工程材料采購方案

杜庫項目主材選購 方案

一目的

為進一步加強材料的安排管理，監(jiān)督和限制不必要的開支，確保選購 材料符合施工要求，促進材料與資金的合理周轉(zhuǎn)，規(guī)范材料選購 作業(yè)程序，特制定本方法。

二適用范圍

本方法適用于公司承接的工程項目所需材料的選購 工作。

1、管理職責

1）公司選購 部負責：

A.進行市場調(diào)查，搜集供應信息與資料，擬訂與更新合格供應商名錄并組織對供應商按ISO9000體系進行考察、評估、材料招標等工作；

B.依據(jù)《材料安排》擬訂《選購 安排》，供應材料樣品并簽訂材料《訂貨合同》；

C.追蹤與監(jiān)控選購 安排與材料訂貨合同的實施；

2）公司項目部負責：

A.供應符合工程須要的材料安排與項目的供貨清單；

B.組織對甲方的選樣與封樣；

C.按選購 安排與訂貨合同組織材料進場，并對進場材料進行檢驗；

D.供應評估供應商供貨的信息資料，并參加對供應商的考察與評估；

E.擬訂材料用款安排并組織對供應商的付款與清場退貨。

3）公司財務部負責：

A.按合同約定及到貨狀況支付材料款；

B.每月對材料庫進行盤點，指導庫管工作，監(jiān)控帳、實、卡相符狀況；

2、選購 程序

1）選購 打算階段

由選購 部搜集各種材料的信息，并依據(jù)信息進行分類，建立與豐富《材料信息庫》；每類材料至少要求三家符合我方要求的源頭供應商填寫《供應商調(diào)查表》并供應如下資料：

A供應商營業(yè)執(zhí)照；

B資質(zhì)證明；

C稅務登記證；

DISO9000質(zhì)量體系認證書（如供應商已通過ISO9000質(zhì)量體系認證）；

E企業(yè)簡介（包含：企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、公司業(yè)績、產(chǎn)品介紹等內(nèi)容）；

F材料三證（產(chǎn)品平安資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證）；G質(zhì)量標準（產(chǎn)品檢測報告）樣品圖或照片；

對公司符合以上條件者，可列為合格供方，并記錄于《合格供方名錄》上；公司所選購 的材料必需選自《合格供方名錄》中的供應商。

2）投標階段：

A.部組織投標，依據(jù)設計圖紙與甲方要求，確定材料清單，并于收到投標文件后兩日內(nèi)向選購 部供應甲方招標文件明確要求的大宗主材的《材料清單》并隨附全套招標文件與圖紙；

B.選購 部依據(jù)《材料清單》進行市場調(diào)查（或檢閱供應商檔案資料），聯(lián)系材料供應商，打算投標樣品與供應商資料、材料樣品資料（文字說明、照片），并于開標三日前打算完畢；

C.選購 部每次材料樣品與資料分類歸檔，歸入《材料信息庫》；

3）中標階段

A.工程中標后，項目部依據(jù)設計圖紙與現(xiàn)場實測實量，于進場后一周內(nèi)擬訂《材料安排》，材料安排內(nèi)容必需包括：材料名稱、材料數(shù)量、材料規(guī)格、材質(zhì)要求、進場時間；

B.材料安排經(jīng)副總審批；

C.選購 部依據(jù)《材料安排》要求檢閱《材料信息庫》，聯(lián)系材料供應商，索取報價資料與樣品。

D.選購 人員整理報價資料，調(diào)查供應商的整體實力及產(chǎn)品的質(zhì)量、性能、規(guī)格等，進行價格分析，從中選出議價對象，對主材及大宗材料，至少應選出三家源頭供應商。

E.選購 人員將比價后的材料供應商資料與樣品，整理后遞交權(quán)責主管，確定議價對象與議價底線。

F.選購 部依據(jù)材料安排與詢、比、議價結(jié)果擬訂《選購 安排》。G.議價結(jié)果及擬訂的“訂購廠商”、“交貨期限”與“付款方式”報主管副總經(jīng)理簽批；

H.經(jīng)公司主管副總經(jīng)理審批后的選購 安排兩份轉(zhuǎn)交項目部，一份轉(zhuǎn)交財務部，一份選購 部留存。

I.選購 部依批準后的選購 安排為指導，與選定的供應商談判供貨具體事宜；

J.主管副總經(jīng)理組織召開材料樣品評鑒會，篩除不能滿意工程須要的供應商，對首次為我方供貨的供應商組織實地考察；

K.經(jīng)評鑒合格的樣品由項目部組織對甲方的送樣與封樣；

L.確認后的材料樣品按確認內(nèi)容由項目部向選購 部提交經(jīng)項目經(jīng)理與副總會簽的具體《供貨清單》，《供貨清單》具體標明材質(zhì)要求、規(guī)格型號、供貨數(shù)量、供貨時間等，并作為材料訂貨合同的組成部分；

M.選購 部對可滿意《供貨清單》要求的材料供應商進行簽約談判，對符合材料招標規(guī)定要求的材料供應商發(fā)出招標通告，并按公司規(guī)定的招標程序組織材料招標工作；

N.選購 部依談判或招標結(jié)果，確定簽約對象并擬定《訂貨合同》，《訂貨合同》經(jīng)項目部、財務部、主管副總經(jīng)理評審確認后由選購 部負責簽訂；

O.對不須單筆簽約的材料，選購 部排列《材料清單》，要求可滿意供貨要求的供應商集中報價并隨附材料三證及供應商資料

P.選購 部在滿意工程須要的前提下選取服務優(yōu)質(zhì)、價格適中的2-3家供應商簽訂集中供貨合同，注明供貨周期、質(zhì)量要求、付款方式、供貨方式等；

Q.選購 部在材料簽約后，向項目部供應供應商具體聯(lián)系方式及合同副本，由項目部按合同規(guī)定辦理材料預付款手續(xù)，經(jīng)選購 部按合同復核后轉(zhuǎn)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務部辦理付款手續(xù)；

R.項目部須嚴格按批準后的選購 安排與合同限制材料進貨，并依據(jù)工程進度與合同約定組織材料入場，材料入場后查驗材料三證并按材料三證及到貨單檢驗材料數(shù)量、質(zhì)量、做到單、貨、樣相符。檢驗合格的材料由項目部質(zhì)檢員與庫管員在入庫單上簽字，辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的材料，由項目部通知公司質(zhì)量部復驗，復驗不合格材料，按《不合格品限制程序》辦理，交由項目部組織選購 部、工程部（分包合同）共同處理對不合格品的退換事宜。對造成我公司經(jīng)濟損失的，依合同約定由項目部、選購 部聯(lián)合辦理索賠事宜；

S.入庫單一式四份，一份留存項目部，一份交供應商，其余兩份由項目部比照項目用款安排，填寫報銷憑證，隨附材料發(fā)票轉(zhuǎn)選購 部。選購 部審核發(fā)票與入庫單無誤后，核銷《選購 安排》?訂貨合同臺帳，并經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務部按合同規(guī)定辦理付款手續(xù)；

T.材料到貨后不論材料檢驗合格與否，項目部庫管員按供應商據(jù)實填寫《材料到貨質(zhì)量狀況匯總表》并于該供應商供貨完畢后轉(zhuǎn)交選購 部，以供應評估供應商的數(shù)據(jù)資料；

U.項目部因設計變更、甲方變更緣由而引發(fā)的材料變更，應于變更發(fā)生的兩日內(nèi)擬訂《材料變更安排》并注明變更材料及原總材料安排的核減項，附甲方簽字的簽證單，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)選購 部擬訂《選購 變更安排》；

V.項目部因材料安排不足引發(fā)的材料補充，應擬訂材料補充安排，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)選購 部擬訂《選購 補充安排》；

W.選購 變更與補充安排經(jīng)主管副總經(jīng)理簽批后，由選購 部簽訂合同或追加合同，項目部組織材料進場。

X.在合同簽定后如發(fā)生變更引發(fā)所需材料數(shù)量少于合同訂購數(shù)量，項目部應于變更發(fā)生后兩日內(nèi)剛好通知選購 部與財務部，以便公司剛好調(diào)整付款比例。

Y.項目部在工程竣工后，清理庫房材料，組織材料退場，對保存完好的、未運用的材料退回供應商，并填寫《退場材料確認單》及《出庫單》，由供應商蓋章簽字認可，項目部據(jù)以辦理材料尾款支付手續(xù)；選購 部審核無誤后，核銷《選購 安排》?訂貨合同臺帳，經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務部按合同規(guī)定辦理支付手續(xù)；《退場材料確認單》一式四份，一份轉(zhuǎn)交財務部，一份轉(zhuǎn)交選購 部，一份項目部留存；

Z.對不能退回供應商的材料，由項目部填寫《退場材料清單》與《出庫單》，退回公司材料庫，并與選購 部辦理交接手續(xù)后，由選購 部辦理放庫手續(xù)；選購 部于工程結(jié)束后，匯總材料選購 與供貨資料，按供貨質(zhì)量、服務質(zhì)量、付款要求等評估標準評估供應商，對不符合要求的供應商從《合格供應商名錄》中剔除，并按工程項目將供應商資料分類歸檔；

3、選購 紀律：

1）選購 人員應嚴格執(zhí)行安排選購 ，嚴禁安排范圍外選購 ，否則一經(jīng)發(fā)覺，公司將對有關責任人賜予以嚴懲；

2）公司項目部應努力確保材料安排的精確性，嚴格限制現(xiàn)場材料奢侈，對超出材料安排的補充材料與變更材料剛好辦理相關手續(xù)，因未能剛好辦理補充材料安排與變更材料安排引起的工期延誤等相關損失由項目部擔當責任后果；

3）為確保材料安排的精確性，項目部對補充材料安排應限制在公司規(guī)定的額度內(nèi)（不超出材料安排的4％），對超出額度范圍的補充材料安排，公司將對項目部予以經(jīng)濟懲罰；

4）項目部質(zhì)檢員、庫管員應嚴把進料驗收關，對不合格或數(shù)量、規(guī)格與選購 安排、訂貨合同、樣品不符的材料，由項目部負責通知質(zhì)量部、選購 部共同處理退換事宜，嚴禁不合格材料的入庫；

5）選購 人員不得私自訂購和盲目進貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信