大型跨國公司秘書手冊樣本

秘書手冊（試講稿）聯(lián)想電腦公司企劃部秘書處目錄前言…………………3秘書必備素質(zhì)……………4秘書重要職業(yè)技能………5第一某些尋常事務(wù)解決…………………5電話、傳真、郵件、文獻(xiàn)管理、名片第二某些日程安排………7總體日程安排…………………7出差日程安排…………………8會議安排………13媒體采訪………18大型活動………21突發(fā)來訪接待…………………24第三某些溝通與協(xié)調(diào)……25內(nèi)部溝通………25外部溝通………25秘書應(yīng)具備禮儀……………26秘書禮儀素質(zhì)培養(yǎng)…………27第四某些文字支持………27第五某些會議支持………30前言在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人理解職業(yè)。秘書輔助和參謀作用在該職業(yè)特性中最具代表性，她們是領(lǐng)導(dǎo)左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通橋梁，為此，她們必要全心全意并精確無誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價值。先進(jìn)秘書會使人想到干練、精明、繁忙處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時彬彬有禮儀態(tài)；聯(lián)想到在她們臉上那一慣呈現(xiàn)胸有成竹樣子……無論如何，秘書這個詞會讓許多正準(zhǔn)備從事這個職業(yè)人們有著太多想像。然而,秘書工作到涉及哪些，在秘書工作背后尚有些什么，這是被諸多人忽視。在聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐大隊伍，在聯(lián)想大環(huán)境下，人們各就各位地支撐著許多尋常繁雜事項(xiàng)解決。在領(lǐng)導(dǎo)解決每一項(xiàng)工作時侯，咱們會隨時身處其中，自然而然成為此件事情某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時咱們需要扮演更多角色，，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要。別看都是秘書，但由于所服務(wù)對象不同,各部門性質(zhì)不同,其所進(jìn)行工作任務(wù)也必然存在著很大差別，但由于秘書工作是以服務(wù)為其主線性質(zhì)，這在共性尋找上為咱們提供了根據(jù)。事實(shí)上有諸多相似工作不同之處只是由于事件輪廓上差別，本質(zhì)上都是可以歸于一類。無論什么時候，謹(jǐn)慎認(rèn)真工作態(tài)度是秘書們不遺不棄職業(yè)操守，而當(dāng)代秘書職業(yè)規(guī)定在尊奉這一理念基本上更要加強(qiáng)這一能力綜合運(yùn)用和發(fā)揮。因而，什么是一種出眾地秘書該具備職業(yè)素質(zhì)，什么樣秘書會得到領(lǐng)導(dǎo)承認(rèn)，在聯(lián)想,不同崗位秘書在提高工作效率呼聲下又該做什么呢？這些是咱們始終以來需要摸索問題，也就是這此些思想火花碰撞出咱們最初編寫本手冊想法。咱們--作為企劃部秘書處秘書，在長期工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)尋常所給協(xié)助中以及自身在各項(xiàng)工作中鍛練使得咱們?yōu)樽陨韺ふ业搅四承┖嫌霉ぷ鬓k法，積累了某些工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，在解決許多類似狀況時形成了某些慣用做法和商定俗成規(guī)定，咱們將這些點(diǎn)滴一一收集，在通過了重復(fù)總結(jié)和提練、否定和借鑒過程后，已將其做成了本部門工作一種原則，達(dá)到了在辦法和流程上統(tǒng)一。咱們相信，在咱們自己不懈努力和對秘書工作熱愛之下;為聯(lián)想,為咱們事業(yè)將來發(fā)展進(jìn)行一番奮斗后,咱們定會做出成績.咱們迫切地相想早日讓這本小冊子與人們會面，但愿它能為同行們工作中提供以便快捷參照之用，同步咱們非常樂意將這些經(jīng)驗(yàn)和技巧共享出來和人們一起探討，也但愿能運(yùn)用這樣一種機(jī)會使咱們工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家指點(diǎn)，以發(fā)現(xiàn)問題，補(bǔ)已之短。秘書手冊合用于公司各部秘書及行政人員，致力于予以任何一種聯(lián)想人關(guān)于行政方面指引。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完畢，在此其間咱們得到了來自部門同仁及上下各部門有關(guān)人員大力支持，在此，咱們深表謝意，關(guān)于本手冊所收集內(nèi)容，由于水平有限，不當(dāng)之處請及時向咱們提出，咱們熱忱盼望著您意見。這本手冊隨著工作需要咱們還將不斷補(bǔ)充完善，使手冊真正可以成為一部聯(lián)想秘書行為指南，為您服務(wù)，為你所用。第一章秘書必備素質(zhì)一、職業(yè)化秘書原則:敬業(yè)精神 正直--公平，堅持既定政策和原則表率作用 誠實(shí)--實(shí)事求是領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 敬業(yè)--以工作為榮，設(shè)定高工作水準(zhǔn)業(yè)務(wù)能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密指揮與控制能力 勤奮--努力工作，不斷學(xué)習(xí)合伙精神 有序--利落，有條不齋學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力 高效--追求效率和效益知人善任能力 可靠--按商定完畢工作，保質(zhì)、保量、及時對待意見與批評 大局觀 二、秘書職業(yè)態(tài)度積極性（Initiative)適應(yīng)性(Flexibility)團(tuán)隊精神(Teamwork)尊重她人(RespectforPeople)創(chuàng)新精神(Creativity)堅持原則(UncompromisingIntegrity)服務(wù)與貢獻(xiàn)(Service&Contribution)認(rèn)同與分享(Sharing)雙贏與互相依存(Win-win&Interdependence)溫柔心和自省第二章秘書重要職業(yè)技能第一某些：尋常事務(wù)解決一、撥打/接聽電話程序和技巧打電話前準(zhǔn)備準(zhǔn)備好電話記錄本和筆把要與對方闡明事情、內(nèi)容順序簡樸列在記事本上，并逐個核對無漏掉。準(zhǔn)備好通話時需要文獻(xiàn)資料。查閱對方電話號碼，確認(rèn)無誤，開始撥打。正式撥打電話：撥通電話后，確認(rèn)對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌說：“你好！我是聯(lián)想電腦公司**部**?！比缧枧c關(guān)于人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。如告知對方內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)積極提示對方做好記錄逐個將事情闡明，注意語言簡要、精確；通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放電話。3、接聽電話3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌：“你好！我是**部**?！迸袛郬HO，分如下幾種狀況：來電人員總經(jīng)理可接電話時總經(jīng)理不在時內(nèi)部直接上級及平級直接轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。直接下屬問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時向總經(jīng)理闡明梗概后轉(zhuǎn)入問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理如事情緊急，告知總經(jīng)理聯(lián)系辦法。普通員工問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其她可視狀況解決外部重要且緊密問清概要，向總經(jīng)理闡明后，然后轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。重要但不緊密問清概要，向總經(jīng)理闡明后，依總經(jīng)理批示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入記錄留言，向總經(jīng)理報告。不重要且不緊密問清概要，酌情解決若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清晰地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免漏掉或有偏差。通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放電話。通話技巧：尋常禮貌用語：詢問對方時，可用：“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？”“請問有什么事？”等對總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系外部、內(nèi)部人員應(yīng)在尋常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時予以轉(zhuǎn)接。如對方有事需要你傳達(dá)，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達(dá)事再重復(fù)一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。如不能把握總經(jīng)理與否要和對方通話狀況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理與否在？”，然后請示總經(jīng)理與否轉(zhuǎn)接。如遇總經(jīng)理不肯接聽對方電話，則可用委婉語調(diào)：“實(shí)在抱歉，**總經(jīng)理這是不知上哪去了，我見到她時再給您回個電話；如果您以便話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在懂得身份但不告知事由狀況下，如以便可詢問總經(jīng)理后決定與否轉(zhuǎn)接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目。在對方不肯告知身份及事由狀況下，經(jīng)重復(fù)詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您尚有別事嗎？”或“對不起，我尚有急事要辦”等結(jié)束通話。如一種未完又來一種，應(yīng)視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急、重要人員先講，同步禮貌告訴另一方稍候半晌，或記錄對方電話，稍侯打過去。整頓電話留言，在總經(jīng)理回來后報告有關(guān)信息。二、傳真將傳真分類：需要總經(jīng)理本人審視，依照總經(jīng)理授意解決由秘書來待為解決：A、轉(zhuǎn)給其她有關(guān)負(fù)責(zé)人由秘課本人回答使用電腦公司原則CI格式遵守公文寫作規(guī)范保密文獻(xiàn)需要傳真時，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再與對方確認(rèn)。需請對方協(xié)助抄送時，務(wù)必在文獻(xiàn)正文前加以闡明，列明抄送范疇務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文獻(xiàn)上標(biāo)注頁碼。必要傳真分類存檔三、郵件依照郵件類型（如急閱件、待解決件、須知告知、普通告知、報表、報告/總結(jié)、新聞/通報、私人郵件等等）或按詳細(xì)項(xiàng)目設(shè)立子文獻(xiàn)夾。將收件箱中郵件過濾，刪除不必要郵件，然后分如下：需要總經(jīng)理本人審視，存入相應(yīng)文獻(xiàn)夾，某些依照總經(jīng)理授意回答郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定期間內(nèi)解決有關(guān)事宜。以總經(jīng)理名義回答時，要在語調(diào)上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；以秘書名義發(fā)送時，要闡明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。由秘書來待為解決：A、轉(zhuǎn)給其她有關(guān)負(fù)責(zé)人；B、由秘課本人回答如發(fā)出郵件需要追蹤成果或確認(rèn)對方與否收到，需要設(shè)立回執(zhí)，如對方未能及時查看，需電話闡明。需要總經(jīng)理審視、批改郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回答或傳達(dá)；重要郵件及時進(jìn)行存檔四、文獻(xiàn)管理（參看集團(tuán)《秘書手冊》第33-36頁）（附文獻(xiàn)解決流程）閱讀文獻(xiàn)，判斷與否應(yīng)由總經(jīng)理解決，然后審核文獻(xiàn)格式與否對的、內(nèi)容表述與否清晰、完整。對文獻(xiàn)進(jìn)行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文獻(xiàn)摘要（必要背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理按總經(jīng)理批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文獻(xiàn)管理規(guī)定），必要事情進(jìn)行追蹤，反饋成果。必要文獻(xiàn)進(jìn)行存檔。注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文，應(yīng)及時譯出五、名片分類：可依照總經(jīng)理業(yè)務(wù)狀況分類，如公司類型、客戶類型、地區(qū)等；存儲：名片盒錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時間）應(yīng)準(zhǔn)備一名片夾，存儲與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要人員名片，并保證查找時以便快捷。第二某些日程安排控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r間排定領(lǐng)導(dǎo)工作籌劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果一種反映，是時間管理藝術(shù)集中體現(xiàn)。秘書職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要準(zhǔn)備，并提示領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六某些加以詳細(xì)闡明并提供文字模版，但愿能給人們工作提供參照。日程是領(lǐng)導(dǎo)工作質(zhì)量，工作效率，工作成果一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程是秘書一項(xiàng)基本工作。這項(xiàng)工作看似簡樸，但卻十分重要，它是秘書輔助總經(jīng)理工作基本，安排好總經(jīng)理日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進(jìn)行有序工作。作為秘書一定要細(xì)心觀測領(lǐng)導(dǎo)工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)節(jié)自己工作辦法，積極適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作節(jié)拍。在沒有達(dá)到默契狀況下，最佳在合伙之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次進(jìn)一步溝通，精確理解領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定、需求，并對也許會遇到某些狀況解決原則達(dá)到共識，為日后工作順利開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書尋常工作效率提高是十分必要，把看得出經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長這不但提高了自己工作水準(zhǔn)，同步也對領(lǐng)導(dǎo)工作效率起到了間接地增進(jìn)作用。總體日程安排領(lǐng)導(dǎo)尋常工作分為尋常性工作，即事先有籌劃相對固定工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（暫時安排事情）兩類。而秘書普通做法是將有籌劃事情預(yù)先填入擬好日程表中，同步細(xì)致靈活地安排好突發(fā)隨機(jī)事件。（一）總體原則：理解總經(jīng)理尋常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，-優(yōu)化工作辦法，細(xì)心觀測總經(jīng)理工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，積極適應(yīng)其工作節(jié)拍；-理解公司業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r，特別是所服務(wù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，留意近期工作興奮點(diǎn)；對籌劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時整頓日程表，以免安排沖突；明確事情優(yōu)先級，在解決事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排解決；定期與總經(jīng)理溝通，將雙方規(guī)定、需求和也許會遇到狀況解決原則達(dá)到共識，以利工作開展；注意日程安排時間松緊，恰當(dāng)安排；（二）經(jīng)驗(yàn)與技巧周一日程、出差先后一種工作日不要安排過多事務(wù)；在兩個約會間留出機(jī)動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整頓思路時間；同步預(yù)留時間解決尋常事務(wù)；依照總經(jīng)理習(xí)慣留出恰當(dāng)固定期間閱讀報刊資料及其她信息；對于總經(jīng)理各項(xiàng)安排熟記于心，及時提示已定下來安排，防止沖突；每日安排相對固定期間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理批準(zhǔn)下針對其工作習(xí)慣和時間對各種預(yù)約酌情解決；控制約會時間，適時打斷，防止遲延，以免影響下面日程；掌握近期要回避人物；月/周籌劃安排模版可使用NOTES日歷功能，填入有關(guān)安排，打印即可；也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常一項(xiàng)工作，同步也是需要更加細(xì)致一項(xiàng)工作。通過秘書籌劃，把總經(jīng)理出差在外工作安排得緊張而有序，高興而圓滿，這是秘書工作目的，也是工作價值一種體現(xiàn)。（一）國內(nèi)出差出差前：擬定出差目和日期；確認(rèn)總經(jīng)理出差陪伴人與出差地有關(guān)人員溝通，擬定周到日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要路程時間、接待人員等信息。）擬定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選取好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選取總經(jīng)理習(xí)慣酒店、熟悉酒店電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人聯(lián)系方式）；完善細(xì)致周到日程表（時間、地點(diǎn)、對方參會人、議程等）（見范例）。依照總經(jīng)理習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各有關(guān)部門及有關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財務(wù)部等）。（見范例）出差中在第一時間掌握總經(jīng)理到達(dá)后聯(lián)系方式，必要時告知授權(quán)人及其他有關(guān)人員。依照總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司及GM關(guān)懷業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r；配合總經(jīng)理授權(quán)人工作，及時掌握公司及業(yè)務(wù)有關(guān)信息。依照狀況及時與有關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時調(diào)節(jié)日程安排；出差后及時向總經(jīng)理報告出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整頓（涉及資料、名片、會談備忘），依照需要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員或存檔；向總經(jīng)理以為有必要合伙方致感謝函。各種差旅費(fèi)用報銷；跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二）國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大體相似，但在此要特別提示您注意如下幾點(diǎn)：依照公司最新業(yè)務(wù)狀況準(zhǔn)備PRESETATION（中/英文），與對方確認(rèn)演示設(shè)備，必要時準(zhǔn)備彩色打印膠片和打印稿。機(jī)票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選取好航空公司和服務(wù)，長途飛行選取好機(jī)型；注意準(zhǔn)備好各種證件及邀請函，并提示總經(jīng)理攜帶；依照客人級別和國家風(fēng)俗習(xí)慣準(zhǔn)備禮物；準(zhǔn)備本地地圖及國家風(fēng)情資料；確認(rèn)對方還是我方提供翻譯服務(wù)；回國后向邀請方道謝。（三）陪伴出差陪伴總經(jīng)理出差無疑對秘書工作提出了更高規(guī)定，在出差前除了前面簡介注意事項(xiàng)外，在出差過程中，規(guī)定秘書注意如下事項(xiàng)：登機(jī)前，為總經(jīng)理辦理機(jī)場建設(shè)費(fèi)購買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車人；到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，理解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理；每日及時核對本日及第二天日程安排；提前設(shè)立清晨叫醒，并安排早餐；依照當(dāng)天日程安排貫徹車輛；及時提示并事先貫徹各項(xiàng)安排；攜帶總經(jīng)理名片、必要會議資料（報告稿件、會晤備忘、采訪提綱）；注意建立各種客戶關(guān)系（涉及政府領(lǐng)導(dǎo)、合伙伙伴、媒體記者）著裝規(guī)定：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通事項(xiàng)逐條貫徹、跟蹤，并及時辦理費(fèi)用報銷、資料整頓。附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤2張來回機(jī)票（將保險費(fèi)保存在秘書手中）書面發(fā)言稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準(zhǔn)備鈔票或信用卡注款備用筆等文具*準(zhǔn)備一支彩色筆禮物*包裝應(yīng)急藥及慣用藥物附件二：授權(quán)書模版文獻(xiàn)編號OURREF.：LCS-DTB·60023-99發(fā)文日期DATE：.6.14文獻(xiàn)類別CATEGORY:告知擬文人FROM:審核VERIFIED://批準(zhǔn)APPROVED:收文人TO：全體人員收文部門TO(DEPT.):臺式電腦事業(yè)部、筆記本領(lǐng)業(yè)部、軟件事業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC:總裁室、企劃部秘書處、財務(wù)附件ATTACHMENT://FORMCHECKBOX傳閱FORMCHECKBOX閱后存檔FORMCHECKBOX保密保密期限CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMFORMCHECKBOX其她OTHERS//FORMCHECKBOX頁數(shù)NO.OFPAGES1授權(quán)通知電腦公司副總裁在6月15日-16日期間因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營管理等有關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理，臺式電腦事業(yè)部其她有關(guān)財務(wù)及文獻(xiàn)審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理，除臺式電腦事業(yè)部外其她事業(yè)部系統(tǒng)有關(guān)財務(wù)簽字及文獻(xiàn)審批委托副總裁解決。特此告知.6.14附件三：國內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月25-27日）時間日程地點(diǎn)備注4月25日17：25北京—深圳CA1305機(jī)場接機(jī)人：1360―――入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會晤及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、鄧秉覺聯(lián)想：、議題：嘉利最新狀況通報對方聯(lián)系人：鄧秉覺13：20出發(fā)前去EMCoffice、陪伴前去14：00EMC會晤深圳沙頭角保稅區(qū)21-23棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、、、、EMC參加人：總經(jīng)理余昭信 副總經(jīng)理陸楊業(yè)管處經(jīng)理張界楊 技術(shù)處協(xié)理郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理張濱會晤安排：14:00~15:00 雙方公司簡介交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00產(chǎn)品研討（顯示屏/電腦有關(guān)產(chǎn)品）及將來業(yè)務(wù)合伙磋商17：20返回新世紀(jì)，梁青陪伴18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會晤深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理董合枝生產(chǎn)經(jīng)理董博霖嘉利廠參加人：采購部主管黃寶球工程總監(jiān)鄧秉覺聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、、議程安排：14：00-14：05雙方簡介14：05-14：25金和簡介（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及有關(guān)噴漆核心技術(shù)、發(fā)展趨勢等）14：25-14：55雙方討論14：55-15：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：35-15：40聯(lián)想與瑞和人員互相簡介15：40-16：10參觀瑞和工廠16：10-16：25機(jī)動16：25前去機(jī)場，車程約30分鐘17：40CA1303深圳—北京安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話：附件四：國外出差日程安排表執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時間重要活動地點(diǎn)備注7月14日17：50——20：4021：00——21：30北京——漢城到達(dá)酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐悖琇G商事提供一部手機(jī)在漢城期間使用，號碼為：KIMPOHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在機(jī)場左邊出口舉牌接(Tel：)下榻處：HolidayinSeoul(佳樂)Tel：82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8：00——9：009：00——12：3012：30——13：2013：20——14：4014：40——16：4016：40——18：00與LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共進(jìn)早餐及會談前去LG位于龜尾LCD廠與LGLCD負(fù)責(zé)人午餐參觀及會談（陪伴及參加者:LGLCD廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park）前去LG電子位于平澤CDROM廠參觀及會談（陪伴及參加者：LG電子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park）HolidayinnSeoulorLGTwin龜尾路程：3小時中餐主持人：Mr.K.S.Park路程：3小時主持人：Mr.M.H.Park訪問時間重要活動地點(diǎn)備注7月15日18：00——19：3019：30——21：00與LG電子人員共進(jìn)晚餐回酒店平澤7月16日8：00——9：209：30——10：0010：30——10：5010：50——11：2011：20——11：5011：50——13：0013：00——14：00自酒店前去三星電子LCD工廠所在地高層領(lǐng)導(dǎo)會面（LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品簡介針對有關(guān)問題進(jìn)行會談參觀與會者共進(jìn)午餐乘車前去LG總部七星（Kiheung）聯(lián)系人：Mr.J.Y.ParkTel:82—02—750731314：30——17：0017：00——17：3019：00——21：00會談（參加者：LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG電子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息與LG商事人員共進(jìn)晚餐（D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG總部HolidayinnSeoul聯(lián)系人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang訪問時間重要活動地點(diǎn)備注7月17日10：00——18：0018：00——19：0021：40——22：40參觀韓國電子市場/漢都市區(qū)及近郊觀光游覽酒店結(jié)帳、乘車前去金浦機(jī)場漢城——北京漢都市區(qū)及近郊陪伴人：導(dǎo)游、LG商事Mr.J.S.Park（17日為韓國國慶日）自酒店到機(jī)場約40分鐘路程三、會議安排召開和參加會議是總經(jīng)理重要工作方式之一。組織會議和解決與會議關(guān)于事務(wù)幾乎成為秘書經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。會務(wù)工作是秘書組織工作能力綜合體現(xiàn)，它將各種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會議順利舉辦，需要多方面準(zhǔn)備工作。這就需要秘書是八面玲瓏天才，同步善用平時培養(yǎng)出細(xì)心與責(zé)任心，沉著應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變！如下分內(nèi)部會議與外部會議分別簡介。（一）內(nèi)部會議安排總經(jīng)理主持會議結(jié)束修改下發(fā)整頓睬議記錄/紀(jì)要會中服務(wù)會前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接受下發(fā)修改安排會議室、貫徹參會人員擬訂會議告知（注意文獻(xiàn)格式）擬定會議目、參會人員、時間、議程結(jié)束修改下發(fā)整頓睬議記錄/紀(jì)要會中服務(wù)會前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接受下發(fā)修改安排會議室、貫徹參會人員擬訂會議告知（注意文獻(xiàn)格式）擬定會議目、參會人員、時間、議程開始審批審批審批N審批NYYNY注意事項(xiàng)：會前與GM及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會議地點(diǎn)及時間；下發(fā)會議告知后，確認(rèn)參會人與否已收到告知，對特別重要參會人，可通過電話確認(rèn)；會中協(xié)助放映PPT，并時刻關(guān)注會場內(nèi)狀況，隨機(jī)應(yīng)變；對會中達(dá)到?jīng)Q策及時跟蹤，并反饋給GM；總經(jīng)理參加會議開始接受告知回答或改請結(jié)束會后材料整頓工作跟進(jìn)反饋開始接受告知回答或改請結(jié)束會后材料整頓工作跟進(jìn)反饋確認(rèn)時間確認(rèn)時間判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)與否關(guān)于判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)與否關(guān)于N回答邀請部門并準(zhǔn)備材料與對方確認(rèn)后另行安排回答邀請部門并準(zhǔn)備材料與對方確認(rèn)后另行安排會前協(xié)助準(zhǔn)備Y會前協(xié)助準(zhǔn)備總經(jīng)理參會會前提示時間沖突總經(jīng)理參會會前提示請示總經(jīng)理請示總經(jīng)理與否參加NY注意：把握前去會議地點(diǎn)出發(fā)時間安排。（二）外部會晤安排總經(jīng)理主持外部會晤接受會晤祈求 NO 婉拒或該請她人注意：講明因素，以免對方誤解注意：在收到會晤祈求時，經(jīng)與部門有關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定，同步提供背景材料以供GM做出判斷Y與對方確認(rèn)時間、地點(diǎn)、人員、議程，并貫徹我方人員、地點(diǎn)擬定meetingagenda，ppt 修改（中英文原則版、及業(yè)務(wù)回顧）發(fā)會議告知，并貫徹參會人員會前準(zhǔn)備工作 會中服務(wù)會中達(dá)到共識跟蹤反饋結(jié)束注意事項(xiàng)：綜合考慮各種因素，選取適當(dāng)會晤地點(diǎn)、預(yù)定會議室；注意準(zhǔn)備電子或紙制歡迎牌、激光筆；會前與對方溝通與否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；依照來訪公司習(xí)慣及來訪者級別準(zhǔn)備禮物；在與來訪公司溝通中確認(rèn)與否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時間，并告知對方確切會晤時間及地點(diǎn)；考慮與否需要在會晤時錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪伴人；會前給總經(jīng)理提供有關(guān)背景材料，如需要請有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；在會前擬制meetingagenda（見模版）在制作PPT時依照各部門狀況、來訪者需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容及時更新，并依照來訪者需求制作中/英文；--初次會晤PPT應(yīng)涉及：聯(lián)想總體狀況及業(yè)務(wù)狀況簡介；--再次會晤應(yīng)注意：有針對性業(yè)務(wù)回顧（可請有關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提示會晤時攜帶；提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人謙和有禮態(tài)度；提示總經(jīng)理參會，在GM批準(zhǔn)后陪伴參會，參會中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會場內(nèi)狀況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活解決各種狀況；會晤結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪伴送客人拜別；之后整頓筆記本電腦等儀器設(shè)備；總經(jīng)理參加外部會晤總經(jīng)理參加其她部門組織、主持會晤，秘書工作也許就不像前面簡介那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)角度協(xié)助安排。并關(guān)注如下幾點(diǎn)：開始開始征詢GM與否參會征詢GM與否參會婉拒并請對方改請接到參會邀請婉拒并請對方改請接到參會邀請NY回答對方參會，并回答對方參會，并寫入日程表關(guān)注對方會議組織狀況，并適時提出關(guān)注對方會議組織狀況，并適時提出建議在會晤前給GM提供背景材料在會晤前給GM提供背景材料提示GM參會提示GM參會總經(jīng)理參會總經(jīng)理參會結(jié)束結(jié)束注意事項(xiàng)：會前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)背景材料；會前理解會議詳細(xì)地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間；對會中決策，總經(jīng)理但愿詳細(xì)理解，及時跟進(jìn)并反饋；外部會晤會議備忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany：AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod：15:00pm-16:00pm，June2，Venue：PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪時序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部Y開始接到采訪申請品推安排?整頓品推提供采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推解決Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見接受采訪Y開始接到采訪申請品推安排?整頓品推提供采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推解決Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見接受采訪結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提示總經(jīng)理著裝理解記者需求，為記者提供有關(guān)資料Y修改審視配合品推整頓采訪問題答案N依照日程進(jìn)行安排貫徹品推陪伴人員及記者聯(lián)系方式NY結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提示總經(jīng)理著裝理解記者需求，為記者提供有關(guān)資料Y修改審視配合品推整頓采訪問題答案N依照日程進(jìn)行安排貫徹品推陪伴人員及記者聯(lián)系方式NY結(jié)束告知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，貫徹播出或見報時間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提示總經(jīng)理出發(fā)與品推陪伴人聯(lián)系，再次貫徹時間檢查采訪場地Y定車接待記者預(yù)定會議室NY電話采訪？采訪在公司？N結(jié)束告知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，貫徹播出或見報時間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提示總經(jīng)理出發(fā)與品推陪伴人聯(lián)系，再次貫徹時間檢查采訪場地Y定車接待記者預(yù)定會議室NY電話采訪？采訪在公司？N媒體采訪流程闡明：1、接受采訪聯(lián)想電腦公司采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由公司傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外采訪需求必要轉(zhuǎn)交品牌推廣部解決；對直接聯(lián)系記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ疥U明公司采訪規(guī)定，請對方理解；應(yīng)記下記者聯(lián)系方式，必要時可協(xié)助對方聯(lián)系品推接口人；從品推得到采訪提綱；將整頓好采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審視，征求總經(jīng)理意見；對總經(jīng)理接受采訪可依照日程進(jìn)行安排，適合安排在一起采訪盡量安排在一起；對總經(jīng)理不接受采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其她人接受采訪，必要時可協(xié)助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)系。2、采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）貫徹品推采訪陪伴人和記者聯(lián)系方式，浮現(xiàn)意外狀況時可進(jìn)行聯(lián)系；配合品推協(xié)助總經(jīng)理整頓采訪問題答案，呈送總經(jīng)理審視并適時修改；對于常用問題回答應(yīng)當(dāng)有所備份并及時更新；理解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對于需要攝像或拍照采訪對光線和電源會有規(guī)定，在預(yù)定采訪場地時應(yīng)當(dāng)注意；有些記者會規(guī)定得到公司、部門簡介或總經(jīng)理簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門簡介、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；3、采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；對于需要攝像或拍照采訪注意提示總經(jīng)理著裝和發(fā)型；如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車；如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會議室，并依照采訪需要注意采光電源；4、采訪當(dāng)天采訪前20分鐘必要與品推陪伴人聯(lián)系，貫徹采訪時間；如果是電話采訪需要檢查會議設(shè)備；到采訪時間后接入記者打來電話或協(xié)助總經(jīng)理撥通記者電話；如果采訪在公司外應(yīng)當(dāng)及時提示總經(jīng)理出發(fā)；如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)當(dāng)檢查采訪場地；如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，理解場地與否適當(dāng)，對方與否需要其他背景資料；安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并理解播出或見報時間；5、采訪結(jié)束與記者溝通，及時理解播出或見報確切時間；告知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；必要時可告知公司全體或部門員工收看。注意事項(xiàng)：對記者界面要非常和諧。五、大型活動陪伴總經(jīng)理參加大型活動：部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見理解活動議程N(yùn)活動后活動當(dāng)天活動前一天接受活動邀請結(jié)束整頓業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕帶好活動議程、名片等資料提示總經(jīng)理應(yīng)參加哪幾項(xiàng)活動開始預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見理解活動議程N(yùn)活動后活動當(dāng)天活動前一天接受活動邀請結(jié)束整頓業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理擋駕帶好活動議程、名片等資料提示總經(jīng)理應(yīng)參加哪幾項(xiàng)活動開始陪伴總經(jīng)理參加大型活動流程闡明：接受活動邀請得到活動議程，判斷重要限度，征詢總經(jīng)理意見；對于總經(jīng)理批準(zhǔn)參加活動事先安排日程；活動前一天準(zhǔn)備工作做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；提示總經(jīng)理應(yīng)當(dāng)參加活動那幾項(xiàng)；活動當(dāng)天著大方職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整潔，工作時間要佩帶胸卡；帶好活動議程、名片等資料；活動中關(guān)注總經(jīng)理需要，注意保持在總經(jīng)理視線內(nèi)，在必要時為總經(jīng)理擋駕；活動后整頓業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參加支持大型活動：部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審視Y活動后活動當(dāng)天活動前三星期接受活動邀請依照總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束依照錄音整頓發(fā)言稿整頓業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演習(xí)N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y理解活動議程開始征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審視Y活動后活動當(dāng)天活動前三星期接受活動邀請依照總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束依照錄音整頓發(fā)言稿整頓業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演習(xí)N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y理解活動議程開始參加支持大型活動流程闡明：接受活動邀請得到活動議程，判斷重要限度，征詢總經(jīng)理意見；如果總經(jīng)理批準(zhǔn)參加活動，安排好日程；活動前三星期參加分工會，明確總經(jīng)理和自己職責(zé)，理解其她人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化貫徹；如果發(fā)言稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備，要給自己留出修改時間；協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審視后修改定稿；定稿PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者；參加彩排；對重大活動中需要配合演示PPT一定要重復(fù)演習(xí)；活動當(dāng)天參加外部活動時，秘書應(yīng)著端莊大方職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整潔，工作時間要佩帶胸卡；帶好如下物品：拷好資料筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等；活動中配合演示PPT，做好錄音；活動中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動期間要保持在總經(jīng)理視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求同步也關(guān)注其她總經(jīng)理需求；在突發(fā)緊急狀況下不要慌亂，一方面要關(guān)注自己總經(jīng)理需求或布置，也許狀況下積極分擔(dān)會務(wù)人員工作；活動后整頓業(yè)務(wù)資料和名片；依照錄音整頓發(fā)言稿；總經(jīng)理在活動中往往會遇到諸多人，引起諸多工作管理上想法，需要秘書參會后跟進(jìn)貫徹。六、突發(fā)來訪接待部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見NNNNYNNN總經(jīng)理以便接待結(jié)束依照總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者會面為對方安排會議室，告訴對方需要等待時間總經(jīng)理以便時告知來訪狀況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，協(xié)助安排其她負(fù)責(zé)人會面積極另約會面時間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交有關(guān)部門負(fù)責(zé)人解決留下來訪者聯(lián)系方式和簡介資料告知來訪者有關(guān)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)關(guān)于？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)關(guān)于？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目開始征求總經(jīng)理意見NYNNN總經(jīng)理以便接待結(jié)束依照總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者會面為對方安排會議室，告訴對方需要等待時間總經(jīng)理以便時告知來訪狀況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，協(xié)助安排其她負(fù)責(zé)人會面積極另約會面時間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交有關(guān)部門負(fù)責(zé)人解決留下來訪者聯(lián)系方式和簡介資料告知來訪者有關(guān)部門負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)關(guān)于？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)關(guān)于？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目開始接待突發(fā)來訪流程闡明：問清對方來訪目；對于總經(jīng)理熟悉且非常重要客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時有時間接待，應(yīng)當(dāng)盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準(zhǔn)備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同步禮貌地暗示對方總經(jīng)理下一種約會何時開始，請對方注意時間；對于總經(jīng)理熟悉且非常重要客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時不肯接待或不在辦公室，由秘書對狀況做出解釋，讓來訪者覺得她隨時都會受到歡迎，同步征詢來訪者意見，積極和來訪者另約一種會面時間，或協(xié)助她安排和有關(guān)負(fù)責(zé)人會面；留下來訪者聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理以便時轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排；對于與公司和部門毫不有關(guān)來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能擬定，一定要征詢有關(guān)負(fù)責(zé)人意見；對于與其他部門業(yè)務(wù)有關(guān)來訪，可以告訴對方有關(guān)部門聯(lián)系方式，留下對方聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交有關(guān)部門解決；對于的確應(yīng)由總經(jīng)理分管來訪記下對方聯(lián)系方式，告訴對方總經(jīng)理不能立即接待她，并做出解釋。如果對方樂意，可以推薦對方與部門其她負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同步告訴對方可以先把想法以寫信或寄email方式告訴總經(jīng)理；在總經(jīng)理以便時告知來訪狀況，依照總經(jīng)理授意進(jìn)行后續(xù)安排。注意事項(xiàng)：有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做任何解釋，死纏著非見總經(jīng)理不可，對這種人一定要毫不當(dāng)協(xié)—但要注意禮貌—重復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。同步一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)email給總經(jīng)理，并且總經(jīng)理一定會看。第三某些溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通秘書要與所服務(wù)總經(jīng)理建立經(jīng)常性溝通，理解總經(jīng)理近期工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及管理方面思想。精確理解總經(jīng)理授意、做好上情下達(dá)工作。秘書應(yīng)以積極謙虛態(tài)度與總經(jīng)理所領(lǐng)導(dǎo)部門人員充分溝通，盡量及時理解各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，并將信息及時整頓反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推動工作作為秘書，在尋常工作中，注意與其他部門和同事協(xié)作，要把對方看作是自己資源，通過一點(diǎn)一滴交往，協(xié)調(diào)與各部門之間關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意及時向那些予以你支持部門和人員表達(dá)謝意。二、外部溝通外部溝通會大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因而要特別注重在這些方面商務(wù)禮儀。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合伙：作為總經(jīng)理與外界溝通窗口，秘書應(yīng)以熱忱態(tài)度與合伙廠商建立起真誠信任關(guān)系，但在解決事務(wù)時注意以公司利益為重，端正自己位置，靈活解決。尊重疊作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方理解與業(yè)務(wù)有關(guān)事務(wù)，以做到精確理解對方意圖、協(xié)助進(jìn)行有效溝通與傳達(dá)。在代總經(jīng)理進(jìn)行關(guān)于業(yè)務(wù)推動工作時，要與合伙廠商達(dá)到理解，為總經(jīng)理決策創(chuàng)造良好合伙環(huán)境，輔助總經(jīng)理推動。（二）禮尚往來：答謝（節(jié)日禮物、賀卡等）在重要節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合伙廠商公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮物或賀信及時致意，維護(hù)與合伙廠商和諧關(guān)系。在業(yè)務(wù)合伙中，適時提示總經(jīng)理并為其安排與廠商定期溝通活動或輕松就餐，與廠商建立經(jīng)常性溝通。以增進(jìn)彼此理解與進(jìn)一步合伙。三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備禮儀秘書作為總經(jīng)理輔助人員，除完畢尋常業(yè)務(wù)事宜外，更多精力是為總經(jīng)理服務(wù)。一種好秘書既是領(lǐng)導(dǎo)助手又是領(lǐng)導(dǎo)參謀，秘書在尋常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同步還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好公眾形象。作好助手和參謀工作參加決策調(diào)研，提供有份量信息。秘書要做好決策參謀，就要積極參加決策調(diào)查研究。一方面是廣泛收集信息，多提供真實(shí)狀況。另一方面是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量文稿。其中要把握三點(diǎn)：要有觀測力，跟蹤理解總經(jīng)理思維軌跡，敏于捕獲領(lǐng)導(dǎo)思想火花。才干及時預(yù)測總經(jīng)理在想什么，準(zhǔn)備什么。要站在領(lǐng)導(dǎo)工作角度思考問題，才有一定高度、廣度和深度。積極與總經(jīng)理交流思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)意見不斷調(diào)節(jié)自己思維，在事務(wù)解決和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理思想。參加實(shí)踐，協(xié)助總經(jīng)理推動工作。積極介入關(guān)于工作，及時掌握有關(guān)狀況，適時提出建議。經(jīng)常理解全局狀況，獲得準(zhǔn)時保質(zhì)完畢各類任務(wù)積極權(quán)。參加要有度，參謀要有方參加決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。參加督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”參加工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)工作。輔助總經(jīng)理塑造良好形象。秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)對外形象好壞在很大限度上反映了秘書和秘書部門服務(wù)水準(zhǔn)。秘書可從如下幾方面來輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好形象。語言形象總經(jīng)理在正式場合刊登發(fā)言，秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標(biāo)記。公務(wù)活動之前，提供廣泛合用背景資料（涉及活動內(nèi)容、所要解決基本問題及與此有關(guān)人文等知識）供總經(jīng)理參照準(zhǔn)備。2．協(xié)助總經(jīng)理樹立行為合伙形象。要在事務(wù)安排中，特別是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，理解狀況，融于員工之中，才干使領(lǐng)導(dǎo)形象得以升華。協(xié)助總經(jīng)理樹立行為勉勵形象。要尊重別人，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求人們意見，在堅持原則前提下，盡量滿足下屬及部門需求，增強(qiáng)合力。協(xié)助總經(jīng)理樹立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身行動影響她人，秘書是總經(jīng)理對外界面口，必要協(xié)助總經(jīng)理做好如下幾項(xiàng)工作：要待人熱情，例如在總經(jīng)理開展某項(xiàng)活動之前，詳細(xì)理解該項(xiàng)活動所涉及人員狀況，涉及姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方信息，為開展熱情和諧交際活動創(chuàng)造條件。對外交往要真誠情切，秘書要較好地領(lǐng)略和把握總經(jīng)理處事原則，并在對外交往中較好地運(yùn)用，必要時提示總經(jīng)理率先垂范，以身作則。以感化、教誨和鼓舞她人。秘書禮儀素質(zhì)培養(yǎng)秘書要充分發(fā)揮禮儀作用，達(dá)到工作自如效果，除了把握好基本禮儀原則外，還應(yīng)從如下幾方面加強(qiáng)對自身素質(zhì)培養(yǎng)。培養(yǎng)良好道德修養(yǎng)禮儀是道德一種外在體現(xiàn)形式，良好道德會令人自然展示優(yōu)雅得體舉止儀態(tài)，體現(xiàn)謙虛恭敬態(tài)度。公正客觀。要公正地評價她人，不要以自己好惡來評說她人，也不用自己好惡規(guī)定她人。在處事中，不能感情用事，要以是非原則而不能以職務(wù)高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，協(xié)助她人要出于“誠心”。忠誠守信。要忠誠誠實(shí)，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦事要千方百計辦，不能辦事要向?qū)Ψ疥U明情由以得到她人諒解。擺正站位。秘書一定要擺正自己位置，在與不同身份人交往處事中，要對的履行自己職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)決策和下屬或其他部門工作。培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方態(tài)度謙虛是指對的地看待自己，也對的地看待別人。但是高預(yù)計自己，但是低預(yù)計別人，善于發(fā)現(xiàn)自己缺陷并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人長處欣賞和學(xué)習(xí)。恭敬就是尊重對方人格，誠懇待人，和藹熱情，不驕橫。謙虛