公司年會預(yù)算

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企業(yè)年會：年會活動策劃的費(fèi)用規(guī)劃

明陽天下會議

年會活動策劃有許多不同的類型,有的是答謝客戶的,有的是員工總結(jié)大會,所以在方案之前需要明確職責(zé)任務(wù),不同的會議需要不同的環(huán)境,召開會議是要達(dá)到肯定的目的和目標(biāo).因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息,通過收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的方案.制訂完善的會議方案確定必需要做的事項(xiàng)以滿意會議的需要并達(dá)到會議預(yù)期目標(biāo).

年會策劃活動的預(yù)算規(guī)劃:制定可行預(yù)算規(guī)劃然后根據(jù)規(guī)劃去支配工作;確定各項(xiàng)工作的時(shí)間支配.通常而言,年會策劃活動的預(yù)算包括以下幾個方面:

1、交通費(fèi)用

(1)、會議期間交通費(fèi)用--主要是會務(wù)地交通費(fèi)用,包括住宿地至?xí)慕煌?、會所到餐飲地點(diǎn)的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通.

(2)、歡送交通及返程交通--包括航班、鐵路、大路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用.

2、會議室/廳費(fèi)用

(1)、會議場地租金--通常而言,場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施.

(2)、會場布置費(fèi)用--假如不是特別要求,通常而言此部分費(fèi)用包含在會場租賃費(fèi)用中.

(3)、會議設(shè)施租賃費(fèi)用--此部分費(fèi)用主要是租賃一些特別設(shè)備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展現(xiàn)系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等,租賃時(shí)通常需要支付肯定的使用保證金,租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用.

(4)、其他支持費(fèi)用--這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、消遣保健、媒介、公共關(guān)系等.

3、餐飲費(fèi)用

會議的餐飲費(fèi)用可以很簡潔,也可以很簡單,這取決于會議議程需要及會議目的.

(1)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐,可以實(shí)行人數(shù)預(yù)算--自助餐形式,按桌預(yù)算--圍桌式形式.假如主辦方盼望酒水消費(fèi)自行選購而非由餐館供應(yīng),餐館可能會收取肯定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用.

(2)、會場茶歇

此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的,預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合.承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用,假如主辦方需要非程序服務(wù),可能需要而外的預(yù)算.通常狀況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種--西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主.

(3)、聯(lián)誼酒會/舞會

事實(shí)上,聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會簡單,宴會只要

設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模,預(yù)算很簡單計(jì)算.但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計(jì)到場地與節(jié)目支持,其預(yù)算可能需要比較長的時(shí)間確認(rèn).

(4)、酒水及服務(wù)費(fèi)

通常,假如在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的,假如可以外帶酒水消費(fèi),餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi).在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi).

(5)、其他--點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒

4、視聽設(shè)備

除非在室外進(jìn)行,否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院鲆?假如為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行,視聽設(shè)備的預(yù)算就比較簡單,包括:

設(shè)備本身的租賃費(fèi)用,通常按天計(jì)算

設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及掌握技術(shù)人員支持費(fèi)用,可讓會展服務(wù)商代理

音源--主要是背景音樂及消遣音樂選擇,主辦者可自帶,也可托付代理

5、演員及節(jié)目

通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計(jì)算--預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參加人數(shù)正相關(guān).在相宜地點(diǎn)假如有固定的演出,那預(yù)算就很簡潔,與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)--專場或包場除外.

6、雜費(fèi)

雜費(fèi)是指會展過程中一些臨時(shí)性支配產(chǎn)生的費(fèi)用,包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、年會策劃、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)?、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等.雜費(fèi)的預(yù)算很難方案,通?？梢栽跁?/p>