辦公禮儀原則

本文格式為Word版下載后可任意編輯和復(fù)制第第頁辦公禮儀原則辦公室是我們上班辦公的場所，所以我們要特殊留意我們的個人表現(xiàn)由于它可以體現(xiàn)一個人的素養(yǎng)，才能獲得雙贏。下面我就為大家整理了關(guān)于辦公的禮儀原則，盼望能夠幫到你哦!

辦公禮儀原則

辦公接聽電話禮儀原則

1、接聽電話前

⑴、預(yù)備筆和紙：假如大家沒有預(yù)備好筆和紙，那么當(dāng)對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓來賓在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要預(yù)備好筆和紙。

⑵、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。

⑶、帶著微笑快速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱忱。

2、接聽電話

⑴需要留意以下幾點：

①、留意接聽電話的語調(diào)，讓對方感覺到你是特別愿意關(guān)心他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑;

②、留意語調(diào)的速度;

③、留意接聽電話的措辭，不禮貌的語言方式會讓對方感到不受歡迎;

④、留意雙方接聽電話的環(huán)境;

⑤、留意當(dāng)電話線路發(fā)生故障時，必需向?qū)Ψ酱_認(rèn)緣由;

⑥、留意打電話雙方的態(tài)度。

⑦、當(dāng)聽到對方的談話很長時，也必需有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

⑵、主動問候，報部門介紹自己;

⑶、假如想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎?”;

3、感謝對方來電，并禮貌地結(jié)束電話：在電話結(jié)束時，應(yīng)用樂觀的態(tài)度，同時要使用對方的名字來感謝對方。

基本禮儀

(一)重要的第一聲

當(dāng)打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、美麗的招呼聲，心里肯定會很開心，使雙方對話能順當(dāng)綻開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要略微留意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好，這里是XX公司”。但聲音清楚、動聽、吐字悅耳，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應(yīng)有“代表單位形象”的意識。

(二)要有喜悅的心情

打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著”的心態(tài)去應(yīng)對。

(三)清楚明朗的聲音

打電話過程中肯定不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿態(tài)對方也能夠“聽”得出來。假如你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切動聽，布滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能留意自己的姿態(tài)。

(四)快速精確?????的接聽

現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)精確?????快速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會非常急躁，你的單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電話鈴聲后，四周沒有其他人，應(yīng)當(dāng)用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個人都應(yīng)當(dāng)擁有的，這樣的習(xí)慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成的。假如電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)當(dāng)先向?qū)Ψ劫r禮，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會非常不滿，會給對方留下惡劣的印象。

(五)仔細(xì)清晰的記錄

隨時牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指①When何時②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什么⑥HOW如何進行。在工作中這些資料都是非常重要的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5WIH技巧。

(六)了解來電話的目的

上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都非常重要，不行敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，避開誤事。首先應(yīng)了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應(yīng)仔細(xì)記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

(七)掛電話前的禮貌

要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不行只管自己講完就掛斷電話。

打電話禮儀

打電話時，需留意以下幾點：

1、要選好時間。打電話時，如非重要事情，盡量避開受話人休息、用餐的時間，而且最好別在節(jié)假日打攪對方。

2、要把握通話時間。打電話前，最好先想好要講的內(nèi)容，以便節(jié)省通話時間，不要現(xiàn)想現(xiàn)說，“煲電話粥”，通常一次通話不應(yīng)長于3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”。

3、要態(tài)度友好。通話時不要大喊大叫，震耳欲聾。

4、要用語規(guī)范。通話之初，應(yīng)先做自我介紹，不要讓對方“猜一猜”。請受話人找人或代轉(zhuǎn)時，應(yīng)說“勞駕”或“麻煩您”，不要認(rèn)為這是理所應(yīng)當(dāng)?shù)摹?/p>

打電話的一些技巧

1、留意自己的聲音與心態(tài)。

電話只靠聲音傳達消息，因此開口的第一句話，以及語調(diào)、語氣都相當(dāng)重要。假如心無誠意，對方多少也能聽出來。接到電話應(yīng)當(dāng)用心傾聽，且把要點登記，切莫一邊聽一邊做其他工作。

2、通話以簡潔為主。

每一句話都要有適當(dāng)?shù)膯柛?，并且主旨明確，不要拖泥帶水，說了半天也沒有直入核心。養(yǎng)成在打電話之前，先寫下要點的習(xí)慣，就不會有這種現(xiàn)象。

3、避開電話的高峰時段。

若在對方的公司最勞碌的時段打電話給對方，會常常由于“通話中”而無法通話。因此，必需有一套避開電話高峰時段的方法。

一般公司的高峰時段是這樣的。上班后的一二小時內(nèi)。午間休息后的一二小時內(nèi)。即將下班的時間。無論如何，在打通的時候別忘了說一句;“對不起，在您工作勞碌的時候打攪了您……”。

電話禁忌用語

在接電話時切忌使用“說!”“講!”。

說講是一種命令式的方式，即難讓人接受，又不禮貌。有的人在接聽電話時，一接起電話立刻說：“說”或“講”，或者多加一兩個字“聽到，說!”

這種行為在公司、企業(yè)內(nèi)部或許還可以理解，由于某種緣由工作繁忙，時間緊急，沒有太多的時間應(yīng)對電話，盼望對方直截了當(dāng)，別鋪張時間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過于粗魯無禮，有一種盛氣凌人的氣概，似乎是擺架子。給人的感覺是“有什么話快說，老子沒空和你在電話里啰嗦!

辦公著裝禮儀原則

一要干凈

干凈是著裝的基本要求。這并不是要求衣著華麗鮮亮，一味地追求品牌，而是要做到潔凈平整，樸實大方。保持著裝干凈，主要是靠“四勤”：

一是勤換。衣服常換常新，適時更換，不僅自己感覺更有精神、更加自信，而且能讓別人產(chǎn)生一種視覺上的變化，給人一種向上的感覺。

二是勤洗。潔凈是對著裝最起碼的要求。有的秘書人員認(rèn)為自己做的都是臺下幕后的工作，衣服臟那么一點無傷大雅，其實這是不對的。臟兮兮的衣服不僅暴露了自己的懶散，也會“污染”別人的視覺，讓人覺得不舒適，是對身邊人的不敬重。

三是勤熨?！叭死吓掳?，衣服怕褶。”衣物不怕舊，就怕不保養(yǎng)，要堅持做到襯衣熨燙平整，褲子熨出褲縫，始終保持筆挺有型。

四是勤檢查。每天出門前要對自己的著裝進行仔細(xì)的檢查，衣扣、褲扣是否扣好，褲帶、鞋帶是否系好，衣服上是否有污點、臟物等，發(fā)覺問題準(zhǔn)時處理。

二要合體

合體就是追求著裝與人體特點的統(tǒng)一。服裝只有與人體相適合，衣服的顏色、式樣、比例等均適宜于人體的“高、矮、胖、瘦”，才能顯得自然而協(xié)調(diào)。因此，過肥或過緊的襯衫，過大或過小的褲腿，過高的“高跟鞋”以及不得當(dāng)?shù)念伾钆涞?，都會影響人的形象。特殊是一些長期加班加點從事文字工作的秘書，為圖省事，有時穿著休閑衫、運動短褲和拖鞋，來回于機關(guān)之間，看似便利了自己，實則給領(lǐng)導(dǎo)留下了邋遢的印象。

還要注意服裝和人體的互補，奇妙利用服裝的特點，彌補自己形體上的缺點。在這方面若不留意，則有可能使自己的缺點更為明顯，讓人感覺很不協(xié)調(diào)。如身材較瘦，就不宜選用直條紋的服裝，這樣會使人顯得單薄;身材較胖，就不宜選用橫條紋的服裝，這樣會使人顯得笨重。

三要規(guī)范

不以法規(guī)，不成方圓。禮儀最重要的一個特點就是講究規(guī)范。詳細(xì)到著裝，遵循那些商定俗成的法規(guī)和慣例也特別重要。

如男性秘書人員在穿西服時，必需把握“三個三”的要求。一是“三色原則”，即身上服裝的顏色搭配不能超過三色，包括外套、襯衣、領(lǐng)帶、皮鞋和襪子;二是“三肯定律”，即腰帶、皮鞋、襪子要保持一色(通常以黑色為佳)，如帶有公文包，顏色也應(yīng)全都;三是“三大禁忌”，即西裝袖口的商標(biāo)不能不拆，在特別正式的場合沒穿西裝不能打領(lǐng)帶，尼龍絲襪不能穿(簡單產(chǎn)生異味)、白色襪子不能穿。

同時，還要留意著裝的嚴(yán)厲?性。如穿西裝就應(yīng)當(dāng)打領(lǐng)帶，領(lǐng)帶長度以到皮帶處為宜，若穿有馬夾或毛衣，領(lǐng)帶須放在里面，領(lǐng)帶夾一般夾在襯衣的第四、五粒紐扣之間。假如是三?？鄣奈餮b，可以只系第一粒紐扣，也可以系上面兩粒紐扣，但切忌只系下面一粒紐扣，而將上面兩粒紐扣放開。

四要從上

秘書人員的主要任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，因此也要依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的著裝來選擇自己的著裝。

一是切忌與領(lǐng)導(dǎo)穿一模一樣的服裝。這樣簡單引起別人誤會，甚至?xí)鸷檬抡哒務(wù)撜l穿得好誰穿得壞，誰好看誰難看，使領(lǐng)導(dǎo)和自己都感到尷尬。

二是不能與領(lǐng)導(dǎo)的著裝風(fēng)格反差太大。如領(lǐng)導(dǎo)衣著樸實，你卻穿得過于講究;領(lǐng)導(dǎo)穿著特別正規(guī)，你卻穿著特殊隨便，都會讓別人瞧著不舒適。

三是著裝不能過于突出自己。在服裝款式、色調(diào)、質(zhì)地上盡量與領(lǐng)導(dǎo)保持協(xié)調(diào)，服裝過于搶眼，就顛倒了“主從關(guān)系”，與自己的身份不相符。

五要適事

適事就是著裝要留意不同的活動場合。秘書人員著裝不僅是為了好看，而且是為了更好地開展工作。必需針對不同的場合選擇不同的著裝，假如不懂得變通，就有可能會顯得不倫不類，甚至鬧出笑話來。

如參與會議、伴隨領(lǐng)導(dǎo)接待客人等就應(yīng)當(dāng)身著正裝，如西服、制服等。假如伴隨領(lǐng)導(dǎo)下鄉(xiāng)，則以著便裝為宜，比如上穿夾克，下穿休閑褲，腳穿運動鞋。這樣不