數(shù)字城管信息采集外包服務(wù)檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé) 1第二節(jié)檔案管理工作流程 4第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范 6第四節(jié)檔案管理制度 14第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé)一、人員配備主要人員配備表職務(wù)姓名持何種資格證件已承擔(dān)項目情況證書名稱級別共計人數(shù)二、崗位職責(zé)（一）工作人員分工分管領(lǐng)導(dǎo)：檔案管理員：兼職檔案員：（二）各成員職責(zé)1.分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)（1）領(lǐng)導(dǎo)數(shù)字城管信息采集工作的檔案管理工作。（2）審定數(shù)字城管信息采集工作檔案管理各項制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。（3）解決檔案工作中的實際問題。2.主管檔案工作辦公室主任（1）組織制定檔案管理制度，并認真執(zhí)行?！ぃ?）抓好數(shù)字城管信息采集工作檔案建設(shè)與管理工作。（3）定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。3.檔案管理員崗位（1）對形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。（2）負責(zé)集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案以及有關(guān)資料。（3）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項方針政策，建立健全檔案室的各項規(guī)章制度。（4）對檔案實行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為各項工作服務(wù)。（5）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。4.兼職檔案員責(zé)任制（1）協(xié)助檔案管理員做好本項目各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。（2）負責(zé)檔案信息微機錄入及信息化管理工作。（3）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。（三）檔案室工作職責(zé)1.貫徹執(zhí)行上級關(guān)于檔案工作的方針、政策，自覺遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，制定檔案工作的相應(yīng)制度，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，認真做好檔案的安全、保密和保護工作。3.制定檔案室工作計劃，做好檔案目標管理工作。4.按不同類別的歸檔范圍，做好各類檔案文件材料的收集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時歸檔。5.對新接收的檔案進行分類入庫，積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作；熟悉掌握檔案室各類檔案儲藏情況，做到準確迅速地提供利用。6.準確及時地搞好各類檔案的轉(zhuǎn)遞、銷毀和統(tǒng)計工作。7.嚴格執(zhí)行檔案室有關(guān)查（借）閱制度，做好檔案的查閱、借閱工作，為有關(guān)部門提供檔案的有關(guān)情況。8.負責(zé)檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ?，嚴格按照八防的要求，保證檔案庫房的安全和衛(wèi)生。9.加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高服務(wù)質(zhì)量，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。第二節(jié)檔案管理工作流程一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱1.工作人員借閱檔案由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準——檔案室負責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。2.外部人員查閱檔案查閱人持介紹信到檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準——檔案室負責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作1.兼職檔案員（資料員）根據(jù)數(shù)字城管信息采集工作制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整。2.兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷。3.次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）。4.對初步立卷的文件材料進行檢查、指導(dǎo)。5.兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷。6.兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向數(shù)字城管信息采集工作檔案室移交檔案。7.檔案室對案卷進行分類、整理。8.編制檔號。9.編制案卷目錄等各種檢索工具。10.入庫。11.做好檔案的統(tǒng)計。12.開展檔案的利用。13.進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批準——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準——一把手簽字批準——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第三節(jié)檔案管理工作規(guī)范一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范項目文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保項目檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合項目需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于數(shù)字城管信息采集工作檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、工作程序1.檔案資料的收集（1）數(shù)字城管信息采集工作相關(guān)人員負責(zé)對數(shù)字城管信息采集工作日常工作中形成的文件資料進行收集，并編制部門《文件管理記錄目錄》。（2）數(shù)字城管信息采集工作文件資料原件需要保存的，需進行整理，并編制《移交目錄》每季度向檔案室移交。1）歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月25日前。2）檔案資料的標識項目對保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。3）檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。文件要登記詳細信息，并編制《文件管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。4）檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在數(shù)字城管信息采集工作內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)負責(zé)人批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；5）檔案銷毀對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報負責(zé)人批準，批準后方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由負責(zé)人監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2.檔案管理細則（1）檔案資料的歸檔范圍1）信息采集人員資料。2）采集的城市管理信息相關(guān)資料。3）培訓(xùn)課程相關(guān)資料。4）培訓(xùn)考核成績相關(guān)資料。5）成本等項目財務(wù)資料。6）信息采集設(shè)備相關(guān)資料7）其他與數(shù)字城管信息采集有關(guān)的資料。（2）檔案資料的歸檔時間1）即時歸檔認為需要即時歸檔的資料。2）定期歸檔應(yīng)在每月25日前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交檔案室；（3）檔案保管1）檔案編號檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補之用。檔案分類及編號的增補、修訂等由綜合管理部結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。文件管理記錄目錄序號文件（合同）編號標題需抄送的相關(guān)部門接收部門接收人備注123456789移交目錄記錄編號：日期：年月日序號文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位收件人日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案移交清單表記錄編號：日期：移交性質(zhì)□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期

合計

移交說明移交人：接收意見

接收人：移交人（部門）

經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門）

經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號：日期：年月日借閱部門借閱人檔案負責(zé)人使用目的序號借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期經(jīng)辦人1234備注第四節(jié)檔案管理制度為了規(guī)范數(shù)字城管信息采集工作的檔案管理，提高檔案質(zhì)量，保證檔案完整安全，拓展檔案的開發(fā)利用。結(jié)合數(shù)字城管信息采集工作實際情況，特規(guī)定如下。一、檔案工作人員設(shè)置（一）檔案室歸公司相關(guān)人員管理，設(shè)專職檔案員2-3名，負責(zé)指導(dǎo)檔案員工作，以及數(shù)字城管信息采集工作全部檔案的整理歸檔、保管等工作。（二）項目部設(shè)立兼職檔案員1名，負責(zé)本項目檔案的收集、整理和歸檔工作。二、檔案歸檔（一）凡反映數(shù)字城管信息采集工作各項工作活動，具有查找利用價值的文件資料，均應(yīng)按要求歸檔。（二）立卷歸檔時，要遵循檔案形成的規(guī)律和特點，區(qū)別不同的保管期限，做到分類清楚，組卷合理。卷內(nèi)文件的排列要有秩序，使案卷能夠正確地反映數(shù)字城管信息采集工作活動的全貌，便于保管和利用。（三）歸檔案卷題名、卷內(nèi)文件目錄及立卷人、立卷時間均應(yīng)填寫清楚，案卷標題要簡明確切，保管期限準確，裝訂要齊整、牢固。（四）檔案要填寫案卷全引目錄和備考表。（五）檔案員于每年4月底前將本項目的檔案進行整理立卷并移交檔案室，實物檔案要隨時歸檔，特殊情況按要求時間歸檔。三、檔案保管（一）檔案庫房內(nèi)的檔案材料，要按門類和載體進行科學(xué)的分類、排列、編號，柜架要排列有序。（二）調(diào)閱搬運檔案資料要輕拿輕放，嚴防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，盡量減少檔案的機械磨損。（三）建立和完善全宗卷，并做好檔案的收進、移出、利用等日常登記統(tǒng)計工作。（四）定期檢查檔案保管情況，對破損或字跡褪色的檔案要及時修補、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。經(jīng)常檢查庫房內(nèi)的溫濕度，及時采取各種措施把溫濕度控制在標準范圍內(nèi)。（五）檔案庫房要保持清潔，庫房內(nèi)嚴禁吸煙，不得存放與檔案管理工作無關(guān)的物品。（六）按照標準配有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防高溫等設(shè)施。（七）檔案保管不善，造成毀壞和丟失，要追究有關(guān)人員責(zé)任并予以相應(yīng)處罰。

四、檔案保密（一）檔案保管員必須有嚴格的保密觀念，不得泄漏檔案機密。（二）及時按照上級有關(guān)規(guī)定調(diào)整劃分檔案密級。利用未開放的檔案，必須履行借閱利用的批準手續(xù)，要正確處理利用和保密的關(guān)系。（三）嚴格遵守檔案的銷毀審批制度，銷毀檔案時要有專人負責(zé)，并在指定地點銷毀。（四）檔案庫房門窗要堅固，保管設(shè)備要符合保密要求。（五）為明確各類文檔傳達范圍，使用權(quán)限，保守數(shù)字城管信息采集工作秘密，維護數(shù)字城管信息采集工作利益等。特制訂本制度。（六）全體員工都有保守數(shù)字城管信息采集工作秘密的義務(wù)。在對外交往和合作中，須特別注意不泄露數(shù)字城管信息采集工作秘密。（七）保密守則：不該問的秘密不問；不該看的秘密不看；不該記錄的秘密不記錄；不該復(fù)制的秘密不復(fù)制。（八）數(shù)字城管信息采集工作秘密分普通、重要、機密三級。（九）普通級：規(guī)章制度、管理辦法、工資資料、技術(shù)標準、操作規(guī)程、設(shè)備資料等涉及數(shù)字城管信息采集工作常規(guī)管理運行的資信。（十）重要級：人事資料、證照文件、證函文件等資信。（十二）屬于數(shù)字城管信息采集工作機密的文件、資料，應(yīng)標明“機密”字樣，由專人負責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管，非經(jīng)批準，不