房產(chǎn)中介門店秘書

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某中型地產(chǎn)中介公司企業(yè)秘書工作職責(zé)描述

分行秘書工作職責(zé)描述

二手業(yè)務(wù)部秘書的業(yè)務(wù)流程：統(tǒng)籌開展所在分行的文書事務(wù)、人事事務(wù)、財(cái)務(wù)事務(wù)、辦公資產(chǎn)等各項(xiàng)工作，全面幫助分行經(jīng)理做好分行的管理工作，協(xié)作各分行落實(shí)、執(zhí)行公司下達(dá)的任務(wù)指標(biāo)。秘書必需清楚所屬職責(zé)所在，快速、精確?????完成各項(xiàng)職責(zé)事務(wù)，秘書相應(yīng)對分行的一切事宜進(jìn)行監(jiān)察和督促，準(zhǔn)時(shí)反映分行一切狀況，詳細(xì)細(xì)分如下：

一、人事方面

入職

1、凡有新人面試，先讓其填寫《職位申請表》，然后交由分行經(jīng)理面試；

2、如經(jīng)理確定錄用此人，即將《職位申請表》傳真到總部秘書處等上級審批；

3、待上級審批通過后，秘書須做好《分行人員變動(dòng)表》及《分行人員戶籍表》這兩份表，每個(gè)月25日發(fā)E—mail到人事部。

離職

1、凡有同事離職，須將其胸卡、LOCKER匙、用剩的卡片、在分行中所領(lǐng)取的一切物品等收齊，并讓其將工號(hào)及密碼告知自已，立刻將密碼修改，以防其將客戶帶走；

2、離職人員須填寫《辭職申請表》，然后讓分行經(jīng)理簽署，另分行經(jīng)理要簽署《離職結(jié)算表》，兩份一齊簽好后傳真到總部給上級審批；

3、第一時(shí)間在內(nèi)部網(wǎng)——論壇——閱歷共享——XX月人員離職上面公布；

4、上級審批完后，人事部通過內(nèi)部郵件通知分行秘書離職人員什么時(shí)候可以辦離職，再由分行秘書通知其于規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到公司總部辦理離職手續(xù)；

5、同樣像入職一樣，每個(gè)月初要做好《分行人員變動(dòng)狀況表》及《分行人員戶籍表》這兩份表，發(fā)E—mail到人事部；

6、另外每個(gè)月到總分司對數(shù)時(shí)要向財(cái)務(wù)部XXX報(bào)告當(dāng)月人員變動(dòng)狀況（入職或離職，報(bào)人數(shù)）。

二、行政方面

考勤

1、每月排班：每月24號(hào)左右，須支配下個(gè)月的班表，做好后發(fā)E—mail給行政部的XXX及XXX，然后打?。ㄖ荒苁褂萌肆Y源部訂制的排班表格，不能修改編制的內(nèi)容）；

2、人員考勤：每天監(jiān)督分行人員有沒有代打卡的現(xiàn)象（公司對于代打卡要重罰），監(jiān)督人員遲到、早退、曠工等，假如到了上班時(shí)間還不見某位同事回分行，需查看其有沒寫外勤，而無須打電話詢問緣由。在次月第一天10點(diǎn)前，須交上月《考勤明細(xì)表》及《考勤一覽表》到人力資源部；

3、平常工作中也要留意檢查同事們的外勤，同事外出看樓或外出工作，肯定要定外勤，否則處以罰款，猶如事外出看樓長時(shí)間不回，就要打電話落實(shí)去向，及回分行的時(shí)間。公司及公行制度的執(zhí)行

1、公司宣布的制度要上傳下達(dá)，嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定執(zhí)行，并督促分行同事嚴(yán)格遵守；

2、公司規(guī)定員工上班肯定要配帶胸卡，每天都督促同事做好，否則罰款；

3、每天檢查同事有否按公司的著裝要求上班，發(fā)覺不合格的處以罰款；

4、以分行制度為依據(jù)，監(jiān)督同事日常工作，如有違反分行制度的就罰款。

三、分行的工作

1、鎖好合同、公章、收據(jù)、發(fā)票，每天回分行第一件事就是檢查以上物件是否齊全，有沒遺失，如遇休息，要將以上物件交由分行經(jīng)理，并簽好交接登記表；

2、每天下班前肯定要將當(dāng)天吸的盤源輸入電腦，不能隔天錄入；

3、管理好匙盤，凡新收匙，立刻在盤源上將匙號(hào)輸入，并更新好匙柜的鎖匙；

4、凡有同事簽了獨(dú)家，立刻在盤源上做好記錄，并設(shè)置一條提示，獨(dú)家期到通知自己撤銷

獨(dú)家；

5、隨時(shí)留意分行內(nèi)的各種合同或文件資料是否已用完，假如用完就要準(zhǔn)時(shí)復(fù)??；

6、凡有同事用完公章，要求其即時(shí)做好用章登記；

7、凡有同事領(lǐng)用了公行的物品，心須做好物品領(lǐng)用登記；

8、同事每天交回的睇樓紙登記表上注銷其號(hào)碼，并裝訂整理好；

9、當(dāng)合同、睇樓紙、收匙紙用完后，立刻到總部領(lǐng)用；

10、每月15日前做好下月文具方案，填寫《辦公用品申請表》由分行經(jīng)理簽完名后傳

真給部門；

11、監(jiān)控長途電話并做好登記，如200卡還剩少量金額時(shí)，須寫申請表報(bào)告購買；

12、幫助分行主管向新入職員工介紹公司狀況及請解有關(guān)規(guī)章制度，電腦操作等；

13、當(dāng)名片剩下四分之一時(shí)，需申請印制，最好集齊多幾位同事再提交申請表；

14、負(fù)責(zé)分行辦公設(shè)備的維護(hù)，負(fù)責(zé)分行電腦系統(tǒng)的維護(hù)，當(dāng)系統(tǒng)軟、硬件消失障礙時(shí)

準(zhǔn)時(shí)在論壇上寫上修理申請；

15、定期更新店鋪的水牌；

16、每天定時(shí)在搜房網(wǎng)上將分行同事的從上放盤錄入，如遇休息，支配其他同事跟進(jìn)；

17、每周準(zhǔn)時(shí)交廣州日報(bào)和南方都市報(bào)的廣告稿。

四、報(bào)表工作

1、每月15號(hào)及30號(hào)做好《租賃狀況登記表》發(fā)E—mail給XXX；

2、每月29號(hào)前做好《分行收入月報(bào)表》、《分行收入?yún)R總表》及《交易款項(xiàng)登記表》于對

數(shù)用；

3、每月29號(hào)前做好《二手經(jīng)營狀況統(tǒng)計(jì)表》發(fā)E—mail給財(cái)務(wù)部XX；

4、次月1號(hào)前將《考勤明細(xì)表》及《考勤一覽表》交到人事部；

5、每月13日前將《傭金計(jì)算表》做好并讓業(yè)務(wù)員簽名確認(rèn)后，傳真給人事部。

五、財(cái)務(wù)工作

1、負(fù)責(zé)收取傭金、定金、支票，準(zhǔn)時(shí)上交公司或存入公司指定的銀行戶口；

2、每月15日到總公司對收據(jù)，要帶齊全部用過的收據(jù)及分行經(jīng)理的存折；

3、每月初或月底（詳細(xì)等總部通知）到公司對上一月的數(shù)，請帶齊《分行收入?yún)R總表》、《分

行收入明細(xì)表》、《交易款項(xiàng)登記表》，對完數(shù)后將《分行收入?yún)R總表》及《分行收入明細(xì)表》各復(fù)印兩份交總部秘書存檔；

4、每月24號(hào)前填寫好費(fèi)用報(bào)銷單。全部報(bào)銷單、申請表均需要分行負(fù)責(zé)人簽名；

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