綜合部文秘崗位職能職責及作業(yè)流程

綜合部文秘崗職責及步驟一、綜合辦公平臺公文處理（每日收文約花費30分鐘左右，發(fā)文不定時，一篇大約需要30分鐘）見紙質(zhì)檔案二、內(nèi)網(wǎng)信息報道（每篇信息報道大約需要一個小時，包含資料搜集、撰寫、領(lǐng)導審閱）見紙質(zhì)檔案三、公文、匯報、簡報等撰寫依據(jù)企業(yè)經(jīng)理室、上級企業(yè)、上級領(lǐng)導安排撰寫，每七天最少有兩篇左右，每篇依據(jù)實際情況需要時間大約在30分鐘到3天不等。【步驟】1、領(lǐng)導提出文章撰寫要求；2、依據(jù)領(lǐng)導要求，問詢清楚文體、表現(xiàn)內(nèi)容等，撰寫好文章，遞交領(lǐng)導審閱；3、依據(jù)實際需要進行修改，完成。四、會議組織、統(tǒng)計（一）會議統(tǒng)計每七天需要參與會議包含晨會（固定）、中層會議（固定）、經(jīng)理室會議（大約一周一次）、上級企業(yè)或外單位來訪（不定時，大約30天一次），和其它會議【步驟】1、參與會議，依據(jù)會議內(nèi)容做好統(tǒng)計，內(nèi)容包含：時間、地點、參與人員、會議專題、提出問題、講話內(nèi)容、處理策略等要素。（通常一個會議時間在兩個小時左右）2、整理會議紀要，依據(jù)會議需要，整理出會議反應問題、督辦部門、處理策略，并發(fā)送至參會領(lǐng)導郵箱。（最少需要一個小時）（二）會議組織【步驟】1、會議通知：依據(jù)領(lǐng)導要求，撰寫郵件通知參與人員，同時發(fā)送短信，或打電話（比較緊急會議），因為企業(yè)大家員不看郵件、短信，所以需要多個通知方法。（視參會人數(shù)，大約需要半個小時）2、會議室部署、設(shè)備調(diào)試、水果茶水等：由綜合部職員協(xié)調(diào)完成，由綜合部經(jīng)理安排實施。（通常時間為半小時）五、文明創(chuàng)建、青年文明號、政風行風、黨務行政量化考評等精神文明建設(shè)材料每十二個月檢驗兩次，一次是中期檢驗，最終一次是驗收。日常材料搜集依據(jù)實際情況進行，大約每日約需要10分鐘左右；每個季度會整理一次，一次大約需要3天時間；驗收檢驗前期需要準備一周左右?！静襟E】1、參考考評標準，準備好文件夾（每項檢驗模板均以制訂出來）；2、依據(jù)每項檢驗要求，日常有相關(guān)材料（紙質(zhì)、照片等）就收錄進去；3、收到上級相關(guān)通知、公文后，請示領(lǐng)導（先蘭總、再吳總）是否申報、怎樣處理后，填寫申報表；4、接到檢驗通知后，提前準備好迎檢材料，遞交領(lǐng)導審閱，需要修改、補充，進行補充，完成；5、檢驗時向領(lǐng)導介紹工作開展情況，回復各類問題。六、企業(yè)文化活動負責各類企業(yè)文化活動策劃、前期準備、組織實施等?；顒右罁?jù)領(lǐng)導安排進行，也能夠依據(jù)職員提議、自己想法策劃組織。通常包含十二個月一次年會、登山比賽、演講比賽、體育文化活動等。【步驟】1、依據(jù)領(lǐng)導安排，撰寫活動策劃方案（一個方案需要一天左右，大型、復雜需要兩三天）；2、將方案遞交領(lǐng)導審閱，依據(jù)領(lǐng)導意圖進行修改；3、方案確定后，組織相關(guān)人員進行前期工作準備；（需要2天至30天不等）4、活動開展時，負責整個步驟實施；（需要半天至一天不等）5、活動完成后進行總結(jié)。（需要半天）七、讀書會、企業(yè)內(nèi)刊每個季度固定一次?！咀x書會步驟】1、每個季度第30天4日前向職員征集本季度閱讀書目，遞交經(jīng)理室同意后確定本季度閱讀書目；（2個小時）2、經(jīng)過短信、郵件向全體發(fā)出參與讀書會通知，在第30天15日前統(tǒng)計參與人員名單；（1個小時）3、上網(wǎng)購置書籍，通常是當當網(wǎng)，在第30天22日前確保將書發(fā)到每個人手中；（10分鐘）4、向財務借款支付書款，用購書發(fā)票報銷；（1個小時）5、在下一個季度第30天10日前經(jīng)過短信、郵件向參與讀書會職員發(fā)通知，要求遞交本季度讀書心得體會；（5分鐘）6、在下一個季度第30天30日前督促各部門參與讀書會人員交齊全部心得體會，未交在晨會上通報，并把整理好心得體會合集發(fā)送給內(nèi)刊編輯人員。（最少2天時間，一是統(tǒng)計整理需要時間，二是需要數(shù)次打電話、發(fā)郵件督促）【內(nèi)刊編輯步驟】1、依據(jù)內(nèi)刊編輯輪番表，在本季度第30天5日前通知本季度內(nèi)刊編輯部門成立編委會；（5分鐘）2、由編委會發(fā)通知號召大家投稿；（5分鐘）3、在下一季度第30天30日前將搜集全部心得體會發(fā)送給編委會；（10分鐘）4、督促編委會立即編輯，并將合作廣告企業(yè)聯(lián)絡方法等情況通知編委會；（2天，需要不間斷地通知督促，不然會一直拖延）5、編委會和廣告企業(yè)聯(lián)絡，完成內(nèi)刊編輯，將初稿遞交經(jīng)理室審核；6、經(jīng)理室審核經(jīng)過后，通知廣告企業(yè)印刷，并在晨會上向全員展示；（10分鐘）7、依據(jù)編委會提供稿件采取名單，制作內(nèi)刊稿費清單，遞交綜合部經(jīng)理、總經(jīng)理審核簽字，從工資發(fā)放稿費；（半小時）8、內(nèi)刊印刷好后，通知各部門前來領(lǐng)取。（一天，大家全部是斷斷續(xù)續(xù)來領(lǐng)取）八、各類行政事務包含上級企業(yè)下發(fā)文件、郵件要求處理表格、通知、文件等，企業(yè)內(nèi)部電話接聽、通知等，大約天天約有二分之一工作時間花費在此?！静襟E】該類工作無固定步驟，依據(jù)實際情況處理“反思——這類工作花費時間較多原因有”：1、上級企業(yè)常常下發(fā)各類通知，全部是反復在做無用功，之前已經(jīng)做過事情、統(tǒng)計過材料等，反復要求上報；或政策朝令夕改，造成時間浪費很多；2、企業(yè)內(nèi)部實施力不夠，很多事情全部需要反復、數(shù)次通知，才能督促完成，花費了大量打電話、發(fā)短信、郵件和事情處理時間；3、個人工作能力不足，考慮問題不夠周到，工作效率不夠高；4、企業(yè)內(nèi)部步驟不順、權(quán)責不清楚，各部門、各崗位職責不明朗，分工不均，工作推諉造成延誤。九、教育培訓配合通常每十二個月最少有一次新員培訓，其它還有企業(yè)部分零碎培訓活動，每十二個月大約有十次左右?！静襟E】1、依據(jù)領(lǐng)導要求，編寫年度職員培訓計劃、新員培訓計劃；（大約需要2天）2、提前和培訓老師溝通，準備培訓課件，和領(lǐng)導溝通后安排培訓時間、場地、人員；（大約需要1天）3、經(jīng)過郵件、電話、短信等方法通知參訓人員培訓事宜；（10分鐘）4、培訓工作中組織實施；（依據(jù)培訓時間長短從半天到2個月不等）5、培訓后意見征集，反思總結(jié)等；（半天至一天）6、年底統(tǒng)計年度老師講課情況，遞交經(jīng)理室審批后，交送至財務室發(fā)放培訓課時費。十、會議費制作（不定時，每個月約兩次）【步驟】1、財務提供會議費發(fā)票，明確會議地點、承接部門、時間等要素；（5分鐘）2、依據(jù)要求，結(jié)合企業(yè)會議召開情況，根據(jù)會議費制作模板，確定參會人員名單、會議預算表、會議審批表、會議通知四個材料。尤其注意：會議預算要和發(fā)票金額基礎(chǔ)吻合，參會人員名單要和會議專題匹配。（3小時）反思——會議費制作很頭疼：一是上級企業(yè)數(shù)次退，造成一張發(fā)票要做好幾次會議；二是很多會議費金額太大，或全部是餐費，極難做出符合實際情況會議。提議以后金額太大會議費分成幾次會議出，既符合實際顯得真實，可能也更輕易經(jīng)過上級審核。十一、職場部署依據(jù)領(lǐng)導安排及工作需要進行職場部署，不定時進行，規(guī)模大小不一?！静襟E】1、領(lǐng)導提出整修要求，或自己向領(lǐng)導提出；2、聯(lián)絡廣告企業(yè)，問詢價格，向綜合部經(jīng)理匯報；（價格高須總經(jīng)理審批）3、確定好制作后，通知廣告企業(yè)排版，確定版面后開始制作；4、廣告企業(yè)制作后，安排進行更換、部署；5、在文件夾中登記好制作清單，到年底和廣告企業(yè)查對，結(jié)算費用。十二、組工、工會信息寫作組工信息通常寫黨務方面信息，每個月25日前上交一篇；工會信息寫企業(yè)職員動態(tài)，每個月一篇。工會活動較多，上面會有些人督辦。十三、政府來文接收和辦理今年三城同創(chuàng)，活動較多。尤其是文明辦。通常是投票，拿文件，通知領(lǐng)導開會，優(yōu)異優(yōu)異人物推薦表寫作。還有就是志愿者活動，該類活動可和企業(yè)工會幫扶活動相結(jié)合，既節(jié)省成本，又節(jié)省時間。十四、幫扶活動幫扶方案制作，活動實施，物品購置。十五、金融同業(yè)協(xié)會每個月5日在同