高等學(xué)校檔案工作規(guī)范

高等學(xué)校檔案工作規(guī)范第一章編制說明為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,提高檔案干部的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，更好地開發(fā)利用檔案信息資源，有效地為高校和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特編制本規(guī)范。本規(guī)范以辯證唯物主義和檔案學(xué)基本理論為指導(dǎo)，以檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章為依據(jù)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，把高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來，充分吸取我國高校檔案工作數(shù)十年發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，既尊重歷史,又有所創(chuàng)新;既突出共性，又照顧個(gè)性;既統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，又靈活運(yùn)用。

三、本規(guī)范是一個(gè)較重大的系統(tǒng)工程,涉及面廣，熔法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施細(xì)則于一爐，把檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合用到規(guī)范中，使之符合高等學(xué)校檔案工作的現(xiàn)實(shí)需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。規(guī)范是《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的某些重要原則的具體化。上述法規(guī)屬宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，偏重于“做什么”；規(guī)范則是根據(jù)高等學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行微觀、具體、量化的落實(shí)，偏重于“怎樣做”。本規(guī)范與《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》配套使用，互為補(bǔ)充。引入、采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，編制了偏重于業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)的總體規(guī)范《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》；同時(shí)，根據(jù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，按黨群、行政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十個(gè)一級(jí)類目設(shè)10個(gè)具體工作規(guī)范。聲像載體檔案由于其載體和幅面尺寸不同，有特殊的形成規(guī)律、內(nèi)容特點(diǎn)和特殊的管理要求，我們?yōu)樗鼏为?dú)列出工作規(guī)范。本規(guī)范的體例。除總體的業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范外，每個(gè)門類的工作規(guī)范均包括九個(gè)大項(xiàng)、四個(gè)附件?！?0·九個(gè)大項(xiàng)是：l、引言2、主題內(nèi)容3、引用標(biāo)誰4、檔案工作的基本原則5、歸檔范圍的確定6、文件材料的部門立卷和歸檔流程7、檔案的管理8、檔案開發(fā)利用的主要內(nèi)容和方法9、檔案工作的各級(jí)崗位責(zé)任制四個(gè)附件是:l、歸檔范圍和保管期限表2、二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表3、案卷(裝具)規(guī)格4、常用表格、卡片本規(guī)范依據(jù)的是已發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)又考慮高校的實(shí)際，九大項(xiàng)中，歸檔范圍、文件材料的部門立卷和歸檔流程兩大項(xiàng)最能體現(xiàn)高校該門類檔案的特色，其余有的部分如“檔案的管理”等屬于共性的，或《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》己有明確規(guī)定的，則從簡(jiǎn)，標(biāo)明見該規(guī)范的某條某款。七、本規(guī)范編寫中，我們對(duì)一些重大的技術(shù)問題是這樣處理的：1、關(guān)于交叉問題的處理:我們的原則是，各門類檔案關(guān)系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般歸入相應(yīng)門類檔案保存；各門類檔案中，除密不可分配套的聲像材料外，其余均歸入聲像檔案單獨(dú)保存，在編號(hào)上用參見號(hào)的方式相互呼應(yīng)，以方便查找利用。這樣一來，行政管理類檔案中，除綜合性的外，教學(xué)(包括教務(wù)、研究生、成人教育)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等方面管理工作的文件材料就歸入了相應(yīng)各類，保持各類的相對(duì)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，顯得更加科學(xué)，更便于管理和查找利用。對(duì)不設(shè)分室而對(duì)部分門類檔案實(shí)行二級(jí)管理問題，尚需實(shí)踐，宜慎重處理。2、分類編號(hào)問題的處理:分類編號(hào)一是檢索分類號(hào)，一是實(shí)體分類號(hào)，前者主要供分類標(biāo)引，后者主要供組織館藏。從理論上講，二者應(yīng)該有聯(lián)系，也有區(qū)別。檢索(信息)分類號(hào)，國家教委組織編制的《中國檔案分類法——教育檔案分類表》，已作了規(guī)定。實(shí)體(排架)分類號(hào)，按國家教委組織編制的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》處理。充分考慮高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和未來，考慮這些年來檔案學(xué)理論和實(shí)踐的發(fā)展，考慮到國家標(biāo)準(zhǔn)的新要求，既科學(xué)又實(shí)在，既簡(jiǎn)明又概括。歸納起來，主要是這么幾層意思:·11·根據(jù)各類檔案的領(lǐng)域范疇、形成規(guī)律和內(nèi)容特點(diǎn)，溶類目體系和歸檔范圍為一體，分別編制用于檔號(hào)的二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表；B、分類號(hào)由一級(jí)類目代號(hào)和二級(jí)有類目代號(hào)組成；C、從一個(gè)學(xué)校檔案部門最好用統(tǒng)一的檔號(hào)模式的認(rèn)識(shí)出發(fā)，在比較了國內(nèi)通行的“文書檔案”和“科技檔案”的檔號(hào)內(nèi)涵之后，確定檔號(hào)=年度號(hào)十分類號(hào)十案卷號(hào)。這只是一般而言，如一個(gè)檔案部門有多個(gè)全宗的，原則上還應(yīng)在前后加上“全宗號(hào)”和“件號(hào)”。3、關(guān)于排架問題的處理:在編定檔號(hào)之后，一律按檔號(hào)排架，而不是通常的按保管期限排架。《規(guī)范》在考慮了高等學(xué)校檔案的歸宿，它的成套性特點(diǎn)，它們彼此之間的有機(jī)聯(lián)系之后，大膽在一個(gè)卷內(nèi)把文件材料劃定不同的保管期限，在不影響自然形成規(guī)律的情況下按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列。將來鑒定時(shí)，只需把該銷毀的部分清出來即可，這樣既方便插卷調(diào)整，又不缺號(hào)，不空檔。4、關(guān)于常用表格、卡片和案卷(裝具)規(guī)格問題的處理:我們的原則是少而精,各類檔案的案卷(裝具)、表格、卡片、從通用、節(jié)約、方便、易懂考慮，其規(guī)格尺寸都應(yīng)既符合國家標(biāo)準(zhǔn)，又能體現(xiàn)高校特點(diǎn)。能通用者盡量通用，有特殊要求者從嚴(yán)控制。本規(guī)范所列的這些案卷(裝具)、表格、卡片，由高校檔案部門自行決定采用。高等學(xué)校各類檔案工作規(guī)范一、高等學(xué)校黨群、行政類檔案工作規(guī)范1.引言為了加強(qiáng)高校黨群、行政類檔案(以下簡(jiǎn)稱黨、政檔案)工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)高校黨、政檔案工作的規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為高校工作和社會(huì)服務(wù)，并為考核黨、政檔案工作提供依據(jù)，特制定本規(guī)范。1.2本規(guī)范依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》及國家教委發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章。2.主題內(nèi)容本規(guī)范規(guī)定了高等學(xué)校黨、政檔案工作的基本原則,歸檔范圍的確定,文件材料的部門立卷和歸檔流程,黨、政檔案的管理,開發(fā)利用的主要內(nèi)容與方法,各級(jí)崗位責(zé)任制，歸檔范圍和保管期限表，二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表，黨、政檔案的裝具規(guī)格，常用工作表格、卡片式樣等。3.引用標(biāo)淮GB3792.5一85《檔案著錄規(guī)則》GB9705一88《文書檔案案卷格式》《文書檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》4.黨、政檔案工作的基本原則4.1凡是學(xué)校在黨群、行政管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像載體材料，均屬黨、政檔案。4.2黨、政檔案必須集中統(tǒng)一管理,確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全,便于開發(fā)利用。4.3黨、政文件材料應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行文書處理部門立卷歸檔制度。4.4黨、政文件材料的歸檔工作應(yīng)實(shí)行“三納入”，即納入學(xué)校各部、處、室、系、所的計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入管理人員的職責(zé)范圍;做到“四同步”管理:布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收黨、政檔案工作。4.5學(xué)校各部、處、室、系、所要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)膶?兼)職檔案人員，協(xié)同院校檔案部門認(rèn)真做好黨、政檔案的收集、整理、歸檔工作。4.6要努力實(shí)現(xiàn)黨、政檔案工作從手工管理向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變,逐步采用先進(jìn)的管理技術(shù)手段，大力開發(fā)檔案信息資源，最大限度地發(fā)揮黨、政檔案的作用。5.歸檔范圍的確定

5.1確定的原則5.1.1歸檔的黨、政文件材料必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考作用、憑證作用和研究?jī)r(jià)值。5.1.2歸檔的黨、政文件材料必須反映學(xué)校黨政部門職能活動(dòng)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。5.1.3歸檔的黨、政文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持彼此間的有機(jī)聯(lián)系，照顧不同部門的不同特點(diǎn)。5.2歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)5.2.1歸檔的主要內(nèi)容包括黨務(wù)、行政(教學(xué)、科研、基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)管理文件除外)、工會(huì)、團(tuán)委四個(gè)系統(tǒng)的內(nèi)容，具體范圍見附件一、二。5.2.2歸檔的重點(diǎn)以本校形成的不同載體、形式的文件材料為主，特別是全局性、綜合性的文件材料。其次才是上級(jí)和其他單位發(fā)來的文、電及附件。上級(jí)來文中，應(yīng)以針對(duì)學(xué)校的指令性、指導(dǎo)性文件為主。5.3不歸檔的文件材料5.3.1上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱、不辦的文件材料;5.3.2上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來供工作參考的抄件;5.3.3上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件;5.3.4重份文件;5.3.5無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件;5.3.6未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿，鉛印文件的各次校對(duì)稿(學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外);5.3.7從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料;5.3.8無特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建設(shè)性意見的人民來信;5.3.9學(xué)校內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等;5.3.10本校負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本校無關(guān)的文件材料;5.3.11為參考目的從各方面收集的文件材料;5.3.12非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。(以上某些方面如果需要，也可以進(jìn)擇作資料暫存。)6.黨、政文件材料的部門立卷和歸檔流程6.1形成積累6.1.1學(xué)校各院、部、處、室、館、總支、系、所、社、中心、工會(huì)、團(tuán)委和直屬部門均為立卷單位，分工歸口立卷。6.1.2各立卷單位根據(jù)本單位歷年文件材料形成規(guī)律，預(yù)計(jì)新的一年可能產(chǎn)生新的內(nèi)容，參照附件一，編制案卷類目。6.1.3每一個(gè)立卷歸檔單位的專職文書處理人員或兼職檔案人員，在平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類目分別歸卷。6.2立卷6.2.1立卷原則文書處理部門立卷應(yīng)按問題、時(shí)間、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,保持其有機(jī)聯(lián)系，適當(dāng)照顧保存價(jià)值，分類組卷，以能準(zhǔn)確、全面反映學(xué)校真實(shí)面貌和部門的主要職能活動(dòng)，便于查找利用為原則。6.2.2立卷分工6.2.2.1中共中央、國務(wù)院、省、地、市黨委、人民政府，國家教委以及國務(wù)院有關(guān)部、委下達(dá)的文、電材料，綜合性的，由黨辦、校辦立卷歸檔，專業(yè)性的或具體業(yè)務(wù)性的，由各承辦單位立卷歸檔。6.2.2.2以黨委、學(xué)校名義的發(fā)文，由黨辦、校辦分別立卷歸檔(一般應(yīng)保存兩份以上)。以部門名義的發(fā)文，由各部門立卷歸檔，重要的也應(yīng)有兩份以上。6.2.2.3黨委和學(xué)校召開的代表大會(huì)、全委會(huì)、常委會(huì)、擴(kuò)大會(huì)、辦公會(huì)所形成的材料，由黨辦、校辦分別立卷歸檔。職能部門以黨委和學(xué)校名義召開的全校性專門會(huì)議、干部會(huì)議所形成的材料，由主辦單位立卷歸檔。6.2.2.4校內(nèi)各單位向黨委、學(xué)校的請(qǐng)示報(bào)告正文及相應(yīng)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)的原件，由黨辦或校辦立卷歸檔;請(qǐng)示報(bào)告的原稿及批轉(zhuǎn)、批復(fù)的復(fù)制件,則由報(bào)文單位立卷歸檔。6.2.2.5兩個(gè)以上單位共同辦理的文件，由主辦單位立卷歸檔，非主辦單位只保存復(fù)制本。6.2.2.6各臨時(shí)機(jī)構(gòu)、撤銷機(jī)構(gòu)形成的材料，應(yīng)于機(jī)構(gòu)撤銷前做好整理工作，移交學(xué)校檔案部門保存，任何人不得帶入其他單位6.2.2.7重要的人民來信來訪材料，由承辦單位立卷歸檔。6.2.3立卷程序按照歸檔時(shí)間要求由專(兼)職檔案員按案卷類目將文件收齊歸卷，并對(duì)文件進(jìn)行調(diào)整檢查，依照如下程序進(jìn)行:6.2.3.1檢查案卷的文件成份。文件是否收集齊全完整，同時(shí)檢查案卷有無不需要立卷歸檔的文件材料。6.2.3.2檢查案卷文件的聯(lián)系。依照案卷類目糾正案卷之間文件歸卷不統(tǒng)一，相互混淆重復(fù)或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。6.2.3.3檢查案卷文件保存價(jià)值。察看各案卷中文件保存價(jià)值是否有差異，各部分之間是否大體一致。6.2.3.4檢查案卷文件數(shù)量。一般不超過200頁。對(duì)同一問題文件數(shù)量多的，宜酌情適當(dāng)分卷。問題單一、文件數(shù)量少者可組薄卷。6.2.4立卷分類6.2.4.1分年度先將文件按其形成或針對(duì)的年度分開，一般文件歸入文件形成年度;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度;跨年度規(guī)劃、計(jì)劃，一般可歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度;跨年度的會(huì)議文件，一般可歸入會(huì)議開幕的年度;跨年度的非訴訟案件材料，應(yīng)歸入結(jié)案年度;法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)年度;按學(xué)年處理的文件歸入專門年度。6.2.4.2分問題將文件按其內(nèi)容所反映的問題、事物分開。6.2.4.3分期限將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開。6.2.5立卷組合6.2.5.1立卷組合的基本要求立卷組合一般應(yīng)以問題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密。6.2.5.2立卷組合形式，一般按下述內(nèi)容和順序進(jìn)行:會(huì)議文件，按會(huì)議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會(huì)一卷;一會(huì)數(shù)卷或數(shù)會(huì)一卷;非訴訟案件材料，按立案問題或人頭組合，可以一案一卷或一案數(shù)卷;人民來信材料，可按信件作者，信件的處理形式或信件所反映的問題組合;統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，按照格式名稱組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可組成一卷或數(shù)卷;學(xué)校管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的業(yè)務(wù)文件、調(diào)研材料等，一般按單一問題組合;工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按責(zé)任者或名稱組合;簡(jiǎn)報(bào)按名稱或期號(hào)組合;其它文件材料可按照特殊的形式組合。6.2.6卷內(nèi)文件材料按重要程度或時(shí)間順序排列:批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后;正件在前、附件在后;正本在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后;非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后;其它文件材料按時(shí)間順序排列。6.2.7對(duì)在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等，要進(jìn)行加邊、修補(bǔ)和裱糊;對(duì)較大的表格，要適當(dāng)?shù)卣郫B;拆除文件材料上的金屬物。6.2.8成卷裝訂的卷內(nèi)文件編頁號(hào)，按件裝訂的卷內(nèi)文件編件號(hào)。卷內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁號(hào);頁號(hào)的位置在每面材料非裝訂線一側(cè)的下角。卷內(nèi)文件應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章;并填寫檔號(hào)章的各個(gè)項(xiàng)目，編制件號(hào);檔號(hào)章的位置在每件文件首頁的右上角、卷內(nèi)文件的件數(shù)、一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件;請(qǐng)示與批復(fù)，來文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正本、定稿、歷次修改稿應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正件與附件，按一件計(jì)算。6.2.9填寫卷內(nèi)文件目錄順序號(hào):以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫的序號(hào)。文號(hào):文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。責(zé)任者:形成該文件的單位或?qū)υ撐募?fù)有責(zé)任的署名者。題名:即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。日期:文件的形成時(shí)間。填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日數(shù)的右下角加“.”號(hào)。頁號(hào):卷內(nèi)文件起止之頁的編號(hào)。6.2.10填寫卷內(nèi)備考表本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名標(biāo)注時(shí)間。立卷人:由組成本卷的責(zé)任者簽名。檢查人:由對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行審核的責(zé)任者簽名。6.2.11對(duì)采用立薄卷方式的案卷，必須用軟卷皮，幾卷再裝入硬卷皮(盒)內(nèi)。6.2.12擬寫案卷標(biāo)題。要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱(文種)。除會(huì)議文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××來往文書”;除了非訴訟案件材料外，不得用“×××案件”。6.3歸檔驗(yàn)收文書立卷部門整理好案卷，學(xué)校檔案部門派人檢查合格后，填寫移交目錄，在次年六月份以前，雙方履行簽字蓋章手續(xù)，辦理移交，并各執(zhí)一份存查。7.1黨、政檔案的管理7.1分類編號(hào)7.1.1按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》分類標(biāo)引，給出檢索分類號(hào)。7.1.2根據(jù)學(xué)校黨、政檔案的內(nèi)容特點(diǎn)和形成規(guī)律，編制用于檔號(hào)的二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表。7.1.3黨群(行政)類檔案檔號(hào)=年度號(hào)十黨、政檔案分類號(hào)十案卷號(hào)其模式如下:19××—DQO0—l～n案卷號(hào)黨、政類檔案二級(jí)類目代號(hào)分類號(hào)黨、政類檔案一級(jí)類目代號(hào)年度號(hào)案卷號(hào)按最下位類目流水。年度用自然年度。7.2編目7.2.1檔案部門對(duì)接收的案卷的卷脊檔號(hào)欄書寫檔號(hào)，也可以貼上注有檔號(hào)的標(biāo)簽。標(biāo)簽下沿的位置距案卷脊背底邊40毫米處。7.2.2按分類原則編制黨、政檔案案卷目錄。7.2.3依據(jù)GB3972.5一85《檔案著錄規(guī)則》，對(duì)每個(gè)案卷進(jìn)行填寫案卷級(jí)和文件級(jí)著錄標(biāo)引卡片，作為手工檢索和計(jì)算機(jī)采集卡使用。為了方便調(diào)閱檔案，應(yīng)編制全引目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄卡片作為檢索工具。7.2.4及時(shí)將著錄數(shù)據(jù)存貯到計(jì)算機(jī)中，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，并與學(xué)校信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。7.3排架、保管7.3.1將案卷按檔號(hào)順序在檔案柜內(nèi)依次自上而下，從左到右豎立排放。7.3.2與文件材料配套的特殊載體記錄的黨、政檔案，按《聲象載體檔案工作規(guī)范》的有關(guān)條款處理。7.3.3保管要求按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第9條執(zhí)行。7.4鑒定和銷毀按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第10條執(zhí)行。7.5統(tǒng)計(jì)按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第10條執(zhí)行。8.黨、政檔案的開發(fā)利用8.1閱覽8.1.1應(yīng)設(shè)檢索、閱覽室，改善閱覽條件并配置必要的復(fù)制設(shè)備，為利用者提供方便。8.1.2健全借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權(quán)限、期限、數(shù)量、手續(xù)等事項(xiàng)。8.1.3檔案查、借、歸還時(shí)，由利用者和檔案部門共同進(jìn)行清點(diǎn)檢查，并在檔案查閱或借閱登記簿上登記，借出檔案要從嚴(yán)掌握，要定期催還，需續(xù)借者，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)，對(duì)無故逾期不還者，應(yīng)停止其借閱。如果發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，區(qū)別不同情況，嚴(yán)肅處理。8.1.4對(duì)離校及離退休人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。8.2根據(jù)工作需要，編制配套的檢索工具和參考資料，檔案館(室)指南等。8.3對(duì)黨、政檔案進(jìn)行加工匯編工作，編制全宗介紹、年鑒、學(xué)校大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。8.4學(xué)校檔案部門應(yīng)根據(jù)社會(huì)和學(xué)校需要，在適當(dāng)時(shí)候通過展覽和新聞媒介公布一定數(shù)據(jù)的檔案資料。8.5古老、珍貴的檔案，應(yīng)備有縮微或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。8.6已建館的學(xué)校，對(duì)館藏檔案從形成之日起滿三十年的，除未解密和需要控制的部分外，均應(yīng)按國家規(guī)定，報(bào)分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，分期分批向社會(huì)開放。8.6.1對(duì)開放的檔案，應(yīng)認(rèn)真審查內(nèi)容，嚴(yán)格區(qū)分開放與控制使用的界限;8.6.2利用開放檔案，對(duì)國內(nèi)利用者與臺(tái)、港、澳同胞及外國人應(yīng)有不同的要求;8.6.3開放黨、政檔案，應(yīng)另行編制開放檔案目錄和檢索工具，供利用者檢索。8.7各校要結(jié)合本校管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，創(chuàng)造條件，逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的檢索、匯編，提高開發(fā)利用檔案的能力9.黨、政檔案工作崗位責(zé)任制9.1分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)9.1.1組織全校性的宣傳、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng);9.1.2加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，并列入學(xué)校議事日程，督促分管部門按上級(jí)和學(xué)校檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。9.1.3關(guān)心檔案工作和檔案館(室)的建設(shè)與發(fā)展，從人力、財(cái)力、物力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，逐步改善工作條件，使檔案工作與學(xué)校的各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。9.2分管檔案工作的各處、系(含副處級(jí))部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé);9.2.1組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本單位的議事日程，每季度或每學(xué)期研究一次檔案工作;9.2.2加強(qiáng)與學(xué)校檔案部門聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量;做好文秘工作人員和專(兼)職檔案人員的工作，提出具體要求并幫助他們解決工作中的實(shí)際困難。9.3各立卷部門專(兼)職檔案干部職責(zé)9.3.1堅(jiān)持平時(shí)立卷，根據(jù)本部門(單位)不同種類文件材料形成的特征，制定其案卷類目，合理分類存放，便于利用和立卷歸檔;

9.3.2負(fù)責(zé)本部門(單位)文件材料的形成、積累、保管和整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);9.3.3歸檔案卷做到組卷合理，編寫頁號(hào)準(zhǔn)確，案卷目錄填寫清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要;9.3.4主動(dòng)接受檔案館(室)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查;按規(guī)定時(shí)間向檔案部門歸檔;9.3.5積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平;9.3.6注意文件材料的安全和保密工作。9.4學(xué)校檔案部門負(fù)責(zé)人職責(zé)9.4.1負(fù)責(zé)制定黨、政檔案的工作計(jì)劃、規(guī)劃，進(jìn)行季、學(xué)期、年度的本室工作總結(jié)，擬制(修訂)業(yè)務(wù)工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，并認(rèn)真地組織實(shí)施，9.4.2對(duì)本室人員進(jìn)行合理分工，隨時(shí)掌握工作情況，按計(jì)劃完成任務(wù);9.4.3組織本室人員參加政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，組織文書處理部門專(兼)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn);9.4.4負(fù)責(zé)接待、處理有關(guān)單位和群眾的來訪、來涵、負(fù)責(zé)有關(guān)黨、政檔案業(yè)務(wù)工作對(duì)外聯(lián)系;9.4.5調(diào)查了解本校黨、政檔案工作情況，并就黨、政檔案的改革等有關(guān)問題，提出意見和建議;9.4.6完成館和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事宜。9.5黨、政檔案管理人員職責(zé)9.5.1根據(jù)國家和學(xué)校有關(guān)檔案工作的政策和法規(guī)，制定本單位的黨、政檔案工作的各項(xiàng)管理制度;9.5.2指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、協(xié)助文書立卷人員做好文件材料的形成、積累和整理歸檔工作;9.5.3對(duì)接收入庫的黨、政檔案進(jìn)行分類、整理、編制多種檢索工具，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作及社會(huì)利用檔案史料服務(wù);9.5.4貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于保守黨和國家機(jī)密的規(guī)定，維護(hù)涉密檔案的安全。9.5.5做好“八防”工作，確保檔案材料完整、安全；9.5.6對(duì)保存的黨、政檔案數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。附件一高等學(xué)校黨群類檔案歸檔范圍和保管期限表DQll黨務(wù)綜合序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)黨組織有關(guān)黨的建設(shè)的文件材料(如文件是針對(duì)本校的，則永久保存)長(zhǎng)期2本校黨代會(huì)文件材料(1)大會(huì)計(jì)劃、通知、工作報(bào)告、議程、決議、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、照片、錄音、大會(huì)主席團(tuán)、秘書長(zhǎng)和代表、列席代表名單;候選人登記表和情況介紹，大會(huì)選舉永久辦法，選舉結(jié)果和上級(jí)批復(fù)等。(2)提案及辦理情況；會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議情況、反映記錄、小組會(huì)議記錄等 長(zhǎng)期(3)參考文件;工作人員名單;工作證;代表證、列席證及選票式樣 短期3本校黨委會(huì)、常委、黨委擴(kuò)大會(huì)、書記校長(zhǎng)碰頭會(huì)、總支書記會(huì)、黨委中心組會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議及會(huì)議討論的文件 永久4黨委工作計(jì)劃、報(bào)告(包括調(diào)查報(bào)告)、總結(jié)(包括經(jīng)驗(yàn)總結(jié)) 永久黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報(bào)和通知 永久以黨委名義召開的工作會(huì)議材料 永久校黨委和上級(jí)黨委調(diào)研、檢查、巡視學(xué)校工作形成的文件材料 永久黨委負(fù)責(zé)同志在校內(nèi)的重要講話稿和參加上級(jí)召開會(huì)議發(fā)言稿 永久9黨委工作簡(jiǎn)報(bào) 永久10黨委大事記 永久11黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模永久12黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計(jì)材料 永久13黨委各部、委、各總支報(bào)黨委的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示及批復(fù) 長(zhǎng)期14黨委保密、秘書工作的有關(guān)文件 長(zhǎng)期15重要的群眾來信來訪及處理材料 長(zhǎng)期16黨委與有關(guān)機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件 長(zhǎng)期17分黨委、總支直屬支部工作計(jì)劃、總結(jié)、重要報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹、調(diào)查材料、會(huì)議記錄和統(tǒng)計(jì)表 長(zhǎng)期18分黨委、總支、直屬支部建黨工作及有關(guān)材料 長(zhǎng)期19分黨委、總支、直屬支部人員獎(jiǎng)勵(lì)及有關(guān)材料 長(zhǎng)期DQ12紀(jì)檢序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)紀(jì)委關(guān)于紀(jì)檢工作的文件 長(zhǎng)期2紀(jì)委工作規(guī)章制度 長(zhǎng)期3紀(jì)委工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計(jì) 永久4校紀(jì)委會(huì)議記錄 長(zhǎng)期5黨員處分、復(fù)查資料 長(zhǎng)期6群眾來信來訪及處理意見 短期DQl3組織序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)關(guān)于組織工作的指示、決定、通知簡(jiǎn)報(bào) 長(zhǎng)期2本校組織工作計(jì)劃、總結(jié)、決定、報(bào)告、調(diào)查材料 長(zhǎng)久3本校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、變動(dòng)的報(bào)告及決定、批復(fù)、通知 永久4落實(shí)政策的有關(guān)材料 長(zhǎng)期5副處級(jí)以上干部任免、調(diào)動(dòng)和離休報(bào)告、決定、批復(fù)、通知等(包括上級(jí)批準(zhǔn)的，要附任免呈報(bào)表) 永久 6副處級(jí)以上干部名冊(cè) 永久7總支、支部改選報(bào)告、審批材料 長(zhǎng)期8各總支、支部委員名冊(cè) 長(zhǎng)期9黨員名冊(cè) 長(zhǎng)期關(guān)于吸收新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格，黨員退黨的文件材料 長(zhǎng)期11發(fā)展新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的名肋 長(zhǎng)期 DQl4宣傳教育序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)關(guān)于宣傳工作的文件 長(zhǎng)期2本校宣傳工作計(jì)劃、決定、報(bào)告、通知和總結(jié) 永久3教職工政治思想工作動(dòng)態(tài)及調(diào)查材料 長(zhǎng)期4理論學(xué)習(xí)的決定、通知、計(jì)劃、總結(jié) 長(zhǎng)期5反映本校重大活動(dòng)的剪報(bào)及圖表 永久6上級(jí)有關(guān)學(xué)生思想政治工作的文件 長(zhǎng)期7本校有關(guān)學(xué)生思想政治工作的決定、通知、條例 永久8學(xué)生工作部學(xué)生思想政治工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié) 永久9學(xué)生思想政治工作典型調(diào)查材料和統(tǒng)計(jì) 長(zhǎng)期10關(guān)于學(xué)生政治工作隊(duì)伍的選撥、管理文件 長(zhǎng)期11各系學(xué)生政治工作人員名單 長(zhǎng)期DQl5統(tǒng)戰(zhàn)序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件 長(zhǎng)期2本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計(jì)劃、決定、報(bào)告、通告和總結(jié) 永久3統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調(diào)查、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久4本校各級(jí)人大代表、政協(xié)委員名單(冊(cè))及審批材料 永久5臺(tái)、港、澳和僑務(wù)工作材料 長(zhǎng)期6各民主黨派成員和負(fù)責(zé)人名冊(cè)及有關(guān)材料 長(zhǎng)期7統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會(huì)議記錄 長(zhǎng)期DQl6工會(huì)序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)工會(huì)工作的文件 長(zhǎng)期2工會(huì)工作計(jì)劃、報(bào)告、決定、重要通知、總結(jié)、統(tǒng)計(jì) 永久會(huì)員代表大會(huì)的有關(guān)文件(通知、名單、報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言等文件） 長(zhǎng)期4表彰工會(huì)先進(jìn)集體個(gè)人的材料、名單 長(zhǎng)期5處分會(huì)員的有關(guān)材料 長(zhǎng)期6工會(huì)委員會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要 短期7基層工會(huì)干部名冊(cè) 長(zhǎng)期8會(huì)員名冊(cè) 長(zhǎng)期9婦女工作材料 長(zhǎng)期10家屬工作材料 長(zhǎng)期DQl7團(tuán)委序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)關(guān)于團(tuán)的工作文件 長(zhǎng)期本校團(tuán)代會(huì)文件(通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言和大會(huì)通過的文件) 永久本校學(xué)代會(huì)文件(通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng) 導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言和文件） 永久4團(tuán)委工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)及規(guī)章制度 永久5團(tuán)委工作典型調(diào)查材料、優(yōu)秀團(tuán)員的材料 長(zhǎng)期6表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)團(tuán)支部、優(yōu)秀團(tuán)員的材料 長(zhǎng)期7處分團(tuán)員的材料及復(fù)查材料 長(zhǎng)期8批準(zhǔn)入團(tuán)、離團(tuán)材料及名單 長(zhǎng)期9團(tuán)干部名單 長(zhǎng)期10團(tuán)員名冊(cè) 長(zhǎng)期11團(tuán)委會(huì)議記錄 長(zhǎng)期12學(xué)生會(huì)文件、材料 長(zhǎng)期13本校學(xué)生組織參與的各種學(xué)會(huì)、社團(tuán)的有關(guān)材料 長(zhǎng)期14各分團(tuán)委的有關(guān)材料 長(zhǎng)期15研究生會(huì)的有關(guān)材料 長(zhǎng)期16團(tuán)委牽頭進(jìn)行的重大活動(dòng)的有關(guān)材料 長(zhǎng)期17社團(tuán)活動(dòng)、勤工儉學(xué)、社會(huì)實(shí)踐有關(guān)材料 長(zhǎng)期 附件二高等學(xué)校行政類檔案歸檔范圍和保管期限表XZll行政綜合序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)高校行政管理的綜合性文件 長(zhǎng)期2全校性的規(guī)章制度 永久3學(xué)校年度、學(xué)期工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié) 永久4校長(zhǎng)辦公會(huì)、校長(zhǎng)書記碰頭會(huì)議記錄、紀(jì)要 永久5校務(wù)委員會(huì)委員名單、會(huì)議記錄、紀(jì)要 永久6全校性的工作會(huì)議、座談會(huì)文件 長(zhǎng)期7校領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上的重要講話和參加校外會(huì)議發(fā)言稿 長(zhǎng)期8本校教育事業(yè)規(guī)劃、計(jì)劃及上級(jí)批復(fù) 永久9學(xué)校評(píng)估材料 永久10教職工代表大會(huì)文件材料 長(zhǎng)期11本校向上級(jí)的請(qǐng)示及其批復(fù) 永久或長(zhǎng)期12本校各單位的請(qǐng)示及學(xué)校的批復(fù)(分類立卷) 長(zhǎng)期13有關(guān)全校性工作的調(diào)查材料和經(jīng)驗(yàn)總結(jié) 永久14學(xué)年報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì) 永久15啟用印章的文件及印模 永久16本校歷史沿革、情況介紹 永久17本校大事記、簡(jiǎn)報(bào)、信息、動(dòng)態(tài)等 永久18校史工作材料 永久19校友工作材料 長(zhǎng)期20校慶工作材料 長(zhǎng)期 21群眾來信來訪文件材料 長(zhǎng)期22普選工作材料 短期23上級(jí)有關(guān)與本院、所、中心的來文 長(zhǎng)期24院、系、所、中心會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào) 長(zhǎng)期25院、系、所、中心工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告 長(zhǎng)期26院、系、所、中心開展各種學(xué)術(shù)活動(dòng)的文件 長(zhǎng)期27院、系、所、中心與國內(nèi)單位協(xié)作的材料 長(zhǎng)期28院、系、所、中心統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要資料 長(zhǎng)期XZl2人事序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)人事工作的文件 長(zhǎng)期2本校人事工作的規(guī)章制度 長(zhǎng)期3人事工作計(jì)劃、報(bào)告總結(jié)、調(diào)查材料、會(huì)議記錄 永久4關(guān)于機(jī)構(gòu)、編制規(guī)劃、計(jì)劃報(bào)告及上級(jí)批復(fù) 永久5關(guān)于校內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置、變化的文件材料 永久6人事處權(quán)限內(nèi)的干部任免文件及名冊(cè) 永久7表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體、先進(jìn)教職工的材料 長(zhǎng)期8處分教職工的材料和復(fù)查、撤銷處分的材料 長(zhǎng)期9教職工動(dòng)態(tài)月報(bào) 長(zhǎng)期10師資培養(yǎng)、管理工作計(jì)劃、規(guī)定、總結(jié) 永久11教師進(jìn)修計(jì)劃、安排、總結(jié) 長(zhǎng)期12教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況 長(zhǎng)期13教師業(yè)務(wù)考核材料 長(zhǎng)期14人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久15教職工名冊(cè)(分單位的總冊(cè)、分類名冊(cè))登記表 永久16教研室、研究室正副主任名冊(cè) 長(zhǎng)期17教職工評(píng)定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料及上級(jí)批復(fù)(按類立卷，要求附審批表) 長(zhǎng)期18教職工工資調(diào)整材料、名冊(cè) 長(zhǎng)期19教職工轉(zhuǎn)正定級(jí)材料 長(zhǎng)期20教職工校內(nèi)調(diào)動(dòng)材料 長(zhǎng)期教職工的錄用、調(diào)入的有關(guān)材料(包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信) 長(zhǎng)期22教職工調(diào)出的有關(guān)材料(包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根) 長(zhǎng)期23教職工援外和支援邊遠(yuǎn)地區(qū)材料 短期24教職工退職、離職和出國的有關(guān)材料 長(zhǎng)期25教職工離休、退休及有關(guān)榮譽(yù)證書授予工作的材料 長(zhǎng)期26教職工退休后重新工作的材料 長(zhǎng)期27教職工福利工作 長(zhǎng)期28教職工商調(diào)函件 長(zhǎng)期29使用臨時(shí)工有關(guān)材料 長(zhǎng)期30人民來信來訪材料 長(zhǎng)期XZl3監(jiān)察、審計(jì)序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)監(jiān)察、審計(jì)工作的文件 長(zhǎng)期2本校監(jiān)察、審計(jì)工作方面的規(guī)章制度 長(zhǎng)期3監(jiān)察、審計(jì)工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告 長(zhǎng)期4監(jiān)察、審計(jì)工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表 長(zhǎng)期 XZl4武裝、保衛(wèi)序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)公安保衛(wèi)工作的文件 長(zhǎng)期2本校公安保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度 長(zhǎng)期3本校公安保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久4本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上級(jí)的批復(fù)、判決書 長(zhǎng)期5本校師生員工案件的平反、復(fù)查處理結(jié)論及上級(jí)的批復(fù) 長(zhǎng)期6要害部門的公安保衛(wèi)、消防工作 長(zhǎng)期7保衛(wèi)工作簡(jiǎn)報(bào) 長(zhǎng)期8上級(jí)有關(guān)武裝、人防、民兵軍訓(xùn)工作的文件 長(zhǎng)期9本校武裝部職責(zé)范圍內(nèi)的規(guī)章制度 長(zhǎng)期10武裝部工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告 長(zhǎng)期11武裝部工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表 長(zhǎng)期12復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、退伍軍人、軍烈屬名冊(cè)和登記表(卡) 長(zhǎng)期XZl5總務(wù)序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)總務(wù)工作的文件 短期2本校總務(wù)處及各科規(guī)章制度 長(zhǎng)期3本?？倓?wù)工作計(jì)劃、報(bào)告、調(diào)查材料 長(zhǎng)期4房屋管理、調(diào)配使用、轉(zhuǎn)移等的規(guī)定、總結(jié) 長(zhǎng)期5防震、防汛、三廢治理工作的文件材料 長(zhǎng)期愛國衛(wèi)生、公費(fèi)醫(yī)療、保健工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、通知等文件 長(zhǎng)期7師生員工健康狀況調(diào)查材料及統(tǒng)計(jì)表 永久 8本校計(jì)劃生育工作文件及領(lǐng)取獨(dú)生子女證名冊(cè) 長(zhǎng)期9車輛工作的有關(guān)文件材料 短期10伙食工作的有關(guān)材料 短期11校園綠化工作的有關(guān)材料 短期XZl6檔案、圖書、文博序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)有關(guān)檔案、圖書、博物工作的文件 長(zhǎng)期2檔案、圖書、文博規(guī)章制度 長(zhǎng)期3檔案、圖書、文博工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié) 長(zhǎng)期4檔案、圖書、文博概況、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、統(tǒng)計(jì)及統(tǒng)計(jì)年報(bào) 永久5檔案、圖書、文博部門與校外交流的有關(guān)材料 長(zhǎng)期6檔案館指南、全宗介紹 永久 附件三高等學(xué)校黨群類檔案二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表DQ 11黨務(wù)綜合分黨委、總支、直屬支部綜合材料入此12紀(jì)檢

13組織14宣傳教育學(xué)生思想政治工作入此15統(tǒng)戰(zhàn)民主黨派材料入此16工會(huì)婦女工作入此17團(tuán)委學(xué)生社團(tuán)材料入此附件四高等學(xué)校行政類檔案二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表XZ11行政綜合學(xué)校評(píng)估、教代會(huì)、校史和院、系、所等單位綜合材料入此12人事師資工作材料入此13監(jiān)察、審計(jì)14武裝、保衛(wèi)15總務(wù)16檔案、圖書、文博 二、高等學(xué)校教學(xué)類檔案工作規(guī)范1.引言1.1為了加強(qiáng)教學(xué)類檔案(以下簡(jiǎn)稱教學(xué)檔案)工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在學(xué)校教育管理，教學(xué)活動(dòng)，教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和

科學(xué)管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，并為今后考核教學(xué)檔案工作提供依據(jù)，特制訂本規(guī)范。1.2本規(guī)范依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，國務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，國家教委、國家檔案局教辦字(87)16號(hào)文件、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章結(jié)合高校實(shí)際擬訂。2.主題內(nèi)容本規(guī)范規(guī)定了教學(xué)檔案工作的基本原則，歸檔范圍的確定，文件材料的部門立卷和歸檔流程，教學(xué)檔案的管理，開發(fā)利用的主要內(nèi)容和方法，各級(jí)崗位責(zé)任制，歸檔范圍與保管期限表，二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表以及表格、裝具的規(guī)格式樣等。3.引用標(biāo)淮GB3792.5一85《檔案著錄規(guī)則》《文書檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》GB9705一88《文書檔案案卷格式》GB/T11822一89《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》4.教學(xué)檔案工作的基本原則4.1凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案。4.2教學(xué)檔案是衡量院校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是高等學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)。4.3教學(xué)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。規(guī)模大的學(xué)校，對(duì)教學(xué)檔案中的少數(shù)不屬永久保存的類目，如本科生畢業(yè)論文，實(shí)習(xí)報(bào)告等可由系保存，學(xué)校檔案部門只按一定的比例擇優(yōu)接收。4.4教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，應(yīng)實(shí)行“三納入”、“四同步”，即納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步;檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步;評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步;畢業(yè)分配、上報(bào)評(píng)審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。4.5各教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確一名分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和配備相應(yīng)專(兼)職檔案干部，統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學(xué)文件材料，并按期向?qū)W校檔案部門辦理移交。4.6努力實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，分散管理向集中統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變，手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，逐步參與教學(xué)管理，成為教學(xué)管理和教改的參謀部門，成為教學(xué)業(yè)務(wù)工作的信息咨詢部門之一。4.7逐步建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，并納入全校信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。4.8要把教學(xué)檔案工作列入本校教育發(fā)展計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備和人員配備等方面給予保證，每年從教學(xué)經(jīng)費(fèi)中給予教學(xué)檔案工作適當(dāng)資助。5．教學(xué)檔案歸檔范圍的確定5.1確定的原則5.1.1歸檔的教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的文件材料，必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。5.1.2歸檔的教學(xué)文件材料，必須反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。5.1.3歸檔的教學(xué)文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的成套性特點(diǎn)。5.2歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)5.2.1歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位工作、畢業(yè)生工作、教材等方面，具體范圍見附件一。5.2.2歸檔的重點(diǎn)是本校在教學(xué)工作，特別是教學(xué)實(shí)踐各個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)中形成的不同載體的文件材料。5.3不歸檔的文件材料5.3.1上級(jí)有關(guān)教學(xué)的普發(fā)的(非專指高校)、不辦的文件;5.3.2上級(jí)有關(guān)教學(xué)的未定稿的文件;5.3.3重份文件;5.3.4無查考利用價(jià)值的事務(wù)性臨時(shí)性文件;5.3.5非隸屬單位抄送的不需辦理、也無參考價(jià)值的文件;5.3.6校內(nèi)其他單位發(fā)來的文件;5.3.7與校外單位交換來的材料;以上不歸檔材料如認(rèn)為必要，也可自行作資料暫存。6．教學(xué)文件材料的部門立卷與歸檔流程

6.1形成與積累6.1.1每年新學(xué)年開始后，由分管檔案工作的校(院)長(zhǎng)向各系、處部署新學(xué)年工作時(shí)，同時(shí)向系(處)辦公室主任、教學(xué)秘書布置形成積累教學(xué)文件材料的任務(wù)。6.1.2教務(wù)部門會(huì)同檔案部門向各系(處)發(fā)放各種教學(xué)文件材料表格，學(xué)籍登記表(卡)，積累用卷宗(袋)等。6.1.3系(處)兼職檔案員按文件材料分類表分別積累教學(xué)文件材料，并定期進(jìn)行整理。6．1．4檔案館(室)隨時(shí)了解、督促、檢查、指導(dǎo)專(兼)職檔案員做好文件材料的積累工作。6.1.5歸檔的教學(xué)文件材料必須字跡工整，格式統(tǒng)一，簽字手續(xù)完備。6.1.6教學(xué)檔案管理文件一般歸檔一份，重要的教學(xué)文件(研究生論文、專著、優(yōu)秀教材等)除原稿外，各校根據(jù)實(shí)際情況，酌加副本。6.2整理組卷6.2.1堅(jiān)持由教學(xué)文件材料形成部門立卷歸檔的原則，由各系所或教學(xué)管理部門的專(兼)職檔案員負(fù)責(zé)將積累的文件材料向檔案部門歸檔。6.2.2根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的原則進(jìn)行組卷。原則上相同內(nèi)容的文件材料組成一卷便于利用，同一內(nèi)容的文件材料數(shù)量多時(shí)可分別組成若干卷，每卷不超過200頁。也可以根據(jù)文件材料的內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)問題單一，文件較少者按不同內(nèi)容分別組成薄卷。6.2.3在不影響卷內(nèi)文件自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系的前提下，同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列。6.2.4卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前、附件在后;印件在前，定稿在后;批復(fù)在前，請(qǐng)示在后的要求排列。6.2.5卷內(nèi)材料一律拆掉金屬物，分別用線裝訂，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。6.2.6凡是文件材料未注明標(biāo)題的應(yīng)加制封面，注明題名、責(zé)任者、時(shí)間。6.2.7各種材料大小均為16開，圖件按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式，圖名、圖簽折在外面。文中密不可分的插圖、照片應(yīng)貼入文字材料內(nèi);附圖冊(cè)、表冊(cè)、照片應(yīng)貼上標(biāo)簽，填寫件號(hào)及檔號(hào)附在文字材料之后共同組成保管單位。其他載體材料可專柜保管，但需填寫與文字材料卷一致的檔號(hào)。6.2.9透明圖紙用縫紉機(jī)打圖邊，并貼上標(biāo)簽，填寫張?zhí)柤芭c文字報(bào)告一致的檔號(hào)。6.2.10按順序編排頁號(hào)，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁號(hào)，頁號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的下角。不裝訂的以件為單位者，應(yīng)在右上角加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件號(hào)的戳記，并逐項(xiàng)填寫。6.2.11填寫卷內(nèi)目錄及備考表。6.2.12凡教師業(yè)務(wù)檔案中規(guī)定的內(nèi)容已分別歸入其他類檔案的，如專著、論文已歸入出版類，科研成果已歸入科研類，應(yīng)在卷內(nèi)目錄中注明相應(yīng)類目的檔號(hào)。6.2.13文件形成部門提出每個(gè)案卷的密級(jí)并會(huì)同檔案館(室)確定。6.2.14填寫案卷封面各欄目，標(biāo)題要簡(jiǎn)短、準(zhǔn)確。6.3歸檔驗(yàn)收6.3.1由歸檔人員填寫歸檔說明書，說明書放在第一卷卷內(nèi)目錄之前。6.3.2移交檔案時(shí)交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全、排列、書寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切，凡不符合規(guī)定要求者，接收人應(yīng)拒絕接收，并限期改正補(bǔ)交。6.3.3移交時(shí)填寫移交目錄。移交目錄一式兩份，雙方各執(zhí)一份。6.3.4教學(xué)綜合管理文件次年6月底前歸檔，其他各類材料完成一個(gè)培養(yǎng)周期(即一屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè))當(dāng)年寒假前一次性歸檔。教學(xué)檔案的管理7.1分類編號(hào)7.1.1按《中國檔案分類法一一教育檔案分類表》進(jìn)行分類標(biāo)引，給出檢索分類號(hào)。7.1.2根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，編制用于組成檔號(hào)的二級(jí)類目代號(hào)簡(jiǎn)表。7.1.3教學(xué)類檔案檔號(hào)=年度號(hào)十教學(xué)檔案分類號(hào)十案卷號(hào)模式如下:l9××一JXOO一l～n案卷號(hào)教學(xué)類檔案二級(jí)類目代號(hào)分類號(hào)教學(xué)類檔案一級(jí)類目代號(hào)年度號(hào)案卷號(hào)按最下位類目流水。屬于教學(xué)管理內(nèi)容的采用自然年度。其余可采用教學(xué)年度。涉及學(xué)籍間題的，可采用入學(xué)時(shí)的年度（“級(jí)”）。7.2編目7.2.1每卷檔案脊背上填寫檔號(hào)，也可另行貼上注有檔號(hào)的標(biāo)簽，標(biāo)簽下沿的位置距離底邊40毫米處。7.2.2按照GB3972.5一85《檔案著錄規(guī)則》，編制教學(xué)類檔案案卷級(jí)、文件級(jí)著錄卡，作為手工檢索卡和計(jì)算機(jī)采集卡使用。7.2.3登錄教學(xué)檔案目錄，按檔號(hào)順序，以案卷為對(duì)象填寫。7.2.4編制各種分類目錄和專題目錄，積累到一定程度后，打印匯編出版。7.2.5有條件的單位將編制的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)與本系統(tǒng)的信息庫聯(lián)網(wǎng)。7.3排架、保管7.3.1按檔號(hào)順序排架。7.3.2保管要求按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第9條執(zhí)行。7.3.3與文件材料配套的特殊載體記錄的教學(xué)檔案，按《聲像載體檔案工作規(guī)范》有關(guān)條款處理。7.4鑒定和銷毀按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第10條執(zhí)行。7.5統(tǒng)計(jì)按《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第10條執(zhí)行。7.6檔案的補(bǔ)充與修改7.6.1各系、處隨時(shí)將收集到的教學(xué)文件材料經(jīng)整理后向檔案館(室)補(bǔ)充歸檔，檔案館(室)負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的人員應(yīng)及時(shí)將補(bǔ)充材料插入卷內(nèi)相應(yīng)的位置，并在卷內(nèi)目錄、帳本上補(bǔ)充填寫。