如何做好會(huì)議通知培訓(xùn)課件

如何有效做好會(huì)議通知會(huì)議通知I會(huì)務(wù)組織I職場(chǎng)知識(shí)I職業(yè)素養(yǎng)會(huì)議通知是確保會(huì)議順利召開的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一份好的會(huì)議通知能夠清晰地傳達(dá)會(huì)議相關(guān)信息，確保與會(huì)人員能夠準(zhǔn)時(shí)參加并做好充分準(zhǔn)備講師：XXX日期：202X.X01模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議02你會(huì)怎么通知呢目錄模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議會(huì)議通知是確保會(huì)議順利召開的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一份好的會(huì)議通知能夠清晰地傳達(dá)會(huì)議相關(guān)信息，確保與會(huì)人員能夠準(zhǔn)時(shí)參加并做好充分準(zhǔn)備Part.01總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點(diǎn)開一個(gè)會(huì)議。在這件事下，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？通知到所有參會(huì)的人員，想要的結(jié)果是什么呢？下面是一至九段秘書的不同做法。模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議事件背景模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議發(fā)通知——用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議一段秘書抓落實(shí)——發(fā)通知后，再打一通電話與參會(huì)的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議二段秘書重檢查——發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒與會(huì)者參會(huì)，確定有沒有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì)前知悉缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議三段秘書勤準(zhǔn)備——發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會(huì)議室門上貼上小條：此會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議四段秘書細(xì)準(zhǔn)備——發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測(cè)試了設(shè)備，還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是會(huì)？總裁的議題是什么？然后給與會(huì)者發(fā)去過(guò)去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考（領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會(huì)經(jīng)常對(duì)過(guò)去一些決定了的事，或者記不清的事爭(zhēng)吵）。

模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議五段秘書做記錄——發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測(cè)試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會(huì)議資料，還在會(huì)議過(guò)程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄（在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份）。模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議六段秘書發(fā)記錄——會(huì)后整理好會(huì)議記錄（錄音）給總經(jīng)理，然后請(qǐng)求總經(jīng)理是否發(fā)給參加會(huì)議的人員，或者其他人員。模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議七段秘書定責(zé)任——將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一地落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議八段秘書做流程——把上述過(guò)程幫成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何一個(gè)秘書都可以根據(jù)這個(gè)流程，把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會(huì)議服務(wù)體系！模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議九段秘書從以上九個(gè)不同段位的秘書的工作方法我們可以看出，由于對(duì)結(jié)果的追求程度不同，秘書的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大變化。模擬測(cè)試：總經(jīng)理要秘書安排會(huì)議你會(huì)怎么通知呢會(huì)議通知是確保會(huì)議順利召開的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一份好的會(huì)議通知能夠清晰地傳達(dá)會(huì)議相關(guān)信息，確保與會(huì)人員能夠準(zhǔn)時(shí)參加并做好充分準(zhǔn)備Part.02周一的時(shí)候，假設(shè)通知所有學(xué)生會(huì)/團(tuán)支書周四下午三點(diǎn)半開關(guān)于獎(jiǎng)優(yōu)大會(huì)/關(guān)于入黨積極分子填寫考察表的會(huì)議怎么通知？你會(huì)怎么通知呢思考你會(huì)怎么通知呢步驟一聯(lián)系場(chǎng)地，確定場(chǎng)地，用不用簡(jiǎn)單布置一下，比如黑板，提醒參與人員準(zhǔn)備相關(guān)資料步驟二確定時(shí)間：提前量，各班級(jí)團(tuán)支書大家早上好，通知時(shí)間地點(diǎn)人物會(huì)議性質(zhì)，提醒大家作好記錄，相互轉(zhuǎn)告你會(huì)怎么通知呢步驟三QQ還是微信，通知，最后要怎么樣？收到回復(fù)的（對(duì)你的通知群體要有回饋的）你是受通知者，要：收到，謝謝/好的，謝謝步驟四一段時(shí)間后，沒有回復(fù)的，要怎么樣？打電話確定你會(huì)怎么通知呢步驟五QQ群發(fā)通知（快、針對(duì)性）如果群里人很多，怎么辦？提醒收到的人，在回復(fù)的同時(shí)要復(fù)制會(huì)議的通知步驟六周四開會(huì)，周一發(fā)的通知步驟七聯(lián)系會(huì)議主講人，做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作：電腦，ppt，麥克等你會(huì)怎么通知呢步驟八提前20分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，組織有序（簽到表）也可以向各部門負(fù)責(zé)人要出場(chǎng)的名單。步驟九講解會(huì)議要求，介紹主講人（或者主持人）步驟十做好宣傳，照片，微博，貼吧，新聞的撰寫你會(huì)怎么通知呢步驟十一與主講人溝通，是否能把課件復(fù)制到群里，更方便的讓大家直觀的了解會(huì)議內(nèi)容，把會(huì)議紀(jì)要一并發(fā)到群里，包括會(huì)議內(nèi)容、主旨、會(huì)議決議、會(huì)議精神，如果有必要，組織聽會(huì)者書寫心得或者制定計(jì)劃步驟十二對(duì)會(huì)議提出的任務(wù)進(jìn)行分工、跟進(jìn)，做好回訪，對(duì)于會(huì)議不明白進(jìn)行解答如何有效做好會(huì)議通知會(huì)