財務供應鏈一體化下用友U8 采購運費處理解析

在用友ERP-U8系統(tǒng)中，采購業(yè)務的處理要至少要使用到應付款管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)這四個子系統(tǒng)，最終生成的業(yè)務憑證還需要在總賬管理系統(tǒng)中進行審核記賬，需要采購、倉管、財務等多個部門對財務和供應鏈系統(tǒng)進行集成使用。一、采購業(yè)務基本流程采購管理系統(tǒng)中，采購人員可以填制請購單、訂單、到貨單、采購發(fā)票等單據(jù)，并進行采購結算。其中請購單、訂單和采購到貨為非必要環(huán)節(jié)，是可以通過設置省略掉的，其余環(huán)節(jié)則不能缺省，具體流程如下：第一，采購部門根據(jù)各部門提出的采購申請列出采購清單，填制請購單，根據(jù)采購合同填制采購訂單，根據(jù)供貨方提供的送貨單填寫到貨單，確定采購貨物的基本信息。第二，倉管人員在庫存管理系統(tǒng)根據(jù)實際驗收入庫的數(shù)量填制采購入庫單，采購人員根據(jù)供應商開出的銷售發(fā)票來填制采購發(fā)票。采購發(fā)票是供應商開出的銷售貨物憑證，也是采購方確定采購成本的依據(jù)。第三，采購結算。采購結算是采購業(yè)務的重要環(huán)節(jié)，將采購入庫單和主管領導審批過的采購發(fā)票進行結算后，可以確定采購成本和應付賬款。采購結算分為自動結算、手工結算和費用折扣結算。當沒有運費或者其他費用折扣時，可以選擇自動結算，系統(tǒng)會根據(jù)采購入庫單和采購發(fā)票中的供應商名稱、存貨名稱、數(shù)量、單價、金額等信息自動進行匹配，選擇同一筆業(yè)務的入庫單和發(fā)票進行自動結算。當有采購運費時，需要根據(jù)收到運費發(fā)票的時點來確定采用手工結算或者費用折扣結算的方式。二、采購運費處理的相關知識點(一)采購運費處理的兩種情況采購運費的處理需要根據(jù)收到的運費發(fā)票在采購管理系統(tǒng)中填制相應的發(fā)票，并將運費發(fā)票中的不含稅價格計入到采購成本，確定應付款。上文已經(jīng)提到采購成本是通過采購結算后的入庫單來確定的，而會計實務中采購運費發(fā)票的錄入時點可能在該筆業(yè)務辦理采購結算前，也可能在辦理結算后，采購結算前后的處理方式有所不同。1.采購結算前收到采購運費發(fā)票如果采購方收到采購運費發(fā)票時還沒有進行采購發(fā)票和采購入庫單的結算處理，那么該筆業(yè)務處于未結算狀態(tài)，可以先根據(jù)收到發(fā)票的類型錄入運費發(fā)票，選擇手工結算，將兩張發(fā)票一起同入庫單進行結算，這種處理方式下結算后的入庫單金額是包含運費的。2.采購結算后收到采購運費發(fā)票如果采購方收到采購運費發(fā)票時已經(jīng)完成了采購發(fā)票和采購入庫單的結算處理，該筆業(yè)務處于已結算狀態(tài)，在手工結算時對應的入庫單不在被選擇列表中，無法進行手工結算，只能進行費用折扣結算，將運費發(fā)票的不含稅金額附加到該筆業(yè)務當中。對于已完成采購結算的業(yè)務，如果未生成憑證，也可以選擇撤銷采購結算處理，具體做法將在下文舉例進行詳細說明。(二)采購運費發(fā)票的選擇用友U8采購管理系統(tǒng)中的采購發(fā)票有三種：專用采購發(fā)票、普通采購發(fā)票和運費發(fā)票。其中專用采購發(fā)票指的是增值稅專用發(fā)票，扣稅類別默認為應稅外加，發(fā)票的金額是不含稅的，可以針對所有存貨開票；普通采購發(fā)票的金額含稅，開票的存貨范圍和專用采購發(fā)票一致；運費發(fā)票則只能針對存貨屬性是應稅勞務的運輸裝卸費等存貨開票，發(fā)票的金額和普通采購發(fā)票一樣，都是含稅的。在會計實務中，收到的采購運費發(fā)票有可能是增值稅專用發(fā)票，也有可能是普通發(fā)票，在后續(xù)的業(yè)務處理中分為可抵扣和不可抵扣兩種情況。對于進項稅可以抵扣的增值稅專用運費發(fā)票，由于發(fā)票金額不含稅，應該錄入一張專用采購發(fā)票，存貨選擇運費，如果填制成運費發(fā)票，則金額含稅，會導致計入采購成本的金額錯誤。例如：收到一張金額為100元，增值稅率為9%的增值稅專用運費發(fā)票，正確的做法是填制一張金額為100元，稅率為9%的專用采購發(fā)票，最終結算后計入采購成本的金額是100元，可抵扣進項稅9元，如果填制成一張運費發(fā)票，則計入采購成本的金額為91元，可抵扣進項稅為9元。對于進項稅可抵扣的普通運費發(fā)票，可以選擇錄入運費發(fā)票，對于不可抵扣的運費，在填制運費發(fā)票時無需錄入運費稅率，直接將發(fā)票金額總計錄入“原幣金額”一欄，結算時運費金額全部計入采購成本。三、采購運費的處理方法(一)采購結算前的采購運費處理為了更清晰地展示采購運費的處理，假設本文案例中收到的運費發(fā)票均為增值稅專用發(fā)票，運費中增值稅進項稅額可抵扣，采購訂單、采購到貨單等操作視為省略，不再贅述。案例內(nèi)容：2022年1月23日，A公司向B公司訂購高清攝像頭100個，該高清攝像頭的不含稅單價為250元，增值稅稅率13%。24日，高清攝像頭到貨，經(jīng)倉管部驗收無誤全部入庫，2022年1月25日收到B公司開具的增值稅專用發(fā)票一張，發(fā)票列明金額25000元，稅率13%，同時收到運費專用發(fā)票一張，金額為200元，稅率9%。1.案例解析(1)2022年1月23日，A公司向B公司訂購高清攝像頭100個，單價250元，可以在采購管理系統(tǒng)填制一張采購訂單，訂單的價稅合計金額為28250元。(2)24日該批高清攝像頭到貨，采購到貨的數(shù)量和訂單一致，采購人員可以直接根據(jù)訂單生單得到一張到貨單，到貨單的價稅合計為28250元。同時，該批高清攝像頭到貨后經(jīng)倉管部驗收無誤全部入庫，倉管人員可以根據(jù)24日的到貨單生單得到一張入庫單。(3)2022年1月25日收到B公司開具的增值稅專用發(fā)票和運費專用發(fā)票各一張，發(fā)票列明金額25000元，稅率13%，運費發(fā)票金額為200元，稅率9%。應該在采購管理系統(tǒng)填制兩張專用發(fā)票，存貨名稱分別為高清攝像頭和運費。高清攝像頭發(fā)票的價稅合計為28250元，運費發(fā)票的價稅合計為218元。(4)上述業(yè)務增值稅專用發(fā)票和運費發(fā)票是在同一天到達的，兩張發(fā)票一起填制，并且在填制運費發(fā)票前沒有進行采購結算處理。對于這種情況，采購入庫單的單位成本是250元，而將運費分攤后，實際的單位采購成本應該是252元(250+200/100)，如果選擇自動結算，則默認結算對象不包括運費發(fā)票，結算的單價為250元。因此需要通過手工結算來調整入庫成本，結算對象為采購入庫單、高清攝像頭和運費的兩張發(fā)票，如此一來，高清攝像頭和25000元和運費的200元都將計入采購成本，單位成本計算結果為252元。不同結算方式的結算成本如表1所示：結算方式結算對象結算總金額單位成本正確性自動結算采購入庫單和高清攝像頭發(fā)票25000元250元錯誤手工結算采購入庫單、高清攝像頭和運費發(fā)票25200元252元正確2.具體操作在采購管理系統(tǒng)中打開“采購結算”-“手工結算”，選擇上述生成的采購入庫單和兩張發(fā)票，對運費發(fā)票進行分攤后點擊“結算”即可，生成的結算單內(nèi)容如圖1所示：圖1采購結算單通過結算單的數(shù)據(jù)可以看出，運費的金額200元已經(jīng)全部計入高清攝像頭的采購成本。結算后可以在應付款管理根據(jù)高清攝像頭和運費的兩張發(fā)票制單確認應收賬款，在存貨核算系統(tǒng)對入庫單記賬后制單，確認高清攝像頭的采購成本，生成的憑證分錄如下：憑證1-應付款管理系統(tǒng)借：材料采購-高清攝像頭25000應交稅費-應交增值稅-進項稅額3250貸：應付賬款28250憑證2-應付款管理系統(tǒng)借：材料采購-高清攝像頭200應交稅費-應交增值稅-進項稅額18貸:應付賬款218憑證3-存貨核算系統(tǒng)借：原材料25200貸：材料采購-高清攝像頭25200(5)1月31日A公司支付貨款，可以通過應付款管理系統(tǒng)填制一張付款單，付款方式為轉賬支票，付款金額為28468元，根據(jù)付款單生成如下憑證：憑證4-應付款管理系統(tǒng)借：應付賬款28468貸：銀行存款28468(二)采購結算后的采購運費處理1.案例內(nèi)容2022年1月23日，A公司向B公司訂購高清攝像頭100個，該高清攝像頭的不含稅單價為250元，增值稅稅率13%。24日，高清攝像頭到貨，經(jīng)倉管部驗收無誤后全部入庫，2022年1月25日收到B公司開具的增值稅專用發(fā)票一張，發(fā)票列明金額25000元，稅率13%，1月30日又收到B公司運費專用發(fā)票一張，金額為200元，稅率9%。2.案例解析本案例的訂單、到貨單和入庫單的處理與上例相同，文中不再贅述，25日只填寫購買高清攝像頭的增值稅專用發(fā)票一張。上述案例中，A公司25日并未收到B公司的運費發(fā)票，在進行了高清攝像頭的驗收入庫和采購專用發(fā)票的錄入后，A公司采購人員需要進行采購結算，此時既可以選擇自動結算也可以進行手工結算，結果一樣。完成采購結算后財務人員在應付款管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)分別生成憑證，其中應付款管理的憑證同憑證1，存貨核算系統(tǒng)的憑證如下：憑證5-存貨核算系統(tǒng)借：原材料25000貸：材料采購-高清攝像頭250001月30日，A公司收到B公司開出的運輸高清攝像頭的運費專用發(fā)票，金額200元，稅率9%。此時，該筆業(yè)務已經(jīng)完成了采購結算，在存貨核算系統(tǒng)中該批高清攝像頭的總成本為25000元，單位成本250元。如果想要將運費分攤到采購成本，需要通過費用折扣結算來實現(xiàn)。費用折扣結算針對的是已經(jīng)完成結算的采購業(yè)務，后續(xù)又發(fā)生了相關費用或者折扣，需要調整該筆業(yè)務采購成本的情況。具體操作如下：(1)在“采購結算”的“費用折扣結算”界面，選擇已經(jīng)結算過的采購入庫單和運費發(fā)票單據(jù)，點擊“分攤”后將發(fā)票的金額分攤到入庫單中，從而達到調整入庫成本的目的，分攤后該批高清攝像頭的總成本為25200元。(2)結算成本處理由于運費發(fā)票在完成費用折扣結算后，該筆業(yè)務的實際成本發(fā)生了變動，而存貨核算系統(tǒng)中的成本仍然是原來的25000元，需要在存貨核算系統(tǒng)的“業(yè)務核算”進行“結算成本處理”，系統(tǒng)會自動列示出需要進行處理的單據(jù)，結算金額默認為運費發(fā)票的金額200元，點擊“暫估”后完成處理。結算后在應付款管理和存貨核算系統(tǒng)分別生成憑證，應付款管理憑證同憑證2，存貨核算憑證如下：憑證6-存貨核算系統(tǒng)借：原材料200貸：材料采購-高清攝像頭200四、結語從上文可