行政機關公文知識講座

行政機關公文知識講座目錄公文概述與重要性公文種類與格式規(guī)范公文寫作技巧與提升方法公文處理程序與規(guī)范操作公文保密要求及措施落實行政機關公文改革發(fā)展趨勢01公文概述與重要性公文定義及作用公文是行政機關、企事業(yè)單位、社會團體等在處理公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。公文是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。權威性規(guī)范性實用性時效性行政機關公文特點行政機關公文具有法定效力，代表制發(fā)機關的意志，要求受文機關必須遵守、執(zhí)行或辦理。行政機關公文是為了處理公務活動而形成的，具有明確的目的和針對性，要求內容真實、準確、完整。行政機關公文具有規(guī)范的體式，包括文種、格式、行文規(guī)則等，以保證公文的嚴肅性和有效性。行政機關公文是在特定時間內制發(fā)和處理的，要求及時、迅速，以保證公務活動的正常進行。03公文歸檔公文處理完畢后，需要按照規(guī)定進行整理、裝訂、歸檔，以便日后查閱和使用。01收文處理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序，以保證公文得到及時、正確的處理。02發(fā)文處理包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序，以保證公文的質量和傳播效果。公文處理流程簡介公文格式不規(guī)范。解決方案：加強公文格式培訓，制定詳細的格式規(guī)范，建立格式審核機制。問題一問題二問題三問題四公文內容不準確。解決方案：提高公文撰寫人員的業(yè)務水平，加強內容審核，建立責任追究制度。公文處理不及時。解決方案：優(yōu)化公文處理流程，加強時間管理，建立催辦機制。公文歸檔不規(guī)范。解決方案：制定詳細的歸檔規(guī)范，加強歸檔人員培訓，建立定期檢查機制。常見問題及解決方案02公文種類與格式規(guī)范命令（令）適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強制性行政措施，嘉獎有關單位及人員。公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。法定公文種類介紹通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通告是適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知事項的周知性公文。通告的使用面比較廣泛，一般機關、企事業(yè)單位甚至臨時性機構都可使用，但強制性的通告必須依法發(fā)布，其限定范圍不能超過發(fā)文機關的權限。通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。通報多屬下行文，其中表揚和批評的通報屬于典型的下行文，而情況通報有些偏向于平行文，可以在平行機關之間互相通報情況。通知、通告、通報等常見類型010203函件適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。函是一種平行文，不能用于上下級機關。電報是一種最早用電的方式來傳送信息的、可靠的即時遠距離通信方式，它是19世紀30年代在英國和美國發(fā)展起來的。電報信息通過專用的交換線路以電信號的方式發(fā)送出去，該信號用編碼代替文字和數(shù)字，通常使用的編碼是摩爾斯電碼。傳真是近現(xiàn)代發(fā)展的一種傳遞文件的特殊技術，將文字、圖表、相片等記錄在紙面上的靜止圖像，通過掃描和光電變換，變成電信號，經(jīng)各類信道傳送到目的地，在接收端通過一系列逆變換過程，獲得與發(fā)送原稿相似記錄副本的通信方式。函件、電報、傳真等特殊類型紙張要求公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5~9.5。裝訂要求公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。排版規(guī)格公文排版規(guī)格要統(tǒng)一，正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。格式規(guī)范要求及注意事項03公文寫作技巧與提升方法遵循客觀性原則公文寫作應客觀、準確地反映事實，避免主觀臆斷和夸大其詞。保持正式風格公文語言應嚴謹、莊重，符合公文文體的要求。遵循規(guī)范格式公文寫作應遵循規(guī)定的格式和行文規(guī)范，確保公文的規(guī)范性和統(tǒng)一性。寫作原則及風格把握標題應準確概括公文的主旨，突出重點，簡明扼要。標題要簡明扼要正文應按照邏輯順序展開，段落分明，條理清晰，表達準確。正文要條理清晰結尾應總結全文，提出希望或要求，恰當?shù)皿w，不留尾巴。結尾要恰當?shù)皿w標題、正文、結尾撰寫技巧公文寫作應使用精煉、準確的語言，避免冗長和啰嗦。精煉語言提高表達能力掌握公文用語通過多讀、多寫、多說等方式提高表達能力，增強寫作功底。熟悉和掌握公文常用詞匯和短語，提高公文寫作的專業(yè)性和規(guī)范性。030201語言運用和表達能力提升公文初稿完成后，應認真審核修改，確保內容準確、語言流暢、格式規(guī)范。審核修改對公文進行潤色完善，提高公文的質量和檔次，使其更加符合實際需要和要求。潤色完善在審核修改過程中，應重視他人的反饋意見，虛心接受并認真修改。重視反饋意見審核修改和潤色完善04公文處理程序與規(guī)范操作公文簽發(fā)需經(jīng)過擬稿、審核、會簽、簽發(fā)等程序，確保公文內容準確、格式規(guī)范、程序合規(guī)。簽發(fā)流程各級行政機關應明確公文簽發(fā)的責任主體，如擬稿人、審核人、會簽人和簽發(fā)人等，確保責任落實到人。責任主體明確簽發(fā)流程和責任主體明確登記管理公文處理過程中應建立登記制度，對公文進行編號、登記，以便查詢和追蹤。分發(fā)傳遞公文應根據(jù)內容、緊急程度等因素確定分發(fā)范圍和傳遞方式，確保公文及時、準確送達。保密措施涉密公文應嚴格遵守保密規(guī)定，采取加密傳輸、專人傳遞等保密措施，確保公文安全。登記、分發(fā)、傳遞等環(huán)節(jié)管理公文辦理完畢后應及時歸檔保存，以便日后查詢和使用。對于無保存價值的公文應及時銷毀，避免占用空間和泄露信息。銷毀時應履行審批手續(xù)，確保銷毀過程安全、可控。歸檔保存和銷毀制度執(zhí)行銷毀制度歸檔保存各級行政機關應積極推廣公文信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公文的電子化、網(wǎng)絡化管理，提高公文處理效率和質量。信息化管理系統(tǒng)信息化管理系統(tǒng)應具備完善的收文、發(fā)文、簽批、歸檔等功能模塊，滿足各級行政機關公文處理需求。功能模塊完善信息化管理系統(tǒng)應采取數(shù)據(jù)加密、身份認證等安全保障措施，確保公文信息安全。同時，應定期對系統(tǒng)進行維護和升級，保持系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。安全保障措施信息化管理系統(tǒng)應用推廣05公文保密要求及措施落實深入理解《中華人民共和國保守國家秘密法》及其相關規(guī)定，明確公文保密的法律責任和義務。掌握國家關于公文保密的政策要求，包括密級劃分、定密程序、保密期限等，確保公文處理符合政策規(guī)定。關注保密法規(guī)政策的更新變化，及時調整和完善公文保密措施。保密法規(guī)和政策解讀制定涉密公文處理流程，明確各環(huán)節(jié)職責和要求，確保公文處理過程安全可控。對涉密公文進行密級標識，采取相應保密措施，防止泄密事件發(fā)生。建立涉密公文識別機制，對接收、制作、傳遞的公文進行涉密審查，確保涉密公文得到及時有效處理。涉密公文識別和處理流程建立保密工作責任制，明確各級領導和涉密人員的保密職責，確保保密工作得到有效落實。加強保密監(jiān)督檢查，定期對公文保密工作進行自查、互查和專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。對違反保密規(guī)定的行為進行嚴肅處理，追究相關人員的法律責任，確保公文保密工作的嚴肅性和有效性。保密責任落實和監(jiān)督檢查123制定泄密事件應急預案，明確應急處置流程、責任分工和協(xié)作機制，確保一旦發(fā)生泄密事件能夠迅速響應并有效處置。加強泄密事件預警和防范工作，定期對公文保密風險進行評估和排查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對發(fā)生的泄密事件進行認真調查和分析，總結經(jīng)驗教訓，完善保密措施，防止類似事件再次發(fā)生。泄密事件應對及處置預案06行政機關公文改革發(fā)展趨勢簡化優(yōu)化公文處理流程精簡公文種類和數(shù)量通過合并、取消、替代等方式，減少不必要的公文種類和數(shù)量，降低行政成本。優(yōu)化公文處理環(huán)節(jié)簡化公文處理流程，減少繁瑣環(huán)節(jié)，提高公文處理效率。推行電子公文推廣電子公文的使用，實現(xiàn)公文的快速傳遞和處理，節(jié)約時間和資源。探索采用圖表、數(shù)據(jù)、音頻、視頻等多媒體形式呈現(xiàn)公文內容，使公文更加直觀、生動。創(chuàng)新公文形式在公文中突出重點、簡明扼要地表達核心內容，提高公文的閱讀效率和理解度。突出核心內容優(yōu)化公文語言表達，使用簡潔明了、規(guī)范準確的語言，避免使用模糊、歧義的語言。注重語言表達創(chuàng)新公文形式和內容呈現(xiàn)推廣移動辦公推廣移動辦公應用，使行政機關工作人員能夠隨時隨地處理公文，提高工作效率。加強信息安全保障完善信息安全保障措施，確保公文信息的安全、保密和完整性。建設信息化平臺構建行政機關信息化平臺，