KSP-MM-P020-業(yè)務(wù)藍(lán)圖-供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)流程說(shuō)明-V1.1-20200404

金新農(nóng)SAPS/4系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目藍(lán)圖流程設(shè)計(jì)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)流程金新農(nóng)SAPS/4系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目組2020年3月

文檔控制變更記錄:日期版本作者變更記錄2020/3/23V1.0王俊杰創(chuàng)建2020/04/04V1.1龔開(kāi)軍修訂審核簽名:客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理:日期:麥匯項(xiàng)目經(jīng)理：日期:麥匯顧問(wèn):日期:目錄TOC\o"1-4"\h\z文檔控制 11 圖示解釋 22 流程說(shuō)明 43 業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì) 43.1 概念設(shè)計(jì) 43.1.1 概述 43.1.2 公司代碼 43.1.3 采購(gòu)組織 53.1.4 統(tǒng)馭科目 53.1.5 付款條件 53.2 業(yè)務(wù)流程 63.2.1 目標(biāo)宗旨 63.2.2 流程綜述 63.2.3 作業(yè)描述 83.2.4 改進(jìn)內(nèi)容 94 報(bào)表需求 95 表單需求 96 接口與SAP增強(qiáng) 106.1 接口需要 106.2 SAP增強(qiáng) 107 關(guān)鍵注意事項(xiàng) 10圖示解釋流程圖定義 流程說(shuō)明本流程適用于供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建、擴(kuò)展、修改處理過(guò)程。供應(yīng)商主數(shù)據(jù)是物料管理模塊重要的一類(lèi)主數(shù)據(jù)，系采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單之主體，只有保證主數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)在SAP系統(tǒng)中維護(hù)，才能保證采購(gòu)業(yè)務(wù)的順暢運(yùn)作。因此，建立相關(guān)流程來(lái)規(guī)范主數(shù)據(jù)維護(hù)的日常處理。業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)概念設(shè)計(jì)概述供應(yīng)商主數(shù)據(jù)包含了公司與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)關(guān)系所需要的全部數(shù)據(jù)。供應(yīng)商主數(shù)據(jù)包含以下三類(lèi)數(shù)據(jù)：一般數(shù)據(jù)：對(duì)每個(gè)公司代碼及公司采購(gòu)部門(mén)都同樣適用的數(shù)據(jù)，包括地址和通訊數(shù)據(jù)（電話(huà)、傳真的資料）、供應(yīng)商的一般資料（集團(tuán)公司、行業(yè)分支），也包括銀行詳情等信息（參照供應(yīng)商調(diào)查表字段）；公司代碼數(shù)據(jù)：反映公司與供應(yīng)商間特殊安排的數(shù)據(jù)，包括公司關(guān)于支付業(yè)務(wù)、催款程序和信函資料等規(guī)定。這一數(shù)據(jù)包括達(dá)成協(xié)議的支付條款和支付方法（如采用支票、電匯或者匯票等）；此外，通過(guò)統(tǒng)馭科目就能建立起與總賬的連接；采購(gòu)組織數(shù)據(jù)：隨一個(gè)公司的采購(gòu)組織業(yè)務(wù)不同而不同的采購(gòu)數(shù)據(jù)，主要信息：與供應(yīng)商結(jié)算貨幣、付款方式、最小訂購(gòu)量、最大訂購(gòu)量、包裝量、采購(gòu)周期等關(guān)鍵信息，包括用于查詢(xún)、訂單處理及發(fā)票核查等資料，以保證使每個(gè)采購(gòu)組織可按自己的采購(gòu)策略進(jìn)行采購(gòu)。本流稱(chēng)包含公司代碼、采購(gòu)組織等重要信息，詳解如下。公司代碼公司代碼：SAP系統(tǒng)中公司代碼指需要出具法定資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表的法人或非法人但需獨(dú)立核算的會(huì)計(jì)主體。是從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)角度劃分企業(yè)的基本組織結(jié)構(gòu)單元。采購(gòu)組織采購(gòu)組織：是SAP系統(tǒng)采購(gòu)管理中最基本的組織單元，它對(duì)應(yīng)的是公司的采購(gòu)機(jī)構(gòu)或部門(mén)。采購(gòu)組織是一個(gè)組織等級(jí)，它為一個(gè)或多個(gè)工廠或公司與供應(yīng)商談判采購(gòu)條件，對(duì)某一特定的采購(gòu)行為負(fù)責(zé)。在法律意義上，采購(gòu)組織對(duì)采購(gòu)合同負(fù)完全的責(zé)任。統(tǒng)馭科目統(tǒng)馭科目（reconciliationaccount）指的就是將明細(xì)科目歸集起來(lái)的意思。前面我們說(shuō)到，系統(tǒng)總帳科目表中包括統(tǒng)馭科目，該統(tǒng)馭科目是與應(yīng)收模塊、應(yīng)付模塊、固定資產(chǎn)模塊有關(guān)的，其中長(zhǎng)、短期借款運(yùn)用了應(yīng)付模塊的功能，也成為了統(tǒng)馭科目。統(tǒng)馭科目(reconciliationaccount)：不用來(lái)直接記帳，它是由應(yīng)收模塊、應(yīng)付模塊和固定資產(chǎn)模塊直接過(guò)帳的。因?yàn)樵趹?yīng)收和應(yīng)付模塊中，做憑證時(shí)輸入的都是客戶(hù)和供應(yīng)商，所形成的應(yīng)收、應(yīng)付、預(yù)收、預(yù)付都是針對(duì)客戶(hù)和供應(yīng)商的，并未真正與科目表中的總帳科目對(duì)應(yīng)，所以需要用到統(tǒng)馭科目，與科目表能形成對(duì)應(yīng)關(guān)系，此外在對(duì)客戶(hù)和供應(yīng)商在做未清項(xiàng)處理時(shí)，也需統(tǒng)馭科目的對(duì)應(yīng)。付款條件SAPPaymentTerms中文翻譯為收付款條件，他的用途是應(yīng)收和應(yīng)付的財(cái)務(wù)憑證中帳期的管理，顧名思義即手動(dòng)錄入和自動(dòng)生成的財(cái)務(wù)文檔多少天內(nèi)未沖銷(xiāo)處理則為正常，否則為超期應(yīng)收應(yīng)付財(cái)務(wù)文檔！他包含的內(nèi)容是：帳期計(jì)算基準(zhǔn)日（開(kāi)始計(jì)算過(guò)期日的日期），帳期到期日（未過(guò)期的最晚日期）或者到期周期天數(shù)（基準(zhǔn)日+周期天數(shù)即為最晚未過(guò)期日），同時(shí)SAP系統(tǒng)還引申擴(kuò)充應(yīng)用為分期付款階段日期管理，提前付款付款折扣管理。SD中Billing結(jié)算系統(tǒng)即產(chǎn)生財(cái)務(wù)應(yīng)收文檔為例來(lái)說(shuō)明過(guò)期基準(zhǔn)日BaselineDate的業(yè)務(wù)需求（1）結(jié)算日即開(kāi)始為過(guò)期計(jì)算日，向后90天內(nèi)客戶(hù)付款都為正常，超過(guò)則為超期（2）不論我當(dāng)月哪天結(jié)算，過(guò)期日都為本月的月末開(kāi)始計(jì)算，90天內(nèi)客戶(hù)付款都為正常，超過(guò)則為超期（3）當(dāng)月我1號(hào)～20號(hào)結(jié)算，過(guò)期日為當(dāng)月的月末，21號(hào)～月末結(jié)算則過(guò)期日為下個(gè)月的月末過(guò)期天數(shù)DueDays的業(yè)務(wù)需求（1）基準(zhǔn)日選定后，向后90天內(nèi)客戶(hù)付款都為正常，超過(guò)則為超期（2）基準(zhǔn)日選定后，基準(zhǔn)日后的下月10號(hào)前客戶(hù)付款都為正常，超過(guò)則為超期業(yè)務(wù)流程目標(biāo)宗旨規(guī)范公司對(duì)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的集中管理，統(tǒng)一由共享的主數(shù)據(jù)維護(hù)員進(jìn)行維護(hù)，保證供應(yīng)商主數(shù)據(jù)唯一性，并且對(duì)于合格供應(yīng)商與臨時(shí)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，該流程是新增供應(yīng)商主數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的管理規(guī)范。流程綜述供應(yīng)商主數(shù)據(jù)創(chuàng)建維護(hù)將采用公司統(tǒng)一管理的模式進(jìn)行管理。對(duì)于物資采購(gòu)所涉及的供應(yīng)商都需要申請(qǐng)創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。該流程包括從提交合格供應(yīng)商、審批合格供應(yīng)商，最后到系統(tǒng)維護(hù)等一系列業(yè)務(wù)處理過(guò)程組成。本流程步驟如下：在合格供應(yīng)商開(kāi)發(fā)完成后，供應(yīng)商需求部門(mén)提出供應(yīng)商申請(qǐng)（申請(qǐng)單據(jù)包括：供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表、供應(yīng)商清單表等相關(guān)附件表單），提交后由采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)在表單上維護(hù)相關(guān)數(shù)據(jù)，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表、供應(yīng)商清單等相關(guān)表單在OA系統(tǒng)提交審批，審批完成后同步到SAP系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)、資金系統(tǒng)，SAP系統(tǒng)根據(jù)OA系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)自動(dòng)創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)，發(fā)送郵件知會(huì)申請(qǐng)部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。圖3.2.3-1流程圖作業(yè)描述動(dòng)作編號(hào)動(dòng)作描述角色方式輸入/輸出T-code附注10確定為合格供應(yīng)商采購(gòu)中心/供應(yīng)商開(kāi)發(fā)分子公司/供應(yīng)商開(kāi)發(fā)系統(tǒng)外N/AN/A《供應(yīng)商（產(chǎn)品）準(zhǔn)入申請(qǐng)表》《供應(yīng)商（產(chǎn)品）準(zhǔn)入評(píng)審表》《合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)》《合格產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)》20填寫(xiě)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表采購(gòu)中心/供應(yīng)商開(kāi)發(fā)分子公司/供應(yīng)商開(kāi)發(fā)系統(tǒng)外N/AN/A《供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表》、《供應(yīng)商清單表》30填寫(xiě)采購(gòu)相關(guān)信息數(shù)據(jù)采購(gòu)中心/采購(gòu)員系統(tǒng)外N/AN/A40填寫(xiě)財(cái)務(wù)相關(guān)信息數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)管理部/應(yīng)付會(huì)計(jì)系統(tǒng)外N/AN/A45核查財(cái)務(wù)管理部/應(yīng)付會(huì)計(jì)SAP系統(tǒng)供應(yīng)商關(guān)鍵信息BPXK0350確定維護(hù)方式采購(gòu)中心/采購(gòu)員系統(tǒng)外N/AN/A60修改采購(gòu)中心/采購(gòu)員系統(tǒng)外N/AN/A針對(duì)SAP系統(tǒng)供應(yīng)商已存在，要修改供應(yīng)商數(shù)據(jù)。64擴(kuò)展采購(gòu)中心/采購(gòu)員系統(tǒng)外N/AN/A針對(duì)SAP系統(tǒng)供應(yīng)商已存在，要擴(kuò)展到其他公司，或者其他采購(gòu)組織數(shù)據(jù)。68新增采購(gòu)中心/采購(gòu)員系統(tǒng)外N/AN/A針對(duì)不在SAP系統(tǒng)的供應(yīng)商，則創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)70填寫(xiě)供應(yīng)商信息采購(gòu)中心/采購(gòu)員OA系統(tǒng)《供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表》、《供應(yīng)商清單表》N/A80提交審批采購(gòu)中心/采購(gòu)員OA系統(tǒng)審批后的供應(yīng)商信息N/A供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表、供應(yīng)商清單表90同步SAP系統(tǒng)采購(gòu)中心/采購(gòu)員SAP系統(tǒng)供應(yīng)商信息BPSAP系統(tǒng)根據(jù)OA提交的數(shù)據(jù)自動(dòng)在SAP上創(chuàng)建、擴(kuò)展、修改供應(yīng)商主數(shù)據(jù)95同步到其他系統(tǒng)如：報(bào)賬系統(tǒng)、資金系統(tǒng)采購(gòu)中心/采購(gòu)員接口供應(yīng)商信息N/A同步到報(bào)賬系統(tǒng)、資金系統(tǒng)100知會(huì)業(yè)務(wù)部門(mén)采購(gòu)中心/采購(gòu)員郵件微信釘釘N/AN/A郵件通知相關(guān)部門(mén)：財(cái)務(wù)、采購(gòu)、申請(qǐng)等相關(guān)部門(mén)改進(jìn)內(nèi)容供應(yīng)商主數(shù)據(jù)在SAP系統(tǒng)中集中維護(hù)，可以保證數(shù)據(jù)的一致性、完整性和正確性，避免重復(fù)性。供應(yīng)商主數(shù)據(jù)增加合作伙伴功能，業(yè)務(wù)合作伙伴可以包含多個(gè)供應(yīng)商、客戶(hù)。報(bào)表需求報(bào)表編號(hào)描述關(guān)鍵字段報(bào)表工具*使用頻率1供應(yīng)商清單表MKVZ-采購(gòu)清單MKVG-條件組隨時(shí)*可能的報(bào)表工具包括：標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表、LIS、ReportPainter、ReportWriter、Query、ABAP、Excel表單需求*包括手工創(chuàng)建的表單表單編號(hào)描述關(guān)鍵字段生成工具*使用頻率1供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)申請(qǐng)表供應(yīng)商代碼、供應(yīng)商描述、地址信息、公司代碼、采購(gòu)組織、統(tǒng)馭科目、付款條件、供應(yīng)商屬性重要部門(mén)負(fù)責(zé)人聯(lián)系信息、付款賬號(hào)信息、付款方式信息等手工2供應(yīng)商主數(shù)據(jù)模板同上EXCEL*可能的生成工具包括：SAPForm、電子郵件、EXCEL、手工等接口與SAP增強(qiáng)接口需要編號(hào)接口系統(tǒng)描述關(guān)鍵字段建議功能，如RFC，BAPI，BADIOA->SAP供應(yīng)商主數(shù)據(jù)傳送到SAPOA->BLSOA->F