《住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》

目次

1總則................................................1

2術(shù)語................................................2

3基本規(guī)定...........................................3

4形成與收集.........................................4

5整理與歸檔.........................................6

5.1整理..............................................6

5.2歸檔..............................................8

5.3保管期限.........................................8

6保管與保護(hù)..........................................9

7鑒定與銷毀..........................................11

8利用與開發(fā).........................................12

9統(tǒng)計與移交.........................................13

10電子檔案管理信息系統(tǒng).............................14

10.1一般規(guī)定........................................14

10.2基本功能........................................15

11紙質(zhì)檔案數(shù)字化...................................19

附錄A住房公積金個人住房貸款、行政執(zhí)法及訴訟和

行政復(fù)議業(yè)務(wù)材料歸檔范圍.............20

附錄B住房公積金電子檔案管理信息系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)定義..22

本標(biāo)準(zhǔn)用詞說明........................................27

引用標(biāo)準(zhǔn)名錄..........................................28

6

Contents

1GeneralProvisions.........................................................................1

2Terms.............................................................................................2

3BasicRequirements.....................................................................3

4FormationandCollection........................................................4

5OrganizingandFiling....................................................................6

5.1Organizing................................................................................6

5.2Filing.....................................................................................8

5.3StoragePeriod........................................................................8

6CustodyandConservation........................................................9

7IdentificationandDestroy........................................................11

8UtilizationandDevelopment....................................................12

9StatisticsandTransfer................................................................13

10InformationSystemofElectronicArchives

Management......................................................................14

10.1GeneralRequirements.............................................................14

10.2BasicFunction.........................................................................15

11DigitizationofPaper-basedRecords.....................................19

AppendixABusinessFilingRangeofMaterialsfor

HousingProvidentFundPersonalLoan,

AdministrativeLawEnforcementand

Litigation/AdministrativeReview.20

AppendixBDefinitionforInformationSystemInterface

DataofElectronicArchivesManagementof

HousingProvidentFund.......................................22

7

ExplanationofWordinginThisStandard....................................27

ListofQuotedStandards...................................................................28

8

1總則

1.0.1為加強(qiáng)和規(guī)范住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理，提高業(yè)務(wù)檔案

數(shù)字化管理水平，制定本標(biāo)準(zhǔn)。

1.0.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于住房公積金管理中心、受委托銀行的住房

公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作。

1.0.3住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作，除應(yīng)符合本標(biāo)準(zhǔn)外，尚

應(yīng)符合國家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

1

2術(shù)語

2.0.1住房公積金業(yè)務(wù)檔案businessarchivesofhousing

providentfund

住房公積金管理中心、受委托銀行在住房公積金歸集、提

取、行政執(zhí)法、個人住房貸款、項目貸款、訴訟和行政復(fù)議、資

金管理等業(yè)務(wù)辦理過程中，直接形成的具有保存價值的各種文

字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

2.0.2住房公積金業(yè)務(wù)電子檔案electronicarchivesofhous-

ingprovidentfund

住房公積金業(yè)務(wù)辦理過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、

辦理、傳輸和存儲的，記錄和反映住房公積金業(yè)務(wù)辦理事項的，

具有憑證、查考和保存價值并以數(shù)字格式歸檔保存的電子文件。

2.0.3住房公積金業(yè)務(wù)傳統(tǒng)載體檔案traditionalcarrierar-

chivesofhousingprovidentfund

住房公積金業(yè)務(wù)辦理過程中，記錄和反映住房公積金業(yè)務(wù)辦

理事項的，具有憑證、查考和保存價值并以傳統(tǒng)載體歸檔保存的

材料。

2.0.4電子檔案管理信息系統(tǒng)informationsystemofelectron-

icarchivesmanagement

對住房公積金業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集、歸檔、編目、管理、處

置、保存和提供利用的計算機(jī)信息系統(tǒng)。

2.0.5住房公積金業(yè)務(wù)檔案元數(shù)據(jù)businessarchivesmetadata

ofhousingprovidentfund

描述住房公積金業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的電子文件、電子檔案

的內(nèi)容、業(yè)務(wù)背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，簡稱“元數(shù)據(jù)”。

2

3基本規(guī)定

3.0.1住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)包括收集、整理、保管、鑒

定、統(tǒng)計和利用等環(huán)節(jié)。

3.0.2住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)采用電子檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行

管理。

3.0.3住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)制定安全、保密、應(yīng)急、利

用等制度，防范業(yè)務(wù)檔案泄露或篡改，確保檔案安全。

3.0.4住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)配置檔案用房，其面積應(yīng)符

合《住房公積金管理業(yè)務(wù)用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)162-2012）的要

求。宜分別設(shè)置檔案存放用房、檔案管理用房和檔案查詢用房，

也可按存放、管理、查詢等基本功能分區(qū)設(shè)置。

3.0.5住房公積金業(yè)務(wù)檔案服務(wù)應(yīng)包括查閱、借閱、數(shù)據(jù)利用

開發(fā)、復(fù)用等。

3.0.6住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作應(yīng)定期開展培訓(xùn)，保證業(yè)

務(wù)檔案工作人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識與技能。

3

4形成與收集

4.0.1住房公積金業(yè)務(wù)檔案收集范圍應(yīng)包括住房公積金業(yè)務(wù)辦

理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形

式的歷史記錄。

4.0.2住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)依據(jù)相關(guān)文件要求，結(jié)合業(yè)務(wù)工

作流程，制定業(yè)務(wù)材料歸檔范圍和檔案保管期限表。歸檔范圍的

確定，應(yīng)符合國家對住房公積金業(yè)務(wù)活動的監(jiān)管要求，維護(hù)住房

公積金所有者的合法權(quán)益，同時應(yīng)符合下列規(guī)定：

1歸集業(yè)務(wù)材料歸檔范圍，應(yīng)符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《住房公

積金歸集業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》GB/T51271的規(guī)定。

2提取業(yè)務(wù)材料歸檔范圍，應(yīng)符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《住房公

積金提取業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》GB/T51353的規(guī)定。

3行政執(zhí)法、訴訟和行政復(fù)議業(yè)務(wù)材料歸檔范圍應(yīng)包括立

案材料、送達(dá)材料、調(diào)查材料、結(jié)案材料、處理材料等，并宜符

合本標(biāo)準(zhǔn)附錄A的規(guī)定。

4個人住房貸款業(yè)務(wù)材料歸檔范圍，應(yīng)符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)

《住房公積金個人住房貸款業(yè)務(wù)規(guī)范》GB/T51267的規(guī)定，并

宜符合本標(biāo)準(zhǔn)附錄A的規(guī)定。

5項目貸款業(yè)務(wù)材料歸檔范圍，應(yīng)符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《住

房公積金支持保障性住房建設(shè)項目貸款業(yè)務(wù)規(guī)范》GB/T50626

的規(guī)定。

6資金管理業(yè)務(wù)材料歸檔范圍，應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《住

房公積金資金管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》JGJ/T474的規(guī)定。

4.0.3住房公積金業(yè)務(wù)檔案同時滿足下列條件時，可僅以電子

形式保存，形成電子檔案：

1由計算機(jī)等電子設(shè)備采集、形成、辦理、傳輸和存儲的

4

電子文件材料并且來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

2住房公積金信息系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取

電子文件材料，能夠輸出符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電

子檔案管理規(guī)范》GB/T18894歸檔格式的電子文件材料。

3電子檔案管理信息系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子

檔案，符合電子檔案的長期保存要求，并建立電子檔案與相關(guān)聯(lián)

的其他傳統(tǒng)載體檔案的檢索關(guān)系。

4住房公積金信息系統(tǒng)和電子檔案管理信息系統(tǒng)能夠有效

保障電子檔案真實、完整、可用、安全。

4.0.4住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理過程中采集齊全、完

整的電子文件及其元數(shù)據(jù)，形成來源真實的電子檔案。確需留存

傳統(tǒng)載體業(yè)務(wù)材料的，應(yīng)同時收集傳統(tǒng)載體檔案。

4.0.5住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)指定專人按照有關(guān)程序和要求，

遵循住房公積金業(yè)務(wù)辦理規(guī)律和特點，收集、整理業(yè)務(wù)材料和電

子文件。

5

5整理與歸檔

5.1整理

5.1.1住房公積金業(yè)務(wù)檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，

保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同保管價值，便于保管和利

用，并應(yīng)符合下列規(guī)定：

1住房公積金業(yè)務(wù)檔案整理，應(yīng)符合業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特

點，按業(yè)務(wù)類型逐筆進(jìn)行。業(yè)務(wù)檔案可采取電子載體和傳統(tǒng)載體

兩種載體形式。住房公積金管理中心宜實施業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化

管理。

2住房公積金業(yè)務(wù)檔案可采取按“件”或“卷”方式進(jìn)行

整理。采取按“件”整理的，應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整

理規(guī)則》DA/T22的規(guī)定；采取按“卷”整理的，案卷及卷內(nèi)

文件宜按照業(yè)務(wù)類型、業(yè)務(wù)辦理日期、業(yè)務(wù)辦理機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦

人排列，并應(yīng)符合國家檔案立卷整理的有關(guān)規(guī)定。

3歸集、提取業(yè)務(wù)檔案整理可采取按“件”或“卷”方式。

4行政執(zhí)法檔案，應(yīng)一案一卷，以每個案件從立案至結(jié)案

辦理程序所產(chǎn)生的材料組卷。

5個人住房貸款檔案，應(yīng)以借款合同為單位，按貸款受理、

審查、批準(zhǔn)、簽約、發(fā)放等組卷，貸后管理檔案整理可采取按

“件”或“卷”方式。

6項目貸款檔案，應(yīng)以項目為單位，按借款人資料、建設(shè)

項目資料、抵押資料、審核審批資料、合同協(xié)議、會計憑證類資

料、資金監(jiān)管、貸后管理、檢查報告等組卷。

7訴訟和行政復(fù)議檔案，應(yīng)一案一卷，從應(yīng)訴通知或復(fù)議

通知至最終判決文書的辦理材料組卷，訴訟和復(fù)議為同一案件

時，應(yīng)一并歸檔。

6

8住房公積金資金管理業(yè)務(wù)材料作為會計檔案管理的，應(yīng)

符合《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。

5.1.2住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)制定統(tǒng)一的分類方案，分類方案

宜符合表5.1.2的規(guī)定。

表5.1.2住房公積金業(yè)務(wù)檔案分類

一級類目二級類目

類目代碼類目名稱類目代碼類目名稱

GI歸集

TQ提取

ZF行政執(zhí)法

ZY專業(yè)

GD個人住房貸款

XD項目貸款

SS訴訟及行政復(fù)議

5.1.3住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按類別、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限

等項進(jìn)行分類。

5.1.4住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)逐卷或逐件編制檔號，并應(yīng)符合

下列規(guī)定：

1檔號應(yīng)指代單一，體現(xiàn)檔案來源、種類、整理分類體系

和排列順序等檔案基本屬性。檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔

號編制規(guī)則》DA/T13、《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22的規(guī)

定，不同載體或形式的檔號編制方法應(yīng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。

2

住房公積金管理中心業(yè)務(wù)檔案一級類目代碼宜為專業(yè)

億

Y),二級類目代碼宜按照歸集（GJ）、提取（TQ）、行政執(zhí)法

F)、個人住房貸款（GD）、項目貸款（XD）、訴訟和行政復(fù)

(Z議

(SS

設(shè)置。

5.1.5住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)編制檢索工具，應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)

標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》DA/T18的規(guī)定，應(yīng)與目錄編制、元數(shù)

據(jù)收集等協(xié)調(diào)對應(yīng)。

7

5.2歸檔

5.2.1住房公積金業(yè)務(wù)檔案經(jīng)業(yè)務(wù)部門整理完畢后，應(yīng)及時向

業(yè)務(wù)檔案管理部門歸檔。具體歸檔時間可根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點確

定，僅保存電子檔案的，應(yīng)隨辦隨歸；同時保存?zhèn)鹘y(tǒng)載體檔案

的，除國家另有規(guī)定外，不宜超過次年6月30日。住房公積金

業(yè)務(wù)檔案中涉及會計檔案的，可隔年移交。

5.2.2歸檔時交接雙方應(yīng)根據(jù)歸檔目錄清點核對，并履行交接

手續(xù)。電子文件歸檔時，電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)登記歸檔信

息，并記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。任何部門和人員不得將應(yīng)

歸檔材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

5.2.3電子載體和傳統(tǒng)載體同步歸檔的，在文件內(nèi)容、相關(guān)說

明及描述上應(yīng)保持一致，應(yīng)建立電子檔案與相應(yīng)的其他傳統(tǒng)載體

檔案的檢索關(guān)系；僅保存電子載體的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)符合本標(biāo)準(zhǔn)第

4.0.3條的相關(guān)規(guī)定。

5.3保管期限

5.3.1住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)分類別、按期限保管。

5.3.2住房公積金業(yè)務(wù)電子檔案宜永久保存。傳統(tǒng)載體檔案應(yīng)

根據(jù)業(yè)務(wù)類型保管，并應(yīng)符合下列規(guī)定：

1行政執(zhí)法、訴訟和行政復(fù)議傳統(tǒng)載體檔案，保管期限不

應(yīng)少于30年。

2項目貸款傳統(tǒng)載體檔案，應(yīng)保管至貸款還清后至少

30年。

3歸集、提取和個人住房貸款業(yè)務(wù)傳統(tǒng)載體檔案，應(yīng)分別

符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《住房公積金歸集業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》GB/T51271、

《住房公積金提取業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》GB/T51353、《住房公積金個人住

房貸款業(yè)務(wù)規(guī)范》GB/T51267的規(guī)定。

00

6保管與保護(hù)

6.0.1檔案用房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)有利于住房公積金業(yè)務(wù)檔案安

全保管、科學(xué)防護(hù)。

6.0.2電子文件及電子檔案的存儲場所，應(yīng)符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T18894的規(guī)定。

6.0.3住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)類別和載體分類保管，制定

業(yè)務(wù)檔案保管應(yīng)急預(yù)案，準(zhǔn)備應(yīng)急物品，并定期組織應(yīng)急演練，

保證業(yè)務(wù)檔案和存儲介質(zhì)實體的安全、完整和可用，避免或減少

因自然災(zāi)害、突發(fā)事故所造成的損失。

6.0.4檔案用房安全設(shè)施應(yīng)包括防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防

護(hù)欄等，應(yīng)配備消防系統(tǒng)、溫濕度監(jiān)測調(diào)控、漏水報警等設(shè)備。

6.0.5檔案用房應(yīng)繪制檔案存放示意圖，置于顯要位置，并根

據(jù)布局和檔案分類方案，自行部署裝具使用順序。

6.0.6檔案用房溫度應(yīng)為14℃~24℃,相對濕度應(yīng)為45%~

60%,并可配備恒溫恒濕調(diào)控系統(tǒng)等。

6.0.7檔案用房檢查應(yīng)包括設(shè)施設(shè)備維護(hù)和檔案巡查等，應(yīng)定

期清點傳統(tǒng)載體檔案數(shù)量、檢查保管狀況，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、蟲

蛀、受潮、褪色或字跡模糊等情況時，應(yīng)及時處理；應(yīng)定期檢查

電子檔案的保管、讀取狀況；應(yīng)建立檢查和處理情況臺賬。

6.0.8住房公積金業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或作其他技術(shù)處理

應(yīng)保持檔案內(nèi)容完整，維持檔案原貌。檔案修復(fù)前應(yīng)做好登記和

檢查，必要時應(yīng)復(fù)制備份，作出修復(fù)說明。

6.0.9住房公積金業(yè)務(wù)檔案中涉及房屋權(quán)屬證明、房屋他項權(quán)

利證明、抵押權(quán)預(yù)告登記證明、權(quán)利質(zhì)押證明等重要物品及單證

時應(yīng)妥善保管，可設(shè)置專門檔案用房或保險柜存放。

6.0.10住房公積金業(yè)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，制定備份方

9

案和策略，定期對電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理信息系統(tǒng)

及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份，長期保存的電子檔案應(yīng)進(jìn)行離

線備份。

10

7鑒定與銷毀

7.0.1住房公積金業(yè)務(wù)檔案已達(dá)到保管期限的，應(yīng)定期進(jìn)行鑒

定與處置，并應(yīng)符合下列規(guī)定：

1檔案銷毀前應(yīng)成立業(yè)務(wù)檔案處置鑒定小組，對已達(dá)到保

管期限的檔案提出處置意見。鑒定小組宜由單位負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)檔

案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)檔案形成部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)檔案工作人

員、業(yè)務(wù)部門指定的檔案管理兼職人員等組成。必要時應(yīng)邀請檔

案鑒定專家參與，鑒定小組組長應(yīng)由單位負(fù)責(zé)人擔(dān)任。

2應(yīng)建立檔案處置協(xié)調(diào)機(jī)制，指定有關(guān)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)鑒定

與銷毀過程的相關(guān)工作。協(xié)調(diào)工作宜由業(yè)務(wù)檔案管理部門負(fù)責(zé)。

3業(yè)務(wù)電子檔案鑒定審查程序應(yīng)符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《電子

文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T18894的規(guī)定。

4鑒定小組鑒定意見應(yīng)記錄在案，并形成業(yè)務(wù)檔案鑒定報

告，鑒定人員應(yīng)在鑒定報告上簽字，鑒定報告應(yīng)永久保存。

5應(yīng)對仍需繼續(xù)保存的檔案重新設(shè)定保管期限，對超過保

管期限且經(jīng)鑒定無保存價值的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按程序銷毀。業(yè)務(wù)檔案

的處置應(yīng)遵循嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、客觀、慎重原則。

7.0.2經(jīng)鑒定可銷毀的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)按下列程序銷毀：

1業(yè)務(wù)檔案銷毀前，應(yīng)編制銷毀清冊，列明擬銷毀檔案檔

號、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀時間等，

并按銷毀審批程序報請鑒定小組組長審核批準(zhǔn)。

2鑒定小組成員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽署意見。

3業(yè)務(wù)檔案銷毀應(yīng)由業(yè)務(wù)檔案管理部門組織銷毀，并與業(yè)

務(wù)檔案形成部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人負(fù)責(zé)銷毀檔案的清點與核

對，并在檔案銷毀清冊上簽字，銷毀清冊應(yīng)永久保存。

4業(yè)務(wù)檔案銷毀場所應(yīng)符合《中華人民共和國個人信息保

護(hù)法》及國家有關(guān)保密規(guī)定。

11

8利用與開發(fā)

8.0.1住房公積金業(yè)務(wù)檔案應(yīng)建立健全檔案利用制度。

8.0.2住房公積金業(yè)務(wù)檔案的利用范圍、權(quán)限和審批手續(xù)等應(yīng)

根據(jù)檔案內(nèi)容、利用者和保存方式確定。

8.0.3住房公積金管理中心應(yīng)將可開放的業(yè)務(wù)檔案對社會和個

人提供檢索和查詢服務(wù)，保障公民和組織依法利用檔案權(quán)利。適

用對象及范圍可符合下列規(guī)定：

1繳存單位可查閱本單位業(yè)務(wù)檔案。

2繳存職工可查閱本人業(yè)務(wù)檔案。

3國家行政機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)可根據(jù)相關(guān)規(guī)定查閱業(yè)務(wù)檔案。

4其他部門或社會組織等可依法或根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定查閱

業(yè)務(wù)檔案。

8.0.4住房公積金業(yè)務(wù)檔案的利用流程宜根據(jù)電子載體及傳統(tǒng)

載體類型分別規(guī)范。

8.0.5利用業(yè)務(wù)檔案應(yīng)履行查閱手續(xù)，并進(jìn)行利用登記和利用

效果反饋記錄。業(yè)務(wù)檔案工作人員應(yīng)對利用活動及時跟蹤和

監(jiān)督。

8.0.6住房公積金業(yè)務(wù)檔案利用應(yīng)以電子檔案數(shù)據(jù)為主，推進(jìn)

信息開發(fā)工作，促進(jìn)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。

8.0.7住房公積金業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用，應(yīng)運用信息抓取、

大數(shù)據(jù)分析等方式擴(kuò)展開發(fā)力度和深度。

8.0.8住房公積金業(yè)務(wù)電子檔案應(yīng)與業(yè)務(wù)信息關(guān)聯(lián)，對已采集

的電子檔案進(jìn)行復(fù)用。

12

9統(tǒng)計與移交

9.0.1住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)建立完善統(tǒng)計工作，對保管

業(yè)務(wù)檔案、年度出入庫、設(shè)施設(shè)備、利用、移交進(jìn)館、鑒定銷

毀、工作人員、社會化服務(wù)等定期統(tǒng)計并建立完備的臺賬。

9.0.2統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，支持可視化顯示方式，

便于統(tǒng)計分析。

9.0.3住房公積金管理中心應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計年報要求，填寫業(yè)

務(wù)檔案內(nèi)容，匯總分析當(dāng)年檔案工作情況。

9.0.4住房公積金業(yè)務(wù)檔案屬于專業(yè)檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)

定、當(dāng)?shù)貦n案館接收條件和要求，定期向檔案館移交檔案。

13

10電子檔案管理信息系統(tǒng)

10.1一般規(guī)定

10.1.1住房公積金管理中心應(yīng)建設(shè)電子檔案管理信息系統(tǒng)，保

障住房公積金業(yè)務(wù)檔案長期、安全、完整、可信的管理和利用。

10.1.2電子檔案管理信息系統(tǒng)對住房公積金業(yè)務(wù)電子檔案管理

應(yīng)符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)基本要

求》GB/T22239的規(guī)定。

10.1.3電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備住房公積金業(yè)務(wù)檔案收

集、歸檔、編目、管理、處置、保存和利用功能，應(yīng)支持電子檔

案全生命周期管理。

10.1.4電子檔案管理信息系統(tǒng)歸檔保管的電子檔案應(yīng)來源可

靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，保障其具備法律憑證性，可以電子形

式作為憑證使用。

10.1.5電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)將電子文件及其元數(shù)據(jù)一并收

集、存儲，元數(shù)據(jù)應(yīng)符合下列規(guī)定：

1應(yīng)通過電子檔案管理信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)接口完整收集住房公

積金業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容、業(yè)務(wù)背景及結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，標(biāo)準(zhǔn)接口數(shù)據(jù)應(yīng)符

合本標(biāo)準(zhǔn)附錄B的規(guī)定。

2元數(shù)據(jù)應(yīng)完整記錄電子檔案收集、歸檔、編目、管理、

處置、保存和利用等管理過程，保障電子檔案的長期可讀性。

10.1.6電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備開放性，并應(yīng)符合下列

規(guī)定：

1應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化接口，統(tǒng)一采集、歸檔、查詢、數(shù)據(jù)留痕、

數(shù)據(jù)固化等接口標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)具備與住房公積金信息系統(tǒng)的對接能

力，支持檔案資源的統(tǒng)一管理、建立數(shù)據(jù)共享。

2應(yīng)具備住房公積金線上及線下業(yè)務(wù)檔案收集功能，應(yīng)支

14

持住房公積金業(yè)務(wù)材料多渠道采集。

3應(yīng)具備對多種電子文件格式的在線上傳及查看功能。

4宜具備接入?yún)^(qū)塊鏈的接口能力，支持哈希存證、鏈接存

證等上鏈方式。

10.1.7電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備可擴(kuò)展性，并應(yīng)符合下列

規(guī)定:

1應(yīng)滿足當(dāng)前及可預(yù)見時間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，方便功能擴(kuò)展。

2應(yīng)支持電子檔案稽核、內(nèi)外網(wǎng)查詢及共享利用服務(wù)。

3可通過電子檔案資源整合，支持檔案數(shù)字資源跨區(qū)域共

享利用，支持部級、省級、市級三級電子檔案互信查詢。

10.1.8電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠性，并應(yīng)符合下

列規(guī)定：

1應(yīng)具備對電子檔案全生命周期的過程記錄，應(yīng)采用數(shù)字

簽名、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印、電子簽章技術(shù)，防范信息泄露或篡

改，確保信息安全。

2應(yīng)具備用戶權(quán)限管理功能，對用戶分機(jī)構(gòu)、分職能、分

檔案類型的權(quán)限劃分，禁止非授權(quán)操作。

3應(yīng)具備持續(xù)運行能力，為住房公積金業(yè)務(wù)提供可持續(xù)

服務(wù)。

4應(yīng)具備電子檔案數(shù)據(jù)安全存儲能力，保證系統(tǒng)的可靠性。

5應(yīng)具備電子檔案管理全流程的過程記錄。

10.1.9電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)符合下列規(guī)定：

1應(yīng)具備“收、管、存、用”完整功能，實現(xiàn)對檔案的全

過程管理。

2應(yīng)支持電子檔案獨立存儲，支持建立個人基礎(chǔ)檔案庫、

單位基礎(chǔ)檔案庫，支持檔案共享復(fù)用，減少檔案資料的重復(fù)采集

和多次提交。

10.2基本功能

10.2.1電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備形成與收集功能，應(yīng)隨著

15

住房公積金多種服務(wù)渠道業(yè)務(wù)的產(chǎn)生，自動立卷并收集電子文件

材料及其元數(shù)據(jù)，對于住房公積金業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的相關(guān)電

子證據(jù)應(yīng)一同收集，并應(yīng)符合下列規(guī)定：

1應(yīng)具備柜面業(yè)務(wù)材料收集功能，通過影像采集設(shè)備對傳

統(tǒng)載體材料進(jìn)行電子影像采集，在影像采集的過程中應(yīng)具備對圖

像的自動切邊、自動糾偏功能，在業(yè)務(wù)辦理的不同節(jié)點應(yīng)具備分

階段進(jìn)行電子影像采集的功能。

2應(yīng)具備網(wǎng)上業(yè)務(wù)材料收集功能，支持通過標(biāo)準(zhǔn)接口對網(wǎng)

上多渠道業(yè)務(wù)材料進(jìn)行采集。

3提取、歸集、貸款、樓盤、會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)符合本標(biāo)準(zhǔn)

附錄B表B.0.1?表B.0.5的接口數(shù)據(jù)定義，查看接口應(yīng)符合本

標(biāo)準(zhǔn)附錄B表BO6的接口數(shù)據(jù)定義。

4應(yīng)具備多種文件格式在線上傳及查看功能，包括但不限

于圖片、音頻、視頻、文本等電子文件。

5應(yīng)自動收集業(yè)務(wù)辦理過程中使用的電子證照，保障電子

檔案的完整性。

6應(yīng)具備電子憑證固化功能，支持采用數(shù)字簽名技術(shù)，在

線生成與傳統(tǒng)載體憑證手寫簽名或蓋章具有同等法律效力、不可

篡改的電子憑證，憑證固化接口應(yīng)符合本標(biāo)準(zhǔn)附錄B表B.0.7

的接口數(shù)據(jù)定義。

7應(yīng)支持對業(yè)務(wù)過程數(shù)據(jù)、行為審批、數(shù)據(jù)共享信息進(jìn)行

采集及固化留痕，保障業(yè)務(wù)的真實性及可追溯性。

8可通過OCR技術(shù)將圖片資料中的信息提取出來，用于

業(yè)務(wù)辦理時自動表單信息錄入。

10.2.2電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備整理與歸檔功能，并應(yīng)符

合下列規(guī)定：

1應(yīng)具備電子檔案自動歸類與排序等功能。

2應(yīng)具備維護(hù)電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、

電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。

3應(yīng)具備電子檔案手動歸檔、自動歸檔方式，應(yīng)保障歸檔

16

電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性。

4宜支持傳統(tǒng)載體檔案的移交、接收、裝盒及打印交接單

功能。

5可具備建立虛擬檔案室，支持通過條碼、二維碼、RFID

標(biāo)簽等技術(shù)方式將傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案全流程同步管理。

10.2.3電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備鑒定與銷毀功能，并應(yīng)符

合下列規(guī)定：

1應(yīng)具備檔案保管期限到期時自動提醒功能。

2應(yīng)具備電子檔案銷毀登記、鑒定、審批、執(zhí)行等功能。

3應(yīng)具備留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記

錄功能。

10.2.4電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備利用與開發(fā)功能，并應(yīng)符

合下列規(guī)定：

1應(yīng)具備對檔案分類、元數(shù)據(jù)查詢功能，支持根據(jù)用戶數(shù)

據(jù)權(quán)限展示查詢結(jié)果。

2應(yīng)具備一戶式查詢索引功能，支持個人或單位業(yè)務(wù)檔案

的關(guān)聯(lián)查詢。

3應(yīng)具備檔案借閱與歸還流程管理，支持在線申請、在線

審批、逾期未歸還提醒功能，支持對借閱全過程的流程記錄。

4應(yīng)具備對電子檔案歸檔管理過程中逾期異常狀態(tài)的自動

提醒功能。

5應(yīng)具備電子檔案共享復(fù)用功能，支持對合法、合規(guī)的電

子檔案進(jìn)行重復(fù)利用。

6應(yīng)具備會計檔案管理功能，支持會計憑證、賬簿、報表

等版式文件固化，建立財務(wù)與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)檢索。

7可具備大數(shù)據(jù)分析功能。

10.2.5電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備統(tǒng)計與移交功能，并應(yīng)符

合下列規(guī)定：

1應(yīng)具備檔案統(tǒng)計功能，支持通過類別、年度、機(jī)構(gòu)、業(yè)

務(wù)辦理日期等對保管的業(yè)務(wù)檔案數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計，支

17

持生成檔案統(tǒng)計年報。

2應(yīng)具備統(tǒng)計結(jié)果可視化顯示功能，包括但不限于統(tǒng)計報

表、柱狀圖、餅狀圖、線形圖等，便于統(tǒng)計分析。

3宜具備電子檔案及傳統(tǒng)載體檔案的移交功能。

10.2.6電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備存儲及備份功能，并應(yīng)符

合下列規(guī)定：

1應(yīng)滿足可靠性、高可用性、可擴(kuò)充性，可采用負(fù)載均衡

技術(shù)、雙機(jī)熱備、云部署方式。

2應(yīng)具備對電子檔案存儲狀態(tài)實時監(jiān)控功能，對存儲空間

不足、系統(tǒng)異常運行等告警提示。

3應(yīng)具備電子檔案及數(shù)據(jù)備份功能。

18

11紙質(zhì)檔案數(shù)字化

11.0.1住房公積金業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，應(yīng)對住房公積金

業(yè)務(wù)檔案的缺項、錯段不規(guī)范數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)齊、糾正和完善，提高

業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量。

11.0.2住房公積金業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作范圍應(yīng)符合下列

規(guī)定：

1貸款業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)對未結(jié)清的貸款業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化，對

己結(jié)清的貸款業(yè)務(wù)檔案延續(xù)紙質(zhì)檔案管理。

2歸集、提取業(yè)務(wù)檔案，宜對近5年的紙質(zhì)存量檔案數(shù)

字化。

3會計檔案，可全部數(shù)字化。

4行政執(zhí)法檔案、訴訟和行政復(fù)議檔案及其他住房公積金

業(yè)務(wù)相關(guān)類型檔案，宜全部數(shù)字化。

11.0.3住房公積金業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工掃描，應(yīng)保證圖像

清晰、完整，掃描時分辨率應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字

化規(guī)范》DA/T31的規(guī)定，提供數(shù)字化加工服務(wù)的單位應(yīng)具備

涉密檔案數(shù)字化加工資質(zhì)。

11.0.4住房公積金業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果應(yīng)統(tǒng)一歸檔到

電子檔案管理信息系統(tǒng)，支持歷史檔案資料的電子查詢、統(tǒng)計分

析、共享復(fù)用，應(yīng)通過技術(shù)手段提取圖片中的文字信息，輔助提

高業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。

19

附錄A住房公積金個人住房貸款、

行政執(zhí)法及訴訟和行政復(fù)議業(yè)務(wù)

材料歸檔范圍

A.0.1住房公積金個人住房貸款業(yè)務(wù)材料歸檔范圍宜包括下列

內(nèi)容：

1貸款受理：貸款申請表、借款申請人身份證明（包括居

民身份證、戶口簿等有效身份證件）、婚姻狀況證明（包括結(jié)婚

證、離婚證等）、首付款證明（包括售房發(fā)票或收據(jù)或支付憑證

等）、貸款用途證明（包括經(jīng)房地產(chǎn)行政主管部門備案的購房合

同等）、貸款擔(dān)保資料（包括抵押或質(zhì)押權(quán)利清單、權(quán)屬證明文

件及同意抵押或質(zhì)押的證明，保證人相關(guān)擔(dān)保資料等）、貸款收

款賬戶資料（包括貸款收款人銀行開戶情況證明等）、貸款還款

賬戶資料、異地貸款職工住房公積金繳存使用證明、其他需要的

資料等。

2貸款審批：貸款受理審批表等。

3貸款簽約發(fā)放：借款合同及相關(guān)附件單據(jù)、擔(dān)保落實文

件（包括房屋他項權(quán)利證明、不動產(chǎn)抵押權(quán)登記證明、不動產(chǎn)抵

押權(quán)預(yù)告證明、權(quán)利質(zhì)押證明、保證擔(dān)保合同等）、貸款發(fā)放憑

證等。

4貸款回收：貸款還款資料等。

5貸款變更：貸款變更申請審批表、符合變更條件的證明

材料、變更相關(guān)的書面約定等資料。

6貸后管理：貸后檢查和風(fēng)險監(jiān)測資料、貸款催收記錄及

證明資料、貸款核銷資料、貸款檔案管理資料等。

7貸款其他有關(guān)材料。

A.0.2行政執(zhí)法業(yè)務(wù)材料歸檔范圍宜包括下列內(nèi)容：

20

1歸檔成卷：卷宗目錄、備考表。

2投訴/執(zhí)法檢查登記：登記表及相關(guān)材料（包括執(zhí)法檢查

事前通知等相關(guān)材料、投訴人身份證明、當(dāng)事人提供的材料、不

予受理相關(guān)材料）。

3立案：立案審批表、立案（受案）材料（包括投訴舉報

材料、有關(guān)部門交辦或移送的材料、當(dāng)事人補(bǔ)充提供的材料等）、

調(diào)查證據(jù)（包括詢問筆錄、執(zhí)法工作記錄，依案由不同還可包

括：繳存單位主體資格證明、繳存職工身份證明、繳存職工勞動

關(guān)系證明、繳存職工工資收入證明、繳存金額確認(rèn)、騙提騙貸虛

假手續(xù)等證據(jù)材料）。

4撤案：撤案相關(guān)材料。

5行政處理-限期整改：審批表、限期改正相關(guān)文書、送達(dá)

回證等文書送達(dá)憑證。

6移交：案件移交相關(guān)材料。

7處罰：審批表、行政處罰相關(guān)文書、送達(dá)回證等文書送

達(dá)憑證。

8聽證：聽證相關(guān)材料。

9催告：催告有關(guān)文書和送達(dá)憑證。

10強(qiáng)制執(zhí)行：申請法院強(qiáng)制執(zhí)行相關(guān)材料、法院強(qiáng)制執(zhí)行

裁定等的相關(guān)材料、罰款繳納相關(guān)證明材料。

11通報批評：通報批評/曝光相關(guān)材料。

12結(jié)案：改正違法行為證明材料、結(jié)案審批表（含協(xié)調(diào)結(jié)

案相關(guān)材料）。

A.O.3訴訟和行政復(fù)議業(yè)務(wù)材料歸檔范圍宜包括：訴訟告知

書、復(fù)議告知書、起訴狀、立案（受理）通知書、應(yīng)訴通知書、

答辯狀、撤訴書、開庭通知、傳票、判決書、調(diào)解書、裁決書、

上訴書等。

21

附錄B住房公積金電子檔案管理信息

系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)定義

B.0.1提取采集接口數(shù)據(jù)定義應(yīng)符合表BO1的規(guī)定。

表B.0.1提取采集接口數(shù)據(jù)定義

參數(shù)類型定義

JKLX字符型接口類型

YWLSH字符型業(yè)務(wù)流水號

YWLXDM字符型業(yè)務(wù)類型代碼

YWCSJGDM字符型業(yè)務(wù)從屬機(jī)構(gòu)代碼

YWBLJGDM字符型業(yè)務(wù)辦理機(jī)構(gòu)代碼

CZGYZH字符型操作柜員賬號

YWLCJD字符型業(yè)務(wù)流程節(jié)點

AJTM字符型案卷題名（個人姓名）

YWRQ字符型業(yè)務(wù)日期（年度月份日期，8位，不帶符號）

ZJHM字符型證件號碼

GRZH字符型個人賬號

DWZH字符型單位賬號

DWMC字符型單位名稱

TQJE字符型提取金額

BLQD字符型辦理渠道

YHHBDM字符型銀行行別代碼

GRCKZHHM字符型個人存款賬戶號碼

B.0.2歸集采集接口數(shù)據(jù)定義應(yīng)符合表BO2的規(guī)定。

22

表B.0.2歸集采集接口數(shù)據(jù)定義

參數(shù)類型定義

JKLX字符型接口類型

YWLSH字符型業(yè)務(wù)流水號

YWLXDM字符型業(yè)務(wù)類型代碼

YWCSIGDM字符型業(yè)務(wù)從屬機(jī)構(gòu)代碼

YWBLJGDM字符型業(yè)務(wù)辦理機(jī)構(gòu)代碼

CZGYZH字符型操作柜員賬號

YWLCJD字符型業(yè)務(wù)流程節(jié)點

AJTM字符型案卷題名（個人姓名或者單位名稱）

YWRQ字符型業(yè)務(wù)日期（年度月份日期，8位，不帶符號）

ZJHM字符型證件號碼

GRZH字符型個人賬號

DWZH字符型單位賬號

DWMC字符型單位名稱

ZZJGDM字符型組織機(jī)構(gòu)代碼

JCJE字符型繳存金額

BLQD字符型辦理渠道

YHHBDM字符型銀行行別代碼

B.0.3貸款采集接口數(shù)據(jù)定義應(yīng)符合表B.0.3的規(guī)定。

表B.0.3貸款采集接口數(shù)據(jù)定義

參數(shù)類型定義

JKLX字符型接口類型

YWLSH字符型業(yè)務(wù)流水號

YWLXDM字符型業(yè)務(wù)類型代碼

YWCSIGDM字符型業(yè)務(wù)從屬機(jī)構(gòu)代碼

YWBLJGDM字符型業(yè)務(wù)辦理機(jī)構(gòu)代碼

CZGYZH字符型操作柜員賬號

23

續(xù)表B.0.3

參數(shù)類型定義

YWLCJD字符型業(yè)務(wù)流程節(jié)點

AJTM字符型案卷題名（個人姓名）

YWRQ字符型業(yè)務(wù)日期（年度月份日期，8位，不帶符號）

ZJHM字符型證件號碼

GRZH字符型個人賬號

DKJE字符型貸款金額

DKFFJE字符型貸款發(fā)放金額

DKQX字符型貸款期限

XMMC字符型項目名稱

DKZH字符型貸款賬號

JKHTBH字符型借款合同編號

BLQD字符型辦理渠道

YHHBDM字符型銀行行別代碼

B.0.4樓盤采集接口數(shù)據(jù)定義應(yīng)符合表B.0.4的規(guī)定。

表B.0.4樓盤采集接口數(shù)據(jù)定義

參數(shù)類型定義

JKLX字符型接口類型

YWLSH字符型業(yè)務(wù)流水號

YWLXDM字符型業(yè)務(wù)類型代碼

YWCSJGDM字符型業(yè)務(wù)從屬機(jī)構(gòu)代碼

YWBLJGDM字符型業(yè)務(wù)辦理機(jī)構(gòu)代碼

CZGYZH字符型操作柜員賬號

YWLCJE字符型業(yè)務(wù)流程節(jié)點

AJTM字符型案卷題名（樓盤名稱或者項目名稱

YWRQ字符型業(yè)務(wù)日期（年度月份日期，8位，不帶符號）

LPBH字符型樓盤編號

24

續(xù)表B.0.4

參數(shù)類型定義

LPMC字符型樓盤名稱

XMBH字符型項目編號

XMMC字符型項目名稱

KFSBH字符型開發(fā)商編號

KFSMC字符型開發(fā)商名稱

B.0.5會計采集接口數(shù)據(jù)定義應(yīng)符合表BQ5的規(guī)定。

表B.0.5會計采集接口數(shù)據(jù)定義

參數(shù)類型定義

JKLX字符型接口類型

YWLSH字符型業(yè)務(wù)流水號

YWLXDM字符型業(yè)務(wù)類型代碼

YWCSJGDM字符型業(yè)務(wù)從屬機(jī)構(gòu)代碼

YWBLJGDM字符型