秘書(shū)需要具備的能力簡(jiǎn)述

本文格式為Word版下載后可任意編輯和復(fù)制第第頁(yè)秘書(shū)需要具備的能力簡(jiǎn)述秘書(shū)人員的專(zhuān)業(yè)力量，主要是指語(yǔ)言文字應(yīng)用力量、組織力量、推斷力量、應(yīng)變力量和社交力量。下面是我為您細(xì)心整理的秘書(shū)需要具備的力量簡(jiǎn)述。

篇一

力量：

(一)較高的文字水平

秘書(shū)人員工作中的一個(gè)重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎每天都要修改或草擬文稿。因此，秘書(shū)人員必需具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語(yǔ)法、修辭和規(guī)律學(xué)問(wèn)，還要把握肯定的寫(xiě)作規(guī)律。漢語(yǔ)詞語(yǔ)浩瀚，文體廣博，這為文字工作者供應(yīng)了良好的條件。但是，寫(xiě)作是一種綜合力量的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書(shū)人員加強(qiáng)寫(xiě)作實(shí)踐，嫻熟把握各類(lèi)公文的特點(diǎn)、寫(xiě)作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧，隨時(shí)留意積累資料，不斷提高寫(xiě)作水平。要留意文風(fēng)的改革，培育洗煉的文字表達(dá)力量。

(二)較強(qiáng)的組織力量

現(xiàn)代的秘書(shū)人員，既不是那種成天伏案看文件、寫(xiě)文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會(huì)“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡(jiǎn)潔勞動(dòng)者，而是具有肯定的組織和管理力量的人才。依據(jù)職責(zé)的要求，秘書(shū)人員常常要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類(lèi)活動(dòng)，假如缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理力量，就無(wú)法把工作搞好。對(duì)此，秘書(shū)人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平常多接觸一些詳細(xì)事物，到處留意他人和自己的上級(jí)是如何處理問(wèn)題的，不斷增加自己的閱歷和閱歷。另一方面要用系統(tǒng)的觀點(diǎn)，統(tǒng)籌支配工作。

(三)精確?????的推斷力量

皮貝克(美國(guó)人才代征聘專(zhuān)家)說(shuō)：“最重要的才能莫過(guò)于能作出正確的推斷，而這種特別才能將是電腦永久無(wú)法取代的?！睘榱藢?shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的指示，商務(wù)秘書(shū)必需正確領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。不論是日常的還是突然而來(lái)的工作，商務(wù)秘書(shū)必需從各個(gè)角度對(duì)問(wèn)題進(jìn)行思索和分析，盡快地作出推斷，精確?????無(wú)誤地應(yīng)付，或者當(dāng)機(jī)立斷地去做，不致消失失誤或漏洞。艾科卡(美國(guó)企業(yè)界的傳奇人物，美國(guó)克萊斯勒汽車(chē)公司總裁)說(shuō)過(guò)：“假如你已經(jīng)有了95%的資料，但想再取得其余的5%，卻還得花費(fèi)六個(gè)月。到了那時(shí)，市場(chǎng)行情已經(jīng)變了，你的資料也過(guò)時(shí)了。生活的全部要點(diǎn)就是：選擇時(shí)機(jī)。”可見(jiàn)在如今的“商戰(zhàn)”中，商務(wù)秘書(shū)成熟靈敏的推斷力更為重要。

(四)靈敏的應(yīng)變力量

秘書(shū)的一個(gè)主要職責(zé)就是為上司供應(yīng)事務(wù)性的服務(wù)，削減外界一般性事物對(duì)上司的干擾，這需要秘書(shū)的隨機(jī)應(yīng)變。在一些正式或非正式場(chǎng)合中，秘書(shū)是上司的代表和發(fā)言人，這要求秘書(shū)默契地協(xié)作上司，幫上司打圓場(chǎng)，為領(lǐng)導(dǎo)樹(shù)立良好的形象和營(yíng)造豐富有價(jià)值的人脈關(guān)系。在面對(duì)一些緊急狀況時(shí)，有良好的應(yīng)變力量并能在短時(shí)間內(nèi)做出處理方案，這也是秘書(shū)要具備的特別重要的力量之一。

(五)廣泛的社交力量

當(dāng)前，社會(huì)交往已成為社會(huì)各階層的一項(xiàng)“熱門(mén)”活動(dòng)。社交對(duì)于秘書(shū)人員來(lái)說(shuō)同樣重要。首先，社交可以開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)學(xué)問(wèn)。在廣泛的社交中，可以博采眾長(zhǎng)，學(xué)習(xí)各方面的學(xué)問(wèn)以豐富自己。學(xué)問(wèn)出才智，智是謀之本，這樣在實(shí)際工作中就能更好地發(fā)揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的幫助。秘書(shū)人員辦理公務(wù)，聯(lián)系事務(wù)，自然是“公事公辦”但社交可以關(guān)心選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。

(六)把握外語(yǔ)的力量

隨著市場(chǎng)國(guó)際化的進(jìn)展和企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，越來(lái)越多的管理者要到國(guó)外進(jìn)行投資、經(jīng)濟(jì)管理或進(jìn)行國(guó)際貿(mào)易交際、商務(wù)談判，簽訂合同等，這就要求商務(wù)秘書(shū)具備肯定的外語(yǔ)力量。現(xiàn)在即使是沒(méi)有涉外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的企業(yè)，也要求商務(wù)秘書(shū)人員把握1一2門(mén)外語(yǔ)，能夠利用外語(yǔ)閱讀或查閱資料，并嫻熟把握外語(yǔ)會(huì)話(huà)、寫(xiě)作的力量。

(七)計(jì)算機(jī)操作力量

美國(guó)在線公司總裁史蒂夫，凱斯說(shuō)：“當(dāng)多數(shù)人上網(wǎng)時(shí)，這會(huì)以前所未有的方式讓人把握主動(dòng)權(quán)。他們隨時(shí)都能獲得有關(guān)他們關(guān)懷問(wèn)題的信息，這會(huì)在一個(gè)比較完善的市場(chǎng)為他們供應(yīng)比較完善的信息?！鄙虅?wù)秘書(shū)需要閱讀、收集大量信息，或進(jìn)行日常事務(wù)處理，或進(jìn)行簡(jiǎn)單的計(jì)算，都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)。利用網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)資源共享，快捷地了解世界經(jīng)濟(jì)進(jìn)展的現(xiàn)狀，節(jié)省人力和時(shí)間。隨著電子商務(wù)的興起和進(jìn)展，不斷提高計(jì)算機(jī)操作力量對(duì)商務(wù)秘書(shū)而言是大勢(shì)所趨。

(八)創(chuàng)新力量

創(chuàng)新力量也是21世紀(jì)檢驗(yàn)各類(lèi)人才素養(yǎng)凹凸的一個(gè)重要尺度。商務(wù)秘書(shū)的創(chuàng)新力量，是指制造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，為領(lǐng)導(dǎo)工作供應(yīng)最佳服務(wù)的力量。商務(wù)秘書(shū)參謀作用發(fā)揮如何，在很大程度上取決于其創(chuàng)新力量的強(qiáng)弱。美國(guó)學(xué)者、管理專(zhuān)家加里·哈梅爾曾說(shuō)：“嶄新的思想是為公司也為自己制造財(cái)寶的唯一途徑?！睕](méi)有創(chuàng)新的意識(shí)，沒(méi)有創(chuàng)新的思維，沒(méi)有創(chuàng)新的膽略，是不行能為領(lǐng)導(dǎo)決策供應(yīng)有價(jià)值的參謀建議的。

(九)運(yùn)用WTO規(guī)章的力量

WTO的核心是一整套進(jìn)行國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易往來(lái)的嬉戲規(guī)章體系，是一種崇尚公正、開(kāi)放、規(guī)范競(jìng)爭(zhēng)的規(guī)章網(wǎng)絡(luò)。中國(guó)加入WTO后，如何適應(yīng)新的嬉戲規(guī)章下的競(jìng)爭(zhēng)，并運(yùn)用這些規(guī)章參加競(jìng)爭(zhēng)，是必需首先解決的關(guān)鍵問(wèn)題。中國(guó)企業(yè)在這一方面的力量還很薄弱，龍永圖曾對(duì)此感慨地說(shuō)：“入世后我們最大的風(fēng)險(xiǎn)不是開(kāi)放，而是不熟識(shí)規(guī)章”。作為商務(wù)秘書(shū)，應(yīng)清楚地了解加入WTO對(duì)本企業(yè)究竟面臨哪些機(jī)遇和挑戰(zhàn)，甚至游刃有余地運(yùn)用規(guī)章。在盡可能短的時(shí)間內(nèi)提高自身熟識(shí)規(guī)章、運(yùn)用規(guī)章的力量是使自己在競(jìng)爭(zhēng)中獲勝的法寶之一。

篇二

優(yōu)秀品質(zhì)：

一.禮貌

面對(duì)一個(gè)有教養(yǎng)的人,有禮貌是非常簡(jiǎn)單的事;但是彬彬有禮地接待一個(gè)非常粗魯?shù)娜藙t是一種職業(yè)技能,做秘書(shū)的常常遇到這種狀況。俗話(huà)說(shuō)秀才遇到兵,有禮說(shuō)不清。但職業(yè)要求秘書(shū)必需和各種各樣的人交往,因此,有禮貌地對(duì)待任何人就成了秘書(shū)職業(yè)品質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)。禮貌要得體而不做作,只有溫柔和善才是真正的禮貌。

二.分寸感

一名好秘書(shū)可以從以下三方面把握分寸:

A.這樣為人處世有分寸:自信而不自負(fù);仔細(xì)而不較真;正直而不刻板;英勇而不魯莽。

做秘書(shū)的確不能事事較真,但肯定要真誠(chéng),處理各種人際關(guān)系,必需從長(zhǎng)計(jì)議,與人便利,與己便利。同在一個(gè)辦公室,搞好同事間的關(guān)系是特別重要的。關(guān)系融洽,心情就舒服,這不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康。

B.這樣說(shuō)話(huà)有分寸:坦蕩而不輕狂;贊美而不虛偽;活潑而不輕佻;自尊而不張揚(yáng)。

病從口入,禍從口出。因此,上班時(shí),盡量多做事少說(shuō)話(huà)。這樣做,可以避開(kāi)無(wú)聊時(shí)閑談別人的是非。即使在工作之外,也不要對(duì)同事評(píng)頭論足,誰(shuí)是誰(shuí)非,自己心中有數(shù)。

C.這樣辦事有分寸:謙和而不自卑;拒絕而不冷漠;機(jī)靈而不奸詐;實(shí)惠而不惟利。

三.虛心

虛心有三個(gè)好處:既能使你在別人心里感覺(jué)良好,又不會(huì)樹(shù)大招風(fēng),更能關(guān)心你提高自己在上司心中的價(jià)值。由于大部分老板都喜愛(ài)虛心和內(nèi)斂的秘書(shū)。我父親曾經(jīng)對(duì)我說(shuō)過(guò)一句話(huà),他說(shuō)做人肯定要低姿勢(shì);低姿勢(shì)不表示你就低人一等,只能說(shuō)明你更成熟、更才智。父親的這句話(huà)始終令我受益非淺。

四.自制

擅長(zhǎng)掌握自己的心情是一個(gè)人性格成熟的表現(xiàn),但并不是每個(gè)成熟的人都有很好的自制力。而秘書(shū)卻要每時(shí)每刻都能夠很好地掌握自己,而不應(yīng)當(dāng)是性情中人。我們常說(shuō)辦公室里有"六不"原則:不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨?？偠灾?急躁會(huì)影響人的推斷力,秘書(shū),切忌躁火攻心,失去理智。

五.敬業(yè)心

秘書(shū)的職業(yè)特點(diǎn),打算其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作綻開(kāi)活動(dòng),做到招之即來(lái),來(lái)之能干,在詳細(xì)緊急的工作中,腳踏實(shí)地,不計(jì)個(gè)人得失,有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

六責(zé)任感

責(zé)任分為兩種,明確的責(zé)任是你的職責(zé)范圍,不明確的責(zé)任是你主動(dòng)擔(dān)當(dāng)?shù)姆萃夤ぷ鳌Ｗ龊妹鞔_的工作,這是秘書(shū)的本份;做好不明確的工作,則會(huì)受人重用。一個(gè)好秘書(shū),肯定知道什么事情是重要的,哪些細(xì)節(jié)會(huì)給上司帶來(lái)關(guān)心,遇到突發(fā)性的意外大事,秘書(shū)應(yīng)鎮(zhèn)靜、從容地應(yīng)對(duì),變通地解決。責(zé)任感不僅在危難時(shí)候需要,在日常的細(xì)節(jié)上就能反映出來(lái)。大量日?，嵥榈呢?zé)任感才是對(duì)秘書(shū)品質(zhì)的考驗(yàn)。

篇三

文秘必學(xué)的日程會(huì)議流程常識(shí)

1.會(huì)議文件資料的立卷歸檔

1)會(huì)議文件的收集整理工作

(1)確定會(huì)議文件的收集范圍。

(2)選擇收集會(huì)議文件的渠道。

(3)運(yùn)用收集文件的不同方法。

2)會(huì)議文件的立卷歸檔

把會(huì)議過(guò)程中的一整套材料，包括通知、領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告和講話(huà)、會(huì)議記錄或紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議報(bào)道等，進(jìn)行分類(lèi)立卷歸檔。

2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作

(1)收款的方法和時(shí)機(jī)。有些會(huì)議要由與會(huì)代表向主辦方支付一些必要的費(fèi)用(如資料費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等)。

①應(yīng)在會(huì)議通知或預(yù)訂表格中具體注明收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。

②應(yīng)注明與會(huì)人員可采納的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。

③如用信用卡收費(fèi)，應(yīng)問(wèn)清姓名、卡號(hào)、有效期等。

④開(kāi)具發(fā)票的工作人員事先要與財(cái)務(wù)部門(mén)確定正確的收費(fèi)開(kāi)票程序，不能出任何差錯(cuò)。假如有些項(xiàng)目無(wú)法開(kāi)具正式發(fā)票時(shí)，應(yīng)與會(huì)議代表協(xié)商，開(kāi)具收據(jù)或證明。

(2)在訂購(gòu)各種設(shè)備和享受服務(wù)時(shí)，應(yīng)把握付款的方法和時(shí)間。

3.支配與會(huì)人員返程

案例

天地公司邀請(qǐng)全國(guó)的客戶(hù)到新疆烏魯木齊參與風(fēng)韻公司新開(kāi)發(fā)的系列化妝品的洽談?dòng)嗀洉?huì)。秘書(shū)初萌負(fù)責(zé)支配與會(huì)人員的返程工作，初萌想先解決簡(jiǎn)單預(yù)訂的近處與會(huì)者的車(chē)票問(wèn)題，再漸漸解決北京等遠(yuǎn)地難以解決的車(chē)票預(yù)訂問(wèn)題，而且她想當(dāng)然地認(rèn)為，只要為大家盡可能預(yù)訂火車(chē)硬臥票就行了。結(jié)果，部分代表因不能準(zhǔn)時(shí)拿到返程的車(chē)、機(jī)票而對(duì)主辦方非常不滿(mǎn)。有些代表拿到票后，又要求更換車(chē)票或退票，結(jié)果鬧得大家不歡而散，使洽談?dòng)嗀洉?huì)的工作成果大打折扣。

分析

會(huì)議結(jié)束并不意味著會(huì)議工作就結(jié)束了，有外部人員參與的會(huì)議應(yīng)依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短、外部與會(huì)人數(shù)多少等狀況及早支配好與會(huì)人員的返程事宜。做好與會(huì)人員的返程工作，主要包括以下兩點(diǎn)

1.提早做好與會(huì)者的票務(wù)登記預(yù)訂工作

(1)應(yīng)依據(jù)會(huì)期長(zhǎng)短、外地與會(huì)人數(shù)多少等實(shí)際狀況和人員的返程事宜，及早支配好外地與會(huì)者的行程。

(2)要事先了解外地與會(huì)人員對(duì)時(shí)間支配、交通工具的要求，敬重他們的意愿。

(3)一般狀況下，要按先遠(yuǎn)后近的次序支配返程機(jī)票、車(chē)票的預(yù)訂事宜，要把握交通工具的航班、車(chē)次等狀況，盡早與民航、鐵路、大路、港口等部門(mén)溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機(jī)、火車(chē)、汽車(chē)、輪船票。

(4)屆時(shí)應(yīng)編制與會(huì)者離開(kāi)的時(shí)間表，支配好送行車(chē)輛，派人將外地與會(huì)人員送到機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)支配有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會(huì)人員送行。

2.關(guān)心與會(huì)者提前做好返程預(yù)備

(1)提示與會(huì)者準(zhǔn)時(shí)歸還向主辦方或會(huì)議駐地單位借用的各種物品。

(2)提示與會(huì)者準(zhǔn)時(shí)與會(huì)務(wù)組結(jié)清各種賬目，開(kāi)好發(fā)票收據(jù)。

(3)關(guān)心與會(huì)者檢查、清退房間，避開(kāi)遺忘各種物品。

(4)預(yù)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

(5)關(guān)心部分與會(huì)者托運(yùn)大件物品。

4.會(huì)議總結(jié)

總結(jié)工作要以科學(xué)的績(jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)?？?jī)效考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)會(huì)議工作人員績(jī)效的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)的準(zhǔn)則，它應(yīng)具有完整性、協(xié)調(diào)性和比例性。

(1)會(huì)議工作總結(jié)要依