文秘第十二講

第十一講、會務工作（二）十、確定餐飲、住宿事宜1.餐飲：就近。一般采用統(tǒng)一就餐標準。照顧少數(shù)民族、體弱多病、以及有其他禁忌者。2.住宿：不可出現(xiàn)厚此薄彼的現(xiàn)象。在優(yōu)先照顧長者，尊者，體弱者和領導的基礎上，合理調(diào)配不同檔次的房間。十一、制定預算本著節(jié)約的原則，將會議期間的每一筆開支預算詳細列出，報經(jīng)有關領導審查之后確定，然后按照預算表合理開支。十二、會前檢查1.檢查燈光、音響、空調(diào)、多媒體等設備2.檢查黑板、白板是否干凈，準備好粉筆、白板筆等物3.每一位參會人員座位前安放紙筆4.在大門口放一塊進入會場的示意板：“××會議在×層×號召開”.第二節(jié)會中服務工作一、簽到1.秘書代簽，在到會的姓名旁邊做標記2.卡片簽到，在預先發(fā)的卡片上簽上自己的名字上交。也可以用名片的方式。3.簿式簽到，在簽到簿上簽上自己的姓名職務等4.電子簽到，一卡通的方式，成本較高。*簽到結束后填寫會議出席情況表，包括應到人數(shù)，實到人數(shù)，缺席人數(shù)等。*如果重要人物缺席未到，要及時打電話了解情況。*根據(jù)簽到情況隨時調(diào)整會議進程以及餐飲住宿情況。二、引導熱情迎接與會者，并按禮儀規(guī)范將其引導入場。內(nèi)部會議，與會者一般都有自己的習慣座位。大中型會議，一般事先制作好各種座次標識用品（如：主席臺或會議桌上的名簽卡片、座次圖表、指示牌）等，采取對號入座的方式，或是將會場劃分為若干區(qū)域，以部門或地區(qū)為單位集中就座。三、會議記錄1、記錄會議的組織情況，它包括會議的名稱、開會的時間、開會的地點、出缺席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名；有些會議還要寫清楚會議的起止時間（如年月日）。2、記錄會議的內(nèi)容，它包括發(fā)言人的姓名、發(fā)言的內(nèi)容、討論的內(nèi)容、提出的建議、通過的決議等。第三節(jié)會后掃尾工作一、清理會場1、為乘車回去的與會人員安排車輛。2、檢查與會人員是否有遺忘的物品。3、收拾整理會議室，使其恢復原貌。4、臨時借用的設備及時歸還二、整理會議文件會議文件，如決定、議案、提案、會議記錄、會議紀要等。一些重要的會議文件資料還要立卷歸檔，因此，會議結束后要依據(jù)會議文件的內(nèi)在聯(lián)系加以整理，分門別類地組成一個或一套案卷，歸入檔案。第四節(jié)會見、會談一、會見、會談的含義：1.會見：通常指主人會見客人，用于外交場合，也稱會晤。尊者、地位高者會見地位低者，也常稱為“接見、召見”，反之，稱為“晉見、拜見、拜會?！崩纾汉\濤主席會見美國總統(tǒng)奧巴馬。胡錦濤主席接見中鐵一局總經(jīng)理劉景書第十一世班禪拜見胡錦濤主席2.會談：指雙方或多方就某些重大問題進行磋商或談判。和會見相比，會見的禮儀性比較強，而會談則是實質性的，任何一方都是以實現(xiàn)自身利益為目的。3.會見、會談和會議的區(qū)別：從范圍上看，會議是一方內(nèi)部（系統(tǒng)內(nèi)）召開；而會見、會談則是雙方或多方進行意見交換。從目的上看，會議的參加者往往目的相同，都是為了解決某一問題，實現(xiàn)的是共同目標，而會見和會談中，雖然涉及的問題是大家共同關心的，但是各自要達到的目的不盡相同，各自都要爭取自身利益的最大化。二、會見、會談時的座次安排1.會見：座次排列通常依照面門為上，以右為尊的原則?？腿俗谥魅说挠疫?，譯員、記錄員在

主人和主賓后面，其他客人按禮賓次序在主賓一側就座，主方陪見人在主人一側按身份高低就座。弧形排列方形排列客方2.會談座次會談，通常使用長方形、橢圓形桌子，賓主雙方相對而坐，以正門為中。如果桌子是橫向擺放，主方應背門而坐，客方應面門而坐。雙方身份最高者居中。如果是豎向的，則以進門的方向為準，右側為客方，左側為主方第五節(jié)公務儀典一、慶典的籌劃與組織1.慶典的參加人員：各上級主管部門領導相關友好單位對公司企業(yè)發(fā)展關心和支持的友好人士新聞單位2.慶典的請柬：請柬的落款，只署名不蓋印章。給尊貴客人的請柬，落款應該讓邀請單位的領導親筆署名。對于一些重要客人，應該親自上門邀請。3.慶典會場大多在公司大廈前坪或門前、組織的辦公地點門前空地。4.慶典設施一般包括：音響設備，會場裝飾物如花籃、彩球、懸幅，剪彩用的紅綢布、剪刀、托盤、紀念品等。二、簽字儀式的籌劃與組織1.確定參加人員1)簽字人：原則上是根據(jù)文件的性質由雙方各自確認。但雙方簽字人工作性質要基本一致，身份大體對等。2）助簽人員：協(xié)助主簽人簽字者。3）觀禮人員：一般是雙方參加會談的全體人員，出席人數(shù)最好大體相符。2.簽字儀式的場景布置要求1）簽字廳：比較有影響的，寬敞明亮的大廳內(nèi)，也可以在談判室內(nèi)。簽字廳內(nèi)最好有一面適合做主題背景、面經(jīng)較寬的墻。2）擺設：在選定的長方形談判桌后擺設兩把椅子，作為雙方主簽人的位置。簽字桌上擺放各自需要保存的文本及簽字用的文具。文具前端中央擺一旗架，懸掛雙方旗幟。所有擺設遵循客左主右的原則。簽字桌上還可放置各方簽字人的席卡。3.簽字儀式的程序雙方參加簽字儀式的人員步入簽字廳，主簽人入座，雙方觀禮人員按照身份地位依次站在己方主簽人之后，雙方助簽人站在雙方各自主簽人外側。簽字儀式開始。雙方助簽人協(xié)助主簽人翻揭文本，指明簽字處。主簽人首先在自己要保存的文本上簽字，并由助簽人員將此文本送給對方助簽人員，再由雙方主簽人分別在對方保存的文本上簽字。然后雙方主簽人將文本互換，握手慶祝。禮儀小姐端香檳酒，雙方共同舉杯。二、宴請的籌劃與組織國際上通用的宴請形式有以下四大類：1.宴會：比較正式、隆重，一般為正餐。主賓一起入座就餐，由招待員按照順序上菜。2.招待會：不備正餐，不排席位，可自由活動。3.茶會：上午10時、下午4時左右舉行，以品茶為主，略備點心。一般設在客廳，不排席位。4.工作進餐：由進餐這各自付費。我國往往以快餐或自助餐的形式進行。只請與工作有關的人參加，不帶配偶。宴會1.國宴：國家元首或政府政府首腦為國家慶典舉行，或為外國之國家元首、政府首腦來訪而舉行。宴會上懸掛國旗，樂隊奏雙方國歌，奏席間樂。宴會前雙方首腦要發(fā)表演講、講話或祝酒詞。2.正式宴會。規(guī)格比國宴低，且不懸掛國旗，不奏國歌，其余與國宴相同。也可以奏席間樂。3.便宴。不排座次，不做正式講話，