淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)-

淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

摘要：隨著我國(guó)文化建設(shè)的不斷開(kāi)展，圖書資料檔案的建設(shè)與管理越來(lái)越受到重視。并且，伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，圖書資料檔案的信息化管理成為了必然的開(kāi)展趨勢(shì)。圖書的資料檔案要真正的發(fā)揮其提高人們的文化素質(zhì)的作用，就必須實(shí)現(xiàn)信息化管理，將圖書管的資料以及檔案等實(shí)現(xiàn)資源的共享，為社會(huì)提供效勞。本文詳細(xì)論述了圖書資料檔案管理的主要問(wèn)題，并進(jìn)一步探討了圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)以及有效途徑，以供大家交流。

關(guān)鍵詞：圖書資料；檔案；信息化管理

近年來(lái)，由于科學(xué)技術(shù)的迅猛開(kāi)展，傳統(tǒng)的圖書資料檔案管理已經(jīng)跟不上開(kāi)展的要求，比方說(shuō)管理制度不夠健全、管理者的檔案意識(shí)淡薄和管理觀念的滯后性等。為了解決目前面臨的這些問(wèn)題，實(shí)行圖書資料檔案信息化管理勢(shì)在必行。

一、傳統(tǒng)圖書資料檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1管理制度欠缺。管理者不知如何標(biāo)準(zhǔn)和管理圖書資料檔案，致使工作人員在收集資料的時(shí)候面臨著各種各樣的壓力和挑戰(zhàn)。有的不知道哪些資料是用來(lái)歸檔的，哪些不是歸檔范圍內(nèi)的，這就導(dǎo)致圖書資料檔案范圍不夠全面、材料不集中和不能及時(shí)歸檔等現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)。目前，還沒(méi)能建立一套完整的圖書資料管理的制度。

1.2管理意識(shí)的淡薄性。圖書資料檔案是檔案工作中非常重要的內(nèi)容，它能夠反映圖書工作的成果。由于人們沒(méi)有認(rèn)識(shí)到它的重要性，這樣就不能及時(shí)有效地搜集檔案資料。也無(wú)法把圖書資料檔案管理工作列入檔案工作的主體和重要組成局部。

1.3管理觀念落后。傳統(tǒng)的圖書資料的歸檔方式比擬落后，缺乏開(kāi)放與創(chuàng)新意識(shí)。由于大多檔案資料都是以紙質(zhì)形式存在的，隨著時(shí)間的推移，檔案資料也堆積的越來(lái)越多，不但會(huì)占用大量的儲(chǔ)存空間，還需要做好濕度、溫度控制和防蟲工作，導(dǎo)致檔案管理本錢非常高，使用效率卻比擬低的問(wèn)題。

二、圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

隨著社會(huì)的開(kāi)展，以往的圖書資料檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足讀者的要求和適應(yīng)社會(huì)開(kāi)展的步伐。為了適應(yīng)這種現(xiàn)實(shí)情況，這就要求檔案的管理工作要實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化管理。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍使用和迅猛開(kāi)展，這就為圖書資料檔案的信息化管理提供了非常成熟的條件，所以實(shí)現(xiàn)信息化管理已經(jīng)成為必然的開(kāi)展趨勢(shì)。

2.1信息化管理激發(fā)了圖書資料檔案的社會(huì)效益。圖書資料檔案的信息化管理是圖書資料集成管理的根底，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，將圖書檔案文件等集成電子信息，只有在信息通道的根底上，各不同功能的部門、環(huán)節(jié)才能跨越空間、時(shí)間以及不同環(huán)境的障礙，實(shí)現(xiàn)信息的自由流通。只要做到了圖書資料檔案的信息化管理，才能提高檔案管理運(yùn)作的整體水平與社會(huì)效益。

2.2信息化管理使圖書資料檔案的保存方式得到了改善。在資料室或圖書館中，工作人員要對(duì)各類圖書資料進(jìn)行及時(shí)的記錄。將圖書資料檔案進(jìn)行信息化處理后，可以有效地保護(hù)圖書資料原件，防止檔案原件被過(guò)多地直接使用或過(guò)多借閱，減少了資料原件損壞的風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)這樣的管理到達(dá)了保護(hù)圖書資料檔案原件的目的，有效地降低和防止重要資料的喪失，使圖書資料檔案的保存方式得到了極大的改善。

2.3信息化管理有利于圖書資源的整合和共享。通過(guò)進(jìn)行系統(tǒng)的信息化管理，使得圖書資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進(jìn)一步擴(kuò)大了這些檔案資源的使用范圍。在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的檔案電子文件比原件更易于導(dǎo)航，方便了使用者快速瀏覽所需要的信息；也可擴(kuò)大原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍；更有利于工作人員按需瀏覽，保持隨機(jī)存取，極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)圖書資料檔案信息的資源整合和共享。

2.4信息化管理使圖書資料的檢索和使用更加便捷。將圖書資料檔案進(jìn)行信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，使用者在應(yīng)用時(shí)只需輸入圖書資料的關(guān)鍵詞，相關(guān)檔案資料信息就可呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上。工作人員和借閱者只要有需要，就可以及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的獲取更多的圖書資料檔案信息。

2.5信息化管理大大節(jié)約了有限的人力資源。將圖書資料檔案進(jìn)行信息化管理可以使檔案管理人員從重復(fù)繁瑣的勞動(dòng)中解放出來(lái)，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，極大地改善了工作條件。在檔案信息改動(dòng)時(shí)只需輸入相關(guān)的指令就可以自動(dòng)完成，減少檔案管理人員手工操作的錯(cuò)誤，有效地提高了工作效率，大大節(jié)約了有限的人力資源。

2.6信息化管理極大地提高了效勞的質(zhì)量。建立一個(gè)基于局域網(wǎng)的檔案信息化管理系統(tǒng)，可以讓內(nèi)部工作人員自行查詢所需信息，并且能和客戶進(jìn)行及時(shí)的溝通和聯(lián)系，從而為客戶提供更為方便和快捷的效勞。將圖書資料檔案進(jìn)行信息化處理后，工作人員對(duì)其管理的各類圖書資料檔案都非常了解，提高了客戶的滿意度。

三、圖書資料檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的有效途徑

3.1加強(qiáng)與當(dāng)?shù)貓D書館的共建，加強(qiáng)社區(qū)圖書管的建設(shè)。加強(qiáng)館藏資源的信息化并且實(shí)現(xiàn)社會(huì)效勞是現(xiàn)代圖書管作為我國(guó)文化事業(yè)建設(shè)重要機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)之一。首先，圖書館要充分利用其信息資源、設(shè)備資源以及人才資源的優(yōu)勢(shì)為社會(huì)群眾直接的提供知識(shí)信息化效勞。其次，應(yīng)該充分發(fā)揮圖書館的專業(yè)人才的資源優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)與地方文化建設(shè)機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，幫助地方文化建設(shè)，構(gòu)建社區(qū)圖書館等。最后，圖書館可以采取共建的模式，在政府進(jìn)行文化投資的根底之上，加大宣傳力度，發(fā)動(dòng)社區(qū)群眾捐贈(zèng)期刊、捐贈(zèng)圖書，建立社區(qū)圖書館數(shù)據(jù)庫(kù)，以滿足社區(qū)公眾對(duì)與信息知識(shí)的需求。

3.2提高圖書檔案整理管理人員的信息化意識(shí)和水平。要實(shí)現(xiàn)圖書資料檔案的信息化管理，最根本的是要轉(zhuǎn)變意識(shí)，轉(zhuǎn)變管理人員的意識(shí)，加強(qiáng)信息化意識(shí)的教育。讓其樹(shù)立牢固的信息化管理意識(shí)。另外，要加強(qiáng)圖書資料檔案管理人員信息化管理的水平，通過(guò)信息化培訓(xùn)提高其實(shí)際的管理技能。從深度和廣度上擴(kuò)大圖書資料檔案的信息化管理。

3.3綜合采用各種方法提高圖書管資源的共享性。資源共享為我國(guó)圖書館界的努力提供了一個(gè)方向。我國(guó)圖書館在長(zhǎng)期的封閉開(kāi)展過(guò)程中，形成了割裂的局面，有公共圖書館、高校圖書館、科研圖書館、專業(yè)圖書館、兒童圖書館等之分，并且每一個(gè)類型的圖書管各自管理、不相往來(lái)，這樣也就導(dǎo)致了圖書資源、網(wǎng)絡(luò)資源的重復(fù)采購(gòu)，造成一些資源的封閉使用，沒(méi)有充分發(fā)揮其利用率，也不利于讀者的選讀和利用。因此，為了實(shí)現(xiàn)圖書館的圖書資料檔案的信息化管理，圖書館應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各類型的圖書館資源傳遞，資源共享。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，圖書資料檔案作為提高人們文化水平的重要工具，實(shí)現(xiàn)其信息化管理，提高資源的共享性，以便能夠?yàn)閺V闊的社會(huì)效勞，是促進(jìn)我國(guó)社會(huì)主義精神文件建設(shè)的重要手段。面對(duì)當(dāng)今形勢(shì)和信息技術(shù)的開(kāi)展，通過(guò)圖書資料檔案信息效勞手段，