大酒店采購管理新規(guī)制度

南山會所采購管理制度為建立健全內(nèi)部控制，規(guī)范和加強物資管理工作，提升經(jīng)濟效益和供給保障能力確保會所經(jīng)營業(yè)務(wù)健康正常運行，特制訂本管理制度。物資管理關(guān)鍵內(nèi)容有以下六個方面：一、預(yù)算管理二、授權(quán)審批三、采購管理四、驗收管理五、付款結(jié)算管理六、物資領(lǐng)用管理七、盤存管理一、預(yù)算管理1、酒店對物品采購實施預(yù)算管理，各部門對所需物品必需制訂部門采購預(yù)算，采購部編制酒店采購總預(yù)算。2、預(yù)算編制要以酒店實際經(jīng)營銷售數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)，對所需原材料、物料配件數(shù)量進行具體數(shù)量計劃，以提升物資利用率、杜絕浪費、控制庫存，加緊資金周轉(zhuǎn)，提升經(jīng)濟效益為標(biāo)準(zhǔn)。3、采購部負(fù)責(zé)匯總整理、各部部門采購預(yù)算形成酒店采購總預(yù)算，制訂出實際采購清單報請總經(jīng)理同意，報財務(wù)部立案。采購部部依據(jù)相關(guān)要求安排采購。4、采購單必需由倉庫或各使用部門根據(jù)不一樣情況提前填寫采購申請單，經(jīng)部門相關(guān)授權(quán)經(jīng)理或主管審批簽字后報請總經(jīng)理同意，采購部采購。5、凡酒店倉庫貯備物資商品，倉庫依據(jù)使用部門預(yù)算，認(rèn)真核查庫存量及消耗量，由倉庫提出采購申請。6、倉庫貯備以外物資商品，各部門在提出采購申請時，必需查詢倉庫是否有該項貯備，或代用具。7、廚房部所需物資除蔬菜、肉類等每日必需采購食品外，其它物資商品按正常程序辦理采購申請。8、廚房部日常消耗食品要填寫《廚房部每日采購單》，一式三聯(lián)由廚師長確定后報請部門責(zé)任人同意后由采購部購置。二、授權(quán)審批1、物資管理實施授權(quán)審批制度，各相關(guān)責(zé)任人必需按要求授權(quán)審批方法、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)內(nèi)部控制制度，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。2、物資管理中預(yù)算審批、供給商確定、采購計劃、實施采購、貨物驗收和質(zhì)檢、存放、付款、盤存、廢舊物資處理必需推行授權(quán)程序。3、嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)機構(gòu)和個人辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，任何機構(gòu)和個人不得超越審批權(quán)限。4、對于超越審批權(quán)限采購業(yè)務(wù)物資部有權(quán)拒絕辦理，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。三、采購管理1、采購管理工作，應(yīng)明確采購方法、采購數(shù)量、采購訂單、供給商選擇等各項要求，確保采購過程透明化及所購商品數(shù)量和質(zhì)量符合企業(yè)要求。2、應(yīng)以合理價格取得較高質(zhì)量做為價格質(zhì)量要求，供給商在所需日期內(nèi)確保足量供給。3、采購部應(yīng)依據(jù)商品使用情況、用量、采購頻率、市場供需情況、交易習(xí)慣及價格穩(wěn)定性等原因選擇最有利采購方法。4、采購方法可分為協(xié)議訂購方法、訂單訂購方法、特約供給商采購、直接采購、緊急采購方法。5、采購部接到采購申請單要認(rèn)真歸納整理，對需采購物資商品名稱、規(guī)格、數(shù)量等項目要和申報部門授權(quán)人立即溝通確定，在確定無誤后，在合格供給商中尋求三家以上供貨商進行洽談，綜合考察質(zhì)量、價格和售后服務(wù)等指標(biāo)擇優(yōu)選擇采購。對于未達(dá)要求商品，物資部應(yīng)開發(fā)新供給商。6、采購部應(yīng)立即掌握市場信息，依據(jù)不一樣商品價格變動情況定時或不定時對市場進行考察分析。和供給商進行交流立即調(diào)整價格。7、對于技術(shù)性較強，或有特殊要求采購項目，采購部能夠邀請相關(guān)部門相關(guān)人員共同購置或授權(quán)相關(guān)部門相關(guān)人員購置，并和之共同負(fù)擔(dān)責(zé)任。相關(guān)部門對此要給予幫助。8、使用部門有了解所需物品價格和提出質(zhì)疑權(quán)利。采購部在擇商報價中必需認(rèn)真研究對待，并對所提出問題解釋說明。9、確屬疑難采購項目，采購部和使用部門立即聯(lián)絡(luò)溝通，研究對策。無力處理必需立即上報相關(guān)部門，不得拖延。10、在進貨過程中要認(rèn)真檢驗所購物品質(zhì)、商標(biāo)、期限、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，果斷杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。11、因為市場改變或其它原所以造成購置時價格高于有效訂單報價或數(shù)量多于有效訂單數(shù)量時，必需重新辦理補缺申請，經(jīng)審批后方能購置。四、驗收管理1、不管是采購人員自提項目還是供給商送貨項目，在貨到酒店后，必需首先和倉庫進行聯(lián)絡(luò)，由倉庫依據(jù)采購訂單過數(shù)檢驗。經(jīng)驗收合格后再分送所需部門。不許可采購人員或供給廠、商直接交貨予所需部門。對不符合采購訂單內(nèi)容項目一律拒收。2、《廚房部每日定單》所列采購項目標(biāo)驗收，由廚房部授權(quán)人員，采購部采購人員和倉庫保管員聯(lián)合驗收，驗收合格后直接交于廚房部。同時辦理對應(yīng)入庫、領(lǐng)用手續(xù)。3、驗收合格并已付款采購項目由采購人員將發(fā)貨票、收據(jù)存根登記后交予倉庫簽收。4、驗收合格但未付款采購項目由倉庫開具收貨單，經(jīng)交貨人簽字后，將第二聯(lián)給交貨人作為結(jié)算憑證，第一聯(lián)隨同收貨日報交財務(wù)部，第三聯(lián)倉庫留存?zhèn)洳椤?、倉庫在對購入項目標(biāo)質(zhì)量、規(guī)格、樣式、等難以確定情況下，要主動請所需部門授權(quán)人幫助，相關(guān)部門和人員要主動幫助處理。6、在驗收中，倉庫或所需部門全部有權(quán)進出退貨要求。經(jīng)確定，實屬不符合要求項目，由采購部辦理退貨事宜。7、代銷商品（酒水等）和其它采購項目一樣，必需遵守以上各項驗收、入庫、領(lǐng)用之要求。8、購置、收貨和使用三個步驟上相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作，共同做好工作。對爭議不決問題可向各自主管匯報，由其協(xié)調(diào)處理。如仍存在分歧，應(yīng)由酒店管指定授權(quán)人進行裁決。五、付款結(jié)算管理1、采購部要立即匯總采購協(xié)議和采購定單，按所約定付款時間和付款方法到財務(wù)部辦理對應(yīng)手續(xù)進行付款。2、酒店日常采購項目由采購人員填寫申請單，總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理同意簽字后，到出納處領(lǐng)取現(xiàn)金付款。付款后經(jīng)辦人要立即將發(fā)貨票、收貨單證一并交計財部報帳。3、對于事先付款采購業(yè)務(wù)，采購人員要立即督促催貨，待貨物驗收后將發(fā)貨票和收貨單證遞交財務(wù)4、采購部能夠先用自留備用金付款，然后填寫《零星開支單》，經(jīng)總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理同意簽字后附發(fā)貨票、入庫單報銷現(xiàn)金，回補備用金。5、代銷商品依據(jù)代銷協(xié)議，由財務(wù)部依據(jù)銷售單核定銷售數(shù)量，采購部辦理出入庫手續(xù)，遵照上述程序，實施定時結(jié)算。六、物資領(lǐng)用管理1、各職能部門要對領(lǐng)用和發(fā)出進行規(guī)范和控制。物資使用部門負(fù)責(zé)本部門所需存貨領(lǐng)用，倉管部負(fù)責(zé)存貨發(fā)出管理，財務(wù)部負(fù)責(zé)存貨相關(guān)會計處理。2、物資使用部門領(lǐng)用材料需填寫領(lǐng)料申請單并辦理對應(yīng)審批手續(xù)，憑借經(jīng)過審批領(lǐng)料申請單到倉庫領(lǐng)料。3、領(lǐng)料申請單應(yīng)填明材料名稱、規(guī)格、型號、領(lǐng)料數(shù)量并經(jīng)部門經(jīng)理簽字。4、倉庫管理員對領(lǐng)料單進行審核，審核項目包含使用材料名稱、規(guī)格、型號、領(lǐng)料數(shù)量及相關(guān)簽字信息，審核無誤后才能發(fā)料。5、領(lǐng)用材料時，倉庫保管員和領(lǐng)料人必需當(dāng)面點交清楚，并在領(lǐng)料單上簽字。6、倉庫管理員依據(jù)領(lǐng)用情況，編制材料出庫單，并在出庫單上加蓋材料發(fā)訖印章，并妥善保管全部發(fā)料憑證。7、嚴(yán)禁領(lǐng)料人到倉庫翻拿物資，全部庫存物資必需辦理手續(xù)后方可發(fā)出。8、倉庫管理員必需在每個月結(jié)賬前，將整理后領(lǐng)料單及匯總表交財務(wù)部辦理入賬手續(xù)。七、盤存管理1、為確保物資信息真實性、安全性和完整性，應(yīng)建立物資盤存制度，月中和年底應(yīng)進行全方面盤存。2、物資盤存應(yīng)包含定時全方面盤存和不定時抽查，抽查可依據(jù)管理需要，采取特定范圍檢驗。3、盤存工作，應(yīng)有盤存小組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，盤存小組由總經(jīng)理或分管經(jīng)理、采購部、財務(wù)部相關(guān)人員組成。4、每種商品數(shù)量應(yīng)于確定后在進行下一項，盤點后不得任意更改，盤點應(yīng)進行實際清點，避免采取主觀目測方法，盤點報表不得隨意修改，各盤點人員均受盤點責(zé)任人監(jiān)督，發(fā)覺困難和問題應(yīng)立即匯報。5、盤點結(jié)束，財務(wù)部須匯總