房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案、合同管理制度

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案、合同管理制度一、檔案管理制度1、檔案歸檔管理辦法為規(guī)范公司檔案管理工作，特制訂本制度。公司檔案分黨群工作、行政管理、工程技術(shù)管理、經(jīng)營管理、會計檔案、法律文書、合同管理七大類。其歸檔范圍中產(chǎn)生的音像、證書、證件、光盤、軟件、照片等特殊載體檔案，均按所對應(yīng)的類別存檔，并有歸檔責(zé)任人編寫文字說明。公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)和文件資料歸檔范圍的規(guī)定，對歸檔文件材料初步整理，妥善保管。公司各部門應(yīng)在檔案員的幫助指導(dǎo)下，指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、歸檔工作。凡屬歸檔的文件材料一律用鋼筆或打印機書寫，文件材料的紙張要整齊、無污物、無撕裂。外出參加各種會議和公司內(nèi)部舉行的專題活動形成的文件材料和專題活動結(jié)束后歸檔。黨群、行政、經(jīng)營類在來年元月底歸檔，工程建設(shè)類在竣工驗收后整理歸檔，財務(wù)檔案在會計年度終了后視需要可自行保管1—2年時間，期滿后歸檔。檔案材料歸檔時，各歸檔部門會同檔案部門填寫檔案移交目錄一式兩份，待移交時由檔案室和歸檔部門雙方會簽，各執(zhí)一份，檔案室的一份列入歸檔材料。檔案管理員在受到個部門移交的檔案后，應(yīng)根據(jù)檔案類別、保管期限等，分別入庫保管，入庫完畢后應(yīng)向部門負(fù)責(zé)人匯報檔案歸檔情況。案卷裝訂前，檔案部門應(yīng)協(xié)同立卷部門對案卷質(zhì)量進(jìn)行一次認(rèn)真的檢查。2、檔案借閱程序申請人提出借閱檔案的申請，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，無密級檔案由所在部門經(jīng)理審批，含密級檔案由總經(jīng)理審批。檔案管理員憑領(lǐng)導(dǎo)簽批的借閱手續(xù)，將檔案交付申請人借閱。借閱檔案時，借閱人與檔案管理人員應(yīng)填寫借閱登記借閱利用檔案的個人有義務(wù)填寫檔案利用目的和利用效果記錄。借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得涂改、撕頁、折頁、標(biāo)記、劃線等。應(yīng)注意保護，防止丟失、損壞。申請人在規(guī)定時間內(nèi)閱檔完畢，將檔案交還檔案管理員，檔案管理員將交回的檔案檢查、確定完好無損后入庫保存。3、檔案保密制度檔案工作人員應(yīng)忠于職守、遵守紀(jì)律、具備檔案保管專業(yè)知識。嚴(yán)格執(zhí)行公司各項保密制度和管理規(guī)定，檔案利用人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度和保密規(guī)定。嚴(yán)禁私自復(fù)制、抄錄已注有密級字樣的檔案。凡上級或公司注有密級字樣的檔案，各部門不得私存（公司統(tǒng)一下發(fā)的除外）。認(rèn)真學(xué)習(xí)并執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》的“檔案管理”“法律責(zé)任”各項法規(guī)。4、檔案銷毀制度任何公司和部門非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀檔案材料。若按規(guī)定要銷毀的，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。（3）經(jīng)銷毀的公司檔案，保管人員要認(rèn)真填寫，編制銷毀記錄。二、合同及相關(guān)法律資料的管理制度1、公司法律顧問應(yīng)多注意法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，積累和收集公司所需有關(guān)法律文件及資料。2、公司法律顧問應(yīng)知曉公司的經(jīng)營狀況及其他部門的實際情況。3、公司法律顧問在制定合同時，應(yīng)將公司的實際情況與國家的法律法規(guī)有機結(jié)合起來，使其更具操作性。4、合同及相關(guān)事務(wù)應(yīng)首先由具體經(jīng)辦人起草，再由法律顧問審查修改，最后由總經(jīng)理簽字后才可對外發(fā)生作用。5、務(wù)必認(rèn)真審核合同的各項條款，在填寫合同時所有需要用筆填寫的款項，不得空白，如發(fā)現(xiàn)合同有問題應(yīng)立即咨詢公司的法律顧問和向總經(jīng)理匯報。6、合同及其他事務(wù)在執(zhí)行過程中，具體經(jīng)辦人應(yīng)及時與法律顧問聯(lián)系、溝通；公司法律顧問必須嚴(yán)格把關(guān)調(diào)整合同條款，一旦發(fā)生問題及時上報，盡快解決，避免給公司帶來損失。7、合同及其他相關(guān)法律資料應(yīng)必須歸檔保存，交接時應(yīng)有相關(guān)人員文字性簽收手續(xù)。8、所有合同的簽訂，均由我公司相關(guān)人員和法律顧問起草，標(biāo)準(zhǔn)文本合同由我公司相關(guān)人員和法律顧問共同填制。9、材料采購和實施合同其數(shù)額超過50萬元的，由責(zé)任部門牽頭會同相關(guān)部門起草簽訂法律顧問要將研究結(jié)果做好記錄，參加人員簽字。三、合同審查、簽訂程序及相關(guān)手續(xù)1、合同談判要實際考察合同當(dāng)事人的履約能力，包括資金情況、債權(quán)債務(wù)情況、貨源情況、技術(shù)條件、加工能力等，有的單位雖然有公章、有銀行帳號、有工商行政管理部門批準(zhǔn)的營業(yè)執(zhí)照，但實際上卻是一無資金、二無貨物、三無廠房的空架子。2、審查當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照是否具備了法人資格，具備法人資格也須在營業(yè)范圍內(nèi)，超出注冊登記的業(yè)務(wù)范圍，簽訂的合同無效。3、合同簽訂時必須具備的條件：合同當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件一份；合同內(nèi)容在雙方當(dāng)事人營業(yè)執(zhí)照規(guī)定的范圍內(nèi)；4、合同簽訂必須具備的條款。合同的標(biāo)的；合同的數(shù)量條款應(yīng)明確數(shù)、數(shù)量的計算方法、計量單位，正負(fù)差額，必要時列出清單；合同的質(zhì)量條款，應(yīng)具體規(guī)定采用什么質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、還是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；驗收規(guī)范，應(yīng)列明驗收法、驗收期限和驗收地點；供貨合同還要寫明貨物送到指定地點；違約責(zé)任，如延期違約責(zé)任為每延期一天承擔(dān)合同總價款多少違約金；如出現(xiàn)質(zhì)量問題應(yīng)賠償買受人一切損失；合同爭議的處理為煙臺市芝罘區(qū)人民法院；合同的簽訂須由雙方當(dāng)事人法定代表人或業(yè)務(wù)經(jīng)理簽字，以免對方公章為假公章。5、文字準(zhǔn)確。（1）合同內(nèi)容前后一直，無矛盾；（2）使用的概念應(yīng)明確，不能含糊；（3）使用的文字要明白易懂；（4）標(biāo)點符號要使用得當(dāng)；（5）書寫工整、書面整潔、字跡清楚。6、簽訂合同的審批程序：（1）申請人簽字；（2）分管該項目的工程師或該工作的負(fù)責(zé)人簽字；（3）部門負(fù)責(zé)人簽字；（4）法律顧問簽字；（5）檔案管理員簽字（6）總經(jīng)理簽字7、工程施工、材料以及半成品類合同的編審程序（1）合同歸類：合公同在我司常見的有兩大類：工程施工類和材料以及半成品供應(yīng)類。工程施工類又可分為：發(fā)包工程合同以及配套工程合同。（2）合同編制時應(yīng)按合同的類別由相關(guān)專業(yè)工程師編制，并組織相關(guān)部門評審，由公司法律顧問進(jìn)行合同把關(guān)。評審時各職能人員應(yīng)對合同相關(guān)條款提出自己的看法和意見，相關(guān)人員根據(jù)合同評審意見重新整理形成合同文件并辦理相關(guān)手續(xù)，雙方蓋章生效。（3）全部合同文