EnP-001 內(nèi)、外部信息交流管理程序OK-ISO50001能源管理體系

公司LOGO內(nèi)/外部信息交流管理程序編號(hào)EnP-001版次A發(fā)行部門(mén)體系管理部生效日期20XX-05-08修訂履歷：版本修訂內(nèi)容制訂審核批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期A版新版發(fā)行20XX-05-08文件分發(fā)：會(huì)簽分發(fā)部門(mén)名稱份數(shù)會(huì)簽人會(huì)簽分發(fā)部門(mén)名稱份數(shù)會(huì)簽人□■生產(chǎn)部□■品質(zhì)部□■PMC部□■行政部□■儲(chǔ)運(yùn)部□■財(cái)務(wù)部□■業(yè)務(wù)部□■體系管理部□■采購(gòu)部□■設(shè)計(jì)部編寫(xiě)審核批準(zhǔn)ByDate20XX-04-2920XX-05-0720XX-05-081.0目的：為了及時(shí)、準(zhǔn)確的收集、傳遞及反饋有關(guān)能源的信息，作好信息的管理，特制定本程序。2.0適用范圍:適用于能源管理體系內(nèi)部和外部信息的管理。3.0職責(zé):3.1各部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)相關(guān)方信息的收集3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)信息的傳遞與溝通。3.3體系管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外相關(guān)信息的傳遞與處理；保存和管理相關(guān)的信息。3.4體系管理部負(fù)責(zé)緊急信息的處理4.0工作程序：4.1信息的分類(lèi)4.1.1外部信息包括：a）能源局、發(fā)改委及認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查的結(jié)果及反饋的信息；b）標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)信息，如能源法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等；c）相關(guān)方（顧客、供方、計(jì)量單位、媒體等）反饋的信息及其投訴等；d）其它外部信息，如各部門(mén)直接從外部獲取的有關(guān)改善能源使用等方面的信息。4.1.2內(nèi)部信息包括：a）正常信息，如能源管理方針、管理目標(biāo)、指標(biāo)及完成情況、監(jiān)視和測(cè)量記錄，內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告以及體系正常運(yùn)行時(shí)的其它記錄等；b）（潛在）不符合信息，如體系內(nèi)審的不合格報(bào)告，糾正和預(yù)防措施處理單等；c）緊急信息，如出現(xiàn)重大能源事故等情況下的信息與記錄；d）其它內(nèi)部信息（如員工的建議等）。4.2信息的收集、處理與溝通工具體系管理部每三個(gè)月做一次信息情況分類(lèi)匯總，并上報(bào)管理者代表。信息可采用書(shū)面資料、記錄、公告欄、內(nèi)部刊物、討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具或方式予以傳遞。4.2.1外部信息的收集與處理1）品質(zhì)部負(fù)責(zé)質(zhì)量有關(guān)部門(mén)檢查結(jié)果信息收集，生產(chǎn)部負(fù)責(zé)能源部門(mén)監(jiān)測(cè)、檢查結(jié)果及反饋信息的收集，并以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋到體系管理部。當(dāng)監(jiān)測(cè)、檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時(shí)，按照《糾正和預(yù)防措施控制程序》的要求進(jìn)行處理。2）政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)的資料信息由體系管理部等部門(mén)負(fù)責(zé)收集、更新、整理，統(tǒng)一保存，詳見(jiàn)《文件控制程序》。體系管理部每年對(duì)公司執(zhí)行的法律法規(guī)進(jìn)行查新一次，確認(rèn)現(xiàn)行有效，有變化時(shí)及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)部門(mén)及相關(guān)方。3）采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供方等服務(wù)方進(jìn)行信息溝通，對(duì)其提供的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量施加影響；業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)與顧客的信息溝通，以滿足顧客和相關(guān)方各方面要求；體系管理部負(fù)責(zé)與公司上級(jí)主管部門(mén)、媒體等的溝通，了解相關(guān)的信息。對(duì)來(lái)自上述相關(guān)方投訴的處理詳見(jiàn)《糾正和預(yù)防措施控制程序》。當(dāng)對(duì)方有要求時(shí)，應(yīng)在一周內(nèi)給予解決或答復(fù)；上述相關(guān)方反饋的其它信息，可由對(duì)應(yīng)部門(mén)以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》的形式傳遞給體系管理部組織處理。4）各部門(mén)直接從外部獲取的其它信息，在一周內(nèi)以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋到體系管理部，由其負(fù)責(zé)分類(lèi)、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門(mén)。4.2.2內(nèi)部信息的收集與處理1）正常信息的處理：各部門(mén)依據(jù)相應(yīng)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息；體系管理部按照相應(yīng)程序文件的規(guī)定向有關(guān)部門(mén)傳遞能源管理方針、目標(biāo)、指標(biāo)及其完成情況、內(nèi)部審核結(jié)果、更新的法律法規(guī)等信息。2）（潛在）不符合信息的處理詳見(jiàn)《糾正和預(yù)防措施控制程序》。3）緊急信息（如出現(xiàn)重大質(zhì)量、環(huán)保事故時(shí)）由發(fā)現(xiàn)部門(mén)迅速傳遞給生產(chǎn)計(jì)劃部和體系管理部組織處理，可采用電話、傳真等方式緊急溝通。4）其它內(nèi)部信息，提供者可以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋給體系管理部進(jìn)行處理。4.3信息庫(kù)的建立和應(yīng)用4.3.1體系管理部負(fù)責(zé)建立公司的信息庫(kù)，不斷匯集各方面反饋回的信息，按照信息載體的不同（如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分別存放，統(tǒng)一保存，并參照?qǐng)D書(shū)分類(lèi)的方式，進(jìn)行整理分類(lèi)，制成索引，確保已獲取信息的完整性和可用性。4.3.2體系管理部根據(jù)合同評(píng)審、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)等不同過(guò)程的需要，提供各部門(mén)所需信息相應(yīng)的拷貝，各部門(mén)也可根據(jù)索引，在體系管理部調(diào)閱所需的信息，體系管理部負(fù)責(zé)組織各部門(mén)對(duì)上述各類(lèi)信息進(jìn)行歸納、分析、尋找體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會(huì)。4.