工程檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)施細(xì)則-secret可編輯

某工程檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)施細(xì)則本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了XX有限公司XX工程工程檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)施細(xì)則的內(nèi)容與要求，適用于XX有限公司XX工程工程檔案管理工作。內(nèi)容與要求1.為加強(qiáng)XX工程檔案資料管理，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、物業(yè)維護(hù)管理中的作用，根據(jù)國(guó)家建設(shè)部《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和國(guó)家建委《關(guān)于編制基本建設(shè)竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》以及《XX省建設(shè)項(xiàng)目(工程)竣工檔案資料驗(yàn)收辦法》的有關(guān)規(guī)定特制定本辦法。2.XX工程辦公室負(fù)責(zé)公司基本建設(shè)檔案管理工作，并在公司主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)公司項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作，并在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后向公司檔案部門移交。3.XX工程各參建單位（勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等）應(yīng)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的要求進(jìn)行整理，認(rèn)真完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的文件材料的形成、積累、鑒定、整理和移交工作，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。4.監(jiān)理單位應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中文件的收集、積累、整理和完整、準(zhǔn)確情況，嚴(yán)把竣工資料和竣工圖的審核關(guān)，向建設(shè)單位提交的所有資料須由監(jiān)理方審核、簽認(rèn)，并同時(shí)提交其監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍的有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)收材料及監(jiān)理文件。5.各部室對(duì)應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照基本建設(shè)檔案有關(guān)歸檔范圍、歸檔時(shí)間向辦公室檔案室移交檔案，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為已有。6.各部室領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員和兼職檔案員對(duì)本部室形成的檔案負(fù)以下責(zé)任。6.1各部室領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作應(yīng)進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督，并解決工作中存在的問(wèn)題。6.2工程技術(shù)人員對(duì)形成的檔案要收集、整理、組卷，確保檔案的完整準(zhǔn)確。6.3各部室兼積檔案員要按時(shí)立卷、歸檔，并接受XX工程檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極向領(lǐng)導(dǎo)提合理化建議，溝通檔案室和部室之間的聯(lián)系。7.檔案的借閱：7.1本公司及項(xiàng)目部各部室工作人員均可借閱一般性的檔案、資料；凡借閱檔案者，都應(yīng)進(jìn)行檔案借閱登記。7.2外單位借閱檔案，須持有本單位介紹信，經(jīng)項(xiàng)目部對(duì)口業(yè)務(wù)部室領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任審查批準(zhǔn)，方可查閱。7.3要愛(ài)護(hù)檔案，借閱檔案者，除特殊辦理手續(xù)外，一律不準(zhǔn)拍照、更不允許轉(zhuǎn)借他人或在檔案上涂改、勾畫(huà)、拆散、損壞。7.4借閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室查閱，對(duì)于永久卷與長(zhǎng)期卷等重要檔案，一般不允許出檔案室，確屬工作需要，須經(jīng)檔案室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并于三日內(nèi)歸還。凡借出的檔案務(wù)必妥善保管，不得丟失或損壞，如有丟失要及時(shí)報(bào)告，視情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。7.5借閱檔案，要嚴(yán)格履行登記、簽字和清退手續(xù)。對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，借出和歸還檔案均須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，由借出人、借閱人、收回人簽字、蓋章。8.檔案管理員應(yīng)熟悉所藏檔案情況，及時(shí)編制“檔案目錄”，并根據(jù)所藏檔案情況和利用的需要編制《檔案案卷目錄》和《案卷卷內(nèi)文件目錄》，交流檔案信息。9.根據(jù)本規(guī)定保管期限表劃分的保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。10.對(duì)過(guò)期檔案、資料及不應(yīng)歸檔的文件材料的銷毀規(guī)定如下：10.1超過(guò)保管期限，經(jīng)過(guò)鑒定已無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案室登記造冊(cè)，鑒定小組簽署意見(jiàn)，并定出銷毀理由、數(shù)量的報(bào)告，經(jīng)主管檔案的公司領(lǐng)導(dǎo)在清冊(cè)上簽字批準(zhǔn)后，方可銷毀。10.2銷毀不需歸檔的文件材料，可采取簡(jiǎn)便方法進(jìn)行登記（如只登記收發(fā)文號(hào)或在收文薄上加蓋銷毀“戳”），未經(jīng)收發(fā)文登記的不重要的文件材料，可填定目錄，經(jīng)檔案室審閱備案后，即可銷毀。10.3銷毀帶密級(jí)的文件材料，應(yīng)按有關(guān)保密制度辦理。10.4銷毀檔案或不歸檔文件，必須有指定的監(jiān)銷人，在指定地點(diǎn)，有二人以上參加的情況下進(jìn)行，銷毀后監(jiān)銷人應(yīng)在清冊(cè)上簽字。11.檔案的交接清點(diǎn)，必須嚴(yán)格按以下規(guī)定辦理。11.1各部室向檔案室移交文件、材料時(shí)，必須填寫(xiě)清單，經(jīng)雙方清點(diǎn)無(wú)誤后在交接清單上簽字。清單一式三份，雙方各執(zhí)一份，另一份存檔。11.2檔案管理員有權(quán)根據(jù)規(guī)定，從交出者交出的案卷中揀出無(wú)須歸檔的文件材料，有權(quán)索要應(yīng)歸檔而沒(méi)有交出的材料。雙方意見(jiàn)不一致時(shí)，由主管檔案工作的公司領(lǐng)導(dǎo)裁定。11.3經(jīng)檔案室正式接受的檔案，任何人不得仍以文件材料看待而索回；如需利用，應(yīng)按本制度借閱辦理。11.4檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)，必須在離職前將所管檔案的數(shù)量及狀況移交清楚，并在主管領(lǐng)導(dǎo)主持下辦理正式交接手續(xù)。12.項(xiàng)目檔案文件材料保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體各門類檔案的歸檔范圍及保管期限應(yīng)參照《建設(shè)項(xiàng)目檔案資料整理驗(yàn)收規(guī)范》，并結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況另行制定。13.主要?dú)w檔范圍13.1上級(jí)頒發(fā)針對(duì)本公司項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的各類文件材料；13.2工程建設(shè)過(guò)程中工程審查會(huì)、工程例會(huì)、招標(biāo)以及專業(yè)會(huì)議形成的各種文件材料；13.3項(xiàng)目管理活動(dòng)中形成的文件材料；13.4項(xiàng)目財(cái)務(wù)、審計(jì)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料；13.5在基本建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的、并具有保存價(jià)值的各種錄音錄像帶、照片等音像資料；13.6項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成和產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的實(shí)物。14.檔案員要樹(shù)立保密觀念。增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)守公司機(jī)密，不得以任何方式隨意宣傳和泄露。檔案保密工作必須遵循既要堅(jiān)持保密，又要便于提供利用的原則。對(duì)違反保密制度的人和事，要堅(jiān)決抵制，并及時(shí)向有關(guān)方面反映。15.檔案密級(jí)劃分。根據(jù)《保密法》第九條規(guī)定，檔案密級(jí)劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三秘。16.屬于保密范圍的檔案，都應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，不同密級(jí)的檔案，應(yīng)由不同范圍的人員查閱使用，進(jìn)行嚴(yán)格控制，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。17.認(rèn)真做好保密檔案的利用工作。17.1利用“絕密”檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可利用。17.2利用“機(jī)密”和“秘密”檔案，須經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可利用。17.3利用密級(jí)檔案，一般只能在檔案部室閱覽室查閱，不能隨意帶走，如因特殊情況需要外借者，須經(jīng)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱時(shí)間一般不能超過(guò)十天。17.4利用密級(jí)檔案，一般不準(zhǔn)摘抄、復(fù)制，如因工作特殊需要，須經(jīng)部室領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)。18.對(duì)已經(jīng)失去保密意義的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)進(jìn)行解密工作，并在檔案上取掉密級(jí)標(biāo)記。19.項(xiàng)目檔案保密范圍19.1工程建設(shè)計(jì)劃及招投標(biāo)計(jì)劃、投資計(jì)劃；19.2工程概預(yù)算文件及報(bào)告書(shū);19.3設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料；19.4財(cái)務(wù)、審計(jì)報(bào)告和預(yù)決算報(bào)告。20.檔案庫(kù)房管理的基本要求20.1各類載體檔案的庫(kù)房管理，應(yīng)納入各級(jí)檔案部門的崗位責(zé)任制和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，切實(shí)做好檔案載體的保管。20.2各類檔案庫(kù)房要專人負(fù)責(zé)管理，其它無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)內(nèi)，主管檔案領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行全面監(jiān)督。20.3檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外應(yīng)做到清潔、衛(wèi)生、整齊、定期進(jìn)行打掃，檔案裝具、柜箱排列美觀、合理、通風(fēng)好。20.4庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙動(dòng)火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品和其它物品，要保持室內(nèi)走廊、通道暢通無(wú)阻，消防器材定期檢查。更換失效藥品，經(jīng)常保持完整好用。20.5檔案庫(kù)房要防止鼠害，檔案庫(kù)房的檔案柜內(nèi)，要放入防蟲(chóng)、防霉變的藥物。新接收檔案，要經(jīng)過(guò)消毒處理，檢查沒(méi)有灰塵、蟲(chóng)害、方能入庫(kù)。20.6檔案庫(kù)房要控制照明、保證窗戶嚴(yán)密、窗戶要裝設(shè)窗簾，防止光線射入檔案載體，有利于永久保管。20.7檔案庫(kù)房要做好防止檔案載體遭受暖氣漏泄引起的意外事故，注意庫(kù)上下管道的暢通，冬季要做好暖氣管道的閥門、接頭的漏泄檢查，及時(shí)處理漏泄。21.檔案庫(kù)房的日常管理21.1交接檔案時(shí)，需認(rèn)真驗(yàn)收清點(diǎn)，手續(xù)完備，檔案上架時(shí)，排列方法科學(xué)，排列有序，便于查處。21.2定期進(jìn)行行檔案載體清理核對(duì)、作到帳、卡、物相符，留存有據(jù)。21.3經(jīng)常檢查清理檔案情況，發(fā)現(xiàn)毀損或異常，要查明原因，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。21.4庫(kù)房的門鎖鑰匙，不準(zhǔn)隨身帶離辦公室，備用鑰匙檔案部門負(fù)責(zé)單獨(dú)妥善保管，無(wú)特殊情況，不能動(dòng)用。21.5檔案庫(kù)房的電氣設(shè)備要科學(xué)管理，定期檢查，做好維護(hù)工作和防止意外事故（火災(zāi)、觸電）等的措施。22.檔案室應(yīng)認(rèn)真做好平時(shí)的統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，做到及時(shí)、準(zhǔn)確。23.竣工圖編制23.1竣工圖是建設(shè)項(xiàng)目建成后的真實(shí)記載，是全部工程檔案中最重要的技術(shù)文件?？⒐D的編制必須堅(jiān)持誰(shuí)施工、誰(shuí)編制、誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則。23.2竣工圖必須準(zhǔn)確、清晰、完整、規(guī)范、修改到位。真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況。應(yīng)編制竣工圖總說(shuō)明及各專業(yè)的編制說(shuō)明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況。23.3竣工圖的編制應(yīng)逐張加蓋竣工圖章，竣工圖章應(yīng)使用不褪色紅印泥，并蓋在圖內(nèi)標(biāo)題欄附近空白處，其編制人、編制日期、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、總監(jiān)、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人必須親筆簽名（不得代簽），字跡工整，填寫(xiě)齊全。23.4竣工圖編制范圍以施工圖圖紙目錄為依據(jù)。各個(gè)分部、分項(xiàng)工程，特別是地下設(shè)施、建構(gòu)筑物、設(shè)備、管線的隱蔽部位，均應(yīng)在施工過(guò)程中（不能在竣工之后）及時(shí)做好檢查記錄，整理好設(shè)計(jì)變更通知單并加強(qiáng)管理，做到圖物相符，確?？⒐D的質(zhì)量。23.5竣工圖編制深度：凡按圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，由施工單位（包括總包和分包單位）在原施工圖上加蓋竣工章作為竣工圖；凡在施工中雖有一般性設(shè)計(jì)變更，但能將原施工圖加以修改補(bǔ)充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負(fù)責(zé)在原施工圖（必須是新藍(lán)圖）上用碳素墨水或藍(lán)黑墨水繪制出修改內(nèi)容，并附以設(shè)計(jì)變更通知單和施工說(shuō)明，加蓋竣工章，作為竣工圖；凡結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置、項(xiàng)目等重大改變及圖面變更面積超過(guò)35％的，應(yīng)重新繪制更改后的竣工圖。23.6竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助各施工單位負(fù)責(zé)檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺要及時(shí)修改和補(bǔ)齊?？⒐D內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更、