物業(yè)管理培訓5物業(yè)檔案管理

23三月2024物業(yè)管理培訓5物業(yè)檔案管理2．5．1物業(yè)檔案管理的內容業(yè)主檔案包括：（1）業(yè)主（2）使用人

（3）探訪業(yè)主或使用人的來訪者

（4）業(yè)主大會和業(yè)主委員會業(yè)主檔案是指與物業(yè)管理轄區(qū)內業(yè)主或使用人有直接關聯(lián)的，或由業(yè)主或使用人在工作、生活中形成的對物業(yè)管理工作具有保存價值的文字、圖表、聲像等歷史記錄。

1．業(yè)主檔案2．物業(yè)項目檔案

（1）產(chǎn)權與工程技術資料（2）裝修檔案（3）維修資料（4）治安交通管理資料（5）設備設施管理資料（6）綠化清潔資料（7）社區(qū)文化資料

（8）業(yè)主反饋資料（9）員工管理資料（10）行政文件資料2．5．2物業(yè)檔案管理的程序1．收集

收集就是將與物業(yè)項目相關的各種資料集中在一起，它是物業(yè)檔案管理工作的起點，是實現(xiàn)物業(yè)檔案集中、統(tǒng)一管理的基本途徑。收集的關鍵是完整，即凡是具有保存價值的文件材料都必須收集，并確保所有圖紙、文件材料的齊全、完整、準確、翔實。物業(yè)檔案收集的范圍包括物業(yè)項目自形成到管理整個過程中的一切資料，這些資料簡稱為圖、檔、卡、冊、表。2．整理

物業(yè)檔案整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化。

物業(yè)檔案整理的具體實施包括以下環(huán)節(jié)：

（1）分類

1）年度分類法。2）組織機構分類法3）問題分類法4）年度—問題分類法5）年度—組織機構分類法（2）立卷

把具有查考保存價值的文件材料按照其形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。

1）物業(yè)管理立卷類別。常見的有：

①修繕檔案②物業(yè)房產(chǎn)檔案③設備、儀器檔案④基建檔案⑤行政管理檔案⑥聲像檔案2）立卷工作的內容①卷內文件材料的排列

②卷內文件材料的編號

③卷內目錄的編制④備考表的填制

⑤案卷封面的填制⑥案卷裝訂

（3）案卷排列

各類案卷經(jīng)組卷后，必須進行案卷排列，以確定案卷的前后次序和排放位置

（4）案卷目錄編制

案卷目錄即案卷花名冊。物業(yè)檔案的各個類別，各為獨立的案卷目錄，有多少類就設多少個目錄。

1）封面和扉頁

2）說明4）備考表3）案卷目錄表3．更新

物業(yè)檔案建立以后，由于業(yè)主的產(chǎn)權交易、使用人的更換、物業(yè)的改建等因素，都會造成物業(yè)檔案內容的變化，因此，為保證物業(yè)管理工作的正常進行，物業(yè)管理企業(yè)必須做好物業(yè)現(xiàn)狀變更文件材料的及時歸檔工作，使物業(yè)檔案保持完整、準確、系統(tǒng)，做到物業(yè)檔案與產(chǎn)權檔案一致。4．保管（1）設立專用的檔案庫房（5）檔案安全檢查（4）物業(yè)檔案存放位置索引（3）檔案的排列次序和方法（2）檔