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PAGEPAGE4項目部物資管理公司保障部項目部公司保障部項目部項目部項目項目物資部材料庫(現(xiàn)場材料區(qū))供方、顧客財產(chǎn)作業(yè)工班信息物流物資采購供應(yīng)關(guān)系示意圖現(xiàn)場物資管理,是指我們施工企業(yè)項目部的物資供應(yīng)管理工作。搞好基層物資供應(yīng)管理工作是保證項目部施工生產(chǎn)正常順利進(jìn)行的先決條件;是搞好工程質(zhì)量的重要保證;可以降低生產(chǎn)成本,有利于提高生產(chǎn)率。那么現(xiàn)場物資管理的基本任務(wù)是什么呢?概括起來就是:供得上,管得好,用得當(dāng),保證施工生產(chǎn)的順利進(jìn)行。重要的是要管好用好物資,做到無浪費(fèi)、無損失、無丟失。凡是投入工程使用的所有物資要做到用完、用爛、或及時回收。建立規(guī)章制度,在制度約束下,取得最大的經(jīng)濟(jì)效益?,F(xiàn)場物資管理的特點:由于工程類別的多樣性、產(chǎn)品的單件性和位置固定性特征,導(dǎo)致工程物資數(shù)量大、品種規(guī)格多、技術(shù)條件要求比較高;大多數(shù)工程點多線長,設(shè)置的管理網(wǎng)點和與之配套的設(shè)施、人員也是比較多,加大了管理的跨度與難度;施工隊伍的流動性和施工環(huán)境的復(fù)雜性更是要求物資管理工作形式的多樣化?,F(xiàn)場物資管理要求達(dá)到的效果:①根據(jù)施工計劃和工程進(jìn)度的安排,及時安排材料進(jìn)場,組織運(yùn)輸進(jìn)場,保證施工需要;②搞好現(xiàn)場物資的驗收、保管和發(fā)放工作;③監(jiān)督材料的合理使用,搞好修舊利廢、回收工作,降低材料成本,延長機(jī)具、周轉(zhuǎn)材料的使用壽命;④做好核算工作,分析材料使用情況。⑤堅持按規(guī)劃的平面布置要求堆放材料,做到場容整潔,實現(xiàn)文明施工。下面我從現(xiàn)場物資管理的工作流程開始,講講怎樣做好物資管理工作。項目物資管理的基本工作流程(如圖)施工前準(zhǔn)備工作施工前準(zhǔn)備工作編制物資需用量初步總計劃資源調(diào)查評價供方評價確定合格供方(A類上報公司審核發(fā)布)制定物資供應(yīng)管理方案與思路制定項目物資供應(yīng)管理規(guī)定與實施細(xì)則反饋物資部門統(tǒng)計報表退場清理工作采購施工部門:標(biāo)注使用部位物資消耗分析需用量計劃(工程部提供)申請計劃采購計劃招標(biāo)、簽訂合同驗收試驗標(biāo)識合格不合格點驗填寫不合格產(chǎn)品記錄搬運(yùn)、儲存、盤點降級使用退貨/報廢發(fā)料(投入使用)消耗及動態(tài)月報表、發(fā)料單交財務(wù)進(jìn)成本點驗單、發(fā)票、采購計劃、合同交財務(wù)上報公司保障部備案物資檔案及帳單的制作管理工作物資工作流程圖施工前的準(zhǔn)備研究標(biāo)書:全面了解工程概況:了解投資多少,工程量大小、工期多長、構(gòu)造物類型、投標(biāo)調(diào)查時了解到的料源分布、施工方案等;材料供應(yīng)方式,是自購還是甲供,還是局指供應(yīng)等情況。熟悉工地:勘察工地,全面了解工地的地形、位置,起訖里程、構(gòu)造物所在位置、施工環(huán)境(用水、用電條件、道路運(yùn)輸條件等),項目的平面布局,臨建情況等。了解管理機(jī)構(gòu)及物資供應(yīng)鏈:了解是否有局指,是否業(yè)主有專門的物資供應(yīng)機(jī)構(gòu)。盡快主動與業(yè)主的物資部門、局指物資部門取得聯(lián)系。接受領(lǐng)導(dǎo)并明確供應(yīng)渠道。按照就近就地取材,擇優(yōu)采購的原則,摸清當(dāng)?shù)卮蠖巡牧虾推渌牧系牧显醇肮?yīng)渠道。首先重點了解磚、瓦、灰、砂、石等臨建材料的供應(yīng)渠道。了解當(dāng)?shù)氐娜?、文、?xí)俗。規(guī)劃工地料場、料庫的平面布局,要求料具不發(fā)生二次搬運(yùn),減少運(yùn)輸損耗,與生產(chǎn)不發(fā)生干擾。以上工作的目的是:全面掌握項目情況,配合做好項目臨建工作,為制定項目物資供應(yīng)方案與物資管理辦法、細(xì)則掌握第一手資料。據(jù)實際情況制定出的管理辦法、措施才具有可操作性。編制物資需用量初步總計劃(僅做參考使用)在標(biāo)書中一般有“材料總需用量表”或“材料計劃表”,我們將它復(fù)印或抄下來,做為參考;在圖紙上有工程量表,列出的工程量比較全面,材料用量也非常全面。我們可以摘錄下來,稍加計算。做為參考。要求掌握些識圖知識。我們做這項工作得到的物資總需用量計劃是我們自已摘錄或計算的,不是施工技術(shù)部門提報的,因此,這個計劃不能做為采購或申請的依據(jù)。它是不符合程序文件要求的。我們的目的是做到心中有數(shù),知道該項目需要哪些材料,分清主次。做為我們搞好資源調(diào)查的依據(jù)。讓我們知道調(diào)查的重點是什么?重點調(diào)查哪些材料。如果我們非要等到工程部拿出計劃,再去調(diào)查,就會措手不及,往往工程部拿出計劃來就是急需的。資源調(diào)查評價關(guān)于調(diào)查評價的工作環(huán)節(jié),在項目上大家都做了大量的工作,但往往在外審時又覺得資料嚴(yán)重不足,是重點補(bǔ)充資料的對象,主要是對此項工作的重要性認(rèn)識不足,沒有留下有價值的記錄。其實這項工作不只是為了貫標(biāo)而去做,需是采購工作必須的程序。此項工作是招標(biāo)采購的前期工作;通過此項工作實現(xiàn)產(chǎn)品可追溯性的一個環(huán)節(jié);是我們工作成績的記錄;是物資責(zé)任成本中心的工作要求。這項工作程序什么時間做好呢?我認(rèn)為是在采購工作實施之前要完成主要物資的資源調(diào)查與評價工作。主要步驟是:調(diào)查范圍按初步計劃中物資所占的比例和最終對產(chǎn)品質(zhì)量影響較大的物資分成A、B兩類物資;A類物資包括:鋼材、水泥及其制品、防水材料、焊接材料、砼外加劑、電線電纜、直螺紋套筒、風(fēng)筒、鐵路線上料及其構(gòu)件、橋梁支座、錨桿、安全防護(hù)用品等;B類物資包括:地材及其它。為保證質(zhì)好價低,一般每種物資的調(diào)查不少于3到5家。評價內(nèi)容A類物資主要評價供方的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、使用許可證、體系認(rèn)證證書的有效性。供方的資質(zhì)資信等級程度及信譽(yù)情況,生產(chǎn)能力及保證能力,供方的質(zhì)量、職業(yè)健康安全與環(huán)境體系認(rèn)證情況,對安全防護(hù)用品還要評價。B類物資主要是礦產(chǎn)資源開采許可證、質(zhì)量證明資料,項目部對材料的試驗情況,對其它單位供貨情況等?,F(xiàn)在增加產(chǎn)品的安全與環(huán)保性的評價。還有一個重要的調(diào)查內(nèi)容是道路運(yùn)輸條件,特別是量大的鋼材、水泥、砂石料的運(yùn)輸,有沒有障礙必須提前考慮。進(jìn)場便道的坡度,彎道半徑、承載等因素。一個合格供方填寫一張《供方評價(復(fù)審)表》,后附主要評價內(nèi)容,裝訂成冊。評審方法由物資科組織施工、試驗、安質(zhì)等部門,對供方提供的材料進(jìn)行評審,可采用打分的方式或?qū)<乙庖姺ǖ刃问?,確定合格分供方,報項目經(jīng)理審批后形成“合格供方名錄”。A類物資重點是質(zhì)量、供應(yīng)量、信譽(yù)等因素;在地材的評價中,供方的質(zhì)量、產(chǎn)量、運(yùn)距是非常關(guān)鍵的因素。供方發(fā)布“合格供方名錄”的發(fā)布要以正式公文的形式來發(fā)布。A類上報公司保障部發(fā)布,B類由項目部以紅頭文件發(fā)布。復(fù)審復(fù)評對“合格供方”的管理應(yīng)是動態(tài)的,不合格的隨時去除(A類報公司保障部去除),合格的也可以隨時填加。每年還要進(jìn)行復(fù)審復(fù)評,經(jīng)項目經(jīng)理審核后重新發(fā)布。供方評價(復(fù)審)表CRSS20JL18-01第頁/共頁供方名稱負(fù)責(zé)人供方地址聯(lián)系電話經(jīng)營范圍通過何種認(rèn)證及證書編號擬供應(yīng)產(chǎn)品產(chǎn)品質(zhì)量廠家信譽(yù)綜合情況評價情況保管單位:保管人:保管期限:年合格供方名錄CRSS20JL18-0第頁/共頁序號評價表編號供方名稱供方地址聯(lián)系人電話主要產(chǎn)品備注保管單位:保管人:保管期限:年P(guān)AGEPAGE11對甲供料及本單位調(diào)撥材料不需要評價,但進(jìn)場后要做實驗。進(jìn)入市場經(jīng)濟(jì)十幾年來,生產(chǎn)資料大規(guī)模擴(kuò)張,物資極大的豐富起來。對于我們施工企業(yè)來講,可選擇面靈活了很多,但是市場的不確定因素也給我們的工作帶來了考驗。原來在計劃經(jīng)濟(jì)下,報計劃,下達(dá)計劃,催料工作比較單純?,F(xiàn)在實際上工作要求要難得多。下面再講一下資源信息的獲取方法:A類物資:到當(dāng)?shù)馗浇行某鞘械拇笮弯摬摹⒔ú氖袌?、水泥廠、生產(chǎn)資料基地調(diào)查;向附近兄弟單位了解調(diào)查;當(dāng)?shù)赜袘敉鈴V告;公司或集團(tuán)公司的“合格供方名錄”;網(wǎng)絡(luò)資源;當(dāng)?shù)攸S頁等媒體;過去合作過的供應(yīng)商。B類物資:向當(dāng)?shù)厥┕挝蛔稍?;在有山、有水的地方向?dāng)?shù)厝俗稍?;地材的開采生產(chǎn)有無季節(jié)性;四、確定合格供應(yīng)廠(商)并上報公司審核發(fā)布經(jīng)過資源調(diào)查評價,A類上報公司保障部發(fā)布;B類項目部紅頭文件發(fā)布,將結(jié)果上報公司保障部備案,達(dá)到資源共享。五、制定物資供應(yīng)管理方案與思路我們物資工作人員通過研究標(biāo)書,堪察工地,資源調(diào)查等工作應(yīng)該對項目的整體情況很了解了,對整個項目物資供應(yīng)管理工作也有了全盤的思路。找出項目物資管理的重點,對重點材料如何供應(yīng)制定方案。哪些材料可以招標(biāo)采購,是否需要大量備料,等等。提前多考慮影響因素。供應(yīng)方案提出后,應(yīng)提交項目經(jīng)理,總工審定。納入項目平面布局,臨建工程的重要考慮因素。比如:某鐵路或公路工程,一般情況下工地是長條形的,土石方量大,結(jié)構(gòu)物較多,且分散。就要按材料需用量的大小對重要性及管理難度進(jìn)行排序:該工程柴油用量大(機(jī)械較多等),根據(jù)總體施工安排,是不是要設(shè)油庫,設(shè)幾個,設(shè)在哪?計劃誰管理?具備招標(biāo)采購條件否?驗收、發(fā)放如何計量?有石方爆破時,要設(shè)炸藥庫,如何管理?重點結(jié)構(gòu)物的拌合站、鋼筋加工廠在什么位置,如何布局,要不要設(shè)水泥庫,砂石料倉的大小、供應(yīng)有無季節(jié)性等。再比如:某隧道工程,一般情況下是:火工品的管理,2、地材如何解決,3、鋼材水泥如何解決房建工程:最主要的是腳手架、扣件、模板等周轉(zhuǎn)材料的管理,分兩個方面:1、成本管理,2、現(xiàn)場管理的一些措施。六、制定物資管理規(guī)定和實施細(xì)則有了管理思路,結(jié)合業(yè)主,上級的管理要求我們就可以制定項目物資供應(yīng)管理規(guī)定和實施細(xì)則了。一般情況下在編制規(guī)定和制度時要有可操作性,一般應(yīng)包含以下內(nèi)容:成立組織機(jī)構(gòu),結(jié)合責(zé)任成本核算,明確部門職責(zé),崗位職責(zé),可以細(xì)化到人頭。項目部物資部的職責(zé):A:制定落實公司“物資供應(yīng)管理辦法”的具體措施;B:負(fù)責(zé)編報月、季生產(chǎn)和生活所需各種物資的采購計劃和申請計劃;C:負(fù)責(zé)收集供方資料,對供方資料進(jìn)行分析、評價,并組織實施招標(biāo)采購工作;D:負(fù)責(zé)合同簽訂和A類物資《合格供方名錄》的上報工作;E:負(fù)責(zé)對所采購的產(chǎn)品進(jìn)行驗收、送檢、儲存、搬運(yùn)、標(biāo)識、保管、和保養(yǎng)工作;F:合理設(shè)置料場、料庫,合理備料,加強(qiáng)料場、料庫的規(guī)劃,搞好各種材料的堆碼和保管工作;G:組織好各隊、工班的物資供應(yīng)管理工作:H:嚴(yán)格領(lǐng)、發(fā)退料的手續(xù),嚴(yán)格執(zhí)行限額發(fā)料,搞好班組核算。組織開展全員節(jié)約活動,提出獎罰依據(jù)和建議;I:監(jiān)督現(xiàn)場材料管理,組織剩余材料的移交、轉(zhuǎn)場工作;J:收集整理原始資料,按時編報物資統(tǒng)計報表,建立檔案,確?;A(chǔ)資料齊全;K:定期組織檢查評比,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),持續(xù)改進(jìn)。結(jié)合與上與下的合同,明確供應(yīng)范圍,如:局指供料是什么?自采什么材料?咱們分ABC三類管理法:A類指在品種上占5%~15%,資金占60%~80%的物資;B類是一般性物資,在品種和資金上均占總數(shù)的15%~20%;C類物資是次要的物資,它在品種上占60%~80%,資金上占5%~20%的物資。根據(jù)分包的模式,是包青工、包工包料、還是包工包部分料,按合同應(yīng)該供應(yīng)施工隊什么材料?制定業(yè)務(wù)工作流程,業(yè)務(wù)管理規(guī)定,轉(zhuǎn)帳核算、統(tǒng)計報表制度。這個可參考公司管理辦法和程序文件來制定。有重點的制定:現(xiàn)場物資管理細(xì)則,油料管理規(guī)定、火工品管理規(guī)定、周轉(zhuǎn)材料管理規(guī)定,材料驗收規(guī)定等。油料、火工品除在驗收、保管、發(fā)放、退料、統(tǒng)計核算等方面規(guī)定外,還要有有關(guān)安全、環(huán)保方面的規(guī)定要求。周轉(zhuǎn)材料主要有使用方面的要求、臺帳的統(tǒng)計、丟失的處理等方面的要求。評比辦法和獎罰措施。七、物資計劃管理物資計劃是組織物資流通過程中編制的各種計劃的總稱。是在認(rèn)識和掌握物資流通規(guī)律的基礎(chǔ)上,對未來一定時期物資流通活動預(yù)見性安排。物資計劃按不同的分類方法有很多種:如按管理權(quán)限分為:甲供材料計劃,自購材料計劃,也就是申請計劃和采購計劃;按按種類分:鋼材計劃、水泥計劃等,按時間長短可分為:年度計劃、季計劃、月計劃等。我們結(jié)合我們施工單位的特點:將計劃主要按用途來分為:物資需用量計劃、物資申請計劃、物資采購計劃、物資變更計劃、物資配送計劃等。1、《項目物資需用量總計劃》是由項目施工技術(shù)部門根據(jù)圖紙等設(shè)計文件確定施工工程量,選用合理消耗定額計算編制的,是指為完成項目的任務(wù),需要消耗的物資數(shù)量,對于周轉(zhuǎn)性材料來說是指需要投入使用的數(shù)量。這個計劃量是完成任務(wù)必須消耗(或投入使用)的,既是最低的,又是足夠的。需用量計劃提報要有封面(計劃名稱、編制人、復(fù)核人、審核人、時間)、編制說明(本計劃的依據(jù)、范圍、需要特殊說明的注意事項)、計劃正文(物資名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、用料時間)等內(nèi)容。根據(jù)這個計劃,我們可以做出年度申請計劃、季度申請計劃。對我們作用不大,但對業(yè)主,供應(yīng)商訂貨有大作用。也是進(jìn)行招標(biāo)采購的依據(jù)。2、《月物資需用量計劃》或《***工程需用量計劃》是施工技術(shù)部門根據(jù)施工進(jìn)度要求或分單項工程編制的匯總計劃,月匯總計劃后應(yīng)附每一分部分項工程的需用量計劃并明確使用地點,***工程計劃要有用料時間。加工件要提供圖紙。物資部據(jù)此編制采購計劃或月度申請計劃。3、《**變更計劃》指工程有變更時必須提報的。重點是要及時、準(zhǔn)確、明確變更部位。以上計劃均由項目總工審批。4、《物資采購計劃》一般按月編制,由物資部門在《項目物資需用量總計劃》的指導(dǎo)下,根據(jù)《月物資需用量計劃》,結(jié)合庫存情況,考慮季節(jié)性、價格因素、進(jìn)度因素、內(nèi)部資源等情況編制的。含:物資名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、(調(diào)查價格)、供貨時間等內(nèi)容。由項目經(jīng)理審批后實施。如有變更,及時與供方聯(lián)系。該計劃編制要考慮合理的庫存量與訂貨批量,如:安全儲備量、季節(jié)性儲備量、每次最小訂貨量等因素。5、物資申請計劃:一般按月編制,在有建設(shè)單位和局項目部供應(yīng)材料時,按照物資需用量計劃向建設(shè)單位和局項目部編報物資申請計劃。6、《配送計劃》,為了供應(yīng)方便,根據(jù)申請計劃編制的每一批進(jìn)貨的要求。比如鋼材計劃,一批中必須同時進(jìn)幾個規(guī)格,比例多少?這都要考慮,需要有一定的技術(shù)知識。以上計劃均由項目經(jīng)理審批。八、采購工作流程有人說包括相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)說:拿錢買東西誰不會啊,其實這是一種誤解。其實在采購中也有一些理論支持,雖然在實際操作中不一定實用,但至少掌握這些理論,對我們采購是有很大的幫助的。前面我們做了資源調(diào)查,并且有了計劃做為采購依據(jù),接下來的工作就是實施采購。下面我們講講采購的一般流程:一、確定采購方式1、采購方式:單一來源采購(直接采購)、詢價采購(貨比三家)、競爭性談判、招標(biāo)采購等形式。直接采購:是指采購的貨物或服務(wù)只能從唯一的供應(yīng)商處獲得。對我們來講,火工品、專用配套器材等的采購基本上是這樣。詢價采購:是讓供應(yīng)商報價,然后我們進(jìn)行比較,擇優(yōu)選擇供應(yīng)商的一種采購方式。是一種直接的、簡單的采購方式。用于采購物資的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,市場貨源充足,價格變化不大,采購金額較小的項目。實際操作中要掌握的原則:貨比三家(以上),規(guī)定時間一次報價,同一質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)下價格最低的原則。實際操作中的零星采購。競爭性談判:采購人與三家以上供應(yīng)商進(jìn)行談判,從中確定最優(yōu)的一種方式。一般情況下,招標(biāo)失敗的,技術(shù)復(fù)雜沒有標(biāo)準(zhǔn)的或難以計算單價的項目采用這種方式。這種方式主動性強(qiáng)、靈活性較強(qiáng),但需要高超的談判技巧。招標(biāo)采購:招標(biāo)采購分兩種:公開招標(biāo)采購、邀請招標(biāo)采購公開招標(biāo)是指按招標(biāo)法要求采購方應(yīng)向全社會發(fā)布招標(biāo)公告,邀請所有的不確定的潛在的供應(yīng)商參加,按事先確定的需求標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商,并與之簽訂合同的一種方法。這種采購方式有其優(yōu)點:程序嚴(yán)密,競爭透明、耗時較長、規(guī)模效應(yīng)。但在實際采購中也有其突出的缺點:程序多、時間長、耗費(fèi)較多的人力物力財力組織招標(biāo)、開標(biāo)評標(biāo)等事宜,可能串標(biāo)哄抬物價。邀請招標(biāo):是因采購物資的專業(yè)性較強(qiáng),而有意識地向具備一定資信和信譽(yù),有一定業(yè)績的特定的供應(yīng)商發(fā)出招標(biāo)邀請書,被邀請的供應(yīng)商參加投票競爭,從中選擇供應(yīng)商。與公開招標(biāo)比:范圍小,針對性強(qiáng),耗時短,也能對降低成本起到促進(jìn)作用。不論邀請招標(biāo)還是公開招標(biāo),唱標(biāo)后要組織第二輪乃至多輪的談判,直至滿足我們符合要求的合理價位。目前我們項目上一般選用的主要是前兩種較多,技術(shù)要求不高,但對于降低成本沒有有效的貢獻(xiàn)。達(dá)到招標(biāo)要求的情況下采用邀請式招標(biāo)可以嘗試。二、選擇供方確定采購方式確定采購方式選擇合格供方與供方簽訂采購合同合同實施通過采購方式的確定,在合格供方中選擇。實際也是評標(biāo)定標(biāo)的一個過程。三、與供方簽訂合同物資管理方面的合同主要有:①倉儲保管合同,如油料儲存協(xié)議②加工制作合同,如涵管、模板的制作③采購合同④運(yùn)輸合同,如材料轉(zhuǎn)場等⑤租賃合同,如腳手架、鋼模板等。合同的內(nèi)容:合同介紹:明確甲方(采購方)、乙方(供應(yīng)商)正確的全稱,說明合同的目的,如經(jīng)雙方友好協(xié)商,甲方向乙方購買某物品等內(nèi)容;合同編號:一般按年月日編號,如:2008年5月7日變?yōu)?20080507標(biāo)的物:采購物資名稱,規(guī)格型號、技術(shù)指標(biāo)及質(zhì)量要求,包裝要求;合同價格及支付方式:貨物數(shù)量、單價、總價;支付方式有:預(yù)付貨款、發(fā)貨付款、驗收付款,定量或定價付款等方式,合同簽訂時要書面提供帳號;交貨時間、交貨地點及運(yùn)費(fèi)承擔(dān)方式:還可規(guī)定多發(fā)、誤發(fā)、少發(fā)的處理方法,運(yùn)費(fèi)一般由賣方承擔(dān)(不注明雙方各承擔(dān)一半);安裝、調(diào)試與驗收方式:技術(shù)指導(dǎo)還是供方安裝,計量方法的確定。誤差的處理;質(zhì)量與維護(hù):乙方保證提供給甲方的“采購物品”是全新的、技術(shù)是先進(jìn)的、質(zhì)量是良好的、性能是穩(wěn)定可靠的、數(shù)量是完整無缺的;違約與責(zé)任:不可抗力等免責(zé)條款;生效與終止:如:本合同雙方授權(quán)代表簽字日期,即為本合同的生效日期。如雙方簽字日期不一致時,以最后簽字方的簽字日期為合同的生效日期。本合同的“采購物品”最終保證期限屆滿日期,即為本合同的終止日期。但保密條款、爭議解決和雙方未了的債權(quán)和債務(wù)不受合同期滿的影響,并且守約方有權(quán)提出索賠;爭議的的解決:先友好協(xié)商,不成由法院解決,盡量簽到公司所在地的法院(合同法規(guī)定可在合同執(zhí)行地,也可在單位所在地);合同確認(rèn):雙方簽字,各持***份。四、合同實施合同期內(nèi)根據(jù)施工進(jìn)度、工期,資金情況,分期分批的跟蹤催貨。是雙方權(quán)利與義務(wù)的履行過程。目前一般使用的是《工礦產(chǎn)品購銷合同》,為便于管理,一般對合同進(jìn)行登記匯總:合同情況一覽表CRSS20JL18-0第頁/共頁序號合同號供方名稱材料名稱規(guī)格數(shù)量單價總價供貨時間供方承諾特殊條款付款條件應(yīng)付技術(shù)證件備注制表人:保管期限:年九、物資庫存管理1、物資驗收(入庫)物資驗收工作,是物資入庫的第一步,是項目發(fā)生成本的開始。就是對進(jìn)庫物資按照規(guī)定的程序、憑證和手續(xù),依據(jù)合同規(guī)定、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及其它有關(guān)證件,借助于經(jīng)法定檢驗合格的計量器具進(jìn)行物資數(shù)量和質(zhì)量的檢驗工作。物資一旦到達(dá)現(xiàn)場,應(yīng)根據(jù)合同條款、進(jìn)貨憑證、技術(shù)證件等有關(guān)資料及時組織驗收。通過驗收,確定物資的數(shù)量和質(zhì)量狀態(tài),界定物資在入庫存前發(fā)生異樣的現(xiàn)任部門。是保管好物資保證數(shù)量準(zhǔn)確,質(zhì)量完好的先決條件。是監(jiān)督供料部門是否嚴(yán)格按合同履約,防止數(shù)量不足或質(zhì)量不符。通過驗收全面了解掌握到達(dá)物資的全部情況及包裝特點,便于保管養(yǎng)護(hù),為物資入庫存放打好基礎(chǔ)。因此,驗收作用:①把好質(zhì)量與數(shù)量關(guān),②因物資種類龐雜、規(guī)格型號多,驗收的過程也是學(xué)習(xí)的過程。驗收工作應(yīng)遵循的原則:準(zhǔn)確性、及時性、高效率、經(jīng)濟(jì)性。驗收準(zhǔn)備工作:①根據(jù)進(jìn)貨通知單、采購合同或協(xié)議等資料,核對合同的計劃,判定是否為應(yīng)進(jìn)庫存物資,避免錯收。②核對供貨單位提供的質(zhì)量證明文件或合格證是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),發(fā)貨明細(xì)表與裝箱單、發(fā)票等是否配套正確。③準(zhǔn)備驗收用的工具、計量器具。④確定存放地點、堆碼方式和保管方式。⑤安排需用的設(shè)備、工具和勞力。⑥計算需要上蓋、下墊的物資。⑦必要時,事先通知邀請會驗的單位和人員。物資驗收有很多方式:可在不同的地點驗收,包括駐廠檢驗、到達(dá)檢驗、入庫檢驗或與使用部位會檢等。舉個例子:有個項目,訂了梁片模板,合同要求出廠前項目派人到廠內(nèi)試拼裝驗收,項目派人去了,可去是去了,看了看拼裝沒什么問題,也沒用尺子量量外型尺寸,就同意發(fā)貨??傻谝慌浀搅斯さ兀_始干活了,發(fā)現(xiàn)問題了,模板高度尺寸不對了,小了10CM,這可不好辦了,誰的責(zé)任?按檢驗內(nèi)容分為:數(shù)量檢驗(點數(shù)、檢斤、檢尺、求積)和質(zhì)量檢驗(外觀、物理檢驗、化學(xué)分析等)。按驗收方法分:計件驗收、過磅驗收、理論換算驗收、抽樣驗收(5-15%)、其它方法等。舉例說明一下大堆料(砂石)的驗收方法:全部過磅(有條件的情況下,在集中拌合站設(shè)置地磅,客觀公平)、量方(堆)(這種方法在施工環(huán)境惡劣,使用量少的情況下采用,易虧方)、賣方包干(質(zhì)量價格確定的情況下,供方按進(jìn)度組織供應(yīng),完工后按設(shè)計圬工量計算驗方,一次性向生產(chǎn)廠或運(yùn)輸方包死。)、使用方包干(一般由項目部物資人員負(fù)責(zé)采購,由施工方與送貨方共同確認(rèn)驗收數(shù)量。項目部負(fù)責(zé)監(jiān)督質(zhì)量,結(jié)算并轉(zhuǎn)帳扣款。定期分析節(jié)超,這實際上是一種包工包料的方式)驗收時注意幾個問題:誤差規(guī)定:《鐵路物資技術(shù)保管規(guī)程》中規(guī)定鋼材2‰,有色金屬1‰,水泥1%,貴重物品沒有誤差。驗收記錄:驗收情況要填制驗收記錄單,該記錄是物資進(jìn)貨工作軌跡的開始,是物資驗證工作的客觀證據(jù),是物資業(yè)務(wù)手續(xù)第一道關(guān)口,也是物資驗證工作中必做的一項工作,它是辦理《點驗單》手續(xù)重要依據(jù)之一,未經(jīng)驗證合格和填寫物資驗收記錄的產(chǎn)品是不可以辦理《點驗單》手續(xù)的。將驗收物資的進(jìn)貨時間、材料名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、外觀質(zhì)量、環(huán)保標(biāo)識、安全標(biāo)志、產(chǎn)品標(biāo)識(如鋼材的爐號、水泥的批號)、技術(shù)資料、收料單位、驗收人、車號等信息詳細(xì)寫清。物資驗收記錄CRSS20JL18-0第頁/共頁序號進(jìn)貨時間材料名稱型號規(guī)格單位進(jìn)貨數(shù)量實收數(shù)量質(zhì)量狀況供貨單位生產(chǎn)廠家出廠合格證產(chǎn)品標(biāo)識驗收人員后記點驗送檢保管單位:保管人:保管期限:年說明:1、材料名稱和規(guī)格型號欄內(nèi)在填寫鋼筋、水泥和需要進(jìn)行追溯的產(chǎn)品標(biāo)識內(nèi)容時應(yīng)完整,如鋼筋的爐號、水泥的批號等不能遺漏。2、'質(zhì)量狀況’即對產(chǎn)品的驗證結(jié)論,合格、不合格、待檢3、顧客提供產(chǎn)品時,也可使用《物資驗收記錄》,但要求加蓋“顧客提供”字樣印章標(biāo)識或《產(chǎn)品/顧客提供產(chǎn)品質(zhì)量驗收記錄》,見下表:產(chǎn)品/顧客提供產(chǎn)品質(zhì)量驗收記錄CRSS20JL18-06第頁/共頁序號進(jìn)貨時間產(chǎn)品名稱規(guī)格型號單位供貨數(shù)量實收數(shù)量生產(chǎn)廠家供貨質(zhì)量狀況技術(shù)證件及編號備注保管單位:保管人:保管期限:年物資驗收記錄與有關(guān)質(zhì)量記錄的連帶關(guān)系:1、在正常情況下,它與《點驗單》有相互印證關(guān)系,《點驗單》中的點收料情況來源于驗收記錄記載內(nèi)容,不可有任何差錯,在《點驗單》右下方欄內(nèi)應(yīng)記錄對應(yīng)'物資驗收記錄'的頁碼/序號2、在非正常情況下,既與《點驗單》有相互印證關(guān)系(只實收的合格數(shù)量部分),同時也與《進(jìn)貨不合格產(chǎn)品記錄》有連鎖關(guān)系,如“物資驗收記錄”中有不合格產(chǎn)品的(實收數(shù)量小于進(jìn)貨數(shù)量的),就必須填寫《進(jìn)貨不合格產(chǎn)品記錄》進(jìn)貨/顧客提供不合格產(chǎn)品記錄CRSS20JL18-05第頁/共頁年供貨單位進(jìn)貨人進(jìn)貨數(shù)量不合格數(shù)不合格品存放地點檢驗日期檢驗結(jié)果記錄人處理意見備注月日保管單位:保管人:保管期限:年物資送檢:規(guī)定要求做物理、化學(xué)試驗的物資,要在數(shù)量、外觀驗收完畢后,及時辦理委托試驗手續(xù),填寫〈物資送檢委托書〉交試驗部門,并協(xié)助取樣。該記錄首先由物資部門根據(jù)進(jìn)貨物資數(shù)量(同一截面尺寸和同一爐罐號組成的鋼筋分批驗收時,每批質(zhì)量不大于60噸,取樣每根距端部50mm處,共取2根;水泥以一次進(jìn)場的統(tǒng)一出廠編號的水泥為一個取樣單位。散裝水泥一批的總量不得超過500噸,袋裝水泥一批的總量不得超過200噸,取樣不得少于12千克)問題處理:①及時做出記錄②請有關(guān)部門復(fù)檢③向有關(guān)部門匯報,通知供貨部門并單獨(dú)存放④做好“待處理”標(biāo)識,不得動用⑤根據(jù)上級部門意見、合同、協(xié)商結(jié)果解決好出現(xiàn)的問題。物資送檢委托書存根CRSS20JL18-04第頁/共頁送檢內(nèi)容名稱規(guī)格進(jìn)貨數(shù)量生產(chǎn)廠家進(jìn)貨時間年月日爐、批號生產(chǎn)日期年月日驗收憑證送檢人員接檢人簽字:反饋人簽字:管理編號:年月日年月日以下由檢驗單位將檢驗結(jié)果簡要記錄后交物資部門與存根聯(lián)粘帖存檔物資送檢委托書CRSS20JL18-04第頁/共頁物資部門填寫名稱規(guī)格進(jìn)貨數(shù)量生產(chǎn)廠家進(jìn)貨時間年月日爐、批號生產(chǎn)日期存放地點委托時間驗收憑條送檢人員檢驗部門填寫結(jié)論:報告編號:檢驗人員檢驗日期:年月日保管單位:保管人:保管期限:年2、產(chǎn)品的點驗:經(jīng)驗收、試驗合格的產(chǎn)品,物資人員可辦理點驗入庫手續(xù),未經(jīng)點驗或已檢驗不合格的物資,不得辦理點驗入庫手續(xù)或直接投入使用,應(yīng)妥善保管,表示明顯,防止混雜、丟失或損壞。物資點驗單有兩個欄目,一個是實際金額價格,一個是計劃價格。計劃價格欄中填列的價格應(yīng)按照本單位的規(guī)定,或按實際進(jìn)料價格一樣填寫;或在執(zhí)行計劃價格的項目部按實際計劃價格填寫;或按第一次進(jìn)料價格填列。實際進(jìn)料價與計劃價格的差價由財務(wù)部進(jìn)行清算。物資點驗單應(yīng)交財務(wù)部,財務(wù)部門根據(jù)物資點驗單和物資采購合同及發(fā)票辦理承付手續(xù)或沖減采購員的物資采購預(yù)付款;物資點驗單另一聯(lián)用來核銷物資采購計劃。3、物資存放(保管):物資保管要根據(jù)物資的物理、化學(xué)、工藝性質(zhì),對其它物資的可容性,以及防火的安全要求,確定物資的保管場所,可按照ABC分類法,重點物資重點保管。一般情況下作如下安排。①存放料場的物資:凡是對雨淋日曬和空氣溫濕度的作用不發(fā)生或較少影響的物資,可存放在料場。如鋼材、原木、鑄鐵件等,都可下加墊木存放在露天料場,②存入料棚的物資:凡是經(jīng)日曬雨淋發(fā)生損壞變質(zhì),但對空氣的溫濕度不敏感的物資可存入料棚。如橋梁支座、優(yōu)質(zhì)木料等;③存入封閉式庫房的物資:凡是受雨露侵襲,溫濕度的侵襲都會發(fā)生損壞的物資。如油脂、涂料、毛氈、水泥、砼添加劑、等。④存入特種專門庫房的物資:凡是由于物理和化學(xué)性質(zhì)要求特殊保管條件,并必須與其它物資隔離的物資。如:油料、酸類、劇毒品和火工品,不但要存入專門的特種倉庫,還要與生產(chǎn)、生活區(qū)域間隔相當(dāng)?shù)陌踩嚯x。場容場貌的管理:施工現(xiàn)場的場容場貌管理是文明施工的一部分,是企業(yè)形象的直觀窗口,現(xiàn)場面貌的好壞直接影響工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全與效益。原則是:“布局合理、路溝暢通、環(huán)境衛(wèi)生、整潔高效”。保管場所只有合理的布局,使庫房能得到充分利用,便于裝卸、和收發(fā)、保管安全作業(yè)。庫房應(yīng)在明顯位置有“嚴(yán)禁煙火“等安全標(biāo)志,設(shè)置消防設(shè)施。零星小件及易散落丟失的物品要放在庫房里設(shè)置的多層料架上,分區(qū)分類,料簽齊全、標(biāo)志明顯,成行成線、清潔整齊。做到防潮、防火、防丟失、防霉變。物資的堆碼:按物資的理化性能選擇合適的垛型。如需要通風(fēng)的物資堆成通風(fēng)垛、怕壓的物資不宜碼太高,露天堆放的物資要起脊排水等??傊?、整齊、節(jié)約、方便。堆碼前要下墊30-50CM。下面我們以炸藥庫為例子,著重講講炸藥庫管理要求:上面講過,火工品應(yīng)設(shè)專門的倉庫保管。①倉庫的位置與存放數(shù)量應(yīng)符合當(dāng)?shù)毓膊块T的規(guī)定。并設(shè)置警衛(wèi)人員值守。②由于炸藥的化學(xué)性能的不同,存放要求也不同。硝胺類炸藥與硝化甘油類炸藥、雷管、導(dǎo)火索、導(dǎo)爆索不能混合存放。③對工作人員的要求:庫房內(nèi)除取放火工品外不得進(jìn)行其它工作。工作人員不得穿釘子鞋入內(nèi),開啟木箱時應(yīng)用木制或銅制工具,不得使用鐵器。④倉庫要通風(fēng)良好、干燥涼爽,要有防雷、消防措施。⑤垛間距墻不小于1米,垛間距不小于1.3米,垛高不高于1.5米⑥建議出入庫檢查登記檢查制度,做到帳目清楚、帳物相符。⑦火工品的存放、運(yùn)輸、使用、銷毀都要制定有嚴(yán)格的安全操作規(guī)程與組織實施方案。產(chǎn)品/顧客提供產(chǎn)品損壞、丟失、不適用情況報告單CRSS20JL18-07第頁/共頁產(chǎn)品名稱規(guī)格型號數(shù)量損壞\丟失\不適用項目部處理意見顧客意見處理情況保管單位:保管人:保管期限:年說明:它的用途是將物資搬運(yùn)和貯存過程中造成產(chǎn)品丟失、損壞和變質(zhì)不適產(chǎn)品進(jìn)行登記處理過程的表4、物資標(biāo)識分兩個方面內(nèi)容:①是在工地現(xiàn)場標(biāo)識,②建立物資卡片。工地現(xiàn)場標(biāo)識要制作外觀、尺寸相同的,能全面反映物資信息、狀態(tài)的牌子,放置在物資旁邊,讓人一目了然。信息包括:物資名稱、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、爐批號、進(jìn)場日期、檢驗狀態(tài)等。物資卡片主要是在封閉倉庫中使用,卡上的信息與標(biāo)識牌信息是基本上相同的。產(chǎn)品標(biāo)識卡CRSS20JL18-08第頁/共頁庫架層位產(chǎn)品名稱產(chǎn)品分類規(guī)格型號檢驗狀態(tài)日期入庫出庫庫存日期入庫出庫庫存保管單位:保管人:保管期限:年5、物資發(fā)放發(fā)料有兩種方式:領(lǐng)料制、送料制?,F(xiàn)在我們項目上一般是:主要大宗材料直接送達(dá)使用地點,五金雜品則采用領(lǐng)料制。根據(jù)項目與施工隊簽訂的施工合同,來確定我們的供應(yīng)結(jié)算方式:①包工包料:材料是由施工隊自已組織采購,項目部要負(fù)責(zé)監(jiān)督進(jìn)料的質(zhì)量及現(xiàn)場的管理,并掌握主要材料的市場動態(tài),及時掌握行情信息。如需要項目部幫助解決的,要按實際價格加一定的管理費(fèi)用,開具發(fā)料單,由施工隊負(fù)責(zé)人簽字后,交財務(wù)轉(zhuǎn)帳給施工隊,在結(jié)算工程款中扣回。使用項目部材料時,必須有償使用,如收取租賃費(fèi)或舊料折價。②包工包部分料:一定要明確項目部供應(yīng)材料的目錄。一般來講是主要材料由項目部供應(yīng),如:鋼材、水泥、木材、地材、專用器材等。五金雜品料施工隊自己解決。這種承包形式應(yīng)限額發(fā)料。先由施工部門將施工隊的應(yīng)耗材料核算出來,物資部門應(yīng)減掉節(jié)約指標(biāo),制出限額發(fā)料卡片,在施工部門審核的情況下分期分批發(fā)料,并定期核算。制定節(jié)將超罰措施。節(jié)約指標(biāo)分別是:鋼材2.5%、木材5%、水泥4%、油料5%。③包青工(包工不包料):這種情況下所有材料都是項目部供應(yīng),主要材料應(yīng)采用限額發(fā)料,并規(guī)定因損壞、返工等原因材料超耗的結(jié)算方式,或處罰方式。五金雜品料施工隊?wèi)?yīng)專人負(fù)責(zé)領(lǐng)用,必須要有審批手續(xù),制定交舊領(lǐng)新制度。④不管是哪種發(fā)放方式,均應(yīng)辦理好發(fā)放手續(xù),質(zhì)量證明文件的轉(zhuǎn)移與發(fā)放憑證的及時轉(zhuǎn)帳。技術(shù)證件收(發(fā))記錄CRSS20JL18-0第頁/共頁序號進(jìn)料時間供貨單位產(chǎn)品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量技術(shù)證件證書編號驗收人簽字點(發(fā))料單號碼備注保管單位:保管人:保管期限:年說明:①該記錄是《采購控制程序》搬運(yùn)、貯存過程中的表格,是物資技術(shù)證件的有序管理,該表是按接收與發(fā)兩個渠道進(jìn)行登記管理的,同時作為技術(shù)證件目錄清單使用,技術(shù)證件應(yīng)付在每頁記錄之后。②通常按收到技術(shù)證件的時間順序進(jìn)行登記,最好是按物資類別分類來管理,便于查閱和工程竣工時的技術(shù)證件,物資部門只需復(fù)印保留登記頁。③點驗發(fā)料單號碼欄的目的是便于追溯。④批量采購的應(yīng)索取生產(chǎn)廠家技術(shù)證件的原件,另行采購應(yīng)由經(jīng)供貨單位在復(fù)印件上注明所供品種、數(shù)量后并加蓋紅色印章,無紅色印章的技術(shù)證件均為無效證件。下面說一下如何進(jìn)行限額發(fā)料的問題:限額發(fā)料是一種材料使用的控制方法,首先要克服“以包代管、以發(fā)代銷”的想法,按事前計算好的需用量加強(qiáng)控制,經(jīng)常監(jiān)督,及時核算、掌握節(jié)超。①根據(jù)施工計劃,計算所需材料的品種和數(shù)量(也就是做出需用量計劃);②由施工技術(shù)部門與物資部門共同分工點、工程項目編制“限額發(fā)料單”,經(jīng)總工審批后,做為發(fā)料依據(jù)和施工班組的領(lǐng)料依據(jù);③記錄每個施工班組每次領(lǐng)料的數(shù)量,建立限額發(fā)料臺帳,雙方簽認(rèn)。④每次發(fā)料后核算累計發(fā)料量與限額量的差。過程中要核算、分析、控制、糾正。⑤完工后,剩余材料辦理退庫處理,核算后節(jié)獎超罰。物資緊急放行:是《采購控制程序》的附表,是記錄在進(jìn)貨后尚未來得及檢驗和試驗而急需投入工程使用的物資。條件是能滿足一旦不合格還能追回、更換的物資,鋼筋、水泥、防水材料和其他對建筑物的功能有影響的原材料、半成品都不能緊急放行。對一次性施工不能追回該材料的工程部位,不能緊急放行。對建筑物的功能沒有影響,而且確系工程急需投入使用的物資由工程部技術(shù)負(fù)責(zé)人申請,經(jīng)總工批準(zhǔn)后方可緊急放行,并填寫“物資緊急放行啟示表”,對緊急放行的物資作出明確標(biāo)識,以便實現(xiàn)可追溯性。物資緊急放行啟示表CRSS20JL18-0第頁/共頁申請單位申請人申請日期年月日緊急放行物資名稱規(guī)格型號緊急放行物資用于何處及標(biāo)識方法批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期使用日期檢驗和試]驗結(jié)果保管單位:保管人:保管期限:年6、物資盤點物資盤點是對庫存物資進(jìn)行清點與檢查的一項工作,目的是:①清查物資數(shù)量與帳面相符率。②有無超期、變質(zhì)、積壓物資,以便及時處理。③檢查物資的質(zhì)量狀況和存儲設(shè)施的安全性能。④考核材料的消耗量,是核算節(jié)超的依據(jù)。盤點檢查的內(nèi)容:①查質(zhì)量。檢查材料質(zhì)量有無變化,包裝有無破損,材料是否發(fā)生了銹蝕、吸潮、結(jié)塊、風(fēng)化、發(fā)霉等②查數(shù)量。核對帳、卡、物是否相符,數(shù)量有無缺失。③查保管條件。堆垛是否合理穩(wěn)固,苫蓋是否嚴(yán)密,清潔衛(wèi)生條件如何,庫房是否漏雨,場地有無積水,有無落地鋼材水泥,庫房內(nèi)的濕度如何,門窗通風(fēng)是否良好等等。④查計量工具是否準(zhǔn)確。⑤查安全。查有無安全措施,措施是否符合安全規(guī)范要求。⑥查有無污染。盤點的方法:①以“物資動態(tài)帳”的結(jié)存數(shù)為應(yīng)存數(shù),核對實存物資數(shù)量、名稱、規(guī)格是否與帳面一致,列出盤點清單。若有數(shù)量、品種、規(guī)格等帳物不符,就及時辦理“材料調(diào)整單”予以調(diào)整。并在調(diào)整單中準(zhǔn)確注明原因,實事求是處理。②鋼材、木材、水泥、地材要力爭盤點準(zhǔn)確,如短時間內(nèi)不易盤清的話,可暫時估值,過后一定盤點清楚。(主要是控制點收、發(fā)放的準(zhǔn)確性,杜絕丟失)。③自行加工自制的料具,修舊利廢物品要助理作價入賬,并應(yīng)注明“加工”或“自制”字樣,嚴(yán)禁存有帳外料。及時登記注明類別、數(shù)量、金額。年終列入節(jié)約與修舊利廢項目。④工程器材要一季度清點一次,嚴(yán)格區(qū)分工程材料與器材。⑤來格來講沒計入計量工程量的半成品(如:加工的鋼筋籠、鋼拱架等)應(yīng)根據(jù)施工配料單還原成原材料進(jìn)行計算。⑥編制“庫存材料清查統(tǒng)計表”或“庫存材料盤點表”。盤點周期:分定期與不定期盤點。①半年、全年應(yīng)全面普遍清查;②主要材料應(yīng)每季度清查一次;③每月應(yīng)至少清查一種材料,做一次分析評比。兌現(xiàn)。檢查盤點結(jié)果的處理:①物資質(zhì)量發(fā)生變化或有變質(zhì)跡象,應(yīng)按保養(yǎng)方法進(jìn)行處理,查明原因,訂出改進(jìn)措施。②對于超儲和長期積壓物資應(yīng)采取積極措施,積極處理。③物資數(shù)量有出入,分析原因,按規(guī)定處理。④檢查要有詳細(xì)的記錄,積累資料,總結(jié)經(jīng)驗。7、產(chǎn)品的可追溯性:有可追溯性要求的產(chǎn)品(如鋼筋爐號、水泥批號),項目部物資部門應(yīng)確保產(chǎn)品從進(jìn)貨、保管到發(fā)放標(biāo)識過程中連續(xù)和有效轉(zhuǎn)移。工程部門標(biāo)注鋼材、水泥的使用部位,做好相應(yīng)的記錄產(chǎn)品可追溯性登記表CRSS20JL18-0第頁/共頁序號進(jìn)料時間規(guī)格型號唯一標(biāo)識單位進(jìn)貨數(shù)量生產(chǎn)廠家驗收記錄技術(shù)證件委托檢驗點驗單號使用單位、工程(發(fā)料單號)數(shù)量十、物資檔案及帳單的制作管理工作Ⅰ物資檔案管理物資業(yè)務(wù)檔案是反映物資從購入到消耗全過程的動態(tài)業(yè)務(wù)手續(xù),是物資部門業(yè)務(wù)工作的文字記錄,是分析研究考核物資管理效果的原始憑證,也是開展成本核算的重要資料。檔案管理是物資管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的具體體現(xiàn),檔案資料(內(nèi)業(yè)資料)的好壞,很大程度反映了項目物資管理的水平的高低。結(jié)合貫標(biāo)程序,我來談?wù)勎业睦斫狻R?、收集歸檔范圍

在物資各項工作中形成的具有保存價值的,或者上級和下級送來的與物資管理關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報、圖紙、報表、名冊等,下同)都屬收集歸檔范圍,應(yīng)歸檔。范圍:1、首先建立“文件類”檔案;(一)本級文件

1、各種會議記錄、會議紀(jì)要。

2、工作計劃、規(guī)定、方案、匯報、簡報、通報、通知。

3、各種綜合的或?qū)n}的調(diào)查、檢查、考察等報告。

4、向上級請示,與其他單位的來往文書,對下級的指示、批復(fù)、通知。

5、各項規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。

6、各種報表、名冊、登記表、數(shù)據(jù)、憑證。

(二)上級文件材料上級的決定、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、經(jīng)驗材料。(三)同級文件材料

1、與有關(guān)單位簽訂的合同、合約、協(xié)議。

2、與有關(guān)單位比較重要的工作或問題的來往文書。(四)下級文件材料1、“資料類”檔案;包括:工程概況、調(diào)查資料、搜集的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。2、“憑證類”檔案;包括:各種單據(jù)、報表、臺帳等。接下來具體講一下在項目上我們重點管理的檔案、應(yīng)該建立的檔案盒:1、文件:上級的、本級的、同級的、下級的。2、“適用的法律、法規(guī)清單”、“危險源及環(huán)境因素辨識”;(適用于物資部門的)3、“報告及批復(fù)”,“信函、電報、會議記錄”等,4、“工程概況”;5、“供方調(diào)查”、“供方評價”、“合格供方名錄”;6、“供應(yīng)管理辦法、細(xì)則”等7、“物資計劃”類包括:“需用量計劃”、“申請計劃”、“采購計劃”“調(diào)整計劃”;8、管理方案9、“單據(jù)、憑證”類(點驗單、發(fā)料單、調(diào)撥單、調(diào)整單、過磅單、工地收料單、結(jié)算憑證、限額發(fā)料單、帳等)10、“臺帳、報表、盤點”類(物資動態(tài)帳、消耗臺帳、材料消耗及動態(tài)月報表、主要材料消耗定額統(tǒng)計表、物資清點統(tǒng)計表、庫存材料統(tǒng)計表、原材料收支存統(tǒng)計表、損失浪費(fèi)表等)11、“物資送檢委托書”、“產(chǎn)品合格證”、“使用說明書”12、其它資料:驗收記錄、合同協(xié)議、專業(yè)書籍等。二、檔案管理的要求檔案整理歸檔要按項目歸檔、建帳,中間不能更換,按時間順序進(jìn)行裝訂。每個檔案盒應(yīng)有卷內(nèi)文件目錄。外部粘貼明顯的“檔案名稱”標(biāo)簽。Ⅱ、單據(jù)與帳務(wù)的編制(一)在講單據(jù)與帳務(wù)編制之前先給大家講一下物資的分類:根據(jù)集團(tuán)公司二00六年十二月編制的“物資分類與代碼”的規(guī)定,將工程物資分為八大類,十六個業(yè)務(wù)管理科目。八大類:(便于財務(wù)核算,與物資軟件也是對應(yīng)的);1、主要材料(簡稱“主”):指用于施工生產(chǎn)并構(gòu)成工程(產(chǎn)品)實體和在工程(產(chǎn)品)實體形成過程中起主要作用的各種材料。如鋼材、鋁材、銅材、木材、水泥、砂、石、小五金、電器、化工、爆破材料等。2、結(jié)構(gòu)件(簡稱“結(jié)構(gòu)”):指經(jīng)過吊裝,拼砌和安裝就能構(gòu)成工程(產(chǎn)品)實體的各種金屬、砼、鋼筋砼、和木質(zhì)結(jié)構(gòu)等。如:鋼軌、枕木、鋼梁、砼梁、鋼門窗、工程用電線電纜、電桿等。3、機(jī)械配件(簡稱“機(jī)配”):指施工機(jī)械、生產(chǎn)設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等替換、維修用的零件和配件。4、燃料:指機(jī)械、設(shè)備以及生產(chǎn)生活等需用的汽油、柴油、和附屬油、煤炭等。5、其它材料:是指不構(gòu)成工程(產(chǎn)品)實體,但有助于工程(產(chǎn)品)形成或便于施工生產(chǎn)進(jìn)行的各種材料。6、低值易耗品:指使用期較短或價值較低,不夠固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的各種物品。如:各種工具、勞保用品等。7、周轉(zhuǎn)材料(簡稱“周轉(zhuǎn)”):指施工生產(chǎn)過程中能夠多次使用,基本保持原來的形態(tài)而逐漸轉(zhuǎn)移其價值的周轉(zhuǎn)性材料。如:模板、檔土板、腳手架、鋼支撐、施工用的輕軌、枕木等。8、固定資產(chǎn)(簡稱“固資”):鐵路工程規(guī)定:一般指使用年限在一年以上,且單位價值在2000元以上的物品,其它工程根據(jù)各公司的管理規(guī)定。固定資產(chǎn)管理專門有管理的方法。為了便于物資統(tǒng)計、核算和建檔管理,物資業(yè)務(wù)管理科目劃分為十六個科目:1、大五金(簡稱“大”):包括:型鋼、鋼管、鋼板、鑄鐵件、金屬制品等;2、木材(簡稱“木”):包括:鋸材、原木、木電桿、杉木桿、膠合板等;3、水泥(簡稱“砼”):各種水泥;4、燃料(簡稱“燃”):汽油、柴油、附屬油、瀝青、煤炭;5、火工品(簡稱“爆”):各種炸藥、雷管、導(dǎo)火索、導(dǎo)爆管等;6、線上料(簡稱“線”):重軌、道岔及配件連接件、鐵路用鋼梁、橋梁支座、各種木枕等;7、水泥制品(簡稱“砼制品”):鋼筋砼梁、枕、管樁、板、電桿等;8、電工器材(簡稱“電”):電力電纜、裸鋁線、高低壓電器、電力金具、電工儀表、架空線路器材等、不含電桿;9、通信器材(簡稱“通”):通信器材、鐵路通話機(jī)和配件等;10、信號器材(簡稱“號”):信號器材、鐵路信號機(jī)和配件等;11、地材(簡稱“地”):指地方大堆料,如磚、瓦、灰、砂石、粘土等;12、小五金(簡稱“小”):包括:有色金屬、下水鑄鐵管、水暖配件、建筑五金、堅固件、焊接材料等;13、工具(簡稱“工”):量具、刃具、磨具等,木工、鉗工、鍛工、電工、等使用的一些小型工具等;14、雜品(簡稱“雜”):玻璃制品、橡膠制品、塑料制品、竹木草柳制品、油漆、容器等其它建材及雜品;15、工程器材(簡稱“工固”):手拉葫蘆、鋼板樁、輕軌、氣體鋼瓶、大型容器、鋼模板、鋼支撐、電動加油機(jī)、經(jīng)緯儀、水準(zhǔn)儀、測距儀、油罐等;16、防護(hù)用品(簡稱“防”):防護(hù)服裝、安全繩帶網(wǎng)、防水、防油、防毒、防塵等用品、其它防護(hù)用品等。注意:簡稱一般只能在開據(jù)單據(jù)時使用。它用于物資核算的全過程,單一物資科目中可能包含幾個物資類別,每種物資在核算過程中不得混列或重列科目。(二)單據(jù)制作:單據(jù)也是一種原始記錄,原始記錄種類繁多,內(nèi)容各不相同,要求與用途也不相同,一般應(yīng)具備以下內(nèi)容:原始記錄的名稱,編號,填制日期和單位,物資名稱,規(guī)格型號、單位數(shù)量、單價金額、原始記錄的份數(shù)與傳遞程序,填制人(經(jīng)手人)及單位負(fù)責(zé)人簽章等。下面以“點驗單”“發(fā)料單”“工地收料單”為例:1、點驗單根據(jù)“工地收料單”“發(fā)貨票”等驗收原始憑證開據(jù)。點驗單字第號材料來源:材料類別:年月日編號名稱規(guī)格型號單位原交數(shù)量實收數(shù)量購入價購入金額計劃價計劃金額材差額備注1水泥P.O32.5噸20028056000275550001000S11收料憑證名稱號碼:小計發(fā)料單號:驗收記錄頁碼:序號:購入金額大寫:主管: 采購: 驗收/保管:辦理點驗單手續(xù)是物資驗證工作的延續(xù),其依據(jù)是:有實物產(chǎn)品存在;辦理了物資驗收記錄,并且是合格品;具有進(jìn)貨(發(fā)票)憑證,即財務(wù)結(jié)算款依據(jù)。在財務(wù)實際結(jié)算工作滯后情況下,物資部門只要具備前二項條件即可辦理點驗單手續(xù),辦理點驗單手續(xù)按一料一單(如鋼筋同一爐號、水泥同一批號)辦理,即使有問題糾正起來也容易。待進(jìn)貨(發(fā)票)憑證齊備,連同點驗單財務(wù)聯(lián)交財務(wù)部門記賬處理。材料來源:填寫供方名稱(生產(chǎn)廠家/供貨單位);材料類別:填八大類中的某一個;字第號:填**科目/*——***號;時間:編號:收料憑證名稱號碼:填寫供方(生產(chǎn)廠家/供貨單位)出具的料款結(jié)算憑證名稱號碼(發(fā)票及號碼),此件隨財務(wù)聯(lián)由財務(wù)作帳務(wù)處理,如無可暫時不填,等發(fā)票到時再填。驗收記錄號:填寫《物資驗收記錄》的頁碼/序號;購入金額大寫:沒有的前面要劃掉,大寫數(shù)字要正確。發(fā)料單號:用于隨點隨發(fā)的物資;主管:簽字;采購:簽字;業(yè)務(wù)人員簽字。點驗單必須二人(含)以上簽字為有效憑證,防止出現(xiàn)采購/進(jìn)貨/驗收/點驗工作一人經(jīng)辦,造成弊端。有章的蓋章。一式至少兩份,物資、財務(wù)各一份。顧客(甲方、業(yè)主)提供產(chǎn)品點驗時也使用該點驗單,并加蓋“顧客提供”字樣印章;值得注意的是:購入價與計劃價問題,購入價是以購入價核算,材料單價隨行就市,據(jù)實核算收入與出庫金額。計劃價是事前制定價格目錄,根據(jù)市場價或預(yù)算單價制定計劃價,進(jìn)出庫統(tǒng)一按計劃價核算,料差單獨(dú)記帳,定期分?jǐn)?,計劃價自始至終不改變的一種核算方式。有局指和幾個公司項目部的大項目一般用這種核算模式。2、發(fā)料(調(diào)撥)單發(fā)料(調(diào)撥)單字第號發(fā)料(調(diào)撥)依據(jù):材料類別:工程號(地點):年月日編號材料名稱規(guī)格型號單位配發(fā)數(shù)量實發(fā)數(shù)量單價材料金額材差備注(爐號/批號等)金額合計(大寫):¥點驗單號收料單位收料人月日主管:業(yè)務(wù):保管:保存期:工程竣工后三年發(fā)料依據(jù):限額發(fā)料單、合同、計劃等工程號(地點):盡可能的寫清楚,可詢問現(xiàn)場技術(shù)員、施工技術(shù)人員等。便于核算準(zhǔn)確。單價:如按計劃價核算,則是計劃價;按市場價核算的,則是市場價格;收料單位,收料人:一定要寫明確,收料人一定是有資格簽認(rèn)的人員。發(fā)料單應(yīng)至少有四聯(lián),發(fā)料單位物資、財務(wù)各一份;收料單位物資、財務(wù)各一份。顧客提供產(chǎn)品發(fā)料也使用該單,并加蓋“顧客提供”字樣印章。3、工地收料單主要是將下列信息填寫完整清楚材料名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量收料單位與供料單位的全稱;送料人簽名;車號填寫正確;收料單位的收料人簽字。根據(jù)實際情況考慮用幾聯(lián)單,一般:收料單位、物資部、供料單位、運(yùn)輸單位各一份。(三)單據(jù)憑證的粘貼與裝訂1、業(yè)務(wù)憑證要求每月裝訂一本;2、應(yīng)分類別、分科目、按編號順序,按點驗單、發(fā)料(調(diào)撥)單、報損單、調(diào)整單、發(fā)料依據(jù)、批示等順序粘貼到專門印制的“物資憑證粘存單”上,然后每科目物資都有“憑證目錄”粘貼于本科目憑證單據(jù)的首頁,準(zhǔn)確填寫要求的項目。如:點驗單自9-001至9-030號計30張憑證,缺號,重號據(jù)實填寫,不得在粘貼時更改;計算填寫點驗單收入總金額。發(fā)料單,調(diào)整單:同上3、每類憑證單據(jù)要按目錄類別,另起一頁粘貼,不得混貼、交叉。4、按粘貼單要求,填寫單據(jù)數(shù)量、計算數(shù)據(jù)、粘貼人簽名等。5、每個科目粘貼計算完畢后全部粘貼在一起,前面粘貼單據(jù)傳遞交接記錄和匯總目錄,將所有的收入,發(fā)出,按匯總目錄的條目計算出來,計算出本月收入(點驗)多少材料(數(shù)量、金額)、支出(數(shù)量、金額)、庫存(數(shù)量、金額)。再細(xì)些可以核算到每個施工隊(數(shù)量、金額)。匯總目錄是雙面印刷的,本意就是正面反映收入、背面反映支出,如單位少,也可以在一面反映出來。目的是一目了然。上面再粘貼上與財務(wù)的對帳單。最后可粘貼本月的:材料消耗及動態(tài)月報表;報表也可以單獨(dú)裝訂。6、封面:填寫本憑證裝訂本的名稱、裝訂單位、業(yè)務(wù)主管、裝訂人、裝訂時間、裝訂地點等信息。至此一個月完整的憑證裝訂本就完成了。在粘貼裝訂過程中要注意幾個細(xì)節(jié):1、借鑒財務(wù)部門的裝訂方法,粘貼時不超界、不起肚、夾裝訂條。2、最好綜合運(yùn)用膠水、線裝的方法。3、裝訂成冊要求:整潔、平整、邊齊。整個效果應(yīng)象一本書。4、單據(jù)傳遞要由接收人簽字確認(rèn)。(四)“材料動態(tài)帳”制作:材料動態(tài)帳是按物資統(tǒng)計報表和管理工作的需要而設(shè)置的一種整理性的表冊。它有兩作用:一是把大量分散的原始記錄形成系統(tǒng)完整的統(tǒng)計資料,為準(zhǔn)確及時完成統(tǒng)計報表創(chuàng)造了條件,是進(jìn)行統(tǒng)計分析的重要工具;二是為了了解物資業(yè)務(wù)活動的全貌,為指導(dǎo)物資管理工作提供了依據(jù)。做帳注意事項:要求字跡清晰工整、不得涂改。如要改正,要求在改正位置加蓋私章,或用紅筆整行劃掉,劃線用尺子,要直。然后開始記帳。記帳應(yīng)該在做完點、發(fā)料動態(tài)后及時記帳,始終保持日清月結(jié),帳物相符。但在記帳時,注意不要重記或漏記,可在記帳后做一勾選記號?,F(xiàn)在我們基本都用物資軟件,報表都是自動生成的,減少了不少工作量。3、堅持與財務(wù)的對帳制度,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。十一、物資盤點與列銷物資盤點物資盤點是物資核算的一項重要內(nèi)容,盤點工作的好壞可直接影響物資成本的真實性。對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題要分析原因,及時處理。超出本級處理權(quán)限的要及時、如實的上報。具體的盤點方法、盤點周期上面已經(jīng)詳細(xì)的講了。二、物資列銷物資列銷的過程,就是材料消耗進(jìn)入工程成本的過程。是把材料的數(shù)量、價格,最終以金額(資金)的形式,計入工程成本。講兩點:按規(guī)定,物資列銷不得以發(fā)代銷。也就是說不能發(fā)了多少料,就列銷多少料,這樣會在本核算期內(nèi)虛增成本或虛增利潤。會因成本的不準(zhǔn)確,不真實、導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)決策不正確?,F(xiàn)在大多數(shù)項目部是這么做的。主要物資列銷是用“材料消耗及動態(tài)月報表”的形式,使消耗的材料以資金的形式進(jìn)入成本。材料消耗及動態(tài)月報表的編制方法:大家也知道,在項目上,財務(wù)部是經(jīng)常向物資部催要報表,目的是及時的歸集成本。報表橫向有:物資名稱、規(guī)格型號,計量單位、單價、期初庫存量、本月收入量、本月消耗量(分工班或分工點)、庫存量等內(nèi)容。反映了本期物資消耗的全部動態(tài)。A:第一期報表,沒有上月庫存。將其它項目調(diào)來的物資做價點驗,做為本期收入來處理;B:本月收入是指本月截止固定核算期內(nèi)所有收入的材料。分科目、分規(guī)格排列在收入欄,如果是購入價核算,價格是購入價,是計劃價核算,則單價用計劃價。一般情況下,科目的順序要固定下來,便于每期報表的對應(yīng)分析,主要是好跟財務(wù)對帳。C:本月消耗是分工班、或分工點的,分別填寫工班或工點的真實消耗,包括用于工程實體的消耗,自制料具的消耗、工藝損耗等。D:本月結(jié)存指經(jīng)過盤點后每工班或每工點截止核算期內(nèi)的真實庫存。E:核算關(guān)系式:期初庫存+本期收入-本期消耗-本期調(diào)出=本期庫存如關(guān)系式不平衡,一定是消耗與庫存有問題,要找出原因,及時處理。F:本期庫存做為下一期的期初庫存,不能改變。G:低值易耗品一般采用一次攤銷法列銷到工班或工點;自有周轉(zhuǎn)材料要按期或按工程量攤銷到工班或工點;租賃周轉(zhuǎn)材料要列銷租金、運(yùn)雜費(fèi)、賠償費(fèi)到工班或工點;當(dāng)期運(yùn)雜費(fèi)當(dāng)期列銷,或財務(wù)直接列銷。H:采用計劃價核算時,還要分?jǐn)偭喜?,一般按材料發(fā)放數(shù)量比例分?jǐn)偅:每個科目做完后要計算小計,最后合計。3、凡用于工程的物資都要依照消耗對象列銷。也就是說列銷到每一單項工程,列銷到一個單項分部工程。十二、物資消耗分析成都地鐵文武路項目部的例子。十三、統(tǒng)計報表統(tǒng)計報表制度,是由基層單位按照統(tǒng)一規(guī)定的報表格式,指標(biāo)體系,報送時間,與報送程序,由下而上逐級向上級報送統(tǒng)計資料的一種報告制度。作用是行業(yè)、國家搜集統(tǒng)計資料的基本方式與途徑。內(nèi)容主要包括:報表格式、報表目錄、填報說明及其它的原則與解釋。物資、能源統(tǒng)計報表目錄統(tǒng)物表1、原材料能源收支存表月報、季報月末、季末27日前統(tǒng)物表2、主要物資消耗定額表季報季末27日前統(tǒng)物表3、木材節(jié)約代用統(tǒng)計表季報季末27日前統(tǒng)物表4、節(jié)約與損失浪費(fèi)統(tǒng)計表半年報、年報還有一些要求報的其它報

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