商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作課件

公文寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)第一節(jié)公文寫(xiě)作的特點(diǎn)與功能第二節(jié)公文寫(xiě)作要素與要求 第三節(jié)公文的文體特征第四節(jié)公文寫(xiě)作的基本步驟

公文寫(xiě)作的特點(diǎn)與功能01/一、公文寫(xiě)作的基本特點(diǎn)(一)從寫(xiě)作目的來(lái)看,可謂“受領(lǐng)導(dǎo)之命,代機(jī)關(guān)立言”(二)從參與人員來(lái)看,可謂“集思廣益,群體行動(dòng)”(三)從接收對(duì)象來(lái)看,可謂“有特定讀者對(duì)象,內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)”(四)從反映內(nèi)容來(lái)看,可謂“事關(guān)公務(wù)活動(dòng),方針政策性強(qiáng)”(五)從時(shí)間要求來(lái)看,可謂“刻不容緩,時(shí)效性強(qiáng)”(六)從表現(xiàn)形式來(lái)看,可謂“講究格式規(guī)范,不求標(biāo)新立異”二、公文寫(xiě)作的重要功能4123(一)輔助領(lǐng)導(dǎo)決策(三)展示機(jī)關(guān)形象(四)提高工作效率(二)實(shí)現(xiàn)信息溝通公文寫(xiě)作要素與要求02/一、公文主旨及基本要求(一)公文主旨的特點(diǎn)1.主旨的形成過(guò)程比較單純,醞釀時(shí)間短2.主旨大都包含行文目的和中心思想兩部分內(nèi)容3.主旨由領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和管理工作的實(shí)際需要“呼喚”而成(二)公文主旨的表現(xiàn)形式第一,利用公文標(biāo)題表現(xiàn)主旨,即在標(biāo)題的事由部分表明主旨。這是表現(xiàn)公文主旨的基本形式。第二,利用公文首尾表現(xiàn)主旨,即采用起筆入題的表現(xiàn)手法,在公文開(kāi)頭處就明確亮出主旨,或者在公文結(jié)尾處歸納公文主旨。這是表現(xiàn)公文主旨的常用方式。第三,利用公文層次或段落的開(kāi)頭從不同側(cè)面表達(dá)主旨,這也是表現(xiàn)公文主旨的重要方式。

一、公文主旨及基本要求

512345.主旨必須符合領(lǐng)導(dǎo)意圖2.主旨必須客觀(guān)務(wù)實(shí)1.主旨必須正確無(wú)誤4.主旨必須鮮明突出3.主旨必須單純集中(三)公文主旨的要求二、公文材料及其基本要求(一)收集材料的方式1.平時(shí)積累

平時(shí)積累是指在日常工作和生活中,即無(wú)寫(xiě)作任務(wù)的時(shí)候,隨時(shí)隨地收集有用材料。2.臨時(shí)調(diào)查

臨時(shí)調(diào)查即有目的的調(diào)查,是指圍繞著一項(xiàng)寫(xiě)作任務(wù)所進(jìn)行的各種形式的調(diào)查活動(dòng)。(二)收集材料的要求收集材料的總體要求是“韓信點(diǎn)兵,多多益善”。這里的“多”不僅是數(shù)量要求,更要求做到材料類(lèi)別豐富多彩。怎樣叫作材料類(lèi)別豐富多彩呢?就是要根據(jù)實(shí)際需要,有意識(shí)地收集具有互相聯(lián)系的多種形式的材料。三、商務(wù)文書(shū)的格式(三)選擇材料的要求選擇材料的總體要求是一個(gè)“嚴(yán)”字。就是要根據(jù)行文目的和發(fā)文要求,從嚴(yán)掌握,認(rèn)真篩選,寧缺毋濫,絕對(duì)不能用陳舊、蕪雜、凌亂的材料堆砌公文。1.材料要真實(shí)可靠2.材料要有典型意義3.材料要新鮮生動(dòng)(四)使用材料的要求1.用材要精當(dāng)2.用材要核實(shí)3.用材要分析4.用材要有序5.用材要多樣化公文的文體特征03/一、公文具有應(yīng)用文的一般特點(diǎn)01明確的目的性03格式的規(guī)范性02絕對(duì)的真實(shí)性04應(yīng)用的廣泛性二、公文表達(dá)方式的特點(diǎn)及應(yīng)用要求1.在敘述事件時(shí)應(yīng)要素齊全2.在敘述程度上以概述為主3.在敘述線(xiàn)索上以順敘為主(一)敘述方式及其在公文中的運(yùn)用要求(二)說(shuō)明方式及其在公文中的運(yùn)用要求1.舉例說(shuō)明方法2.定義說(shuō)明方法3.分類(lèi)說(shuō)明方法4.引用說(shuō)明方法5.比較說(shuō)明方法二、公文表達(dá)方式的特點(diǎn)及應(yīng)用要求(三)議論方式及其在公文中的運(yùn)用要求(1)議論方式處于從屬地位。(2)議論方式重在就事論理。(3)議論方式切忌主觀(guān)武斷。1.議論方式的特點(diǎn)2.常用的論證方法(1)舉例論證法。(2)對(duì)比論證法。(3)因果論證法。公文寫(xiě)作的基本步驟04/一、接受任務(wù),明確公文主題公文是按照本單位領(lǐng)導(dǎo)授意,由辦公人員撰擬而成的。因此,接受任務(wù)后,明確領(lǐng)導(dǎo)意圖以及公文主題是公文起草過(guò)程的起點(diǎn)。首先,要深刻領(lǐng)會(huì)本領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)文意圖,即下達(dá)任務(wù)的精神實(shí)質(zhì)是什么?目的何在?要求如何?領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)任務(wù)的精神實(shí)質(zhì)就是文章的中心思想。行文目的就是發(fā)文機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人試圖通過(guò)發(fā)文要實(shí)現(xiàn)的結(jié)果。行文要求是指為了實(shí)現(xiàn)行文目的,向受文者提出的希望閱讀、辦理、執(zhí)行、答復(fù)等方面的具體愿望。其次,要規(guī)范使用文種。文種即公文名稱(chēng),具有概括表明公文性能和發(fā)文機(jī)關(guān)職權(quán)范圍,并體現(xiàn)行文目的與要求的功能。對(duì)此必須正確選擇,避免用錯(cuò)文種。胸有成竹,意在筆先,是高質(zhì)量完成擬稿任務(wù)的重要保障。二、圍繞主題,廣泛收集資料(1)收集資料必須考慮表達(dá)主題的要求,要圍繞主題收集真實(shí)、準(zhǔn)確、新鮮、典型的能反映事物本質(zhì)特征的資料。(2)要明確收集資料的途徑和方法。三、總體構(gòu)思,擬訂寫(xiě)作提綱(1)確定公文內(nèi)容的組成情況。(2)確定公文正文的表達(dá)順序。(3)安排公文的首尾和銜接與過(guò)渡,解決公文開(kāi)頭、結(jié)尾和各層次之間有序表達(dá)的問(wèn)題。(4)將上述設(shè)計(jì)成果固化為文章的寫(xiě)作提綱,為下一步工作奠定直接的基礎(chǔ)。四、落筆撰文,從事草稿寫(xiě)作(1)增強(qiáng)時(shí)效觀(guān)念。要在做好前幾項(xiàng)工作后抓緊辦理,按時(shí)結(jié)稿;否則,就會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)工作的正常開(kāi)展。(2)做好會(huì)商工作。公文內(nèi)容涉及其他單位或部門(mén)的職權(quán)范圍時(shí),要積極會(huì)商,征得相關(guān)部門(mén)的同意或配合,以免政出多門(mén),政策“打架”,使受文單位無(wú)所適從。(3)講究材料與觀(guān)點(diǎn)和諧統(tǒng)一。嚴(yán)格掌握用材標(biāo)準(zhǔn),材料要支持觀(guān)點(diǎn),觀(guān)點(diǎn)要統(tǒng)帥材料,切莫出現(xiàn)材料與觀(guān)點(diǎn)“兩張皮”或相互矛盾的情況。(4)注重文面規(guī)范和字跡、用紙要求。使用規(guī)范的發(fā)文稿紙,準(zhǔn)確填寫(xiě)稿紙首頁(yè)的有關(guān)項(xiàng)目;手工起草,要講究書(shū)寫(xiě)工整清晰,標(biāo)點(diǎn)規(guī)范完整,以便打印、校核文稿;利用計(jì)算機(jī)起草文稿,要注意符合有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的要求,使文面規(guī)范,整齊劃一;要符合公文字跡材料與用紙的規(guī)定,以便妥善保存文稿。五、加工潤(rùn)色,完成修改審核(一)明確文稿修改的基本范圍1.文稿內(nèi)容方面的修改(1)檢查主題質(zhì)量情況。(2)檢查觀(guān)點(diǎn)表達(dá)情況。(3)檢查材料應(yīng)用情況。2.文稿形式方面的修改(1)看文稿結(jié)構(gòu)是否完整、嚴(yán)密、合理,重點(diǎn)是否突出;層次是否清楚,過(guò)渡轉(zhuǎn)折是否自然。(2)看語(yǔ)言表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、順暢,語(yǔ)氣是否得體;是否符合語(yǔ)法規(guī)范;作為“無(wú)聲語(yǔ)言”的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確、規(guī)范、恰當(dāng)?shù)取?二)掌握文稿修改的基本方法(1)采用擬稿人讀改法。即公文起草人員將完整的公文草稿仔細(xì)閱讀幾遍,利用人們的語(yǔ)感修改公文文稿,對(duì)不夠流暢之處和其他問(wèn)題給予糾正。(2)由領(lǐng)導(dǎo)人指定他人修改。一般由單位辦公室主任或其他有經(jīng)驗(yàn)的人員來(lái)承擔(dān),對(duì)于擬稿人員而言,經(jīng)過(guò)他人審核后的公文草稿還要仔細(xì)學(xué)習(xí)和斟酌,不僅學(xué)習(xí)他人修改的長(zhǎng)處與亮點(diǎn),也要核查他人在修改過(guò)程中是否漏掉一些錯(cuò)誤,或植入了新的錯(cuò)誤。(3)運(yùn)用開(kāi)會(huì)機(jī)會(huì)集中討論修改。即在一定的會(huì)議上就文稿進(jìn)行討論,發(fā)揮眾人智慧,集思廣益,避免起草者個(gè)人能力的局限和認(rèn)識(shí)的偏頗。(4)采用“冷處理”辦法修改文稿。根據(jù)文稿寫(xiě)作時(shí)限的要求,對(duì)不是很急迫的文稿可以采用放置幾天再改的方法,這使擬稿人的思想得到了沉淀,人們對(duì)文稿所涉及的問(wèn)題的看法也可能會(huì)隨著時(shí)間的推移而有所改變。怎樣撰寫(xiě)商務(wù)禮儀文書(shū) 第一節(jié)商務(wù)禮儀文書(shū) 第二節(jié)禮儀函電 第三節(jié)禮儀致辭 第四節(jié)禮儀帖卡

商務(wù)禮儀文書(shū)01/一、注重交際商務(wù)禮儀文書(shū)主要體現(xiàn)交際各方的愿望、友情,反映的是企業(yè)和人們之間的關(guān)系,只不過(guò)以書(shū)面媒體進(jìn)行相互接觸、聯(lián)絡(luò)信息、交流感情、稱(chēng)頌慰問(wèn)、感謝致意,以達(dá)到加強(qiáng)合作、增進(jìn)友誼的作用。我國(guó)傳統(tǒng)歷來(lái)重視人與人之間的和諧關(guān)系,信奉“一個(gè)籬笆三個(gè)樁,一個(gè)好漢三個(gè)幫”的宗旨。今天,任何企業(yè)的壯大發(fā)展都不可能孤家寡人、關(guān)門(mén)經(jīng)營(yíng),必然與多方協(xié)作交往。這就自然出現(xiàn)一系列與企業(yè)相關(guān)的商務(wù)活動(dòng),如邀約拜訪(fǎng)、宴請(qǐng)聚會(huì)、周年慶賀、落成典禮等。這是企業(yè)交際活動(dòng)長(zhǎng)鏈上的“彩環(huán)”,將這些活動(dòng)辦得周密和諧,企業(yè)將朋友眾多、交際廣泛、事業(yè)興旺、福瑞祥和。在辦理這些商務(wù)活動(dòng)時(shí),大多的往來(lái)聯(lián)系是通過(guò)禮儀文書(shū)展示的。因此禮儀文書(shū)的寫(xiě)作不可忽視,要強(qiáng)調(diào)交際性,廣結(jié)人緣,開(kāi)展公關(guān),塑造企業(yè)的形象。任何一封商務(wù)禮儀信函或小卡片都要從接受者角度出發(fā),在協(xié)調(diào)人際關(guān)系、增強(qiáng)雙方友誼、體現(xiàn)人情味方面起催化劑作用。二、注重目的一份商務(wù)禮儀文書(shū)必須目的明確,才有主旨、有靈魂。一個(gè)企業(yè)不僅要明確交際活動(dòng)的主旨,還要明確交際對(duì)象以及交際場(chǎng)合。即便是同一個(gè)交際活動(dòng)的主旨,對(duì)于不同的交際對(duì)象以及不同的交際場(chǎng)合,仍需要選擇與之相適應(yīng)的商務(wù)禮儀文書(shū)。通常用“見(jiàn)什么人說(shuō)什么話(huà)”“到什么山上唱什么歌”來(lái)形容這類(lèi)情況。可見(jiàn),商務(wù)禮儀文書(shū)有直接的應(yīng)用性,寫(xiě)作必須達(dá)到其實(shí)用目的。這就要求寫(xiě)作前必須明確交際目的、對(duì)象、場(chǎng)合,體察世事人情,明達(dá)事理,以確定使用何種禮儀文書(shū)、構(gòu)成什么書(shū)面形式乃至遣詞造句采用什么風(fēng)格等。三、注重禮節(jié)商務(wù)禮儀文書(shū)與普通商務(wù)信函的明顯不同在于注重禮儀。一方面,因?yàn)槠髽I(yè)發(fā)出商務(wù)禮儀文書(shū)的目的就是與溝通對(duì)象加強(qiáng)感情聯(lián)絡(luò),聚朋會(huì)友,所以各類(lèi)商務(wù)禮儀文書(shū)一定要講究禮儀,用簡(jiǎn)短的文字、小巧的賀卡傳達(dá)并展示發(fā)出者美好的祝愿、親切的問(wèn)候、忠誠(chéng)的友誼,達(dá)到交際的效果;另一方面,商務(wù)禮儀文書(shū)多用于各種節(jié)日活動(dòng)、慶典儀式、宴請(qǐng)聚會(huì)、迎來(lái)送往等中國(guó)傳統(tǒng)中最崇尚禮儀色彩的場(chǎng)合,這就更要求商務(wù)禮儀文書(shū)從內(nèi)容到形式都講尊重禮。不同的文書(shū)要根據(jù)不同時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象、事由,按照社會(huì)通行的禮儀方式,禮數(shù)到位,顯示出良好的企業(yè)形象。四、注重體式商務(wù)禮儀文書(shū)在漫長(zhǎng)的應(yīng)用實(shí)踐中逐漸形成了一套比較規(guī)范的基本定式、體式和款式,有的不僅結(jié)構(gòu)約定俗成,連用語(yǔ)也比較規(guī)范,體現(xiàn)出它的文化內(nèi)涵。例如賀信的寫(xiě)作通常前有祝賀,后有祝愿;名片的內(nèi)容都會(huì)有單位、姓名、地址、電話(huà);祝酒辭在歡迎、感謝、祝賀的最后,總會(huì)落到“為……干杯”。所有的商務(wù)禮儀文書(shū)在措辭上要符合對(duì)象、場(chǎng)景、時(shí)令及情誼深淺,所表之情、所達(dá)之意要起到加深情誼的作用,讓對(duì)方感到真誠(chéng)懇切,情溢文中。書(shū)寫(xiě)要大方、自然、得體,用紙用料、筆墨顏色也很有講究,要既美觀(guān)又符合實(shí)際效果,并能從中體現(xiàn)出有關(guān)交際中的禮節(jié)、禮貌要求。例如禮儀信函要以藍(lán)黑色筆墨為宜,若用紅色則意味著絕交;訃告、悼詞則要用素封、白紙,而不能用印有紅字體的信封信紙;喜慶活動(dòng)的“請(qǐng)柬”則用紙新穎,色彩鮮艷,燙金鑲邊,字體活潑,可以精心設(shè)計(jì),體現(xiàn)出企業(yè)的風(fēng)格和特色。禮儀函電02/一、慶賀信(一)慶賀信的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法1.標(biāo)題2.稱(chēng)謂3.正文4.結(jié)尾5.署名和日期(二)寫(xiě)作要求寫(xiě)慶賀信的重要原則是及時(shí),在要祝賀的事由之前或當(dāng)時(shí)最好。如果事情過(guò)了一段時(shí)間對(duì)方才收到慶賀信,就不合適了。所表示的祝賀要符合實(shí)際、恰到好處,不能過(guò)分拔高;語(yǔ)言要感情充沛,鼓舞人心,使對(duì)方感到激勵(lì)振奮;言辭真摯,態(tài)度鮮明,也可以適當(dāng)用一些夸張、溢美之詞,但不要過(guò)分渲染或堆砌太多華麗辭藻;文字精練,行文流暢,篇幅短小;賀信中不兼談其他事宜。二、感謝信(一)感謝信的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法1.標(biāo)題2.稱(chēng)謂3.正文4.結(jié)尾5.署名和日期(二)寫(xiě)作要求感謝信要在相關(guān)事后立即發(fā)出才能讓對(duì)方感到你的誠(chéng)意。感謝的事項(xiàng)要準(zhǔn)確、明晰;要滿(mǎn)懷感激之情,態(tài)度要誠(chéng)懇,話(huà)語(yǔ)要真誠(chéng)、樸實(shí),且符合雙方的身份、境遇情況,不可裝腔作勢(shì)、矯揉造作,也不可過(guò)于卑屈;敘述事跡要真實(shí)準(zhǔn)確,不做夸大描畫(huà),要抓住事跡的感人之處;要注意贊頌到位、評(píng)價(jià)恰當(dāng),不可濫用溢美之詞;文字精練,切忌過(guò)分拉長(zhǎng)篇幅。三、邀請(qǐng)信(一)邀請(qǐng)信的結(jié)構(gòu)邀請(qǐng)信的結(jié)構(gòu)約定俗成,內(nèi)容非常簡(jiǎn)單,不用寫(xiě)標(biāo)題,直接寫(xiě)正文。1.稱(chēng)謂2.正文3.結(jié)尾4.署名和日期(二)寫(xiě)作要求寫(xiě)邀請(qǐng)信的重要原則是提前發(fā)出,要讓對(duì)方收到信后有所準(zhǔn)備,需要時(shí)也來(lái)得及回復(fù)。正文內(nèi)容要完整具體,不要留下讓對(duì)方疑惑或猜測(cè)的地方,如不要寫(xiě)“請(qǐng)參加周三的開(kāi)幕儀式”,而應(yīng)具體說(shuō)明日期,如“敬邀光臨8月4日(星期三)上午10點(diǎn)的開(kāi)幕儀式”。邀請(qǐng)信禮儀性強(qiáng),所以措辭要講究文雅得體,要誠(chéng)懇邀請(qǐng),但又不強(qiáng)求,不能讓對(duì)方有被要挾、強(qiáng)制的感覺(jué),不能寫(xiě)“希望準(zhǔn)時(shí)出席”等詞語(yǔ);若是邀請(qǐng)參加宴會(huì)、晚會(huì)等社交活動(dòng),而對(duì)方是外賓夫婦,應(yīng)邀請(qǐng)夫婦二人,不要只邀請(qǐng)一位。三、邀請(qǐng)信(四)對(duì)邀請(qǐng)信的回復(fù)收到一封邀請(qǐng)信,應(yīng)該將之看作邀請(qǐng)方對(duì)你的敬意和真心,且應(yīng)該迅速、有禮貌地回復(fù),以示對(duì)邀請(qǐng)方的敬重。信中首先要感謝對(duì)方的盛情邀請(qǐng)或?qū)λe辦的活動(dòng)的贊揚(yáng)。接著應(yīng)明確表示是接受邀請(qǐng),還是謝絕邀請(qǐng)。如果答復(fù)對(duì)方“我盡量參加”“有空我就去”,就顯得模棱兩可,使對(duì)方不知所措。如果不能接受邀請(qǐng),也不能不理睬,而更要及早告知對(duì)方,以便邀請(qǐng)方另做安排,并要在信中表示歉意和遺憾,要用婉轉(zhuǎn)的話(huà)語(yǔ)表達(dá)不能赴邀的原因,不能只說(shuō)一句“對(duì)不起,我不能參加”了事。那種不表態(tài),最后不參加,使對(duì)方措手不及的做法是極為失禮的。如果接受邀請(qǐng),也要明確告知對(duì)方,讓對(duì)方心里有數(shù)。四、慰問(wèn)信(一)慰問(wèn)信的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法1.標(biāo)題2.稱(chēng)謂3.正文4.結(jié)尾5.署名和日期(二)寫(xiě)作要求慰問(wèn)信要在相關(guān)的事實(shí)出現(xiàn)并確認(rèn)屬實(shí)后及時(shí)發(fā)出以示慰問(wèn)。慰問(wèn)信要針對(duì)不同的對(duì)象、不同的情況,恰如其分地表達(dá)慰問(wèn)之意,不能照搬照抄。慰問(wèn)信要向?qū)Ψ奖硎境鰺o(wú)限親切、關(guān)懷的感情,對(duì)于災(zāi)害、事故、疾病等內(nèi)容,不宜詢(xún)問(wèn)和詳細(xì)描述,切忌以不必要的言辭勾起對(duì)方的痛苦回憶,更不能責(zé)備對(duì)方的過(guò)失;話(huà)題以安慰、鼓勵(lì)、溫暖、友誼為主;語(yǔ)氣要誠(chéng)懇、真摯、得體,不宜過(guò)于低沉,客套話(huà)少說(shuō);文字要凝練、樸實(shí),篇幅以短為宜。有些問(wèn)候和慰問(wèn)信最好親筆書(shū)寫(xiě),更顯親切和溫暖。禮儀致辭03/一、禮儀致辭概述禮儀致辭在特定的和較隆重的場(chǎng)合使用,由致辭人當(dāng)場(chǎng)演講,接受對(duì)象是眾多的人群,因而有著自身的特點(diǎn)與結(jié)構(gòu)。(二)禮儀致辭的結(jié)構(gòu)1.標(biāo)題2.稱(chēng)謂3.正文4.落款(一)禮儀致辭的特點(diǎn)1.突出尊敬2.強(qiáng)調(diào)真摯3.文體簡(jiǎn)潔4.詞語(yǔ)委婉(一)歡迎辭在商界,遇上貴賓參觀(guān)、訪(fǎng)問(wèn)以及上級(jí)前來(lái)檢查工作或重要職員加盟,在見(jiàn)面之初,發(fā)表一篇熱情洋溢的歡迎辭往往必不可少。寫(xiě)歡迎辭時(shí)要圍繞“歡迎”這一主題,以發(fā)自肺腑的語(yǔ)言,向?qū)Ψ奖硎緹崃覛g迎、期盼來(lái)訪(fǎng)的心情,并展望美好的未來(lái)。切忌東拉西扯,游離主題。(二)歡送辭當(dāng)賓客告辭之際或同事離職、朋友遠(yuǎn)去之時(shí),主人為之送行常會(huì)對(duì)他們說(shuō)些祝福話(huà),這是一種于情于理的臨別贈(zèng)言,稱(chēng)為歡送辭。歡送辭的內(nèi)容要表達(dá)出非常珍惜重視與對(duì)方友好交往的情感,充分表達(dá)致辭者的惜別之意。成功的歡送辭寫(xiě)作內(nèi)容常包括:對(duì)被歡送者的高度評(píng)價(jià);對(duì)既往相處時(shí)光的溫馨回憶;對(duì)對(duì)方離去的惜別之情;對(duì)被歡送者的美好祝福。所以歡送辭結(jié)束語(yǔ)常有祝愿對(duì)方“身體健康、旅途愉快”之詞。與歡迎辭相比,歡送辭應(yīng)更富有文采,更具備真情實(shí)感。二、迎送致辭三、答謝辭、告別辭(一)答謝辭答謝辭的事由通常分以下兩類(lèi):一類(lèi)是在商務(wù)交往中,己方遇到值得慶賀的活動(dòng)或事業(yè)上取得重大成就時(shí),他人給予祝賀后,應(yīng)主動(dòng)向他人或在場(chǎng)者致辭答謝。另一類(lèi)答謝的場(chǎng)合是賓客為感謝主人的盛情款待和多方照顧而講的致謝辭。(二)告別辭雙方交往活動(dòng)結(jié)束后,客人準(zhǔn)備離開(kāi),常在臨行前向主人表示謝意和辭行,這類(lèi)講話(huà)就是告別辭。它與交往后安排的答謝講話(huà)可以合并進(jìn)行,既表示對(duì)主方的盛情接待與安排的感謝,又具有辭別性質(zhì),要表示出一種辭行時(shí)的依依惜別之情,因而可以重筆抒發(fā)情感,表達(dá)做客的心情。四、祝賀辭(一)祝賀辭概述祝賀辭又稱(chēng)為祝辭、賀辭,有時(shí)也可以稱(chēng)為祝酒辭。企業(yè)在商務(wù)社交活動(dòng)或交際宴會(huì)上向?qū)Ψ奖硎玖己米Ｔ负蛻c賀之意時(shí)經(jīng)常使用祝賀辭。當(dāng)代企業(yè)家們深知,不要輕易放過(guò)任何一個(gè)可以向自己的交往對(duì)象表示友好、敬重的時(shí)機(jī)。每一位商務(wù)人員應(yīng)當(dāng)獨(dú)具慧眼,抓住喜慶佳節(jié)之機(jī),向?qū)Ψ秸阶ＹR,以加強(qiáng)雙方的關(guān)系。祝賀辭寫(xiě)作的核心內(nèi)容是向?qū)Ψ奖硎緹崃业淖ＹR,但祝辭與賀辭之間還有些細(xì)微的差別。祝辭是對(duì)某件剛開(kāi)始做的事情表示祝愿、希望的意思;賀辭是對(duì)某一件已經(jīng)取得成功的事情表示慶賀、道喜的意思。(二)祝賀辭的分類(lèi)1.事業(yè)祝賀辭2.會(huì)議祝賀辭3.祝酒辭4.人生祝賀辭禮儀帖卡04/一、名片(一)名片樣式企業(yè)使用的名片規(guī)格為5.5cm×9cm的單張,也有的企業(yè)制作折疊式名片,前頁(yè)為后頁(yè)的3/4,增加版面以印制更多的信息。名片多使用白色卡片紙,也有使用淺淡色彩的,在選擇紙張的質(zhì)地、顏色上要和自己的職業(yè)、職務(wù)相協(xié)調(diào)。當(dāng)前也有將自己的照片印在名片左上角的“影照名片”。名片上的字體也多種多樣,可以用美術(shù)字及各種字體,但無(wú)論怎樣變化,讓對(duì)方拿到時(shí)能立即看清楚是根本目的。如果企業(yè)經(jīng)過(guò)CI設(shè)計(jì),有企業(yè)規(guī)范的標(biāo)志和顏色,則所有員工的名片都應(yīng)遵守這一規(guī)范要求,不能另行設(shè)計(jì)?？傊?名片設(shè)計(jì)要美觀(guān)大方,要體現(xiàn)企業(yè)的風(fēng)格。(二)名片內(nèi)容名片內(nèi)容沒(méi)有嚴(yán)格要求,通常包括:服務(wù)單位和部門(mén)名稱(chēng),姓名,職務(wù)、職稱(chēng)等,工作地址和郵編,工作電話(huà)號(hào)碼、傳真號(hào),企業(yè)網(wǎng)址、個(gè)人電子郵件信箱,有的還印上住宅電話(huà)或手機(jī)號(hào)碼。(三)名片用途名片的用途極其廣泛,除了通報(bào)姓名、介紹身份外,還可用于簡(jiǎn)便的訪(fǎng)問(wèn)、答謝、邀約、辭行、慰問(wèn)、饋贈(zèng)等交際活動(dòng),加上名片攜帶方便,因而被廣泛使用。二、請(qǐng)柬(一)請(qǐng)柬的特點(diǎn)1.告知性2.禮節(jié)性3.規(guī)范性(二)請(qǐng)柬的形式1.從外觀(guān)形式看,請(qǐng)柬可分為折疊式和正反式兩種。2.從書(shū)寫(xiě)形式看,中文請(qǐng)柬可以分為豎式和橫式兩種。(三)請(qǐng)柬的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)作要求1.標(biāo)題2.稱(chēng)謂3.正文4.署名5.注意事項(xiàng)三、賀卡(一)賀卡的形式從外形看,廠(chǎng)家印制的賀卡大小不一,小到一個(gè)單張小卡片,大到8開(kāi)、4開(kāi)尺寸并帶信封的都有。從內(nèi)容看,隨著人們使用賀卡的增多與普及,賀卡制作者迎合了多種社會(huì)祝賀活動(dòng)的需要,將不同的祝賀詞語(yǔ)印在了賀卡上,供人們選擇。(二)賀卡的使用1.賀卡的挑選第一,賀卡的裝飾內(nèi)容與祝賀詞語(yǔ)要同贈(zèng)送賀卡的節(jié)日背景相一致,要在節(jié)日之前遞送到收卡人手里。第二,賀卡的大小質(zhì)地、裝飾風(fēng)格以及印制的祝頌詞語(yǔ)要與贈(zèng)送方的名義、身份相匹配,要與贈(zèng)送目的和要表達(dá)的祝愿相一致,要能代表贈(zèng)送方。第三,賀卡的款式、文化色彩要與贈(zèng)送對(duì)象的文化修養(yǎng)、審美情趣、民族習(xí)俗相一致,用詞用語(yǔ)要適應(yīng)雙方的情景關(guān)系,讓接收者打開(kāi)賀卡便感到喜悅、感到溫馨。三、賀卡2.賀卡的寫(xiě)作賀卡的寫(xiě)作包括兩方面的內(nèi)容:一方面是寫(xiě)明贈(zèng)送者與贈(zèng)送對(duì)象的關(guān)系及贈(zèng)送日期,表明這張賀卡是送給誰(shuí)的,又是誰(shuí)送的。另一方面是寫(xiě)明送出這張賀卡的中心內(nèi)容,也就是祝賀詞語(yǔ),讓接收者理解贈(zèng)送者的情意。四、聘書(shū)(一)聘書(shū)的形式

通常的聘請(qǐng)書(shū)或聘任書(shū)都使用裝幀考究、質(zhì)地優(yōu)良的材料制成冊(cè)頁(yè)式,尤其注重封面,多用紅色系的絲絨、錦緞、皮革、合成等面料,并燙金印制“聘書(shū)”兩個(gè)大字,封面內(nèi)可以插入書(shū)寫(xiě)聘請(qǐng)內(nèi)容的卡片紙。企業(yè)需要使用聘書(shū),可以到文化用品商店直接購(gòu)買(mǎi)廠(chǎng)家印制的各種尺寸、各種類(lèi)別的聘書(shū);如果企業(yè)在商務(wù)工作中需要特別表示求賢若渴之意,可以專(zhuān)門(mén)設(shè)計(jì)和印制具有本企業(yè)特色的聘書(shū)。如果該企業(yè)經(jīng)過(guò)CI設(shè)計(jì)后有企業(yè)規(guī)范的標(biāo)志和顏色,則在設(shè)計(jì)聘書(shū)時(shí)也要與之相統(tǒng)一,以突出企業(yè)形象。(二)聘書(shū)的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)作要求

聘書(shū)的內(nèi)容多由標(biāo)題、稱(chēng)謂與正文、落款四部分組成。結(jié)構(gòu)以?xún)煞N樣式居多:一種是稱(chēng)謂與正文分開(kāi);另一種是稱(chēng)謂與正文合一。怎樣撰寫(xiě)商務(wù)管理與事務(wù)文書(shū)商務(wù)管理與事務(wù)文書(shū)概述商務(wù)計(jì)劃商務(wù)總結(jié)與述職報(bào)告規(guī)章制度備忘短信

商務(wù)管理與事務(wù)文書(shū)概述01/一、商務(wù)管理與事務(wù)文書(shū)的特點(diǎn)商務(wù)管理與事務(wù)文書(shū)類(lèi)別眾多,有事前計(jì)劃,有事后總結(jié);有對(duì)內(nèi)指導(dǎo),有對(duì)外交流;有的發(fā)展規(guī)劃有上百頁(yè),有的會(huì)議記錄只用一頁(yè)紙。商務(wù)管理與事務(wù)文書(shū)行文方向也不固定,同一類(lèi)別的報(bào)告中,有的是上行——向領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)報(bào)告,有的是在內(nèi)部使用——向全體員工報(bào)告,還有的通過(guò)傳播媒介向社會(huì)傳播。(一)指導(dǎo)性(二)真實(shí)性(三)專(zhuān)業(yè)性(四)靈活性二、商務(wù)管理與事務(wù)文書(shū)的呈現(xiàn)形式(一)表格(二)圖片圖形(三)圖表(四)其他可視化輔助物1234561.折線(xiàn)圖餅狀圖框架圖柱狀圖象形圖流程圖商務(wù)計(jì)劃02/一、商務(wù)計(jì)劃的特點(diǎn)和分類(lèi)(一)商務(wù)計(jì)劃的特點(diǎn)1.目的明確2.科學(xué)預(yù)期3.切實(shí)可行4.系統(tǒng)整合5.監(jiān)督調(diào)整一、商務(wù)計(jì)劃的特點(diǎn)和分類(lèi)(二)商務(wù)計(jì)劃的種類(lèi)1.按性質(zhì)分有綜合性計(jì)劃與專(zhuān)項(xiàng)性計(jì)劃。2.按時(shí)限分有長(zhǎng)期規(guī)劃(3年以上)、中期計(jì)劃(2~3年)、年度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月計(jì)劃、短期安排、周計(jì)劃和日程安排等。3.按范圍分有總公司計(jì)劃、分公司計(jì)劃、地域計(jì)劃、部門(mén)計(jì)劃、車(chē)間計(jì)劃、班組計(jì)劃等。4.按內(nèi)容分有管理計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、銷(xiāo)售計(jì)劃、技術(shù)改造計(jì)劃、科研計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃、分配計(jì)劃、審計(jì)計(jì)劃、基建計(jì)劃、人力資源計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃等,舉不勝舉。5.按形式分有條文計(jì)劃、表格計(jì)劃和條文表格復(fù)合式計(jì)劃。二、商務(wù)計(jì)劃的基本結(jié)構(gòu)和寫(xiě)作要求(一)商務(wù)計(jì)劃的基本結(jié)構(gòu)商務(wù)計(jì)劃的基本結(jié)構(gòu)歸納起來(lái)為三部分,即標(biāo)題、正文和落款。(二)商務(wù)計(jì)劃的寫(xiě)作要求1.客觀(guān)求實(shí)2.準(zhǔn)確清晰3.有條有理商務(wù)總結(jié)與述職報(bào)告03/(一)商務(wù)總結(jié)的作用人類(lèi)只有不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn),才能有所發(fā)現(xiàn)、有所發(fā)明、有所創(chuàng)造、有所前進(jìn)。不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)是為了從實(shí)踐中提高認(rèn)識(shí)。我國(guó)加入WTO后,企業(yè)經(jīng)營(yíng)面臨著全新的、嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),如何適應(yīng)激烈競(jìng)爭(zhēng)的商務(wù)環(huán)境,如何將企業(yè)的經(jīng)營(yíng)模式與國(guó)際接軌,如何運(yùn)用最新的、現(xiàn)代化的經(jīng)營(yíng)手段管理企業(yè),都需要企業(yè)不斷總結(jié)、不斷探索,只有這樣才能解決問(wèn)題、穩(wěn)步前進(jìn)。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,對(duì)商務(wù)計(jì)劃完成的情況、企業(yè)管理中取得的成績(jī)和存在的問(wèn)題,都需要進(jìn)行總結(jié),只有這樣才能獲取比較全面的認(rèn)識(shí)和清醒的評(píng)價(jià),才會(huì)明確自己做了什么、做得怎樣、該怎樣做、不該怎樣做;哪些成功的案例可以宣傳推廣;哪些缺點(diǎn)和教訓(xùn)應(yīng)該引以為戒等。要善于把平日工作中的感性認(rèn)識(shí)上升為理性認(rèn)識(shí),不僅要抓住現(xiàn)象,更要看清本質(zhì);不僅要“回頭看”,更要“向前看”。所以,商務(wù)總結(jié)是企業(yè)掌握客觀(guān)規(guī)律不可缺少的好方法。一、商務(wù)總結(jié)一、商務(wù)總結(jié)(二)商務(wù)總結(jié)的類(lèi)型(1)按內(nèi)容劃分,有生產(chǎn)總結(jié)、銷(xiāo)售總結(jié)、市場(chǎng)推廣總結(jié)、財(cái)務(wù)總結(jié)、人力資源工作總結(jié)等。企業(yè)經(jīng)營(yíng)中任何一項(xiàng)工作內(nèi)容都有必要而且應(yīng)當(dāng)進(jìn)行總結(jié)。(2)按時(shí)間劃分,有年度總結(jié)、季度總結(jié)、月總結(jié)、階段總結(jié)等,每個(gè)企業(yè)的年度總結(jié)都是必做的。(3)按范圍劃分,有公司總結(jié)、部門(mén)總結(jié)、車(chē)間總結(jié)、班組總結(jié)、個(gè)人總結(jié)等?？偨Y(jié)范圍限于總結(jié)者親歷的商務(wù)活動(dòng),以“我”或“我們”的身份出現(xiàn),不能做他人或其他部門(mén)的總結(jié)。(4)按內(nèi)容涉及面劃分,有綜合性總結(jié)與專(zhuān)題性總結(jié)。(5)按目的用途劃分,有匯報(bào)總結(jié)與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。一、商務(wù)總結(jié)(三)商務(wù)總結(jié)的結(jié)構(gòu)1.標(biāo)題標(biāo)題的寫(xiě)法有以下三種:(1)公文式標(biāo)題,由總結(jié)單位名稱(chēng)、時(shí)限、事由和文種組成,如“火炬電器工業(yè)公司2017年度工作總結(jié)”“二車(chē)間一季度技術(shù)改造總結(jié)”。(2)文章式標(biāo)題,是概括總結(jié)的核心內(nèi)容或基本觀(guān)點(diǎn)而形成的,標(biāo)題中不標(biāo)明“總結(jié)”字樣,如“信通公司是如何扭虧為盈的”。(3)正副式標(biāo)題,常由正題與副題組成,正題揭示觀(guān)點(diǎn)或概括內(nèi)容,副題標(biāo)明單位名稱(chēng)、時(shí)限、文種,如“安全生產(chǎn)是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的基本保障——青山煤礦2017年度生產(chǎn)總結(jié)”。2.正文正文包括前言、主體和結(jié)語(yǔ)三部分。3.落款落款包括總結(jié)者署名和成文日期。若標(biāo)題中出現(xiàn)名稱(chēng),落款可以不再具名。一、商務(wù)總結(jié)(四)商務(wù)總結(jié)的寫(xiě)作要求1.求真務(wù)實(shí)2.準(zhǔn)備充分3.分析提煉4.行文簡(jiǎn)潔二、述職報(bào)告(一)述職報(bào)告的作用和特點(diǎn)1.述職報(bào)告的作用企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人及管理者書(shū)寫(xiě)述職報(bào)告有利于述職者回顧反思、自我評(píng)估,不斷提高自身素質(zhì);有利于群眾的監(jiān)督,促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人及管理者忠于職守;有利于上級(jí)部門(mén)考核、選拔、任用企業(yè)管理者。2.述職報(bào)告的特點(diǎn)(1)述職報(bào)告是報(bào)告類(lèi)中的特殊類(lèi)別,其特點(diǎn)和寫(xiě)作要求與商務(wù)報(bào)告有以下三個(gè)相同之處:第一,目的明確。第二,陳述為主。第三,實(shí)事求是。(2)述職報(bào)告也有不同于商務(wù)報(bào)告的特殊之處,主要表現(xiàn)在以下三方面:第一,個(gè)人性。第二,全面性。第三,通俗性。三、賀卡(二)述職報(bào)告的結(jié)構(gòu)述職報(bào)告由標(biāo)題、稱(chēng)謂、正文、落款和日期構(gòu)成,具體分述如下。1.標(biāo)題述職報(bào)告的標(biāo)題有四種表達(dá)形式。例如,“2017年度述職報(bào)告”是由任職期限和文種組成;“我的述職報(bào)告”是由述職人和文種組成;“抓住機(jī)遇,當(dāng)好排頭兵——我的任職報(bào)告”是由正副標(biāo)題組成;“述職報(bào)告”是直接用文種做標(biāo)題。2.稱(chēng)謂稱(chēng)謂指述職報(bào)告的對(duì)象或呈送的部門(mén),如“各位領(lǐng)導(dǎo)、同事們”“董事會(huì)”“公司領(lǐng)導(dǎo)及各位同人”。3.正文正文一般由概述、主體和結(jié)語(yǔ)構(gòu)成。4.落款和日期規(guī)章制度04/一、規(guī)章制度的特點(diǎn)和種類(lèi)(一)規(guī)章制度的特點(diǎn)1.統(tǒng)一性2.針對(duì)性3.約束性4.條文性(二)規(guī)章制度的種類(lèi)1.章程2.條例3.規(guī)定4.辦法5.細(xì)則6.制度7.規(guī)程二、規(guī)章制度的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)作要求(一)規(guī)章制度的結(jié)構(gòu)1.標(biāo)題2.題注3.正文(二)規(guī)章制度的寫(xiě)作要求1.標(biāo)題規(guī)范清晰2.內(nèi)容合理完整3.語(yǔ)言肯定簡(jiǎn)明備忘短信05/一、備忘錄(一)備忘錄的特點(diǎn)1.不夠正式2.篇幅短小3.寫(xiě)作簡(jiǎn)明4.強(qiáng)調(diào)效率(二)備忘錄的結(jié)構(gòu)備忘錄通常包括以下幾部分:(1)發(fā)給或致:填寫(xiě)接收信息的人員姓名。(2)發(fā)自或自:填寫(xiě)發(fā)送信息的人員姓名。(3)日期:填寫(xiě)備忘錄的發(fā)出日期。(4)抄送:填寫(xiě)其他需要知道該信息的人員姓名(根據(jù)需要而定)。(5)編號(hào)(可有可無(wú))。(6)主題:用簡(jiǎn)明扼要的詞組說(shuō)明備忘錄的主題思想,方便編目。(7)內(nèi)容:備忘錄的正文,可以分條書(shū)寫(xiě)。二、留言條和便條(一)電話(huà)留言1.留言要求(1)完整。(2)準(zhǔn)確。(3)簡(jiǎn)潔。(4)及時(shí)送達(dá)留言。2.留言?xún)?nèi)容(1)來(lái)電人單位、姓名。(2)留言接收人姓名。(3)來(lái)電日期、時(shí)間。(4)來(lái)電人電話(huà)號(hào)碼。(5)來(lái)電內(nèi)容。(6)留言記錄人姓名。二、留言條和便條(二)便條便條是最簡(jiǎn)單的一種書(shū)信,其內(nèi)容和形式都很簡(jiǎn)單,但使用時(shí)不能因?yàn)槭潜銞l,就隨意亂寫(xiě)。如果詞不達(dá)意,會(huì)使對(duì)方產(chǎn)生誤會(huì);如果語(yǔ)言生冷強(qiáng)硬,會(huì)影響同事關(guān)系;如果粗心大意而有疏漏,會(huì)造成信息的不準(zhǔn)確。寫(xiě)好便條,最基本的要求是:(1)對(duì)象明確。便條的接收人只有一位,不存在抄送等,要寫(xiě)清姓名或稱(chēng)呼。(2)一事一條。一張便條紙通常只記錄一件事,不可雜亂。(3)事由清晰。便條所交代的事,理由要充分,事情要寫(xiě)清晰、準(zhǔn)確。三、介紹信和證明信(一)介紹信1.專(zhuān)用介紹信介紹信本文部分內(nèi)容一般包括編號(hào),聯(lián)系單位或聯(lián)系人,持介紹信者姓名、職務(wù)、人數(shù),聯(lián)系何事或有何要求,祝頌語(yǔ),署名,日期,公章等。如有必要,可以注明有效期限。2.普通介紹信普通介紹信與專(zhuān)用介紹信的內(nèi)容基本相同,只是不帶存根,也不需要編號(hào),用在企業(yè)的一般性工作的接洽聯(lián)絡(luò)上。3.書(shū)寫(xiě)介紹信書(shū)寫(xiě)介紹信是為了向某人介紹第三者或說(shuō)明某種情況,而用企業(yè)的信箋單獨(dú)給對(duì)方書(shū)寫(xiě)的信函。這類(lèi)介紹信和上述兩種介紹信不同,每一封都有其特定的目的和內(nèi)容。寫(xiě)作要求與商務(wù)信函相似,要介紹清楚所介紹的人,敘述清楚所說(shuō)的事,用語(yǔ)委婉,語(yǔ)氣親切,用詞得體,還必須使用信封遞送。這種介紹信主要用在商務(wù)工作中需要比較詳細(xì)介紹某人時(shí)使用。三、介紹信和證明信(二)證明信證明信是以企業(yè)或個(gè)人名義,憑著確鑿的證據(jù)證明某人的身份、經(jīng)歷、收入,或者證明有關(guān)事項(xiàng),或者證明代理的權(quán)限范圍的專(zhuān)用文書(shū),有的稱(chēng)作證明書(shū),有的稱(chēng)作委托書(shū)。證明信的內(nèi)容一定要真實(shí)、可靠。出具的證明信具有法律效力。企業(yè)常用的證明信有下述幾類(lèi):1.法定代表人身份證明書(shū)2.委托書(shū)3.身份情況證明信怎樣撰寫(xiě)通用文書(shū)第一節(jié)通知、通報(bào)第二節(jié)請(qǐng)示、報(bào)告第三節(jié)函、紀(jì)要

通知、通報(bào)01/一、通知(一)通知的特點(diǎn)1.廣泛的適用性2.主題的單純性3.內(nèi)容的時(shí)效性4.事項(xiàng)的可操作性5.表述形式的靈活性(二)通知的結(jié)構(gòu)形式

1.標(biāo)題2.主送機(jī)關(guān)3.正文4.附件和附件說(shuō)明5.落款部分一、通知(三)通知的類(lèi)型及寫(xiě)法(四)通知的撰寫(xiě)要求1.中心明確,說(shuō)明清楚2.主題集中,一文一事3.條理清晰,表達(dá)簡(jiǎn)練4.雷厲風(fēng)行,講求時(shí)效1.指示性通知2.規(guī)定性通知3.事務(wù)性通知4.會(huì)議通知5.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知6.知照性通知二、通報(bào)1.告知廣泛2.客觀(guān)真實(shí)3.行文及時(shí)4.正面引導(dǎo)1.標(biāo)題2.主送機(jī)關(guān)3.正文4.署名5.發(fā)文時(shí)間(一)通報(bào)的特點(diǎn)(二)通報(bào)的結(jié)構(gòu)形式1.表彰性通報(bào)2.批評(píng)性通報(bào)3.情況通報(bào)二、通報(bào)(三)通報(bào)的類(lèi)型及寫(xiě)法(四)通報(bào)的撰寫(xiě)要求1.通報(bào)內(nèi)容必須準(zhǔn)確無(wú)誤2.通報(bào)的事實(shí)必須具有典型性3.通報(bào)的語(yǔ)言必須慎重推敲,講究分寸4.通報(bào)要講究時(shí)效性請(qǐng)示、報(bào)告02/一、請(qǐng)示(一)請(qǐng)示的應(yīng)用范圍(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的法規(guī)、政策及決定、指示等有不理解之處,或它們不適應(yīng)本單位情況而需要變通處理時(shí),需要請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)予以解釋、指示與認(rèn)可。(2)請(qǐng)求審批或批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)制定的重要規(guī)章、重大決策意見(jiàn)。(3)請(qǐng)求批準(zhǔn)人員編制、機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、領(lǐng)導(dǎo)班子的組成與調(diào)整、經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及重要人員或事故的處理。(4)請(qǐng)求協(xié)調(diào)與解決本機(jī)關(guān)無(wú)法解決的困難或問(wèn)題。(5)根據(jù)規(guī)定必須履行審批手續(xù)的事項(xiàng)。一、請(qǐng)示(二)請(qǐng)示的特點(diǎn)512345.結(jié)果的期復(fù)性2.行文的超前性1.成文的條件性4.明顯的時(shí)效性3.內(nèi)容的單純性一、請(qǐng)示(三)請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)形式

請(qǐng)示由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、生效標(biāo)志、發(fā)文時(shí)間等部分組成。(四)請(qǐng)示的類(lèi)型及寫(xiě)法

根據(jù)請(qǐng)示的用途以及行文目的的區(qū)別,請(qǐng)示可以分為下述三類(lèi)。1.請(qǐng)求指示類(lèi)的請(qǐng)示2.請(qǐng)求批準(zhǔn)類(lèi)的請(qǐng)示3.請(qǐng)求批轉(zhuǎn)類(lèi)的請(qǐng)示一、請(qǐng)示(五)請(qǐng)示的撰寫(xiě)要求(1)嚴(yán)格遵行一文一事原則,一份請(qǐng)示只講一個(gè)問(wèn)題,切忌數(shù)事混雜。(2)請(qǐng)示的理由必須充分,一般包括兩個(gè)方面:一是需要;二是可能。講需要就是要強(qiáng)調(diào)現(xiàn)實(shí)必要性以及請(qǐng)示事項(xiàng)辦成后,將會(huì)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益;講可能就是要說(shuō)明辦成請(qǐng)示事項(xiàng)已經(jīng)具備的有利條件。(3)請(qǐng)示目的要明確,做到提出的建議和要求具體明確,解決問(wèn)題的措施、辦法和要求必須切實(shí)可行。(4)嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系逐級(jí)行文,不能多頭主送,也不能主送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人(領(lǐng)導(dǎo)人明確要求的除外)。(5)請(qǐng)示必須在事前行文,切忌先斬后奏;未獲上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)之前,請(qǐng)示不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。(6)行文之前要主動(dòng)與主管領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系,做好溝通工作,求得領(lǐng)導(dǎo)的同情、理解和支持。大量經(jīng)驗(yàn)證明,提前溝通是請(qǐng)示事項(xiàng)容易獲得批準(zhǔn)的重要因素。二、報(bào)告(一)報(bào)告的用途及與請(qǐng)示的區(qū)別報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。報(bào)告與請(qǐng)示都是上行文。從行文關(guān)系的角度來(lái)說(shuō),都反映了下情上達(dá),下級(jí)機(jī)關(guān)接受和服從上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的關(guān)系。但是,從寫(xiě)作角度來(lái)說(shuō),報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別十分明顯,主要有下述幾方面。1.行文目的不同2.行文時(shí)間不同3.內(nèi)容要求不同4.處理結(jié)果不同二、報(bào)告(二)報(bào)告的類(lèi)型1.按照?qǐng)?bào)告的內(nèi)容劃分,有綜合報(bào)告、專(zhuān)題報(bào)告2.按照?qǐng)?bào)告的目的劃分,有工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告等(三)報(bào)告的結(jié)構(gòu)形式(三)報(bào)告的結(jié)構(gòu)形式1.標(biāo)題2.主送機(jī)關(guān)3.正文4.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)5.成文時(shí)間二、報(bào)告(四)工作報(bào)告正文的寫(xiě)作方法與要求1.工作報(bào)告正文的寫(xiě)法(1)開(kāi)頭部分。(2)報(bào)告主體部分。(3)結(jié)尾部分。2.工作報(bào)告正文的撰寫(xiě)要求(1)采用記敘的方式,概述工作內(nèi)容及完成情況,既不用細(xì)節(jié)描寫(xiě),也無(wú)須羅列過(guò)多事例。一般按照時(shí)間順序或工作步驟進(jìn)行概括敘述。(2)突出重點(diǎn)內(nèi)容,做到點(diǎn)面結(jié)合。(3)堅(jiān)持實(shí)事求是的態(tài)度,對(duì)成績(jī)不夸大,對(duì)問(wèn)題不縮小,尊重事實(shí)的本來(lái)面貌。(4)報(bào)告中不能寫(xiě)請(qǐng)示事項(xiàng)。函、紀(jì)要03/一、函(一)函的特點(diǎn)1.適用范圍廣泛2.內(nèi)容單純具體3.格式靈活簡(jiǎn)便4.文字表達(dá)簡(jiǎn)練(二)函的結(jié)構(gòu)形式

函一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文時(shí)間等組成。(三)函的類(lèi)型及寫(xiě)法根據(jù)發(fā)函的目的和內(nèi)容,可以劃分為請(qǐng)求函、批準(zhǔn)函、商洽函、詢(xún)問(wèn)函、答復(fù)函、知照函等。一、函(四)函的撰寫(xiě)要求(1)函的正文內(nèi)容要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山,具體明確,無(wú)論是主動(dòng)發(fā)函還是復(fù)函,都要直陳其事,交代清楚,不要轉(zhuǎn)彎抹角,要去掉一切客套和空泛的議論。(2)要按照一文一事的規(guī)則,一封公函談一件事,便于處理和答復(fù)。(3)行文要鄭重其事,要講究體例和格式規(guī)范,維護(hù)公文的嚴(yán)肅性。(4)語(yǔ)言要得體而有分寸。(5)復(fù)函的態(tài)度要明確,不可模棱兩可,含糊不清。批準(zhǔn)函的結(jié)語(yǔ),應(yīng)用“特此函復(fù)”而不用“特此批復(fù)”,以示尊重。二、紀(jì)要(一)紀(jì)要的用途及與會(huì)議記錄的區(qū)別紀(jì)要用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng),是傳達(dá)會(huì)議信息的主要媒介之一。它與會(huì)議記錄雖然都源自會(huì)議,都反映會(huì)議內(nèi)容,但是,兩者有很大區(qū)別。1.性能上的區(qū)別2.內(nèi)容上的區(qū)別3.形式上的區(qū)別4.表達(dá)方式上的區(qū)別5.發(fā)布方式上的區(qū)別二、紀(jì)要(二)紀(jì)要的整體格式安排紀(jì)要的整體格式分為版頭、主體和文尾三大部分。(三)紀(jì)要正文寫(xiě)作要求紀(jì)要的正文分為會(huì)議概況和會(huì)議主要精神兩個(gè)部分。(四)紀(jì)要正文的表述方式1.條款式2.概述式3.歸納分類(lèi)式4.發(fā)言記錄式二、紀(jì)要(五)紀(jì)要的類(lèi)型及寫(xiě)法1.決議性紀(jì)要主要記載和反映領(lǐng)導(dǎo)層做出的重要決策事項(xiàng),以作為傳達(dá)和部署工作的重要依據(jù),對(duì)今后的工作具有直接的指導(dǎo)作用。常用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)辦公會(huì),如市長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要、院長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要等常采用這種類(lèi)型。2.協(xié)議性紀(jì)要主要記載雙邊或多邊會(huì)議有關(guān)內(nèi)容及達(dá)成的協(xié)議情況,以便作為會(huì)后執(zhí)行公務(wù)和履行職責(zé)的依據(jù),對(duì)協(xié)議各方今后的工作具有約束作用。這類(lèi)會(huì)議紀(jì)要常用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)主持召開(kāi)的多部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)或不同單位共同召開(kāi)的聯(lián)席辦公會(huì)。3.研討性紀(jì)要主要記載和反映經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議、專(zhuān)業(yè)會(huì)議或?qū)W術(shù)性會(huì)議的研討情況,各抒己見(jiàn),不需做出決議,不必統(tǒng)一意見(jiàn),旨在闡明各方的主要觀(guān)點(diǎn)、意見(jiàn)或情況。這類(lèi)紀(jì)要常見(jiàn)于專(zhuān)門(mén)職能部門(mén)和學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)召開(kāi)的專(zhuān)業(yè)會(huì)議或?qū)W術(shù)研討會(huì)議。二、紀(jì)要(六)紀(jì)要的撰寫(xiě)要求01寫(xiě)作之前做好必要的準(zhǔn)備工作03要掌握綜合提煉會(huì)議結(jié)論的常規(guī)要領(lǐng)02忠實(shí)于會(huì)議內(nèi)容,掌握會(huì)議要點(diǎn)04注意表達(dá)的邏輯性和條理性怎樣撰寫(xiě)商務(wù)契約文書(shū)意向書(shū)、合同、協(xié)議書(shū)招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要

意向書(shū)、合同、協(xié)議書(shū)01/一、意向書(shū)(一)意向書(shū)的含義、目的和作用意向書(shū)是商業(yè)活動(dòng)中用于向?qū)Ψ奖硎竞献骰蚪灰滓庀虿⒔?jīng)對(duì)方同意接納的一種文件,它是協(xié)議書(shū)或合同的先導(dǎo)。意向書(shū)為進(jìn)一步正式簽訂協(xié)議奠定了基礎(chǔ)。意向書(shū)只是表示意愿,而不是正式的協(xié)議,因此文字不如協(xié)議嚴(yán)謹(jǐn),其簽署方式也比較靈活,可以由出具意向書(shū)的一方簽署,再由同意合作的一方在副本上簽署認(rèn)可;也可由雙方聯(lián)署或由雙方換文表示合作的意向。意向書(shū)的作用有:一是可以用來(lái)向政府主管部門(mén)上報(bào)備案,作為立項(xiàng)的根據(jù);二是可作為合作各方進(jìn)行實(shí)質(zhì)性談判的基礎(chǔ)和原則性依據(jù);三是便于合作各方開(kāi)展各項(xiàng)后續(xù)工作,如起草項(xiàng)目建議書(shū)和撰寫(xiě)可行性研究報(bào)告等。一、意向書(shū)(二)意向書(shū)的特點(diǎn)1.寬泛性2.無(wú)約束性3.政策性4.嚴(yán)謹(jǐn)性5.靈活性6.協(xié)調(diào)性(三)意向書(shū)的結(jié)構(gòu)

1.標(biāo)題2.正文3.落款4.日期(四)意向書(shū)的撰寫(xiě)要求

(1)語(yǔ)言準(zhǔn)確,表達(dá)清楚。(2)忠實(shí)于洽談內(nèi)容。二、合同(一)合同的含義根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《合同法》)第二條的規(guī)定,合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議?！逗贤ā窂暮贤姆尚再|(zhì)角度給合同下了一個(gè)準(zhǔn)確的定義。這里所講的合同是指我國(guó)《合同法》規(guī)定的以交易關(guān)系為內(nèi)容的合同,即經(jīng)濟(jì)合同。二、合同(二)經(jīng)濟(jì)合同的作用1.經(jīng)濟(jì)合同是實(shí)現(xiàn)國(guó)家宏觀(guān)經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的客觀(guān)保證2.經(jīng)濟(jì)合同是企業(yè)加強(qiáng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理和組織協(xié)作的有效方式3.經(jīng)濟(jì)合同能使企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益4.經(jīng)濟(jì)合同是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)健康發(fā)展的重要保障5.經(jīng)濟(jì)合同有利于保障當(dāng)事人的合法權(quán)益6.經(jīng)濟(jì)合同是發(fā)展對(duì)外貿(mào)易的有效法律手段(三)經(jīng)濟(jì)合同的特點(diǎn)1.法律效力2.平等、公平、協(xié)商性二、合同(四)經(jīng)濟(jì)合同的種類(lèi)(1)按形式分,有表格式合同、條款式合同、表格和條款結(jié)合式合同。(2)按期限分,有長(zhǎng)期合同、中期合同、短期合同。(3)按合同是否立即交付標(biāo)的分,有諾成合同和實(shí)踐合同。(4)按合同的性質(zhì)分,有供銷(xiāo)合同、委托代辦合同、加工訂貨合同、借貸合同、補(bǔ)償貿(mào)易合同等。(5)按合同的內(nèi)容分,有買(mǎi)賣(mài)合同、供用(電、水、氣、熱力)合同、贈(zèng)予合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、承攬合同、建設(shè)工程合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)合同、保管合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、委托合同等。二、合同(五)經(jīng)濟(jì)合同的結(jié)構(gòu)經(jīng)濟(jì)合同有其特定的格式,如條款式、表格式、條款和表格結(jié)合式等。這里主要講條款式結(jié)構(gòu)。經(jīng)濟(jì)合同主要由標(biāo)題、約首、正文、約尾等部分構(gòu)成。二、合同(六)撰寫(xiě)經(jīng)濟(jì)合同的原則及要求1.經(jīng)濟(jì)合同的撰寫(xiě)原則(1)符合國(guó)家法律、法令和國(guó)民經(jīng)濟(jì)計(jì)劃的要求。(2)遵守社會(huì)公共利益及社會(huì)主義道德準(zhǔn)則。(3)堅(jiān)持平等協(xié)商、等價(jià)有償?shù)脑瓌t2.經(jīng)濟(jì)合同的撰寫(xiě)要求(1)內(nèi)容必須具體明確,措辭用字力求準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔。(2)嚴(yán)肅經(jīng)濟(jì)合同紀(jì)律,不能隨意涂改或終止。(3)簽訂合同必須手續(xù)完備,字跡工整清楚。三、協(xié)議書(shū)(一)協(xié)議書(shū)與合同的區(qū)別協(xié)議書(shū)和合同都是由雙方當(dāng)事人共同訂立的一種契約。但協(xié)議書(shū)與合同有所不同,合同內(nèi)容一般限于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)方面;協(xié)議書(shū)內(nèi)容較為廣泛。合同一經(jīng)簽訂就產(chǎn)生法律效力,雙方必須嚴(yán)格遵守,認(rèn)真履行,任何一方違約都將承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任;協(xié)議書(shū)往往要經(jīng)過(guò)行政主管部門(mén)簽證或公證機(jī)關(guān)公證才能產(chǎn)生法律效力。(二)協(xié)議書(shū)的種類(lèi)從經(jīng)濟(jì)活動(dòng)角度劃分,協(xié)議書(shū)有聯(lián)營(yíng)協(xié)議書(shū)、委托協(xié)議書(shū)、調(diào)解協(xié)議書(shū)、補(bǔ)充協(xié)議書(shū)、捐贈(zèng)協(xié)議書(shū)等。三、協(xié)議書(shū)(三)協(xié)議書(shū)的撰寫(xiě)要求(1)內(nèi)容必須具體明確,避免疏漏。(2)措辭必須準(zhǔn)確無(wú)誤,不能含混不清,不能有歧義。(3)不能單方擅自修改,需改時(shí)要經(jīng)雙方協(xié)商同意。(四)協(xié)議書(shū)示例招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要02/一、招標(biāo)書(shū)(一)招標(biāo)書(shū)的含義招標(biāo)書(shū)又稱(chēng)招標(biāo)說(shuō)明書(shū),是指單位或個(gè)人在興建工程、合作經(jīng)營(yíng)某項(xiàng)業(yè)務(wù)或進(jìn)行大宗商品交易時(shí),先把有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、條件等事項(xiàng)以公告形式對(duì)外公布,這種文字材料就是招標(biāo)書(shū)。招標(biāo)書(shū)是指招標(biāo)單位對(duì)外公布的有明確招標(biāo)內(nèi)容和具體條件要求的招標(biāo)公告、通告、啟事、邀請(qǐng)書(shū)、說(shuō)明書(shū)等文字材料。招標(biāo)書(shū)是招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間的競(jìng)爭(zhēng)從而達(dá)到優(yōu)選投標(biāo)人目的的一種告知性文書(shū),是招標(biāo)人為了征招承包者或合作者而對(duì)招標(biāo)的有關(guān)事項(xiàng)和要求所做的解釋和說(shuō)明。(二)招標(biāo)書(shū)的作用招標(biāo)書(shū)又稱(chēng)招標(biāo)文件,是招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間的競(jìng)爭(zhēng)達(dá)到優(yōu)選買(mǎi)主或承包項(xiàng)目的目的,從而利用各地甚至各國(guó)的優(yōu)勢(shì)于一家的商品交易行為所形成的書(shū)面文件。這是訂立合同的一種法律形式。一、招標(biāo)書(shū)(三)招標(biāo)書(shū)的特點(diǎn)1.規(guī)范性2.準(zhǔn)確性3.競(jìng)爭(zhēng)性4.具體性(四)招標(biāo)書(shū)的種類(lèi)1.從形式上劃分可分為:公開(kāi)招標(biāo);議標(biāo)。2.從內(nèi)容上劃分可分為招標(biāo)公告(如廣告、通知)、科技項(xiàng)目招標(biāo)書(shū)、工程項(xiàng)目招標(biāo)書(shū)。一、招標(biāo)書(shū)(五)招標(biāo)書(shū)的結(jié)構(gòu)

招標(biāo)文件的結(jié)構(gòu):標(biāo)題+正文+落款與日期。(六)撰寫(xiě)招標(biāo)書(shū)的要求(1)做好調(diào)查研究,掌握市場(chǎng)信息,制定的測(cè)算、評(píng)估款項(xiàng)要科學(xué)合理,招標(biāo)書(shū)應(yīng)切實(shí)可行。(2)遵循招標(biāo)公告的寫(xiě)作要求,語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、用詞精確,文字、數(shù)據(jù)、圖表均要求精確無(wú)誤。(3)必須熟悉招標(biāo)程序,要按照招標(biāo)程序開(kāi)展招標(biāo)工作。(4)注意法律中的禁止性規(guī)定,所擬寫(xiě)的招標(biāo)文件不得違反相關(guān)法律規(guī)定,否則將導(dǎo)致招標(biāo)文件和招標(biāo)活動(dòng)無(wú)效。二、投標(biāo)書(shū)(一)投標(biāo)書(shū)的作用和特點(diǎn)投標(biāo)書(shū)是對(duì)招標(biāo)書(shū)的回答,投標(biāo)書(shū)也稱(chēng)“標(biāo)函”,是指投標(biāo)者為了中標(biāo)而按照招標(biāo)人提出的條件、要求,向招標(biāo)者提交的承辦申請(qǐng)、企業(yè)情況介紹、總預(yù)算表、書(shū)面咨詢(xún)等文字資料。投標(biāo)書(shū)是提供給招標(biāo)人的備選方案的文本。投標(biāo)書(shū)的特點(diǎn)是針對(duì)性、求實(shí)性和合約性。(二)投標(biāo)書(shū)的分類(lèi)1.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性投標(biāo)書(shū)2.技術(shù)投標(biāo)書(shū)(三)投標(biāo)書(shū)的結(jié)構(gòu)投標(biāo)書(shū)的結(jié)構(gòu):標(biāo)題+正文+落款+日期。二、投標(biāo)書(shū)(四)投標(biāo)書(shū)的撰寫(xiě)要求01明確招標(biāo)要求。02實(shí)事求是,誠(chéng)信為本。03文字簡(jiǎn)潔,語(yǔ)氣謙和。04具體清晰,準(zhǔn)確守時(shí)。三、業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要(一)業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要的含義與特點(diǎn)1.業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要的含義業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要,就是根據(jù)業(yè)務(wù)洽談的實(shí)際情況,將洽談的主要議程、議題、涉及的問(wèn)題、達(dá)成的協(xié)議及存在的分歧,在業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗浀幕A(chǔ)上加以歸納、整理所形成的書(shū)面材料,經(jīng)各方代表簽字確認(rèn)后,便成為正式的業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要。它對(duì)洽談各方都有約束力。它既可作為就談妥的有關(guān)事項(xiàng)開(kāi)展工作的依據(jù),也可作為進(jìn)一步洽談簽約及雙方領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。

2.業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要的特點(diǎn)(1)關(guān)系平等性。(2)語(yǔ)言協(xié)商性。(3)內(nèi)容備忘性。三、業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要(二)業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要的結(jié)構(gòu)1.標(biāo)題

標(biāo)題的寫(xiě)法一般是用“關(guān)于……洽談紀(jì)要”的句式。2.正文正文可分為兩部分:第一部分為引語(yǔ),寫(xiě)明洽談各方單位名稱(chēng)、洽談的時(shí)間和地點(diǎn)、參加人員及洽談日期。第二部分常用條文式結(jié)構(gòu),將洽談的具體內(nèi)容分列成若干條,歸類(lèi)陳述,使之層次清楚、條理井然。3.落款落款部分需寫(xiě)上洽談各方單位全稱(chēng),然后由各方代表認(rèn)可后簽字,并寫(xiě)明紀(jì)要簽發(fā)日期。為明確責(zé)任,有時(shí)紀(jì)要的執(zhí)筆人也需簽名。三、業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要(三)撰寫(xiě)業(yè)務(wù)洽談紀(jì)要的要求01忠實(shí)于原始記錄03整理印發(fā)及時(shí)02用語(yǔ)簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確怎樣撰寫(xiě)商務(wù)函電與商務(wù)軟文第一節(jié)商務(wù)函電第二節(jié)商務(wù)書(shū)信第三節(jié)商務(wù)傳真、商務(wù)電子郵件第四節(jié)商務(wù)軟文

商務(wù)函電01/一、謹(jǐn)記企業(yè)的商譽(yù)商譽(yù)雖是抽象無(wú)形的東西,但它是客戶(hù)、供應(yīng)商及大眾對(duì)企業(yè)的一份信賴(lài),是企業(yè)須細(xì)心呵護(hù)的、不可丟失的無(wú)形資產(chǎn)。商務(wù)函電的寫(xiě)作者要清晰地認(rèn)識(shí)到,建立和維護(hù)商譽(yù)是商務(wù)函電寫(xiě)作的要?jiǎng)?wù)。一封精致的商務(wù)函電,承擔(dān)著建立企業(yè)“良好的公共關(guān)系”的作用,可為企業(yè)做出積極的、正面的貢獻(xiàn)。許多舉世聞名的企業(yè)都深感在企業(yè)的發(fā)展中,商務(wù)函電是持續(xù)拓展商業(yè)版圖不可低估的力量。而一封差勁的商務(wù)函電會(huì)給企業(yè)帶來(lái)消極、負(fù)面的影響,它中傷讀信者,離間企業(yè)與對(duì)方的關(guān)系,并波及其他客戶(hù)、供應(yīng)商及大眾對(duì)企業(yè)的信賴(lài)。所以每封商務(wù)函電在本質(zhì)上都是一封促銷(xiāo)信,都是在推銷(xiāo)著企業(yè)的產(chǎn)品、企劃、形象,因此都要用心表達(dá),以提高企業(yè)的商譽(yù)和商機(jī)。二、掌握7C的原則Consid-erationCorrec-tnessClearn-esComple-tenessConcre-tenessConcis-enessCourte-sy正確清楚完整具體簡(jiǎn)潔禮貌體諒三、使用正確的信函結(jié)構(gòu)(一)信紙、信封的要求(二)信函結(jié)構(gòu)的要求1.信頭部分2.正文部分3.信尾部分商務(wù)書(shū)信02/日常聯(lián)絡(luò)信推銷(xiāo)信詢(xún)問(wèn)信報(bào)價(jià)信還價(jià)信預(yù)訂信接受訂購(gòu)信索賠信及答復(fù)催款信致歉信婉拒信商務(wù)傳真、商務(wù)電子郵件03/一、商務(wù)傳真制作商務(wù)傳真件時(shí)要注意下述幾點(diǎn):(一)發(fā)傳真要使用企業(yè)正規(guī)傳真首頁(yè)(二)商務(wù)傳真內(nèi)容書(shū)寫(xiě)如同商務(wù)信函二、商務(wù)電子郵件(一)商務(wù)電子郵件概述在當(dāng)今企業(yè)中,運(yùn)用電子郵件進(jìn)行辦公室通信是最方便和最快捷的通信手段,其發(fā)送快速,不受時(shí)間、地域的限制,任何一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)都可以使用電子郵件系統(tǒng)在全球任何地方與也是互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)的和自己有商務(wù)來(lái)往的朋友交換電子郵件。它可以借助互聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)大的力量和技術(shù)降低信息傳遞成本,實(shí)現(xiàn)一對(duì)多的郵件傳發(fā)。它可以以附件形式傳遞各種電子版文件和多媒體商務(wù)信息,包括文字、聲音、動(dòng)畫(huà)等。它還可以舉辦虛擬會(huì)議,與他人溝通,進(jìn)行不見(jiàn)面的商務(wù)談判、草簽合同及保存文件。(二)編輯電子郵件編輯電子郵件很容易,先單擊“新郵件”按鈕,在出現(xiàn)的空白電子郵件上填寫(xiě)電子郵件頭和電子郵件體兩部分。1.電子郵件頭的填寫(xiě)2.電子郵件體的書(shū)寫(xiě)電子郵件體主要由正文和附件兩部分組成。二、商務(wù)電子郵件(三)電子信函的寫(xiě)作要求第一,正文寫(xiě)作要有的放矢、言簡(jiǎn)意賅,起到及時(shí)溝通的作用。第二,主題概括準(zhǔn)確、精練,富有吸引力。每一封信件都設(shè)一個(gè)主題,提醒收信人重視和閱讀。第三,語(yǔ)言簡(jiǎn)明,直接坦率,可以采用對(duì)話(huà)語(yǔ)氣,更富有人情味。第四,內(nèi)部之間電子郵件結(jié)構(gòu)可從簡(jiǎn),省略應(yīng)酬語(yǔ)、祝頌語(yǔ)等,甚至只保留正文,以提高效率。第五,為了方便快捷,在結(jié)構(gòu)上可以采用齊頭文寫(xiě)法,所有段落開(kāi)頭都利用回車(chē)打到一行的頂端,落款也頂格寫(xiě)。對(duì)于比較重要的商務(wù)信函還是用紙質(zhì)材料傳遞顯得比較莊重。商務(wù)軟文04/一、認(rèn)識(shí)商務(wù)軟文(一)關(guān)于“軟傳播”軟傳播是從消費(fèi)者和受眾立場(chǎng)出發(fā),以滲透式、互動(dòng)式和分享式的視角入手,注重挖掘品牌的思想、觀(guān)點(diǎn)、方法和情感,以非硬性、非強(qiáng)制、非知覺(jué)的方式潛入消費(fèi)者和公眾頭腦,進(jìn)而長(zhǎng)期影響消費(fèi)者心智的傳播行為。(二)關(guān)于“軟實(shí)力”軟實(shí)力可以理解為影響力,是一種能夠影響他人喜好的能力;也可以理解為吸引力,是通過(guò)吸引手段而不是強(qiáng)迫或收買(mǎi)手段達(dá)到自己預(yù)期的能力;也可以理解為同化力,同化力也是一種重要能力,根據(jù)這一能力,一個(gè)國(guó)家可以創(chuàng)造出一種環(huán)境,使其他國(guó)家模仿該國(guó)的發(fā)展方式,確定自己的利益。(三)商務(wù)軟文及軟文營(yíng)銷(xiāo)商務(wù)軟文是帶有某種商業(yè)動(dòng)機(jī)的文體,是相對(duì)于硬性廣告而言的,企業(yè)的市場(chǎng)策劃人員或廣告公司文案人員是撰寫(xiě)軟文的主要群體。與硬廣告相比,軟文的精妙之處就在于一個(gè)“軟”字,好似綿里藏針,克敵于無(wú)形,等人們發(fā)現(xiàn)這是一篇軟文時(shí),人們已經(jīng)掉入了被精心設(shè)計(jì)過(guò)的“軟文廣告”陷阱,它追求的是一種春風(fēng)化雨、潤(rùn)物無(wú)聲的傳播效果。軟文營(yíng)銷(xiāo)是個(gè)人和群體通過(guò)撰寫(xiě)軟文,實(shí)現(xiàn)動(dòng)機(jī),直接或間接達(dá)成交換或交易目的的營(yíng)銷(xiāo)方式。(四)軟文營(yíng)銷(xiāo)概念的基本要點(diǎn)(1)相對(duì)于“強(qiáng)勢(shì)營(yíng)銷(xiāo)——硬廣告”而言。(2)尊重消費(fèi)者的體驗(yàn)與感受。(3)淡化營(yíng)銷(xiāo)過(guò)程中的商業(yè)活動(dòng)。(4)企業(yè)以友好的方式宣傳自己。(5)企業(yè)提供有價(jià)值的內(nèi)容給公眾。(6)重在企業(yè)品牌建設(shè)與文化的推廣。一、認(rèn)識(shí)商務(wù)軟文二、商務(wù)軟文的范圍(一)傳統(tǒng)軟文傳統(tǒng)軟文一般是以報(bào)紙、雜志、書(shū)籍、海報(bào)及直接郵寄廣告為主。僅限于以文章或圖文并茂的形式加以靜態(tài)地宣傳。(二)網(wǎng)絡(luò)軟文網(wǎng)絡(luò)軟文主要是以網(wǎng)頁(yè)的形式存在,如網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)、博客博文、論壇發(fā)帖,但又不局限于網(wǎng)頁(yè),軟文可以通過(guò)QQ等的對(duì)話(huà)框加以傳播,還可以通過(guò)Email、評(píng)語(yǔ)、留言、簽名、回帖、手機(jī)短信、圖片內(nèi)的水印、電子書(shū)、PDF、PPT等來(lái)表現(xiàn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)豐富了軟文的表現(xiàn)形式和傳播途徑,提高了軟文的使用價(jià)值,使之成為一種低成本、高效能的營(yíng)銷(xiāo)手段。(三)網(wǎng)絡(luò)軟文和傳統(tǒng)軟文的區(qū)別(1)傳統(tǒng)軟文可信度高;網(wǎng)絡(luò)軟文可信度低。(2)傳統(tǒng)軟文有謀略,抱團(tuán)打天下;網(wǎng)絡(luò)軟文無(wú)布局,獨(dú)行走天涯。(3)傳統(tǒng)軟文持久戰(zhàn),一浪高一浪;網(wǎng)絡(luò)軟文游擊戰(zhàn),一槍接一槍。二、商務(wù)軟文的范圍(4)傳統(tǒng)軟文撰寫(xiě)一篇軟文價(jià)格高;網(wǎng)絡(luò)軟文價(jià)格低廉。(5)傳統(tǒng)軟文發(fā)布時(shí)間長(zhǎng)且門(mén)檻高;網(wǎng)絡(luò)軟文發(fā)布及時(shí)迅速有彈性。(6)傳統(tǒng)軟文游走在新聞與廣告之間;網(wǎng)絡(luò)軟文行走于隱藏與發(fā)現(xiàn)之中。(7)傳統(tǒng)軟文不易轉(zhuǎn)載;網(wǎng)絡(luò)軟文極易被復(fù)制、粘貼和傳播。(8)傳統(tǒng)軟文覆蓋窄、成本高、不夠精準(zhǔn);網(wǎng)絡(luò)軟文覆蓋寬、成本低、相對(duì)精準(zhǔn)。(9)傳統(tǒng)軟文以大中小企業(yè)工廠(chǎng)為主;網(wǎng)絡(luò)軟文以網(wǎng)站站長(zhǎng)、網(wǎng)商及店長(zhǎng)為主。(10)傳統(tǒng)軟文以紙質(zhì)媒體為主,是靜態(tài)的;網(wǎng)絡(luò)軟文以網(wǎng)絡(luò)媒體為主,是動(dòng)態(tài)的。(11)傳統(tǒng)軟文較為成熟,多樣多元,多為有償服務(wù);網(wǎng)絡(luò)軟文方興未艾,單篇單一,多為無(wú)償發(fā)布。(12)傳統(tǒng)軟文壽命短,難保存,報(bào)紙一天一換;網(wǎng)絡(luò)軟文壽命長(zhǎng),易保存,數(shù)據(jù)庫(kù)中較保險(xiǎn)。(13)傳統(tǒng)軟文投放渠道系統(tǒng),有規(guī)模,讀者相對(duì)固定,忠誠(chéng)度好;網(wǎng)絡(luò)軟文投放渠道發(fā)散,數(shù)量大,訪(fǎng)客游移不定,忠誠(chéng)度低。二、商務(wù)軟文的范圍(四)網(wǎng)絡(luò)軟文的六大特點(diǎn)(1)文字、圖片之間鏈接便捷,通過(guò)鏈接可以指向任何網(wǎng)頁(yè)。(2)容易被復(fù)制、轉(zhuǎn)帖、推薦,意味著容易被傳播;容易被傳播意味著容易被宣傳。(3)可以產(chǎn)生互動(dòng),互動(dòng)產(chǎn)生焦點(diǎn),焦點(diǎn)能引發(fā)能量。好的帖子往往是在互動(dòng)中引起轟動(dòng)的,在轟動(dòng)中逐漸滾動(dòng),才會(huì)產(chǎn)生極大的影響力,達(dá)到預(yù)期效果。(4)如果是熱帖,很容易被搜索引擎搜到,大大增加了曝光率。(5)生命力持久,一旦被搜索引擎收錄,只要網(wǎng)頁(yè)存在,它將永遠(yuǎn)存在。(6)容易被整合。三、商務(wù)軟文的作用與分類(lèi)

(一)商務(wù)軟文的作用(1)從文章的屬性出發(fā),有宣傳即廣告與公關(guān)的作用。(2)從營(yíng)銷(xiāo)的角度來(lái)看,有銷(xiāo)售與品牌建設(shè)的作用。軟文營(yíng)銷(xiāo)具有銷(xiāo)售的作用,具體而言如推廣網(wǎng)站、推銷(xiāo)產(chǎn)品或服務(wù)、撰寫(xiě)銷(xiāo)售信函等。也可以進(jìn)行軟文優(yōu)化,設(shè)定相應(yīng)關(guān)鍵詞,通過(guò)搜索引擎檢索來(lái)提高網(wǎng)頁(yè)排名,提升網(wǎng)站流量,以此來(lái)營(yíng)銷(xiāo)產(chǎn)品或服務(wù),或是通過(guò)軟文的引導(dǎo)來(lái)優(yōu)化網(wǎng)頁(yè)方案,以提升網(wǎng)站的轉(zhuǎn)化率等。(3)從網(wǎng)頁(yè)優(yōu)化的角度來(lái)說(shuō),有被搜索引擎檢索的作用,可以促進(jìn)品牌資產(chǎn)的積累。(4)從建設(shè)網(wǎng)頁(yè)的目的來(lái)看,有提升轉(zhuǎn)化率的作用。三、商務(wù)軟文的作用與分類(lèi)(二)軟文營(yíng)銷(xiāo)中的軟文分類(lèi)1.第一種分類(lèi)方式(1)從形態(tài)上軟文可以分為以下四類(lèi):1)廣告版面上,采用新聞文體形式,實(shí)則廣告。2)專(zhuān)刊專(zhuān)版上,采用新聞報(bào)道形式,實(shí)則廣告性文章。3)新聞版面上,采用新聞文體形式,有的冠以廣告之名,有的則不加任何標(biāo)注。4)新聞版面上,看似為新聞報(bào)道,實(shí)則為廣告宣傳。(2)從軟文營(yíng)銷(xiāo)作用上可分為以下三類(lèi):1)推廣類(lèi)軟文。2)公共性軟文。3)品牌力軟文。(3)推廣類(lèi)軟文:有利于達(dá)成交易或帶來(lái)流量的軟文。(4)公共性軟文:有利于企業(yè)或機(jī)構(gòu)組織處理好內(nèi)外公共關(guān)系,以及向公眾傳達(dá)企業(yè)各類(lèi)信息的軟文。(5)品牌力軟文:有利于品牌建設(shè)、累積品牌資產(chǎn)的軟文。三、商務(wù)軟文的作用與分類(lèi)(二)軟文營(yíng)銷(xiāo)中的軟文分類(lèi)2.第二種分類(lèi)方式(1)新聞軟文。(2)公關(guān)軟文。(3)故事軟文、品牌故事、產(chǎn)品故事、企業(yè)故事等。(4)文案設(shè)計(jì),也包括網(wǎng)頁(yè)優(yōu)化設(shè)計(jì)即網(wǎng)頁(yè)中的文案,通常有廣告文案、促銷(xiāo)方案、報(bào)價(jià)方案等。(5)銷(xiāo)售信函,可以細(xì)化到銷(xiāo)售話(huà)術(shù)。(6)微型軟文,如微博的內(nèi)容、手機(jī)短信、簡(jiǎn)短回復(fù)、簽名等。(7)其他軟文,如招商說(shuō)明、企業(yè)介紹等。三、商務(wù)軟文的作用與分類(lèi)(三)商務(wù)軟文的基本要素05010304投放時(shí)間(何時(shí)說(shuō))傳播內(nèi)容(說(shuō)什么)受眾群體(對(duì)誰(shuí)說(shuō))軟文載體(在哪說(shuō))傳播形式(怎樣說(shuō))02四、如何撰寫(xiě)商務(wù)軟文(一)商務(wù)軟文標(biāo)題的寫(xiě)法2.軟文標(biāo)題的基本特征(1)可以被點(diǎn)擊,具有動(dòng)態(tài)效果。(2)可以通過(guò)標(biāo)題關(guān)鍵詞被檢索到。(3)概念上有所擴(kuò)展,除了指文章標(biāo)題之外,還指網(wǎng)頁(yè)Title。(4)標(biāo)題字?jǐn)?shù)有所設(shè)定。(5)標(biāo)題樣式較為穩(wěn)定,一般以橫標(biāo)題為主。1.軟文標(biāo)題的基本作用(1)對(duì)文章內(nèi)容有提綱挈領(lǐng)的作用。(2)對(duì)搜索引擎有抓取知識(shí)點(diǎn)的作用。(3)對(duì)讀者有增強(qiáng)吸引力的作用。(4)對(duì)企業(yè)有傳播理念、推廣產(chǎn)品、創(chuàng)建品牌、樹(shù)立形象的作用。(5)對(duì)訪(fǎng)客具有過(guò)濾的作用,把看了也不會(huì)買(mǎi)的訪(fǎng)客過(guò)濾掉,把可能購(gòu)買(mǎi)的訪(fǎng)客留下來(lái)讀內(nèi)文。3.設(shè)計(jì)軟文標(biāo)題的基本原則(1)抓住消費(fèi)者的眼睛。(2)簡(jiǎn)練清晰,一目了然。(3)標(biāo)題應(yīng)該更有針對(duì)性。(4)標(biāo)題應(yīng)該更加生活化。(5)標(biāo)題應(yīng)該更加通俗化。(6)標(biāo)題應(yīng)該更加人性化。(7)標(biāo)題應(yīng)該更加形象化。(8)標(biāo)題應(yīng)該更加個(gè)性化。4.設(shè)計(jì)軟文標(biāo)題的常用技巧(1)巧用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)或其他特別的符號(hào)。(2)精簡(jiǎn)原則,字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)14個(gè)字。(3)帶有數(shù)字的標(biāo)題更容易被點(diǎn)擊查看。(4)在眾多標(biāo)題中放入帶有英文單詞的標(biāo)題。(5)適當(dāng)提問(wèn),具有打破慣性、聚焦信念的作用。(6)善于將焦點(diǎn)、視點(diǎn)、熱點(diǎn)轉(zhuǎn)化為標(biāo)題。(7)恰當(dāng)運(yùn)用動(dòng)詞來(lái)表述主題。(8)將搜索量大的關(guān)鍵詞設(shè)計(jì)為標(biāo)題。(9)在標(biāo)題中直接提到優(yōu)惠折扣或免費(fèi)等字樣。(10)揭露或揭秘網(wǎng)民熟悉卻并不知情的內(nèi)幕。(11)標(biāo)題與主題網(wǎng)頁(yè)頁(yè)面相匹配。(12)將標(biāo)題色彩化,是能夠吸引閱讀的關(guān)鍵。5.設(shè)計(jì)軟文標(biāo)題的注意事項(xiàng)(1)首先用標(biāo)題概括文章大意。(2)將用戶(hù)的潛在問(wèn)題作為標(biāo)題。(3)使用訪(fǎng)客的語(yǔ)言作為標(biāo)題。(4)少用名詞或名詞短語(yǔ)作為標(biāo)題。(5)標(biāo)題的層級(jí)關(guān)系一定要很明顯。(6)標(biāo)題的層級(jí)不要過(guò)深,兩極為宜。(7)使用陳述方式,以回答訪(fǎng)客的潛在問(wèn)題作為標(biāo)題。(8)充分利用排比的效果。(9)使用行為短語(yǔ)作為操作指南中的標(biāo)題。(10)利用字號(hào)、顏色或粗體來(lái)區(qū)分標(biāo)題和內(nèi)容。(11)使用業(yè)內(nèi)鏈接幫助用戶(hù)跳轉(zhuǎn)到所需的主題頁(yè)面。(12)評(píng)估并反復(fù)閱讀標(biāo)題,確認(rèn)其題能達(dá)意。四、如何撰寫(xiě)商務(wù)軟文四、如何撰寫(xiě)商務(wù)軟文6.設(shè)計(jì)軟文標(biāo)題的常用套路(1)數(shù)字型標(biāo)題(如:軟文營(yíng)銷(xiāo)的十大優(yōu)勢(shì))。(2)揭秘式標(biāo)題(如:知名整形醫(yī)生曝行業(yè)內(nèi)幕:1/4手術(shù)是為補(bǔ)救失敗)。(3)疑問(wèn)型標(biāo)題(如:國(guó)氏全營(yíng)養(yǎng)素暫停補(bǔ)貨為哪般)。(4)描述性標(biāo)題(如:國(guó)氏之星為蔡國(guó)慶支持限虞令叫好)。(5)結(jié)論型標(biāo)題(如:印度減肥靠手術(shù),國(guó)氏顧問(wèn)表?yè)?dān)憂(yōu))。(6)聯(lián)想型標(biāo)題(如:春節(jié)引發(fā)的營(yíng)銷(xiāo)思考)。(7)流行語(yǔ)標(biāo)題(如:減肥消費(fèi)陷阱傷不起)。(8)逆向思維標(biāo)題(如:揮汗如雨未必有益健康)。(9)對(duì)稱(chēng)或?qū)ε夹詷?biāo)題(如:去雪域看雪景,看雪景去雪域)。(10)故事型標(biāo)題(如:我和采茶美女的邂逅)。(11)警告式標(biāo)題(如:這六種水千萬(wàn)不要喝)。(12)解決方案式標(biāo)題(如:一個(gè)月瘦身20斤的兩種方案)。(13)建議型標(biāo)題(如:國(guó)氏全營(yíng)養(yǎng)素建議冬季減肥更要關(guān)注健康)。(14)夸張型標(biāo)題(如:30歲的人60歲的心臟)。(1)以硬廣告形式操作的軟文,標(biāo)題和文字內(nèi)容要嚴(yán)格遵守《廣告法》的相關(guān)規(guī)定。(2)注意不同題材形式對(duì)標(biāo)題的要求,不能一個(gè)標(biāo)題打天下,在所有傳播渠道中“通吃”。7.設(shè)計(jì)標(biāo)題不能忽視的兩個(gè)重要事項(xiàng)四