采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)控制全套

采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)控制1采購與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)采購付款作為公司現(xiàn)金流出的重要環(huán)節(jié)，已成為各公司加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制高度關(guān)注的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，了解采購與付款業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，對(duì)公司內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制具有十分重要的作用，采購與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)如表9-3所示。表9-3采購與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)具體說明編制需求計(jì)劃或采購計(jì)劃不合理采購計(jì)劃安排不合理，市場(chǎng)變化趨勢(shì)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致公司生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)請(qǐng)購審批權(quán)限不合理缺乏采購申請(qǐng)制度，請(qǐng)購未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購物資過量或不足，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營供應(yīng)商管理不當(dāng)◆缺乏完善的供應(yīng)商管理辦法，對(duì)供應(yīng)商考核不規(guī)范、不及時(shí)、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致供應(yīng)商選擇不合理，影響公司利潤◆選擇不合理的采購方式，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐采購定價(jià)環(huán)節(jié)不合理采購定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，采購方式選擇不當(dāng)，缺乏對(duì)重要物資品種價(jià)格的跟蹤監(jiān)控，導(dǎo)致采購價(jià)格不合理，可能造成公司資金損失訂立框架協(xié)議或采購合同環(huán)節(jié)處理不當(dāng)◆框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢◆合同對(duì)方主體資格、履約能力等未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致公司合法權(quán)益受到侵害采購過程管理缺乏跟蹤、監(jiān)管缺乏對(duì)采購合同履行情況的有效跟蹤，運(yùn)輸方式選擇不合理，忽視運(yùn)輸過程保險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)不規(guī)范驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗(yàn)收程序不規(guī)范、對(duì)驗(yàn)收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實(shí)不符，采購物資損失付款環(huán)節(jié)把控不當(dāng)付款審核不嚴(yán)格，付款方式不恰當(dāng)，付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致公司資金損失或信用受損2采購與付款業(yè)務(wù)控制流程圖通過規(guī)范采購與付款業(yè)務(wù)流程，確保采購業(yè)務(wù)按規(guī)定程序和適當(dāng)授權(quán)進(jìn)行，確保采購與付款業(yè)務(wù)及相關(guān)會(huì)計(jì)賬目的核算真實(shí)、完整、規(guī)范、防止差錯(cuò)和舞弊。采購與付款業(yè)務(wù)控制流程如圖9-2所示，其執(zhí)行關(guān)鍵點(diǎn)如表9-4所示。（2）執(zhí)行關(guān)鍵點(diǎn)后續(xù)審計(jì)流程關(guān)鍵點(diǎn)如表9-4所示。表9-4設(shè)備質(zhì)量分析執(zhí)行關(guān)鍵點(diǎn)關(guān)鍵點(diǎn)細(xì)化執(zhí)行C3◆采購部定期匯總采購合同及采購訂單，辦理付款業(yè)務(wù)◆采購部對(duì)采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，并核對(duì)合同執(zhí)行情況，匯總應(yīng)付賬款項(xiàng)B5◆財(cái)務(wù)部應(yīng)檢查付款審批程序是否符合規(guī)定、有無越權(quán)◆財(cái)務(wù)部應(yīng)檢查請(qǐng)款條件是否符合支付要求和合同的條款◆財(cái)務(wù)部應(yīng)檢查付款手續(xù)是否規(guī)范、憑證是否齊全、是否按國家與公司規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理◆財(cái)務(wù)部人員在依據(jù)采購合同相關(guān)協(xié)議、發(fā)票等對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核后，提交總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)限人根據(jù)權(quán)限進(jìn)行審批，辦理付款3采購與付款業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制點(diǎn)采購是公司組織運(yùn)營、銷售產(chǎn)品的前提，是公司的實(shí)物流、資金流的重要組成部分。采購付款雖然是采購業(yè)務(wù)流程的最后一環(huán)，但卻是公司支付金額較大的款項(xiàng)之一，如果風(fēng)險(xiǎn)沒有得到有效的控制，可能造成多付、錯(cuò)付、少付，不僅給公司帶來直接經(jīng)濟(jì)損失，而且間接影響公司供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性。采購與付款業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)如下。（1）編制需求計(jì)劃和采購計(jì)劃環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)①相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求準(zhǔn)確、及時(shí)地編制需求計(jì)劃。需求部門編制需求計(jì)劃時(shí)，應(yīng)將業(yè)務(wù)部門提交的需求計(jì)劃與市場(chǎng)趨勢(shì)預(yù)測(cè)相結(jié)合，制定正確的、科學(xué)的、合理的需求計(jì)劃。②采購計(jì)劃編制人員在制定采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實(shí)際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計(jì)劃，防止采購過量或不足。③采購計(jì)劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為公司剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。（2）采購審批環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)①建立采購申請(qǐng)制度，依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請(qǐng)購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購程序。②具有請(qǐng)購權(quán)的部門對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購手續(xù)，并根據(jù)市場(chǎng)變化提出合理采購申請(qǐng)。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后，再行辦理請(qǐng)購手續(xù)。③具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購申請(qǐng)內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計(jì)劃，是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。對(duì)不符合規(guī)定的采購申請(qǐng)，應(yīng)要求請(qǐng)購部門調(diào)整請(qǐng)購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。（3）供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)①建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全公司統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。公司新增供應(yīng)商的市場(chǎng)準(zhǔn)入、供應(yīng)商新增服務(wù)關(guān)系以及調(diào)整供應(yīng)商物資目錄，都要由采購部門根據(jù)需要提出申請(qǐng)，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。②建立完善的供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度。對(duì)供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，更新供應(yīng)商淘汰和更換名單，經(jīng)審批后對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整，并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中作出相應(yīng)記錄。③對(duì)獨(dú)家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨(dú)家、專有資料的供應(yīng)商，經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后，經(jīng)具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批。（4）采購價(jià)格制定環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)①健全采購定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價(jià)采購、動(dòng)態(tài)競(jìng)價(jià)采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價(jià)格。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計(jì)劃性強(qiáng)、價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的物資，通過招標(biāo)、聯(lián)合談判等公開、競(jìng)爭(zhēng)方式簽訂框架協(xié)議。②采購部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)進(jìn)行跟蹤，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格。建立采購價(jià)格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場(chǎng)供求形勢(shì)及價(jià)格走勢(shì)商情分析并加以合理利用。（5）訂立框架協(xié)議或采購合同環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點(diǎn)①對(duì)擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競(jìng)爭(zhēng)制度，確保供應(yīng)商具備履約能力。②根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價(jià)格等情況，擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購合同。③對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作。（6）過程管理關(guān)鍵控制點(diǎn)①）依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對(duì)有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報(bào)告并及時(shí)提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時(shí)供應(yīng)。②根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和采購物資特性等因素，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜。③實(shí)行全過程的采購登記制度或信息化管理，確保采購過程的可追溯性。（7）驗(yàn)收環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)①制定明確的采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告后方可入庫。②驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購合同及質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的質(zhì)量檢驗(yàn)證明，重點(diǎn)關(guān)注采購合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等是否一致。驗(yàn)收時(shí)涉及技術(shù)性強(qiáng)的、大宗的和新、特物資，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測(cè)試，必要時(shí)可委托具有檢驗(yàn)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請(qǐng)外部專家協(xié)助驗(yàn)收。③對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)