、歸檔文件整理的步驟與方法第三章文件與檔案的整理0102紙質(zhì)歸檔文件整理的步驟與方法歸檔電子文件整理的步驟與方法第四節(jié)歸檔文件的整理（一）紙質(zhì)歸檔文件整理的步驟與方法紙質(zhì)歸檔文件按“件”整理流程圖第四節(jié)歸檔文件的整理1.“件”的確定歸檔文件一般以每份文件為一件。為了簡化流程，把密切相關的兩個或數(shù)個文件以“一件”文件來處理。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；第四節(jié)歸檔文件的整理1.“件”的確定為了簡化流程，把密切相關的兩個或數(shù)個文件以“一件”文件來處理。簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）既可以獨立成件，也可以作為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。第四節(jié)歸檔文件的整理2.”件”的固定（１）文件修整。對不符合要求的文件材料要進行修整。（２）文件排序。密不可分的文件為“一件”整理時的排序。（３）裝訂文件。歸檔文件一般以件為單位進行裝訂。（４）編寫頁碼。對整理好的每一件文件編寫頁碼。第四節(jié)歸檔文件的整理3.件的分類歸檔文件可以采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限，保管期限—年度—機構(gòu)（問題），年度—保管期限，保管期限—年度等方法。具體方法請參考第三節(jié)。不管采取何種方案，同一全宗內(nèi)的文件和檔案都應保持分類方案的穩(wěn)定。第四節(jié)歸檔文件的整理4.文件排列歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。一般按事由，結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表、刊物等成套性文件可集中排列。第四節(jié)歸檔文件的整理５.文件蓋章編號（１）蓋章。應在卷內(nèi)每份文件材料首頁上方的空白位置加蓋檔號章。歸檔章長４５毫米，寬１６毫米，兩行三列等分成６小塊。歸檔章一般加蓋在每件歸檔文件首頁上端中間的空白處為宜，盡量不要壓蓋字跡。歸檔章蓋紅色?。徽聝?nèi)各項目填寫用黑色耐久的書寫材料手寫或蓋印。第四節(jié)歸檔文件的整理５.文件蓋章編號（２）編號。編號項目分為必備項和選擇項，其中必備項包括全宗號、年度、件號、保管期限、頁數(shù)；選擇項主要指機構(gòu)問題項。第四節(jié)歸檔文件的整理６.文件編目第四節(jié)歸檔文件的整理６.文件編目（１）序號。填寫歸檔文件順序號，即歸檔章上的件號。（２）檔號。歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。其結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機構(gòu)（問題）代碼—件號。（３）文號。（４）責任者。（５）題名。文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“［］”。（６）日期。文件的形成時間，以國際標準日期８位阿拉伯數(shù)字表示法標注年月日，如２０１８年９月１０日，標注為２０１８０９１０。（７）密級。（８）頁數(shù)。每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。（９）備注。填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。第四節(jié)歸檔文件的整理７.填寫備考表備考表的項目具體包括：盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。７.填寫備考表第四節(jié)歸檔文件的整理８.文件裝盒和填寫檔案盒（1）檔案盒封面式樣第四節(jié)歸檔文件的整理（1）檔案盒封面式樣第四節(jié)歸檔文件的整理８.文件裝盒和填寫檔案盒（２）裝盒要求。一是不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒；二是不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；三是分機構(gòu)（問題）的情況下，不同機構(gòu)（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。（３）檔案盒填寫。封面應標明全宗名稱。檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構(gòu)（問題）等選擇項。第四節(jié)歸檔文件的整理（二）歸檔電子文件整理的方法與步驟歸檔電子文件的整理件的組織、分類、排列、編號、編目，與紙質(zhì)歸檔文件的要求和方法基本相似。在對歸檔電子文件進行組件時，需要對電子文件進行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織。對歸檔電子文件的存儲，根據(jù)歸檔電子文件重要程度以及整理和利用的需要，選擇安全性和穩(wěn)定性很好的存儲設備。格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織以及存儲等整理要求，可參照相關標準。第四節(jié)歸檔文件的整理案例某公司實習秘書肖揚在整理公司文書準備歸檔，在文件整理過程中，把文件處理單全部清理出去，把文書按照不同文種加以分類，在每類中按時間排列，還把文件后的附件一一分離出來，單獨裝訂，在每份文件上標上頁號，文件左側(cè)統(tǒng)一用訂書機裝訂。最后把這些文件按照時間順序依次裝入檔案盒中，填好檔案，然后移交給檔案室。請問：肖揚在文書歸檔整理過程中有哪些不妥之處？第四節(jié)歸檔文件的整理第五節(jié)單位內(nèi)項目文件的整理一個單位所從事的紛繁復雜的工作通?？梢苑譃閮深惒煌姆绞剑阂活愂浅掷m(xù)不斷和重復的，稱為日常運作。如文書管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、客戶管理等。另一類是一次性的和獨特的過程，稱為項目（Project），如一個新產(chǎn)品的開發(fā)、一次大型活動的舉辦、一幢建筑物的修建等等。在項目管理過程中，形成大量項目文件，這些文件是項目管理過程中的重要工作成果，甚至在項目完成之前，項目文件是產(chǎn)生的唯一工作成果，因此需要妥善保存。但由于項目具有的一次性、獨特性及項目組織的臨時性和開放性等特征，導致項目文件整理與常規(guī)性文件的整理方式有較大區(qū)別。一、項目文件整理特點1.以項目為基本分類單元2.依據(jù)項目生命期各階段整理文件3.項目文件的收集、整理、歸檔、移交與項目同步進行第五節(jié)單位內(nèi)項目文件的整理二、建設項目文件的整理1.組卷2.卷內(nèi)文件的排列3.卷內(nèi)文件編號4.填寫卷內(nèi)文件目錄5.卷內(nèi)備考表填寫6.案卷裝訂7.案卷封面和脊背的編制第五節(jié)單位內(nèi)項目文件的整理三、大型活動項目文件整理大型活動是指精心計劃和舉辦的某個特定的儀式、演講、表演或慶典，大型活動標志著某個特殊場合或要達到的特定的娛樂、社會、文化和社團目標或目的。第五節(jié)單位內(nèi)項目文件的整理（一）責任分工及整理歸檔范圍

為了保證大型活動項目文檔的齊全完整，便于日后的保管和利用，各單位應充分認識做好大型活動、重大事件文件材料的重要性。

單位檔案部門負責監(jiān)督、指導大型活動的文件材料的收集、整理和歸檔工作，對單位開展的大型活動信息密切關注，并在各項大型活動開展之前提前介入，積極與大型活動項目組織取得聯(lián)系，及時掌握活動和事件的總體情況單位。第五節(jié)單位內(nèi)項目文件的整理

大型活動的主辦單位、承辦單位或組建的臨時機構(gòu)，應指定專兼職項目文檔管理人員，以保證單位大型活動的收集、整理、歸檔工作的順利展開。在大型活動項目結(jié)束后，臨時機構(gòu)撤銷之前，完成大型活動項目文件資料的整理工作，并在活動結(jié)束后1個月之內(nèi)移交給單位檔案部門。項目主辦單位、承辦單位應及時在檔案部門的指導下，或會同檔案部門，依據(jù)本次活動確定的文件材料歸檔范圍，立卷整理，分類編目。（一）責任分工及歸檔范圍第五節(jié)單位內(nèi)項目文件的整理

以大型慶典活動為例，需要整理歸檔的文件材料包括：

（1）成立籌備機構(gòu)的背景資料。（2）慶典活動準備資料。（3）慶典活動舉行資料。（4）慶典活動后期資料。第五節(jié)單位內(nèi)項目文件的整理（二）整理的步驟與方法組卷排序卷內(nèi)文件編號填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封面案卷裝訂或裝盒等第五節(jié)單位內(nèi)項目文件的整理四、科研項目文件的整理（一）科研項目文件形成特點1.項目完成周期長短不一。2.涉及的環(huán)節(jié)多。3.形成的來源廣。4.存儲介質(zhì)多樣。第五節(jié)單位內(nèi)項目文件的整理

（二）科研項目文件整理的內(nèi)容及方法

1.組卷2.排序3.卷內(nèi)文件編號4.填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封面5.案卷裝訂第五節(jié)單位內(nèi)項目文件的整理第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔五、對臨時性文件的收集

DBCA二、建立健全歸檔制度的必要性和意義三、歸檔制度的內(nèi)容四、檔案室對文件歸檔的組織工作

一、歸檔的概念

一、歸檔的概念歸檔就是指各單位的文件處理部門或業(yè)務部門及文件工作者，將工作、生產(chǎn)活動中形成并辦理完畢的文件，經(jīng)過整理后，定期移交給本單位檔案室集中保存的活動過程。簡單地講就是按照國家規(guī)定把歸檔文件移交給單位檔案部門集中保存的過程。它是文書處理程序的終點也是檔案工作的起點。第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔二、建立健全歸檔制度的必要性和意義1．必要性單位文件的歸檔，是單位文書或文件工作的最后一環(huán)，也是人們將辦理完畢的文件作為檔案保存起來的第一個重要關口。因此為了保證歸檔文件的齊全完整，必須建立本單位的歸檔制度。歸檔制度是單位文件處理部門或業(yè)務部門做好文件歸檔工作，及時、科學地移交文件的重要依據(jù)；檔案部門取得檔案，監(jiān)督、指導、檢查本單位歸檔工作的必要手段。第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔二、建立健全歸檔制度的必要性和意義（二）意義建立健全單位文件的歸檔制度，不僅可以使單位檔案室的檔案資源得到有效的補充，以便為開展單位的各項業(yè)務工作服務，而且是為國家積累檔案財富的重要保證。（1）建立和健全歸檔制度，是單位檔案室做好收集工作的關鍵。（2）建立和健全歸檔制度，是為國家積累檔案財富的重要保證。想一想：如果一個單位沒有建立歸檔制度，文件會面臨怎樣的命運？第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容歸檔范圍歸檔時間歸檔案卷的質(zhì)量要求歸檔手續(xù)第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容1.歸檔范圍文書部門或有關業(yè)務部門對哪些文件應當歸檔，哪些文件不應歸檔的劃分。國家原則上規(guī)定，凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的各種形式和載體的文件材料均應屬于歸檔范圍。第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容2.歸檔時間２.歸檔時間文件處理部門或有關業(yè)務部門將需要歸檔的文件向檔案室移交的時間。文件歸檔時間是在文件形成后第二年的上半年，即在次年六月底以前向檔案部門移交。以一年為界限，一年一歸檔，文件年年清理完畢，比較符合文件的形成規(guī)律。《機關檔案工作條例》規(guī)定：“機關文書部門或業(yè)務部門一般應在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對。”第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容3.歸檔案卷的質(zhì)量要求歸檔案卷的質(zhì)量基本要求是：應歸檔文件要收集齊全，遵循文件的形成規(guī)律，按照文件的歷史聯(lián)系、文件特征和價值分類立卷，使案卷能正確地放映機關活動的基本面貌，以便于保管和利用。第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容4.歸檔手續(xù)文件處理部門或業(yè)務部門向檔案部門移交檔案時，交接雙方應根據(jù)案卷目錄詳細清點，確認無誤后，即可履行簽字手續(xù)，并將案卷目錄的一份由檔案部門簽字后，交還移交單位妥善保存。第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔三、歸檔制度的內(nèi)容案例鏈接：某公司一個案件的處理工作從2014年開始至2018年結(jié)束，前后整整持續(xù)了5年，為了遵守歸檔制度，辦案人員每年6月以前都向綜合檔案室移交該案件前一年形成的檔案文件，這樣做是否正確？為什么？第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔四、檔案室對文件歸檔的組織工作1.協(xié)助分配和落實歸檔文件的整理任務2.協(xié)助文件形成部門選擇統(tǒng)一的歸檔文件整理方式3.協(xié)助文書部門進行科學的歸檔文件整理分工4.協(xié)助文書部門編制立卷類目和開展平時歸卷工作第六節(jié)單位內(nèi)文件的歸檔思考題１.試述文件整理與歸檔工作的內(nèi)容。２.試述文件整理工作的基本原則。３.試述機關單位文件整理歸檔的范圍。４.試述企業(yè)文件整理歸檔的范圍。５.試述文書檔案的分類方法。６.試比較案卷級整理和文件級整理的步驟和方法。７.試述歸檔制度的內(nèi)容。第三章文件與檔案的整理思考題８.指出下列“歸檔文件目錄”中項目填寫的不規(guī)范之處，并予以改正。思考題９．案例分析。某局為貫徹２０１５年新修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》，于２０１７年３月１８日召開了由辦公室張主任主持、各部門專兼職檔案人員參加的全局檔案工作會議，會上由檔案室的業(yè)務人員講授了新規(guī)則的新做法，并要求各個部門將自身形成積累的文件分為永久、長期、短期三個期限，按照新規(guī)則要求整理２０１６年的文書檔案。會后，宣傳處兼職檔案員小文按照以下方法整理其紙質(zhì)歸檔文件：（１）按件裝訂文件，并給每一份文件加封面和封底，以便保護文件。（２）將其全部歸檔文件分為永久、長期、短期三個期限。（３）將三個期限的文件按照本部門、上級領導指導單位、下級單位、平級單位幾個類型，依次分類排列。（４）按照排列順序，在文件首頁的右下角逐件對文件編制件號。（５）填寫一式兩份的歸檔文件目錄，一份裝訂成冊，另一份放入檔案盒中作為盒內(nèi)文件目錄。（６）將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒。請問，該局歸檔文件采用什么分類方法？宣傳處小文整理歸檔文件的方法是否符合規(guī)范？如有不規(guī)范的地方，請指出并予以改正檔案的收集與整理第一節(jié)檔案的收集BCA二、檔案收集工作的內(nèi)容三、檔案收集工作的意義一、檔案收集的含義

一、檔案收集工作的含義檔案的收集，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度與專門征集的辦法，把分散在各機關、單位或個人手中的檔案和散失在國內(nèi)外的檔案，分別集中到單位內(nèi)部檔案室和各級各類檔案館。人第一節(jié)檔案的收集一、檔案收集工作的含義收集的主體是檔案室和檔案館。

收集的客體是系統(tǒng)整理的文件和檔案。從文書管理的環(huán)節(jié)而言，文件的歸檔移交，即檔案室檔案的收集是文件處理的終點；從檔案管理活動的環(huán)節(jié)出發(fā)，把檔案的收集作為檔案管理的起點。第一節(jié)檔案的收集二、檔案收集工作的內(nèi)容（一）檔案室的收集工作1.單位內(nèi)歸檔文件的接收檔案室對本單位文書部門或業(yè)務部門歸檔文件的接收工作。文件的歸檔是檔案室檔案收集的主要途徑。（1）組織制訂并貫徹落實單位歸檔制度。（2）對文件整理歸檔的監(jiān)督和指導。

（3）全面檢查歸檔案卷的質(zhì)量。

第一節(jié)檔案的收集二、檔案收集工作的內(nèi)容（一）檔案室的收集工作2.對少數(shù)零散文件的收集零散文件的收集是正常歸檔工作的一種補充，是對單位內(nèi)散存文件的一種突擊性的收集，是單位檔案室收集檔案的一種輔助途徑。零散文件，是指機關工作中沒有歸口集中管理，失去控制的文件材料。檔案部門應當會同文書部門或業(yè)務部門，建立崗位責任制，把職責落實到人，明確各自收集的重點，結(jié)合單位工作中各項檢查、人員調(diào)動、機構(gòu)調(diào)整等臨時性、突發(fā)性活動，隨時將散存的文件收集齊全。二、檔案收集工作的內(nèi)容（2）檔案館的收集工作

檔案館對現(xiàn)行機關具有長遠保存價值檔案的接收；檔案館對撤銷機關檔案的全部接收；檔案館對社會散存檔案的接收和征集；對歷史檔案的接收和征集工作;檔案館之間相互交接與交換檔案的工作。檔案館對現(xiàn)行機關具有長遠保存價值檔案的接收現(xiàn)行單位檔檔案的特點是時刻不斷連續(xù)產(chǎn)生，數(shù)量多，且完整系統(tǒng)，是檔案館館藏檔案的主要來源。（1）接收時間。屬于中央級和省級、設區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交保管期限為永久的檔案；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交保管期限為永久和長期的檔案。（2）接收方法。即逐年接收和定期接收。

檔案館對現(xiàn)行機關具有長遠保存價值檔案的接收

（3）接收要求。第一，一個單位移交的檔案，應作為一個整體，歸入同一個檔案館，不得隨意分散。第二，規(guī)定移交的檔案，應由移交單位收集齊全并進行科學整理、準確鑒定。第三，交接雙方必須根據(jù)移交目標清點核對，并且在交接文據(jù)上簽名、蓋章。第四，規(guī)定移交的檔案，要具備一式三份的案卷目錄。由雙方簽收后，一份歸移交單位留底保存；兩份交檔案館歸檔和作為檢索工具使用。知識卡片

國家檔案局13號令《機關檔案管理規(guī)定》：第52條：機關應當按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應當同時移交檢索工具、編研成果。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復制件應當與檔案原件一并移交。機關向國家綜合檔案館移交前，應當按照相關規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。第53條:電子檔案一般自形成之日起5年內(nèi)向國家綜合檔案館移交，也可按本規(guī)定第五十二條與相應的紙質(zhì)文件或縮微膠片同步移交。三、檔案收集工作的意義１.收集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質(zhì)對象。因此它是檔案工作的起點及第一個環(huán)節(jié)。２.收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項首要的具體措施。３.收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等工作。４.收集工作是檔案部門和社會各方面發(fā)生聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，因此它要求的政策性強，工作方法靈活多樣。第一節(jié)檔案的收集

第二節(jié)檔案的整理

單位內(nèi)需要歸檔的文件，經(jīng)過分類、立卷或按件整理后，文書部門或文件形成部門將其移交給檔案室集中保存，現(xiàn)行單位也將按規(guī)定定期移交長遠保存的檔案案卷給檔案館。檔案部門除了少數(shù)零散的文件需要系統(tǒng)分類、組卷，以及對業(yè)務部門文件整理不合要求的案卷進行修正外，其檔案整理工作的第一步是要區(qū)分全宗，接下來主要是對收集來的案卷進行系統(tǒng)排列，并以此為基礎編制案卷目錄，作為檢索和利用的重要工具。第四章文檔案的收集與整理第二節(jié)檔案的整理檔案整理的概念和范圍全宗案卷排列和編號案卷目錄編制一、檔案整理的概念和范圍根據(jù)我國檔案管理體制，文件與檔案整理工作的內(nèi)容一般由不同的工作機構(gòu)和人員分別承擔：文書立卷和歸檔文件整理工作一般由直接產(chǎn)生、處理文件的文書部門和文秘人員承擔；全宗內(nèi)檔案分類、案卷排列和編號以及編制案卷目錄的工作一般由各立檔單位檔案室承擔；全宗劃分和排列則多由檔案館承擔。在正常情況下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求組合好的案卷，而檔案館接收的是各個機關檔案室按照進館規(guī)范系統(tǒng)整理好的檔案。

檔案的整理范圍1.系統(tǒng)排列和編目檔案室（館）對接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進一步系統(tǒng)地整理，如區(qū)分全宗、全宗內(nèi)案卷的排列，案卷目錄的編制等等。這也是檔案部門整理的最主要的方式。2.局部調(diào)整檔案室（館）在日常管理工作中，要定期對所藏檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)案卷中明顯不符合要求、確實影響保管和利用的情況，如，案卷標題與卷內(nèi)文件內(nèi)容出入過大、卷內(nèi)文件排列次序混亂等，在不影響整個整理體系的基礎上，對不合理部分進行局部調(diào)整。3.全過程整理檔案室（館）的整理工作除了以上兩種基本情況之外，有時會遇到零散檔案文件的整理任務。特別是一些歷史檔案文件，由于種種原因，其中很多是沒有經(jīng)過系統(tǒng)整理而處于零亂狀態(tài)的，這就必須對檔案進行全過程的整理，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷排列、編定檔號、編制案卷目錄、全宗內(nèi)檔案的系統(tǒng)排放等。二、全宗一般情況下，單位檔案室中保管的檔案屬于本單位的檔案，檔案館保存若干單位的檔案，一個單位的檔案原則上是不能與其他單位所屬的檔案混淆。為了便于對不同立檔單位的檔案集中管理，檔案館將各立檔單位形成的檔案材料區(qū)分開來，按照文件的不同來源，歸入不同全宗。為了便于對全宗的管理，給每個全宗編上一個固定號碼，成為全宗號。區(qū)分全宗是檔案整理工作的第一步，接下來各項工作都是在同一個全宗的基礎上進行的。二、全宗（一）全宗的含義及類型（二）為什么要按全宗整理檔案？（三）立檔單位及其構(gòu)成條件（四）立檔單位的變化和全宗劃分（五）人物全宗

（六）全宗的補充形式（七）判定檔案所屬全宗（一）全宗含義及類型1.全宗定義

全宗是一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的全部檔案的有機整體。（1）全宗是一個有機整體。（2）全宗是在一定歷史活動中形成的。（3）全宗是以一定的社會單位為基礎而構(gòu)成的。知識卡片

國家檔案局13號令《機關檔案管理規(guī)定》第24條規(guī)定：機關全部檔案構(gòu)成一個全宗。機關隸屬關系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務范圍未變化的，維持原全宗不變。（一）全宗含義及類型2.全宗的類型（1）按形成全宗單位和全宗內(nèi)容的性質(zhì)，分機關組織全宗和人物全宗。（2）按全宗的范圍和構(gòu)成分獨立全宗、聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集。后三種是全宗的補充形式。想一想一般情況下，單位檔案室保存多少個全宗？一個全宗檔案館呢？若干個全宗為了便于對全宗的管理，給每個全宗編上一個固定號碼，成為全宗號。（二）為什么要按全宗整理檔案？1.這種方法符合檔案的形成規(guī)律和特點。

2.全宗是組成國家全部檔案的基本單位。

3.全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質(zhì)量的重要條件。區(qū)分全宗是整理工作的第一步。

4.全宗為檔案提供利用，奠定了科學基礎。

5.全宗是對檔案進行科學管理必須遵循的重要原則。

（三）立檔單位及其構(gòu)成條件

立檔單位也稱為“全宗構(gòu)成者”。它的構(gòu)成條件是：1.可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文；2.設有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；3.設有管理人事機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。

想一想：1.國家教育部辦公廳和密云縣教育局誰有構(gòu)成全宗的資格？2.你所在的高校及所在院系是否都可以構(gòu)成全宗？（四）立檔單位的變化和全宗劃分1.政權(quán)的變化和立檔單位的劃分2.生產(chǎn)關系的改變和全宗的劃分3.基本職能方面考慮

4.全宗劃分

1.政權(quán)的變化和立檔單位的劃分

（１）政權(quán)發(fā)生了變化，同時社會性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（２）政權(quán)發(fā)生了變化，社會性質(zhì)沒有發(fā)生根本變化。應具體情況具體分析。2.生產(chǎn)關系的改變和全宗的劃分這個方面主要是針對企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學校、銀行等一個解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務沒有根本變化，它們在各個時期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。

3.基本職能方面考慮在立檔單位的政治性質(zhì)無根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。（1）凡是新成立的并具有一定獨立性的機關，它的檔案構(gòu)成新的全宗。（2）凡屬下列情形，均非機關基本職能的根本變化： 機關職能與工作范圍的擴大或縮小 機關內(nèi)部組織機構(gòu)的調(diào)整 機關工作地點的變更 領導關系的改變由于某種原因機關曾暫時停止一段時間的工作等。（3）臨時機構(gòu)一般不單獨建立全宗。（4）如果兩個機關合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案應該分別構(gòu)成全宗。（四）組織全宗劃分1．省級機關（1）

中共省委（2）

省直機關黨委（3）省級政協(xié)、工業(yè)、共青團、各民主黨派和工商聯(lián)等各為一個全宗（4）省人大常委會、省人民政府各為一個全宗（5）省級各委、廳、院、行、社等各為一個全宗（6）省級各廳、局所屬院、校、所、工廠、公司等下屬機構(gòu)檔案可單獨構(gòu)成全宗（7）省級各廳、局派駐外的臨時機構(gòu)，一般不單獨購成全宗。

2．地、市、縣機關與省級對應的機關、單位都各自為一個全宗。（五）人物全宗人物全宗是著名人物在其一生社會活動中形成的檔案整體。人物全宗的收集關系到個人全宗與組織全宗的關系問題。收集時應注意兩點：1.不得收入官方檔案原件。2.一個人一生無論身分、政治立場如何變化，只構(gòu)成一個全宗。

（七）人物全宗內(nèi)檔案的分類1．生平傳記材料2．創(chuàng)作材料3．公務活動材料4．個人書信5．經(jīng)濟材料6．親屬材料7．評價材料8．音像材料9.其他材料

番禺巿檔案館建立的名人檔案（六）全宗的補充形式1.聯(lián)合全宗就是兩個或幾個關系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。2.全宗匯集是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。（六）全宗的補充形式3.

聯(lián)合全宗和全宗匯集的區(qū)別（1）它們的構(gòu)成不同聯(lián)合全宗的檔案之間有著密切的聯(lián)系，檔案難以區(qū)分，其組建的客觀依據(jù)較強；全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數(shù)量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統(tǒng)計，人為性相對地較大。（2）它們的性質(zhì)不同聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后難再變動，而全宗匯集是暫時性的其中其個全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。（六）全宗的補充形式4.檔案匯集由不同的立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的混合體。主體是不明全宗的零散檔案，還有就是人物檔案匯集。（七）判定檔案所屬全宗關鍵判定檔案所屬全宗關鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位

要區(qū)分兩個概念：檔案的形成者、文件的作者。（1）A、對內(nèi)部文件和發(fā)文，“檔案的形成者”就是“文件的作者”。

B、對收文，“檔案的形成者”是“文件的實際收受者”。（2）判定的對象是案卷時，要注意，卷皮上往往都標明了立檔單位。（3）沒有標明作者或收文者的，要分析和考證。（4）經(jīng)幾個立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。三、案卷排列和編號1．案卷排列的概念案卷排列，就是將各類已經(jīng)組合好的案卷，按照系統(tǒng)整理的要求，采用一定的方法，確定其先后排列次序，并按此順序編上號碼的工作。三、案卷排列和編號2．案卷排列的方法案卷排列的方法有很多，基本方法有以下幾種：（1）按照案卷所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列。（2）按照文件的作者、收發(fā)文機關以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。（3）按照案卷形成時間先后順序排列。（4）按照案卷所屬的組織機構(gòu)或問題的重要程度排列。（5）按照案卷所屬的保管期限進行排列。三、案卷排列和編號3．案卷編號案卷的排列順序一旦確定，就應對每個案卷按順序逐個編號，以固定排列順序。四、案卷目錄編制1.案卷目錄的作用一個全宗內(nèi)的全部檔案，經(jīng)過系統(tǒng)的排列后，應將案卷逐個登記到案卷目錄上。案卷目錄就是專門登記案卷某些特征的名冊，其作用體現(xiàn)在：（1）它可以固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和案卷的排列順序，體現(xiàn)了檔案整理工作的成果；（2）它是檔案館（室）必備的檢索工具，案卷目錄上概括介紹了檔案的內(nèi)容和成分，是人們了解和查找館（室）藏檔案的基本工具；（3）它還是檔案登記的基本形式，是對案卷進行統(tǒng)計和檢查的重要依據(jù)。2.案卷目錄編制方法（1）以年度為一級類目編制。以年度為單位編制案卷目錄，即根據(jù)形成檔案的數(shù)量多少，決定一年編一本或幾年合編一本目錄，案卷編號也是以年度為單位，每年從一號目錄開始編號。立檔單位以年度為單位編制的案卷目錄2.案卷目錄編制方法（2）以組織機構(gòu)或問題為一級類目編制。也就是以機構(gòu)或問題為單位編制案卷目錄，有多少個內(nèi)部機構(gòu)或問題，就編制幾本案卷目錄。案卷的編號是以機構(gòu)或年度為單位，每個機構(gòu)或每個問題都必須從一號目錄開始編號。某單位以機構(gòu)為單位編制的案卷目錄2.案卷目錄編制方法（3）以保管期限為一級類目編制。即將所有案卷按照所劃定的永久、長期和短期三種保管期限，分別編制三本案卷目錄。同樣，案卷的編號是以三種保管期限為單位，分別從一號目錄開始編號。3.案卷目錄的結(jié)構(gòu)案卷目錄表思考與實訓１.簡述檔案收集工作的內(nèi)容。２.檔案館對現(xiàn)行單位檔案的接收方法有哪些？３.簡述全宗的概念及含義。４.全宗的補充形式有哪些？５.立檔單位的構(gòu)成條件有哪些？思考與實訓６．閱讀下面的材料，然后回答提出的問題。中國物資儲運××公司組織人員開發(fā)研制的“吊車、礦車二功能安全定位器”（以下簡稱“定位器”），經(jīng)公司組織現(xiàn)場應用試制鑒定成功。但該公司不重視檔案尤其是科研檔案的管理，使該項成果長期存放在項目設計人劉××個人手中。２０１５年４月１６日，劉××采取偷梁換柱的手法，以其愛人隋××個人的名義向國家專利局申報，獲得了“定位器”的專利。這起專利侵權(quán)行為，使公司蒙受了很大損失。后經(jīng)市中級人民法院裁決，該公司獲得了“定位器”的專利權(quán)，但教訓非常深刻。

（１）從檔案收集的角度，分析一下造成公司損失的主要原因。（２）請問公司如何避免類似問題再次出現(xiàn)？檔案的鑒定與保管第一節(jié)檔案的鑒定BCA二、現(xiàn)行單位檔案鑒定工作的組織三、檔案的銷毀

AddYourText一、檔案鑒定的原則和標準

一、檔案鑒定的原則和標準（一）檔案鑒定的原則檔案的鑒定包括三方面的內(nèi)容：一是制定鑒定檔案價值的相關標準，例如檔案保管期限表等；二是具體判斷檔案價值，根據(jù)其價值大小來決定保管期限；三是對于無價值的檔案要予以銷毀或相應處理。檔案鑒定的原則是：必須從黨和國家、人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點，這四個觀點互相聯(lián)系、辯證統(tǒng)一。第一節(jié)檔案的鑒定一、檔案鑒定的原則和標準（二）鑒定檔案的標準檔案來源標準：檔案的來源就是指檔案的形成者，即文書是從哪里產(chǎn)生的，如果來源不明，則難以判斷其作用和價值。檔案內(nèi)容標準：重要性、獨特性、時效性。檔案的特征標準：檔案名稱、文書形成時間、文本以及外形特征等等。相對價值標準：相對價值所體現(xiàn)出的規(guī)律是：在全宗和全宗群內(nèi)檔案保存比較完整的情況下，各種類型文件的價值率基本正常，其中有些文件的保存價值相對降低；在保存不完整的條件下，殘存檔案的保存價值相對提高，其中有些本來不屬重要的文件也上升價值層次。第一節(jié)檔案的鑒定一、檔案鑒定的原則和標準（三）檔案保管期限表1.檔案保管期限表主要有以下幾種類型：（1）通用檔案保管期限表（2）專門檔案保管期限表（3）同系統(tǒng)檔案保管期限表（4）同類型單位檔案保管期限表（5）本單位檔案保管期限表2.檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)：（1）條款（2）條款順序號（3）保管期限（4）附注（5）說明第一節(jié)檔案的鑒定。二、現(xiàn)行單位檔案鑒定工作的組織檔案鑒定工作必須有組織、有領導、有步驟地進行。按照《機關檔案工作條例》和《檔案館工作通則》，現(xiàn)行的立檔單位里，檔案價值鑒定工作是由檔案室會同文書部門和業(yè)務部門進行的。鑒定小組成員一般由辦公廳（室）領導人、檔案人員、業(yè)務人員組成。第一節(jié)檔案的鑒定二、現(xiàn)行單位檔案鑒定工作的組織（一）基本工作方法鑒定檔案價值的基本工作方法，就是直接、具體地審查檔案，通常我們將之稱為直接鑒定法。直接鑒定法要求檔案鑒定人員逐件審查檔案材料，從它的內(nèi)容、責任者、名稱、可靠程度等方面，全面考查分析確定其價值，而非僅憑文件題名、卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄等判斷檔案的價值。第一節(jié)檔案的鑒定二、現(xiàn)行單位檔案鑒定工作的組織（二）現(xiàn)行單位的檔案鑒定步驟（1）確定歸檔文件的范圍，同時剔除部分沒有保存價值的文件，由文書部門或者業(yè)務主管部門保存一兩年后銷毀。（2）確定歸檔文件的保管期限。（3）對保管期限已滿的檔案進行復審（移交復審、到期復審）。第一節(jié)檔案的鑒定三、檔案的銷毀經(jīng)過檔案鑒定，有部分檔案已經(jīng)不具備繼續(xù)保存的條件價值，這就需要對其進行銷毀?！吨腥A人民共和國檔案法》第十五條規(guī)定：鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案。檔案銷毀是一項既嚴肅又細致的工作。決定著檔案的“生死存亡”，必須抱著非常謹慎的態(tài)度和按照嚴格的程序進行。第一節(jié)檔案的鑒定三、檔案的銷毀具體程序如下：（一）編制銷毀清冊（二）附上簡要說明（三）經(jīng)審批后銷毀第一節(jié)檔案的鑒定第二節(jié)檔案的保管DBCA二、檔案保管工作的任務和基本原則三、檔案庫房的管理四、檔案的安全保護AddYourTextE一、檔案保管概述五、全宗卷一、檔案保管概述（一）檔案保管工作的含義及內(nèi)容

1、檔案的保管：是指根據(jù)檔案的成分和狀況，采取一定的技術手段和管理模式對檔案進行科學有效的管理和維護修補，以期盡可能使檔案完整齊全，以及最大限度地延長檔案的壽命。

2、檔案保管工作的內(nèi)容包括：（1）檔案庫房的日常管理工作；（2）檔案在流動過程中的保護和防護；（3）為保護檔案而采取的專門措施，即為延長檔案壽命而采取的諸如復制、修補等專門技術。第二節(jié)檔案的保管一、檔案保管概述（二）檔案保管工作的意義檔案的原始記錄的本質(zhì)屬性，賦予檔案重要的價值，使檔案成為國家的寶貴財富，而檔案作為各種社會實踐活動的歷史記錄，必須妥善保存，盡可能地使之免受損毀，以便讓其發(fā)揮憑證或參考作用。1.檔案保管影響整個檔案工作的好壞和質(zhì)量高低2.檔案保管工作便于檔案的有效開發(fā)第二節(jié)檔案的保管一、檔案保管概述（三）影響檔案壽命的因素（1）內(nèi)因:內(nèi)因即檔案本身，指檔案制成材料的性能及其耐久性，諸如紙張、膠片、磁帶、墨水、油墨材料等載體材料和記錄材料，這些制成材料的運動變化耐久性因素等直接影響檔案的壽命。（2）外因:一是人為的損壞。二是自然因素，如微生物、昆蟲和老鼠對檔案的危害；不適宜的溫濕度、光、灰塵、有害氣體、水、火對檔案的影響。第二節(jié)檔案的保管二、檔案保管工作的任務和基本原則（一）檔案保管工作的任務1.防止檔案的損壞。這是檔案保管工作最主要的一項任務。2.延長檔案的壽命。這是檔案保管工作的總體目標。3.維護檔案的安全。這是檔案保管工作的重要任務所在。第二節(jié)檔案的保管二、檔案保管工作的任務和基本原則（二）檔案保管工作的基本原則“以防為主、防治結(jié)合”是檔案保管工作的基本原則?！胺馈?，就是要預防檔案的損壞和丟失，防止人為或自然對檔案的污染和損毀?！爸巍钡募夹g：一是采用修復技術，如檔案的去污技術、去酸技術、檔案字跡的恢復、檔案修裱技術等，對已經(jīng)損壞的檔案進行處理，盡量使其恢復歷史面貌，增強原件的耐久性；二是采用檔案的復制術。第二節(jié)檔案的保管二、檔案保管工作的任務和基本原則想一想秘書人員在日常文檔工作中如何貫徹“以防為主、防治結(jié)合”的原則？第二節(jié)檔案的保管Text三、檔案庫房的管理（一）檔案庫房的編號（二）檔案的裝具（三）檔案架、柜的排放與編號（四）檔案的存放（五）檔案存放位置索引和檔案代卷卡第二節(jié)檔案的保管Text四、檔案的安全保護檔案的安全保護是指通過一定制度和采取專門技術措施，來防止與減少檔案損毀因素的工作。其主要內(nèi)容有：控制庫房溫濕度；保衛(wèi)和保密；防火、防光和防塵；檔案在搬動中的保護以及檔案的安全檢查等。第二節(jié)檔案的保管四、檔案的安全保護（一）控制庫房溫濕度（二）防火（三）保衛(wèi)和保密（四）防光與防塵（五）檔案在搬動中的保護（六）檔案的安全檢查有人總結(jié)出檔案保管中的“八防一控”，值得借鑒：即防水、防光、防火、防塵、防蟲、防霉、防潮、防盜、控制濕溫度。第二節(jié)檔案的保管五、全宗卷（一）全宗卷的概念全宗卷是全宗檔案的發(fā)展、變化以及有關情況的真實歷史記錄和原始憑證，可以為全宗的利用等方面工作提供重要依據(jù)。如需要了解立檔單位的歷史沿革以及全宗內(nèi)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、編研、檢索等方面的精況，就需要查閱全宗卷。第二節(jié)檔案的保管五、全宗卷（二）全宗卷的主要內(nèi)容1.在收集工作中產(chǎn)生的文件材料：比如檔案交接文據(jù)、移交目錄、接收、征集記錄、檔案來源和價值說明等等。2.在檔案整理工作中形成的文件材料：比如整理工作方案、立檔單位和全宗歷史考證、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。3.在檔案鑒定工作中產(chǎn)生的文件材料：比如鑒定檔案材料分析報告、檔案銷毀清冊、檔案保管期限表、銷毀檔案的請示與批復等。4.在檔案保管、統(tǒng)計工作中形成的文件材料：比如檔案安全檢查記錄、檔案的搶救與修復情況報告、案卷基本情況統(tǒng)計和重要的利用統(tǒng)計表、檔案數(shù)量與狀況統(tǒng)計等。5.在檔案提供利用工作中所形成的文件材料：比如全宗指南（全宗介紹）、開放利用和控制范圍說明、檔案匯編和公布出版情況及報批文件、機關工作大事記、機關組織沿革等。第二節(jié)檔案的保管五、全宗卷（三）全宗卷的建立與管理全宗卷的建立是由少到多、不斷積累、不斷完善的過程。管理全宗的過程，就是形成全宗卷的過程。在進行檔案管理各環(huán)節(jié)活動中，都要注意形成文字記錄，并及時歸入全宗卷。全宗卷的特點是靈活性和不定型性。第二節(jié)檔案的保管拓展閱讀：檔案的異地安全保管所謂檔案的異地安全保管，是指對那些列入重點保管范圍，一旦失去就會對國家、地方、行業(yè)系統(tǒng)及文檔單位的社會歷史記憶的完整性造成嚴重損害的檔案，實行多套留存或備份，并將原件或最珍貴的檔案置于相對安全的場所，實行封閉式管理的做法。對檔案實行異地安全保管，也是信息時代確保電子文件真實性的重要措施。

思考與實訓1.鑒定檔案的標準有哪些？2.什么是檔案保管期限表？有何作用？3.簡述現(xiàn)行單位的檔案鑒定的步驟。4.談談檔案保管工作的“防”與“治”的關系。5.檔案庫房管理應注意什么？6.調(diào)查某一檔案館（室）在檔案鑒定或保管工作中的情況，發(fā)現(xiàn)當中存在的突出問題，并提出解決方案。Text思考與實訓7.下面三則案例分別各說明什么問題？應采取什么措施去避免或改正？（1）小李在某公司擔任秘書職務，主要負責檔案的保管工作。有一次，她在整理檔案的過程中發(fā)現(xiàn)檔案的分類非?；靵y，更嚴重的是上面根本沒有保管的年限，有部分檔案甚至只有目錄標題，但卻不知所蹤，再也找不到文件原件或者復印件。（2）實習生小王在某機關單位的檔案室實習，他發(fā)現(xiàn)檔案室雖然有管理制度，但工作人員并不嚴格遵守，平時隨意進出，檔案的管理也十分松散，例如檔案可以隨便借閱，也不用辦理任何手續(xù)，借閱歸還后也沒有及時歸放原位或指定存放位置。還因此經(jīng)常發(fā)生失竊事故。（3）某公司因為條件限制，將辦公用房臨時當作檔案庫房，但通風條件極差，光照又厲害，庫房內(nèi)也沒有配備防火等設備。管理人員并沒有接受崗位培訓和教育，導致庫房內(nèi)很多檔案都遭受到損壞，根本不能提供服務。Text

檔案檢索、編研與利用第一節(jié)檔案的檢索一、檔案檢索工作的一般過程二、檔案的著錄與標引三、檔案檢索工具的編制一、檔案檢索工作的一般過程檔案檢索的過程

1.存儲階段著錄標引（教材）編制檢索工具2.查檢階段確定查找內(nèi)容進行查找操作網(wǎng)上檔案檢索評價檔案檢索的指標查全率/漏檢率查準率/誤檢率什么是檔案檢索檔案檢索是對檔案的內(nèi)容和形式進行分析、選擇、濃縮和記錄，并按照一定次序編排出各種檢索工具，并根據(jù)利用者的利用需求運用檔案檢索工具準確檢出檔案的過程。網(wǎng)上檔案檢索/二、檔案的著錄與標引（一）檔案的著錄（二）檔案的標引在編制檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程（根據(jù)著錄規(guī)則，將檔案文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，構(gòu)成著錄條目的工作）

見教材示例

對文件或案卷進行主題分析，把自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化檢索語言的過程，即對主題分析的結(jié)果給予檢索標識的過程。分類標引主題標引

見教材示例三、檔案檢索工具的編制（二）常用檔案檢索工具簡介2（一）檔案檢索工具的分類31

按編制方式分按載體形式分按檢索范圍分按功能分目錄索引指南書本式卡片式縮微式機讀式全宗范圍檔案館范圍專題范圍若干館范圍館藏性查檢性介紹性（一）檔案檢索工具的分類（二）常用檔案檢索工具簡介1.案卷目錄（整理成果）2.全引目錄（整理成果）3.全宗目錄（略）4.分類目錄5.主題目錄（少用