大型峰會(huì)會(huì)務(wù)服務(wù)項(xiàng)目整體服務(wù)設(shè)想

第一節(jié)會(huì)議服務(wù)整體設(shè)想 1一、目標(biāo) 1二、基本原則 2三、服務(wù)工作管理思路 2四、總體服務(wù)設(shè)想 5五、總體管理方式 6第二節(jié)項(xiàng)目管理模式策劃 9一、模式設(shè)計(jì)理念 9二、模式設(shè)計(jì)要素 10第三節(jié)項(xiàng)目重難點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施 11一、會(huì)務(wù)工作中的重點(diǎn) 12二、會(huì)務(wù)工作中的難點(diǎn) 13三、會(huì)務(wù)工作重難點(diǎn)的應(yīng)對(duì)措施 14第一節(jié)會(huì)議服務(wù)整體設(shè)想一、目標(biāo)伴隨會(huì)務(wù)管理專業(yè)化及會(huì)務(wù)服務(wù)公司需求多元化的發(fā)展趨勢(shì)，會(huì)議服務(wù)需求逐漸增多。公司通過發(fā)揮自己的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，深入挖掘會(huì)務(wù)服務(wù)需求，規(guī)范會(huì)務(wù)接待行為，統(tǒng)一會(huì)務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提高會(huì)務(wù)服務(wù)水平，為參會(huì)者創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境。二、基本原則（一）專業(yè)化：會(huì)務(wù)服務(wù)應(yīng)向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，以提高會(huì)務(wù)服務(wù)的質(zhì)量。（二）人性化：會(huì)務(wù)服務(wù)組織在提供相應(yīng)的服務(wù)時(shí)，應(yīng)以“以人為本”為出發(fā)點(diǎn)，為服務(wù)對(duì)象提供相應(yīng)的特色服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)。（三）信息化：會(huì)務(wù)服務(wù)組織應(yīng)充分利用信息技術(shù)，提升會(huì)務(wù)服務(wù)的效率和質(zhì)量。三、服務(wù)工作管理思路圍繞一個(gè)中心目標(biāo)不動(dòng)搖，抓住兩個(gè)工作重點(diǎn)不放松，貫徹三種管理方法為保障，堅(jiān)持四項(xiàng)服務(wù)原則創(chuàng)品牌。（一）圍繞一個(gè)中心目標(biāo)不動(dòng)搖一個(gè)中心目標(biāo)，即以采購(gòu)方作為我們所有服務(wù)工作圍繞的中心目標(biāo)。我們將緊緊圍繞這個(gè)中心目標(biāo)不動(dòng)搖，全心全意，全力以赴，以采購(gòu)方和會(huì)議參會(huì)者的滿意為我們各項(xiàng)工作的最大目標(biāo)和出發(fā)點(diǎn)，滿腔熱忱地做好各類會(huì)議的管理與服務(wù)工作。（二）抓住兩個(gè)工作重點(diǎn)不放松兩個(gè)工作重點(diǎn)，即以加強(qiáng)員工隊(duì)伍建設(shè)和完善內(nèi)部管理作為管理工作的兩個(gè)重點(diǎn)。我們將一手抓會(huì)議服務(wù)員工的職業(yè)道德教育和服務(wù)技能培訓(xùn)，保持員工隊(duì)伍尤其是骨干員工的穩(wěn)定，不斷提高員工隊(duì)伍的整體素質(zhì)，確保員工服務(wù)水平的優(yōu)質(zhì)和穩(wěn)定。我們將另一手抓內(nèi)部管理的標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、制度化建設(shè)，同等服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，同等服務(wù)質(zhì)量，確保會(huì)務(wù)團(tuán)隊(duì)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平的不斷穩(wěn)步提高。（三）貫徹三種管理方法為保障三種管理方法，即在內(nèi)部管理和項(xiàng)目管理的實(shí)際工作中貫徹執(zhí)行規(guī)范化管理方法、人性化管理方法、親情化管理方法。XX會(huì)議服務(wù)公司的管理人員和骨干員工在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的率先垂范下，能夠在限定時(shí)間內(nèi)到達(dá)指定區(qū)域開展工作，并且能夠保持連續(xù)作戰(zhàn)。我們?cè)谒许?xiàng)目對(duì)基層員工均實(shí)施半軍事化的規(guī)范化管理，以嚴(yán)格的制度要求和確保全體員工召之即來、來之能戰(zhàn)。我們將在本公司的管理實(shí)踐中，堅(jiān)持這種內(nèi)部管理方法，以保障對(duì)采購(gòu)方和會(huì)議參與者服務(wù)響應(yīng)的及時(shí)性。我們的干部在各項(xiàng)實(shí)際工作的安排上將充分考慮人性化管理，尊重員工的個(gè)性、長(zhǎng)處，因崗設(shè)人，注意傾聽員工對(duì)工作的意見和建議，我們將定期開展內(nèi)部員工滿意度調(diào)查，調(diào)查結(jié)果將作為我們改進(jìn)內(nèi)部管理，提高項(xiàng)目服務(wù)水平的依據(jù)之一。我們將使員工充分感受到XX會(huì)議服務(wù)公司對(duì)待員工的公平和平等，我們將盡可能使每一名員工懷著一種良好的心態(tài)投入到會(huì)議服務(wù)工作中，從而保證高品質(zhì)的會(huì)議服務(wù)。在人性化管理的基礎(chǔ)上我們進(jìn)一步對(duì)員工實(shí)施親情化管理。我們視員工為家人，在日常的工作安排中，我們將注重與員工的平等溝通和交流，開展各種各樣的主題活動(dòng)，讓員工充分感受到尊重與關(guān)懷，確保員工隊(duì)伍的穩(wěn)定性，從而確保項(xiàng)目高水平會(huì)議服務(wù)工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。（四）堅(jiān)持四項(xiàng)服務(wù)原則創(chuàng)品牌四項(xiàng)服務(wù)原則為：親情化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、精細(xì)化。1.親情化服務(wù)我們將教育員工把所服務(wù)的項(xiàng)目當(dāng)作自己的家，把采購(gòu)方和會(huì)議參與者當(dāng)作自己的家人，始終笑臉相迎，盡心服務(wù)，將自己的快樂愉悅心情傳送給每一個(gè)服務(wù)對(duì)象，使員工的美好而可親的形象存留在每一個(gè)服務(wù)對(duì)象的心中。2.標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)我們的每一項(xiàng)服務(wù)工作都要做到有標(biāo)準(zhǔn)，有操作規(guī)范，上崗前有培訓(xùn)，工作有記錄，檢查有標(biāo)準(zhǔn)和檢查制度，有整改措施和整改記錄，有考核，杜絕隨意性。大到各項(xiàng)服務(wù)的操作流程，小到工具的使用方法和服務(wù)的具體時(shí)間，我們都將有嚴(yán)格、操作性強(qiáng)的要求。我們通過在所管項(xiàng)目的長(zhǎng)期服務(wù)，已經(jīng)積累了豐富的規(guī)范化服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，我們將繼續(xù)在會(huì)議的管理和服務(wù)中運(yùn)用這些經(jīng)驗(yàn)。我們將使任何一個(gè)會(huì)議參與者感受到本項(xiàng)目有一支訓(xùn)練有素的會(huì)議服務(wù)隊(duì)伍。3.專業(yè)化服務(wù)本會(huì)議服務(wù)內(nèi)容全面，專業(yè)化水平要求較高。XX會(huì)議服務(wù)公司在會(huì)議服務(wù)的專業(yè)化分工方面，有一套較為成熟的辦法。我們將依據(jù)服務(wù)的不同類別，配置各有所長(zhǎng)的員工，并進(jìn)行有針對(duì)性地培訓(xùn)，提出不同的要求，滿足不同服務(wù)項(xiàng)目的不同要求，體現(xiàn)出專業(yè)化的特色和水平，從而更好地保證本項(xiàng)目會(huì)議服務(wù)的高水平。4.精細(xì)化服務(wù)我們力求通過嚴(yán)格的規(guī)范化和專業(yè)化管理，為本項(xiàng)目打造一支職業(yè)化的會(huì)議服務(wù)隊(duì)伍。我們不僅要求管理人員和骨干員工職業(yè)化，也要求基層操作員工職業(yè)化，注重每一個(gè)服務(wù)細(xì)節(jié)。我們要求員工養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)，充分發(fā)揮工作中的主觀能動(dòng)性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和掃除工作中的盲點(diǎn)，力求精益求精。員工在服務(wù)中的言行舉止符合職業(yè)要求，養(yǎng)成良好的職業(yè)工作習(xí)慣和生活習(xí)慣。四、總體服務(wù)設(shè)想根據(jù)我們長(zhǎng)期為各大會(huì)議提供服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本項(xiàng)目的特點(diǎn)，并為了符合和滿足招標(biāo)方的意圖和需求，我們的總體服務(wù)設(shè)想為：一手抓會(huì)議管理和服務(wù)，一手抓健康和諧文化建設(shè)，做到服務(wù)主線清晰化、服務(wù)手段科技化、服務(wù)過程環(huán)?；?、服務(wù)內(nèi)容人性化、服務(wù)響應(yīng)快捷化、服務(wù)效果和諧化。（一）服務(wù)主線清晰化以“營(yíng)造優(yōu)美公共環(huán)境，創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)會(huì)議服務(wù)品牌”為工作主線。（二）服務(wù)手段科技化使用會(huì)議視頻管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（0A）、會(huì)議管理服務(wù)網(wǎng)站系統(tǒng)，提高服務(wù)效率與質(zhì)量。（三）服務(wù)過程環(huán)?；诜?wù)過程中，通過配備環(huán)保型服務(wù)工具、使用環(huán)保型材料、導(dǎo)入ISO14001環(huán)境管理體系，使服務(wù)過程環(huán)?；＃ㄋ模┓?wù)內(nèi)容人性化導(dǎo)入“貼心式”服務(wù)理念，提供“貼心式”的公共環(huán)境服務(wù)，滿足會(huì)議參與者多方面?zhèn)€性化的服務(wù)需求。（五）服務(wù)響應(yīng)快捷化通過設(shè)立24小時(shí)服務(wù)熱線，規(guī)范日常運(yùn)作流程，配備現(xiàn)代化服務(wù)工具，實(shí)現(xiàn)服務(wù)響應(yīng)快捷化。（六）服務(wù)效果和諧化通過做好會(huì)議環(huán)境管理服務(wù)，確保參會(huì)人員與會(huì)議場(chǎng)地的和諧；通過開展各項(xiàng)文化建設(shè)，促進(jìn)項(xiàng)目干部職工之間的和諧；通過做好會(huì)議管理服務(wù)工作，促進(jìn)XX會(huì)議公司與每一位會(huì)議參與者之間的和諧。五、總體管理方式針對(duì)本公司服務(wù)行業(yè)的特性，我們的管理方式從總體上可概括為“導(dǎo)入三個(gè)管理體系，運(yùn)用三種管理手段，建立三種運(yùn)行機(jī)制”。（一）導(dǎo)入三個(gè)管理體系我司是IS09001質(zhì)量體系和ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證公司。公司品質(zhì)管理部設(shè)有專職質(zhì)量體系和環(huán)境體系管理員，結(jié)合公司的質(zhì)量手冊(cè)和環(huán)境管理手冊(cè)，編制本公司的《質(zhì)量管理計(jì)劃》和《環(huán)境管理計(jì)劃》，將公司管理的各項(xiàng)活動(dòng)納入質(zhì)量管理體系和環(huán)境管理體系中。根據(jù)采購(gòu)人和會(huì)議參與者的需求，我們還將導(dǎo)入CS顧客滿意戰(zhàn)略管理體系，從參會(huì)人員滿意的角度來分析、設(shè)計(jì)和改進(jìn)我們服務(wù)行為、服務(wù)流程，加強(qiáng)理念滿意（MS）、行為滿意（BS）、視覺滿意（VS）、服務(wù)滿意（SS）、環(huán)境滿意（ES）各子系統(tǒng)的建設(shè)，切實(shí)提高參會(huì)人員的滿意率。（二）采用三種管理手段1.制度手段在本公司的內(nèi)部管理方面，我們將堅(jiān)持“以制治企”的管理理念，制定《員工業(yè)績(jī)考核辦法》等內(nèi)部管理制度，使內(nèi)部管理制度化、科學(xué)化、規(guī)范化，促使員工高標(biāo)準(zhǔn)、主動(dòng)地完成工作。在對(duì)外服務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)、流程等方面，我們將制定科學(xué)性、實(shí)用性強(qiáng)的制度，以制度規(guī)范員工的服務(wù)行為，確保服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)質(zhì)與高效。2.文化手段XX會(huì)議服務(wù)公司是有一個(gè)有著優(yōu)秀企業(yè)文化的企業(yè)，我們將通過企業(yè)理念宣講、舉辦文化活動(dòng)等方式，把企業(yè)文化理念深入到為會(huì)議提供服務(wù)的每個(gè)員工的心中，用高尚的企業(yè)文化引導(dǎo)人、塑造人、凝聚人，營(yíng)造團(tuán)結(jié)和諧的員工團(tuán)隊(duì)，提高員工以企業(yè)為榮、以科技中心為家的意識(shí)，進(jìn)而提高隊(duì)伍的整體戰(zhàn)斗力。同時(shí)，我們將立足采購(gòu)方文化服務(wù)需求，單獨(dú)或配合甲方行政后勤服務(wù)部門開展節(jié)日文化、環(huán)境文化、精神文化建設(shè)工作，致力于我們管理服務(wù)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)充滿文化氣息。3.科技手段我們將在會(huì)議服務(wù)的管理活動(dòng)中采用科技手段，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理、OA辦公等技術(shù)，實(shí)施科技性服務(wù)管理，以科技促進(jìn)管理服務(wù)水平的提高和管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。我們將設(shè)計(jì)會(huì)議服務(wù)信息網(wǎng)頁(yè)，及時(shí)向采購(gòu)方提供會(huì)議管理服務(wù)相關(guān)信息，使我們的管理透明化。此外，本針對(duì)每次會(huì)議、會(huì)根據(jù)參會(huì)人員服務(wù)需求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、對(duì)會(huì)議過程中可能產(chǎn)生的問題進(jìn)行預(yù)測(cè)并提出解決方案，充分運(yùn)用電腦等現(xiàn)代化設(shè)備，以提高管理效率與服務(wù)水平。如為加強(qiáng)會(huì)議過程中的秩序維護(hù)值班巡邏管理，我們將啟用保安電子巡更系統(tǒng)，使巡邏按時(shí)定點(diǎn)打卡，有力保障安全。（三）建立三種運(yùn)行機(jī)制1.自我約束機(jī)制PDCA循環(huán)，即計(jì)劃（Plan）、實(shí)施（Do）、檢查（Check）、處理（Action），一個(gè)階段一個(gè)階段進(jìn)行，抓住關(guān)鍵，循環(huán)往復(fù)，步步提高。2.服務(wù)跟蹤回訪機(jī)制公司品質(zhì)部將每次會(huì)議結(jié)束后會(huì)進(jìn)行一次參會(huì)人員滿意度調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括采購(gòu)方以及用戶對(duì)服務(wù)中心秩序維護(hù)、保潔、綠化等各項(xiàng)服務(wù)的具體評(píng)價(jià)，以及對(duì)服務(wù)改進(jìn)的具體建議。參會(huì)人員滿意度調(diào)查的各個(gè)專項(xiàng)服務(wù)的得分，將作為考核服務(wù)中心業(yè)績(jī)的重要依據(jù)，直接與服務(wù)中心人員的工資、獎(jiǎng)金掛鉤，從而達(dá)到約束每個(gè)工作人員行為的效果。年底的參會(huì)人員滿意度調(diào)查總結(jié)果還將作為項(xiàng)目經(jīng)理的年度業(yè)績(jī)考評(píng)的重要依據(jù)。3.建立監(jiān)督機(jī)制本公司服務(wù)中心的接受甲方主管部門、各參會(huì)人員公司的總體監(jiān)督管理。廣大參會(huì)人員和會(huì)議參與者皆可對(duì)會(huì)務(wù)管理服務(wù)的監(jiān)督。主要通過日常的服務(wù)派工單意見簽署、參會(huì)人員滿意度調(diào)查表的填寫、向所在服務(wù)中心辦公室投訴等方式來進(jìn)行。第二節(jié)項(xiàng)目管理模式策劃一、模式設(shè)計(jì)理念通過組織高效能的會(huì)務(wù)管理服務(wù)，維護(hù)會(huì)議場(chǎng)所的完好的形象與使用功能，提供清新、溫馨、安全的會(huì)議環(huán)境，營(yíng)造服務(wù)至上的文化氛圍，高效高質(zhì)的為需求方提供會(huì)議服務(wù)。二、模式設(shè)計(jì)要素（一）導(dǎo)向以營(yíng)造高品位服務(wù)環(huán)境氛圍為主旨，科學(xué)組織會(huì)務(wù)管理高效服務(wù)，維護(hù)會(huì)議場(chǎng)所完好的形象與使用功能，提供清新、溫馨、安全的會(huì)議環(huán)境。（二）品質(zhì)公司之TQC質(zhì)量管理模式構(gòu)成服務(wù)氛圍型會(huì)議管理模式的品質(zhì)保障組織形式，三級(jí)質(zhì)量巡查、崗位職能充值與QC小組活動(dòng)是公司TCQ質(zhì)量管理模式的基本組織方式，PCDTA五節(jié)質(zhì)量循環(huán)是公司TCQ質(zhì)量管理模式的基本質(zhì)量管理程序，可以確保高品質(zhì)星級(jí)服務(wù)效果。（三）氛圍一次成功的會(huì)議所帶來的不單單是會(huì)議成功，更多的是展示新時(shí)期政府形象的品牌符號(hào)，良好的政府品牌形象屬于一種無形資產(chǎn)，也是政府作用得以發(fā)揮的前提條件。新時(shí)代背景下，大眾傳媒憑借其快速?gòu)V泛的傳播特點(diǎn)已經(jīng)成為構(gòu)建政府品牌形象的關(guān)鍵性平臺(tái)。（四）組織高品質(zhì)星級(jí)服務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)依賴于高效的組織管理方式。公司運(yùn)行成熟的區(qū)域主管服務(wù)模式是將矩陣式組織管理方式成功應(yīng)用于會(huì)務(wù)管理的創(chuàng)新性組織方式，該組織方式充分發(fā)揮有限的人力配置潛在能量，實(shí)施崗位工作激勵(lì)性創(chuàng)新。（五）使命使命型組織，又稱“使命驅(qū)動(dòng)型組織打造”是企業(yè)通過重新發(fā)現(xiàn)和定位使命，激發(fā)管理者和全體員工與企業(yè)共同“實(shí)現(xiàn)愿望”，主動(dòng)而充分優(yōu)化資源、實(shí)現(xiàn)組織長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)的管理過程。使命驅(qū)動(dòng)型組織，與戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)型組織的區(qū)別是：使命驅(qū)動(dòng)是全體員工發(fā)自“意愿”的工作主動(dòng)過程，而戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)多是基于企業(yè)資源整合的被動(dòng)過程，是“我要干”和“要我干”的區(qū)別。使命驅(qū)動(dòng)更注重組織的可持續(xù)性和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，而戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)更傾向于實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，多是基于三五年的中短期目標(biāo)。使命驅(qū)動(dòng)型組織替代戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)型組織，可以完全確保服務(wù)組織的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、高效運(yùn)作，更好地服務(wù)于本項(xiàng)目。第三節(jié)項(xiàng)目重難點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施一、會(huì)務(wù)工作中的重點(diǎn)目前，各個(gè)行業(yè)中，會(huì)議會(huì)務(wù)是經(jīng)常都能見到的事情，就算這樣，想讓每場(chǎng)會(huì)議都能順利來進(jìn)行的話，會(huì)務(wù)服務(wù)人員的工作是很重要的。（一）會(huì)前的接待工作對(duì)于服務(wù)人員需要知道會(huì)議的類型，對(duì)于參加會(huì)議的人員需有一個(gè)基本的了解，尤其對(duì)基本情況的了解。唯有如此，才能把會(huì)議接待工作給做好，以滿足企業(yè)對(duì)會(huì)議的各個(gè)需求。（二）簽到工作會(huì)議服務(wù)中會(huì)前簽到作用它可是會(huì)務(wù)服務(wù)中，很重要的一環(huán)，對(duì)這項(xiàng)工作，根本就不是單純地統(tǒng)計(jì)一下人數(shù)就行，實(shí)際上是需要依據(jù)簽到情況，好來安排人員的住宿問題。（三）會(huì)場(chǎng)布置注意事項(xiàng)一般的由會(huì)務(wù)服務(wù)完成的會(huì)議服務(wù)，都是比較大型的會(huì)議活動(dòng)，對(duì)于這樣的會(huì)議活動(dòng)場(chǎng)所的布置，首先要有通向會(huì)場(chǎng)的路標(biāo)，人員比較充足的情況下，可以有專人引領(lǐng)，如果能夠做到導(dǎo)引的服務(wù)，就說明是一次非常正規(guī)的大型的會(huì)議了。有的會(huì)議在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)還要對(duì)出席的人數(shù)做好統(tǒng)計(jì)，因此上這時(shí)候有時(shí)還需要進(jìn)行簽到，但是這時(shí)候簽到的地點(diǎn)一定要比較明顯。（四）會(huì)場(chǎng)資料的準(zhǔn)備對(duì)于正規(guī)的會(huì)場(chǎng)，會(huì)務(wù)服務(wù)人員首先要準(zhǔn)備好相關(guān)的會(huì)議的資料，而對(duì)于筆記本和筆這樣的物品，也是現(xiàn)如今會(huì)場(chǎng)必備的東西，而且這樣的物品要及時(shí)的發(fā)放到參會(huì)者的手中。二、會(huì)務(wù)工作中的難點(diǎn)（一）會(huì)議工作的專業(yè)性強(qiáng)會(huì)議服務(wù)是非常專業(yè)的工作，要求會(huì)議服務(wù)工作人員擁有豐富的會(huì)議活動(dòng)承辦經(jīng)驗(yàn)，更主要的還需要有溝通和服務(wù)意識(shí)。會(huì)議服務(wù)的工作重點(diǎn)側(cè)重于溝通和服務(wù)、會(huì)議資源整合、會(huì)議危機(jī)管理上，首先溝通和服務(wù)，這一點(diǎn)是所有活動(dòng)的基礎(chǔ)，對(duì)于會(huì)議服務(wù)工作來說可能要求會(huì)更高些，并且這種溝通和服務(wù)不僅僅只面對(duì)參會(huì)人員，有時(shí)還需要面對(duì)會(huì)議的第三方，例如場(chǎng)地方、餐飲方等。會(huì)議服務(wù)人員必須與參會(huì)人員進(jìn)行充分溝通，了解參會(huì)人員需求和意愿，以參會(huì)人員的需求為導(dǎo)向去策劃和組織會(huì)議活動(dòng)，同時(shí)需要與會(huì)議的第三方進(jìn)行充分溝通，讓會(huì)議的第三方提供的會(huì)議資源滿足于參會(huì)人員的需求，如有違背參會(huì)人員意愿的，能夠提前預(yù)見并且與參會(huì)人員溝通。第二點(diǎn)是會(huì)議資源的整合，會(huì)議所涉及的資源有很多，會(huì)議場(chǎng)地、餐飲、住宿、交通車輛等等，作為優(yōu)秀的會(huì)議服務(wù)公司必須對(duì)于有豐富的資源并且能夠進(jìn)行有效整合而為之所用，有時(shí)候第三方會(huì)議資源的整合和溝通會(huì)與會(huì)議或會(huì)議主辦方的要求不一致，這時(shí)候就需要會(huì)議服務(wù)公司進(jìn)行專業(yè)的溝通和協(xié)調(diào)處理，總之會(huì)議服務(wù)公司必須能充分利用優(yōu)勢(shì)資源而為會(huì)議所用，這也是會(huì)議工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)之一。第三點(diǎn)是會(huì)議危機(jī)管理上，這一點(diǎn)跟所有的公關(guān)活動(dòng)情況是一致的，公關(guān)活動(dòng)中的危機(jī)管理尤其重點(diǎn)，因?yàn)闀?huì)議服務(wù)公司所承辦的會(huì)議很有可能是有一大批重磅級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、媒體嘉賓等朋友，所有的環(huán)節(jié)都必須確保能夠順利完成。（二）會(huì)議服務(wù)突發(fā)事件一次成功的會(huì)議需要周密的策劃和精心的準(zhǔn)備，以及優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但是，無論會(huì)務(wù)人員多么精心的為會(huì)議做前期策劃和準(zhǔn)備工作，意外還是很有可能會(huì)發(fā)生。這就要求會(huì)議服務(wù)者有強(qiáng)烈的應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的意識(shí)和處理突發(fā)事件的能力。如何處理突發(fā)事件，制定好應(yīng)急預(yù)案，做好應(yīng)對(duì)各類狀況發(fā)生的準(zhǔn)備是會(huì)議服務(wù)中的難點(diǎn)。三、會(huì)務(wù)工作重難點(diǎn)的應(yīng)對(duì)措施（一）提前謀劃，精心制定會(huì)議方案會(huì)議方案是會(huì)議組織安排的總綱，制定會(huì)議方案應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)方面。一是周密細(xì)致、程序規(guī)范。會(huì)議方案要緊緊圍繞大會(huì)總體的工作目標(biāo)任務(wù)，明確會(huì)議日程安排及各項(xiàng)議程之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，合理安排會(huì)議議程，使各場(chǎng)次會(huì)議能順利銜接，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū)。方案一般應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、會(huì)務(wù)秘書工作、組織人事工作、宣傳報(bào)道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作等內(nèi)容。二是加強(qiáng)溝通，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。一方面，要加強(qiáng)對(duì)上的溝通請(qǐng)示工作。大型會(huì)議規(guī)格高、影響大、議題重要，中央機(jī)關(guān)舉行的大型會(huì)議一般還邀請(qǐng)中央領(lǐng)導(dǎo)同志出席會(huì)議，具有重要的政治意義。為使會(huì)議效果達(dá)到有關(guān)要求，在組織籌備會(huì)議的過程中，必須加強(qiáng)與本公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通請(qǐng)示工作。另一方面，要加強(qiáng)橫向的溝通銜接工作。大型會(huì)議的順利開展，是會(huì)務(wù)組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報(bào)道、后勤服務(wù)、安全保衛(wèi)等部門密切配合、相互協(xié)作的結(jié)果，因此在會(huì)議籌備期間，必須加強(qiáng)與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調(diào)整工作進(jìn)度，加強(qiáng)配合，共同推進(jìn)籌備工作全面有序進(jìn)行。三是細(xì)化分工、倒排工序。要逐項(xiàng)細(xì)化分解任務(wù)、確定職責(zé)分工，使各部門明確會(huì)議每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和分工，避免出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。要采取倒排工序方式對(duì)承擔(dān)的工作任務(wù)進(jìn)行合理安排，進(jìn)一步細(xì)化方案的工作分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)，夯實(shí)崗位職責(zé)，使各公司能依據(jù)倒排時(shí)間表，認(rèn)真對(duì)照檢查，確保按時(shí)完成，實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接。（二）把握細(xì)節(jié)，認(rèn)真做好會(huì)前演練一是對(duì)會(huì)議細(xì)節(jié)進(jìn)行逐項(xiàng)演練。會(huì)前要對(duì)每場(chǎng)大會(huì)的每項(xiàng)任務(wù)和分工進(jìn)行逐項(xiàng)推演，對(duì)可能出現(xiàn)的情況和問題提早研究解決辦法，在此基礎(chǔ)上制定詳細(xì)的分工明細(xì)表，使每個(gè)人都清楚自己的任務(wù)，并了解其他人的任務(wù)，確保工作沒有漏洞、任務(wù)沒有漏項(xiàng)、人員沒有漏位。二是在會(huì)場(chǎng)住地進(jìn)行實(shí)地演練。隨著會(huì)期臨近，會(huì)務(wù)組織者應(yīng)深入會(huì)場(chǎng)、住地，根據(jù)大會(huì)日程一項(xiàng)項(xiàng)地對(duì)會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行實(shí)地演練，按照“提前一天”“提前兩個(gè)小時(shí)”“提前一個(gè)小時(shí)”的標(biāo)準(zhǔn)做好會(huì)議場(chǎng)地布置工作，即每一個(gè)會(huì)場(chǎng)提前一天布置完畢，每一項(xiàng)活動(dòng)提前一天部署到位；會(huì)務(wù)工作者提前兩個(gè)小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，一切準(zhǔn)備工作提前兩個(gè)小時(shí)就緒；全體會(huì)議時(shí)組織會(huì)議代表和列席人員提前一個(gè)小時(shí)入場(chǎng)。三是臨近會(huì)議前的重點(diǎn)環(huán)節(jié)演練。牽牛要牽牛鼻子，籌備大型會(huì)議也要善于抓住其中的重點(diǎn)關(guān)節(jié)，如果大會(huì)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)瑕疵，整個(gè)大會(huì)的效果就會(huì)大打折扣，甚至出現(xiàn)無法挽回的不良影響。對(duì)待重點(diǎn)環(huán)節(jié)，要加強(qiáng)會(huì)前演練，做到思想上高度重視、精力上重點(diǎn)傾斜、細(xì)節(jié)上重點(diǎn)考慮，確保萬無一失。（三）熱情周到，搞好會(huì)議期間的組織服務(wù)會(huì)議期間的服務(wù)可分為會(huì)場(chǎng)內(nèi)服務(wù)和會(huì)場(chǎng)外服務(wù)，涉及會(huì)議報(bào)到、食宿安排、醫(yī)療服務(wù)、車輛安排、材料分發(fā)