公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度模版

第頁共頁公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度模版公司人事檔案管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范公司人事檔案管理，保護員工隱私，提高整體管理效率，根據(jù)《中華人民共和國勞動法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。第二條公司人事檔案是公司對員工從入職到離職的全過程信息記錄和管理的文書資料，包括員工基本信息、入職登記、培訓(xùn)記錄、薪酬福利、職稱職務(wù)、考核評定、獎懲記錄、離職手續(xù)等內(nèi)容。第三條公司人事部門負責(zé)公司人事檔案的管理工作，并按照本辦法的規(guī)定進行操作。第二章檔案管理流程第四條公司人事檔案管理包括檔案建立、檔案存儲、檔案查詢、檔案維護、檔案銷毀等環(huán)節(jié)。第五條員工檔案建立1.員工入職時，人事部門需將其基本信息錄入公司人事檔案系統(tǒng)，并建立員工電子檔案。2.員工應(yīng)提交相關(guān)入職登記資料，包括個人身份證明、畢業(yè)證書、健康證明等相關(guān)材料，供人事部門進行核實。3.人事部門應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定保護員工隱私，對員工個人信息進行保密處理。第六條檔案存儲1.公司人事檔案分為電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案存儲在公司統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)中，紙質(zhì)檔案則存放在安全、干燥、防火的檔案室內(nèi)。2.公司人事部門應(yīng)制定存儲標(biāo)準，對檔案進行分類、編號、裝訂、封存，并定期檢查檔案的完整性和安全性。第七條檔案查詢1.公司員工及相關(guān)部門在需要時可以向人事部門提出檔案查詢申請，人事部門應(yīng)及時處理，并提供相關(guān)資料。2.涉及員工隱私的個人檔案資料，必須經(jīng)過員工本人或授權(quán)代理人同意后方可提供。第八條檔案維護1.公司人事部門應(yīng)當(dāng)嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)，對員工檔案進行保密，并制定相應(yīng)的安全措施，防止檔案信息外泄。2.公司應(yīng)定期對員工檔案進行整理、歸檔，并進行備份。對于有特殊要求的檔案，應(yīng)進行特殊處理，確保檔案的安全性和完整性。第九條檔案銷毀1.公司人事檔案根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定，應(yīng)保留一定的時間。對于已失效的檔案，應(yīng)及時處理。2.檔案銷毀必須經(jīng)過合規(guī)的程序，由專人負責(zé)，且需有相關(guān)記錄。第三章檔案管理責(zé)任第十條公司人事部門負責(zé)全面的人事檔案管理，包括檔案的建立、存儲、查詢、維護和銷毀等工作。第十一條公司領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作負有重要的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)確保人事檔案管理工作的順利進行。第十二條公司各部門應(yīng)積極配合人事部門進行人事檔案的管理工作，嚴禁私自移動、損毀檔案。第十三條人事部門應(yīng)定期進行內(nèi)部人事檔案的審查和整理，確保檔案信息的準確性和完整性。第十四條公司對人事檔案管理工作進行定期的檢查和評估，以提高檔案管理水平。第四章處罰與附則第十五條違反本辦法的人事檔案管理規(guī)定的，依據(jù)公司內(nèi)部規(guī)章制度進行相應(yīng)的處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第十六條本辦法自