浪潮軟件報表系統(tǒng)操作說明書樣本

浪潮軟件報表系統(tǒng)操作闡明書--------------報表通用操作某些報表系統(tǒng)簡介報表模塊是浪潮通軟GS管理軟件重要構(gòu)成某些，是運營在INTERNET環(huán)境下通用報表系統(tǒng)。其獨特設計思想，以及與EXCEL相似操作風格和界面，更適合廣大財務人員規(guī)定，達到了易學易用效果；強大取數(shù)功能，與浪潮通軟GS管理軟件總賬模塊聯(lián)合使用，完全可以滿足您編制財務報表所有規(guī)定。報表模塊重要涉及創(chuàng)立報表、設計報表格式、定義報表公式、報表數(shù)據(jù)解決、報表打印以及圖文并茂報表分析功能，此外，系統(tǒng)還提供了強大格式、公式、數(shù)據(jù)保護功能。使用這些功能完全可以滿足您編制各種會計報表和操作權限控制規(guī)定。重要功能報表模塊涉及如下重要功能：①報表管理功能。在系統(tǒng)中可以創(chuàng)立、保存和關閉報表，可以對已經(jīng)定義好報表格式、公式和數(shù)據(jù)進行保護，避免了操作人員錯誤操作。②依照單位需要，自由設計報表格式。如設立單元格以及組合單元格格式、設立單元格類型、調(diào)節(jié)行高列寬，以及設立顯示比例等。③簡捷以便報表數(shù)據(jù)解決功能。如單元格數(shù)據(jù)以及公式復制、剪切、粘貼功能，報表行列編輯功能。④豐富報表公式定義功能。可以完畢報表計算公式定義、校驗公式定義。強大公式取數(shù)功能，幾乎可以完畢所有報表取數(shù)。⑤靈活報表打印功能?？梢赃M行打印各種設立，采用“所見即所得”報表打印功能，并提供“打印預覽”，可以隨時觀測到打印效果。⑥報表公式解決功能?？梢跃庉嬆约憾x公式，進行各種計算公式、校驗公式解決，隨時進行報表計算、校驗、匯總，打印出各種報表和校驗報告。3.1操作流程第一次使用報表模塊，參照如下流程：報表新建報表新建報表報表形成報表格式定義報表格式定義報表公式定義報表公式定義報表格式、公式保護報表格式、公式保護報表數(shù)據(jù)解決報表數(shù)據(jù)解決報表計算報表校驗報表計算報表校驗報表匯總報表匯總報表數(shù)據(jù)保護計算數(shù)據(jù)單元報表數(shù)據(jù)保護計算數(shù)據(jù)單元報表打印制作一張報表流程普通重要通過如下環(huán)節(jié)：報表打印第一步進入報表模塊，創(chuàng)立新報表第二步設計報表格式第三步報表公式定義第四步報表數(shù)據(jù)解決第五步報表打印第六步退出報表系統(tǒng)在以上環(huán)節(jié)中，創(chuàng)立新報表、設計報表格式、報表數(shù)據(jù)解決是必要環(huán)節(jié)，這是報表解決基本過程。3.2基本概念在本節(jié)中，重要闡明報表模塊基本概念。數(shù)據(jù)單元：數(shù)據(jù)單元又稱數(shù)據(jù)類型，它是個抽象概念，在本系統(tǒng)中數(shù)據(jù)保存在數(shù)據(jù)單元中。數(shù)據(jù)單元是可擴充，并且是可以運算和匯總。它可以表達不同單位數(shù)據(jù)，不同幣種數(shù)據(jù)，不同金額單位數(shù)據(jù)等。報表版本：引入報表版本概念，意義在于對于同一報表可以存在各種格式。格式狀態(tài)：在格式狀態(tài)下顧客可以定制報表格式。涉及：報表內(nèi)容定義和設立單元格、行、列。數(shù)據(jù)狀態(tài)：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，既不能修改報表格式，又不能定義報表公式，但可以看到報表格式以及報表數(shù)據(jù)。在該狀態(tài)下，可以對數(shù)據(jù)區(qū)中數(shù)據(jù)進行查詢、修改、計算、校驗。通用公式狀態(tài)、單元公式狀態(tài)：這兩種公式狀態(tài)下，可以運用數(shù)學函數(shù)及財務函數(shù)進行公式定義，詳細如何進行公式定義，在第五章報表公式解決中有詳細闡明。在公式狀態(tài)下，顯示您所定義報表格式，定義了公式單元格將顯示“公式”二字。通用公式狀態(tài)下定義公式合用于該表所有數(shù)據(jù)單元；單元公式狀態(tài)下定義公式只合用于本數(shù)據(jù)單元。單元格:單元格是構(gòu)成報表最小單元，一種單元格由所在行、列構(gòu)成。行號用數(shù)字表達，列標用字母表達。對單元格操作重要涉及如下內(nèi)容：單元格格式設計、單元格公式定義、對單個單元格以及各種單元格數(shù)據(jù)解決、不同視圖下單元格顯示等等。報表構(gòu)成:一張會計報表由四某些構(gòu)成：標題、表頭、表體及表尾。報表文獻管理重要涉及如何新建、打開、刪除報表以及封存、審核等功能。3.3新建報表新建一張報表，需要一方面設立表各種參數(shù)信息，分為：基本參數(shù)、格式參數(shù)、其她參數(shù)。新建報表有兩種方式：一種是依照顧客輸入報表參數(shù)和系統(tǒng)默認參數(shù)，新建一張報表；另一種是選取報表模板，可以是任何一張已存在報表或模板表，其初始參數(shù)除了格式參數(shù)外，其她參數(shù)仍容許修改，然后依照在模板基本上加工形成一張新報表。功能位置進入報表模塊，選取報表操作菜單下新建報表功能。操作環(huán)節(jié)進入該功能后，顯示界面如圖1.1.1圖1.1.1項目錄入及闡明基本參數(shù)：【報表編號】：為十二位字符以內(nèi)數(shù)字、字母任意組合字符串，編號不能為空，在格式定義之后，不能對報表編號進行修改?！灸０暹x取】：可以選取任何一張已存在報表或模板表?！緢蟊砻Q】：新建表名稱，不能為空。系統(tǒng)將依照輸入表名擬定主標題行內(nèi)容。【報表版本】：同一張報表，可以有不同版本，默認值1.0，新建表版本不能修改?！景姹娟U明】：對該版本闡明信息，若是升級版，普通要有版本升級詳細闡明。格式參數(shù)：【標題行數(shù)】：由主標題和副標題構(gòu)成，主標題默以為報表名稱，副標題反映單位名稱、報表時間、以及金額單位等。系統(tǒng)缺省值為2?！颈眍^行數(shù)】：表頭即列標題名稱。系統(tǒng)缺省值為1，如果為多層表頭，可以設立多行?！颈砦残袛?shù)】：表尾即報表注釋項目。系統(tǒng)缺省值為2。【表體行數(shù)】：表體即表詳細內(nèi)容，表格內(nèi)除了表頭內(nèi)容以外所有項目內(nèi)容和數(shù)據(jù)就是表體。系統(tǒng)缺省值為30?！緢蟊砹袛?shù)】：報表總列數(shù)。系統(tǒng)缺省值為10。舉例圖1.1.2其她參數(shù)：【上報編號】：該表在上報時編號，可以和該表報表編號相似。【報表類型】：可以是年報表、季報表、月報表、日報表、模板表、分析表。注意：注意：其中年報、季報、月報、日報表只是起到分類作用，并無其她含義?！緢蟊眍悇e】：是對報表分類。同一種報表可以劃到各種類別中。新建報表時，可以先擬定類別，也可以不擬定類別。若選取類別，則列示該登錄職責相應單位所擁有報表類別集合。若不選取類別，則建完該表后，還可以通過報表劃分功能擬定該表類別，也可以不分類?！颈Ｗo屬性】：在“公有”和“私有”中選取其一。如果選取私有，則該報表格式只能由創(chuàng)立單位使用，其她單位不容許使用；如果選取公有，則為下級單位使用該報表格式提供了也許，只需在系統(tǒng)模塊職責維護中分派該報表數(shù)據(jù)權限即可。注意：注意：新建報表編號不容許與已有報表編號重復，即不同版本報表只能通過版本升級功能實現(xiàn)。在整個集團中，對于統(tǒng)一報表格式，應在虛擬合并公司中創(chuàng)立，并把這些報表保護屬性設為公有。3.4打開報表如果在報表系統(tǒng)中，已存在建好報表，在此處您可以打開這些報表。功能位置進入報表模塊，選取報表操作菜單下打開報表功能。操作環(huán)節(jié)進入該功能后，系統(tǒng)顯示界面如圖1.2.1圖1.2.1該功能提供了打開報表格式和打開報表數(shù)據(jù)兩種功能。若打開格式則選中需要打開報表，而不選任何數(shù)據(jù)單元，點擊【擬定】即可，在打開格式窗口只有格式狀態(tài)和通用公式狀態(tài)；若打開報表數(shù)據(jù)，除了選取報表外還需要選取數(shù)據(jù)單元，再點擊【擬定】，在打開報表數(shù)據(jù)窗口有格式狀態(tài)、數(shù)據(jù)狀態(tài)、通用公式狀態(tài)、單元公式狀態(tài)四種狀態(tài)可以切換。打開報表之后，您可以對選中報表進行查詢、修改、打印、分析等操作。注意：注意：無論是打開報表格式還是打開報表數(shù)據(jù)，一次只能打開一張報表。依照登錄職責相應單位所擁有報表類別，只列示有權限報表。會計期間默認顯示登錄會計日期所屬期間，可以修改。3.5報表轉(zhuǎn)出可以將報表格式、公式等轉(zhuǎn)出到磁盤上，作為備份。功能位置進入報表模塊，選取報表操作菜單下報表轉(zhuǎn)出功能。操作環(huán)節(jié)進入該功能后，顯示窗口如圖1.圖1.3.1選中要轉(zhuǎn)出報表名稱、轉(zhuǎn)出內(nèi)容，點擊【轉(zhuǎn)出】即可。需要選取一種轉(zhuǎn)出文獻，即相應內(nèi)容轉(zhuǎn)出后存儲位置。3.6報表轉(zhuǎn)入可以將已經(jīng)存在轉(zhuǎn)出文獻轉(zhuǎn)入。該功能類似于報表復制功能，但是使用起來更加靈活。功能位置進入報表模塊，選取報表操作菜單下報表轉(zhuǎn)入功能。操作環(huán)節(jié)進入該功能后，顯示窗口如圖1.圖1.4.1選取【選取文獻】按鈕，系統(tǒng)彈出如下圖1.4.2所示對話框。圖1.4.2選取已經(jīng)存在轉(zhuǎn)出文獻即可。此時，系統(tǒng)顯示如圖所示。圖1.4.3選取要轉(zhuǎn)入報表名稱，也可以選取【全選】,轉(zhuǎn)入內(nèi)容，點擊【轉(zhuǎn)入】完畢對報表更新操作。注意：注意：如果要轉(zhuǎn)入報表編號在當前系統(tǒng)中已經(jīng)存在，且當前年已有報表數(shù)據(jù)，則考慮格式和數(shù)據(jù)統(tǒng)一性，報表格式轉(zhuǎn)入會失敗，此時請用清除數(shù)據(jù)功能清除已有數(shù)據(jù)，再進行報表轉(zhuǎn)入。3.7報表啟封封存該功能提供了對報表格式和公式保護。普通狀況，各種操作員對相似報表會有各種操作權限，也許剛剛定義好報表會被其她不理解狀況操作員變化。報表封存功能就是針對這個問題提出來，它能使您在享有強大報表定義功能同步，有效保證報表格式和公式安全性和對的性。功能位置進入報表模塊，選取報表操作菜單下報表啟封封存功能。操作環(huán)節(jié)進入該功能后，系統(tǒng)顯示界面如圖1.5.1圖1.項目闡明:【格式封存】：有不保護、低檔保護、中級保護、高檔保護四個選項。其含義如下：①不保護：沒有限制；②低檔保護：禁止顧客修改格式區(qū)、數(shù)據(jù)區(qū)、行數(shù)、列數(shù)、標題行數(shù)、表頭行數(shù)、表體行數(shù)，插入行列、刪除行列；③中級保護：除基本保護信息不容許修改外，另：標題內(nèi)容、副標題內(nèi)容、表頭內(nèi)容、格式內(nèi)容、合并單元格、小數(shù)位數(shù)、數(shù)據(jù)類別、與否保護，單元格相應指標代碼、設立行相應原則類別、列相應原則類別不容許修改；④高檔保護：除中級保護內(nèi)容不容許修改之外，另：行高、列寬、字體、字號、顏色、邊框、對齊方式、自動換行、設立固定行、固定列、行列隱藏、數(shù)據(jù)顯示格式都不容許修改?！竟泄健浚喊ㄓ嬎愎健⑿ｒ灩?、平衡公式。有容許增刪改、不容許刪改、不許增刪改三個選項。其含義如下：容許增刪改：可以增長、刪除、修改公有公式。不容許刪改：不能刪除、修改已有公有公式，但是可以增長。不許增刪改：不能刪除、修改已有公有公式，并且也不能增長?！締卧健浚和泄??！就悇e報表】：該功能是將當前報表類別下所有報表都設立為該類別下第一種報表封存屬性。注意：注意：只有在左上角數(shù)據(jù)類型中選取了數(shù)據(jù)單元，才可以定義單元公式封存屬性。修改封存屬性后，需要點擊【保存】按鈕。報表創(chuàng)立單位有封存權限。3.8報表數(shù)據(jù)審核為防止計算完或輸入完數(shù)據(jù)報表，被其她操作員誤修改，系統(tǒng)提供了對數(shù)據(jù)保護功能。報表數(shù)據(jù)審核旨在控制報表數(shù)據(jù)與否可以修改，涉及其她形式修改，如計算、接受等。功能位置進入報表模塊，選取報表操作菜單下報表數(shù)據(jù)審核功能。操作環(huán)節(jié)進入該功能后，系統(tǒng)顯示界面如圖1.6.1 圖1.6.1選取數(shù)據(jù)單元，則顯示出引用該數(shù)據(jù)單元所有報表，這時可以選取報表打上審核標志，這樣所選報表在審核期間所定義數(shù)據(jù)單元中數(shù)據(jù)將不能修改。也可以選取按鈕，將引用該數(shù)據(jù)單元所有報表打上審核標志。同樣，也可以選取報表顯示出與該報表關聯(lián)所有數(shù)據(jù)單元，選取進行審核操作?！舅型ㄟ^勾稽關系】：選取該項目，表達如果該數(shù)據(jù)單元報表通過了報表校驗，則系統(tǒng)自動打上審核標志?！颈炯墝徍恕浚浩胀ü局荒軐ξ宜緮?shù)據(jù)單元報表進行“本級審核”。【上級審核】：合并公司只能對下級單位數(shù)據(jù)單元進行上級審核，并且相應數(shù)據(jù)單元必要已做本級審核標志。上級單位做上級審核后，此數(shù)據(jù)單元報表不能做本級取消審核。注意：注意：審核標志對正在打開報表不起作用。會計期間顯示登錄會計日期所屬期間，容許修改。修改完本級審核或上級審核標志后，需要點擊【保存】按鈕。去掉審核標志就是取消審核，也即去掉了報表相應數(shù)據(jù)單元數(shù)據(jù)保護3.9報表刪除如果您可以確認某張報表已經(jīng)沒有用處了，那么您可以使用該功能刪除