人事檔案查閱制度（2篇）

第頁共頁人事檔案查閱制度是指企業(yè)或組織內(nèi)部建立起的一套流程和規(guī)定，用于管理和保護(hù)員工的個人檔案。該制度主要包括以下方面：1.權(quán)限控制：人事檔案應(yīng)該只能由授權(quán)人員訪問和查閱，需要建立相應(yīng)的權(quán)限管理機制，確保檔案的機密性和安全性。2.記錄管理：建立完善的檔案管理系統(tǒng)，包括員工入職、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動、離職等各個環(huán)節(jié)的檔案記錄。檔案應(yīng)該包括員工的基本信息、合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績效評估等內(nèi)容。3.存儲和保管：人事檔案應(yīng)該妥善存儲，建議使用電子化檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的安全性和可讀性。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取適當(dāng)措施進(jìn)行保管，防止丟失或損壞。4.查閱程序：設(shè)立檔案查閱申請的流程，員工或相關(guān)部門需要提出書面申請，經(jīng)過審批后才能查閱檔案。同時，需要記錄檔案查閱的時間、人員和目的等信息，確保查閱的合法性和及時性。5.保密措施：人事檔案包含員工的個人隱私信息，需要建立保密機制，禁止未經(jīng)授權(quán)的人員查閱和泄露檔案內(nèi)容。相關(guān)崗位人員需要簽署保密協(xié)議，并接受相關(guān)培訓(xùn)。6.數(shù)據(jù)備份：建議對電子檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，建議制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，以應(yīng)對數(shù)據(jù)丟失或破壞時的情況。以上是人事檔案查閱制度的一些主要內(nèi)容，每個企業(yè)或組織可以根據(jù)自身的需求和特點進(jìn)行具體規(guī)定。人事檔案查閱制度（二）【人事檔案查閱制度】一、制度目的1.為了規(guī)范和統(tǒng)一人事檔案的管理和使用，提高人事檔案管理的效率和精確度，保護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本制度。2.本制度適用于公司內(nèi)所有員工的人事檔案管理和查閱。二、制度適用范圍1.適用對象：公司所有員工。2.適用檔案：包括但不限于個人基本信息、入職材料、合同及協(xié)議、薪酬福利、績效評估等相關(guān)檔案。三、制度內(nèi)容1.檔案管理責(zé)任（1）公司人力資源部門負(fù)責(zé)人對人事檔案的管理負(fù)總責(zé)。（2）各部門經(jīng)理對本部門人事檔案的備案和保管負(fù)責(zé)。2.檔案管理流程（1）員工入職時，由人力資源部門負(fù)責(zé)收集、整理和建檔。（2）員工離職時，由人力資源部門負(fù)責(zé)將其檔案進(jìn)行整理歸檔，并注明離職日期。（3）員工檔案的存儲：人力資源部門將員工離職后的檔案進(jìn)行歸檔備份，存儲時間為5年。3.檔案查閱程序（1）員工可以自行向人力資源部門提出檔案查閱申請，并填寫檔案查閱申請表。（2）人力資源部門在接到查閱申請后，根據(jù)員工提供的身份證明及相關(guān)信息，審核申請的真實性和合法性。（3）審核通過后，人力資源部門將安排員工前往指定地點，在監(jiān)督下查閱檔案。（4）員工查閱完檔案后，應(yīng)填寫查閱登記表，并及時歸還檔案，并交由人力資源部門進(jìn)行復(fù)核。四、檔案查閱注意事項1.員工查閱檔案需提前至少3個工作日向人力資源部門提交申請，并填寫《檔案查閱申請表》。2.員工查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的完整性和安全性，不得隨意更改或拆卸檔案。3.員工查閱檔案時，需在監(jiān)督下進(jìn)行，不得將檔案帶離查閱場所。4.員工查閱檔案后，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，并交由人力資源部門復(fù)核。5.員工查閱的內(nèi)容應(yīng)僅限于與個人有關(guān)的檔案信息，不得查閱與他人無關(guān)的檔案信息。五、違規(guī)處理1.對于違反本制度的員工，人力資源部門將給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括但不限于口頭警告、書面警告、罰款等懲罰措施。2.對于故意隱瞞或篡改檔案的員工，將嚴(yán)肅追究其責(zé)任，如情節(jié)嚴(yán)重，將移交司法機關(guān)處理。六、附則1.員工對個人檔案的查閱有權(quán)提出異議，如對檔案內(nèi)