甲供物資管理細(xì)則

PAGE1甲供物資管理細(xì)則《甲供物資管理細(xì)則》是工程管理之道高級(jí)研修班的主要成果文件之一。在編制過程中，我們堅(jiān)持工程管理“路同軌，車同轍”的管理理念，以多種方式廣泛征求各大區(qū)及總部相關(guān)部室意見和建議，由研修班學(xué)員研究討論成稿。本細(xì)則旨在明確置地各層級(jí)及管理過程中各參與方的職責(zé)范圍，統(tǒng)一管理過程中的管理動(dòng)作、輸出成果，強(qiáng)調(diào)各階段的管理要點(diǎn)。希望各大區(qū)相關(guān)部門對(duì)大區(qū)內(nèi)的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行交底培訓(xùn)，并要求項(xiàng)目部按照本管理細(xì)則編制項(xiàng)目的甲供物資管理辦法，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目甲供物資管理水平的提升，同時(shí)也促進(jìn)項(xiàng)目開發(fā)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。隨著置地開發(fā)項(xiàng)目的不斷增多，本文件也將不斷進(jìn)行豐富和完善。為了持續(xù)提升《甲供物資管理細(xì)則》的文件質(zhì)量，請(qǐng)總部各部室、各大區(qū)、城市公司、項(xiàng)目部及各事業(yè)部在執(zhí)行本文件過程中，注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積累素材，可隨時(shí)將相關(guān)意見和建議反饋至總部工程管理部。我們會(huì)根據(jù)大家的反饋意見、建議，定期維護(hù)本文件，相關(guān)修訂的信息和內(nèi)容將以公文形式及時(shí)下發(fā)?？偛抗こ坦芾聿抗泥]箱：本標(biāo)準(zhǔn)主編部門和主要編制人：主編部門：主要編制人：編制目的規(guī)范甲方項(xiàng)目部對(duì)甲供物資的供應(yīng)管理，保證甲供物資的質(zhì)量、數(shù)量及供應(yīng)時(shí)間滿足工程進(jìn)度及合同約定的要求。適用范圍適用于各大區(qū)開發(fā)項(xiàng)目的甲供物資的供應(yīng)管理。術(shù)語介紹甲方：是指合同指明的執(zhí)行工程投資計(jì)劃并與承包商/供應(yīng)商簽訂合同協(xié)議書的當(dāng)事人供應(yīng)商：與甲方簽署物資供應(yīng)合同，負(fù)責(zé)為甲方提供物資供應(yīng)的單位承包商：與甲方簽訂合同協(xié)議書，具有相應(yīng)工程施工承包資質(zhì)的當(dāng)事人，即作為項(xiàng)目某指定甲供物資的使用單位甲供物資：是指甲方與供應(yīng)商簽訂合同，并直接提供給承包商的物資，包括建筑材料、裝飾性材料、各類設(shè)備等（涉及酒店項(xiàng)目的專項(xiàng)FF&E及OS&E工程不在本細(xì)則規(guī)定范圍，相關(guān)管理流程可參見已下發(fā)酒店計(jì)劃運(yùn)營管理制度之《FF&E及OS&E管理指引》），以下內(nèi)容中“物資”均指甲供材料和甲供設(shè)備。職責(zé)總部工程管理部負(fù)責(zé)制定并發(fā)布《甲供物資管理細(xì)則》，考核并督促各大區(qū)落實(shí)。確定置地各項(xiàng)目甲供物資的管理動(dòng)作，并提供相關(guān)模板。負(fù)責(zé)戰(zhàn)采物資在各大區(qū)/城市公司履約管理中的問題協(xié)調(diào)。在總部組織的置地各項(xiàng)目季度巡檢中，抽查項(xiàng)目甲供物資管理情況，并依據(jù)本細(xì)則標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。對(duì)重要的戰(zhàn)略物料進(jìn)行質(zhì)量飛行抽檢。大區(qū)/城市公司工程管理部根據(jù)總部甲供物資管理細(xì)則，督促及落實(shí)各項(xiàng)目甲供物資的管理工作。評(píng)審各項(xiàng)目工程管理規(guī)劃中關(guān)于甲供物資管理的專篇內(nèi)容。對(duì)項(xiàng)目部的甲供物資管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。負(fù)責(zé)大區(qū)和城市公司集采物資履約管理中的問題協(xié)調(diào)。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)項(xiàng)目內(nèi)甲供物資管理工作，根據(jù)甲供物資分判方案及工程特點(diǎn)，編制項(xiàng)目的甲供物資管理辦法，并納入工程管理規(guī)劃中并接受評(píng)審。涉及酒店項(xiàng)目甲供材封樣、供貨、驗(yàn)收等涉及品質(zhì)管理的環(huán)節(jié)，項(xiàng)目部應(yīng)邀請(qǐng)大區(qū)酒店管理部一同參與。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)大區(qū)、城市公司設(shè)計(jì)部/酒店管理部和成本部參與項(xiàng)目甲供物資的封樣及進(jìn)場驗(yàn)收等相關(guān)工作。負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目甲供物資的材料封樣、供應(yīng)計(jì)劃編制、卸貨、進(jìn)場驗(yàn)收、材料抽檢等工作。管理程序封樣管理動(dòng)作要領(lǐng)：①組織供應(yīng)商進(jìn)行甲供物資樣品呈送；②組織大區(qū)、城市公司設(shè)計(jì)部/酒店管理部、成本部、監(jiān)理單位對(duì)樣品進(jìn)行審核和確認(rèn)。實(shí)施階段：甲供物資供應(yīng)商確定后輸出成果：甲供物資樣品、《甲供物資封樣樣品臺(tái)賬》（參見附件1）各方職責(zé)：供應(yīng)商承包商監(jiān)理甲方樣品呈送樣品審核組織樣品審核確認(rèn)管理要點(diǎn)：樣品宜由供應(yīng)商免費(fèi)提供，需計(jì)取費(fèi)用或當(dāng)作后續(xù)供應(yīng)數(shù)量一部分的，應(yīng)在合同中約定。提交的樣品應(yīng)附必要的產(chǎn)品手冊(cè)，技術(shù)參數(shù)說明等文件，以便審核確認(rèn)。項(xiàng)目部、設(shè)計(jì)部/酒店管理部、成本部和監(jiān)理共同審核樣品的質(zhì)量、型號(hào)、各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)等，經(jīng)審核符合要求的樣品應(yīng)由供應(yīng)商及審核部門簽字認(rèn)可后方可供應(yīng)。所有甲供物資封樣時(shí)應(yīng)在樣品上標(biāo)示封樣標(biāo)簽，標(biāo)簽中應(yīng)包含且不限于如下內(nèi)容：工程名稱甲供物資的名稱甲供物資的型號(hào)、規(guī)格等使用部位各相關(guān)方簽字確認(rèn)及日期，相關(guān)方一般包括建筑師、甲方、供應(yīng)商項(xiàng)目部應(yīng)在現(xiàn)場設(shè)立材料設(shè)備樣品庫，將已確認(rèn)樣品作為甲供物資進(jìn)場驗(yàn)收的依據(jù)封存至樣品庫，并建立《甲供物資封樣樣品臺(tái)賬》。供應(yīng)計(jì)劃管理動(dòng)作要領(lǐng)：①組織承包商編制甲供物資供應(yīng)計(jì)劃；②確認(rèn)供應(yīng)計(jì)劃完成時(shí)間；③組織相關(guān)方審核供應(yīng)計(jì)劃；④發(fā)出采購指令實(shí)施階段：甲供物資樣品封樣后輸出成果：《甲供物資供應(yīng)計(jì)劃表》（參見附件2）、《采購指令》各方職責(zé)：供應(yīng)商承包商監(jiān)理甲方提供供貨各環(huán)節(jié)的周期信息供應(yīng)計(jì)劃編制供應(yīng)計(jì)劃審核供應(yīng)計(jì)劃完成時(shí)間確認(rèn)、供應(yīng)計(jì)劃審核、發(fā)出采購指令管理要點(diǎn)：甲供物資供應(yīng)計(jì)劃的提報(bào)時(shí)間應(yīng)綜合考慮工程進(jìn)度計(jì)劃、施工合同約定、施工圖及甲供物資的備料、加工、運(yùn)輸周期以及計(jì)劃表的審批周期和現(xiàn)場實(shí)際的需求時(shí)間等關(guān)鍵因素。計(jì)劃到貨時(shí)間應(yīng)精確程度不得超過十天。甲供物資供應(yīng)商應(yīng)提供供貨各環(huán)節(jié)的周期信息，包括材料的備料周期、加工周期、物流周期等，作為承包商編制甲供物資供應(yīng)計(jì)劃，監(jiān)理及甲方審核甲供物資供應(yīng)計(jì)劃的依據(jù)。戰(zhàn)略采購物資的供貨周期可參照《戰(zhàn)略采購物料供貨期》（參見附件3），項(xiàng)目部在使用過程中需要注意各戰(zhàn)采物資的有效日期。供應(yīng)計(jì)劃管理流程：承包商編制并提交《甲供物資供應(yīng)計(jì)劃表》→監(jiān)理單位審核確認(rèn)→甲方項(xiàng)目部審核確認(rèn)→成本部核對(duì)供貨合約，確認(rèn)→項(xiàng)目部下發(fā)采購指令→項(xiàng)目部督促供應(yīng)商按要求及時(shí)、保質(zhì)、足量交貨，對(duì)供應(yīng)結(jié)果進(jìn)行跟蹤?！都坠┪镔Y供應(yīng)計(jì)劃表》審核重點(diǎn)：計(jì)劃的數(shù)量、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)。供貨時(shí)間：①避免計(jì)劃到貨時(shí)間太晚而影響現(xiàn)場施工進(jìn)度；②避免計(jì)劃到貨時(shí)間太早，會(huì)增加現(xiàn)場的倉儲(chǔ)和成品保護(hù)壓力。擬用部位應(yīng)與施工進(jìn)度吻合。對(duì)于需承包商深化設(shè)計(jì)后方能下單的甲供物資，應(yīng)組織設(shè)計(jì)部/酒店管理部對(duì)深化設(shè)計(jì)成果進(jìn)行審核確認(rèn)。應(yīng)包含承包商的接收人員姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等信息。對(duì)計(jì)劃偏差和設(shè)計(jì)變更的處理：因計(jì)劃數(shù)量有誤造成甲供物資超供的，超供部分導(dǎo)致的損失責(zé)任由承包商負(fù)責(zé)；因計(jì)劃數(shù)量有誤造成甲供物資數(shù)量不足的，承包商可繼續(xù)向甲方申報(bào)需求計(jì)劃，但因甲供物資供應(yīng)延遲導(dǎo)致工程工期延誤的責(zé)任由承包商承擔(dān)。因設(shè)計(jì)變更導(dǎo)致甲供物資用量增減或深化設(shè)計(jì)成果變化的，項(xiàng)目部在收到變更指令后必須立即知會(huì)成本部，并督促承包商在3日內(nèi)提交甲供物資需求變化的申請(qǐng)，申請(qǐng)格式使用《甲供物資供應(yīng)計(jì)劃表》，但需在備注欄中對(duì)此變更引起的甲供物資變化情況進(jìn)行詳細(xì)說明，必要時(shí)需附計(jì)算資料等，仍參照首次程序進(jìn)行供應(yīng)計(jì)劃的審批。因深化設(shè)計(jì)錯(cuò)誤導(dǎo)致甲供物資無法使用的，造成的經(jīng)濟(jì)損失及因重新下單導(dǎo)致的工期延誤責(zé)任由承包商承擔(dān)，甲方同時(shí)立即督促承包商在5日內(nèi)重新完成深化設(shè)計(jì)，編制《甲供物資供應(yīng)計(jì)劃表》，組織相關(guān)部門進(jìn)行審核。供貨管理動(dòng)作要領(lǐng)：組織甲供物資加工前交底和加工期間檢查實(shí)施階段：甲供物資備貨、加工期間輸出成果：《加工交底記錄》、《加工廠檢查報(bào)告》、《駐場監(jiān)造報(bào)告》各方職責(zé)：供應(yīng)商承包商監(jiān)理甲方材料加工配合檢查參與工廠檢查參與工廠檢查組織加工交底組織檢查工廠加工管理要點(diǎn)：涉及觀感的材料在首批材料生產(chǎn)加工前，由項(xiàng)目部組織設(shè)計(jì)部/酒店管理部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行生產(chǎn)交底（交底形式可根據(jù)實(shí)際情況決定）；項(xiàng)目部應(yīng)每隔一定時(shí)間了解一次甲供物資生產(chǎn)進(jìn)展，發(fā)現(xiàn)異常時(shí)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商交涉；要求供應(yīng)商提供加工全過程的可視化監(jiān)管。視甲供物資重要程度，并結(jié)合實(shí)際情況，項(xiàng)目部可組織成本部、設(shè)計(jì)部/酒店管理部赴供應(yīng)商的材料工廠核查生產(chǎn)進(jìn)度、加工質(zhì)量及生產(chǎn)過程文件。供應(yīng)商為經(jīng)銷商的，應(yīng)核查其材料訂購方面的文件；供應(yīng)商代理進(jìn)口材料的，應(yīng)核查其材料訂購憑證、加工委托書、運(yùn)輸、提單、進(jìn)關(guān)、存貯等文件。對(duì)于石材等重要材料，必要時(shí)，項(xiàng)目部應(yīng)派專人進(jìn)行材料生產(chǎn)加工的全程駐場監(jiān)造。對(duì)于上述交底、檢查和駐場監(jiān)造工作，項(xiàng)目部應(yīng)每次完成《加工交底記錄》、《加工廠檢查報(bào)告》、《駐場監(jiān)造報(bào)告》等文件的編制。卸貨和進(jìn)場驗(yàn)收動(dòng)作要領(lǐng)：①組織安排卸貨場地及路線；②組織甲供物資進(jìn)場驗(yàn)收實(shí)施階段：甲供物資進(jìn)場輸出成果：《甲供物資進(jìn)場驗(yàn)收單》（參見附件4）各方職責(zé)：供應(yīng)商承包商監(jiān)理甲方物資供應(yīng)、卸貨配合檢查物資檢查、接收、保管提供卸貨場地進(jìn)場物資檢查組織進(jìn)場物資驗(yàn)收管理要點(diǎn)：供應(yīng)商應(yīng)在每批材料到貨前7天通知項(xiàng)目部，項(xiàng)目部在接到通知后應(yīng)協(xié)調(diào)承包商安排卸貨場地，并組織人員做好甲供物資進(jìn)場驗(yàn)收準(zhǔn)備。項(xiàng)目部應(yīng)組織供應(yīng)商提前到現(xiàn)場查看運(yùn)輸通道、倉儲(chǔ)條件。卸貨管理：供應(yīng)商負(fù)責(zé)卸貨，工程分判合同和物資采購合同另有規(guī)定者除外。驗(yàn)收管理：項(xiàng)目部應(yīng)組織供應(yīng)商、承包商、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)部/酒店管理部、成本部等參與甲供物資的進(jìn)場驗(yàn)收工作，并在驗(yàn)收合格后在《甲供物資進(jìn)場驗(yàn)收單》上填寫會(huì)簽意見。其中甲方留存的《甲供物資進(jìn)場驗(yàn)收單》中，應(yīng)有一份傳遞給財(cái)務(wù)部門，用于賬務(wù)處理。甲供物資進(jìn)場后首先檢查包裝是否完整，包裝所示的材料外觀特征與采購要求是否相符、包裝如有損壞需判斷是否影響材料的完整及數(shù)量的清點(diǎn)。驗(yàn)收時(shí)主要對(duì)材料的質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行檢查，包括型號(hào)、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等，對(duì)于有封樣的材料，應(yīng)與封樣進(jìn)行比對(duì)。每批甲供物資進(jìn)場時(shí)，應(yīng)隨車攜帶材料供貨清單、材料的質(zhì)保證明材料（包括合格證、質(zhì)保書、檢測報(bào)告等）。材料如需送檢，由監(jiān)理單位見證取樣，由承包商按規(guī)定要求送檢，送檢費(fèi)用按合同約定結(jié)算。在開箱（封）啟用材料時(shí)，若發(fā)現(xiàn)下述現(xiàn)象，需要特別注意：材料質(zhì)量存有疑問；材料的規(guī)格、系列、顏色等與采購合同/封樣樣品不符；材料實(shí)際數(shù)量少于包裝所示數(shù)量；缺少附件、配件；開箱（封）時(shí)箱內(nèi)材料已經(jīng)損壞。聯(lián)合驗(yàn)收簽字確認(rèn)后，并不能免除供應(yīng)商對(duì)材料后續(xù)發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題責(zé)任。如材料存在潛在的質(zhì)量缺陷，難以通過基本檢查發(fā)現(xiàn)的，承包商應(yīng)在材料使用前或具備質(zhì)量驗(yàn)證條件時(shí)對(duì)材料進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題仍由供應(yīng)商承擔(dān)責(zé)任。照管：承包商對(duì)進(jìn)場的物資（以《甲供物資進(jìn)場驗(yàn)收單》簽字為準(zhǔn)）負(fù)有存儲(chǔ)、保管、看管、采取措施以防惡劣天氣及自然條件對(duì)物資造成損害的義務(wù)。對(duì)不合格的甲供物資，項(xiàng)目部責(zé)令立即退場。保管和使用動(dòng)作要領(lǐng)：①監(jiān)督甲供物資使用；②備品備件移交；實(shí)施階段：甲供物資使用階段輸出成果：《甲供物資到貨臺(tái)賬》、《備品備件移交記錄表》（參見附件5、6）各方職責(zé)：供應(yīng)商承包商監(jiān)理甲方使用指導(dǎo)備品移交甲供物資保管、使用監(jiān)督甲供物資使用監(jiān)督甲供物資使用組織備品移交管理要點(diǎn)：甲供物資的現(xiàn)場保管存放過程中要采取合理有效的保護(hù)措施。未經(jīng)甲方同意，不得將甲供物資用作它途。組織供應(yīng)商對(duì)甲供物資的使用、安裝作現(xiàn)場技術(shù)指導(dǎo)。項(xiàng)目部設(shè)專人負(fù)責(zé)甲供物資的監(jiān)控管理，建立《甲供物資到貨臺(tái)賬》，并定期向項(xiàng)目部和成本部反饋，實(shí)時(shí)監(jiān)控甲供物資到場數(shù)量。項(xiàng)目部在甲供物資供應(yīng)完畢后，督促供應(yīng)商依照合同約定，辦理備品備件的移交工作，并形成相應(yīng)的《備品備件移交記錄表》（見附件6）。材料結(jié)算管理動(dòng)作要領(lǐng)：審核所有簽認(rèn)供貨、到貨清單實(shí)施階段：甲供物資供應(yīng)完成輸出成果：甲供物資供貨、接收總量確認(rèn)各方職責(zé)：供應(yīng)商承包商監(jiān)理甲方提交甲供物資供貨總單提交甲供物資進(jìn)場接收總單審核組織審核管理要點(diǎn)：甲供物資最后一批到貨后，項(xiàng)目部組織承包商在一周內(nèi)將簽署的所有驗(yàn)收、接收等憑據(jù)報(bào)送項(xiàng)目部，經(jīng)項(xiàng)目部核對(duì)無誤后，交于成本部作為物資核算依據(jù)。由成本部與供應(yīng)商辦理結(jié)算。附件1：甲供物資封樣樣品臺(tái)賬2：甲供物資供應(yīng)計(jì)劃表3：戰(zhàn)略采購物料供貨期4：甲供物資進(jìn)場驗(yàn)收單5：甲供物資到貨臺(tái)賬6：備品備件移交記錄表附件1甲供物資封樣樣品臺(tái)賬項(xiàng)目名稱：序號(hào)材料/設(shè)備名稱材料/設(shè)備品牌供應(yīng)商名稱材料產(chǎn)地技術(shù)參數(shù)使用位置擬用數(shù)量封樣日期封樣確認(rèn)方備注說明：本表一式二份，由甲供物資責(zé)任人及資料室各存一份。表單所列明細(xì)可根據(jù)甲供物資的類型不同酌情自行調(diào)整。附件2甲供物資供應(yīng)計(jì)劃表項(xiàng)目名稱：申請(qǐng)日期：材料名稱：編號(hào)：序號(hào)型號(hào)規(guī)格/技術(shù)參數(shù)計(jì)劃總量本次計(jì)劃供應(yīng)量使用部位計(jì)劃到場時(shí)間備注接貨單位信息單位名稱接收人員姓名聯(lián)系方式承包商簽字：日期：監(jiān)理單位簽字：日期：甲方項(xiàng)目部簽字：日期：說明：本表一式四份，承包商和監(jiān)理單位各留存一份，甲方的項(xiàng)目部、成本部各留存一份。可另附物資明細(xì)清單作為本表單的附件，但需要備注項(xiàng)予以說明。表單所列明細(xì)可根據(jù)甲供物資的類型不同酌情自行調(diào)整。附件3戰(zhàn)略采購物料供貨期序號(hào)采購項(xiàng)目協(xié)議到期日緊急供貨期（樣板房）日歷天大批量供貨期日歷天1電梯2015年6月30日國產(chǎn)45天進(jìn)口180天國產(chǎn)60天進(jìn)口270天2開關(guān)插座2015年12月31日10303低壓配電元器件2016年1月30日15304空調(diào)冷水機(jī)組2016年12月30日/離心機(jī)70天、螺桿機(jī)55天，風(fēng)冷模塊40天5冷卻塔2016年6月30日35456?；u2016年12月30日/307柴油發(fā)電機(jī)2016年5月30日/1008百尊燃?xì)饩?016年12月30日10309潔具龍頭2015年8月30日104510風(fēng)柜及風(fēng)機(jī)盤管2016年12月30日風(fēng)柜35天，風(fēng)機(jī)盤管20天風(fēng)柜45天，風(fēng)機(jī)盤管30天11進(jìn)口人造石材2015年8月30日/9012水泵2016年12月30日合資35-45天，國產(chǎn)20天合資45-60天，國產(chǎn)30天13電纜2015年9月30日104014母線2015年10月10日1525（測量完成正式下單）15可視對(duì)講設(shè)備2015年10月30日52016消防火災(zāi)報(bào)警設(shè)備2016年7月31日105017五金2016年12月30日1035（國產(chǎn)）/50（進(jìn)口）18T檔、A檔住宅項(xiàng)目戶式中央空調(diào)2016年12月30日103019閥門2016年12月30日153020室內(nèi)燈具2016年12月30日/25說明：表中所述戰(zhàn)略采購物料的供貨期是至從訂單發(fā)出確認(rèn)之日起至貨到工地的周期。項(xiàng)目部在使用過程中需要注意各戰(zhàn)采物資的有效日期。附件4甲供物資進(jìn)場驗(yàn)收單項(xiàng)目名稱：到貨日期：材料