公司內(nèi)部信息傳遞管理手冊

-PAGE3-公司內(nèi)部信息傳遞管理手冊1.1.1內(nèi)部信息傳遞管理目標(biāo)（1）確保內(nèi)部信息符合公司發(fā)展戰(zhàn)略、風(fēng)險控制要求以及科學(xué)規(guī)范；（2）全面反映企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)管理相關(guān)信息，并符合全面預(yù)算的要求；（3）使企業(yè)各責(zé)任中心及各職能部門都有自己的明確目標(biāo)，有利于控制風(fēng)險并進(jìn)行業(yè)績考核；（4）企業(yè)內(nèi)部報告簡潔明了、通俗易懂；（5）內(nèi)部報告在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)及時、安全、有效；（6）內(nèi)部報告流轉(zhuǎn)符合規(guī)范；（7）內(nèi)部報告得到有效使用；（8）防止泄露商業(yè)秘密；（9）為經(jīng)營生產(chǎn)等活動提供歷史數(shù)據(jù)信息；（10）方便內(nèi)部報告查閱。1.1.2內(nèi)部信息傳遞主要風(fēng)險（1）收集的信息過于散亂，不能突出重點(diǎn)；（2）內(nèi)容準(zhǔn)確性差，導(dǎo)致信息進(jìn)行的決策容易誤導(dǎo)經(jīng)營活動；（3）獲取信息的成本過高，違反了成本效益原則；（4）內(nèi)部報告未能根據(jù)各內(nèi)部使用單位的需求進(jìn)行編制，內(nèi)容部完整，編制不及時，未經(jīng)審核即向有關(guān)部門傳遞；（5）缺乏內(nèi)部報告?zhèn)鬟f流程；（6）內(nèi)部報告未按流程進(jìn)行傳遞，導(dǎo)致在傳遞過程中出現(xiàn)紕漏；（7）內(nèi)部報告流轉(zhuǎn)不及時，導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不能及時做出決策；（8）在管理決策時，沒有充分使用內(nèi)部報告提供的信息，內(nèi)部報告未能用于風(fēng)險識別和控制；（9）企業(yè)缺少內(nèi)部報告管理制度；（10）內(nèi)部報告的保管雜亂無序，對重要的資料保管期限過短；（11）保密措施不嚴(yán)，泄露公司商業(yè)機(jī)密；（12）缺乏有效的監(jiān)督檢查；（13）當(dāng)發(fā)現(xiàn)泄密時，不能及時采取合理的補(bǔ)救措施；（14）存檔混亂，不易查閱。1.1.3內(nèi)部信息傳遞控制流程內(nèi)部報告形成管理流程①業(yè)務(wù)流程圖綜合管理部負(fù)責(zé)人綜合管理部綜合管理部負(fù)責(zé)人綜合管理部②風(fēng)險控制矩陣控制事項(xiàng)控制活動控制主體協(xié)控風(fēng)險水平控制文檔階段控制D11、綜合管理部應(yīng)當(dāng)制定內(nèi)部報告管理制度，報分管領(lǐng)導(dǎo)以及總經(jīng)理批準(zhǔn)。2、為了便于內(nèi)部報告查閱、對比分析，改善內(nèi)部報告格式，提高內(nèi)部報告的有效性，綜合管理部應(yīng)按類別保管內(nèi)部報告，對影響較大、金額較高的內(nèi)部報告一般要嚴(yán)格保管，如企業(yè)重大重組方案等，對不同類別的報告應(yīng)按影響程度規(guī)定其保管年限，只有超過保管年限的內(nèi)部報告方可予以銷毀，對影響重大的內(nèi)部報告應(yīng)當(dāng)永久保管，如公司章程及相應(yīng)的修改等，有條件的企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立電子內(nèi)部報告管理庫，分性質(zhì)，按照類別、時間、保管年限、影響程度及保密要求等分門類別的儲存電子內(nèi)部報告。綜合管理部相關(guān)部門低《XX公司公文管理辦法》（參照XX文件）D23、內(nèi)部報告根據(jù)對公司經(jīng)營決策的影響程度劃分密級等級。4、制定嚴(yán)格的內(nèi)部報告保密制度，明確保密內(nèi)容、保密措施、密級程度和傳遞范圍，防止泄露商業(yè)秘密；使用內(nèi)部報告的各職能部門及相關(guān)人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保密要求，無論有意或者無意外協(xié)重要信息者，都將追究其責(zé)任。綜合管理部相關(guān)部門低《XX公司公文管理辦法》（參照XX文件）D35、一旦發(fā)生泄密事件，企業(yè)保障科及時采取補(bǔ)救措施，盡可能將損失降到最低。6、綜合管理部編寫泄密事件處理報告報上級領(lǐng)導(dǎo)。綜合管理部相關(guān)部門低《XX公司公文管理辦法》（參照XX文件）內(nèi)部報告?zhèn)鬟f管理流程①業(yè)務(wù)流程圖綜合管理部綜合管理部②風(fēng)險控制矩陣控制事項(xiàng)控制活動控制主體協(xié)控風(fēng)險水平控制文檔階段控制D11、各部門起草內(nèi)部報告文件后，首先提交部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，審核內(nèi)部報告內(nèi)容是否真實(shí)、全面、完整，并根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)提出的意見后修改內(nèi)部報告。各職能部門低《XX公司公文管理辦法》（參照XX文件）D22、公司領(lǐng)導(dǎo)對各部門提出的內(nèi)部報告進(jìn)行審批并對報告提出要求，主要是內(nèi)部報告控制目標(biāo)是否科學(xué)，以滿足其經(jīng)營決策、業(yè)績考核、公司價值與風(fēng)險評估需要；綜合管理部對內(nèi)部報告編寫格式是否規(guī)范，如報告名、文件號、執(zhí)行范圍、報告內(nèi)容、起草或制定部門、報送或抄送部門以及時效要求等內(nèi)容是否符合編制要求。綜合管理部各職能部門低《XX公司公文管理辦法》（參照XX文件）D33、內(nèi)部報告修改完畢后應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，對于重要信息，還應(yīng)當(dāng)委派專門人員對其傳遞過程進(jìn)行復(fù)核，確保信息準(zhǔn)確傳遞給使用者。各職能部門中《XX公司公文管理辦法》（參照XX文件）內(nèi)部報告使用管理流程①業(yè)務(wù)流程圖綜合管理部綜合管理部負(fù)責(zé)人綜合管理部綜合管理部負(fù)責(zé)人②風(fēng)險控制矩陣控制事項(xiàng)控制活動控制主體協(xié)控風(fēng)險水平控制文檔階段控制D11、綜合管理部應(yīng)充分利用信息化技術(shù)強(qiáng)化內(nèi)部報告信息集成和共享，將內(nèi)部報告納入企業(yè)統(tǒng)一信息平臺，構(gòu)建科學(xué)的內(nèi)部報告網(wǎng)絡(luò)體系。2、企業(yè)按照職責(zé)分工和權(quán)限指引中規(guī)定的報告?zhèn)鬟f信息，但要保證傳遞的及時性，重要信息應(yīng)當(dāng)及時傳遞給董事會、監(jiān)事和經(jīng)理層；企業(yè)各管理層對內(nèi)部報告的流轉(zhuǎn)應(yīng)做好記錄，對于按照流轉(zhuǎn)制度進(jìn)行操作的事件，應(yīng)當(dāng)調(diào)查原因，并作相應(yīng)處理。綜合管理部相關(guān)部門低《XX公司公文管理辦法》（參照XX文件）D23、企業(yè)管理層通過內(nèi)部報告提供的信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中存在的風(fēng)險進(jìn)行評估，準(zhǔn)確識別和系統(tǒng)分析企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的內(nèi)外部風(fēng)險，涉及突出問題和重大風(fēng)險的應(yīng)當(dāng)啟動應(yīng)急預(yù)案。4、企業(yè)各級管理人員充分利用內(nèi)部報告進(jìn)行有效決策，確定風(fēng)險應(yīng)對策略，管理和指導(dǎo)企業(yè)日常經(jīng)營活動，及時反映全面預(yù)算執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門和各單位的運(yùn)營進(jìn)度，嚴(yán)格績效考核和責(zé)任追究，確保企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)。綜合管理部相關(guān)部門低《XX公司公文管理辦法》（參照XX文件）D35、綜合管理部、技術(shù)中心及時更新信息系統(tǒng)，確保內(nèi)部報告有效安全的傳遞；綜合管理部在實(shí)際工作中嘗試精簡信息系統(tǒng)處理程序，使信息在企業(yè)內(nèi)部更快的傳遞；對于重要緊急信息，可以越級向董事會、監(jiān)事或經(jīng)理層報告，便于相關(guān)負(fù)責(zé)人迅速做出決策。綜合管理部相關(guān)部門低《XX公司公文管理辦法》（參照XX文件）內(nèi)部報告保管流程①業(yè)務(wù)流程圖綜合管理部綜合管理部負(fù)責(zé)人綜合管理部綜合管理部負(fù)責(zé)人②風(fēng)險控制矩陣控制事項(xiàng)控制活動控制主體協(xié)控風(fēng)險水平控制文檔階段控制D11、綜合管理部應(yīng)當(dāng)制定內(nèi)部報告管理制度，報分管領(lǐng)導(dǎo)以及總經(jīng)理批準(zhǔn)。2、為了便于內(nèi)部報告查閱、對比分析，改善內(nèi)部報告格式，提高內(nèi)部報告的有效性，綜合管理部應(yīng)按類別保管內(nèi)部報告，對影響較大、金額較高的內(nèi)部報告一般要嚴(yán)格保管，如企業(yè)重大重組方案等，對不同類別的報告應(yīng)按影響程度規(guī)定其保管年限，只有超過保管年限的內(nèi)部報告方可予以銷毀，對影響重大的內(nèi)部報告應(yīng)當(dāng)永久保管，如公司章程及相應(yīng)的修改等，有條件的企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立電子內(nèi)部報告管理庫，分性質(zhì)，按照類別、時間、保管年限、影響程度及保密要求等分門類別的儲存電子內(nèi)部報告。綜合管理部相關(guān)部門低《XX公司公文管理辦法》（參照XX文件）《保密工作管理規(guī)定》（參照XX文件）D23、內(nèi)部報告根據(jù)對公司經(jīng)營決策的影響程度劃分密級等級。4、制定嚴(yán)格的內(nèi)部報告保密制度，明確保密內(nèi)容、保密措施、密級程度和傳遞范圍，防止泄露商業(yè)秘密；使用內(nèi)部報告的各職能部門及相關(guān)人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保密要求，無論有意或者無意外協(xié)重要信息者，都將追究其責(zé)任。綜合管理部相關(guān)部門低《XX公司公文管理辦法》（參照XX文件）《保密工作管理規(guī)定》（參照XX文件）D35、一旦發(fā)生泄密事件，綜合管理部及時采取補(bǔ)救措施，盡可能將損