照片檔案管理規(guī)范

26三月2024照片檔案管理規(guī)范一、概念介紹1、照片檔案國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。2、芯頁用以固定照片或底片，并標(biāo)注說明的中性偏堿性紙質(zhì)載體，是照片冊、底片冊的組成單元。二、照片檔案管理現(xiàn)狀國家關(guān)于照片檔案的管理規(guī)范國家技術(shù)監(jiān)督局2002年批準(zhǔn)發(fā)布國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821-2002照片檔案存在的問題：1、收集不全。2、整理凌亂。3、裝具混亂。尤其是收集不全的問題特別突出：a材料不全b底片不全c照片說明不全三、照片檔案的作用1、歷史記錄的真實見證。2、維護(hù)單位利益的旁證。3、基建維修的依據(jù)。四、照片檔案的收集1、范圍(七個方面)a本單位各種重要工作會議的照片。b領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表、著名人物等參加本單位或本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動的照片。c本單位組織或參加的重要外事活動的照片。d記錄本單位或本地區(qū)重大事件(反映主要工作職能工作成果)、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片e本單位獲得各種榮譽的照片。f與其它載體檔案有密切聯(lián)系的照片。(文書檔案、基建檔案的補充)g其它具有保存價值的照片。2、歸檔時間a隨時歸檔（重大活動）b定期歸檔（平時活動）c階段性工作結(jié)束歸檔

3、歸檔要求：屬于收集與歸檔范圍的照片應(yīng)按照規(guī)定定期向檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員移交，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為己有。a底片、照片、說明三者齊全b底片與照片影像相符c注意畫面形象d有選擇性的歸檔e對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對無照片的底片應(yīng)制作照片。注意：主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。五、照片檔案的整理1、照片檔案的整理原則。

有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用的原則。照片檔案分為照片和底片兩大部分，底片應(yīng)單獨整理和存放，照片和說明一同整理和存放。2、照片的分類照片的分類應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問題分類，跨年度且不可分割的照片，也可按保管期限—問題—年度分類。分類方法要保持穩(wěn)定。3、照片的排列在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按問題結(jié)合時間。例：保管期限—年度—問題永久—2006年—河北省檔案工作會議(1-12)河北省重點工程檔案工作會議(13-25)例：保管期限—問題—年度永久--ⅩⅩ案件—2006年(1-10張)2007年(11-29張)4、照片檔案的編號A照片的編號照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼格式一：全宗號-保管期限代碼-冊號-張?zhí)柛袷蕉喝谔枴９芷谙薮a—張?zhí)朆底片的編號1)、與照片分別編號法（必須相互填寫互見號）2)、與照片合一編號法底片編號格式：全宗號—保管期限代碼—張?zhí)柸谔枺簷n案館給立檔單位編制的代碼保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對應(yīng)代表“永久、長期、短期”（照片檔案規(guī)范還未修改，建議采用數(shù)字代碼）

冊號：在保管期限內(nèi)照片冊的排列從“1”開始的順序編號張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)柺侵冈趦詢?nèi)的排列從“1”開始的順序編號。格式二中的張?zhí)柺侵冈诒９芷谙迌?nèi)照片的排列從“1”開始的順序編號照片編號舉例：格式一如：107-1-1-1(張家口市檔案局,永久，第1冊，第1張照片）107-1-2-1（張家口市檔案局，永久，第二冊，第1張照片）格式二如：107-1-1（張家口市檔案局，永久，第1張照片）107-2-1（張家口市檔案局，長期/30年，第1張照片）5、照片的入冊1）照片冊一般由297mmX210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜，有活頁式和定頁式兩種。2）應(yīng)按照分類、排列順序即照片號順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷撋?，組成照片冊。3）大幅照片的放置對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm。以豎直放置為宜。6、照片底片檔案的裝具式樣

照片檔案的案卷格式1、封面，芯頁，內(nèi)封面。2、內(nèi)封面的填寫。檔號、案卷題名、編制單位、編制時間、保管期限。7、單張照片說明的填寫說明格式題名：照片號：底片號：參見號：時間：攝影者：文字說明：說明的內(nèi)容題名：應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、地點、事由等要素盡可能齊全。照片號：107-1-1-1底片號：107-1-1參見號：文書檔案107-2007-Y-12

科技檔案G-J-21攝影者：一般寫個人必要時可加單位。攝影時間：用八位阿拉伯?dāng)?shù)字年月日，即19991025。文字說明：綜合運用事由、時間、地點、人物、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對題名未及內(nèi)容作出補充。8、大幅照片說明單張照片的說明，可根據(jù)照片固定位置，在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方書寫。大幅照片可另附紙書寫，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊內(nèi)編號，填寫單張照片說明，并注明存放位置對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中9、編組聯(lián)符號

組聯(lián)符號：同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片的左或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號組聯(lián)符號按組依次采用“①”、“②”…例：1--①、2--①、3--①（即前三張是第一組）、4、5（第4、5張為單張）、6--②、7--②、8--②（第6、7、8張照片為第二組）組聯(lián)符號不宜越冊

組合照片說明1）一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫組合照片說明，其單張照片說明可以從簡。2）組合照片說明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項。3）應(yīng)在組合照片說明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量4）組合照片說明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊所有照片之前。10、照片冊的背脊

上部貼四線格標(biāo)簽。

標(biāo)簽格式及填寫方法。案卷背脊粘貼標(biāo)簽。Addyourtitle11、卷內(nèi)目錄的填寫。照片號、照片題名、拍攝時間、頁號、底片號（可填光盤號）、備注。六、底片的整理詳見《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821-20021、底片可不分類。2、底片的組卷。3、底片按時間先后排列編號。4、底片芯頁。5、底片編號見第五部分七、數(shù)碼照片的管理1、確保數(shù)碼照片的真實性、完整性、有效性檔案工作人員要根據(jù)數(shù)碼照片檔案的特殊性，在收集、歸檔工作中堅持前端控制并參與指導(dǎo)，保證這一新型載體檔案的完整與安全。數(shù)碼照片形成部門要指定專人負(fù)責(zé)數(shù)碼照片檔案的管理。在每次拍攝工作完成后，三日內(nèi)將數(shù)碼相機(jī)存儲卡上的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存到本部門指定的專用計算機(jī)內(nèi)。通過篩選，對確定屬于歸檔范圍的數(shù)碼照片，進(jìn)行分類、整理、編號，并保存在特定文件夾或數(shù)據(jù)庫中。注意采集并保存在拍攝時由數(shù)碼相機(jī)自動生成的EIXF文件（照片元數(shù)據(jù)）。對數(shù)字照片進(jìn)行復(fù)制、遷移時，不應(yīng)將EIXF文件與數(shù)字照片相分離。2、數(shù)碼照片的收集整理數(shù)字圖像的歸檔可分兩步進(jìn)行，對實時歸檔的先做邏輯歸檔。然后再定期完成物理歸檔，刻錄到光盤平時存放在電腦硬盤中，設(shè)置相應(yīng)的目錄夾。歸檔時每一年度的數(shù)碼照片刻錄成一張光盤，給一個光盤順序號。每次活動設(shè)一子目錄，選幾張代表性的，沖印成照片做成照片檔案。對具有永久保存價值的數(shù)碼照片，歸檔時必須沖印或打印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。數(shù)碼照片分辨率最起碼要達(dá)到1280dpi*960dpi以上，采用光盤介質(zhì)bmp或jpg格式?！髅總€文件夾賦予一個文件名△文件夾名必須具有惟一性△以年度或項目代號作為文件夾名文件夾命名：例一2006年照片例二HC.621HC海滄大橋項目檔案，621工程科研實驗類?文件夾內(nèi)的每張照片要有簡單的文字說明?在文件夾內(nèi)添加“文本文檔”，在“文本文檔”內(nèi)填寫照片檔案總說明。利用MicrosoftofficePowerPoint軟件(幻燈片)將數(shù)碼相機(jī)拍攝的影像分類后創(chuàng)建和編輯成幻燈片，添加上相關(guān)事由、時間、地點、人物、等文字說明。然后再刻錄成光盤。此方法包含照片、文字說明，與實體照片檔案整理的排序一致。編輯的幻燈片能利用計算機(jī)實現(xiàn)快速檢索（只要在編輯工具欄—“查找內(nèi)容”項輸入關(guān)鍵詞就能找到所需的照片檔案）3、數(shù)碼照片的編號數(shù)碼照片檔案編號：文件夾內(nèi)每一張數(shù)碼照片按其排列順序編號。照片號格式為：全宗號—年度—保管期限代碼--張?zhí)柪?07-2007-Y-0008（張家口市檔案局2007年永久第8張照片）數(shù)碼照片做在照片檔案中時，在底片號一欄填寫：光盤號+目錄順序號+照片號。比如：GP.1.2-3其中GP指數(shù)碼照片刻錄成的光盤，1指某一年度，2指該年度中的第二次活動，比如職代會。--3是指照片號，該活動中的第三張照片。4、編制數(shù)碼照片目錄

編號填寫：光盤號+目錄號

標(biāo)題：即每一次活動的時間、人物、事件名稱5、光盤封面存儲數(shù)碼照片檔案的光盤盤面及包裝盒應(yīng)刻制或貼有識別光盤的統(tǒng)一規(guī)格的標(biāo)簽。編制光盤封面，填寫相關(guān)內(nèi)容說明(應(yīng)包括：全宗號、光盤號、套別、全宗名稱、形成時間、張數(shù)、制作單位、制作日期、保管期限、審核人、光盤種類等)光盤封面內(nèi)容與盤內(nèi)內(nèi)容要保持一致全宗號：同級檔案館給立檔單位編制的代號套別：用大寫英文字母A、B、C表示。A表示查閱利用；B表示封存保管；C表示異地保存全宗名稱：本單位全稱或規(guī)范性簡稱形成時間：光盤內(nèi)數(shù)碼照片檔案的起始年月和終止年月，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1～4位表示年