人事檔案管理暫行規(guī)定范本（二篇）

第頁共頁人事檔案管理暫行規(guī)定范本第一條為規(guī)范和加強企業(yè)人事檔案的管理，保障人事檔案的安全、完整和準(zhǔn)確，提高人事檔案管理的科學(xué)化和信息化水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于所有企事業(yè)單位（以下稱單位）的人事檔案管理工作。第三條人事檔案是反映單位工作人員個人基本情況和各類交流、考核、培訓(xùn)、處分等處理情況的一種檔案，包括有紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式。紙質(zhì)檔案指以紙質(zhì)載體保存的人事檔案，電子檔案指以電子信息形式保存的人事檔案。第四條單位應(yīng)當(dāng)建立健全人事檔案管理制度，明確責(zé)任分工，確保人事檔案管理工作的科學(xué)、有序進行。第五條人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：（一）全面性原則，即對本單位所有工作人員的人事檔案進行管理和維護；（二）準(zhǔn)確性原則，即確保人事檔案內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確、完整；（三）保密性原則，即對人事檔案內(nèi)容進行嚴(yán)格保密，確保工作人員的個人隱私權(quán)益；（四）權(quán)限性原則，即按照檔案管理權(quán)限進行檔案管理和使用；（五）便利性原則，即提供便利的查詢、使用、借閱和復(fù)制服務(wù)。第六條人事檔案的管理工作包括：收集、整理、保管、查詢、使用等一系列工作內(nèi)容。（一）收集：單位應(yīng)當(dāng)收集本單位所有工作人員的個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷及培訓(xùn)情況等相關(guān)資料，形成人事檔案。（二）整理：單位應(yīng)當(dāng)對人事檔案進行分類整理和編號，并及時更新檔案內(nèi)容。（三）保管：單位應(yīng)當(dāng)確保人事檔案的安全保密，采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M行存放并定期檢查和維護。（四）查詢：單位應(yīng)當(dāng)提供便捷的查詢服務(wù)，有關(guān)人員可以查閱自己的個人檔案以及相關(guān)檔案信息。（五）使用：單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要，依法使用人事檔案的相關(guān)信息，為人事管理、用人選拔、薪酬福利等工作提供依據(jù)。第七條單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)的規(guī)定，及時告知工作人員有關(guān)其人事檔案管理的權(quán)利和義務(wù)，保障工作人員的合法權(quán)益。第八條單位應(yīng)當(dāng)加強人事檔案管理人員的培訓(xùn)和考核工作，提高其專業(yè)素質(zhì)和操作能力。第九條單位人事檔案管理違反檔案法律法規(guī)規(guī)定的，將依法予以糾正，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十條本規(guī)定自頒布之日起施行，以前的相關(guān)制度和規(guī)定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。第十一條本規(guī)定由單位人事行政部門負(fù)責(zé)解釋。附則：一、本規(guī)定所稱的紙質(zhì)檔案，包括人事檔案的原始材料、復(fù)印件、電子照片等。二、本規(guī)定所稱的電子檔案，包括電子文件、數(shù)據(jù)庫、云端存儲等形式的人事檔案信息。三、本規(guī)定所稱的相關(guān)資料，包括工作證明、獎懲材料、考核評價、職稱資格證書等。四、本規(guī)定所稱的安全保密措施，包括密碼保護、權(quán)限分級、訪問日志錄制等。五、本規(guī)定所稱的人事行政部門，指單位依法設(shè)立的負(fù)責(zé)人事管理和維護檔案的部門。六、本規(guī)定所稱的單位，包括企業(yè)、事業(yè)單位、機關(guān)等各類組織形式的單位。七、本規(guī)定所稱的工作人員，包括正式聘用、臨時工、勞務(wù)派遣等形式的從業(yè)人員。八、本規(guī)定所稱的相關(guān)責(zé)任人，包括單位領(lǐng)導(dǎo)、人事檔案管理人員等有管理權(quán)限和責(zé)任的人員。九、本規(guī)定所稱的人事檔案管理制度，是指包括組織機構(gòu)、崗位職責(zé)、操作規(guī)范等一系列的規(guī)定和制度文件。十、本規(guī)定所稱的查詢服務(wù)，包括人工查詢、自助查詢等多種方式。人事檔案管理暫行規(guī)定范本（二）第一章總則第一條為規(guī)范和加強企事業(yè)單位的人事檔案管理工作，保證人事檔案的安全、完整和準(zhǔn)確，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于國有企事業(yè)單位、外商投資企事業(yè)單位以及其他依法設(shè)立的企事業(yè)單位的人事檔案管理工作。第三條人事檔案是指用于管理和記錄單位員工的個人基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績考核、獎懲情況等信息的文件和資料。第四條人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正、便民的原則，維護員工的合法權(quán)益，并確保檔案的機密性和安全性。第五條人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)堅持分類管理原則，按照不同的類別進行歸檔和管理，包括入職檔案、獎懲檔案、離職檔案等。第六條人事部門是單位的人事檔案管理主體，負(fù)責(zé)制定和實施檔案管理制度，對下屬各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。第七條人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與單位其他部門的工作密切配合，確保檔案信息的及時更新和準(zhǔn)確性。第八條人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)配備專業(yè)人員，提供必要的培訓(xùn)和技術(shù)支持，確保工作的高效和規(guī)范。第二章檔案的建立與更新第九條單位應(yīng)當(dāng)及時建立員工的人事檔案，并按照規(guī)定的格式和要求記錄員工的基本信息、入職手續(xù)、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、獎懲情況等。第十條入職檔案是員工人事檔案的基本組成部分，包括但不限于以下內(nèi)容：（一）個人基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、身份證號碼、聯(lián)系方式等；（二）學(xué)歷和職稱等學(xué)術(shù)專業(yè)情況：包括學(xué)歷、學(xué)位、職稱等專業(yè)資質(zhì)信息；（三）工作經(jīng)歷：包括以前工作單位、職務(wù)、任職時間等；（四）入職手續(xù)：包括入職登記表、勞動合同、社會保險登記等相關(guān)文件。第十一條檔案信息的更新應(yīng)當(dāng)及時進行，包括但不限于以下情況：（一）員工的職務(wù)變動；（二）員工的獎懲情況；（三）員工的培訓(xùn)情況；（四）員工的離職和退休情況。第十二條檔案信息的更新應(yīng)當(dāng)由員工本人提供相關(guān)材料，并經(jīng)過單位人事部門審核和確認(rèn)后進行更新。第三章檔案的歸檔與管理第十三條檔案的歸檔應(yīng)當(dāng)按照分類管理原則進行，確保檔案的分類、整理和存儲。第十四條檔案的歸檔應(yīng)當(dāng)標(biāo)注清晰，包括但不限于檔案類型、檔案編號、檔案保管期限等信息。第十五條檔案應(yīng)當(dāng)采取物理和電子兩種形式進行存儲，同時進行備份和保護，防止檔案的遺失和損壞。第十六條檔案的借閱應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進行，借閱人應(yīng)當(dāng)提供相關(guān)證明材料，并經(jīng)過單位人事部門的批準(zhǔn)后方可借閱。第十七條檔案的借閱應(yīng)當(dāng)記錄借閱人、借閱時間和借閱目的等信息，并設(shè)置期限限制，逾期未歸還將進行追責(zé)。第十八條檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進行，必須經(jīng)過單位人事部門審核和確認(rèn)后方可進行銷毀，銷毀記錄應(yīng)當(dāng)完整保留。第四章檔案的安全與保密第十九條檔案的安全是檔案管理工作的重要任務(wù)和責(zé)任，必須采取有效的措施，防止檔案的遺失、泄露和損壞。第二十條檔案室應(yīng)當(dāng)配備專門的保管人員，對檔案進行管控和保護，制定相應(yīng)的防火、防水、防盜、防霉等應(yīng)急措施。第二十一條檔案室應(yīng)當(dāng)設(shè)置監(jiān)控設(shè)備，確保檔案室內(nèi)的安全和監(jiān)管。第二十二條檔案的保密工作應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和保密制度進行，對于涉密檔案應(yīng)當(dāng)進行特別保護。第二十三條檔案的保密工作應(yīng)當(dāng)包括但不限于以下內(nèi)容：（一）防止非授權(quán)人員接觸檔案；（二）嚴(yán)格控制檔案的復(fù)印和打印，必要時可采取加密措施；（三）嚴(yán)格保密檔案的外借和傳遞，必須經(jīng)過單位人事部門的批準(zhǔn)后方可進行；（四）防止檔案的遺失和泄露，特別是涉及個人隱私的敏感信息。第五章法律責(zé)任第二十四條對違反本規(guī)定的人事檔案管理不當(dāng)行為，根據(jù)不同情節(jié)