Excel在財(cái)務(wù)中的應(yīng)用課件：Excel在財(cái)務(wù)總賬中的應(yīng)用

Excel在財(cái)務(wù)總賬中的應(yīng)用

任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)四會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理任務(wù)五

生成總賬及明細(xì)賬目錄任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)四會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理任務(wù)五

生成總賬及明細(xì)賬目錄任務(wù)介紹

若要完成宏宇公司2013年度2月份的賬務(wù)處理流程，首先需要建賬并制作封皮及會(huì)計(jì)科目表。任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表任務(wù)說明

用Excel建賬即用Excel建立一個(gè)工作簿，并建立數(shù)張工作表，分別用來存放會(huì)計(jì)科目及期初余額、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬等。第一張工作表為封皮，第二張工作表為會(huì)計(jì)科目余額表。任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表相關(guān)知識(shí)1.數(shù)據(jù)、文字的錄入。2.設(shè)置單元格格式。3.對(duì)工作表、工作簿的引用、插入、刪除、重命名以及凍結(jié)窗格等基礎(chǔ)操作。任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表任務(wù)實(shí)施1.在本地磁盤E盤下建立“宏宇公司賬務(wù)處理”文件夾。2.新建Excel文件，重命名為“1302總賬”。3.雙擊啟動(dòng)“1302總賬”文件，在工作表Sheet1上右擊，選擇重命名，輸入“封皮”。按此方法，將Sheet2重命名為“會(huì)計(jì)科目及余額表”。任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表4.點(diǎn)開“封皮”，輸入信息。5．在工作表“會(huì)計(jì)科目及余額表”的A1單元格中輸入“科目編碼”，B1單元格中輸入“科目名稱”，字體選擇加粗。6.選擇A列，右擊打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，設(shè)置數(shù)字類型為“文本”。7.在工作表“會(huì)計(jì)科目及余額表”的A2至A74單元格中分別輸入表4-1-1中的科目編碼及相應(yīng)的子科目編碼，在B2至B75單元格中分別輸入表4-1-1中的科目名稱及子科目名稱。8.選擇“會(huì)計(jì)科目及余額表”的A1和B1單元格，單擊“開始”選項(xiàng)卡下“字體”選項(xiàng)組中的“填充顏色”按鈕，選擇“主題顏色”下的“白色，背景1，深色15%”任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表9.選擇“會(huì)計(jì)科目及余額表”的A1：B75單元格區(qū)域，單擊“開始”選項(xiàng)卡下“字體”選項(xiàng)組中的“邊框”下拉按鈕，選擇“所有框線”，加上“田”字型邊框。10.選擇“會(huì)計(jì)科目及余額表”的C2單元格，單擊“視圖”選項(xiàng)卡下“窗口”選項(xiàng)組中的“拆分”，此時(shí)工作表會(huì)被分成4部分，再單擊“凍結(jié)窗格”選擇“凍結(jié)拆分窗格”，此時(shí)滑動(dòng)水平滾動(dòng)條和垂直滾動(dòng)條時(shí)，A、B列和第1行并不會(huì)隨著滑動(dòng)而移動(dòng)。任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表任務(wù)總結(jié)

任務(wù)一看似簡(jiǎn)單，卻是整個(gè)賬務(wù)處理的基礎(chǔ)。封皮和科目余額表的制作，不僅需要準(zhǔn)確無誤，還需要美觀。另外，細(xì)節(jié)方面必須要注意，例如“會(huì)計(jì)科目及余額表”中科目編碼列設(shè)置為“文本”格式是不可省略的，這直接關(guān)系到后面函數(shù)的引用。任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)四會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理任務(wù)五

生成總賬及明細(xì)賬目錄任務(wù)介紹

制作完封皮和會(huì)計(jì)科目表后，需要錄入期初余額，即在“會(huì)計(jì)科目及余額表”中輸入2013年2月各賬戶期初數(shù)據(jù)，并實(shí)現(xiàn)試算平衡。任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)分析

輸入期初余額數(shù)據(jù)時(shí)，需注意總賬科目余額與明細(xì)科目余額之間的關(guān)系：總賬科目余額=明細(xì)科目余額之和。在進(jìn)行試算平衡時(shí)，要設(shè)置平衡公式：借方總賬科目余額之和=貸方總賬科目余額之和。任務(wù)二錄入期初余額相關(guān)知識(shí)1.設(shè)置單元格格式和邊框，單元格的合并與居中。2.公式的運(yùn)用。3.SUMIF函數(shù)。4.通配符的使用。任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)實(shí)施1.在“會(huì)計(jì)科目及余額表”中選擇C1單元格，輸入“期初借方余額”；選擇D1單元格，輸入“期初貸方余額”。選中A1單元格，單擊“開始”選項(xiàng)卡“剪貼板”選項(xiàng)組中的“格式刷”，再選中C1和D1單元格，將C1、D1單元格刷成和A1、B1相同的格式。2.定義有下級(jí)科目的匯總科目計(jì)算方式。有下級(jí)科目的匯總科目期初余額為下級(jí)科目期初余額之和，故可設(shè)置公式如下：任務(wù)二工作簿、工作表基本操作C3=C4+C5C6=C7+C8C11=C12+C13C16=C17+C18C21=C22+C23C25=C26C37=C38+C39C40=C41+C45+C46+C47C41=C42+C43-C44C50=C51+C52C54=C55C56=C57C61=C62+C633.除D41之外，將上述公式復(fù)制到D列。任務(wù)二工作簿、工作表基本操作4.按表4-1-1在“會(huì)計(jì)科目及余額表”錄入明細(xì)科目的余額及沒有明細(xì)科目的總賬科目余額。有明細(xì)科目的總賬科目余額會(huì)根據(jù)設(shè)置的公式自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算。5.選中C2：D75區(qū)域，打開“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡下選擇“數(shù)值”，小數(shù)位數(shù)選擇“2”，選中“使用千位分隔符”，點(diǎn)擊“確定”，將期初余額設(shè)置為統(tǒng)一格式。6.選擇A76：B76區(qū)域，單擊“開始”選項(xiàng)卡下“合并后居中”按鈕，在合并后的單元格中輸入“合計(jì)”二字，格式同A1單元格一致。7.計(jì)算期初借方余額合計(jì)和期初貸方余額合計(jì)。這里我們需要用到SUMIF函數(shù)和通配符。任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)總結(jié)1.錄入期初余額是每個(gè)月賬務(wù)處理的開始，直接關(guān)系到后面憑證錄入和總賬、明細(xì)賬的生成。2.要清楚總賬科目和明細(xì)科目的關(guān)系。這也是為什么有明細(xì)科目的總賬科目余額要由公式生成而不是直接錄入的原因。3.掌握SUMIF函數(shù)和通配符的使用。在Excel文件中錄入函數(shù)時(shí)一定要注意中英文狀態(tài)下的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)四會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理任務(wù)五

生成總賬及明細(xì)賬目錄任務(wù)介紹在實(shí)際賬務(wù)處理中，知道本期期初余額后，需要登記記賬憑證。在Excel賬務(wù)處理中，需要先做出憑證模板。任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)分析制作“憑證模板”即建立一個(gè)“憑證模板”工作表，在此表中應(yīng)具有記賬憑證的所有信息，應(yīng)設(shè)置“類別編號(hào)”、“憑證日期”、“附件”、“摘要”、“科目編碼”、“總賬科目”、“明細(xì)科目”、“借方金額”、“貸方金額”、“制單人”、“審核人”、“記賬人”等字段。有些字段在輸入過程中要設(shè)置數(shù)據(jù)校驗(yàn)功能，如日期格式、金額格式、科目編碼和科目名稱等。為了體現(xiàn)Excel記賬的優(yōu)勢(shì)，也為了方便和準(zhǔn)確，輸入科目編碼后由系統(tǒng)自動(dòng)給出總賬科目名稱和明細(xì)科目名稱。任務(wù)三制作記賬憑證相關(guān)知識(shí)1.設(shè)置單元格格式：邊框、合并、日期格式、數(shù)據(jù)格式等。2.凍結(jié)窗格，增加、刪除行和列。3.數(shù)據(jù)有效性。4.名稱管理器的應(yīng)用。5.函數(shù)LEFT、VLOOKUP的應(yīng)用。任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)實(shí)施1.打開工作簿，在“會(huì)計(jì)科目及余額表”后建立“憑證模板”工作表，在A1至L1單元格中分別輸入“類別編號(hào)”、“憑證日期”、“附件”、“摘要”、“科目編碼”、“總賬科目”、“明細(xì)科目”、“借方金額”、“貸方金額”、“制單人”、“審核人”、“記賬人”。將A1至L1單元格填充為主題顏色中的“白色、背景1，深色15%”。2.設(shè)置A1：L4單元格邊框?yàn)椤疤铩弊中?，中線為“藍(lán)虛線”，邊線為“藍(lán)實(shí)線”。單擊“凍結(jié)窗格”按鈕中的“凍結(jié)首行窗格”。任務(wù)三制作記賬憑證3.設(shè)置數(shù)據(jù)有效性。4.設(shè)置“總賬科目”和“明細(xì)科目”的取值函數(shù)。為了更準(zhǔn)確更方便地錄入記賬憑證，可以設(shè)置函數(shù)，直接取值，達(dá)到只要錄入會(huì)計(jì)科目編碼，系統(tǒng)即可自動(dòng)填入相應(yīng)總賬科目和明細(xì)科目名稱的效果。這里要用到的函數(shù)為VLOOKUP和LEFT函數(shù)。任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)總結(jié)1.數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置，需要選擇最準(zhǔn)確、最簡(jiǎn)便的有效性條件，尤其要注意其中“序列”的使用。2.VLOOKUP函數(shù)的參數(shù)要牢記，尤其是第三個(gè)參數(shù)“返回的數(shù)據(jù)在查找區(qū)域的第幾列”是返回值在查找區(qū)域的第幾列，而不是在整個(gè)數(shù)據(jù)清單的第幾列。3.LEFT函數(shù)在取數(shù)的過程中要注意，1個(gè)數(shù)字、1個(gè)英文字母、1個(gè)漢字、1個(gè)空格都表示1個(gè)字符。任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)四會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理任務(wù)五

生成總賬及明細(xì)賬目錄任務(wù)介紹制作完憑證模板后，就可以將本月發(fā)生的業(yè)務(wù)逐條登記，錄入憑證模板，進(jìn)行業(yè)務(wù)處理了。任務(wù)四會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理任務(wù)分析錄入記賬憑證的規(guī)則即“借貸記賬法”的記賬規(guī)則：有借必有貸，借貸必相等。任務(wù)四會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理相關(guān)知識(shí)1.錄入數(shù)據(jù)。2.設(shè)置單元格格式：數(shù)字格式的統(tǒng)一。任務(wù)四會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理任務(wù)實(shí)施1.復(fù)制“憑證模板”工作表，重命名為“1302憑證”。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可插入行。2.根據(jù)公司發(fā)生的業(yè)務(wù)，輸入會(huì)計(jì)分錄。選擇A2單元格，輸入“記001”；選擇B2單元格，輸入“2013-2-1”，選擇C2單元格，輸入“1”，選擇D2單元格，輸入“采購原材料”；選擇E2單元格，選擇或輸入“1402”，選擇H2單元格，輸入“160,000”，選擇J2單元格，輸入“王雪”。同上方法，輸入貸方分錄。3.按照上述方法，將本月所發(fā)生的業(yè)務(wù)全部錄入“1302憑證”。任務(wù)四會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理4.進(jìn)行試算平衡。錄完所有記賬憑證后，在“1302憑證”工作表N2單元格中輸入“本月借方發(fā)生額合計(jì)”，在N3單元格中輸入“本月貸方發(fā)生額合計(jì)”，在O2的單元格中輸入“=SUM(H:H)”，在O3單元格中輸入“=SUM(I:I)”。如果值一樣，說明試算平衡，能簡(jiǎn)單自查一下記賬憑證錄入是否有錯(cuò)誤。5.審核記賬憑證。為了清晰地表明是否審核或記賬，還可以靈活地運(yùn)用填充顏色的方法來表示。例如，無填充顏色表示未審核，藍(lán)色表示已審核，黃色表示已經(jīng)記賬。顏色可以根據(jù)個(gè)人愛好來選擇，目的就是為了區(qū)分是否審核或記賬。任務(wù)四會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理任務(wù)總結(jié)1.錄入類別編號(hào)、憑證日期、附件時(shí)，必須每行都錄，否則影響后面總賬和明細(xì)賬的生成。2.試算平衡只能檢查出錄入時(shí)借貸方金額不一致的情況，并不能檢查出漏錄業(yè)務(wù)的情況，所以錄入憑證時(shí)還需要細(xì)心。任務(wù)四會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理任務(wù)一

制作封皮及會(huì)計(jì)科目表任務(wù)二錄入期初余額任務(wù)三制作記賬憑證任務(wù)四會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理任務(wù)五

生成總賬及明細(xì)賬目錄任務(wù)介紹根據(jù)“會(huì)計(jì)科目及余額表”和“1302憑證”生成總分類賬及明細(xì)賬。任務(wù)五

生成總賬及明細(xì)賬任務(wù)分析總分類賬簡(jiǎn)稱總賬，是根據(jù)一級(jí)科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿。其項(xiàng)目包括科目編碼、科目名稱、期初借方余額、期初貸方余額、本期借方發(fā)生額合計(jì)、本期貸方發(fā)生額合計(jì)、期末借方余額和期末貸方余額。資產(chǎn)類科目的余額公式為：期末借方余額=期初借方余額+本期借方發(fā)生額-本期貸方發(fā)生額。權(quán)益類科目的余額公式為：期末貸方余額=期初貸方余額+本期貸方發(fā)生額-本期借方發(fā)生額。明細(xì)分類賬簡(jiǎn)稱明細(xì)賬，是指根據(jù)總分類賬科目設(shè)置的，由其所屬的明細(xì)科目開設(shè)的明細(xì)分類賬戶組成，用以記錄某類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)明細(xì)核算資料的分類賬簿，能提供有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的詳細(xì)資料。任務(wù)五

生成總賬及明細(xì)賬相關(guān)知識(shí)1.設(shè)置單元格格式。2.凍結(jié)窗格，增加、刪除行和列。3.ABS函數(shù)、SUMIF函數(shù)和IF函數(shù)。4.數(shù)據(jù)透視表的制作。任務(wù)五

生成總賬及明細(xì)賬任務(wù)實(shí)施（一）制作總賬。1.在“1302憑證”后插入工作表，重命名為“總賬”。2.復(fù)制“會(huì)計(jì)科目及余額表”的A1：D75區(qū)域，選中“總賬”工作表的A1單元格，右擊打開快捷菜單，選擇“選擇性粘貼”，打開“選擇性粘貼”對(duì)話框，選擇“值和數(shù)字格式”單擊“確定”。任務(wù)五

生成總賬及明細(xì)賬3.刪除明細(xì)科目所在的行，留下的均為總賬科目。4.選擇E1單元格，輸入“本期借方發(fā)生額合計(jì)”，選擇F1單元格，輸入“本期貸方發(fā)生額合計(jì)”，選擇G1單元格，輸入“期末借方余額”，選擇H1單元格，輸入“期末貸方余額”。5.選擇A1：H1區(qū)域，將其填充為主題顏色中的“白色，背景1，深色15%”。6.選擇A1：H48區(qū)域，設(shè)置邊框類型為“所有框線”。7.凍結(jié)工作表中的第一行。8.選擇E2單元格，輸入函數(shù)“=SUMIF('1302憑證'!F:F,B2,'1302憑證'!H:H)”。其含義為，在“1302憑證”工作表的F列即總賬科目列搜索總賬科目名稱為B2即“庫存現(xiàn)金”的行，并對(duì)所在行的H列即借方發(fā)生額進(jìn)行求和。9.選擇F2單元格，輸入函數(shù)“=SUMIF('1302憑證'!F:F,B2,'1302憑證'!I:I)”。其含義為，在“1302憑證”工作表的F列即總賬科目列搜索總賬科目名稱為B2即“庫存現(xiàn)金”的行，并對(duì)所在行的I列即貸方發(fā)生額進(jìn)行求和。任務(wù)五

生成總賬及明細(xì)賬10.選擇G2單元格，輸入函數(shù)“=IF((C2-D2)+(E2-F2)>=0,(C2-D2)+(E2-F2),0)”。其含義為，如果“庫存現(xiàn)金”的借方期初余額減去貸方期初余額與本科目的本期借方發(fā)生額減去貸方發(fā)生額之和大于或等于0，返回值為“庫存現(xiàn)金”的借方期初余額減去貸方期初余額與本科目的本期借方發(fā)生額減去貸方發(fā)生額之和，否則為0。11.選擇H2單元格，輸入函數(shù)“=IF((C2-D2)+(E2-F2)<0,ABS((C2-D2)+(E2-F2)),0)”。其含義為，如果“庫存現(xiàn)金”的借方期初余額減去貸方期初余額與本科目的本期借方發(fā)生額減去貸方發(fā)生額之和小于0，返回值為“庫存現(xiàn)金”的借方期初余額減去貸方期初余額與本科目的本期借方發(fā)生額減去貸方發(fā)生額之和的絕對(duì)值，否則為0。ABS函數(shù)試求絕對(duì)值的函數(shù)。12.將E2單元格的函數(shù)向下填充至E47單元格。13.將F2單元格的函數(shù)向下填充至F47單元格。14.將G2單元格的函數(shù)向下填充至G47單元格。15.將H2單元格的函數(shù)向下填充至H47單元格。16.選擇E48單元格，輸入“=SUM(E2:E47)”，計(jì)算出本期借方發(fā)生額合計(jì)，并將公式向右填充至H48單元格，分別計(jì)算出本期貸方發(fā)生額合計(jì)、期末借方余額和期末貸方余額。任務(wù)五

生成總賬及明細(xì)賬（二）生成明細(xì)賬1.在“總賬”工作表后新建工作表，重命名為“明細(xì)賬”。2.選擇“明細(xì)賬”工作表的A3單元格，單擊“插入”選項(xiàng)卡下“數(shù)據(jù)透視表”按鈕。