物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度樣本

檔案管理一、檔案管理目加強檔案管理工作，保證檔案及時收集、歸檔、完整和有效運用。二、合用范疇合用于公司檔案室各種檔案管理工作。三、職責主管行政公司領(lǐng)導負責外單位（個人）查閱檔案審批。行政管理部經(jīng)理負責公司員工借閱檔案審批。四、檔案員職責1、檔案員負責檔案接受、整頓、編號、裝訂、存儲；2、檔案資料交接；3、辦理檔案借閱、登記、記錄；4、執(zhí)行有關(guān)保密制度；5、檔案室設(shè)備、設(shè)施管理等。五、工作環(huán)節(jié)（一）檔案資料擬定1、凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料：（1）我司基本狀況資料，涉及批文、營業(yè)執(zhí)照、代碼本、財產(chǎn)登記臺帳、管理制度、合同、人事勞資、工作基本狀況描述等資料；（2）公司行文，涉及發(fā)文、發(fā)函、會議紀要、報告、請示等；（3）各部門資料，涉及業(yè)務(wù)、行政管理等材料；（4）外來資料，涉及中央、省、市、區(qū)、集團公司來文、友鄰單位及其他單位、組織來文及法律法規(guī)等；（5）圖書等參照資料，涉及參照書籍、期刊、報紙及其他宣傳資料等；（6）其他。（二）檔案編號1、檔案分劃為便于系統(tǒng)化管理，依照檔案內(nèi)容和形式特性，將公司檔案劃分為八大類（為一級分類），每一大類下再劃分出若干子類（為二、三、四級分類）。詳細分劃詳見《檔案分劃編號表》2、檔案編號為以便查閱檔案資料，依照檔案分劃對檔案進行編號。編號采用八位阿拉伯數(shù)字。詳細編號辦法如下：（1）分類圖示：

┌─┬─┬─┬─┐

│Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│

└┬┴┬┴┬┴┬┘

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└─────第四級類，類數(shù)0～99

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└───────第三級類，類數(shù)0～999

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└─────────第二級類，類數(shù)0～9

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└───────────第一級類，類數(shù)0～99每一編號詳細意義。（2）案卷號、文獻順序號按電腦輸入時間自動排序，從開始。（三）檔案地址擬定1、檔案存儲位置運用分類編號來擬定。擬定檔案一級類存儲區(qū)：依照各一級類檔案資料多少在檔案架上劃定各一級類檔案存儲區(qū)。各一級類檔案存儲區(qū)依序按從右到左、從正面架到反面架順序在檔案架上標出。各一級類檔案區(qū)內(nèi)子級類檔案依序按從右到左、從上到下順序排列。每一份檔案均存儲在某一級類檔案盒內(nèi)。同一種檔案盒內(nèi)檔案資料按編號順序從上到下排列存儲。每一類檔案在柜架存儲時均須留有一定余地，以保證新增檔案存儲。（四）歸檔管理1、歸檔前資料管理（1）分散在各部門資料歸檔前由各部門兼職資料員負責管理。（2）各部門必要設(shè)立資料固定存儲處，并將資料分類放入不同卷宗內(nèi)。（3）各部門負責人相應(yīng)歸檔資料完整、完好負責。2、歸檔時間各類檔案資料視其類別、性質(zhì)等不同，分別按如下原則擬定歸檔時間。（1）公司批文、供水、供電增容籌劃指標下達執(zhí)行書等重要文獻隨時歸檔；（2）法律訴訟、外來文獻等資料解決完畢即行歸檔；（3）顧客資料在顧客辦理完各項手續(xù)后即行歸檔；（4）各項工程資料在驗收后一種星期內(nèi)歸檔；（5）各部門當年業(yè)務(wù)、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年第一季度內(nèi)歸檔；（6）圖書資料購買后即歸檔，期刊、雜志半年歸檔一次。（7）其他資料按公司領(lǐng)導擬定期間歸檔。3、歸檔規(guī)定（1）歸檔資料必要完整，如文獻正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計圖紙及其更改告知等都必要齊全；(2)歸檔文獻資料必要是原件。部門須慣用資料可留用復(fù)印件，原件歸檔。書寫材料必要是耐久紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆，純蘭墨水；(3)歸檔資料必要精確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必要做到“圖物相符，數(shù)字精確”，設(shè)計修改也須在圖紙上反映出來。六、檔案資料移送1、資料歸檔前各部門須按類整頓好，并填寫《檔案資料移送清單》。2、移送時，檔案員須仔細核對移送資料，核對無誤后，交接人在移送清單上簽字。3、移送清單一式兩份，交接人各留存一份。七、資料編號歸檔檔案員把各類移送資料按編號辦法進行整頓、編號。檔案員須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐個登記在《登記冊》上。編號后檔案，按4.3“檔案地址擬定”規(guī)定上架排列存儲。八、檔案管理檔案室由行政管理部負責管理，行政管理部指定檔案員負責詳細管理工作。九、檔案員崗位職責1、檔案員必要純熟掌握檔案業(yè)務(wù)知識，理解、掌握公司職能活動和檔案材料狀況。2、檔案員負責檔案接受、整頓、編號、裝訂、存儲、管理等工作。3、檔案員負責督促各部門檔案資料移送工作。4、檔案員負責檔案資料借閱、登記、記錄等工作。5、各部門兼職資料員必要配合公司檔案員做好關(guān)于檔案資料收集、整頓及交接等工作。6、檔案員必要按規(guī)定做好保密工作。7、檔案員必要做好檔案室設(shè)備、設(shè)施保管維護工作。8、檔案員必要完畢公司安排其他有關(guān)工作任務(wù)。十、檔案保管1、檔案架合理排放，既保證光線充分、通風，又能以便使用。2、檔案室必要每天清潔一次，每周大掃除一次，保持清潔衛(wèi)生。3、檔案室內(nèi)禁止煙火，室內(nèi)須配滅火器材，檔案員必要掌握對的使用滅火器材辦法。4、保持檔案室干燥，定期在柜架中投放干燥劑。5、雨季加強檢查，每逢大雨必要檢查檔案室有無漏水、滲水現(xiàn)象，雨后即檢查檔案有無潮霉現(xiàn)象。6、檔案柜架內(nèi)須定期投放防霉、防鼠藥物，定期檢查檔案有無霉變、鼠咬現(xiàn)象。7、發(fā)現(xiàn)檔案有潮霉、鼠咬狀況，應(yīng)及時采用辦法加強防范，對已導致?lián)p壞檔案進行修復(fù)、補制。8、下班時或檔案員離開時應(yīng)仔細關(guān)好、鎖好門窗。檔案室鑰匙除檔案員外，其她人不得持有。十一、檔案鑒定與銷毀文書檔案資料保存期限分別為短期、長期25年、永久三類。城建檔案保存期限分為短期30年，長期70年，永久三類。公司抽調(diào)各部門關(guān)于人員構(gòu)成檔案鑒定小組，鑒定小組負責審議、鑒定檔案資料保存期限。鑒定小組于每年最后一種季度內(nèi)召開一次鑒定會，審議、鑒定新增資料年限及應(yīng)銷毀資料。檔案資料銷毀由檔案員詳細執(zhí)行，鑒定小組委派一人監(jiān)督執(zhí)行。十二、銷毀檔案編號解決經(jīng)鑒定不需保存但暫時不能銷毀檔案，將其從原存儲架上取出，用X(表達暫存記號)標記記號，并將其裝訂放入專門存儲區(qū)內(nèi)。檔案銷毀狀況均須登記在《金地物業(yè)管理有限公司檔案銷毀登記表》上。十三、檔案借閱檔案資料普通只限于公司員工及集團公司需要查閱人員查閱。外單位及個人因工作需要查閱檔案，必要經(jīng)主管行政副總經(jīng)理批準。檔案普通只限于在檔案室內(nèi)查閱，因工作需要借出時，必要填寫《檔案借閱申請審批表》。審批表經(jīng)部門負責人批準簽字后，交行政管理部負責人批準簽字，方可借出檔案。借出檔案者必要保證檔案完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等，不得缺頁、遺失、擅自復(fù)印，并保證如期歸還。檔案借還狀況須在登記本上登記。十三、檔案記錄檔案資料定期進行清理、記錄。檔案員必要每季度記錄一次檔案增刪、使用及管理狀況，并將記錄成果報行政管理部負責人。檔案管理意外事件解決程序檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管理中意外事件。十五、解決程序發(fā)生意外事件時，一方面應(yīng)及時將事件狀況報告行政管理部負責人和主管領(lǐng)導。當發(fā)生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時，應(yīng)及時設(shè)法追回所失檔案；當