淺談數(shù)字化加工軟件在檔案數(shù)字化工作中的應用及思考

信息時代背景下，檔案數(shù)字化已經成為檔案管理工作高質量發(fā)展的重要突破。數(shù)字化加工軟件與檔案數(shù)字化的深度融合，能夠為檔案管理工作提供更為全面的技術支撐，進一步提升檔案數(shù)字化工作水平。隨著檔案數(shù)字化的縱深推進，需要更為全面的數(shù)字化加工軟件作為支撐，更好地體現(xiàn)檔案數(shù)字化的技術性和專業(yè)性特征。在推進檔案數(shù)字化工作中，要求構建檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)，而檔案數(shù)字化處理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術基礎之上，通過利用數(shù)字化加工軟件對數(shù)字檔案信息資源進行收集、管理、利用、開發(fā)。新時期，開發(fā)專業(yè)的數(shù)字化加工軟件，能夠實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的自動化、流程化、智能化和網絡化?？梢哉f，數(shù)字化加工軟件的開發(fā)與應用，進一步推進了檔案數(shù)字化進程。一、檔案數(shù)字化工作中應用數(shù)字化加工軟件的現(xiàn)實必要性在推進檔案數(shù)字化的過程中，將數(shù)字化加工軟件融入其中是提升檔案數(shù)字化工作水平的關鍵環(huán)節(jié)，也是推進檔案信息服務和提升檔案信息管理質量的重要基礎。檔案管理部門應結合本單位檔案管理實際，明確檔案數(shù)字化工作目標，結合檔案管理具體需求，開發(fā)適合自身的數(shù)字化加工軟件。檔案數(shù)字化建設要提質增速，就要在軟件開發(fā)上下功夫，基于這一現(xiàn)實需求，數(shù)字化加工軟件得以開發(fā)和應用。檔案信息網絡化管理成為主流。網絡化是推進檔案管理現(xiàn)代化的必經之路，也是提升檔案管理工作水平的重要技術手段。新時期，隨著檔案規(guī)模的不斷擴大，面對海量檔案信息如何處理，已成為當前檔案管理部門必須解決的現(xiàn)實問題。如果現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)與人工管理模式相比還相對落后，那么這個計算機管理系統(tǒng)就失去了其存在的價值。因此，在推進檔案網絡化管理過程中，計算機應用系統(tǒng)必須要比人工模式更先進、更完善，這樣才能夠使檔案信息管理得井井有條。而要想實現(xiàn)檔案信息直接被利用者所用，直接能夠共享，就需要入網，這樣才能夠使檔案信息資源“活”起來，才能夠減輕檔案管理部門的工作壓力，更好地發(fā)揮檔案信息的服務價值。當前，很多檔案管理部門正在積極推進檔案信息網絡化管理，未來隨著更多的數(shù)字化加工軟件的融入，將為檔案計算機應用系統(tǒng)提供更為完善的功能。同時，現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，也為檔案信息網絡化管理創(chuàng)造了有利條件。檔案管理部門在推進檔案數(shù)字化工作中，應將數(shù)字化加工軟件的融入作為當前檔案信息網絡化管理的重要工作內容加以落實。檔案信息網絡的開放性特征顯著。當前，按照國家檔案管理部門的相關要求，檔案管理已經由原來的封閉式模式逐漸向開放模式過渡，檔案上網已經成為必然趨勢。檔案管理網絡也由封閉的局域網逐漸向開放式的互聯(lián)網“進軍”，已經有不少檔案管理部門結合社會群眾需求，開始逐漸地推進檔案信息網絡化進程。通過網絡一體化設計，在政府部門的宏觀指導下，不僅實現(xiàn)了各個檔案管理部門的網絡互通，同時還能夠通過網絡平臺或網站為廣大人民群眾提供多元化的檔案信息服務，進一步增強了檔案信息網絡的社會效益和檔案信息的利用效率。新時期，檔案管理部門在推進檔案數(shù)字化工作進程中，應充分認識到檔案信息網絡開放性特征，加大數(shù)字化加工軟件的開發(fā)投入力度，使數(shù)字化加工軟件更加智能化，并建立檔案信息數(shù)據庫，增強上網檔案信息資源的可讀性和可用性。加快網上信息存儲和更新步伐，通過數(shù)字加工軟件對檔案信息的深加工，能夠更好地發(fā)揮檔案信息的特殊價值，更好地保持檔案信息網絡的生命力。檔案信息網絡安全是檔案管理的首要問題。一方面，隨著檔案信息公開化、開放化，為社會公眾提供了更為多元化的檔案信息服務。另一方面，相應地帶來了檔案信息網絡安全問題。檔案管理部門在推進檔案管理工作中，既要認識到檔案數(shù)字化工作的重要性和必要性，主動積極地借助數(shù)字化加工軟件對檔案信息進行加工和提煉，同時也要圍繞檔案信息網絡安全問題對數(shù)字化加工軟件進行優(yōu)化。從目前看，網絡安全問題主要集中在以下幾個方面：一是來自外部的黑客和病毒攻擊。這些攻擊一旦侵入到計算機系統(tǒng)，輕則使系統(tǒng)運行出現(xiàn)故障，重則會使重要的檔案信息外泄，不僅會影響相關利益主體的切身利益，甚至會對國家經濟社會發(fā)展造成無法挽回的損失。二是來自內部的保密信息泄密或被修改網絡關鍵數(shù)據等等。因此，無論是來自外部的攻擊，還是內部的一些故障和問題，都需要提升數(shù)字化加工軟件的安全水平，及時對出現(xiàn)的安全漏洞問題預警，并做好相關備份，防止因遭到破壞而無法對重要檔案信息進行恢復。檔案管理部門應更加關注檔案數(shù)字化加工軟件升級的現(xiàn)實訴求，利用網絡的開放性特征，加速推進檔案數(shù)字化轉型升級。而現(xiàn)階段部分檔案資源數(shù)字化進展緩慢，需要從軟件開發(fā)方面著手，為檔案數(shù)字化提供技術支持，為數(shù)字檔案資源建設和管理提供技術支撐。同時，借助相對完善的功能設計與嚴密的管理，保障數(shù)字檔案的安全共享與利用。二、檔案數(shù)字化加工軟件的特征及主要功能應用數(shù)字化加工軟件在推進檔案數(shù)字化工作中發(fā)揮著重要作用。數(shù)字化加工軟件，能夠為數(shù)字化檔案管理提供加工處理和加工管理兩方面功能。從具體功能看，能夠為數(shù)字化檔案管理提供圖像處理、掃描索引、抽檢、著錄、數(shù)據移交、工作統(tǒng)計等相關功能。數(shù)字化加工軟件既支持數(shù)字化加工流程各個環(huán)節(jié)技術需求，還能夠實現(xiàn)加工流程的自定義，可以根據不同工作任務和加工對象對工作流程進行調整，更好地滿足當前數(shù)字化檔案管理對于不同加工流程的具體訴求。數(shù)字化加工管理軟件的功能模塊描述如下：圖1數(shù)字化加工管理軟件的基本功能(一)加工處理功能及特征加工處理功能包括掃描加工、圖像處理、條目著錄、校對管理、OCR識別、索引管理、質檢管理功能。一是掃描加工，這一功能能夠實現(xiàn)系統(tǒng)中直接驅動掃描儀對各類檔案信息進行掃描。二是圖像處理，能夠對圖像進行拼接、裁剪、去黑邊、去黑點、糾偏處理。三是條目著錄，提供著錄界面配置功能。四是校對管理，能夠完成著錄條目的相關校對工作。五是OCR識別，能夠完成對掃描圖像的OCR全文識別。六是質檢管理，對圖像是否符合相關驗收標準進行檢查，對圖像質檢支持多畫面顯示，并按照相關標準將不通過的圖像退回。七是索引管理，完成影像和條目的關聯(lián)。(二)加工管理功能及特征加工管理包括諸多功能。一是工序管理能夠對掃描OCR識別、索引、著錄、圖像處理、質檢、校對等各個工序進行設置。結合數(shù)字化管理工作的相關要求調整相關工序，進一步提升檔案數(shù)字化工作效率。二是流水線管理。可以對流水線的工序布置進行靈活設計，也可以按照用戶的現(xiàn)場要求對流水線進行重組，通過多條流水線的系統(tǒng)管理，有助于提升工作效率。四是對員工進行管理。其基本功能包含對員工信息進行增刪，對員工登錄密碼進行設置，可以將員工與某條流水線的某個工序進行綁定，進一步明確員工具體責任。五是任務管理。在任務管理過程中可以按照一定規(guī)則自動為員工分配任務，也可以結合實際情況分批量進行任務分配，員工按照相關工作接收任務。六是日志管理。對多條流水線的各個工序的操作過程進行詳細記錄，以便對流水線各個工序的工作情況進行跟蹤問效，同時也方便后續(xù)審計工作開展。七是統(tǒng)計分析，對各流水線各個工序的工作情況、生產情況、資源使用情況、員工工作情況、員工工作量情況等相關數(shù)據進行統(tǒng)計，并生成報表。八是系統(tǒng)設置?？梢越Y合實際工作需要對系統(tǒng)的各類參數(shù)進行合理設置，確保系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。三、檔案數(shù)字化加工軟件應用的管理策略事實證明，隨著網絡信息技術與數(shù)字化檔案管理的深度融合，數(shù)字化加工軟件在檔案數(shù)字化工作中扮演的角色越來越重，相應地也應該給予加工軟件應用足夠重視，并且檔案數(shù)字化管理制度、流程、方法等也應進行動態(tài)調整和優(yōu)化。(一)優(yōu)化檔案數(shù)字化加工工作流程按照檔案數(shù)字化加工的相關工作要求，整個流程分為三個步驟。一是將代加工的檔案分批次地存入檔案數(shù)字化加工工作區(qū)。各批次檔案在存放過程中一定要做好界址，防止因疏忽或其他不確定因素造成檔案混淆，影響后續(xù)加工工作的開展。檔案管理人員要對檔案的排列順序進行梳理，確保準確無誤，防止出現(xiàn)加工檔案顛倒或混淆。二是檔案管理人員對存放的分批次檔案進行具體加工。檔案管理人員在操作之前一定要對相關設備的位置進行合理安排，按照加工方案設定的工作流程對代加工檔案進行加工，既能夠實現(xiàn)檔案上下鏈條的工作有序銜接，也要確保檔案數(shù)字化加工的順利開展。三是對以加工完成的檔案進行抽檢入庫。已加工完成的檔案也要按照批次進行重新擺放，等待驗收人員對其進行驗收。檔案數(shù)字化加工結果檢查是檔案數(shù)字化加工的關鍵環(huán)節(jié)，在具體工作開展過程中，通過對紙質檔案拆分掃描后還需要對檔案進行重新裝訂，同時要對電子掃描和錄入檔案系統(tǒng)的檔案數(shù)據進行重新核對，確保紙質檔案與數(shù)字檔案一一對應。檔案管理部門要委派專人對檔案數(shù)字化加工結果進行檢查，檢查主要根據檔案管理方案的相關要求，檔案加工結果檢查按一定比例進行抽查，遇到抽檢不合格的檔案做出明顯標識，返回原加工小組進行重新加工，待檢驗合格之后，再按照相關批次順序入庫。(二)創(chuàng)新檔案數(shù)字化的安全管理措施數(shù)字化加工軟件在檔案數(shù)字化工作中的應用，需要注重檔案信息的安全性。為此，在數(shù)字化加工軟件開發(fā)過程中應充分考慮安全問題。為確保加工數(shù)據信息安全和數(shù)據安全，應采取以下幾方面管理措施。一是要結合服務器具體技術要求，制定相應的安全監(jiān)管措施，切實保障服務器操作符合相關規(guī)程。二是要求USB端口要封閉使用。三是各項操作要有日志記錄。日志記錄應包含文件上傳日志、用戶文件傳輸操作日志、刻錄光盤日志、訪問日志、系統(tǒng)管理人員操作日志、用戶登錄操作日志等等。四是安裝相關監(jiān)控設備，對數(shù)字化加工工位進行實時監(jiān)控。五是按照檔案數(shù)字化安全管理的相關要求支持服務器雙擊備份機制，切實保障重要檔案信息安全。六是按照既定規(guī)則路徑。對圖像文件目錄數(shù)據進行自動備份，同時可進行數(shù)據庫恢復，備份包含手動備份、自動備份、全庫備份和數(shù)據庫增量備份等。由于很多檔案信息對于單位發(fā)展以及社會穩(wěn)定起著至關重要作用，因此在數(shù)字化加工軟件應用過程中應嚴格遵守安全保密的相關要求。在數(shù)字化加工軟件具體運作過程中，既要滿足項目需要，也要按照國家保密局的相關要求設立“三員分立”。按照系統(tǒng)管理員、安全保密員、安全審查員崗位要求，選擇優(yōu)秀人員到崗開展相關工作，“三員分立”安全管理機制，要求各個崗位擁有獨立的操作界面，而且能夠相互制約，切實保障檔案數(shù)字化工作符合相關安全管理要求。系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)并創(chuàng)建數(shù)據庫，允許安全保密和安全審計人員登錄，然后按照檔案數(shù)字化工作的相關要求進行系統(tǒng)設置。安全保密員按照國家保密部門的相關要求，也要擁有獨立的操作界面，安全保密員主要負責設定待機鎖定時間、密碼規(guī)則、自動解鎖時間、崗位授權、密碼輸入錯誤次數(shù)鎖定、客戶端人員密碼重置、程序等待時間、程序鎖定時間等等。安全審計員主要負責日志的保存時間及刪除導出和檔案操作。所有操作均有日志記錄，特別是客戶端日志，包含了用戶的工號、登錄密碼修改、下線時間等相關操作。安全審計人員可以根據日志記錄的相關情況看到整個系統(tǒng)的參與人員以及相關人員的工作狀況，能夠及時地發(fā)現(xiàn)安全隱患，這是檔案數(shù)字化安全管理的關鍵一環(huán)。四、結語新