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文檔簡介
動物基因疫苗公司工程項(xiàng)目
管理的組織
XX集團(tuán)有限公司
一、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能力培育
(一)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能力培育目的
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能力的培育包括兩個方面:一是提高項(xiàng)目參與者個人的
貢獻(xiàn)力;二是提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)整體能力。個人能力在管理和技術(shù)方面的
提高是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)發(fā)展的基礎(chǔ)。為了使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能力滿足項(xiàng)目要求,團(tuán)
隊(duì)作為一個完整的整體來開發(fā)是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的關(guān)鍵。
(二)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能力培育方法
團(tuán)隊(duì)能力內(nèi)容很廣泛,不但包括項(xiàng)目工作中所需的各種專業(yè)技術(shù)
能力,團(tuán)隊(duì)成員的應(yīng)變能力、克服困難的能力,成員間協(xié)調(diào)與配合的
能力,還有團(tuán)隊(duì)成員特別是項(xiàng)目中的各專業(yè)或子項(xiàng)負(fù)責(zé)人的管理與領(lǐng)
導(dǎo)能力,以及自我提高和獨(dú)立解決問題的能力等。團(tuán)隊(duì)發(fā)展的技巧與
方法就是為提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)整體及其成員這些能力而總結(jié)出來的途徑與
手段。
1.改善環(huán)境
工作環(huán)境是指團(tuán)隊(duì)成員工作地點(diǎn)的周圍情況和工作條件。工作環(huán)
境可以影響團(tuán)隊(duì)成員能力的發(fā)揮與調(diào)動。一個良好的工作環(huán)境可以使
團(tuán)隊(duì)成員有良好、健康的工作熱情,可以使人產(chǎn)生工作的愿望,是使
團(tuán)隊(duì)保持和發(fā)展工作動力的一個很重要的方面。因此,作為團(tuán)隊(duì)的負(fù)
責(zé)人應(yīng)注意通過改善團(tuán)隊(duì)的工作環(huán)境來提高團(tuán)隊(duì)的整體工作質(zhì)量與效
率,特別是對于工作周期較長的項(xiàng)目。
2.培訓(xùn)|
培訓(xùn)包括為提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)技能、知識和能力而設(shè)計的所有活動。
項(xiàng)目培訓(xùn)可以是正式的,具體方法包括:講授法、會議法、小組討論
法、角色扮演法、行動學(xué)習(xí)法、案例研究法、游戲活動法及敏感性訓(xùn)
練法等。
工程項(xiàng)目管理中對團(tuán)隊(duì)成員的培訓(xùn),相對于單位人力資源部門的
培訓(xùn)而言要簡單一些,但更為實(shí)用,主要分為工作初期培訓(xùn)與工作中
培訓(xùn)。
1)項(xiàng)目開展初期的培訓(xùn)
在項(xiàng)目工作正式開展前,項(xiàng)目經(jīng)理要通過不同的方式對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
成員進(jìn)行短期培訓(xùn)I。這種培訓(xùn)可能是幾天,也可能是幾小時。培訓(xùn)的
目的主要是解決對項(xiàng)目的認(rèn)識、項(xiàng)目的工作方法、工作要求、工作計
劃、相互分工、如何相互合作等。具體的培訓(xùn)時間、工作量和培訓(xùn)內(nèi)
容等要根據(jù)項(xiàng)目的具體情況酌定。這種工作前培訓(xùn)的負(fù)責(zé)人一般是項(xiàng)
目經(jīng)理,有時也請項(xiàng)目委托方進(jìn)行必要的說明與講解。對于新手的培
訓(xùn)還要安排一些基礎(chǔ)知識及工作要求方面的內(nèi)容。
2)項(xiàng)目工作中的培訓(xùn)
項(xiàng)目工作中的培訓(xùn)是指在項(xiàng)目進(jìn)行當(dāng)中針對工作中遇到的問題而
進(jìn)行的短期而富有針對性的培訓(xùn)。這種培訓(xùn)的主講人往往是請來的專
家,也可能是團(tuán)隊(duì)內(nèi)部成員。比如對一項(xiàng)新技術(shù)的培訓(xùn)、對某一思維
方式的培訓(xùn)等。對于這種工作中的項(xiàng)目培訓(xùn)要注重實(shí)際成效,切忌只
講形式、不求效果,否則不但增加項(xiàng)目費(fèi)用支出,還可能對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
文化與團(tuán)隊(duì)精神的形成產(chǎn)生不利的影響,進(jìn)而影響項(xiàng)目工作效率和項(xiàng)
目的工作質(zhì)量。
3)人員配合訓(xùn)練
人員配合訓(xùn)練是為了加快團(tuán)隊(duì)成員之間的了解,提高團(tuán)隊(duì)之間的
默契性、互動性及協(xié)調(diào)能力而設(shè)計和組織的訓(xùn)練性活動。例如將全部
或大部分項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員放在同一個不具備基本生活條件的自然地點(diǎn),
讓他們自己去安排生活,在特殊環(huán)境下學(xué)會相互依存和相互適應(yīng),或
想辦法去改善生活條件等等,以提高作為一個團(tuán)隊(duì)整體的行動能力。
⑧升展團(tuán)隊(duì)建設(shè)性活動
開展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)性活動是指以提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的能力而設(shè)計和組
織的,讓團(tuán)隊(duì)成員通過參與使能力得以提高的團(tuán)隊(duì)活動。這種團(tuán)隊(duì)建
設(shè)性活動有很多,包括為改進(jìn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的管理而設(shè)計的活動,為改進(jìn)
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成能力而專門設(shè)計的活動,為提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員有關(guān)基本
知識水平而組織的一些活動等等。團(tuán)隊(duì)建設(shè)性活動還可以結(jié)合團(tuán)隊(duì)的
實(shí)際工作進(jìn)行,例如,讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)計劃執(zhí)行鏈中處于最末端的團(tuán)隊(duì)成
員參與團(tuán)隊(duì)計劃的制訂過程;讓那些沒有管理能力和處理問題經(jīng)驗(yàn)的
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加制訂暴露和解決矛盾的一些基本規(guī)則的過程;請一
個沒有主持過會議的團(tuán)隊(duì)成員主持一個5分鐘的會議日程表調(diào)整會等
等。另外,還可以搞一個正規(guī)的工作檢查會議,或?qū)I(yè)性的經(jīng)驗(yàn)交流
等。通過這些活動的開展,將有利于改善團(tuán)隊(duì)成員之間的人際關(guān)系,
提高其對團(tuán)隊(duì)工作的參與熱情,激活其內(nèi)在潛能。
⑨評價
評價是指對員工的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進(jìn)行調(diào)
查與評定。正確地開展評價可以使團(tuán)隊(duì)內(nèi)形成良好的團(tuán)隊(duì)精神和團(tuán)隊(duì)
文化,可以樹立正確的是非標(biāo)準(zhǔn),可以讓人產(chǎn)生成就與榮譽(yù)感,從而
使團(tuán)隊(duì)成員能夠在一種競爭的激勵中產(chǎn)生工作動力,提高團(tuán)隊(duì)的整體
能力。團(tuán)隊(duì)評價的具體方式可以采取指標(biāo)考核、團(tuán)隊(duì)評議、自我評價
等多種方式。
評價是激勵的一種方式,激勵是指為激發(fā)人的動機(jī),鼓勵人們形
成行為、從事某種活動而采取措施的過程。激勵的目的是為了使人形
成工作動力,也就是人們常說的調(diào)動積極性,它也是一種組織滿足員
工的需要、指導(dǎo)和強(qiáng)化其行為的過程,對于團(tuán)隊(duì)工作來說是不可或缺
的重要內(nèi)容。
團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理的理論基礎(chǔ)主要包括:需要層次理論、X和Y理論、
雙因素理論這三種最基本的激勵理論,以及成就需要理論和公平理論
等。
需要層次理論
美國心理學(xué)家馬斯洛的需要層次論認(rèn)為,每個人都有著多種層次
的需要。常見的馬斯洛需要層次論是五層次論,后來馬斯洛又將該理
論擴(kuò)展為更加完善的七層次論。即:
①生理需要。指對維持生命所需要的食物、御寒、住所、性等方
面的需要。②安全需要。指希望得到安全保障,以免遭受生理和心理
危險、傷害的需要。③社交需要。指歸屬感,即希望得到伙伴、友誼、
愛情以及歸屬于某一組織的需要。④尊重需要。分為內(nèi)部和外部兩個
方面:內(nèi)部尊重因素如自尊、自主和成就;外部尊重因素即希望他人
尊重自己的需要,如地位、認(rèn)可和關(guān)注。⑤求知需要。是指好奇心、
求知欲、探索心理以及對事物的認(rèn)知和理解的需要。⑥審美需要。是
指由對勻稱、整齊、和諧、鮮艷、美麗等事物的追求而引起的心理滿
足需要。⑦自我實(shí)現(xiàn)需要。是指希望施展個人抱負(fù)和有所成就的需要,
包括能夠獲得個人發(fā)展和發(fā)揮自己的潛能。
馬斯洛認(rèn)為,當(dāng)某一層次的需要得到滿足以后,下一層次的需要
就會產(chǎn)生,而已經(jīng)得到滿足的需要也就不再成為行為的誘因。
英國管理學(xué)家蘭伯格將需要七層次論進(jìn)一步劃分為自我關(guān)注、對
團(tuán)隊(duì)貢獻(xiàn)(外部需要)和對自我貢獻(xiàn)(內(nèi)部需要)三大方面,并分析
了其被否定后的狀態(tài),具有一定的實(shí)用性。
X理論和Y理論.
美國管理學(xué)家麥格雷戈提出管理者對員工持有兩種相反的人性假
設(shè):一種是X理論,另一種是Y理論。管理者基于這兩種人性假設(shè)來
確定對待員工的管理方法。
持有X理論的管理者是把人看作“經(jīng)濟(jì)人”,該理論的內(nèi)容如下:
①工作給員工帶來較強(qiáng)的負(fù)效用,員工天生不喜歡工作;②管理者必
須通過強(qiáng)制、控制或懲罰員工來迫使他們按照組織的目標(biāo)行事;③員
工不愿意主動承擔(dān)責(zé)任,并且盡可能地尋求指導(dǎo)和接受指揮;④大多
數(shù)員工沒有什么進(jìn)取心,非常重視在工作中獲取安全感。
持有Y理論的管理者是把人看作“社會人”,該理論的內(nèi)容如下:
①工作能給員工帶來一定的正效用,員工把工作當(dāng)成一件快樂的事;
②員工能夠自我引導(dǎo)、自我學(xué)習(xí)、自我控制,以實(shí)現(xiàn)自己對工作的承
諾;③大多數(shù)員工能學(xué)會承擔(dān)責(zé)任,甚至積極要求承擔(dān)更大的責(zé)任;
④員工普遍具有自主決策能力,不只是管理者具有這種能力。
將需要層次理論與人性假設(shè)理論對比可以看出,X理論對應(yīng)的是員
工的較低級層次的需要,Y理論對應(yīng)的是員工的較高層次的需要。因此,
在團(tuán)隊(duì)管理中,要區(qū)分團(tuán)隊(duì)成員的個人狀況和工作情境,進(jìn)行差異化
管理。
雙因素理論
雙因素理論是由美國行為學(xué)家弗雷德里克.赫茲伯格提出的。他發(fā)
現(xiàn)影響人的積極性的需要因素主要可以劃分為“俁健”和“激勵”兩
大部分,因而該理論也被稱為“激勵一保健因素理論”,簡稱“雙因
素理論”。
所謂保健因素,是指讓人們對工作不滿意狀態(tài)消除的過程中發(fā)揮
重要作用的因素。工作過程中的保健因素必不可少,通常包括:公司
政策管理、監(jiān)督、工資、同事關(guān)系、工作條件等。赫茲伯格認(rèn)為,盡
管這些因素不能直接起到激勵員工的作用,但如果它們不能得到滿足,
會使員工產(chǎn)生較大的不滿。因此,提供充足的保健因素,是進(jìn)行團(tuán)隊(duì)
建設(shè)與管理的必要前提。
所謂激勵因素,.是指員工的工作富有挑戰(zhàn)性和自主性,員工具有
責(zé)任感和成就感,其工作成績能夠得到認(rèn)可和弘揚(yáng),能夠?qū)崿F(xiàn)個人發(fā)
展等方面的因素。激勵因素增加會帶來工作積極性和工作業(yè)績的增加。
激勵因素如果得到滿足,將會極大地激發(fā)員工的工作熱情,具有持久
性和穩(wěn)定性。激勵因素對單個團(tuán)隊(duì)成員及整個團(tuán)隊(duì)的發(fā)展都具有重大
影響,因此,激勵理論是團(tuán)隊(duì)建設(shè)與管理的重點(diǎn)內(nèi)容。
成就需要理論
美國行為科學(xué)家戴維.麥克利蘭提出了一種以人的成就需要為中心
的理論。該理論認(rèn)為,在人的生理需要基本得到滿足的條件下,人們
還有三種需要,即權(quán)力需要、友誼需要和成就需要。
權(quán)力需要是指影響、控制、指揮別人行為的需要;友誼需要是指
人們建立友好和親密的人際關(guān)系的意愿,也被看作是“合群”需要,
它構(gòu)成團(tuán)隊(duì)的心理基礎(chǔ);成就需要是指人們追求卓越、爭取成功的內(nèi)部
驅(qū)動力。成就需要是最重要的需要,它的高低對一個人、一個組織以
致一個國家的成長和發(fā)展都起著特別重要的作用。不同的人對權(quán)力、
友誼和成就需要的排列順序和所占比重都會有所不同,人們的行為主
要決定于被環(huán)境激起的那些需要。
具有高成就需要的人更喜歡具有個人責(zé)任,能夠獲得工作反饋以
及具有適度冒險性的工作環(huán)境;具有高成就需要者不一定是優(yōu)秀的管
理者,出色的總經(jīng)理也并不一定是具有高成就需要的人;成就需要可
以通過培訓(xùn)來激發(fā)。在團(tuán)隊(duì)中,可以選拔具有高成就需要的人,通過
成就培訓(xùn)來對團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行開發(fā)。
公平理論
美國行為科學(xué)家亞當(dāng)斯提出了著名的公平理論,系統(tǒng)地分析了員
工的報酬與勞動積極性之間的關(guān)系?;舅枷胧牵簡T工對他所得的報
酬是否滿意不僅要看絕對值,而且要看相對值,即每個人在將自己目
前的報酬水平和貢獻(xiàn)比率與自己過去的情況進(jìn)行縱向比較的同時,也
與別人進(jìn)行橫向比較。當(dāng)兩者的比值相等時,個人就會感到公平滿意;
如果比值小于自己過去的情況,就會產(chǎn)生不公平的感覺;而如果在同
等工作的情況下,自己的報酬小于他人的報酬,不公平感就更為明顯。
當(dāng)個人感到公平時,就會心情舒暢,努力工作,否則就會影響工作情
緒。
根據(jù)公平理論,組織中管理人員須對員工的各種投入給予恰如其
分的承認(rèn),并通過合適的勞動報酬體現(xiàn)出來。否則,員工因?yàn)閷蟪?/p>
不滿意,就會對工作失去動力和積極性,并會產(chǎn)生一系列不良后果。
團(tuán)隊(duì)激勵的方法
團(tuán)隊(duì)激勵方法通常包括競爭激勵、獎勵激勵、個人發(fā)展激勵和薪
酬激勵。
①競爭激勵。競爭可以刺激團(tuán)隊(duì)成員的進(jìn)取心,使他們發(fā)揮更多
的潛能,使團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)越來越出色。團(tuán)隊(duì)中競爭激勵的目的是鼓勵先進(jìn),
激勵后進(jìn),不是簡單地優(yōu)勝劣汰。常用的方法包括競賽、職位競選等。
②獎勵激勵。獎勵有時比競爭或壓力更能影響團(tuán)隊(duì)成員的行為,
但要恰到好處,否則可能適得其反。獎勵激勵的方式通常有:獎勵旅
游或休假,增加津貼或福利,以及獎勵股份或期權(quán)等。
③個人發(fā)展激勵。個人發(fā)展激勵是團(tuán)隊(duì)發(fā)展中為團(tuán)隊(duì)成員自我發(fā)
展所提供的成長空間與機(jī)會。這在團(tuán)隊(duì)管理中是最好的激勵方式,具
有長久、持續(xù)、穩(wěn)定的特點(diǎn)。常用的方法主要有:職業(yè)發(fā)展計劃、目
標(biāo)激勵、晉升與增加責(zé)任、培訓(xùn)、組織榮譽(yù)等。
④薪酬激勵。良好的薪酬激勵機(jī)制不但能為團(tuán)隊(duì)成員提供生活需
要的滿足,還能傳遞團(tuán)隊(duì)追求的方向目標(biāo),更是個人價值的體現(xiàn)形式,
是創(chuàng)造良好團(tuán)隊(duì)環(huán)境的關(guān)鍵因素。通常包括基本薪酬、個人和團(tuán)隊(duì)導(dǎo)
向的薪酬激勵、團(tuán)隊(duì)整體目標(biāo)的薪酬激勵等方面。
5.外部反饋
前面所說的項(xiàng)目人員配備、項(xiàng)目計劃、項(xiàng)目執(zhí)行報告都只反映了
項(xiàng)目內(nèi)部對團(tuán)隊(duì)發(fā)展的要求,除此之外,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還必須對照項(xiàng)目之
外的期望進(jìn)行定期檢查,使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)盡可能符合團(tuán)隊(duì)外部對其發(fā)
展的期望。在外部反饋的信息中,主要包括委托方的要求,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
領(lǐng)導(dǎo)層的意見及其他相關(guān)客戶的評價與建議等。
6.調(diào)整
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員不是不可改變的,由于各種原因,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員表
現(xiàn)不能滿足項(xiàng)目的要求或不適應(yīng)團(tuán)隊(duì)的環(huán)境時,項(xiàng)目經(jīng)理不得不對項(xiàng)
目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行調(diào)整。對這種調(diào)整項(xiàng)目經(jīng)理要及早準(zhǔn)備,及早發(fā)現(xiàn)問
題,早做備選方案,以免影響項(xiàng)目工作的順利開展。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)調(diào)整的另一項(xiàng)內(nèi)容是對團(tuán)隊(duì)內(nèi)的分工進(jìn)行調(diào)整,這種調(diào)
整有時是為了更好地發(fā)揮團(tuán)隊(duì)成員的專長,或?yàn)榱私鉀Q項(xiàng)目中的某一
問題,也可能是為了化解團(tuán)隊(duì)成員之間出現(xiàn)的矛盾。
無論哪一種調(diào)整,調(diào)整的目的都是為了使團(tuán)隊(duì)更適合項(xiàng)目工作的
要求。
二、項(xiàng)目經(jīng)理
項(xiàng)目經(jīng)理要有較高的基本素質(zhì)與能力,人員主要從公司內(nèi)部產(chǎn)生,
也可以從外部專家中選聘。
(一)項(xiàng)目經(jīng)理的能力
工程項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理是工程項(xiàng)目承擔(dān)單位的法定代表人在該工程
項(xiàng)目上的全權(quán)委托代理人,是負(fù)責(zé)項(xiàng)目組織、計劃及實(shí)施過程,處理
有關(guān)內(nèi)外關(guān)系,保證項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,是項(xiàng)目的直接領(lǐng)導(dǎo)
與組織者。從嚴(yán)格意義上說,只負(fù)責(zé)溝通、傳遞指令,而不能或無權(quán)
對項(xiàng)目制定計劃、進(jìn)行組織實(shí)施的負(fù)責(zé)人不能稱為項(xiàng)目經(jīng)理,只能稱
為協(xié)調(diào)人。
嚴(yán)格地從學(xué)術(shù)角度說,能力和技能是不同的,為更好側(cè)重實(shí)際工
作,本文在此將二者統(tǒng)指為能力,不作細(xì)的劃分。
優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理必須具有其所管理的項(xiàng)目專業(yè)所特有的能力,同
時還要具備一些非項(xiàng)目專業(yè)的能力,這些能力可以從以下幾方面考察:
1.商業(yè)能力
主要是與一般的商業(yè)和商業(yè)過程相關(guān)的能力和技能,不包括具體
的商業(yè)功能方面的知識。
1)商業(yè)認(rèn)知。主要表現(xiàn)的方面有:①確保負(fù)責(zé)的項(xiàng)目與項(xiàng)目所屬
組織的商業(yè)計劃的相關(guān)性,通過該項(xiàng)目的完成實(shí)現(xiàn)所在組織的某個目
標(biāo)或目的;②正確評估行業(yè)和技術(shù)發(fā)展給本項(xiàng)目帶來的影響;③當(dāng)理
想的技術(shù)方案、項(xiàng)目范圍與商業(yè)期限和優(yōu)先事件之間發(fā)生矛盾時,能
夠進(jìn)行權(quán)衡,找到最優(yōu)的解決方案;④迅速適應(yīng)變化的商業(yè)條件。
2)商業(yè)合作。主要表現(xiàn)的方面有:①在項(xiàng)目生命周期內(nèi),能經(jīng)常
與委托方溝通,確保完全理解委托方的需求和關(guān)心的問題;②在工作
過程中,能尋找新的有意義的合作機(jī)會介入;③針對業(yè)務(wù)情況進(jìn)行預(yù)
先安排全面檢查;④組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的活動,使團(tuán)隊(duì)成員能夠與商業(yè)伙
伴密切合作。
3)對項(xiàng)目質(zhì)量的保證。主要表現(xiàn)的方面有:①推行效率更高的做
事方式;②建立并加強(qiáng)高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);③根據(jù)項(xiàng)目計劃制定質(zhì)量計劃;
④對照質(zhì)量計劃和目標(biāo),監(jiān)控項(xiàng)目執(zhí)行績效。
2.個人能力
個人能力指與項(xiàng)目經(jīng)理本人有關(guān)的一類能力,發(fā)揮這類能力不需
要另一方。
1)積極性。表現(xiàn)的方面有:①當(dāng)遇到障礙或限制時,發(fā)揮創(chuàng)造性
方法;②能
冒適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險;③采取持久行動克服障礙并解決問題;④會盡一
切努力把工作完成。
2)信息收集。①主動請求可能會受該項(xiàng)目影響的所有團(tuán)體的支持;
②為澄清一個問題,從各種渠道收集信息和資料;③識別那些可以加
速項(xiàng)目活動或提供幫助的個人或團(tuán)體,并向他們請教;④獲得足夠的
信息來支持設(shè)計和執(zhí)行決策。
3)分析思維。①組織制定一個總體項(xiàng)目計劃,包括資源、預(yù)算和
時間進(jìn)度;②將商業(yè)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為具體的項(xiàng)目目標(biāo),并進(jìn)一步完成詳細(xì)
的工作分解結(jié)構(gòu);③應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件制定計劃和跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展;④
找到并提出合理的備選方案。
4)概念思維。①以更寬的視野看今后數(shù)年內(nèi)行業(yè)和技術(shù)的變化,
在此基礎(chǔ)上考慮項(xiàng)目工作;.②通過對業(yè)務(wù)和技術(shù)目標(biāo)正確理解來有效
地安排工作順序;③預(yù)測和描繪本項(xiàng)目對相關(guān)其他方面的影響;④制
定一個有關(guān)各種可交付成果的清楚圖像或概念模型。
5)自信心。①對項(xiàng)目能表現(xiàn)出自信和積極的態(tài)度,為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)引
導(dǎo)正確的基調(diào);②快速并直接地處理與他人的問題;③在緊張情境下
控制自己的感情和行為;④在壓力之下有效地工作。
6)對信譽(yù)的關(guān)心。①始終如一地完成承諾過的事情,保持信譽(yù);
②對項(xiàng)目細(xì)節(jié)把握透徹,能夠權(quán)威地回答問題并保持信譽(yù);③坦誠如
實(shí)地回答問題;④遇到困難及時通報管理層和客戶。
7)靈活性。①對工作環(huán)境的變化能及時調(diào)整適應(yīng);②根據(jù)人員和
情況的不同,調(diào)整自己的管理方式;③為了最好地完成組織的目標(biāo),
使用或分享資源;④向他人分派任務(wù)和活動。
3.人際關(guān)系
人際關(guān)系能力與本人有關(guān),發(fā)揮這類能力至少要有兩個人參與,
與相互之間是否有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系無關(guān)。此時兩個人相互是平等
的,誰都不是誰的經(jīng)理。
1)人際關(guān)系認(rèn)知。①努力了解團(tuán)隊(duì)成員,弄明白什么能激勵他們;
②了解其他個人和團(tuán)隊(duì)所關(guān)心的問題;③注意并解釋非語言行為;④
調(diào)解隊(duì)員之間沖突時有針對性。
2)組織認(rèn)知。①確認(rèn)項(xiàng)目利害關(guān)系人,并尋求他們的支,持;②
主動讓團(tuán)隊(duì)和個人承擔(dān)技術(shù)或財務(wù)的監(jiān)督責(zé)任;③花時間弄清和考慮
項(xiàng)目中涉及的各有關(guān)團(tuán)體的政治關(guān)系。
3)影響預(yù)測。①為取得一種特定的影響效果,采取一定的方式或
方法;②通過保證能夠兌現(xiàn)的承諾來管理期望;③安排一位高級項(xiàng)目
經(jīng)理參加初次項(xiàng)目會議,并解釋項(xiàng)目的使命和目標(biāo);④考慮項(xiàng)目決策
的短期和長期影響。
4)影響力的機(jī)智應(yīng)用。①制定解決他人最關(guān)心的問題的戰(zhàn)略;②
謀求上級領(lǐng)導(dǎo)的支持以便影響其他成員;③通過征求人們獨(dú)特的專業(yè)
意見并謀求合作;④讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參與項(xiàng)目的詳細(xì)計劃制定,以使
其也成為該計劃的擁有者。
4.管理能力
管理能力與管理的各個方面都有關(guān),包括對人的管理和工作的管
理及對戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)管理的一些能力。
1)激勵他人。①確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員理解了項(xiàng)目的目標(biāo)和目的;②
達(dá)到里程碑時對有關(guān)人員獎勵和贊賞;③發(fā)動非正式活動以促進(jìn)團(tuán)隊(duì)
工作;④采取適當(dāng)行動,幫助和指導(dǎo)那些僅勉強(qiáng)夠資格的人。
2)溝通。①定期組織和召集管理小組開會,該管理小組由來自受
項(xiàng)目影響的各方面的代表組成;②計劃和召集定期和經(jīng)常的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
會議,討論項(xiàng)目狀況,解決問題和溝通信息;③確保講話材料很好地
整理過;④修改語言文字,使得客戶容易聽懂。
3)開發(fā)他人。①給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員安排任務(wù)或培訓(xùn),提供成長和發(fā)
展的機(jī)會;②針對他人的工作情況,對他們提供直接的、具體的和有
建設(shè)性的反饋和指導(dǎo);③向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員授權(quán),以挑戰(zhàn)和施展其能力;
④對沒有經(jīng)驗(yàn)的人進(jìn)行更嚴(yán)格的管理。
4)計劃。①制定和保持一個詳細(xì)的計劃,標(biāo)明資源需求、預(yù)算、
時間進(jìn)度和要做的工作;②經(jīng)常評估項(xiàng)目工作和執(zhí)行方法,以保證項(xiàng)
目適當(dāng)?shù)亟鉀Q了所要解決的問題;③確保對項(xiàng)目范圍和目標(biāo)以及隨后
的變更有共同的理解,并達(dá)成一致意見;④對于接受了的項(xiàng)目計劃變
更要保持控制,并保證任何一個變更都對所有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行了溝
通。
5)監(jiān)控和控制。①定期從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員那里獲得有關(guān)其任務(wù)執(zhí)行
情況的信息,監(jiān)控資源使用、進(jìn)度變化,使項(xiàng)目按進(jìn)度計劃進(jìn)行;②
對于要求的或下達(dá)的范圍變更,要確定它們將會帶來的經(jīng)濟(jì)后果和進(jìn)
度后果,并將此與管理層進(jìn)行溝通;③接受解決項(xiàng)目問題(特別是范
圍變更)的責(zé)任,應(yīng)集中于解決問題、提出建議和采取行動;④進(jìn)行
項(xiàng)目后評估,以確定什么做得好,什么應(yīng)以不同方式來做,以及應(yīng)當(dāng)
吸取什么教訓(xùn)。
5.項(xiàng)目的相關(guān)業(yè)務(wù)能力
這些業(yè)務(wù)能力可通過學(xué)習(xí)與實(shí)踐得到掌握與提局,其涉及項(xiàng)目全
過程,常常與上述四個方面共同融合在一起發(fā)揮作用。
借鑒美國教育心理學(xué)家本杰明布魯姆于1956年在芝加哥大學(xué)所提
出的布魯姆分類法,這些業(yè)務(wù)能力的形成可以從下六個層次
考察:
①知識。這里所定義的知識包括對于觀念、物質(zhì)或現(xiàn)象的記憶或
回想,以及為了評估需要的更多材料。
②理解。理解包括這樣一些目的、行為或反應(yīng),這些目的、行為
或反應(yīng)表示對溝通中所含字面信息已經(jīng)了解。要達(dá)到這種了解,你可
能將自己頭腦中的或公開反應(yīng)中的信息進(jìn)行交換比較,轉(zhuǎn)變成對你更
有意義的某種類似形式。你也可能還有一些反應(yīng),是溝通本身之外的
簡單延伸。
③應(yīng)用。應(yīng)用包括使用抽象方法和具體情況。抽象方法可能是一
般概念、程序法則或歸納法,也可能是必須記住和應(yīng)用的技術(shù)法則、
觀念和理論。例如:在已知沒有某情形具體解決模式情況下正確應(yīng)用
抽象方法的能力;使用歸納和推斷方法解決現(xiàn)實(shí)問題的能力;使用科
學(xué)原理、假定、定理,或其他抽象方法解決新情況和新問題的能力。
④分析。分析將一次溝通分解成其組成元素或組成單元,以便弄
清楚各概念的相對層次和概念之間的關(guān)系。這種分析的目的是要指出
溝通是如何組織的,闡明溝通以何種方式傳遞其效果,及其基礎(chǔ)和排
列是什么。既要分析處理材料的內(nèi)容,也要分析處理材料的形式。
⑤綜合。綜合是將組成元素和部分單元組合起來形成一個整體。
它包括將各種信息、要素等以某種方式排列和結(jié)合,組成一種原來本
不太清楚的模式或結(jié)構(gòu)。
⑥評估。評估是判斷材料和方法對于給定目的的價值,或者定量
和定性地判斷材料和方法滿足標(biāo)準(zhǔn)的程度??梢允褂脴?biāo)準(zhǔn)評估方法。
這種評估可以基于你自己設(shè)計的標(biāo)準(zhǔn),也可以基于別人給你的標(biāo)準(zhǔn)。
(二)項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作
1.了解項(xiàng)目情況,研究工作任務(wù)
項(xiàng)目經(jīng)理接受項(xiàng)目任務(wù)后,首先要了解項(xiàng)目情況,研究工作任務(wù),
擬定初步的工作思路。分析了解項(xiàng)目的重要方法是對項(xiàng)目進(jìn)行工作結(jié)
構(gòu)分解,即WBS,并根據(jù)工作分解的最后結(jié)果進(jìn)一步理順工作思路,為
下一步的工作計劃做準(zhǔn)備。項(xiàng)目經(jīng)理在組織進(jìn)行項(xiàng)目工作分解時,應(yīng)
注意以下幾方面:
1)確定關(guān)鍵的項(xiàng)目成果和里程碑,做出工作分解結(jié)構(gòu),并與項(xiàng)目
團(tuán)隊(duì)及客戶溝通。2)注意分解的方法。項(xiàng)目分解的方法主要有以下幾
種:按項(xiàng)目工作內(nèi)容進(jìn)行分解;按項(xiàng)目工作過程進(jìn)行分解;按項(xiàng)目的
專業(yè)要素進(jìn)行分解等。3)對分解出來的每一工作單元與工作包要明確
相關(guān)指標(biāo)與內(nèi)容,包括:該項(xiàng)工作的組織職責(zé),工作周期,設(shè)備、材
料的需求,費(fèi)用的預(yù)算,人力資源的安排,負(fù)責(zé)人,工作質(zhì)量要求等。
在此基礎(chǔ)上,根據(jù)需要對每一個工作單元進(jìn)行成本分解,包括確定直
接成本、間接成本等指標(biāo);確定每一個工作包的進(jìn)度信息,如完成標(biāo)
志(即代表工作完成的事件或物質(zhì)載體)、關(guān)鍵性界面及允許推遲的
完成時間等。4)明確各工作包之間及工作包內(nèi)各工作之間的相互邏輯
關(guān)系。將上述分解過程按形成的邏輯關(guān)系進(jìn)行重新清理與審核,使之
確定下來。根據(jù)需要可繪制項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。
1.分析項(xiàng)目相關(guān)人員
項(xiàng)目經(jīng)理的另一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作就是要對項(xiàng)目相關(guān)人員進(jìn)行分析。
1)分析相關(guān)人員的作用。主要有:①使項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目所涉及的
各方面關(guān)系做到心中有數(shù),以利于今后的協(xié)調(diào)工作;②可以更好地確
定項(xiàng)目的方向,有助于原方案中不合理內(nèi)容的調(diào)整;③通過對項(xiàng)目相
關(guān)人群的分析,可以識別哪些是驅(qū)動者、支持者和觀察者,并確定項(xiàng)
目的相關(guān)關(guān)鍵人員;④通過相關(guān)人員分析,有利于確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成
員,有助于安排項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作任務(wù)。
2)相關(guān)人員分析。從廣義上說與項(xiàng)目相關(guān)的群體和個體很多,其
中包括項(xiàng)目投資方、項(xiàng)目運(yùn)作者、項(xiàng)目產(chǎn)品的客戶及項(xiàng)目可能影響的
群體與個體等。對項(xiàng)目相關(guān)人員分析可以按以下分類進(jìn)行:
公司內(nèi)部。包括:①對項(xiàng)目負(fù)有全責(zé)的項(xiàng)目經(jīng)理;②項(xiàng)目所在組
織中負(fù)責(zé)監(jiān)督管理經(jīng)營運(yùn)作的執(zhí)行層經(jīng)理;③為項(xiàng)目出主意的人和所
有為項(xiàng)目傳遞要求的人;④參加項(xiàng)目工作,受項(xiàng)目經(jīng)理指導(dǎo)和管理的
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員;⑤參與和組織項(xiàng)目相關(guān)工作的其他部門群體,如人力
資源部門、財務(wù)部門、合同管理部門、行政部門、法律顧問部門等;
⑥擁有與該項(xiàng)目相關(guān)專業(yè)知識的群體或個人。
公司外部。包括:①客戶或顧客:項(xiàng)目的委托方或項(xiàng)目(產(chǎn)品)
的購買、使用者;②合作者:可能與項(xiàng)目合作的團(tuán)體、個人或組織;
③賣主、供應(yīng)商、立約者:為項(xiàng)目提供各種資源,幫助項(xiàng)目工作的團(tuán)
體、個人或組織;④規(guī)定制訂者:制訂用于項(xiàng)目管理的規(guī)定、法規(guī)、
方針等的管理機(jī)構(gòu);⑤專業(yè)團(tuán)體:可能對項(xiàng)目產(chǎn)生影響,或?qū)?xiàng)目有
興趣的專業(yè)人群;⑥公眾:可能受項(xiàng)目影響或?qū)?xiàng)目感興趣的本地、
本國或國際群體。
其他相關(guān)群體。主要是指:①為項(xiàng)目提供服務(wù)的其他人群,如將
來為項(xiàng)目產(chǎn)品提供維護(hù)的人群、為項(xiàng)目提供社會保障的團(tuán)體等。②項(xiàng)
目的最終使用者:項(xiàng)目產(chǎn)品的顧客可能并不是最終使用者,產(chǎn)品的最
終使用者可能是另外的人群。例如,高速公路PPP項(xiàng)目,項(xiàng)目的顧客
可能是政府,但使用者則是廣大民眾等。③所有支持群體:由于項(xiàng)目
的出現(xiàn)與建成可能使一批人在就業(yè)、生活、教育等不同方面受益,成
為項(xiàng)目的支持者。④抵制項(xiàng)目的群體:由于項(xiàng)目產(chǎn)品的出現(xiàn)或完成,
對一部分人可能在就業(yè)、居住、生活等方面產(chǎn)生不利的影響,使其成
為項(xiàng)目的抵制者。
分析方法。方法過程如下:①將相關(guān)人員按上述分類逐一列在項(xiàng)
目相關(guān)成員表上,進(jìn)行分析;②對完成的表格進(jìn)行完整性核對,使每
一部分人員的描述都能具體落實(shí)到職位和姓名;③在一定范圍內(nèi)進(jìn)行
交流,保證項(xiàng)目相關(guān)人員表格的完整性;④對上述表格中的人員進(jìn)行
分析、識別,確定其中的項(xiàng)目驅(qū)動者、支持者、觀察者、抵制者等;
⑤決定讓不同項(xiàng)目相關(guān)人參與項(xiàng)目的時間階段;⑥決定不同人群的參
與方式。
2.編制項(xiàng)目工作計劃
項(xiàng)目工作計劃是開展項(xiàng)目工作的規(guī)定性文件,是項(xiàng)目經(jīng)理重要的
工作內(nèi)容。在實(shí)際工作中,項(xiàng)目工作計劃的主要內(nèi)容往往在項(xiàng)目正式
確定之前就明確下來了。在項(xiàng)目正式確定后,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)盡快組織完
成工作計劃的正式文件,并與項(xiàng)目委托方取得一致意見。項(xiàng)目工作計
劃主要包括以下幾方面的內(nèi)容:
1)項(xiàng)目的名稱。項(xiàng)目的名稱應(yīng)基本涵蓋項(xiàng)目的主要工作內(nèi)容,讓
人一目了然。
2)項(xiàng)目基本情況。應(yīng)對項(xiàng)目的主要背景作出交待,包括項(xiàng)目委托
方的基本情況,與國內(nèi)外同類項(xiàng)目(行業(yè))的差異等等。
3)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作目標(biāo)與任務(wù)。對于被委托的工作目標(biāo)與工作任務(wù),
委托方與被委托方在簽訂委托合同時,應(yīng)有一個明確的要求。在工作
計劃中,對于工作目標(biāo)及工作任務(wù)的理解與闡述應(yīng)做到準(zhǔn)確、具體,
逐一列出,以便工作當(dāng)中對照檢查。團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)應(yīng)包括工作質(zhì)量
目標(biāo)的內(nèi)容。
4)項(xiàng)目工作進(jìn)度計劃。按照與委托方達(dá)成的協(xié)議,被委托方應(yīng)在
指定工作日完成委托工作。項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)這一要求,結(jié)合以往的工
作經(jīng)驗(yàn),對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行階段劃分,并提出進(jìn)度計劃。對于大中型項(xiàng)
目應(yīng)繪制進(jìn)度橫道圖,以便進(jìn)行檢查。
5)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組成與分工。為完成項(xiàng)目工作任務(wù),項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)擬定
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的名單,確定團(tuán)隊(duì)成員,并根據(jù)任務(wù)和團(tuán)隊(duì)成員各自特點(diǎn)進(jìn)
行分工。當(dāng)然,工作計劃中的名單與分工只是初步的,隨著項(xiàng)目工作
的深入,可能會進(jìn)行一定的調(diào)整。
6)項(xiàng)目費(fèi)用預(yù)算計劃。項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目的費(fèi)用要有一個合理的估
計,根據(jù)以往同類項(xiàng)目的工作經(jīng)驗(yàn)和本項(xiàng)目的具體情況,結(jié)合有關(guān)規(guī)
定完成費(fèi)用預(yù)算計劃。費(fèi)用主要包括:差旅費(fèi)、人工費(fèi)(含內(nèi)部人員
與外部人員)、辦公費(fèi)用等各項(xiàng)雜費(fèi),以及備用金等。
在進(jìn)行費(fèi)用計劃的制訂中,既要注意費(fèi)用估算充足、全面、合理,
又不能估算過高,造成浪費(fèi)或計劃與實(shí)際嚴(yán)重偏離。
費(fèi)用預(yù)算計劃要經(jīng)過上級批準(zhǔn)后才能生效。同樣,如預(yù)算需變更
調(diào)整,也必須經(jīng)過上級批準(zhǔn)才能生效。
7)成果的形式、成果交付數(shù)量、時間及交付方式。
在項(xiàng)目工作完成后,被委托方以什么形式體現(xiàn)或交付給委托方,
委托方以何種
形式接收等都要在計劃中明確。這一內(nèi)容在雙方的合同中應(yīng)當(dāng)清
楚地說明。
8)項(xiàng)目費(fèi)用的來源。項(xiàng)目費(fèi)用是由委托方直接支付給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),
還是支付給被委托方,由被委托方支付給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),項(xiàng)目經(jīng)理在工作
大綱編制中要理清費(fèi)用支付來源,以保證項(xiàng)目工作的正常開展。
3.成立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)的需要,經(jīng)過多方面的商討,項(xiàng)目經(jīng)理確定了團(tuán)隊(duì)
成員后,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)正式成立,。為此,項(xiàng)目經(jīng)理要完成以下工作:根據(jù)
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)、任務(wù)和人員的分析情況,進(jìn)行權(quán)職劃分,確定
團(tuán)隊(duì)中每個人的工作職責(zé);建立職責(zé)關(guān)系圖,并進(jìn)行工作流程設(shè)計。
在團(tuán)隊(duì)組建過程中,項(xiàng)目經(jīng)理要向人選的團(tuán)隊(duì)成員說明項(xiàng)目目標(biāo)、
項(xiàng)目工作范圍,還要說明項(xiàng)目的意義、選擇團(tuán)隊(duì)成員的標(biāo)準(zhǔn)等。
4.項(xiàng)目啟動項(xiàng)目啟動標(biāo)志性工作之一就是召開項(xiàng)目啟動會議,其
主要內(nèi)容有:①宣布項(xiàng)目正式開始工作;②介紹項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員;③介
紹項(xiàng)目基本情況;④宣布工作計劃;⑤宣布并落實(shí)人員分工;⑥公布
工作程序與工作規(guī)則。
此外,這一階段,項(xiàng)目經(jīng)理還要根據(jù)每位項(xiàng)目成員的技能和發(fā)展
需要,分配項(xiàng)目職責(zé),清楚界定每個人的任務(wù)和績效期望值,制定接
受標(biāo)準(zhǔn)。
5.組織制訂項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)各項(xiàng)具體實(shí)施計劃
項(xiàng)目具體實(shí)施計劃有很多種,從不同的角度分類有不同的結(jié)果。
從管理內(nèi)容角度看,有費(fèi)用計劃、進(jìn)度計劃、質(zhì)量計劃、人力資源計
劃、信息管理計劃、溝通計劃等;從項(xiàng)目構(gòu)成方面看,有項(xiàng)目技術(shù)計
劃、資金計劃、原材料計劃等。另外,還可以根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展階段、時
間等進(jìn)行劃分確定。
一個項(xiàng)目需制訂哪些具體實(shí)施計劃,要根據(jù)項(xiàng)目的具體情況而定。
有的項(xiàng)目可能只需要確定進(jìn)度與費(fèi)用計劃,其他方面直接按項(xiàng)目工作
計劃要求開展工作。但一些大型的、復(fù)雜的項(xiàng)目不僅要制訂多項(xiàng)具體
實(shí)施計劃,還要從不同的角度來制訂計劃。例如,一個大型水電站建
設(shè)項(xiàng)目的工作計劃包括總體進(jìn)度計劃,各單項(xiàng)工程進(jìn)度計劃,項(xiàng)目年
度完工計劃、項(xiàng)目資金計劃、項(xiàng)目年度資金計劃等。
項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)項(xiàng)目的具體情況或簡或繁地組織建立項(xiàng)目的計劃
系統(tǒng),根據(jù)項(xiàng)目的總體要求和工作實(shí)際,組織落實(shí)好各項(xiàng)具體實(shí)施計
劃的編制工作。
(三)項(xiàng)目經(jīng)理的團(tuán)隊(duì)管理工作
在團(tuán)隊(duì)組建后,項(xiàng)目工作正式開始,管理的計劃、執(zhí)行、檢查、
調(diào)整與處理的過程要貫穿在每一項(xiàng)工作中。為此,項(xiàng)目經(jīng)理要注意跟
蹤和預(yù)測項(xiàng)目變化,對項(xiàng)目全過程進(jìn)行有效的控制,并協(xié)調(diào)好相關(guān)關(guān)
系,以確保項(xiàng)目的最終成果滿足項(xiàng)目的預(yù)定目標(biāo)。
1.升展項(xiàng)目實(shí)施中的指導(dǎo)
①對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中每個成員的工作提出具體要求。根據(jù)項(xiàng)目工作結(jié)
構(gòu)分解確定的各項(xiàng)工作任務(wù),項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中各成員進(jìn)行工作
任務(wù)分工,進(jìn)而提出具體的工作要求,包括工作任務(wù)、工作進(jìn)度、工
作質(zhì)量,以及與其他成員的相互承接關(guān)系等,特別是要清晰地提出其
工作成果在時間、進(jìn)度和質(zhì)量方面的要求。
②對團(tuán)隊(duì)成員工作的方法進(jìn)行指導(dǎo)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可能來自不同
的部門,在某一方面的專業(yè)能力較強(qiáng),但對于目前需完成的項(xiàng)目方向
不一定有很好的把握。項(xiàng)目經(jīng)理對團(tuán)隊(duì)成員的工作方法必須進(jìn)行一定
的指導(dǎo),用一定的時間進(jìn)行必要的培訓(xùn)。
③解決團(tuán)隊(duì)工作中的困難與問題。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在工作中出現(xiàn)一些困
難與問題是正常的,一些問題團(tuán)隊(duì)成員自己可以解決,有些問題則必
須由項(xiàng)目經(jīng)理出面解決,但無論由誰出面,解決問題的基本原則與出
發(fā)點(diǎn)一定是要有利于項(xiàng)目目標(biāo)的完成。有時團(tuán)隊(duì)成員中出現(xiàn)工作分歧
與矛盾,或與合作方有了一定的利害關(guān)系,往往容易使工作帶有很大
的感情色彩,項(xiàng)目經(jīng)理也應(yīng)當(dāng)及時察覺,進(jìn)行調(diào)整解決。
④培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神。項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行指導(dǎo)的另一個重
要方面就是團(tuán)隊(duì)精神的形成。項(xiàng)目經(jīng)理要不斷倡導(dǎo)自己的團(tuán)隊(duì)精神,
并通過工作中的身體力行和對團(tuán)隊(duì)成員的引導(dǎo),使團(tuán)隊(duì)精神得以形成
和發(fā)展。
2.對項(xiàng)目全過程進(jìn)行全面控制
對項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用三個方面的控制是通常所說的項(xiàng)目三大
控制,但這三大控制在實(shí)際工作中往往不是單獨(dú)存在的,是相互聯(lián)系
的,有時還會發(fā)生沖突。因此,項(xiàng)目經(jīng)理在工作中應(yīng)對項(xiàng)目全過程進(jìn)
行全面而有效的控制與管理。
項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行全過程控制的關(guān)鍵,是對團(tuán)隊(duì)成員的工作進(jìn)行有效
的控制。重點(diǎn)需要把握以下方面:
①進(jìn)行合理的分工與適度的授權(quán),這是實(shí)現(xiàn)有效控制的前提。只
有進(jìn)行了合理的分工和適度的授權(quán),項(xiàng)目工作才有完成的可能,才能
談得上有效控制。
②建立和保持有效、暢通的信息通道,這是實(shí)現(xiàn)有效控制的基礎(chǔ)。
信息是有效情報的載體,通過信息不但可以發(fā)現(xiàn)存在的問題,更重要
的是可以預(yù)測可能出現(xiàn)的問題,對出現(xiàn)的問題及時解決,對將出現(xiàn)的
問題提前采取防范措施,這是實(shí)現(xiàn)全過程控制的重要一環(huán)。
③經(jīng)常性的檢查,是對固定信息渠道的重要補(bǔ)充。檢查可以及時
發(fā)現(xiàn)問題,修正和補(bǔ)充正常渠道得不到的信息,從而使項(xiàng)目經(jīng)理的工
作更加富有成效。
④及時進(jìn)行必要的調(diào)整,是實(shí)現(xiàn)全過程有效控制的重要手段。控
制過程是一個動態(tài)的過程,為保證項(xiàng)目在進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用三方面實(shí)
現(xiàn)預(yù)期目標(biāo),根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況和可能出現(xiàn)的問題,項(xiàng)目經(jīng)理
在項(xiàng)目組織安排、項(xiàng)目進(jìn)度、人員配置、經(jīng)費(fèi)投入等方面都應(yīng)進(jìn)行必
要的調(diào)整。
⑤項(xiàng)目經(jīng)理要經(jīng)常根據(jù)項(xiàng)目工作分解的文件進(jìn)行檢查、估算,以
保證項(xiàng)目實(shí)際成本與進(jìn)度不會突破原來的計劃。
3.傲好內(nèi)外關(guān)系的協(xié)調(diào)
項(xiàng)目經(jīng)理的重要工作之一,就是為項(xiàng)目正常和良好地進(jìn)行創(chuàng)造一
個比較順暢的內(nèi)外環(huán)境。同時,也可以使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能及時和準(zhǔn)確地掌
握有關(guān)各方對項(xiàng)目要求的變化,并將項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)面臨的困難和取得的進(jìn)
展傳遞給有關(guān)方面,以便取得良好的支持與配合。
與客戶建立良好的伙伴關(guān)系,可以從以下方面開展工作:①讓客
戶參與并與客戶一起確定項(xiàng)目目標(biāo)和關(guān)鍵成果;②與客戶一起確保項(xiàng)
目與客戶的整體目標(biāo)一致;③對客戶的需求、變化和要求認(rèn)真聽取、積
極反應(yīng)并歸檔;④執(zhí)行好控制和處理變化的程序;⑤促進(jìn)客戶對項(xiàng)目
工作系統(tǒng)的理解,如可能培訓(xùn)客戶的使用;⑥定期向客戶匯報;⑦確
定對客戶對項(xiàng)目的職責(zé)和義務(wù)的范圍界限。
項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系的工作主要包括:與有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)保持信
息的暢通;與所在單位的職能部門保持適當(dāng)?shù)幕雨P(guān)系;在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部
形成統(tǒng)一、有序、高效的工作氛圍等等。
除上述工作外,項(xiàng)目經(jīng)理管理團(tuán)隊(duì)工作中的另一項(xiàng)重要工作就是
搞好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè),這一內(nèi)容將在本章其他部分進(jìn)行詳細(xì)論述。
4.項(xiàng)目完成后的工作
項(xiàng)目完成后,項(xiàng)目進(jìn)入結(jié)束階段。對于團(tuán)隊(duì)來說,則是休整階段。
這一階段主要工作有:①項(xiàng)目成果總結(jié)與報送;②項(xiàng)目資料整理;③
項(xiàng)目后續(xù)工作安排;④宣布項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)工作結(jié)束。
需要說明的是,項(xiàng)目經(jīng)理的上述工作內(nèi)容與工作程序是相互聯(lián)系
與滲透的,不能截然割裂開,有的工作需要交叉進(jìn)行。
三、工程項(xiàng)目管理組織設(shè)計的依據(jù)與原則
項(xiàng)目組織設(shè)計實(shí)際上就是設(shè)計一個能夠保持組織的管理與有效運(yùn)
行的規(guī)則,這種規(guī)劃的固定表示就是組織結(jié)構(gòu)。
(一)管理組織設(shè)計的依據(jù)
影響項(xiàng)目的組織因素很多,上一節(jié)已經(jīng)作了闡述,但在設(shè)計和確
定某一具體項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)時,最重要的依據(jù)是以下幾個方面:
項(xiàng)目自身的特點(diǎn)
包括項(xiàng)目規(guī)模、工作內(nèi)容、工作時間、工作性質(zhì)、已有資源狀況
等。每個項(xiàng)目都有其各自的特性。不同的項(xiàng)目規(guī)模、工作內(nèi)容、完成
時間、工作性質(zhì)等決定項(xiàng)目的不同組織結(jié)構(gòu)形式。例如,對于工作量
小、時間緊的項(xiàng)目可能采取職能式的組織結(jié)構(gòu);對于工作量大、項(xiàng)目
周期長的項(xiàng)目可能采取項(xiàng)目式的組織結(jié)構(gòu)等。
承擔(dān)項(xiàng)目任務(wù)公司的管理水平和對項(xiàng)目管理要求
公司的管理水平和對項(xiàng)目管理的要求直接影響了項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的
選擇。例如,有的公司對哪類項(xiàng)目采取何種組織結(jié)構(gòu)形式進(jìn)行了明確
的規(guī)定,有的公司明確要求不允許項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自己管理財務(wù)等,有的公
司對項(xiàng)目管理的組織方式選擇交給項(xiàng)目經(jīng)理去負(fù)責(zé)等等。所有這些對
項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)形式的確定都有重大影響。但有一點(diǎn)必須指出,無
論公司規(guī)定如何,采用的組織結(jié)構(gòu)形式更合理、更符合實(shí)際是最重要
的。
委托方的要求
為了完成好項(xiàng)目工作,有時委托方對項(xiàng)目的具體工作提出了具體
的要求,指定采取何種方式,要與哪些公司合作,希望有哪些人員參
加等。這些要求的滿足,在一定程度上為組織結(jié)構(gòu)形式的確定增加了
約束。
項(xiàng)目的資源情況
項(xiàng)目資源包括項(xiàng)目的信息資源、人力資源、時間資源及資金資源
等。對于一個已擁有較多信息資源、人力資源、時間資源,而資金資
源相對缺乏的項(xiàng)目來說,采取職能式、矩陣式項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)形式即可;
而對于信息資源與人力資源相對不足,而資金資源與時間資源較為充
分的項(xiàng)目來說,借用外部力量,采用項(xiàng)目式組織結(jié)構(gòu)形式可能更為適
宜。
國家的有關(guān)法規(guī)
除上述各方面因素外,國家對項(xiàng)目管理的有關(guān)規(guī)定有時對項(xiàng)目的
組織結(jié)構(gòu)形式也會產(chǎn)生影響。例如,要求新建工程項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)必
須符合國家有關(guān)法人治理結(jié)構(gòu)的要求;在代理招標(biāo)的項(xiàng)目中,工程招
標(biāo)項(xiàng)目的組織設(shè)置與關(guān)系的確定要能滿足招投標(biāo)法對招標(biāo)有關(guān)文件嚴(yán)
格保密的要求等等。
(二)管理組織設(shè)計確定的原則
項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)的確定與基本組織結(jié)構(gòu)形式傾向的選擇、部門
的劃分與確定等都是密不可分的。隨著人們對組織工作管理水平的認(rèn)
識日益加深,管理組織設(shè)計的基本原則也在發(fā)生著變化。
傳統(tǒng)組織設(shè)計的八條原則主要包括:
目標(biāo)原則:所有的組織都應(yīng)當(dāng)有一個目標(biāo);
相符原則:權(quán)力和組織必須相符;
職責(zé)原則:權(quán)限與職責(zé)要對稱,權(quán)限必須負(fù)有相等的責(zé)任;
協(xié)調(diào)原則:組織內(nèi)各成員的努力應(yīng)指向共同的目標(biāo),相互之間應(yīng)
建立有效的協(xié)調(diào);
明確性原則:對于每項(xiàng)職務(wù)都有明確的規(guī)定;
組織階層原則與控制幅度原則;
專業(yè)化原則:每個人的工作都應(yīng)限制為單一的一種職能。
隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人們對組織設(shè)計有了更深入的認(rèn)識,為適
應(yīng)當(dāng)今社會的需要,管理學(xué)家們又進(jìn)一步提出了一些新的組織設(shè)計原
則,主要包括:
(1)目標(biāo)導(dǎo)向原則。這種設(shè)計思路與傳統(tǒng)的設(shè)計思路不同,它是從
組織目標(biāo)的角度進(jìn)行組織設(shè)計,確定組織結(jié)構(gòu),其重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)工作成果、
工作目標(biāo),而不是工作的處理程序與方式。
(2)整分合原則。在進(jìn)行組織設(shè)計時首先強(qiáng)調(diào)組織整體目標(biāo)及基本
任務(wù)的完成;然后再按任務(wù)與目標(biāo)的基本構(gòu)成或工作過程進(jìn)行分工,
設(shè)立相應(yīng)的組織單元;最后,在分工的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合與協(xié)調(diào),使各組
織單元能做到分工清晰、相互配合、能力合作,完成好總體目標(biāo)與任
務(wù)。
(3)“封閉”設(shè)計原則。組織是一個有特定的目標(biāo)與功能的系統(tǒng),
要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)與功能,必須按照其必要的工作程序進(jìn)行,除與外界
保持必要的聯(lián)系外,還要在系統(tǒng)內(nèi)形成一個各組織單元、各組織層次
之間能相互制約、相互作用的閉路運(yùn)行軌道,保證組織目標(biāo)與任務(wù)的
最終實(shí)現(xiàn)。這種“封閉”環(huán)節(jié),往往包括決策、執(zhí)行、監(jiān)督與反饋四
類職能部門。
(4)最佳幅度與層次原則。按照不同組織的具體情況確定合理與最
佳的管理幅度與層次,研究兩者的最佳匹配,以保證組織高效、優(yōu)質(zhì)
地完成組織目標(biāo)與任務(wù)。
(5)彈性設(shè)計原則。組織結(jié)構(gòu)與組織目標(biāo)、任務(wù)的適應(yīng)不是永恒不
變的。實(shí)際上,組織任務(wù)、組織決策者和組織內(nèi)人員結(jié)構(gòu)、組織存在
環(huán)境(如競爭狀況、資源條件、政策因素等)等影響組織結(jié)構(gòu)的因素是
經(jīng)常變化的。組織機(jī)構(gòu)的建立和健全需要一個較長的時間過程,組織
的調(diào)整會引發(fā)一定的震蕩,需要相當(dāng)?shù)臅r間才能使組織內(nèi)各單元重新
進(jìn)入正常的運(yùn)行狀態(tài)。因此在進(jìn)行組織設(shè)計時,應(yīng)使組織具有一定的
彈性,能應(yīng)對上述變化,而不必經(jīng)常進(jìn)行組織調(diào)整。
無論是傳統(tǒng)的組織設(shè)計原則,還是現(xiàn)代的組織設(shè)計原則,都不是
絕對不變的。實(shí)際上在上述原則中,有些原則之間有一定的矛盾關(guān)系。
在具體組織結(jié)構(gòu)設(shè)計當(dāng)中要根據(jù)具體情況進(jìn)行分析、靈活運(yùn)用。
四、項(xiàng)目管理組織的基本原理
在掌握如何構(gòu)造項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)前,需要首先弄清幾個基本概念及
相互關(guān)系,主要有:組織結(jié)構(gòu)、組織規(guī)模、部門設(shè)置、管理幅度與管
理層次。
(一)組織結(jié)構(gòu)
組織的構(gòu)成
組織是由人員、職位、職責(zé)、關(guān)系、信息等組織結(jié)構(gòu)要素構(gòu)成的,
其中各個職位與工作部門就相當(dāng)于一個個節(jié)點(diǎn),各節(jié)點(diǎn)之間的有機(jī)聯(lián)
系,就構(gòu)成了組織結(jié)構(gòu)。組織結(jié)構(gòu)就是系統(tǒng)內(nèi)組成部分及其相互關(guān)系
的框架,具體說就是根據(jù)組織系統(tǒng)的目標(biāo)與任務(wù),將組織劃分成若干
層次與等級的子系統(tǒng),并進(jìn)一步確定各層次中的各個職位及相互關(guān)系。
組織規(guī)模
工程項(xiàng)目管理中的組織規(guī)模通常是指該組織管轄人員數(shù)量的多少。
例如說某公司有多大規(guī)模,往往是指其員工有多少人,具體又可以分
為正式員工人數(shù)、客聘專家人數(shù)等。
部門設(shè)置
部門設(shè)置包括部門職能的合理確定與部門劃分兩個方面的內(nèi)容,
這是組織機(jī)構(gòu)設(shè)置中的一對重要關(guān)系。
(1)部門的劃分。部門的劃分是指在項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)中設(shè)立多少部門
和設(shè)立哪些部門。部門過多將造成資源浪費(fèi)和工作效率低下,部門太
少則會造成部門內(nèi)事務(wù)太多,部門管理困難等問題。
(2)部門職能的確定。部門職能是指部門所應(yīng)負(fù)責(zé)的工作與事務(wù)范
圍。部門負(fù)責(zé)的工作與事務(wù)太少,部門將人浮于事,影響工作效率和
公司風(fēng)氣。職能過多,部門的人員會疲于忙碌,管理困難,影響工作
質(zhì)量。
(3)部門職能與部門劃分的關(guān)系。部門過多,每個部門的職能就會
減少,部門少,每個部門的職能就可能會增加。因此首先要科學(xué)處理
好部門職能與部門數(shù)量的關(guān)系;同時劃分部門與部門職能的設(shè)定又是
緊密聯(lián)系的。部門劃分的科學(xué)合理,各部門之間的職能分工就容易合
理設(shè)定,如果部門職能設(shè)定不合理,將會增加部門的數(shù)量,容易造成
管理上的混亂。
(4)部門設(shè)置的方法。部門設(shè)置的最基本形式是把組織的總體任務(wù)
分解成若干個子任務(wù),以完成子任務(wù)的單元為基礎(chǔ)形成部門,即工作
部門專業(yè)化。部門設(shè)置的另一種基本形式是按組織(公司或其他機(jī)構(gòu))
自身總體職能與任務(wù)的要求,把組織分成若干個具有固定職能分工和
業(yè)務(wù)范圍的部門,即實(shí)行部門職能化。例如,一些咨詢公司分為能源
業(yè)務(wù)部、農(nóng)林水業(yè)務(wù)部、一般工業(yè)業(yè)務(wù)部等。
管理幅度
管理幅度又稱管理跨度。是指上級管理者所直接領(lǐng)導(dǎo)下級人員的
數(shù)量。一名管理者直接領(lǐng)導(dǎo)多少人才能保證管理是最有效,就是管理
幅度的問題。
(1)管理幅度對管理的影響
管理幅度是組織設(shè)計中的一個重要問題,過大與過小都將對組織
的運(yùn)行產(chǎn)生不利影響。
擴(kuò)大管理幅度對組織的影響主要有:可以減少管理的層次,縮減
組織機(jī)構(gòu)和管理人員,減少協(xié)調(diào)方面所付出的時間和費(fèi)用;縮短信息
傳遞渠道與層次,提高工作效率;但管理幅度過大可能使主管人員對
下屬的指導(dǎo)和監(jiān)督的時間相對減少,容易導(dǎo)致管理失控,出現(xiàn)各自為
政的狀況。
減小管理幅度對組織的影響主要有:管理層次增加,相互之間的
工作協(xié)調(diào)難度加大,為此所花費(fèi)的時間與費(fèi)用都會增加;由于層次增
加,信息的傳遞容易發(fā)生丟失和失真;辦事效率降低。
(2)確定管理幅度時應(yīng)考慮的主要因素
①管理工作的性質(zhì)
管理者的工作性質(zhì)不同,其管理幅度的要求也會不同。高層領(lǐng)導(dǎo)
面對的往往是事關(guān)全局的復(fù)雜問題,或未遇到過的新問題,決策所產(chǎn)
生的后果也往往是影響全局的問題。因此,其管理幅度應(yīng)小一些;基
層管理者所進(jìn)行的工作往往是日常的管理工作,其重復(fù)性與類似性都
較強(qiáng),因此其管理幅度可以大一些;如果工作作業(yè)方法與程序的標(biāo)準(zhǔn)
化程度高,管理幅度也可以大一些。一般情況下最高層管理人員的管
理幅度4s8人較為適宜,基層管理人員的管理幅度以8s15人為宜。
②管理者與被管理者的工作能力
如果管理者的工作能力(如決策能力、領(lǐng)導(dǎo)水平、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)等)很
強(qiáng),管理幅度可以大一些;反之,如果管理者的工作能力與領(lǐng)導(dǎo)能力
都較弱,其管理幅度就應(yīng)小些。如果下屬的工作能力較強(qiáng),知識與工
作經(jīng)驗(yàn)都比較豐富,管理技能與專業(yè)技能也較高,其上級主管的管理
幅度就可以大一些;反之,如果下屬工作能力較差,事事都需上級主
管指導(dǎo),則上級主管的管理幅度就應(yīng)小些。
③管理者的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格。有的管理者不希望分權(quán),而是希望將所有
的權(quán)力集中在自己手中,這樣的管理者面臨的管理幅度可能就大一些;
而有的管理者希望通過授權(quán),將工作分給幾個得力的下屬去完成,這
樣的管理者的管理幅度就會比較??;有的領(lǐng)導(dǎo)者非常不喜歡處理具體
管理事務(wù),將工作全部交給常務(wù)副職去做,其管理幅度可能只有一二
個人。
④層次內(nèi)信息傳遞效率
如果同一層次內(nèi)信息傳遞的方式與渠道適宜,傳遞速度快,關(guān)系
容易協(xié)調(diào),其管理幅度就可大一些;反之,管理幅度就應(yīng)小一些。
⑤管理的組織機(jī)構(gòu)之間工作職能的相似性
如果管理者直接管理的各下屬部門的工作性質(zhì)有較大的相似,如
各火電項(xiàng)目部、水電項(xiàng)目部、核電項(xiàng)目部、新能源項(xiàng)目部等,或監(jiān)理
一部、監(jiān)理二部、監(jiān)理三部等,管理者所面臨的問題有許多類似性,
則其管理幅度則可以大一些,反之則應(yīng)小一點(diǎn)。
⑥組織機(jī)構(gòu)在空間上的分散程度
管理者所管理的各機(jī)構(gòu)在空間上的遠(yuǎn)近,對管理者的管理效率將
產(chǎn)生一定的影響,如相互之間比較近,管理幅度就可大一些,反之則
應(yīng)小一些。
⑦得到協(xié)助的有力程度
管理者如果有助手協(xié)助分擔(dān)一部分工作,就能有更大的精力處理
好重要工作。所以如果管理者能夠得到助手的有力協(xié)助,其管理幅度
就可以大一些,如果沒有有力的協(xié)助,其管理幅度就應(yīng)小一些。
⑧經(jīng)營形勢和發(fā)展階段。管理幅度與組織的經(jīng)營和發(fā)展有相當(dāng)?shù)?/p>
關(guān)聯(lián)。在組織的初始階段,管理者需處理的事務(wù)頭緒較多,組織內(nèi)協(xié)
調(diào)性較差,管理幅度可能會小一點(diǎn);隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展,組織經(jīng)營日益
成熟,工作效率較高,各下屬組織的獨(dú)立運(yùn)行能力有所增強(qiáng),這時的
管理幅度就可適當(dāng)擴(kuò)大。但在組織經(jīng)營遇到困難時,則要按問題所在
區(qū)別對待,例如,為集中力量,減少管理層次,縮小組織運(yùn)營成本,
管理幅度可能加大一點(diǎn);而如果經(jīng)營困難的主要原因是管理者沒有足
夠的精力進(jìn)行管理,為提高工作效率,發(fā)揮個人專長,則可能增加管
理層次,減小管理幅度。
(3)管理幅度的定量分析
以上關(guān)于管理幅度的分析,從原理上闡明了管理幅度對管理的作
用和確定管理幅度的主要考慮因素,沒有解決對管理幅度予以定量的
問題。根據(jù)上述基本原理,美國洛克希德公司提出了一套定量分析方
法。主要是確定影響管理幅度的因素,并將各因素進(jìn)行分級并賦予一
定的指數(shù)。
洛克希德定量分析法給出了一個定量分析管理幅度的基本思路,
在實(shí)際工作中可根據(jù)項(xiàng)目組織的具體情況對影響因素的劃分、各級影
響因素下的分值和修正系數(shù)予以調(diào)整。
管理層次
管理層次是指從管理組織的最高層管理者到最下層實(shí)際工作人員
之間進(jìn)行分級管理的不同管理層次。管理層次多少是指管理分級的層
次數(shù)量。
整個組織按從上到下的順序通常分為決策層、協(xié)調(diào)層、執(zhí)行層和
操作層四個層面。決策層是指管理目標(biāo)與計劃的制定者階層;協(xié)調(diào)層
是決策層的重要參謀,屬于咨詢階層;執(zhí)行層是指直接調(diào)動和安排項(xiàng)
目活動、組織落實(shí)項(xiàng)目計劃的階層;操作層是指從事和完成具體任務(wù)
的階層。由于每個具體組織的規(guī)模、工作性質(zhì)、空間分布等情況不同,
每個層面在實(shí)際組織內(nèi)又可能包括幾個管理層次。在實(shí)際工作中,有
時協(xié)調(diào)層、執(zhí)行層、操作層之間的區(qū)分不是非常清晰,就某一個具體
部門而言可能兼顧執(zhí)行層與操作層,有時又可能兼顧協(xié)調(diào)層和執(zhí)行層。
一個組織內(nèi)管理層次的多少不是絕對的,但管理層次過多將產(chǎn)生
信息流通的障礙和決策效率與工作效率的低下,以及管理成本的增加。
管理層次從上到下劃分的過程,其實(shí)也就是工作任務(wù)與權(quán)力的分
解與授權(quán)的過程,上級管理層次的部門將任務(wù)與權(quán)力授予下一級層次
的幾個部門,上級部門有權(quán)督促與檢查下一級部門的上下級的關(guān)系,
從而形成了部門的等級關(guān)系。
管理居次與管理幅度的關(guān)系
一般地說,管理層次與管理幅度是相互矛盾的,管理層次過多勢
必降低管理幅度,同樣管理幅度增加,同樣也會減少管理層次。因此,
平衡管理幅度與管理層次之間的關(guān)系,使決策與管理效率高效、快捷
是組織結(jié)構(gòu)設(shè)置中的一個重要問題。
管理層次和管理幅度是組織結(jié)構(gòu)的兩個相互關(guān)聯(lián)的基本參數(shù)。當(dāng)
組織規(guī)模一定時,管理幅度越大,則管理層次越少。相反,如果管理
幅度越小,則管理層次就會增加。在系統(tǒng)組織的規(guī)模一定的條件下,
兩者成反比或接近反比的關(guān)系。
如前所述,由于人的經(jīng)歷和能力是有限的,一個管理者的有效控
制幅度也是有限的。當(dāng)一個管理者所領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的幅度超出了這個限量,
就需要增加一個管理層次。
組織形態(tài)的縱向?qū)哟?/p>
組織的層次設(shè)置,為組織管理者提供通過職權(quán)等級鏈的縱向逐層
監(jiān)督來控制和協(xié)調(diào)組織活動的有力手段,根據(jù)縱向?qū)哟卧O(shè)置的多寡,
從組織結(jié)構(gòu)的外部形態(tài)描述來加以命名,組織可以區(qū)分為高架和扁平
兩種形態(tài)。
(1)高架式組織
高架式結(jié)構(gòu)組織結(jié)構(gòu)又稱高聳式組織結(jié)構(gòu),是在最高層與作業(yè)層
之間具有為數(shù)眾多的管理層次,每個層次的管理幅度均較窄小,組織
結(jié)構(gòu)形式表現(xiàn)為高而瘦,故又稱為“寶塔式”結(jié)構(gòu)。
在高架式結(jié)構(gòu)中,主管人員可以有較充足的時間和精力對下屬進(jìn)
行面對面的深入具體指導(dǎo),并對其工作給予嚴(yán)密的監(jiān)督和控制;主管
人員同其直屬人員的聯(lián)系溝通多,工作單位規(guī)模小,可以促成較簡單
的問題在短時間內(nèi)得到準(zhǔn)確地解決;各級主管職務(wù)設(shè)置較多,能夠?yàn)橄?/p>
屬人員提供較多的晉升機(jī)會。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)大多是高架式的。
高架式結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)主要有:1)組織結(jié)構(gòu)比較嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)密,便于經(jīng)
理人員對下屬實(shí)施嚴(yán)密控制;2)組織成員職責(zé)分明,分工明確;3)上
下級之間縱向關(guān)系十分清晰,有利于統(tǒng)一指揮;4)組織的穩(wěn)定性程度
很高,紀(jì)律比較嚴(yán)明。
高架式結(jié)構(gòu)容易產(chǎn)生的問題主要有:1)層次間和部門間的協(xié)調(diào)任
務(wù)重,計劃和控制工作較為繁雜;2)管理層次及管理人員多,管理費(fèi)
用升高,降低了管理工作的經(jīng)濟(jì)性;3)信息交流不暢且易失真。各層
次的行政主管被迫較多地依靠層層的正式的通報制度來獲取信息,信
息可能會相當(dāng)嚴(yán)重地被歪曲;4)整個組織的決策民主化程度不容易高。
下屬在決策中的參與程度很低,自主權(quán)和決策權(quán)都很小,更多地只能
被動服從,通常上面所作出的決策還經(jīng)常不容易為下面所理解和接受;
5)管理工作的效率也會降低。管理層次一多,層層報告請示容易造成
決策遲緩,錯失良機(jī),整個組織的應(yīng)變能力較差,缺少彈性。
隨著組織規(guī)模的逐步擴(kuò)大,這種高架式結(jié)構(gòu)越來越顯得難以適應(yīng)
環(huán)境與新的挑戰(zhàn),所以近年來出現(xiàn)了組織結(jié)構(gòu)向扁平化方向發(fā)展的趨
勢。
(2)扁平型組織
與高聳型組織相反,扁平型組織的結(jié)構(gòu)特征是扁而平,其管理幅
度大,管理層次少,其組織結(jié)構(gòu)叫做扁平結(jié)構(gòu),或者叫做“橫式結(jié)
構(gòu)”?,F(xiàn)代的企業(yè)大多傾向于采用扁平組織結(jié)構(gòu)。
扁平型組織的主要優(yōu)點(diǎn)是:1)扁平結(jié)構(gòu)由于管理層次少,相對而
言管理人員也少,節(jié)約了管理費(fèi)用;2)扁平結(jié)構(gòu)通過管理層次的減少,
縮短了上級與基層之間的行政距離和感情距離,改善和加強(qiáng)了縱向的
溝通聯(lián)系,高層領(lǐng)導(dǎo)可以較容易了解到基層的情況;3)隨著管理幅度
的加大,上級對下級的指導(dǎo)與監(jiān)督減少,下屬要有效地行使指揮,就
必須努力提高自身的管理能力和管理水平,增加了下屬的管理責(zé)任,
對地位較低的下屬人員會起到有力的激勵作用,有利于促進(jìn)基層管理
人員的成長;4)下屬在決策中的作用增強(qiáng),發(fā)言機(jī)會增多,同時也由
于上級把主要的作業(yè)責(zé)任授權(quán)給了下級,這樣下級有可能參與決策,
提高決策的民主化程度;5)縱向溝通聯(lián)系渠道縮短,使上下級之間信
息傳遞溝通加快,決策與行動效率更加迅速。
扁平型組織主要的不足之處是:1)隨著組織的扁平化,上司管理
幅度的加大,工作負(fù)荷將加重,使之精力分散,對下屬的管理可能松
懈;2)各級管理人員的工作方式要從監(jiān)督和控制為主,轉(zhuǎn)向主要提供
建議和協(xié)助,并推動下屬解決問題,實(shí)現(xiàn)其角色由監(jiān)督者向領(lǐng)導(dǎo)者的
轉(zhuǎn)變,要求各級管理人員素質(zhì)和能力相對較高;3)下屬容易會自覺或
不自覺地突出他們的特權(quán),建立起他們自己的附屬部門和勢力范圍,
破壞組織的統(tǒng)一性,因此下屬人員要有較強(qiáng)的自覺性和自律性。在扁
平結(jié)構(gòu)中,上級領(lǐng)導(dǎo)者要特別注意放權(quán)的藝術(shù),既要敢于放權(quán)、善于
放權(quán),還要擁有必要的權(quán)威性。
總之,高聳型結(jié)構(gòu)與扁平型結(jié)構(gòu)都是相對的,在適宜的環(huán)境下,
都可能成為有效的結(jié)構(gòu)形態(tài)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和信息系統(tǒng)在組織
內(nèi)的應(yīng)用,將促成組織向扁平型結(jié)構(gòu)發(fā)展。
(二)部門劃分的方法
組織中常用的部門劃分方法有人數(shù)劃分法(如軍隊(duì)中各級作戰(zhàn)單
位的設(shè)置等)、時間劃分法(如生產(chǎn)企業(yè)中早、中、晚班的設(shè)置等)等
多種方法。但工程項(xiàng)目組織管理中常用的部門劃分方法主要有職能劃
分法、程序劃分法、業(yè)務(wù)劃分法、區(qū)域劃分法等。
在工程項(xiàng)目管理當(dāng)中,既有單一的項(xiàng)目管理,也有多項(xiàng)目管理的
情況。部門劃分方法往往既存在于單一的項(xiàng)目管理,也可能存在于多
項(xiàng)目管理。
職能劃分法
職能劃分法就是以組織中的主要職能為劃分基礎(chǔ),將相同性質(zhì)的
職能置于同一部門內(nèi),由該部門負(fù)責(zé)組織內(nèi)這一職能的執(zhí)行。例如,
內(nèi)設(shè)經(jīng)營部、財務(wù)部、行政部、技術(shù)經(jīng)濟(jì)部、基礎(chǔ)設(shè)施部等。
職能劃分法有利于提高組織的專業(yè)化程度,提高管理人員的技術(shù)
水平,但可能使項(xiàng)目人員缺乏總體眼光,不利于高級管理人員與項(xiàng)目
運(yùn)作人員的培養(yǎng)。
對于單一項(xiàng)目的項(xiàng)目公司,其內(nèi)部可以按職能劃分法來進(jìn)行管理,
對于一個大型公司管理不同的項(xiàng)目有時也會按這種劃分法來設(shè)置部門。
程序劃分法
程序劃分法就是以組織內(nèi)的主要工作程序?yàn)閯澐只A(chǔ),將程序劃
分成可識別的若干個階段,每個部門負(fù)責(zé)完成一個或幾個階段的工作。
例如工程項(xiàng)目管理公司部門劃分:市場開發(fā)部、項(xiàng)目設(shè)計部、施工管
理部、維修檢查部等。
程序劃分法有利于專業(yè)人員的培養(yǎng)和作用的發(fā)揮,但各部門之間
容易出現(xiàn)銜接問題,需要有一個部門或小組去進(jìn)行協(xié)調(diào)與組織。
業(yè)務(wù)劃分法
業(yè)務(wù)劃分法就是按業(yè)務(wù)序列進(jìn)行部門劃分,即把完成相同或相近
專業(yè)的項(xiàng)目劃入一個部門當(dāng)中,例如水電項(xiàng)目部、電子項(xiàng)目部、農(nóng)林
項(xiàng)目部等。這種分類方法也可能是按某具體項(xiàng)目進(jìn)行劃分,例如XXX
機(jī)場監(jiān)理部、XX高速公路建設(shè)管理部等。
按業(yè)務(wù)劃分法設(shè)立部門有利于發(fā)揮專業(yè)人員的專業(yè)特長,有利于
培養(yǎng)項(xiàng)目管理人員的項(xiàng)目分析與管理能力,不足是對于各部門都需要
的一些專業(yè),如技術(shù)經(jīng)濟(jì)專業(yè)、財會專業(yè)、信息管理、法律等人員整
體需要量大,但這些人員在某一具體部門的工作量又往往不夠飽滿,
造成人力資源的浪費(fèi)。
這種劃分方法往往適用于一個多項(xiàng)目的管理公司,如咨詢公司、
專業(yè)項(xiàng)目管理公司等。
區(qū)域劃分法
區(qū)域劃分法是根據(jù)項(xiàng)目組織所在的不同地理位置或不同地理位置
來源設(shè)立組織部門的方法。按區(qū)域劃分法有利于根據(jù)不同地區(qū)的經(jīng)濟(jì)
特點(diǎn)、民族風(fēng)俗習(xí)慣、當(dāng)?shù)卣?、法律環(huán)境、語言環(huán)境等來開展工作,
因此對于業(yè)務(wù)范圍在地域上分布較廣,業(yè)務(wù)量集中在某幾個地區(qū)的管
理組織來說這種劃分方法是適宜的。
有時工程項(xiàng)目是一個項(xiàng)目群時也用這種劃分方法,如全國糧食儲
備庫建設(shè)項(xiàng)目,有關(guān)單位就設(shè)立了不同區(qū)域的管理部門。
需要注意的是,在實(shí)際工作中,往往不是按一種方法來劃分設(shè)立
部門,而是按兩種甚至是三種或多種方法劃分設(shè)置部門。例如,有的
咨詢公司設(shè)立化工項(xiàng)目部、紡織項(xiàng)目部、財務(wù)管理部、北歐項(xiàng)目部等。
(三)職務(wù)的確定與分析
職務(wù)的確定
一個組織的設(shè)立是為完成一些特定的任務(wù),為完成每一項(xiàng)任務(wù),
組織內(nèi)必須有人完成一系列相互聯(lián)系的工作。把這些工作進(jìn)行有機(jī)的
組合就成為職務(wù)。在組織工作中,有些工作是經(jīng)常性的,有些工作是
標(biāo)準(zhǔn)化的,有些工作是臨時性的,有些工作則需要創(chuàng)造性。這樣,我
們就可以把一些工作組合起來設(shè)立一個職務(wù),交給某一部門或交給某
一個人去完成。
職務(wù)特征模型
職務(wù)特征模型提供了職務(wù)設(shè)計的一種理論框架。它確定的五種主
要的職務(wù)特征,分析了它們之間的關(guān)系以及對員工生產(chǎn)率、工作動力
和滿足感的影響。根據(jù)職務(wù)特征模型,任何職務(wù)都可以從以下五個方
面去描述(稱為核心維度):
(1)技能多樣性。指一項(xiàng)職務(wù)要求員工使用各種技術(shù)和才能從事多
種不同活動的程度。
(2)任務(wù)同一性。指一項(xiàng)職務(wù)要求完成一項(xiàng)完整的和具有同一性的
任務(wù)的程度。
(3)任務(wù)重要性。指一項(xiàng)職務(wù)要求完成一項(xiàng)具有重要意義的任務(wù)的
程度。
(4)自主性。指一項(xiàng)職務(wù)給予任職者在安排工作進(jìn)度和決定從事工
作所使用的方法方面提供的實(shí)質(zhì)性自由、獨(dú)立和自主的程度。
(5)反饋。指個人為從事職務(wù)所要求的工作活動所需獲得的有關(guān)其
績效信息的
直接和清晰程度。
前三個方面的特性(技能的多樣化、任務(wù)的同一性、任務(wù)的重要
性),決定了工作職務(wù)意義的重要程度。換句話說,一項(xiàng)職務(wù)如果具
有前三方面的特征,任職者會將其職務(wù)視為重要的、有價值的和值得
做的。擁有自主性的職務(wù)會給任職者帶來一種對工作結(jié)果的個人責(zé)任
感。如果職務(wù)能提供反饋,任職者就會知道其完成的工作的效果情況。
職務(wù)特征模型指出,一個人知道自己關(guān)注的任務(wù)完成得好,就會
獲得一種內(nèi)在的激勵。職務(wù)的五個核心維度越明顯,員工的工作動機(jī)、
績效和滿意感就越強(qiáng),其曠工和辭職的可能性就會越小。具有高度成
長需要的員工,面對核心維度特征高的職務(wù),在心理上要比只有低成
長需要的員工有更高程度的體驗(yàn),當(dāng)這種心理狀態(tài)存在時,高成長需
要的員工也比低成長需要的員工能做出更積極的反應(yīng)。
為此,在進(jìn)行職務(wù)設(shè)計時,應(yīng)進(jìn)行相關(guān)任務(wù)的合并與科學(xué)的劃分,
以提高職務(wù)技能的多樣性和任務(wù)的同一性;適當(dāng)給職務(wù)一定的自主性,
以增加其責(zé)任感;開通反饋渠道,提高職務(wù)的激勵程度。
五、項(xiàng)目名稱及建設(shè)性質(zhì)
(-)項(xiàng)目名稱
動物基因疫苗公司工程項(xiàng)目
(二)項(xiàng)目建設(shè)性質(zhì)
本項(xiàng)目屬于技術(shù)改造項(xiàng)目
六、項(xiàng)目承辦單位
(一)項(xiàng)目承辦單位名稱
XX集團(tuán)有限公司
(二)項(xiàng)目聯(lián)系人
盧XX
(三)項(xiàng)目建設(shè)單位概況
公司將依法合規(guī)作為新形勢下實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的基本保障,堅持
合規(guī)是底線、合規(guī)高于經(jīng)濟(jì)利益的理念,確立了合規(guī)管理的戰(zhàn)略定位,
進(jìn)一步明確了全面合規(guī)管理責(zé)任。公司不斷強(qiáng)化重大決策、重大事項(xiàng)
的合規(guī)論證審查,加強(qiáng)合規(guī)風(fēng)險防控,確保依法管理、合規(guī)經(jīng)營。嚴(yán)
格貫徹落實(shí)國家法律法規(guī)和政府監(jiān)管要求,重點(diǎn)領(lǐng)域合規(guī)管理不斷強(qiáng)
化,各部門分工負(fù)責(zé)、齊抓共管、協(xié)同聯(lián)動的大合規(guī)管理格局逐步建
立,廣大員工合規(guī)意識普遍增強(qiáng),合規(guī)文化氛圍更加濃厚。
公司堅持誠信為本、鑄就品牌,優(yōu)質(zhì)服務(wù)、贏得市場的經(jīng)營理念,
秉承以人為本,始終堅持“服務(wù)為先、品質(zhì)為本、創(chuàng)新為魄、共贏為
道”的經(jīng)營理念,遵循“以客戶需求為中心,堅持高端精品戰(zhàn)略,提
高最高的服務(wù)價值”的服務(wù)理念,奉行“唯才是用,唯德重用”的人
才理念,致力于為客戶量身定制出完美解決方案,滿足高端市場高品
質(zhì)的需求。
公司始終堅持“人本、誠信、創(chuàng)新、共贏”的經(jīng)營理念,以“市
場為導(dǎo)向、顧客為中心”的企業(yè)服務(wù)宗旨,竭誠為國內(nèi)外客戶提供優(yōu)
質(zhì)產(chǎn)品和一流服務(wù),歡迎各界人士光臨指導(dǎo)和洽談業(yè)務(wù)。
企業(yè)履行社會責(zé)任,既是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、環(huán)境、社會可持續(xù)發(fā)展的必
由之路,也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)自身可持續(xù)發(fā)展的必然選擇;既是順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社
會發(fā)展趨勢的外在要求,也是提升企業(yè)可持續(xù)發(fā)展能力的內(nèi)在需求;
既是企業(yè)轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的重要途徑,也是企業(yè)國際化
發(fā)展的戰(zhàn)略需要。遵循“奉獻(xiàn)能源、創(chuàng)造和諧”的企業(yè)宗旨,公司積
極履行社會責(zé)任,依法經(jīng)營、誠實(shí)守信,節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境,以人
為本、構(gòu)建和諧企業(yè),回饋社會、實(shí)現(xiàn)價值共享,致力于實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、
環(huán)境和社會三大責(zé)任的有機(jī)統(tǒng)一。公司把建立健全社會責(zé)任管理機(jī)制
作為社會責(zé)任管理推進(jìn)工作的基礎(chǔ),從制度建設(shè)、組織架構(gòu)和能力建
設(shè)等方面著手,建立了一套較為完善的社會責(zé)任管理機(jī)制。
七、項(xiàng)目實(shí)施的可行性
(-)符合我國相關(guān)產(chǎn)業(yè)政策和發(fā)展規(guī)劃
近年來,我國為推進(jìn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型升級,先后出臺了多項(xiàng)發(fā)展規(guī)
劃或產(chǎn)業(yè)政策支持行業(yè)發(fā)展。政策的出臺鼓勵行業(yè)開展新材料、新工
藝、新產(chǎn)品的研發(fā),促進(jìn)行業(yè)加快結(jié)構(gòu)調(diào)整和轉(zhuǎn)型升級,有利于本行
業(yè)健康快速發(fā)展。
(二)項(xiàng)目產(chǎn)品市場前景廣闊
廣闊的終端消費(fèi)市場及逐步升級的消費(fèi)需求都將促進(jìn)行業(yè)持續(xù)增
長。
(三)公司具備成熟的生產(chǎn)技術(shù)及管理經(jīng)驗(yàn)
公司經(jīng)過多年的技術(shù)改造和工藝研發(fā),公司已經(jīng)建立了豐富完整
的產(chǎn)品生產(chǎn)線,配備了行業(yè)先進(jìn)的染整設(shè)備,形成了門類齊全、品種
豐富的工藝,可為客戶提供一體化染整綜合服務(wù)。
公司通過自主培養(yǎng)和外部引進(jìn)等方式,建立了一支團(tuán)結(jié)進(jìn)取的核
心管理團(tuán)隊(duì),形成了穩(wěn)定高效的核心管理架構(gòu)。公司管理團(tuán)隊(duì)對行業(yè)
的品牌建設(shè)、營銷網(wǎng)絡(luò)管理、人才管理等均有深入的理解,能夠及時
根據(jù)客戶需求和市場變化對公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)整,為公司穩(wěn)健、
快速發(fā)展提供了有力保障。
(四)建設(shè)條件良好
本項(xiàng)目主要基于公司現(xiàn)有研發(fā)條件與基礎(chǔ),根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略的
要求,通過對研發(fā)測試環(huán)境的提升改造,形成集科研、開發(fā)、檢測試
驗(yàn)、新產(chǎn)品測試于一體的研發(fā)中心,項(xiàng)目各項(xiàng)建設(shè)條件已落實(shí),工程
技術(shù)方案切實(shí)可行,本項(xiàng)目的實(shí)施有利于全面提高公司的技術(shù)研發(fā)能
力,具備實(shí)施的可行性。
八、項(xiàng)目建設(shè)選址
本期項(xiàng)目選址位于XXX,占地面積約68.00畝。項(xiàng)目擬定建設(shè)區(qū)域
地理位置優(yōu)越,交通便利,規(guī)劃電力、給排水、通訊等公用設(shè)施條件
完備,非常適宜本期項(xiàng)目建設(shè)。
九、建筑物建設(shè)規(guī)模
本期項(xiàng)目建筑面積81220.1901二其中:主體工程undefinednf,
倉儲工程16391.68nV,行政辦公及生活服務(wù)設(shè)施8966.93nf,公共工
程6394.22m2o
十、項(xiàng)目總投資及資金構(gòu)成
(-)項(xiàng)目總投資構(gòu)成分析
本期項(xiàng)目總投資包括建設(shè)投資、建設(shè)期利息和流動資金。根據(jù)謹(jǐn)
慎財務(wù)估算,項(xiàng)目總投資26509.58萬元,其中:建設(shè)投資21332.19
萬元,占項(xiàng)目總投資的80.47%;建設(shè)期利息421.29萬元,占項(xiàng)目總投
資的1.59%;流動資金4756.10萬元,占項(xiàng)目總投資的17.94%。
(二)建設(shè)投資構(gòu)成
本期項(xiàng)目建設(shè)投資21332.19萬元,包括工程費(fèi)用、工程建設(shè)其他
費(fèi)用和預(yù)備費(fèi),其中:工程費(fèi)用17642.97萬元,工程建設(shè)其他費(fèi)用
3283.32萬元,預(yù)備費(fèi)405.90萬元。
十一、資金籌措方案
本期項(xiàng)目總投資26509.58萬元,其中申請銀行長期貸款8597.95
萬元,其余部分由企業(yè)自籌。
十二、項(xiàng)目預(yù)期經(jīng)濟(jì)效益規(guī)劃目標(biāo)
(一)經(jīng)濟(jì)效益目標(biāo)值(正常經(jīng)營年份)
1、營業(yè)收入(SP):56400.00萬元。
2、綜合總成本費(fèi)用(TC):47775.09萬元。
3、凈利潤(NP):6289.49萬元。
(二)經(jīng)濟(jì)效益評價目標(biāo)
1、全部投資回收期(Pt):6.47年。
2、財務(wù)內(nèi)部收益率:16.40%0
3、財務(wù)凈現(xiàn)值:4517.94萬元。
十三、項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度規(guī)劃
本期項(xiàng)目按照國家基本建設(shè)程序的有關(guān)法規(guī)和實(shí)施指南要求進(jìn)行
建設(shè),本期項(xiàng)目建
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